REGLEMENT FOR POLITISKE FASTE UTVALG ... - Halden kommune

REGLEMET FOR POLITISKE FASTE UTVALG OG KOMITEER EDSATT AVKOMMUESTYRET I HALDE KOMMUEReglementet inneholder bestemmelser om valg, sammensetning, saksgang mellom utvalgformannskapet-kommunestyret, utvalgenes arbeidsområde og møter.Vedtatt: 20.10.2011, PS 070/07, Revidert 23.10.08Vedtaksorgan: Halden kommunestyreIkrafttredelsesdato: 08.10.2007§ 1 Valg og sammensetningFaste utvalg består av ulikt antall medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyretfor den kommunale valgperiode.De faste utvalgenes medlemmer og varamedlemmer velges fortrinnsvis blant kommunestyretsmedlemmer og varamedlemmer.En representant for de ansatte i kommunen har møte- og talerett i alle faste utvalg når detbehandles saker som gjelder forhold mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jfr.kommuneloven § 26.Administrasjonsutvalg består av 5 folkevalgte medlemmer, samt 2 representanter fra deansattes organisasjoner.Kommunestyret velger leder og nestleder av utvalg.Se også §2.2 - §2.19 for særlige forhold ved det enkelte faste utvalg.§ 2 Arbeidsområder§ 2.1 GenereltFaste utvalg og komiteer er opprettet etter kommunelovens § 10.Kommunestyret fastlegger hvilke faste utvalg og komiteer som skal oppnevnes.Kommunestyret kan når som helst omorganisere eller nedlegge faste utvalg og komiteer.Komiteer kan også omorganiseres eller nedlegges av det organ som har opprettet komiteen.Faste utvalg og komiteer kan opprette komiteer til å forberede behandling av saker og til åutføre særskilte verv. Komiteene kan tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som hardirekte tilknytning til komiteens oppdrag. Komiteene kan ikke tildeles myndighet i strid meddette eller andre reglementer i Halden kommune, og heller ikke i strid med vedtak fattet avorgan overordnet det organ som oppretter vedkommende komité.Faste utvalg selv kan også fungere som komité til forberedende behandling av saker som skalavgjøres av kommunestyret, med innstilling fra formannskapet.Faste utvalg og komiteer skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Halden kommune,og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester på tvers av

utvalgsgrensene der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet tilkommunens innbyggere.Ved faste utvalg og komiteers vedtak/innstilling av økonomisk betydning skal det vises tildekningsmåte og budsjettpost enten i vedtatt årsbudsjett eller i henhold til gjeldendeøkonomiplan for den neste 4- års perioden.§ 2.2 Hovedutvalg for undervisning og oppvekstUtvalget har som arbeidsområde de prinsipielle undervisnings- og barnehagespørsmål somkommunen skal behandle. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglement elleravtale er lagt til kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg.Utvalget har bl.a som ansvars- og arbeidsområder:• Ansvarlig for organisering av den administrative delen av sektorområdet.• Ansvarlig for samordning og planlegging av undervisnings- ogoppvekstsvirksomheten• Ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk drift av undervisnings- ogoppvekstsektoren• Utvalget fører kontroll med at vedtak innenfor utvalgets arbeidsområde blirgjennomført, og at det blir utarbeidet årsrapport• Styre for undervisnings- og oppvekstinstitusjoner dersom ikke annet er bestemt• Ansvarlig for nødvendig samordning og samarbeid med andre berørte kommunalevirksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med samme ellertilgrensede oppgaver§ 2. 3Hovedutvalg for helse- omsorgs- og sosiale tjenesterUtvalget har som arbeidsområde de prinsipielle helse- omsorgs- og sosialspørsmål somkommunen skal behandle. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglement elleravtale er lagt til kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg.Utvalget har som ansvars- og arbeidsområde de helse-, omsorgs- og sosialoppgaverkommunen har ansvaret for, bl.a:• Ansvarlig for organisering av den administrative delen av sektorområdet• Ansvarlig for samordning og planlegging av helse-, omsorgs- og sosialtjenester• Ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk drift av helse-, omsorg- ogsosialsektoren• Utvalget fører kontroll med at vedtak innenfor utvalgets arbeidsområde blirgjennomført, og at det blir utarbeidet årsrapport• Styre for helse-, omsorgs- og sosialinstitusjoner dersom ikke annet er bestemt.• Ansvarlig for nødvendig samordning og samarbeid med andre berørte kommunalevirksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med samme ellertilgrensede oppgaver§ 2. 4 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfoldUtvalget har som arbeidsområde de prinsipielle spørsmål innen kultur, idrett og mangfoldsom kommunen skal behandle. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglementeller avtale er lagt til kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg.

Utvalget er:• Ansvarlig for organisering av den administrative delen av sektorområdet• Ansvarlig for samordning og planlegging av kulturvirksomheten• Ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk drift av kultursektoren• Utvalget fører kontroll med at vedtak innenfor utvalgets arbeidsområde blirgjennomført, og at det blir utarbeidet årsrapport• Styre for kulturinstitusjoner dersom ikke annet er bestemt.• Ansvarlig for nødvendig samordning og samarbeid med andre berørte kommunalevirksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med samme ellertilgrensede oppgaver§ 2.5 Hovedutvalg for teknisk drift og byggesakUtvalget har videre som arbeidsområde prinsipielle spørsmål knyttet til kommunens tekniskedrift, havne- og eiendomsforhold. Utvalget er også kommunens brannstyre. Unntatt er deoppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglement eller avtale er lagt til kommunestyre,formannskap, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg.Ansvarsområde:• Ansvarlig for organisering av den administrative delen av sektorområdet.• Ansvar for drift, vedlikehold og nyanlegg innenfor fagfeltene: vannforsyning, avløp,renovasjon, kommunale veier og gater, kommunale gang og sykkelveier, parker ogfriområder, brannvern og sikkerhet, feiertjenester og havn• Kommunal tomte- og eiendomsforvaltning• Bygge og delsaker etter plan- og bygningsloven• Utvalget er ansvarlig for en rasjonell og effektiv forvaltning og løsning av de oppgaverdet har ansvaret for, herunder samordning og planlegging av kommunensvirksomheter på sine saksområder• Utvalget fører kontroll med at vedtak innenfor utvalgets arbeidsområde blirgjennomført, og at det blir utarbeidet årsrapport§ 2.6 Hovedutvalg for næringsutviklingEn del av utvalgets arbeid vil fortsette i tråd med det som tidligere er besluttet når detgjelder samarbeid mellom næringsrådet og Halden kommune. En annen del av arbeidetskal knyttes til den næringspolitikken som kommunen skal føre for å støtte/bidra til øktsysselsetting i lokalsamfunnetAnsvarsområde:• Medvirke til å etablere virksomheter på kommunens næringsområder• Ta initiativ overfor næringsorganisasjoner for samarbeid og utvikling avsysselsettingen i kommunen• I samarbeid med næringsrådet medvirke til at strategisk næringsplan gjennomføres ut ifra de målsettinger planen har fastlagt.• Behandle Strategisk Næringsplan

§ 2.7 Hovedutvalg for plan, miljø og landbrukUtvalget har som sitt område de prinsipielle saker om fysisk planlegging, miljø- oglandbruksspørsmål som kommunen skal behandle. Videre skal utvalget framlegge forkommunestyre tiltak som fremmer kommunens miljøengasjement.• Ansvar for reguleringssaker etter Plan- og bygningsloven• Ansvar for organisering av plan- og utredningsoppgaver innen miljø- og landbruk,herunder revidere klima- og energiplan.• Plan- og forvaltningssaker etter forurensingsloven, biomangfoldsloven, vegloven ogfriluftsloven• Ansvar for oppgaver som tilligger oppmålingsseksjonens arbeidsområde, miljøvern oglandbruk.Utvalget skal videre være kommunens særskilte utvalg for plansaker etter Plan- ogbygningslovens §3.3Når utvalget behandler plansaker tiltrer barn- og ungdomsrepresentant med tale- ogforslagsrett iht Plan- og bygningslovens §3.3 skal ivareta barn og unges spesielle interesser iplanleggingen. Rådmannen foreslår representant som formelt velges av kommunestyret.§ 2.8 AdministrasjonsutvalgetAdministrasjonsutvalgets oppgaver ligger i samsvar med hovedavtalens del B §4, ogkommunelovens§ 25 på et overordnet personalpolitisk plan. Utvalget trekker opp de generelle linjer innenpersonalpolitikken. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglement eller avtale erlagt til kommunestyret, formannskap eller kontrollutvalg.Utvalgets arbeidsområde skal ikke kollidere med rådmannens sjefsansvar etterkommunelovens §23 nr. 1.Ansvars- og arbeidsområde:Utvalget skal treffe vedtak i tråd med delegasjonen fra kommunestyret/ formannskapet,herunder:• Utvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter Kommunelovens § 25 ogHovedavtalens Del B § 4. Utvalget er kommunens faste utvalg i administrasjonssakerog har ellers som arbeidsområde de oppgaver som har tilknytning til kommunensarbeidsgiverfunksjon.• ADU har videre ansvar for overgripende forhold i organiseringen• Utvalget har et særlig ansvar for oppfølging og kontroll av at kommunensarbeidsgiveransvar blir ivaretatt.• Utvalget har et særlig ansvar for Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ikommunen. Utvalget skal i særlig grad ha fokus på sykefraværet.

• Være ankeinstans ved endring av administrative retningslinjer for ansettelses- ogrekrutteringsprosedyrer.• Behandle tvistespørsmål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andrebestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår.• Behandle og avgjøre saker og problemstillinger av prinsipiell karakter innenforutvalgets fagområde.• Behandle saker om overordnet administrativ organisering.• Behandle og avgjøre andre saker som kommunestyret måtte forelegge utvalget.• Godkjenne forhandlingsprotokoller der forhandlingsansvaret er gitt rådmannen.• I forbindelse med budsjettbehandlingen drøfte de personalpolitiske konsekvenser avendringer av rammene for sektorene og når det gjelder innsats på området kompetanseog opplæring.• Uttale seg om forslag til sentrale og lokale avtaler og forhandlingsprotokoller dervedtaksmyndigheten ligger hos formannskapet eller kommunestyret (KommunenesSentralforbund).• Utvalget skal i samarbeid med rådmannen og de tillitsvalgte utarbeide opplegg, profilog struktur som grunnlag i forhandlingsopplegget.• Uttale seg ved innføring av ny teknologi som innebærer betydelig endring avarbeidsmetoder og- rutiner, og ved vesentlige omlegging av andre tekniskehjelpemidler.• Uttale seg ved endring av delegeringsreglementet for rådmann.Administrasjonsutvalget nedsetter en komité på 3 medlemmer som forhandler lønnsvilkår oglignende med rådmannen.§ 2.9 Kommunal klagenemndValg og sammensetningNemnda består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.FormålKlagenemnda er kommunens særskilte klagenemnd etter forvaltningslovs bestemmelser (jfr.Forvaltningslovens § 28).Ansvars- og arbeidsområde.Klagenemnda behandler og avgjør alle klagesaker i enkeltvedtak som er truffet avforvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven eller rådmannen etter delegering frakommunestyret/utvalg når ikke annet følger av særlov.§ 2.10 Kontrollutvalg for alkoholsakerValg og sammensetningUtvalgets politisk valgte medlemmet er identisk med hovedutvalg for helse-, omsorgs- ogsosialtjenester. Salgs- og beverternæringen har representasjon i utvalget.

FormålUtvalget skal forestå kontrollen med salg av øl og skjenking av alkoholholdig drikk ikommunen.Ansvars- og arbeidsområdeKontrollutvalget for alkoholsaker har som arbeidsområde de prinsipielle kontrollspørsmålsom kommunen skal behandle. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglementeller avtale er lagt til kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg.Dette faste utvalg innstiller ovenfor utvalg for helse-, omsorg- og sosialtjenester.§ 2.11 Vilt- og innlandsfiskenemndValg og sammensetningUtvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.FormålUtvalget skal arbeide for at viltet og viltets leveområder forvaltes slik at naturensproduktivitet og artsrikdom bevares. Innenfor denne rammen kan viltproduksjonen høstes tilgode for landbruksnæring og friluftsliv.Utvalget skal også arbeide for å sikre naturlige bestander av anadrome laksefisk, innlandsfiskog deres leveområder samt at andre ferskvannsorganismer forvaltes slik at naturens mangfoldog produktivitet bevares. Innenfor disse rammer skal det videre arbeides for utvikling avfiskebestandene med sikte på økt avkastning, til beste for rettighetshavere og fritidsfiskere.Ansvars- og arbeidsområdeUtvalget har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter og andrevedtatte lokale reglement.§ 2.12 EldrerådValg og sammensetningEldrerådet består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret og 4medlemmer valgt av Pensjonistenes Fellesutvalg.Eldrerådet velger selv leder og nestleder som skal velges blant pensjonistene (jf. Lov omeldreråd).FormålEldrerådet er et rådgivende organ for kommunen og skal ha seg forelagt til behandling oguttale seg i alle saker som gjelder de eldre i kommunen.Ansvars- og arbeidsområde:Eldrerådet har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter og andrevedtatte lokale reglement.§ 2.13 Råd for funksjonshemmede

Valg og sammensetningKommunalt råd for funksjonshemmede består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt avkommunestyret og 3 medlemmer valgt av Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon.Kommunestyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene.FormålKommunalt råd for funksjonshemmede er et rådgivende organ for kommunen og skal arbeidefor å bedre forholdene for de funksjonshemmede.Ansvars- og arbeidsområdeRådet har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter og andrevedtatte lokale reglement.§ 2.14 LikestillingsutvalgValg og sammensetningUtvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.FormålUtvalget skal arbeide for likestilling for kommunens innbyggere.Ansvars- og arbeidsområdeUtvalget har som arbeids- og ansvarsområde saker som gir kvinner og menn like muligheter isamsvar med Lov om likestilling mellom kjønnene.§ 2.15 HovedarbeidsmiljøutvalgValg og sammensetningUtvalget består av 3 medlemmer valgt av kommunestyret, 2 medlemmer oppnevnt avrådmannen, 4 medlemmer oppnevnt av de ansattes organisasjoner og Hovedverneombudet.Leder velges vekselvis mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.FunksjonstidMedlemmene av arbeidsmiljøutvalget velges for to år av gangen.FormålArbeidsmiljøutvalget er et besluttende og rådgivende organ som skal virke for gjennomføringav arbeidsmiljølovgivningen i virksomheten.Ansvars- og arbeidsområdeUtvalget har det arbeids- og ansvarsområde som følger av Lov om arbeidervern ogarbeidsmiljø m.v. og Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.§ 2.16 Forliksråd

Valg og sammensetningForliksrådet består av 3 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.FormålForliksrådet skal ivareta oppgaven som forliksråd iht. tvistemålsloven.Ansvars- og arbeidsområdeForliksrådet har det arbeids- og ansvarsområde som følger av særlover med forskrifter ogandre lokale reglement.§ 2.17 SkattetakstnemndValg og sammensetningNemnda består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.Ansvars- og arbeidsområdeNemnda har som arbeids- og ansvarsområde de saker som framgår av Byskattelovens § 4 jfr.Lov om eiendomsskatt og andre lokale reglement.§ 2.18 OverskattetakstnemndValg og sammensetningNemnda består av 5 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret.Kommunestyret velger leder og nestleder blant medlemmene.Kommuneansatte som arbeider innenfor nemndas område kan ikke velges til medlem avutvalget.Ansvars- og arbeidsområdeNemnda har som arbeids- og ansvarsområde klagesaker iht. eiendomsskatteloven og andrelokale reglement.§ 3 Saker hvor faste utvalg og komiteer har vedtaksmyndighetFaste utvalg og komiteer fatter vedtak innenfor de rammer og retningslinjer som er fastlagt ilov, gitt i medhold av lov/forskrift eller gjennom vedtak i kommunestyret, jfdelegeringsreglementet. Om vedtaksmyndigheten begrenses til å gjelde uttalelse, innstillingeller endelig vedtak, reguleres av kommuneloven samt § 4 i dette reglementet.Delegert myndighet er gitt i delegeringsreglementet.Utvalg for Plan, miljø og landbruk har vedtaksmyndighet som kommunens faste planutvalgdirekte fra Plan- og bygninglovens § 9.1.De faste utvalgene og komiteene kan avgjøre søknader om permisjon og fritak for medlemmerav komiteer som utvalget/komiteen selv har opprettet ( se § 2.1).§ 4 Saksgang

De faste hovedutvalgene helse-, omsorgs- og sosialtjenester, kultur, idrett og mangfold,undervisning og oppvekst, plan, miljø og landbruk, teknisk drift og byggesak,næringsutvikling og administrasjonsutvalget foretar på områder der de har delegertmyndighet, direkte vedtak i saker som ikke medfører endring i anvendelse av vedtattårsbudsjett og økonomiplan eller som ikke binder kommunen utover dette.Faste utvalg innstiller til formannskapet i øvrige saker. Utvalg for plan, miljø og landbrukinnstiller direkte overfor kommunestyret i detaljplansaker (jf. plan- og bygningsloven).I saker som kan medføre en endret anvendelse av poster innenfor vedtatt årsbudsjett ogøkonomiplan eller som kan medføre en økonomisk binding av kommunen utover dette, skalsaken alltid forelegges formannskapet.I overordna arealplansaker skal utvalg for plan, miljø og landbruk alltid uttale seg før denoversendes formannskapet. I overordna tema/sektorplansaker skal andre relevante fagutvalgalltid uttale seg før behandling i formannskapet.Med overordna planer menes planer omtalt i Plan- og bygningslovens Kap. 11, §11.1Formannskapet har i alle tilfeller hvor presiseringer ikke er gitt over, innstillingsrett overforkommunestyret.§ 5 InnstillingsrettRådmannen gir forslag til vedtak/innstilling i saker som skal framlegges for utvalg.Ordfører gis generell myndighet til å fremme saker til politisk behandling.Utvalgsleder gis tilsvarende myndighet innen utvalgets ansvarsområde.§ 6 Utvalgets møterMøter holdes i h.h.t. halvårlig møteplan som vedtas av kommunestyret eller når det etterkommunelovens § 32 stilles krav om det.Innkalling og sakspapirer utsendes senest 8 kalenderdager før møtet til utvalgets medlemmerog varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker, samt til ordfører, varaordførerog politiske gruppeledere.Ordfører og rådmann har møte- og talerett, men ikke forslagsrett i utvalgets møter. Møterettm.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter.Utvalgsleder og rådmann kan også bli enige om at en tjenestemann/kvinne skal innkalles tilmøtet for å informere i konkrete saker med det formål å lette saksbehandlingen.Det skal føres protokoll for alle møter. Denne føres under ledelse av møtelederen.For hvert møte føres det i protokollen:- Eventuelle protester mot innkalling og saksliste.- Møtested og -tid.- Dato for innkalling.- Fraværende medlemmer.- Møtende varamedlemmer.- Saker nummerert i rekkefølge for kalenderåret.- Kort tekst om hva hver sak gjelder.- For den enkelte sak de forslag som reises, bortsett fra de realitetsforslag som ikke blir gjorttil gjenstand for stemmegivning.- Det som må til for å vise at vedtak gjøres etter rett framgangsmåte, med begrunnelse og

hjemmelshenvisning.- Utvalgets vedtak og stemmegivning- Protokolltilførsler som er avgitt under møtet.Alle forslag til vedtak under møtet samt bemerkninger til protokoll, skal leveres skriftlig tilmøteleder.Trer noen til eller fra under forhandlingene, protokollføres dette slik at en av protokollensammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.Utskrift av protokollen sendes ut sammen med sakskartet til neste møte tilmedlemmer/varamedlemmer og til de som har hatt møterett i h.h.t. utvalgets bestemmelser.Utskrift sendes også til de som etter lov, forskrifter, avtaler og reglementer har krav på det.Utkast til protokoll gjøres tilgjengelig før godkjenning i neste møte.Godkjenning av protokollen skjer i det førstkommende utvalgsmøte. Godkjent protokoll skalunderskrives av møteleder.§ 7 OverprøvingMinst 3 av utvalgets medlemmer kan bringe et vedtak i utvalg inn til formannskapet foroverprøving. Begjæring av overprøving må framsettes umiddelbart etter vedtak i utvalg erfattet.§ 8 SekretariatPolitisk sekretariat utfører sekretariatsfunksjon for faste utvalg. Utvalgsmedlemmer forholderseg til dette sekretariatet i all løpende kontakt mellom politikk og administrasjon.§ 9 AvklaringEndring av dette reglement kan kun foretas av kommunestyret selv.Dette reglementet ved siden av ”Delegeringsreglement for Halden kommune”, vedtatt20.10.11, erstatter alle tidligere vedtatte reglement/ retningslinjer/ mandat for politisk fasteutvalg og komiteer i Halden kommune med unntak av kontrollutvalget.Når de faste utvalgene er i tvil om en bestemmelse, skal tvilen framlegges kommunestyret tilavklaring. Ved engangs- uklarhet om hvilke organ som skal forberede eller gi uttalelse på ensak, avgjøres saksgang av ordfører.