IKT-prosjekt - Regionrådet Vest

FORPROSJEKTRAPPORTtil høringForprosjekt forpliktende IKT-samarbeid iRegion VestVersjon 1.0 Prosjektets eier/oppdragsgiver:Styret i Regionrådet Vestwww.regionradetvest.noGodkjent dato:

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest0 Sammendrag og anbefalingKommunene i Region Vest leverer i stor grad de samme tjenester til innbyggerne i sine kommuner,med de samme kvalitetskrav. Omfang og dimensjoner varierer, men kjerneinnholdet er det samme.Regionrådet Vest har pekt ut IKT som et aktuelt samarbeidsområde i regionen.På bakgrunn av rapport av 28.06.10 fra PWC ”Vurdering av gevinster ved et interkommunalt IKTsamarbeidi Region Vest” vedtok styret i Regionrådet Vest 30.08.2010 at det skulle etableres etforpliktende IKT-samarbeid i Region Vest. I perioden frem til 01.01.2013 skal en aktivt stake utkursen. Saken har vært politisk behandlet i de fire kommunene. Mandatet for forprosjektet blegodkjent i Rådmannsgruppen i Region Vest 06.12.2010. Hovedoppgaven og leveransen fraforprosjektet er å sikre forankring og at viktige avklaringer og forutsetninger for et forpliktendesamarbeid foreligger på et så tidlig tidspunkt som mulig.Forprosjektgruppen har bestått av IKT-lederne/ansvarlige samt representanter forfagorganisasjonene i de fire kommunene. Kommunalsjef Marit Rinnan har representert prosjekteierog deltatt på møtene i prosjektet. Rådmannsgruppen i Region Vest har vært styringsgruppe forprosjektet.En viktig oppgave for forprosjektet har vært å utrede ulike forpliktende samarbeids- ogorganisasjonsformer. Det er ingen modell som klart peker seg ut som eneste rette. Basert på entotalvurdering er flertallet i prosjektgruppen (prosjektleder og 6 medlemmer) kommet frem til at etsamarbeid basert på kommunelovens § 27 er mest realistisk som utgangspunkt for dannelsen av nytt,formalisert IKT-samarbeid mellom kommunene. §27-samarbeidet er ikke tiltenkt å være egetrettsubjekt. Mindretallet (2 medlemmer fra Fjell) anbefaler vertskommunemodell.Medarbeiderne og arbeidsgiveransvaret overføres til hovedkontorkommunen, og det ansettes endaglig leder som har det operative ansvaret. Det er behov for lokale for administrasjonen fra dag én,og det må være et mål at medarbeiderne også er fysisk samlokalisert sentralt i regionen innen01.01.2014.Samarbeidet får et styre som bl.a. har ansvaret for samarbeidets strategi og økonomistyring. Styretssammensetning, mandat og hvordan arbeidsgiveransvaret skal håndteres ved en eventuelloppløsning av samarbeidet, må avklares videre og nedfelles i vedtektene for samarbeidet.Bakgrunnen for flertallets anbefaling er den fleksibilitet modellen legger opp til på områderprosjektgruppen har sett på og vurdert som viktige. Tillit og et godt samarbeidsklima er viktig for ålykkes. Kommunene vil kunne føle at de etablerer noe sammen, har medvirkning og er mer likeverdigedeltakere. Det at deltakerne starter med ”blanke ark” og sammen etablerer den nyevirksomheten, gjør at modellen fremstår som best tilpasset behovet i Region Vest. Modellen erforpliktende, og er et reelt samarbeid. Det gjør virksomheten og IKT-samarbeidet mer robust.Med unntak av anbefaling mht. organisasjonsmodell står forprosjektgruppen samlet om rapporten.Avklarte roller og god samhandling mellom bestillerleddet (kommunene), leverandøren samt deoverordnede og regionale styringsorganene for IKT-funksjonen er viktig. Det må utarbeides enregional eKommunestrategi og eHandlingsplan for Region Vest, og forprosjektgruppen harutarbeidet utkast til mandat. Den regionale eKommunestrategien skal være strategisk vinklet ogkunne legges til grunn for arbeidet med regional eHandlingsplan. Å arbeide videre med å utvikle ogrendyrke de ulike rollene er helt nødvendig for å lykkes.3

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestEt forpliktende IKT-samarbeid forutsetter størst mulig homogenitet i tekniske løsninger, systemer ogtjenester. Kommunene i Region Vest har allerede gjort store investeringer på IKT-siden. Det er viktigmed harmonisering og at en sikrer at det ikke etableres ytterligere forskjeller mellom kommunenemht. systemer og løsninger.En gradvis utvikling mot felles og like systemer ansees som den mest realistiske løsningen for RegionVest – selv om det betyr en lenger perioder med dobbel drift. Det mest realistisk er å bygge på deten har, og i første omgang gjennomføre systemmessige og tekniske tiltak som er nødvendig for åstarte på et minimumsnivå. Dette omfatter først og fremst:• Standardisering/sikring av kapasitet av kommunikasjonsløsning i og mellom kommunene• Etablering av driftssenter (ett eller to) og system for fjerndrift• Etablering av felles nettverksovervåkingssystem, Helpdesk- og forvaltningssystem• Anskaffelse/leie av nødvendig maskinvare• Nødvendig standardisering av systemer/lisenserFelles IKT-drift vil på sikt vil være lønnsomt. Det er estimert at et IKT-samarbeid vil Region Vest hahøyere kostnader i planleggingsår og første driftsår. Fra år 3 vil kostnadsnivået være lavere og i depåfølgende år betydelig lavere. I første omgang tenker en seg en modell der samarbeidet skal gå inull. Et evt. overskudd skal primært føre til reduserte priser og bedre tjenester.På driftsiden vil en også få ut en rekke ikke-målbare gevinster som økt robusthet, mindre sårbarhetbåde i forhold til tekniske løsninger og personell. Det er imidlertid ikke på IKT-driftssidenkommunene kan hente de største gevinstene. Felles IKT-plattform er et verktøy, og det erfortrinnsvis gjennom etablering av tjenestesamarbeid og organisasjonsutviklingsprosesser de størstegevinstene kan hentes ut. Dette er et arbeid som ledelsen i kommunene må initiere.Prismodell og prinsipper for overføring av drifts- og investeringsmidler vil måtte avklares i det viderearbeid, og det må foreligge klare avtaler på hvilke tjenester/kostnader overføringen skal dekke.Dette forprosjektet har bidratt til å forankre prosjektet, belyst en del problemstillinger og kommetmed anbefalinger på en rekke områder. Det er imidlertid nødvendig å foreta ytterligere kartlegging,avklaringer etc. før en endelig organisasjon etableres.Det anbefales at det nedsettes et hovedprosjekt som foretar ytterligere avklaringer basert påanbefalingene i denne rapport. Prosjektet vil også ha ansvar for implementering slik at en fellesorganisasjon er på plass 01.01.2013.4

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest1 Bakgrunn og mandat1.1 BakgrunnDet pågår en digital revolusjon. Nye anvendelser av informasjons- og kommunikasjonsteknologikommer raskere, berører de fleste og favner dypere for hver dag som går. Internett har blitt enselvfølge, og nettbanken har blitt vår daglige bankforbindelse. Innbyggere og næringsliv venner segfort til det bedre, til det raskere og til det mer komfortable som de digitale verktøyene ogkommunikasjonslinjene åpner for.Kommunene i Region Vest leverer i stor grad de samme tjenester til innbyggerne i sine kommuner,med de samme kvalitetskrav. Omfang og dimensjoner varierer, men kjerneinnholdet er det samme.Regionrådet Vest har pekt ut IKT som et aktuelt samarbeidsområde i regionen. IKT-løsninger er ennøkkelfaktor for å få til tjenestesamarbeid, og effektiv og fremtidsrettet IKT-drift er en fellesutfordring.På bakgrunn av rapport av 28.06.10 fra PWC ”Vurdering av gevinster ved et interkommunalt IKTsamarbeidi Region Vest” vedtok styret i Regionrådet Vest 30.08.2010 at det skulle etableres etforpliktende IKT-samarbeid i Region Vest. I perioden frem til 01.01.2013 skal en aktivt stake utkursen. Saken har vært politisk behandlet i de fire kommunene.1.2 Målbilde for Region Vest, mandat og gjennomføringIKT-løsningene skal støtte opp under og ikke være til hinder for tjenestesamarbeid og samarbeid omadministrative oppgaver.Et forpliktende og formalisert samarbeid skal• Understøtte tjenestesamarbeid, effektiv drift og høyt servicenivå overfor brukerne• Gi stordriftsfordeler bl.a. ved anskaffelser og implementering av løsninger• Skape større organisasjonsuavhengighet og lette omstillinger i kommunen og regionen• Styrke fagmiljø og rekruttering og bidra til et kompetent og robust IKT-miljø• Bidra til økt sikkerhet, økt kapasitet og redusert sårbarhet• Bidra til mer robuste og fremtidsrettede kommuner• Bidra til bedre tjenester overfor innbyggerne og næringslivMandatet for forprosjektet ble godkjent i Rådmannsgruppen i Region Vest 06.12.2010.Hovedoppgaven og leveransen fra forprosjektet er å sikre forankring og at viktige avklaringer ogforutsetninger for et forpliktende samarbeid foreligger på et så tidlig tidspunkt som mulig.Forprosjektrapporten skal inneholde:• Utredning av ulike forpliktende samarbeids- og organisasjonsformer med konsekvensvurderingDenne skal omfatte bl.a.- Eierstruktur og styring (både politisk og administrativt)- Økonomi og finansiering- Personalmessige forhold- Ansvars- og oppgavefordeling• Anbefaling av organisasjonsform og utkast til mandat og skisse til plan for realisering av denne• Forslag til teknologi og systemplan i kommunene, herunder forslag til harmoniseringsstrategi• Skisse til videre arbeid i interimfasen frem til 01.01.2013, herunder forslag til spesifikke / muligesamarbeidsprosjekt/tema• Utkast til mandat og skisse til plan for arbeid med en felles eStrategi for Region Vest.5

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestUtredningen som ble gjort i saken ”forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest legges til grunn forarbeidet.Kommunene i Region Vest har vært deltakere i Regionrådet Bergensregionen som i eget prosjekt harutredet mulige samarbeids- og organisasjonsformer samt etablering av et regionalt IKT- driftsselskap.Rapporter og erfaringene fra dette prosjektet er også lagt til grunn for arbeidet. Forprosjektet harogså hatt god dialog med prosjektledelsen i Knutepunkt Sørlandet, ledelsen i Digitale GardermoenIKS og Hedmarken IKT, og baserer sine vurderinger på erfaringer fra disse prosjektene ogsamarbeidene. Kommunene i Nordhordland planlegger et IKT-driftssamarbeid med Osterøy somvert. Arbeidet her har gått parallelt med forprosjektet i Region Vest, og det har gjensidig værtutvekslet tanker og erfaringer. Veileder i IKT-samarbeid utarbeidet av KS har også vært nyttig iarbeidet.Prosjektgruppen som har utarbeidet rapporten har bestått av:Prosjektleder:Prosjektgruppe:Janicke Runshaug FossArve Aasebø, Askøy kommune, IT-sjefKjell Fyllingen, Fjell kommune, IT-sjefFrode Glesnes, Sund kommune, EiningsleiarJorge Chavarria/Odd Terje Karlsen, Øygarden kommune, IKT-leiarHans O. Benonisen, HTV IT-forbundet/Sissel Indrevær, HTV-Delta,Askøy kommuneAnnlaug Sangolt, HTV-Delta, Fjell kommuneHildegun Høyland, HTV-Fagforbundet, Sund kommuneThor Wilthil, HTV-Fagforbundet, Øygarden kommuneKommunalsjef Marit Rinnan har representert prosjekteier og deltatt på møtene i prosjektet.Rådmannsgruppen i Region Vest er styringsgruppe for prosjektet.Prosjektet har hatt bistand fra ekstern konsulent fra KPMG med erfaring fra tilsvarende arbeid. Itillegg er interne og eksterne ressurspersoner blitt trukket inn etter behov.Prosjektgruppen har hatt 9 møter. I tillegg har det vært egne møter i ”IKT-gruppen ”. Informasjon omprosjektet ligger på www.regionradetvest.no2 Sentrale føringer, mål og utvikling2.1 Sentrale føringer og målKommunal sektor er under konstantpress. Utfordringene i kommunene,manglende koordinering og styringmellom og på tvers av offentligevirksomheter og behov for enhetligstyring og utvikling i kommunesektoren,bekreftes i utredningen”Felles IKT-utvikling i kommunalsektor”.Utredningen forelå mars 2011 og erutarbeidet av devoteam davinci påoppdrag fra FAD, KRD, KS, Difi, Bergenkommune/K10-samarbeidet (etsamarbeid bestående av de ti størstekommunene i Norge), og Hamarkommune/Fagrådet for KS IKT-forum.6

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestSentrale myndigheter legger tydelige føringer om at IKT skal være et sentralt hjelpemiddel for åoppnå viktige mål for videreutvikling av kommune Norge.Regjeringens meldinger, eNorge 2009, Stortingsmelding 17 (2006-2007) – ”Eit informasjonssamfunnfor alle” også kalt ”IKT meldingen”, er viktige dokumenter. Meldingen beskriver status, utfordringerog muligheter med IKT innenfor offentlig sektor. Stortingsmelding nr 19 (2008-2009),"Forvaltningsmeldingen", gir i tillegg til føringer for god forvaltning også en beskrivelse av virkemidlerfor IKT samhandling i offentlig sektor.KS sitt dokument ”eKommune 2012- lokal digital agenda” gir klare signaler om hva det på nasjonalthold forventes at IKT skal bidra til, bl.a:• Økt tjenestekvalitet• Deltakelse i informasjonssamfunnet for alle• Høyere produktivitet, frigjøring av ressurser og økt velferd• Bedre og mer tilgjengelige tjenester gjennom døgnåpen digital forvaltning• Ivaretakelse av personvernet• Økt digital samhandling mellom kommuner og andre forvaltningsnivåer og næringslivStortingsmelding 47 – Samhandlingsreformen (2008-2009), Samspill 2.0 – Nasjonal strategi forelektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008-213 (Helse- og omsorgsdepartementet2008) er to strategiske dokumenter som setter konkrete mål mht. effektiv kommunikasjon mellomaktører på ulike forvaltningsnivå innen helse- og omsorgssektoren.2.2 Trender og forventet utviklingIKT er et av de mest vanlige områdene å samarbeide om i kommunesektoren da området er såkomplekst og kompetansekrevende at det er umulig å dekke hele feltet med noen få medarbeidere.Innslaget av teknologi bare får stadig større plass i kommunenes forvaltning og tjenesteproduksjonframover. Fire områder kan pekes ut:• 24 timers service via Internett• Automatisering/kvalitetssikring av arbeidsprosesser gjennom digitale støtteverktøy• Økt beredskap og tilgang til pasient- og brukersystemer hele døgnet – 365 dager i året• Krav til elektronisk utveksling av sensitiv pasientinformasjon på tvers av forvaltningsnivåer ogkommunegrenserIKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen. Det er anslått at IKT står for hele 40 %av produktivitetsveksten i EU området. Høy produktivitet er like viktig i offentlig som privat sektor.Utviklingen vil medføre at kommunene må bevege seg:Fra internt fokus og bruk…Fra teknologi og system…Fra leverandør av teknologi…Fra administrativt anliggende…Fra fragmentert ansvar…Fra ”silo”tenkning…til innbygger- og samfunnsfokustil løsninger og behovtil samarbeidspartneretil et politisk verktøy for å utvikleoffentlig sektor sine tjenester tilinnbyggerne og samfunnettil konsernstrategi og utviklingtil tjenester på tvers av fagsområderFra selvstendige løsninger…til integrasjon og arkitekturDenne utviklingen må kommunene forholde seg til. Innbyggerne vil forvente at det offentlige kantilby minst like gode interaktive tjenester som private bedrifter og institusjoner.7

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest3 Status for IKT i kommuneneNedenfor følger data fra kartlegging mai 2011. Manglende oversikt over utstyr, ulik organisering, ulikregnskapspraksis, kontinuerlig endring i organisasjonen etc. kan gi utslag i tallene, dette er enproblemstilling en har sett i tilsvarende prosjekter.3.1 Nøkkeltall 2011Alle kommuner i regionen er vekstkommunerKommune Askøy Fjell Sund Øygarden SumBefolkning 25 600 22 000 6 300 4 300 58 200Antall ansatte (lønnsliste, ikke årsverk) 2 600 2 200 600 550 5 750Antall elever 3 850 3 400 950 600 8 800Organisering IKTKommunene har noe ulik organisering. Med unntak av Øygarden og Askøy er IKT-leder representert irådmannens ledergruppe. To av kommunene har organisert IKT-support i linjen i form av ITkontakter:Askøy på alle fagavdelinger og skoler, Fjell og Sund på skoler.Kontraktsforvaltning for fagsystemene er også ulikt organisert: I Fjell er dette lagt til IKT mens detteligger ute i linjen hos de andre kommunene.Fjell kommune har egen IKT-styringsgruppe bestående av politikerrepresentanter, IKT-sjef ogtillitsvalgt som årlig behandler rullering av IKT-planverk, budsjett og evt. andre viktige IKTbeslutninger.IKT-avdelingene besitter varierende teknisk IKT-kompetanse på en rekke områder. De størrekommunene har noe organisatorisk, ledelsesmessig og prosessorientert kompetanse i tillegg.Kommunene er sårbare pga. få personer totalt sett. Kommunene kjøper i tillegg eksternspisskompetanse.Årsverk Askøy Fjell Sund Øyg. TotAnsatte IKT-drift 8 6 2 2,8 18,8Ansatte IKT-andre 1 1,0Lærling 2 4 6,0IKT-andre: Sum IKT-driftsrelaterte stillinger med mer enn 20% per stilling utenfor IKT-avdeling(Pedagogisk IT-rettledere og fagsystemansvarlige er ikke med i tallene).Øygarden er eneste kommune med vaktordning med fast beløp i kompensasjon og en dag fri førukevakten: Mandag-fredag kl 17-21, helgevakt kl 10-19.IKT-samarbeidKommunene har betydelig samarbeidserfaring både innen IKT-utvikling og IKT-driftUtvikling (prosjektleiing v/Fjell):• Mikus og Osikus: Prosjekt i grenseland IKT / undervisning for hele skolesektoren medbetydelig finansiering fra Høykom (bredbånd)Deltagere: Fjell, Sund og Øygarden• Ulike mindre prosjekt for etablering av driftssamarbeid (se nedenfor)• Prosjekt under arbeid for nyskaffing av kartprogramvare og etablering felles drift (Kartikus).Deltagere: Fjell, Øygarden + Fusa8

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestDriftssamarbeid i regionen per dato:• Tikus: Felles telefonidrift (vertskommune Fjell)Fjell og Øygarden• Feidikus: Feide-drift (vertskommune Fjell)Askøy, Fjell, Sund, Øygarden + Fusa, Os, Samnanger, Tysnes• Padikus: Regional elevkatalog/AD (vertskommune Fjell)Askøy, Fjell, Øygarden + Fusa, Samnanger• Bergensregionkart (vertskommune Hordaland fylkeskommune)Bergensregionen, NordhordlandsregionenInnkjøpssamarbeid• Microsoft forhandleravtale i regi av Fjell kommuneAskøy, Fjell, Sund, Øygarden + 16 kommuner• Ulike innkjøpsavtaler i regi av Bergen kommuneØkonomiTall i hele tusen, inkl mva.IKT-drift Askøy Fjell Sund Øygarden Sum09 10 09 10 09 10 09 10 09 10Lønnsmidler IKT-stab 5 000 5 500 4 100 4 150 1 150 1 150 1 700 1 700 11 970 12 527Lønnsmidler andre 600 600 600 600Kommunikasjon 2 850 2 750 1 450 1 500 1 150 1 050 350 350 5 800 5 650Telefoni 2 300 2 550 1 600 1 250 800 700 650 650 5 340 5 140Annen IKT-drift 9 000 8 400 3 800 4 900 3 900 3 250 4 300 3 500 20 400 20 090Sum drift 19 150 19 200 11 550 12 400 7 000 6 150 7 000 6 200 44 100 44 000• Telefoni: Telefonitrafikk og fastavgifter, fast- og mobiltelefoni• Annen IKT-drift: bl.a. utstyr- og programvarekostnader, digitale tavler, konsulentkostnader, opplæring IKT-ansatte• Energikostnader og multifunksjonsskriverkostnader (Xerox-avtalen) er ikke medIKT-investering Askøy Fjell Sund Øygarden SumRegn 2009 ‘) 4 000 4 800 0 0 8 800Regn 2010 ‘) 4 000 *) 9 100 0 0 13 100Bud 2011 ‘) 11 000 6 000 0 1 325 18 300Bud 2012 ‘) 10 000 4 000 0 0 14 000Bud 2013 ‘) 6 500 4 000 0 0 10 500Kabel- og infrastrukturkostnader knyttet til nybygg og større ombygginger er ikke med.*) Inkluderer 5 500 IKT-investeringer til etablering av ny ungdomsskole‘) Investeringsmidler inneholder ekstraordinære midler til opprusting av skoleverket samt 3 mill i e-handlingsplan. Fastebudsjetterte investeringer til investeringer er 0,918 mill i AK.3.2 Infrastruktur og systemporteføljeProsjekt Fellesarkitektur i regi av SKR har bl.a. kartlagt bruk systemer i kommunene i daværendeRegionrådet Bergensregionen, herunder kommunene i Region Vest. Prosjektet kom også med enanbefaling mht. det videre arbeid mot en mer enhetlig og standardisert fellesarkitektur.Homogenitet i tekniske løsninger, systemer og tjenester gir mulighet for uttak av gevinst vedsamarbeid, variasjon og heterogenitet vil påføre større utfordringer i et fremtidig og tetteresamarbeid både på drift og tjenestenivå.9

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestOppdaterte oversikter over nettverk og infrastruktur, driftsmiljø følger som eget vedlegg.Server/DriftsmiljøBasis driftsmiljø har mye lik teknologi. Windows Server, Exchange og Legato backup er felles for allekommuner. Vmware og Citrix er i bruk i 3 kommuner. Alle kommuner vil gå for Microsoftløsning forutrulling av programvare til klienter. 2 kommuner har (hver for seg) samlet AD for intern og sikkersone. I pedagogisk sone har 3 av kommunene felles regional AD (Padikus).Størrelse på maskinrom varierer: Fra 22 fysiske + 4 virtuelle servere i Sund til 20 + 70 i Askøy.Datarommene er utstyrt med redundant kjølesystem og tilfredsstillende UPS-kapasitet.Nettverk/KommunikasjonAlle kommuner benytter Cisco i sentral infrastruktur (1 kommune har annen leverandør til trådløstinfrastruktur, Nortel). BKK er kommunikasjonsleverandør til rådhusene og linjer i Wanet –Kommunene eier i ulik grad egen infrastruktur mellom bygg (fiberkabler / radionett): Askøy ca 10%,Sund 15%, Fjell 55% og Øygarden 70%.Sikkerhet3 av kommunene har brannmur fra samme leverandør. Løsninger for filter, antispam og antivirus erfordelt på 3 ulike løsninger. Redundans er etablert på enkeltkomponenter, men ingen avkommunene har etablert beredskapsplaner for serverromhavari. Ingen av kommunene haraggregatkapasitet per dato.BrukerutstyrPc-er for ansatte er utrustet med standard Microsoft programvare: Windows Xp eller nyere, Office2003 med Outlook-klient. På elev-PC-er benytter 2 av kommunene OpenOffice i stedet for MicrosoftOffice. 4 antivirus-løsninger er i bruk. Kommunene setter selv opp nye PC-er.Askøy Fjell Sund Øygarden TotPC ansatte (ansatte, også lærere) 1 200 1 500 250 295 3 245Elev PC (tilgjengelig for elevbruk) ’)1 300 *) 1 300 350 450 3 400Elever pr PC 3,0 2,6 2,7 3,4 2,9’) Mye gamle maskiner. Stor utskifting i 2011, 2012*) 200 tynnklienter og 1100 fullverdige PC-erAskøy Fjell Sund Øygarden TotMultifunksjonsskrivere 90 100 20 24 234Andre skrivere 110 175 15 10 310FagsystemerDet er likheter på flere fagområder. Kommunene er imidlertid på ulike stadier i driftingen av sinefagsystemer. Noen har nylig anskaffet systemer, mens andre vurderer skifte.Hovedsystemene avspeiler ulik grad av likhet:• Økonomi/HR: Likhet i 3 kommuner• Sak: 3 systemer i bruk• Pleie/velferd: 2 systemer i bruk• Sosial 3 systemer i bruk• Barnevern Likhet i 3 kommuner• Helsestasjon Likt system• Legevakt Likt system• Legekontor Likt system (Fjell drifter ikke for legekontor)• Bibliotek Likhet i 3 kommuner10

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest• Skoleadm Likt system• Barnehage Likhet i 3 kommuner• Elev-læringsplf. Likt system (ekstern drift)• Kartplattform 2 systemer i bruk• Portalløsning 3 systemer i bruk• Helpdesk 3 systemer i brukDet er et stort spekter av mindre applikasjoner i bruk i den enkelte kommune.TelefoniAlle kommuner har samlet mesteparten av telefonitrafikk over sentral ip-basert løsning på rådhuset.3 løsninger i bruk, Øygarden har drift hos Fjell. Kommunene benytter samme trafikkleverandør.3.3 Planer for kommunene 2011-2014Nedenfor følger en sammenstilling av foreliggende IKT-planer i kommunene.o Askøy og Fjell: Tiltakene er i sin helhet innarbeidet i investeringsprogramo Øygarden: Tiltakene er en kombinasjon av drift og investeringero Sund har ikke nedfelte planer for IKT-investeringerIKT-handlingsplan 2011-2014 (investering mill) Fjell Investering Askøy Øygarden SundStrategiområde Prosjekt/aktivitet 2011 2012 2013 2014 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012Effektiviseringog utviklingBrukartilpassaIKT-tenesterDatafangst og arbeidprosess- 0,1 0,2 0,4 1,0IKT-infrastruktur 0,8 1,0 1,0 1,0 0,8 0,4 0,4SMS-integrasjon med fagsystem (Ny) 0,1 0,2ePolitikar (Ny) 1,0 1,7 0,1 0,1 0,5Windows Server oppgradering (Ny) 1,0Windows Exchange oppgradering (Ny) 0,3Office oppgradering (Ny) 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3Fornying Tlf-ekspedient-løysing (Ny) 0,5Fornying biblioteksystem (Ny) 0,3Fornying økonomisystem (Ny) 0,8 0,9 0,7 0,7 0,6Fullelektronisk dokumenbehandling 0,8 0,8Kvalitets-/interkontrollsystem 0,5Fornying dokumentbehandlingssystem 2,0Digital grunnkompetanse alle ansatte 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1Forprosjekt fag/adm oppvekstsektoren 0,1Informasjontryggleiksplan 0,1Windows 7 0,3 0,3Oppgradering Notus Turnusplan 0,2Elektronisk signatur 0,1Sjølvbeteningstenester 0,1 0,1 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1Breibandsutvikling (Ny) 0,3Informasjonsskjermar - Barneh og instit. 0,3 0,3Ny nettportal 0,1 0,8El. barnehagesøknad integr sak/arkiv 0,1Digitale tavler i skulen 0,3 0,3 0,3Barn og ungePC-fornying i skulen 1,5 1,0 0,5 1,0 0,5 0,7 0,7Pedagogisk programvare 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2Strategisk IKT-plan i skulen 7,0 6,0 2,5eReseptElektronisk eMeldingsløft 0,4 0,2samhandling, Kvalitetssystem i sjukepleiehelse og omsorg Innføring helse-/omsorgsteknologi 0,1 0,3 0,3 0,3Håndholdte mobile enheter i plo 0,2 0,3 0,3 0,3KommunesamarbeidMidler avsattKartikus - Regional kart 0,4 0,5Kartportal i regionen 0,2 0,2Gjennomført6,0 4,0 4,0 4,0 12,3 11,7 3,5 4,1 2,9 2,011

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestNoen behov er påtrengende:• Avklaring Office-pakke (alle 4)• Avklaring Exchange (alle 4)• Felles bibliotekløysing (Fjell, Sund og Øygarden)• Ny backup-løsning (Sund)• Nytt saksystem (Askøy)• Ny Portal (Askøy)3.4 VurderingerKommunene har mange felles trekk, både når det gjelder nåværende situasjon, utfordringer,muligheter og behov. Samtidig er det på enkelte områder store forskjeller i status.Det er ulike veger til samarbeid, og noen kan kombineres:a) Finne felles problemstillinger som enkelt lar seg realisereb) Etablere felles infrastruktur for i neste omgang å realisere faglig samarbeid over IKTc) Etablere faglig samarbeid basert på lik løsning12

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest4 Gevinstmuligheter4.1 Samarbeidstrappen og gevinstmuligheterForpliktelse/samarbeidsform, villighet til omstilling og antall brukere/innbyggere i et samarbeid vilvære av betydning for gevinstmulighetene. Regionale samarbeid som Hedmarken IKT var på størrelsemed Region Vest, men utvider nå med flere kommuner for å få ønsket volum.Det er imidlertid liten tvil om at felles IKT kan gi store gevinster både for innbyggerne, næringsliv,regionen og kommunene. Erfaringene viser at oppnådde gevinster i praksis vel så mye er relatert tilandre og mer kvalitative gevinster.Felles IKT vil føre til gevinster. Gevinstene og gevinstmulighetene øker ytterligere ved samarbeid påfag/tjenestenivå og i de anvendelsesmulighetene et slikt samarbeid/utvikling gir.Gevinstmulighetene kan illustreres ved den såkalte Samarbeids/gevinsttrappen (6 trinn) utarbeidet iet samarbeid mellom KS og Fornyingsdepartementet.Gevinstpotensialet er større jo tettere og mer omfattende samarbeidet er, jo flere kommuner somdeltar og jo mer samarbeidet dreier seg om kjerneoppgaver og samarbeid på tjenestenivå.• Reduserte kostnader/kostnadseffektiviteto Stordrift og standardisering gir betydelige gevinstero Muliggjør/letter tjenestesamarbeid mellom kommuneneo Samlet innkjøp gir tyngde i markedet og lavere priser på utstyr, systemer og IKT-tjenestero Reduserte drifts-, vedlikeholds og lisenskostnadero Reduserte enhetskostnader for en tjeneste eller et produkt, dvs. flere kan få tjenesten tilsamme totalkostnado Bedre utnyttelse av intern IKT-kompetanse og mindre innleie av IKT-personello Deling av tjenester og bedre bruk av felleskomponentero Gevinster i forhold til forventede fremtidige kostnader for å møte utviklingen ogfremtidige krav• Økt kvalitet/serviceo Økt sikkerhet, økt oppetid, 24/7-tjeneste og redusert sårbarhet13

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vesto Styrket fagmiljø og lettere rekrutteringo En felles, standardisert, skalerbar og robust driftsløsningo Enklere å imøtekomme fremtidige behov og kompetanse på krevende IT-systemero Effektivisering av egen administrasjon og bedre IKT-tjenester for brukerne i kommunen• Strategiske gevinstero Mer robuste kommuner og forutsigbare IKT-kostnadero Fokus fra drift til bruk av IKT som virkemiddel til utvikling av kommunene og regioneno Økt likeverdig behandling som følge av økt standardisering og elektronisk sporbarhetsamt utjevning av forskjell i IKT-modenhet mellom kommuneneo En kommune kan lettere ivareta felles funksjoner for flere kommunero Bedre og flere digitale tjenester/selvbetjeningsløsninger til innbyggere og lokaltnæringslivo IKT brukt som drivkraft i en helhetlig utvikling i regioneno Letter omstillinger i kommunene og regionen. IKT vil ikke være til hinder for ønsketsamarbeid og organiseringo Møter forventninger og krav fra innbyggerne og næringsliv til økt kvalitet/serviceFelles IKT øker muligheten for samarbeid om tjenesteproduksjon og derigjennom gevinstrealisering.Dette ble også pekt på i rapport fra PWC til kommunene i Region Vest i 2010.4.2 Forventet kostnadsutvikling på IKT og ansvar for gevinstrealiseringEt forpliktende samarbeid vil føre til flere og bedre tjenester og økt kvalitet på for eksempelselvbetjeningsløsninger for den samme ressursinnsatsen som i dag. Prisen pr. arbeidsstasjon/PC vilvære fallende. Mer synlige kostnader, økt kompleksitet, økte krav til kvalitet og leveranser samt flerebrukere og IKT-relaterte verktøy vil imidlertid føre til økte utgifterTil tross for store gevinster som følge av stordrift, tjenestesamarbeid og riktigere bruk av IKT, vilkommunene måtte regne med store og økte IKT-investerings- og driftutgifter i årene fremover.Dette skyldes også økt bruk av IKT på andre områder i kommunen etter hvert som andretjenesteområder utvider sitt tilbud til publikum.En IKT-virksomhet vil ha ansvar for realisering av gevinster i egen organisasjon. Det er imidlertidkommunene og fagavdelingene som må vurdere hvilke muligheter samarbeidet og flest mulig fellesog like systemer kan gi. De må gjennomføre samarbeids- og omstillingsprosjekter og kommunene må14

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vestselv ta ansvar for å hente ut gevinstene. Kommunen må utvikle modeller for gevinstuttak iforbindelse med prosjektene.5 Organisasjonmodell/selskapsform og andre samarbeidsformer5.1 Formålet med samarbeidet viktig for anbefaling av modellFormålet med samarbeidet i Region Vest er av vesentlig betydning for valg av samarbeids- ogorganisasjonsform og plan for det videre arbeid.Målbilde for IKT i Region Vest er skissert i kapittel 1.2 ”Målbilde for Region Vest, mandat oggjennomføring”. Organisasjonsform skal støtte opp under samarbeidet i Region Vest, og væretilpasset kravene og forventningene til samarbeidet.Forprosjektgruppen legger også til grunn at• Forpliktende IKT-samarbeid og gevinstmuligheter sees i sammenheng med samarbeid påtjenestenivå• Regionsperspektivet er viktig, og målsettingen og forutsetning for prosjektet er:- bedre, mer helhetlige og like tjenester- fagmiljø som muliggjør det- tjenestesamarbeid• Modellen bidrar til god styring, tillit og gode samarbeidsrelasjoner• Modellen skal bidra til rasjonell drift og robuste kommuner• Modellen skal kunne være gjennomførbar5.2 Ulike samarbeidsformer og organisasjonsmodellerForvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder som hovedregel kun virksomheter som er en del avden kommunale forvaltningen. Når deler av virksomheten skilles ut fra den ordinære forvaltningen,er de selvstendige virksomhetene å anse som egne rettssubjekter. Et rettssubjekt har egnerettigheter og plikter.Et kommunalt samarbeid kan skje på ulik måter, og de vanligste samarbeidsformene ogorganisasjonsmodellene er:Kommunal forvaltning• Beste praksis - smarte prosesser kopieres, ellers som før• Delte ressurser - hver gjør for alle det de er/vil bli best på.• Vertskommune - på vegne av de andre – med og uten folkevalgt nemd• Interkommunalt samarbeid § 27 forretningskommune –styre – organisatorisk overbygning.• Samkommune - tillatt etter forsøksloven (maks 6 år).Ikke kommunal forvaltning – eget rettssubjekt• Interkommunalt samarbeid § 27 eget rettssubjekt –styre – organisatorisk overbygning• Interkommunalt selskap (IKS)• Aksjeselskap (AS)• Kjøpe tjenesten fra ekstern leverandør i markedet (outsourcing)15

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestGrad av eierskap:Noen av samarbeidsformene ansees som lite aktuell for videre utredning – enten fordi modellen erfor lite forpliktede og vanskelig kan møte den fremtidige IKT-utviklingen, eller fordiorganisasjonsformen er lite egnet for samarbeid om drift av IKT-tjenester.5.3 Kort beskrivelse av ulike samarbeids- og organisasjonsmodellerSamkommune, delte ressurser, outsourcing og AS er modeller som forprosjektet etter diskusjonenanser som uaktuelle eller mindre aktuelle da andre løsninger/modeller ansees på det nåværendetidspunkt som mer formålstjenlige. De er derfor kort beskrevet og ikke utdypet nærmere.SamkommuneSamkommune er et forpliktende samarbeid inngått mellom to eller flere kommuner. Samkommuneer tillatt etter forsøksloven (maks 6 år). Regjeringen mener at gjennom samkommunemodellen kankommunene samarbeide om nesten alle oppgaver, bortsett frå budsjettbehandling og noen få andreområder som en ikke kan delegere fra kommunestyret.Et enstemmig hovedstyre i Kommunens sentralforbund (KS) avviste lovforslaget i sitt høringssvar ioktober 2010. Samkommunemodellen er bygd på indirekte valgte organer, og det pekes på at politiskstyring skal utøves i direkte folkevalgte organer. Det er følgelig reist tvil om samkommunemodellensvarer godt nok på kommunens utfordringer. Sett i sammenheng med kun et IKT-driftssamarbeid,ansees samkommune uansett som uaktuell.Delte ressurserDelte ressurser betyr at kommunene gjør det de er god/best på og gir/leverer tjenester til hverandreeller støtter hverandre på ulike områder. Tjenesten/støtten er underlagt avgivende kommunesstyringsrett. Ansatte kan overføres til en annen kommune for å bygge opp nødvendig kompetanse.Forholdet mellom kommunene kan reguleres gjennom egne avtaler.Også i dag skjer det deling av ressurser. Prosjektgruppen anser det som lite forpliktende, og det vilknapt føre til endringer i forhold til i dag.Kjøp av tjenester fra 3. part (outsourcing)Kommunen eller kommunene i samarbeid lar en annen bedrift håndtere en eller flere av oppgaverslik at kommunen fokusere mer på sine kjernevirksomheter. Outsourcing benevnes også somtjenesteutsetting eller utkontraktering. Outsourcing skjer også på tvers av landegrenser. Kommunenevil være kjøpere av tjenestene og vil vanligvis ikke eie produksjonsmidlene. Styring utøves gjennomavtaler med virksomheten og gjennom bestilling av tjenester. Ved outsourcing er det vanlig atarbeidsgiveransvaret blir overført til overtakende selskap dersom tjenesteproduksjonen videreføresgjennom virksomhetsoverdragelse. Outsourcing krever oppbygging av et sterkt bestiller-/oppfølgingsapparat.16

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestGruppen ser på outsourcing av IKT-driften som lite aktuelt. Outsourcing er et tungt strategisk valg.Kommunene vil kun ha styring over tjenesteleverandøren gjennom tjenesteavtaler, og det kan værevanskelig å reversere en slik prosess.Kommunene er komplekse, ulike i infrastruktur og systemer, og det blir pr. i dag meget vanskelig åspesifisere de tjenester som skal leveres. Flere leverandører vil kunne gi gode tilbud, men på sikt kandet bli en dyrere løsning. Det er få leverandører som kan levere til kommunene såpass komplekseløsninger. Disse leverandørene vil ofte være store, og kommunene vil bli små kunder som mestsannsynlig vil få liten innflytelse på utviklingen over tid.Vertskommune (uten og med folkevalgt nemd)Formålet med vertskommuner er at en eller flere kommuner overlater utførelsen av lovpålagteoppgaver til en annen kommune (Kap. 5, kommunelovens §28). I en vertskommuneløsning gis enkommune ansvaret for tjenesteproduksjonen, mens de andre kommunene er kjøpere av tjenesten.Vertskommunen kan organisere virksomheten på ulike måter. Samarbeidet er underlagtvertskommunens styringsrett.Ansatte kan/bør overføres til vertskommunen. Forholdet mellom vertskommune og de andrekommunene (herunder betaling, kvalitet og ansvar mv) reguleres gjennom egen avtale/kontrakt ogikke gjennom egen organisatorisk overbygging.Samarbeidskommunen delegerer myndighet til vertskommunen ved at Kommunestyrene delegerernødvendig myndighet til egen rådmann med instruks om videredelegering til rådmannen ivertskommunen. Ved et enklere og mindre samarbeid er beslutningsveiene noe kortere når detgjelder å løse akutte og lokale behov.Et vertskommunesamarbeid kan også ha en felles folkevalgt nemd (§28c) i vertskommunen. I denfolkevalgte nemnden vil det sitte politikere. De alminnelige reglene i kommuneloven for valg til fasteutvalg gjelder også for valg av representanter til nemnden. I vertskommune med folkevalgt nemndkan nemnden få beslutningsmyndighet i saker som er av prinsipiell betydning. Dette kan foreksempel være saker som innebærer politiske veivalg.Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27To eller flere kommuner og/eller fylkeskommuner kan etter kommunelovens § 27 etableresamarbeid og opprette eget styre (interkommunalt styre) for å løse felles oppgaver. Samarbeidet kanorganiseres som kommunalt rettssubjekt og legges til en hovedkontorkommune, eller som egetrettssubjekt. Kommuneloven § 27 regulerer ikke uttrykkelig spørsmålet om det interkommunalestyret er et eget rettssubjekt eller ikke, det vil være graden av selvstendighet styret har i forhold tildeltakerne som bestemmer dette. Det vil være av sentral betydning om styret er tildeltbudsjettmyndighet, myndighet til å ta opp lån, til å fatte vedtak i personalsaker, og eventuelt til åbinde virksomheten utad uten å måtte innhente samtykke fra deltakerne.Samarbeidet vil være underlagt kommunenes styringsrett, og kommunestyret velger kommunensrepresentanter til i styret. Kommunestyret kan gi styret myndighet til å treffe avgjørelser som angårvirksomhetens drift og organisering. Styrets rolle og forhold til samarbeidskommunene må utformes ivedtektene og egen samarbeidsavtale. Styret handler på vegne av deltakerne i henhold til konkretefullmakter. De ordinære regnskapsreglene kan benyttes.Ansatte kan/bør overføres til hovedkontorkommunen. Det er varslet en gjennomgang/evaluering avkommuneloven § 27.17

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestInterkommunalt selskap (IKS) – eget rettssubjektSelskapsformen er regulert i Lov om interkommunale selskap som trådte i kraft 01.januar 2000. Et IKSer et eget rettssubjekt, som rettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene. Interkommunaltselskap er deltakerne kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. Det opprettesen skriftlig selskapsavtale (vedtekter), som bl.a. omhandler formål og organisering. Den enkeltekommune hefter ubegrenset for en/sin andel.Den økonomiske og politiske styring skjer via valg eller deltakelse i representantskapet.Selskapsavtalen og vedtekter vil være avgjørende for hvilken styring kommunene har over selskapet.Representantskapet velger styret, og deltakerkommunene kan gjennom representantskapet treffevedtak som binder styret. Det kan også omgjøre vedtak styret har gjort.Deltakerne må gjøre innskudd i selskapet i det omfang som er fastsatt i loven og i selskapsavtalen. EtIKS kan ikke slås konkurs. Deltakerkommunene hefter ubegrenset for sin andel som i utgangspunktetsvarer til eierandel. Et IKS kan ta opp lån eller stille garantier innenfor visse regler/retningslinjer. Detansees som viktig ved etablering og en senere effektiv drift. Et IKS har et årsbudsjett som vedtas avrepresentantskapet. De ordinære regnskapsreglene kan benyttes.Arbeidsgiveransvaret blir overført til selskapet.Aksjeselskap (AS) – eget rettssubjektSelskapsformen er regulert i aksjeloven av 13. juni 1977 nr. 44. Et AS er eget rettssubjekt, somrettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene. Deltakerne (aksjeeierne) er ikke er ansvarligfor selskapets forpliktelser annet enn for innskutt kapital. Selskapets vedtekter omhandler formål,organisering etc.Eiers styring utøves gjennom generalforsamlingen, som er selskapets høyeste organ og som består avaksjeeierne. Generalforsamlingen velger medlemmer til styret som har det overordnede ansvar forforvaltningen av selskapet. Eier har ikke instruksjonsrett, men det kan i selskapets vedtekter ogaksjonæravtale settes begrensninger for virksomheten. For aksjeselskaper gjelder aksjeloven ogregnskapsloven, som avviker fra kommunale regnskapsforskrifter. Arbeidsgiveransvaret blir overførttil selskapet.6 Gruppens vurdering av modellene sett i forhold til formålet medsamarbeidetGruppen har diskutert de ulike modellene i forhold til målsettingen for arbeidet, egne vurderinger ogerfaringer fra andre samarbeid. Andre modeller kan være mer aktuelle når det for eksempel gjeldersamarbeid på tjenestenivå og lovpålagte oppgaver. Rapporter og utredninger i forbindelse medsamarbeid, bl.a. fra forprosjekt IT-organisering Knutepunkt Sørlandet, Digitale Gardermoen IKS, ogHedmarken IKT samt ulike juridiske utredninger legges også til grunn for vurderingen.Det er viktig at kommunene i Region Vest avklarer så snart som mulig hvilke tjenester de ønsker åsamarbeide om og plan for fremdrift.Som pekt på tidligere er det ikke et entydig svar på hvilken organisasjonsmodell som er riktig. Det erog vil bl.a. være avhengig av målsettingen for samarbeidet i Region Vest, ambisjonsnivå og ønsketgevinst og fremdrift. Alle modellene har også sine ”negative” sider. Det er derfor viktig og mulig aten gjennom kontrakt/avtale, er dem bevisst og sikrer best mulig at de reduseres og/eller faller vekk.18

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestKommunene kan ha sine preferanser mht. systemløsninger og kan finne det vanskelig å tilstrebefelles løsninger framfor egne prefererte løsninger, selv om felles løsninger er nødvendig for atsynergiene i samarbeidet skal kunne realiseres. Denne type problemstilling er uavhengig av modellfor samarbeid mellom kommunene. God dialog og tillit til og mellom involverte parter er enforutsetning for å lykkes uansett modell.Styring (administrativ og politisk)Organisering av samarbeid etter kommuneloven § 27 gir etter prosjektgruppens oppfatning størremulighet for eierstyring, enn organisering i eget rettssubjekt som interkommunale selskap (IKS) elleraksjeselskap (AS). Det er imidlertid mulig å bedre eierstyringen i forholdt til IKS/AS gjennomselskapsavtale (vedtekter), som bl.a. omhandler formål og organisering og som også kan setterammer/begrensninger for virksomhetene som etableres.Uavhengig av hvilken samarbeidsform som velges, må det etableres retningslinjer for utøvelse avkommunenes eierskap/innflytelse, slik at kommunenes representasjon i selskapets/virksomhetensorganer utøves i samsvar med kommunenes forventninger og målsetninger.Vertskommunemodellen er styringsmessig i tradisjonell forstand enklest. Da har vertskommunen fullkontroll over driften og virksomheten. Det kan etableres et styrende samarbeidsorgan, men organetkan ikke overprøve vertskommunens styringsrett. Modellen kan oppfattes som for nært knyttet til enkommune. Mindre forpliktende samarbeid kan føre til mindre robuste samarbeid der kommunelettere kan melde seg ut. Ulik IKT-modenhet og størrelser på kommunen kan være utfordrende iforhold til tillits- og samarbeidsrelasjoner.Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27 gir etter prosjektgruppens oppfatning godmulighet for administrativ styring da rådmenn eller annet administrativt personell kan utgjøre styret.Kommunestyrene kan sikre seg innflytelse via vedtekter, økonomiplaner og budsjettprosesser.Kommunen kan tillegges instruksjonsrett overfor sine medlemmer i styret. Virksomheten vil kunnevære organisert med et øverste organ – i praksis kalt representantskapet. Her vil alle deltakernevære representert. Det vil i så fall formelt sett være det øverste organet som styrer etterkommunelovens § 27.Modellen oppfattes av prosjektgruppen som inkluderende og forpliktende. Kommunene vil føle at demer starter med ”blanke ark” – noe som kan bidra til økt tillit og gode samarbeidsrelasjoner. Et styrekan bidra til koordinering og raskere beslutningsveier på områder de har fått delegert myndighet.Et IKS er et forpliktende samarbeid regulert i egen lov der målet er samarbeid på tjenester merrelatert til drift. Mange av lovbestemmelsene er deklaratoriske slik at kommunene kan avtale andreløsninger enn normalløsningen som loven gir anvisning på. Samarbeid regulert i lov for formålet erryddig og kan gi mer stabilitet og langsiktighet mht. eierstyring. Styret forvalter selskapet, noe somgir mulighet for korte og raske beslutningsveier og mer effektiv styring av virksomheten.Slik prosjektgruppen ser det gir modellen mulighet for kommunene til å ta eierskap, og bidrar til etvarig og forpliktende samarbeid. Kommunene vil også her kunne føle at de mer starter med ”blankeark” – noe som kan bidra til økt tillit og gode samarbeidsrelasjoner.Det er imidlertid viktig at det etableres gode samarbeidsorganer mellom selskapet og kommunene.Ellers kan kommunene føle at selskapet ”lever sitt eget liv” og at de har manglende innflytelse påselskapet.19

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestØkonomi, finansiering og gevinstmuligheterUansett hvilken modell en vil gå for, vil det være nødvendig å etablere en god infrastruktur mellomsamarbeidskommunene. Dette vil være et økonomisk løft i seg selv. Jo mer forpliktende ogomfattende samarbeidet blir, jo større blir kostnadene og mulighet til gevinster.Kostnadene vil øke ved etablering av et samarbeid, og det vil uansett ta tid før gevinster kan tas ut iform av ressursbesparelser. Dersom samarbeidet er begrenset til avtalte områder, vil kommuneneogså måtte kjøre parallell drift med de ekstrakostnader det vil gi.Stordriftsfordelene, det vil hovedsakelig si økt kjøpermakt og mer effektiv drift, er større jo merforpliktende og omfattende samarbeidet er. Det samme gjelder muligheten til tjenestesamarbeid ogderigjennom bedre tjenester til innbyggerne. Det skaper også større organisasjonsuavhengighet i ogmellom kommunene.Kjøp av IKT-tjenester omfattes av momskompensasjonsordningen for kommunene. Merverdiavgiftener derfor av underordnet betydning ved valg av organisasjonsform. Som hovedregel gjelder det at enved vertskommunemodell og AS er merverdiavgiftspliktig mens en ved organisering etterkommunelovens § 27 og etter lov om interkommunale selskaper ikke er det.I en vertskommune er i utgangspunktet vertskommunen ansvarlig for å levere tjenester mot avtaltvederlag i samsvar med inngått kontrakt, og har den økonomiske risikoen. Regnskapsreglene følgerden organisering som vertskommunen velger.Finansiering og regulering av budsjettfordeling mellom kommunen bør reguleres ivertskommuneavtalen, og finansiering skje ved at kommunene i felleskap utarbeider budsjett for deområdene det skal samarbeide om.Eierskap til og finansiering av utstyr kan være kilde til diskusjon i og med at dette ikke oppfattes somen så robust og varig driftsform. Terskelen for å etablere en vertskommunemodell er noe lavere ennfor de andre modellene.I en § 27-modell må finansiering, ansvar og styrets kompetanse/fullmakter fremgå av vedtektene.Det vil ofte være nødvendig at deltakerne gjør et innskudd for å etablere og drive virksomheten inntilvidere finansiering og prismodell etc. er avklart. Modellen innebærer likverdighet og deltakerne vilhefte solidarisk overfor virksomhetens kreditorer for de samlede forpliktelsene med mindre noeannet er avtalt. Delt ansvar (pr rata) er mulig, og det kreves da notoritet for at et proratariskansvarsforhold skal kunne gjelde overfor kreditorene. Dette er den vanligste ansvarsform.Ved § 27 som kommunalt rettssubjekt vil budsjettering og finansiering skje ved at kommunene ifelleskap utarbeider budsjett som inngår i årsbudsjettet for hovedkontorkommunen. Som egetrettsubjekt vil budsjettering etc. skje mer tilsvarende som for et IKS eller AS.Prosjektgruppen mener modellen gir en stor fleksibilitet for kommunene til å danne en tilpassetvirksomhet innenfor økonomi og finansiering.IKSLoven og organisasjonsformen kan sammenlignes med AS, men er tiltenkt og ivaretar behovene tilmer forretningsorientert kommunal virksomhet samtidig som det gis mulighet til økonomisk ogpolitisk styring.Et IKS vil etter prosjektgruppens oppfatning bære preg av å være forretningsorientert, ha fokus påkostnader og hvilke tjenester som skal leveres. Administrativ ledelse i kommunene vil derfor lettere20

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vestkunne føle at de mister ”kontrollen”. Det kan også oppstå målkonflikt mellom å vedta eget budsjettsamtidig som eventuelle tilskudd/utgifter dekkes av samarbeidskommunene.De ulike modellene sett i forhold til lovverketDet foreligger en rekke utredninger rundt de ulike modeller i forhold til lovverket og da spesieltkonkurranselovgivningen. Hovedregelen er at man ikke kan legge oppdrag til AS, IKS, § 27 samarbeideller vertskommune uten å gå veien om konkurranse.Nyere juridisk teori, samt praksis fra EU-domstolen, tilsier likevel at tildeling av oppdrag på vissevilkår kan skje uten konkurranse. Egenregi/utvidet egenregi (også kalt kvasiegenregi) og tildeling avoppdrag ved en enerett åpner for at det gjøres unntak. Manglende dommer fører til at det er mangegråsoner, og mye er fortsatt uklart. Grovt sett kan en si at lov om offentlig anskaffelse ikke kommertil anvendelse dersom det er snakk om• Enerett:Det er da snakk om myndighetsoppgaver/lovpålagte oppgaver og ikke støttetjenester der deteksisterer et marked• Egenregi: (også kvasi eller utvidet egenregi).Dette vil gjelde dersom det er snakk om intern drift i egen kommune, egne rettsubjekt som AS, IKSeller § 27-modell - fortrinnsvis som eget rettsubjekt. Om det også gjelder vertskommunesamarbeidpå tjeneste, er mer tvilsomt.For (utvidet) egenregi og tildeling av oppdrag ved en enerett til et selskap forutsettes det følgendevilkår er hensynstatt:• omsetningsvilkåret Selskapet må ikke ha omsetning til andre enn de offentlige samarbeidspartene,eller drive med virksomhet som kan anses å være i konkurransemed privat virksomhet• eiervilkåret Selskapet kan ikke ha private eierinteresser• kontrollvilkåret Oppdragstaker (dvs. det selskap som leverer tjenestene) skal væreunderlagt en kontroll tilsvarende den som anskaffelsesmyndighetene selvutøver overfor interne organerAlt tyder på at de 3 ovennevnte vilkår ikke skaper noen problemer for det planlagte samarbeidet iRegion Vest.Innkjøp forøvrig til virksomheten/samarbeidet uansett modell skjer ved offentlig konkurranse ihenhold til regelverk for offentlige anskaffelser.Prosjektet mener det er viktig at en ikke lar seg stoppe av usikkerhet mht. endringer i lovverket ellerdagens juridiske gråsoner – da spesielt i forhold til konkurranselovgivningen. Uansett modell vil detvære viktig å tydeliggjøre i eventuelle vedtekter/avtaler at• Det er et reelt samarbeid• Samarbeidet er ikke profittbasert• Avtalen er basert på kostnadsdekning• Samarbeidet er styrt av offentlige interesserDersom det er et reelt ønske om forpliktende samarbeid, og det skulle vise seg at det skjer endringersom gjør det nødvendig å endre organisasjonsform, vil det kunne gjøres på et senere tidspunkt.21

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestValg av modell og gjennomføring må også ha i tankene endring i forvaltningsloven § 6 og kravene tilhabilitet for tjenestemenn. Lovendringen innskjerper kravet til habilitet for tjenestemenn som sitter idelvis offentlig eide selskaper. Loven trer i kraft 1. november 2011.I dag er det slik at en rådmann både kan ha ledende stilling i et selskap og behandle forvaltningssakersom gjelder selskapet så lenge selskapet er fullt ut i offentlig eie. Etter 1. nov 2011 vil hovedregelenvære at en rådmann med ledende stilling i et selskap ikke kan behandle forvaltningssaker hvorselskapet er part. Som følge av dette må rådmannen fratre behandlingen av saker i kommunen somgjelder selskapet. Videre er det slik, at når en overordnet(rådmann) er inhabil vil en underordnetogså være inhabil.Personalmessige forholdFor å lykkes med etablering av og selve samarbeidet, vil det være viktig at en har høyt fokus påpersonalmessige forhold som for eksempel arbeidsgiveransvar, personalpolitikk, kompetansebehov,kultur og fagmiljø.Styrking og utvikling av fagmiljø, redusert sårbarhet og trygghet i forhold til at ny modell vil vedvare,øker jo mer forpliktende og omfattende samarbeidet er.Også i en vertskommunemodell er det å anbefale at vertskommunen får arbeidsgiveransvaret formedarbeiderne, og at en derigjennom legger til grunn én kommunes personalpolitikk. Dette og ikkeminst et større miljø gir bedre mulighet for økt kompetanse, fagmiljø innen IKT og en fellesorganisasjonskultur. De ansatte beholder gjeldende lov og avtaleverk samt opparbeidede rettigheter.Tilsvarende kan sikres ved etablering av en § 27 virksomhet. Medarbeiderne kan overføres tilhovedkontorkommunen som har arbeidsgiveransvaret for virksomheten. Modellen er etterprosjektgruppens oppfatning imidlertid mer forpliktende og kan oppfattes som mer robust – noesom kan bety større fremtidig stabilitet og trygghet i ny virksomhet. Personalansvaret kan ogsålegges til styret – dersom et § 27-samarbeid etableres som et eget rettsubjekt.Det kan også gjøres avtale om representasjon av ansatte i styret. Medarbeiderne kan ved en § 27-modell føle at det etableres noe nytt der de er jevnbyrdige og ikke en fusjon med en alleredeeksisterende overtakende enhet.Det samme vil kunne gjelde for et IKS og AS. Da går imidlertid arbeidsgiveransvaret over til et egetrettssubjekt. Medarbeideren skifter arbeidsgiver og arbeidsplass og forholder seg til nye lover ogavtaleverk. De kan også miste opparbeidede rettigheter dersom ikke annet avtales.Å gå fra kommunal forvaltning til selvstendig rettsubjekt kan oppfattes ulikt hos medarbeiderne –selv om det ved alle de skisserte modellene er fullt mulig ved etablering å sikre avtaler som girreturmulighet, rett til å søke på interne stillinger i kommunene etc. I vedtekter og avtaler kanarbeidsforholdene avtales/bedres bl.a. mht. ansattes representasjon i styret, tariff og pensjon.Ansvars- og oppgavefordelingEn forutsetning for å lykkes, er god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling mellom:• Ansvarlige for den regionale og kommunale IKT-satsing• Bestillersiden/kommunene med ansvar for tjenestene, budsjettering, finansiering oggevinstrealisering• Leverandøren/virksomheten som skal levere IKT-tjenestene22

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestDette må beskrives nøye, og midler må settes av til å bygge opp nødvendig bestillerkompetanse ikommunene. Jo mer forpliktende og formalisert samarbeidet er, jo mer vil det tvinge seg frem atkommunene/kommunesamarbeidet etablerer en god strategi og bestillerfunksjon.En kompetent bestillerfunksjon, avklarte roller og gode samarbeidsrelasjoner muliggjør større fokuspå organisasjonsutvikling, samhandling og gevinstrealisering i kommunene og at kommunene harstørre tillit til at de blir behandlet likt.7 Anbefalt selskapsform/modellDet er ingen modell som klart peker seg ut som eneste rette. Basert på en totalvurdering er flertalleti prosjektgruppen kommet frem til at et § 27-samarbeid er mest realistisk som utgangspunkt fordannelsen av nytt, formalisert IKT-samarbeid mellom kommunene. Gruppen er delt mht valg avorganiseringsmodell: Flertallet (prosjektleder og 6 medlemmer) anbefaler et § 27-samarbeid(kommunalt rettssubjekt). Mindretallet (2 medlemmer fra Fjell) anbefaler vertskommunemodell.Bakgrunnen for flertallets anbefaling er den fleksibilitet modellen legger opp til på områderprosjektgruppen har sett på og vurdert som viktige (styring, tillit, ansvar og oppgavefordeling,økonomi, finansiering, gevinstmuligheter, lov om offentlige anskaffelser og personalmessige forhold).Tillit og et godt samarbeidsklima er viktig for å lykkes. Kommunene vil kunne føle at de etablerer noesammen, har medvirkning og er mer likeverdige deltakere. Det at deltakerne starter med ”blankeark” og sammen etablerer den nye virksomheten, gjør at modellen fremstår for flertallet iprosjektgruppen som den som er mest tilpasset behovet i Region Vest.Virksomheten eies og styres i fellesskap. Dette øker tilliten til virksomheten, og gir også bedremulighet for gode samarbeidsrelasjoner mellom virksomheten og kommunene.Modellen er forpliktende og et reelt samarbeid. Det gjør virksomheten og IKT-samarbeidet merrobust.Flertallet i prosjektgruppen mener det er viktig at fleksibiliteten ved et § 27-samarbeid utnyttes på enmåte som sikrer trygghet for de ansatte, langsiktighet og stabilitet for kommunene. Det er også viktigmed tilstrekkelig frihet virksomheten til å kunne iverksette tiltak som underbygger målbildet for IKT iRegion Vest.Administrative støttefunksjoner som økonomi, personell etc. leveres av hovedkontorkommunen. Dettilsettes en daglig leder som rapporterer til styret og som etter fullmakt fra styret får delegertmyndighet til å fatte avgjørelser om virksomhetens drift og organisering.Arbeidsgiveransvaret for IKT-personell uavhengig av dagens kompetanse overføres tilhovedkontorkommunen dersom de pr. dags dato ikke utfører oppgaver som skal ”ligge igjen” ikommunene. Etableringen av et interkommunalt samarbeid om felles IKT-drift anses for å være envirksomhetsoverdragelse og reguleres i henhold til gjeldende lover og evt. avtaler.Alle medarbeiderne som skal inngå i ny virksomhet, blir organisert samlet fra dag én. Medarbeidernesamlokaliseres fysisk i den grad det er mulig og formålstjenlig, og målet er at en er fysisksamlokalisert sentralt i regionen innen 01.01.2014.Mange vil ved oppstart ha hovedfokus på ”sin” kommune/de oppgaver de hadde før etableringen,23

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vestmen på litt sikt vil de jobbe på tvers av kommunene. Den nyetablerte virksomheten vil i sindisponering av personell måtte ta hensyn til at lokal drift kan kreve at fysisk tilstedeværelse avpersonell i kommunene. Når og hvor vil måtte avklares i det videre arbeid.Avtale som regulerer samarbeidet og vedtektene må gis tilslutning i alle deltakerkommunene ogvedtas av kommunestyrene. Minstekrav til vedtekter er at de skal regulere sammensetning og valg avstyremedlemmer, området for styrets virksomhet, om deltakerkommunene skal gjøre innskudd tilvirksomheten. De skal også regulere styrets myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådradeltakerne økonomiske forpliktelser samt uttreden og oppløsning av samarbeidet.Deltakerne i et interkommunalt samarbeid regulert i kommunelovens §27, står imidlertid fritt til åavtale mer utførlige vedtekter enn lovens minstekrav. Det er viktig at deltakerne før etableringfastsetter nødvendige regler for samarbeidet og utarbeider vedtekter som regulerer samarbeidetutover lovens minstekrav. Dette kan for eksempel være å avklare ytterligere regler for styretskompetanse, ansvarsforholdet mellom deltakerne og det interkommunale styret, ansvar for gjelden,ansattes rettigheter, hvilken administrasjon samarbeidet skal ha, økonomiforvaltningen,saksbehandlingsregler, lokalisering av hovedkontor etc.Dersom det på sikt skulle vise seg at § 27 blir revidert og bortfaller eller endres på en slik måte at denikke kan benyttes lenger i kommunesamarbeidet, vil det etter prosjektgruppens oppfatning uansettvære gode muligheter til å velge andre, alternative modeller på basis av det da eksisterende § 27-samarbeidet.24

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest8 Styringsmodell – rolle og ansvarsfordeling8.1 Rolle og ansvarsfordeling i IKT-funksjonenFor å lykkes med en felles IKT-satsing og etablering av felles virksomhet er det viktig å ikke barefokusere på leverandørleddet.Y-modellen – rolle og ansvarsfordelingDen såkalte Y-modellen definerer viktige roller for organisering og styring av IKT-virksomheten. Y-modellen definerer tre hovedroller:premissgiverrollen(eStrategi/handlingsplan og Strategi/bestillerfunksjon)bestillerrollen(Kommunene)leverandørrollen(§27-samarbeidet)Avklarte roller og god samhandling mellom bestillerleddet (kommunene), leverandøren samt deoverordnede og regionale styringsorganene for IKT-funksjonen er viktig. Arbeidet med å utvikle ogrendyrke rollene er helt nødvendig for å lykkes. Sammenhengen mellom de ulike instansene/rollene iY-modellen er vist på figuren under.Premissgiver• Regional eStrategi og handlingsplan• Sikre finansielle rammevilkår• Utarbeiding avtalerammeverk• Koordinering systemanskaffelser• Koordinering kommunerBestiller• Premissleverandør IKT-samarbeid:Strategi, omfang, innhold, utvikling• IKT-utvikling egen kommune• Koordinering egne behov og bestillinger• Deltagelse anskaffelsesprosjekter• Systeminnføring og gevinstrealisering• Brukeropplæring, rutiner• Kommunalt IKT-budsjettLeverandør• Felles IKT-drifts og tjenestesenter• Helpdesk, kundestøtte• Forvaltning fagsystemer og infrastruktur• Standardisert PC-drift• Avtalt brukerstøtte• Bestillingsoppdrag• Eierskap til nettverk og egne driftssystemerSamarbeid på strategi og bestillersiden er organisert på ulike måter i de ulike regionalesamarbeidene, og vil også være avhengig av hvilke oppgaver en ønsker skal ligge i leverandørleddetutover det som er skissert over. Kommunene i Region Vest må selv avklare hvorledes de ønsker åorganisere seg. Nedenforstående skisse til rolle og ansvarsfordeling kan være et utgangspunkt forarbeidet/diskusjonen. Det er imidlertid viktig at kommunene organiserer bestillersiden mest muliglikt – uavhengig av ressurs og hvorledes den har vært organisert tidligere.25

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestPremissgiverRollen som premissgiver er styrende for samarbeidet, det er naturlig å knytte organisering av detteopp mot Regionrådet Vest: Rådet vil fungere som et overordnet og koordinerende organ sombehandler overordnede strategier, planer, dokumenter etc. som vil være retningsgivende ellerførende for deltakerkommunene. Avhengig av sak avgjør Regionrådet videre saksgang.Utøvelse av oppgaver knyttet til rollen bør organiseres som eget utvalg, for eksempel et strategi- ogkoordineringsråd (SKR) for å ivareta nødvendig koordinering. SKR skal utfordreleverandørorganisasjonen ved å sikre at IKT benyttes på en optimal måte det utarbeides samarbeidsavtaler og SLAer defineres finansielle og økonomiske modeller settes krav til leveransekvalitet, brukskvalitet det etableres felles retningslinjer for informasjonssikkerhet anskaffelser av nye felles systemer og andre større IKT-anskaffelser koordineres godtEtablering av SKR med dedikert ressurs og formålstjenlig kompetanse er viktig for å lykkes med IKTsamarbeideti regionen. Ressurs vil være avhengig av hvilke oppgaver en ønsker skal ligge ileverandørleddet.Sekretariat kan organiseres etter en vertskommunemodell der sekretariatet gradvis bygges oppavhengig av kommunenes behov. Sekretariatet må organisere forum for deltakerkommunene.Bestiller /kommuneneBestiller/kommunene har ansvar for effektiv bruk av IKT, og da ikke minst å realisere gevinster. Dettemå gjøres gjennom prosess- og organisasjonsutvikling, styring av applikasjonsvalg, planlegging,sikkerhet, budsjettering og oppbygging av Strategi og bestillersekretariatet samt kommunenes egenbestillerkompetanse.For å sikre bedre opplæring i og bedre bruk av applikasjonene, må kommunene etablereinterkommunale faggrupper for viktige systemer. Faggruppene kan koordineres motstrategi/bestillersekretariatet.Bestiller/kommunen er i utgangspunktet virksomhetens avtalepart, og bestillinger/oppfølging skjerfra/mot den/de personer kommunen(e) har pekt ut til å ivareta oppgaven.På hver lokasjon bør det være minimum en kontaktperson eller IT-kontakt. Vedkommende kan værekontaktpunkt , sjekke feil og melde videre og også forestå standardiserte bestillinger av tjenester ogutstyr.Leverandør-§27-virksomhetenLeverandør har ansvar for den daglige produksjonen av IKT-relaterte tjenester. Dette omfatterleveranse og installasjon av utstyr, driftstjenester, teknisk brukerstøtte og etter avtale brukerstøttepå applikasjoner. Det omfatter også produksjonsleveranser (data, rapporter, etc.),applikasjonsforvaltning, systemintegrasjon og evt. konsulenttjenester. Den felles IKT-virksomhetener hovedleverandør, men kan benytte underleverandører på en lang rekke av tjenestene.8.2 Styring av Leverandøren - §27-samarbeidet§27-samarbeidet/Leverandørleddet må som egen virksomhet ha sine egne styringsorgan.26

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestStyreVirksomheten ledes av et styre, som har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjeldervirksomhetens drift og organisering. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar medvirksomhetens vedtekter, kommunenes økonomiplan/årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjerfastsatt av kommunene i samarbeidsavtalen. Styrets sammensetning bør dekke fagområdeneforretnings- og IKT-fagkompetanse, ledelse, økonomi og kommunal forvaltning . Styret skal/bør haansatterepresentasjon.Samhandlingsmøte/eiermøteSamtlige deltakere skal være representert i eiermøtet. Rådmann eller representant utpekt avrådmann, skal være kommunens representant i eiermøtet. I tillegg kan hver kommune stille medytterligere en deltaker. Møtet drøfter:• Virksomhetens regnskap, budsjett og økonomiplan• Andre saker av vesentlig betydning for eierneMøtet skal avholdes minst to ganger i året.Eier og kundeforholdEierEiermøtePolitiske ogadministrativeorganer i Region VestStyretIvaretakelseav eierrollen(kontroll avselskapet,fastsettelseav prinsipperfor driften)KommuneneVest IKT(utfører)KundeStrategi,styrer ogbestillerfunksjonIKTforaKundeKundeKundeGjensidigeforpliktenekontrakter SLA(tjenesteavtaler)9 Realisering av anbefalt modell9.1 Forutsetninger for vurderingeneOrganisasjonsmessig samordningProsjektgruppen ser det som viktig at alle medarbeiderne som skal inngå i ny virksomhet, blirorganisert samlet fra dag én. Det er også behov for lokale for administrasjonen fra dag én, og det måvære et mål at medarbeiderne også er fysisk samlokalisert sentralt i regionen innen 01.01.2014.Hvilke tjenester som skal leveres utover det som er skissert i kapittel 8, vil imidlertid være avbetydning mht. hvem som skal inngå i den nye virksomheten.Mange vil ved oppstart ha hovedfokus på ”sin” kommune/de oppgaver de hadde før etableringen,men på litt sikt vil de jobbe på tvers av kommunene. Den nyetablerte virksomheten vil i sin27

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vestdisponering av personell måtte ta hensyn til at lokal drift kan kreve at fysisk tilstedeværelse avpersonell i kommunene. Når og hvor vil måtte avklares i det videre arbeid.Ansvar for driften overtas av den nye virksomheten. Det gjelder også lokale applikasjoner. Erfaringviser at det er mange og ulike lokale systemer i kommunene, og det må foreligge en oversikt overhvilke systemer som inngår og overføres til ny virksomhet. Lokale systemer må reguleres ved egenfinansiering, og de som kommer i tillegg etter overføring, må prises spesielt.TeknologisamordningNår det gjelder teknologisamordning, er ulike modeller gjennomført i ulike regionale samarbeid.Modellene beskrives grovt i nedenforstående skisse, og prosjektgruppen vil anbefale en modelltilsvarende ”evolusjonsmodellen”. En gradvis utvikling mot felles og like systemer ansees som denmest realistiske løsningen for Region Vest – selv om det betyr en lenger perioder med dobbel drift.Dette gjelder både i forbindelse med selve den tekniske etableringen, men også ved standardiseringog overgang til felles systemer.Det mest realistisk er å bygge på det en har, og i første omgang gjennomføre systemmessige ogtekniske tiltak som er nødvendig for å starte på et minimumsnivå. Dette omfatter først og fremst:• Standardisering/sikring av kapasitet av kommunikasjonsløsning i og mellom kommunene• Etablering av driftssenter (ett eller to) og system for fjerndrift• Etablering av felles nettverksovervåkingssystem, Helpdesk- og forvaltningssystem• Anskaffelse/leie av nødvendig maskinvare• Nødvendig standardisering av systemer/lisenserEtablering og evt. overføring av eierskap og ansvar vil kreve etablering av et felles forvaltningssystem,detaljkartlegging av utstyr, lisenser, oppgaver, ansvar etc. Dette må skje i forkant av etableringen.28

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestDersom det er mulig, kan en starte med to fullverdige datarom med tekniske knutepunkt i hver av deto andre kommunene. Hvis en på sikt ser behovet for nytt datarom, gjør en det etter enkost/nyttevurdering.Kvalitetsnivå på tjenestene vil ved oppstart være tilsvarende dagens nivå. Dette vil bety redusert nivåfor enkelte brukere, men totalt sett noe hevet nivå for de fleste kommunene/brukerne. De som evt.ønsker en enda bedre løsning, vil kunne betale for det.Videre realisering av samarbeidet og arbeid mot flest mulig felles og like systemer vil måtte skje ifaser basert på en kost/nyttevurdering og finansiert som egne prosjekter.9.2 Prioriterte satsingsområderFor å etablere samarbeidet vil prosjektgruppen pr. dags dato anbefale følgende prioritering mht.tiltak/systemer. Det er satt kryss for når implementering bør være avsluttet.System V 2012 H 2012 V2013 H2013 V2014 H 2014E-post- kontorstøttexEtablering av fellesxdriftssenter(ett eller to)Harmonisering avxinfrastrukturHelpdesk- ogxforvaltningssystemArkiv/sak/dokumentxØkonomi, lønn og personalxDrift pedagogisk nett xDet regionales samarbeidet må ha både stor dybde stor bredde. Med bredde mener vi at det måarbeides for å dekke så mange fagområder som mulig. Tjenestesamarbeid og samarbeid omnettbaserte tjenester knyttet til bl.a. planfunksjoner, skole, helse- og sosial osv. kan resultere i nytteog gevinster for innbyggerne, næringsliv, kommunene og regionen.Kommunene er i ulike faser mht. de systemer de har i dag, og for noen kommuner er det heltnødvendig å komme frem til løsning for å dekke kommunens behov.Forprosjektgruppen tar ikke stilling til hvilke fagsystemer som skal prioriteres og hvilke leverandørersom skal videreføres i en felles løsning utover de som en ser nødvendig for etablering av samarbeidetog for en tidlig fase av samarbeidet.Videre standardisering vil måtte avklares av eierkommunene/rådmannsgruppen og kriteriene kanbl.a. være:- Systemets funksjonalitet og kostnader- Gevinster og quick wins- Skalerbarhet- Forutsetning for andre systemer/prosjekter- Fellesbehov for kommunene- Er det i henhold til valgt/anbefalt standard- Fremtidsrettet løsningDet er viktig at eierkommunene blir enig om felles systemer, og det må også være en målsetting atalle kommunene i Region Vest kjører flest mulig felles og like systemer innen 2017.29

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest9.3 Harmoniseringsstrategi og retningslinjer for IKT-anskaffelserEt forpliktende IKT-samarbeid forutsetter størst mulig homogenitet i tekniske løsninger, systemer ogtjenester. Kommunene i Region Vest har allerede gjort store investeringer på IKT-siden, og det erviktig at det ikke etableres ytterligere forskjeller mellom kommunene mht. systemer og løsninger.I et samarbeid forutsettes det flest mulig like systemer. Det er imidlertid viktig å starte arbeidet moten harmonisering umiddelbart slik at det ikke oppstår ytterligere variasjon og ulikheter – noe som vilredusere mulighetene for gevinst og påføre større utfordringer i et fremtidig og tettere samarbeid.For å sikre forpliktende IKT-samarbeid må kommunene forplikte seg til samarbeid og fellesretningslinjer på en del områder til ny samarbeidsmodell er iverksatt og ansvar og myndighet til deulike funksjonene er avklart.• Strategisk IKT-ledelseDet må etableres et strategisk IKT-samarbeid på rådmannsnivå, og det må utarbeides en regionaleKommunestrategi og eHandlingsplan for Region Vest.• Standardisering av infrastruktur og basisprodukterKommunene må i løpet av 2011 definerer et målbilde og felles standarder for infrastruktur,inklusiv basistjenester som kontorstøtte og inter/intranett. Dette arbeidet må ta utgangspunkt irapporten fra prosjekt Fellesarkitektur og sentrale føringer fra bl.a. FAOS-rapporten (design avoffentlig IKT-arkitektur) og FAKS-rapporten (forslag til felles kommunal IKT-arkitektur i kommunalsektor)• IKT-investeringer i kommunenStørre IKT-investeringer må sees i sammenheng med etablering av felles drift og infrastruktur.Kravspesifikasjon må koordineres slik at det dannes et grunnlag for å oppnå felles infrastrukturog like systemer. Det skal utarbeides prosjektkandidat for prosjektene. I den grad det er muliggjennomfører kommunene i Regionrådet Vest anbuds/innkjøpsprosessen sammen. Noenkommuner anser det som helt nødvendig å foreta ”egne” anskaffelser. Behov må nøye vurderesog alternative løsninger som ”frys”, kjøp av tjenesten fra annen kommune etc. nøye vurderes.Unntak konsekvensvurderes og meldes/diskuteres i rådmannsgruppen.• Felles prosjekter – prioriteringerPrioritering og igangsetting av prosjekter som vil være strategiske i forhold til målbildet om etforpliktende IKT-samarbeid, skjer i rådmannsgruppen/på rådmannsnivå.• Koordinering mot andre offentlige organisasjonerFor å muliggjøre større samarbeid på sikt bør en vurdere samarbeid og felles anskaffelser medfor eksempel Helse Vest, Hordaland Fylkeskommune, Nordhordlandsregionen og de andrekommunene i tidligere Regionrådet Bergensregionen.• KonfliktløsingDersom det ikke er enighet mht. valg og avgjørelser som er strategisk viktige for samarbeidet,legges saken fram for rådmannsgruppen inntil annet konfliktløsningsorgan er avklart/vedtatt.30

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest9.4 Utvikling og arbeid med regional IKT-strategiIKT-området blir stadig mer krevende i forhold til økonomiske ressurser, kompleksitet og omfang.Dette medfører store krav til regionens og kommunenes styring av IKT-området. Strategisk utviklingog handlingsplaner blir sentrale virkemidler for å oppnå de målene kommunen og regionen har sattseg, og arbeidet med en regional eKommunestrategi må forankres av eller i tett samarbeid med denpolitiske og administrative ledelsen i regionen og kommunene. Forprosjektgruppen har utarbeidet etutkast til mandat for arbeidet.Forprosjektgruppen anbefaler at den regionale eKommunestrategien skal være strategisk vinklet ogat den skal kunne legges til grunn for arbeidet med regional eHandlingsplan.Strategien skal bl.a. inneholde• Visjon og mål - for eKommunestrategien og samarbeidet• Nasjonale og regionale føringer• Satsingsområder og ambisjonsnivå• Strategisk styring og koordinering på IKT-området• Plan og metodikk for utarbeidelse av felles eHandlingsplan for Region VestDet er viktig at arbeidet sees i sammenheng gjennomføring av ”programmet ” Strategisk ledelse ogIKT – kompetansenettverk for rådmenn i regi av KS. Deltakelse fra kommunene i Region Vest i dettenettverket sikrer felles forståelse og forankring gjennom utviklingen av en eKommunestrategi. Planfor utarbeidelse av strategien må sees i sammenheng med når programmet starter.31

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest10 Økonomi10.1 Innledning/forutsetningerDet er tatt utgangspunkt i regnskapsmessige tall for drift og investering 2010 (ref kap 3.1”Nøkkeltall”). Erfaringsmessig må en regne med at det er en viss underrapportering. Lokaler, strøm,multifunksjonsskrivere og flere andre skjulte kostnader er ikke med. Flere av kommunene har værtavventende med investeringer og nye tiltak i påvente av etablering av et mer forpliktende IKTsamarbeid.Erfaringer fra både DGI, IKOMM og Hedmarken IKT viser at betydelige kostnader kom frem etter atsamarbeidet var etablert og overføringer avtalt. Det kan for eksempel gjelde linjeleie, lokalesystemer, lisenser, brukerstøtte økning av antall brukere/PCer. Dette kan føre til diskusjon mht.hvem som skal ”ta” kostnadene. Etablering av en felles virksomhet nødvendiggjør en ”opprydding”.”Nye” kostnader/oppgaver som ikke er adressert i forarbeidet og kommer frem etter etablering, vilmåtte sees på som nye oppgaver og prises/avtales spesielt mellom kommunene og virksomheten.Tallene for etablering og drift er utarbeidet med utgangspunkt i egne økonomiske vurderinger, tallfra tilsvarende prosjekter samt ulike erfaringstall. Det er ikke mulig å oppdrive tall fra tilsvarendeetableringer som er direkte sammenlignbare, spesielt i forhold til oppnådd effektiviseringsgevinst,samt kost/nytte analyser. Etterprøving av tall (dvs. etter etablering av felles IKT-samarbeid) har ogsåvist seg å være vanskelig, av ulike grunner:• IKT-kostnader før etablering av felles drift/egen virksomhet lar seg vanskelig sammenlignemed kostnader etter etablering fordi en rekke kostnader tidligere lå skjult i andre poster• IKT-støtte lokalt ble ofte ikke fakturert, men utført av medarbeider som ikke fakturertetjenesten• Utviklingen av volumet i tjenester og brukere har økt over perioden• Alternativutviklingen lar seg ikke dokumentere.Ved å se på forventet kostnadsutvikling for den enkelte kommune ved henholdsvis fortsattvirksomhet som i dag (”0-alternativet”) opp mot foreslått samarbeidsmodell, vil man få et grunnlagfor å vurdere gevinster. Det er mange variabler som i stor grad vil kunne påvirke tallene: antallbrukere, pc’er, servere, lokasjoner, tynne/tykke klienter, behovet for lagring, prosessorkraft, antalletsystemer, etc.Gjennomsnittlig økning/budsjettert økning i investering for de fire kommunene fra 2009 til 2010 ogtil 2011 er henholdsvis 48% og 28%. Noen av investeringene blir sett på som ekstraordinære, mensamhandlingsreformen, satsing på IKT i skolen, økte forventninger og krav fra innbyggerne ogbrukerne, flere brukere og eTjenester gjør at en årlig vekst på 10% regnes som et minimum og leggestil grunn for utregningen. En prisvekst på 3% er også lagt til grunn. Noen kommuner har og vil ha enlavere vekst, andre vil ha en høyere avhengig av kommunenes satsing på IKT.10.2 Kostnadsutvikling uten samarbeidDrift 2012 2013 2014 2015 2016Askøy 24 516 27 704 31 305 35 375 39 973Fjell 15 834 17 892 20 218 22 846 25 816Sund 7 853 8 874 10 027 11 331 12 804Øygarden 7 917 8 946 10 109 11 423 12 908Sum 56 120 63 415 71 659 80 975 91 502Tallene er basert på regnskap 2010, prognostisert årlig økning 13% (vekst 10%, inflasjon 3%)32

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestInvestering 2012 2013 2014 2015 2016Askøy 10 000 6 500 4 000 4 000 4 000Fjell 4 000 4 000 4 000 4 000 4 000Sund 0 0 0 0 0Øygarden 0 0 0 0 0Sum 14 000 10 500 8 000 8 000 8 000Tall er basert på gjeldende investeringsplanerKostnadsutvikling, uten samarbeid2012 2013 2014 2015 2016Askøy 34 516 34 204 35 305 39 375 43 973Fjell 19 834 21 892 24 218 26 846 29 816Sund 7 853 8 874 10 027 11 331 12 804Øygarden 7 917 8 946 10 109 11 423 12 908Sum 70 120 73 915 79 659 88 975 99 50210.3 Kostnadsutvikling med samarbeidEtablering og ekstrakostnader ved etablering av felles driftsenhetEtablering av felles driftsenhet vil kreve grunninvesteringer. Viktige grunninvesteringer er:• Standardisering/sikring av kapasitet av kommunikasjonsløsning i og mellom kommunene• Etablering av driftssenter (ett eller to) og system for fjerndrift• Etablering av felles nettverksovervåkingssystem, Helpdesk- og forvaltningssystem• Anskaffelse/leie av nødvendig maskinvare• Nødvendig standardisering av systemer/lisenserI tabell nedenfor er kostnadene som er nødvendig for å etablere felles drift for de fire kommuneneestimert. Det legges til grunn at bare kostnader er en konsekvens av etablering av virksomheten skalinngå i tabellen. Det betyr at dette er kostnader som man ikke ville hatt, dersom en fortsatte som før.Etableringskostnader/merkostnad - felles IKT-drift 2012 2013 2014 2015 2016ProsjektUtgifter til prosjektgjennomføring 500 700EtableringskostnaderJuridisk bistand, Brønnøysund, Revisor 100Næringsmekling-søk etter lokaler 50Rekruttering av daglig leder 50Drift/investeringLønn daglig leder 500 800 824 849 874Leie/drift av lokaler (ca 500 kvm) 50 525 950 1 074 1 213Harmonisering av infrastruktur 700 700 50 50 50Kjøp av maskinvare/utstyr 400 800 50 50 50Spesialistkompetanse/opplæring 300 400 300 300 300Felles Helpdesk og forvaltningsystem 200 500 100 100 100Uforutsette kostnader og standardisering lisenser 100 100 100 100 100Sum 2 950 4 525 2 374 2 522 2 687Tall for 2012 er hovedsakelig tenkt for ultimo 201233

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestKostnader til prosjektgjennomføring og etablering er relativt beskjedne. Storparten av kostnaden vedå etablere driftssamarbeidet, vil gå til selve arbeidet med effektivisering og kvalitetsheving av driftenog driftstjenestene. Det betyr i hovedsak anskaffelse/leie av maskinvare og programvare sommuliggjør mer standardisert fjerndrift, helpdesk og nettverkskapasitet til felles driftssenter.Kostnader i forbindelse med harmonisering av infrastruktur, standardisering av prioriterte systemerog kjøp av spesialistkompetanse er også tatt med og er en forutsetning for å lykkes. I tillegg anser enkostnader forbundet med lønn til daglig leder, leie av lokaler, samt til drift av lokaler sometableringskostnader.En rask etablering, standardisering og innfasing av prioriterte løsninger og fellessystemer må ha høyprioritet. Forprosjektgruppen ser en gradvis utvikling mot felles og like fagsystemer som den mestrealistiske løsningen for Region Vest – selv om det betyr en lenger perioder med mangedobbel drift.Dette gjelder både i forbindelse med selve etableringen, men også ved standardisering og overgangtil felles systemer.For å etablere felles plattform og å nå målet, vil enkelte kommuner måtte skifte fagapplikasjon(er).Beslutning om hvilke programvare/systemer det skal standardiseres på, og fordeling av kostnadene iden forbindelse må være avklart før anskaffelse. Prinsippene må avklares i et hovedprosjekt.Ytterligere standardisering av drift og systemer vil være en prosess og skje i tett samarbeid med ogmellom kommunene. Utskifting av ”utdaterte” applikasjoner og anskaffelse av nye fellessystemer eregne prosjekter med egen finansieringsplan.Tabellen nedenfor viser forventet kostnadsutvikling. Tall fra 0-alternativet er lagt til grunn medfølgende tillegg/forutsetninger:• Etablerings-/merkostnader relatert til samarbeidsetablering er tatt med• Forventet effektiviseringsgevinst: 2013:0%, 2014:3%, 2015:10%, 2016:15%.• Kostnader relatert til behovet for bestillerkompetanse i hver enkelt kommune er ikke tattmedForventet kostnadsutvikling med samarbeid2012 2013 2014 2015 2016UtgifterIKT-driftsutgifter 56 120 63 415 71 659 80 975 91 502Etablering/ekstra 2 950 4 525 2 374 2 522 2 687investeringar 14 000 10 500 8 000 8 000 8 000Sum utgifter 73 070 78 440 82 033 91 497 102 189Effektiviseringsgevinst (utgiftsreduksjon) 0 0 -2 390 -8 898 -14 925Sum korrigerte utgifter 73 070 78 440 79 644 82 600 87 264Kommunenes samlede IKT-budsjett * -70 120 -73 915 -79 659 -88 975 -99 502Resultat -2 950 -4 525 16 6 375 12 238Tabellen viser differansen mellom de to ulike alternativene. Dette tilsier at en med et IKT-samarbeidvil ha høyere kostnader i planleggingsår og første driftsår. Fra år 3 vil kostnadsnivået være lavere og ide påfølgende år betydelig lavere.På driftsiden vil en også få ut en rekke ikke-målbare gevinster som økt robusthet, mindre sårbarhetbåde i forhold til tekniske løsninger og personell. Det er imidlertid ikke på IKT-driftssidenkommunene kan hente de største gevinstene. Felles IKT-plattform er et verktøy, og det er34

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vestfortrinnsvis gjennom etablering av tjenestesamarbeid og organisasjonsutviklingsprosesser de størstegevinstene kan hentes ut. Dette er et arbeid som ledelsen i kommunene må initiere.10.4 Finansiering og prismodellFor år 2012 og 2013 vil kommunene kunne foreta overføring basert på drifts- og investeringsbudsjettfor 2010/2011 og gjennom kartlegging av oppgaver og kostnader som overføres til samarbeidet.Dette vil måtte avklares i det videre arbeid.Det må foreligge klare avtaler på hvilke tjenester/kostnader overføringen skal dekke. I første omgangtenker en seg en modell der samarbeidet skal gå i null. Et evt. overskudd skal primært føre tilreduserte priser og bedre tjenester.For 2014 må det utarbeides en omforent prismodell. Tjenestene og produktene skal være priset iforhold til ressurser som medgår, samt vurderinger knyttet til investeringer og levetid.Prisstrukturene skal sørge for at kostnadene fordeles ut på de kommunene/ kundene som benyttertjenestene etter prinsipper som oppfattes som forutsigbare, rettferdige og forståelige.Det skal etableres en servicenivåavtale (SLA) med den enkelte kommune, hvor omfang, økonomi,kvalitetskriterier m.v. er definert. Dette vil :• synliggjøre IKT-kostnadene og sikre en bedre prioritering av IKT-behov/tjenester• sikre god nok tjeneste til rett prisnivå (tjenestenivå skal reflekteres i pris)• være motivasjon og insitament for optimalisering av IKT-kostnader, både forkommunen og ”leverandør”• utvikle bestillerkompetanse hos kommunen• definere eierskap og etablere tydeligere rolle- og ansvarsfordeling• legge grunnlaget for en oversiktlig budsjettering og rasjonell budsjettprosess• bidra til reelt avtaleforhold mellom kunde og leverandør• muliggjøre sanksjonerDet er kommunenes behov som avgjør veksten og omfang av tjenester de skal kjøpe/ta i bruk.10.5 Kapitalbehov og finansieringskilderTempo i etablering og standardisering er en forutsetning for å lykkes og å sikre optimalgevinstuthenting tidligst mulig. Innskudd eller lån til etablering vil være nødvendig. En operasjonellleiemodell på bl.a. teknologiinvesteringer vil kunne bidra til økt tempo, og bør vurderes.Tilsvarende samarbeidsprosjekter har mottatt tilskudd til prosjektfinansiering fra ulike organer. Deviktigste eksterne finansieringskildene antas å være:• Fylkesmannen, skjønnsmidler• Fornyings- og administrasjonsdepartementet, Kommunal- og RegionaldepartementetDet kan etableres dialog med alle aktuelle organer, og søknad om støtte kan sendes. Tilsvarendeforpliktende IKT-samarbeid er etablert over hele landet, og det må ikke forventes at arbeidet fårtildelt store beløp dersom det ikke kan sees på som nybrottsarbeid.35

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest11 Kritiske suksessfaktorer og videre arbeidFor å lykkes med en felles IKT-satsing i Region Vest anser prosjektgruppen følgende suksessfaktorersom viktige:• Ledelsesforankring, raushet og reell vilje til samarbeid i Region Vest både administrativt ogpolitisk• Enighet om mål og retning i kommunene og god forankring• God informasjon og kunnskap om innhold og konsekvenser• Enighet om finansiering• Harmoniseringsstrategi gjennomføres• Avklarte og tydelige arbeids- og tilsettingsforhold• Rolle og ansvarsfordeling i IKT-funksjonen og samarbeidet er forstått• God leder for ny virksomhet• Etablering og oppbygging av premissgiver og bestillerfunksjonen• Brukere må oppleve minst like god service som i dag• Ansvar for gevinstrealisering er plassert og forstått• Prioritere de riktige prosjektene/tiltakene først – De som gir suksess og de som leggergrunnlaget for andre prosjekter• Fokusere på overgangen mellom prosjekt og drift• Gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse før gjennomføringStyret i Regionrådet Vest vedtok 30.08.2010 at det skulle etableres et forpliktende IKT-samarbeid iRegion Vest. Det var felles enighet om å etablere et forprosjekt for å sikre forankring og at viktigeavklaringer og forutsetninger forligger på et tidlig tidspunkt.Dette forprosjektet har bidratt til å forankre prosjektet, belyst en del problemstillinger og kommetmed anbefalinger på en rekke områder. Det er imidlertid nødvendig å foreta ytterligere kartlegging,avklaringer etc. før en endelig organisasjon etableres.Det anbefales at det nedsettes et hovedprosjekt som foretar ytterligere avklaringer basert påanbefalingene i denne rapport. Prosjektet vil også ha ansvar for implementering slik at en fellesorganisasjon er på plass 01.01.2013.12 Vedlegg:• Utkast til prosjektkandidat• Utredning av vertskommune, §27, IKS og AS foretatt av KPMG for Knutepunkt Sørlandet36

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region VestVedlegg:Mal Prosjektkandidat – Region Vest1. Prosjekt administrasjonNavn på prosjekt/tiltak:Involverte kommunerHovedeier/ansvarlig forprosjektet/tiltaketEstimert startdato:Estimert sluttdato:2. Bakgrunn for prosjektet/tiltaketReferer gjerne til vedtaksdokumenter og øvrige naturlige dokumenterNasjonale føringer og vedtakRegionale føringer og vedtakFøringer, vedtak, strategiereller handlingsplaner i denenkelte kommuneeKommunestrategien3. Beskrivelse av prosjektet/tiltaket3.1 FormålHva skal prosjektet/tiltaket oppnå? Konsekvenser hvis dette ikke gjennomføres?3.2 Beskrivelse av hovedleveranserHvilke hovedleveranse skal leveres, og til hvilken tid37

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest3.3 AvhengigheterBeskriv hvilke prosjekter/tiltak dette tiltaket/prosjektet avhenger av, og hvilke tiltak/prosjektersom avhenger av dette tiltaket/prosjektet4. Økonomi - kostnaderBeskriv innledningsvis om prosjektet vil kreve investeringer, eller tilgang på ressurstid – evt.begge deler.1. Investeringskostnader1.1 Prosjekt- og planleggingskostnaderUtstyr/materiell i prosjektarbeidReiser og møteEksterne konsulenterVikarkostnaderFrikjøp av ressurser1.2 Innkjøpskostnader til nytt system1.3 Integrasjons/utviklingskostnader1.3 ImplementeringskostnaderKostnader til installasjon og tilpasningOpplærings- og kompetansekostnader(internt ogbrukere)Migrering/konverteringUtfasing av gammel løsningÅr2010 2011 2012 20131.4 Andre investeringskostnaderSum 1. Investeringskostnader 0,00 0,00 0,00 0,002. Driftskonsekvenser2.1 Drifts- og vedlikeholdskostnaderVedlikehold og support lisenserVedlikehold og support maskinvareSystemadministrasjonÅrlige opplæringskostnader2.2 Andre driftskostnaderSum 2. Driftskonsekvenser 0,00 0,00 0,00 0,005. Gevinster5.1 Budsjettmessig gevinstpotensialeHvilke kvantifiserbare gevinster er forventet i forbindelse med prosjektet? Angi estimat ogomfang. Når er gevinsten forventet realiserbar?Beskriv hvordan dette skal realiseres. Viktige suksesskriterier. Hvor i organisasjonen kommergevinstene og hvordan skal disse hentes ut?- skal prosjektet realisere gevinster underveis?- eller er det linjen som skal realisere gevinstene, hvem og hvor38

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest5.2 Ikke-økonomiske nytteeffekterBeskrive hvilke kvalitativ effektrealisering er forventet i forbindelse med prosjektet? Når ergevinsten forventet tatt ut i perioden for prosjektet?Beskriv hvordan disse gevinstene vil bli kartlagt, rapportert og målt gjennomprosjektperioden og etterType forventet gevinstBeskrivelseØkt brukertilfredshetBedre utnyttelse avkompetanse og ressurserEn helt ny tjeneste somdekker et antatt behov hosen målgruppeMer integrasjon med andreaktører langs verdikjedenMer robust/sikker tekniskinfrastrukturØkt evne til omstillingØkt motivasjon / bedrearbeidsmiljø for de som ytertjenestenBedre styringMer utviklendearbeidsplasser og størreevne til å holde på/rekruttere kompetanseDigitalt omdømmeSikkerhetsmessigPolitisk virkemiddel39

Høringsdokument Forprosjekt Forpliktende IKT-samarbeid i Region Vest6. FinansieringTotalt for prosjektet/tiltaketDirekte investerings- ellerdrifts (NOK)Ressursomfang(%)6.1 Fordeling mellom deltakende kommunerKommuneDirekte investerings- ellerdrifts (NOK)Ressursomfang(%)6.2 Andre kilder for finansiering, søknader om statlige midler o.l40