Formalyse : Outil - BIEF

Il y a une offre de formation3Il y a une offrede formation.L'offreparaît intéressantea prioriOUINONrejet / classementL'offreapparaît plutôtcomme une réponse à undysfonctionnement.(1)OUIphotocopier la feuille de route“fil jaune”NONL'offreapparaît plutôtcomme une contributionà un projet.(2)OUIcompléter les pages 2 et 3Suivre le fil jauneà partir de la page 12photocopier la feuille de route“fil bleu”compléter les pages 2 et 3Suivre le fil bleuà partir de la page 16(1) Si l'offre parle de résoudre des problèmes courants de performance.(2) Si l'offre parle d'acquérir de nouvelles compétences, d'élever le niveaugénéral de connaissances, d'accompagner des changements en cours, depréparer ou d'anticiper les évolutions techniques, économiques,organisationnelles, culturelles et humaines.IFPM FormationBIEF © 1994Questions préliminaires

Demande de formation pourrésoudre un dysfonctionnement4Compléter la feuille de route page 4Le dysfonctionnements'est-il déjà manifesté ?Il s'est présenté ponctuellement.Il s'est présenté plusieurs foisdans le passé.Il s'est présenté de très nombreusesfois au cours des derniers mois.123Par qui le dysfonctionnementest-il jugé important ?Il est jugé important par une ou plusieurspersonnes au sein d'un seul niveau hiérarchique.Il est jugé important au sein de deux niveauxhiérarchiques différents.Il est jugé important au sein de trois niveauxhiérarchiques différents.123Qui est touché parle dysfonctionnement ?Le dysfonctionnement eststrictement interne à l'entité.Le dysfonctionnement commenceà affecter la relation au client.Le dysfonctionnement affectedirectement la relation au client.Y a-t-il un caractèred'urgence à résoudrele dysfonctionnement ?Il entrave faiblementla poursuite desactivités de l'entité.Il crée un goulotd'étranglement à un ouplusieurs endroits de l'entité.Il bloque toute possibilitéde poursuivreles activités de l'entité.123123Le total calculé est4 à 5 La demande ne semble pas devoir être prise en considération.-> rejet de la demande ou exigence de reformulation de la demande.6 à 8 La demande doit être prise en considération, mais pas de manièreprioritaire. -> passer à l'examen approfondi (page 5).9 à 12 La demande doit être prise en considération et elle doit l'être enpriorité.IFPM FormationBIEF © 1994Examen rapide

Demande de formation pourrésoudre un dysfonctionnementLes causesdu dysfonctionnementsont-elles bien identifiées ?OUILa formationest-elle a priori uneréponse pertinente pour réduirele dysfonctionnement ?(OUTILD'APPOINT 3)OUIUne actionde formation envisagée seulepermettrait-elle de réduirele dysfonctionnement ?OUIIdentifier le type deformation le plus adéquat,en consultant les personnesconcernées, à l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 4Examiner le possible (page 6)Compléter la feuille de route pages 5 à 8NONNONNONRechercher les causesà l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 1OBSTACLEMAJEUREnvisager d'autres typesd'actions à menerparallèlementRejeter laformationRechercherd'autres typesd'actions à menerBIEF © 1994IFPM Formation5Examen approfondi 1. La formation est-elle souhaitable ?

Demande de formation pourrésoudre un dysfonctionnementExiste-t-il une offrede formation correspondantà la demande et aux effetsrecherchés ?OUILes candidatsont-ils les prérequis nécessaires à laformation envisagée ?OUILes candidatsconcernés peuvent-ils se rendredisponibles pour la formation(durée et rythme) ?OUILe coût dela formationpeut-il être supporté parl'entité ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs ?OUIExaminer les conditions de réussite (page 7)Compléter la feuille de route page 9NONNONNONNONNONRechercher une offre de formationadéquate ou négocier des adaptationsd'une offre existanteOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURPrévoir uneéventuelleremédiation pourl'acquisition desprérequis(formation de base)REJETNouvel examen desoffres ou dessolutions proposéesourecherche deressourcesextérieurespermettant deprendre en chargela formationBIEF © 1994IFPM Formation6Examen approfondi 2. La formation est-elle possible ?

Demande de formation pourrésoudre un dysfonctionnement7Le contextede l'entité (climat social,environnement économique)est-il favorable à laformation ?OUIExiste-t-il chezchacun des candidatsun engagement et une motivationà apprendre ?OUILa formationenvisagée est-elle soutenue parles supérieurs hiérarchiques directsdu(des) candidat(s) ?OUIChacundes candidats aura-t-illa possibilité d'utiliser dans le moisce qu'il aura acquis enformation ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs?OUIENVOYER EN FORMATIONCompléter la feuille de route page 10NONNONNONNONNONOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurPas avant4 moisEntre 1et 4 moisAgir sur l'environnementet/oupostposer la formationREJETmomentanéExaminerd'autrescandidatures(et se poserà nouveaula questiondes prérequis)REJETmomentanéTravailler àimpliquer lahiérarchie dansla demandeRéexaminer lademande dansquelques moisBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 3. Les conditions de réussite

Demande de formationdans le cadre d'un projet8Compléter la feuille de route page 4Le demandeur peut-il justifierle lien avec le projet ?La demande est sans lienapparent avec le projet.La demande présente un lienavec le projet.La demande s'inscrit dans un plande formation associé au projet.123Qui est touché parle projet ?Le projet concerne unepartie de l'entité.Le projet concerne l'entité,tout en restant interne.Le projet affecte directementla relation au client.123Y a-t-il un caractèred'urgence à mener le projet ?La formation demandée est-ellereconnue comme utile au projet ?La formation demandée est reconnue comme utileau projet au sein d'un seul niveau hiérarchique.La formation demandée est reconnue comme utileau projet au sein de deux niveaux hiérarchiques.La formation demandée est reconnue comme utileau projet au sein de trois niveaux hiérarchiques.123D'autres projets prévusdoivent être réalisésauparavant.Sa non-réalisation risquede retarder d'autres actionsprévues dans l'entité.Sa non-réalisation risquerapidement d'avoir desconséquences graves.123Le total calculé est4 à 5 La demande ne semble pas devoir être prise en considération.-> rejet de la demande ou exigence de reformulation de la demande.6 à 8 La demande doit être prise en considération, mais pas de manièreprioritaire. -> passer à l'examen approfondi (page 9).9 à 12 La demande doit être prise en considération et elle doit l'être en priorité.-> passer à l'examen approfondi (page 9).BIEF © 1994IFPM FormationExamen rapide

Demande de formationdans le cadre d'un projetLes raisons d'êtreet les produits du projet sont-ilsbien identifiés ?OUILa formationest-elle a priori pertinentepour aider à la réalisation du projet ?(OUTIL D'APPOINT 5)OUIUne actionde formation envisagée seulepeut-elle faire avancer le projeten ce moment ?OUIIdentifier le type deformation le plus adéquat,en consultant les personnesconcernées, à l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 6Examiner le possible (page 10)Compléter la feuille de route pages 5 à 8NONNONNONAnalyser les raisonsd'être et les produitsà l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 2OBSTACLEMAJEUREnvisager d'autres typesd'actions à menerparallèlementRejeter laformationRechercherles actionsadéquates à menerBIEF © 1994IFPM Formation9Examen approfondi 1. La formation est-elle souhaitable ?

Demande de formationdans le cadre d'un projetExiste-t-il une offrede formation correspondantà la demande et aux effetsrecherchés ?OUILes candidatsont-ils les prérequis nécessaires à laformation envisagée ?OUILes candidatsconcernés peuvent-ils se rendredisponibles pour la formation(durée et rythme) ?OUILe coût dela formationpeut-il être supporté parl'entité ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs ?OUIExaminer les conditions de réussite (page 11)Compléter la feuille de route page 9NONNONNONNONNONRechercher une offre de formationadéquate ou négocier des adaptationsd'une offre existanteOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURPrévoir uneéventuelleremédiation pourl'acquisition desprérequis(formation de base)REJETNouvel examen desoffres ou dessolutions proposéesourecherche deressourcesextérieurespermettant deprendre en chargela formationBIEF © 1994IFPM Formation10Examen approfondi 2. La formation est-elle possible ?

Demande de formationdans le cadre d'un projet11Le contextede l'entité (climat social,environnement économique)est-il favorable à laformation ?OUIExiste-t-il chezchacun des candidatsun engagement et une motivationà apprendre ?OUILa formationenvisagée est-elle soutenue parles supérieurs hiérarchiques directsdu(des) candidat(s) ?OUIChacundes candidats aura-t-illa possibilité d'utiliser dans le moisce qu'il aura acquis enformation ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs?OUIENVOYER EN FORMATIONCompléter la feuille de route page 10NONNONNONNONNONOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurPas avant4 moisEntre 1et 4 moisAgir sur l'environnementet/oupostposer la formationREJETmomentanéExaminerd'autrescandidatures(et se poserà nouveaula questiondes prérequis)REJETmomentanéTravailler àimpliquer lahiérarchie dansla demandeRéexaminer lademande dansquelques moisBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 3. Les conditions de réussite

Offre de formation pourrésoudre un dysfonctionnement12Compléter la feuille de route page 4Le dysfonctionnements'est-il déjà manifesté ?Il s'est présenté ponctuellement.1Qui est touché parle dysfonctionnement ?Le dysfonctionnement eststrictement interne à l'entité.Le dysfonctionnement commenceà affecter la relation au client.12Il s'est présenté plusieurs foisdans le passé.2Le dysfonctionnement affectedirectement la relation au client.3Il s'est présenté de très nombreusesfois au cours des derniers mois.L'offre tient-elle comptedu dysfonctionnement ?L'offre n'évoque que de façon tout à faitgénérale ce genre de dysfonctionnement.L'offre est rédigée pour résoudre cedysfonctionnement précis dans l'entité.Celui qui fait l'offre a, par le passé, déjà résoluun dysfonctionnement similaire dans l'entité.3123Y a-t-il un caractèred'urgence à résoudrele dysfonctionnement ?Il entrave faiblementla poursuite desactivités de l'entité.Il crée un goulotd'étranglement à un ouplusieurs endroits de l'entité.Il bloque toute possibilitéde poursuivreles activités de l'entité.123Le total calculé est4 à 5 L'offre ne semble pas devoir être prise en considération.-> rejet / classement6 à 8 L'offre peut être prise en considération, mais pas de manièreprioritaire. -> passer à l'examen approfondi (page 13).9 à 12 L'offre doit être prise en considération et elle doit l'être en priorité.-> passer à l'examen approfondi (page 13).IFPM FormationBIEF © 1994Examen rapide

Offre de formation pourrésoudre un dysfonctionnementLes causesdu dysfonctionnementsont-elles bien identifiées ?OUILa formationest-elle a priori uneréponse pertinente pour réduirele dysfonctionnement ?(OUTILD'APPOINT 3)OUIUne actionde formation envisagée seulepermettrait-elle de réduirele dysfonctionnement ?OUIIdentifier le type deformation le plus adéquat,en consultant les personnesconcernées, à l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 4Examiner le possible (page 14)Compléter la feuille de route pages 5 à 8NONNONNONRechercher les causesà l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 1OBSTACLEMAJEUREnvisager d'autres typesd'actions à menerparallèlementRejeter laformationRechercherd'autres typesd'actions à menerBIEF © 1994IFPM Formation13Examen approfondi 1. La formation est-elle souhaitable ?

Offre de formation pourrésoudre un dysfonctionnement14Existe-t-ildes candidats potentiels pourla formation ?OUISélectionnerles candidats(OUTIL D'APPOINT 7)Les candidatsconcernés peuvent-ils se rendredisponibles pour la formation(durée et rythme) ?OUILe coût dela formationpeut-il être supporté parl'entité ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs ?OUIExaminer les conditions de réussite (page 15)Compléter la feuille de route pages 9 et 10NONNONNONNONOBSTACLEMAJEUROBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURREJETNégocier desadaptations del'offre existanteourechercher desressourcesextérieurespermettant deprendre en chargela formationBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 2. La formation est-elle possible ?

Offre de formation pourrésoudre un dysfonctionnement15Le contextede l'entité (climat social,environnement économique)est-il favorable à laformation ?OUIExiste-t-il chezchacun des candidatsun engagement et une motivationà apprendre ?OUILa formationenvisagée est-elle soutenue parles supérieurs hiérarchiques directsdu(des) candidat(s) ?OUIChacundes candidats aura-t-illa possibilité d'utiliser dans le moisce qu'il aura acquis enformation ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs?OUIENVOYER EN FORMATIONCompléter la feuille de route page 11NONNONNONNONNONOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurPas avant4 moisEntre 1et 4 moisAgir sur l'environnementet/oupostposer la formationREJETmomentanéExaminerd'autrescandidatures(et se poserà nouveaula questiondes prérequis)REJETmomentanéde l'offreTravailler àimpliquer lahiérarchieRéexaminerl'offre dansquelques moisBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 3. Les conditions de réussite

Offre de formationdans le cadre d'un projet16Compléter la feuille de route page 4L'offre tient-ellecompte du projet ?L'offre est générale, sans lienapparent avec le projet.L'offre est rédigée avec le soucide s'inscrire dans le projet.Celui qui fait l'offre est déjà intervenuavec succès dans un projet de l'entité.123Qui est touché parle projet ?Le projet concerne unepartie de l'entité.Le projet concerne l'entité,tout en restant interne.Le projet affecte directementla relation au client.123Y a-t-il un caractèred'urgence à mener le projet ?La formation offerte est-ellereconnue comme utile au projet ?La formation offerte est reconnue comme utileau projet au sein d'un seul niveau hiérarchique.La formation offerte est reconnue comme utileau projet au sein de deux niveaux hiérarchiques.La formation offerte est reconnue comme utileau projet au sein de trois niveaux hiérarchiques.123D'autres projets prévusdoivent être réalisésauparavant.Sa non-réalisation risquede retarder d'autres actionsprévues dans l'entité.Sa non-réalisation risquerapidement d'avoir desconséquences graves.123Le total calculé est4 à 5 L'offre ne semble pas devoir être prise en considération.-> rejet / classement6 à 8 L'offre peut être prise en considération, mais pas de manièreprioritaire. -> passer à l'examen approfondi (page 17).9 à 12 L'offre doit être prise en considération et elle doit l'être en priorité.-> passer à l'examen approfondi (page 17).IFPM FormationBIEF © 1994Examen rapide

Offre de formationdans le cadre d'un projetLes raisons d'êtreet les produits du projet sont-ilsbien identifiés ?OUILa formationest-elle a priori pertinentepour aider à la réalisation du projet ?(OUTIL D'APPOINT 5)OUIUne actionde formation envisagée seulepeut-elle faire avancer le projeten ce moment ?OUIIdentifier le type deformation le plus adéquat,en consultant les personnesconcernées, à l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 6Examiner le possible (page 18)Compléter la feuille de route pages 5 à 8NONNONNONAnalyser les raisonsd'être et les produitsà l'aide deL'OUTIL D'APPOINT 2OBSTACLEMAJEUREnvisager d'autres typesd'actions à menerparallèlementRejeter laformationRechercherles actionsadéquates à menerBIEF © 1994IFPM Formation17Examen approfondi 1. La formation est-elle souhaitable ?

Offre de formationdans le cadre d'un projet18Existe-t-ildes candidats potentiels pourla formation ?OUISélectionnerles candidats(OUTIL D'APPOINT 7)Les candidatsconcernés peuvent-ils se rendredisponibles pour la formation(durée et rythme) ?OUILe coût dela formationpeut-il être supporté parl'entité ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs ?OUIExaminer les conditions de réussite (page 19)Compléter la feuille de route pages 9 et 10NONNONNONNONOBSTACLEMAJEUROBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURREJETNégocier desadaptations del'offre existanteourechercher desressourcesextérieurespermettant deprendre en chargela formationBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 2. La formation est-elle possible ?

Offre de formationdans le cadre d'un projet19Le contextede l'entité (climat social,environnement économique)est-il favorable à laformation ?OUIExiste-t-il chezchacun des candidatsun engagement et une motivationà apprendre ?OUILa formationenvisagée est-elle soutenue parles supérieurs hiérarchiques directsdu(des) candidat(s) ?OUIChacundes candidats aura-t-illa possibilité d'utiliser dans le moisce qu'il aura acquis enformation ?OUIA-t-on rencontrémoins de 2 obstacles mineurs?OUIENVOYER EN FORMATIONCompléter la feuille de route page 11NONNONNONNONNONOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurOBSTACLEMAJEURObstaclemineurPas avant4 moisEntre 1et 4 moisAgir sur l'environnementet/oupostposer la formationREJETmomentanéExaminerd'autrescandidatures(et se poserà nouveaula questiondes prérequis)REJETmomentanéde l'offreTravailler àimpliquer lahiérarchieRéexaminerl'offre dansquelques moisBIEF © 1994IFPM FormationExamen approfondi 3. Les conditions de réussite

Recherche des causesd'un dysfonctionnement20Compléter la feuille de route pages 5 et 6La recherche des causes d’un dysfonctionnement est une démarche en 5 temps :• Temps 1 :• Temps 2 :• Temps 3 :• Temps 4 :• Temps 5 :Recueil des informations auprès du porteur de la demande(ou de l'offre)Recueil d'informations auprès d'autres personnes de l'entitéIdentification des causes principalesPondération des causes principales et élaboration d'actionsIdentification des actions à mener• Temps 1 :Recueil des informations auprès du porteur de la demande(ou de l'offre)Il s'agit de demander au porteur de la demande (ou de l'offre) de définir et dedécrire le dysfonctionnement de manière précise et le plus objectivement possible.Les informations demandées doivent répondre aux questions suivantes.Quoi ? Quel est le problème ?Comment se manifeste-t-il ?De quelle phase de production et de quelle activité s’agit-il ?Où ?Où le dysfonctionnement se manifeste-t-il ? (localisation précise sur lachaîne de production)Quand ?Quand le dysfonctionnement se manifeste-t-il, à quelle fréquence etpendant quelle durée ?Qui ? Qui est concerné par le dysfonctionnement ?Qui est en cause et qui subit le dysfonctionnement ?Quels effets ?Quelles sont les conséquences du problème que l’on peut constater ?Quelles causes ?Quelles sont les raisons de l'existence de ce dysfonctionnement ?IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°1

Recherche des causesd'un dysfonctionnement21Dans la rubrique “Quoi ? Quel est le problème ?”, on attend des informationsobjectives (des faits) qui permettent de décrire un état négatif réellement existant,comme par exemple l’usure anormale d'un outil, la tension entre personnes,l’absentéisme,... Il s'agit donc d'éléments que l'on peut observer, que personne nepeut contester.Dans la pratique, certaines personnes décriront le problème en disant par exemple“il n'y a pas de cercles de qualité”. Il ne s'agit pas là à proprement parler d'unproblème, mais d'une proposition de solution à un problème qui, lui, reste àidentifier.Dans la rubrique “Quelles causes ?”, on attend des interprétations qui permettentde dire d’où vient le dysfonctionnement et pourquoi il existe : opérateurs trop lents,mauvaise utilisation des machines, modes opératoires inadaptés, frustrations destravailleurs,...De même, dans la pratique, on observera que certaines personnes auront tendanceà donner des solutions plutôt que des causes, en disant par exemple “on aurait dûmieux former les opérateurs”.• Temps 2 :Recueil d'informations auprès d'autres personnes de l'entitéIl s'agit de demander à différentes personnes de l'entité de définir ledysfonctionnement, en utilisant le même tableau que précédemment.Quelles personnes interroger ?Au moins 3 personnes, si possible de niveau hiérarchique différent,dans chaque unité ou service concerné par le dysfonctionnement.EXEMPLE :IFPM FormationContremaître ABrigadier AOuvrier AUn dysfonctionnement apparaît dans 3 unités de productiondifférentes (A, B, C).On interrogera 9 personnes :Contremaître BBrigadier BOuvrier BContremaître CBrigadier COuvrier CBIEF © 1994Outil d'appoint n°1

Recherche des causesd'un dysfonctionnement22• Temps 3 :Identification des causes principalesIl est nécessaire de passer par une phase dans laquelle on reprend la liste descauses formulées au temps 2 et où on soumet cette liste à différentes personnes(qui peuvent être différentes ou identiques à celles interrogées précédemment).Il s'agit d’obtenir un consensus pour retenir 3 causes principales du problème.• Temps 4 :Pondération des causes principales et élaboration d'actionsLes causes retenues comme principales sont insérées dans le tableau ci-dessous.Chaque personne complétera un tableau individuellement.Actions à exercer Cause 1 Cause 2 Cause 3 Totalsur les causesen lignePOIDS ..... ..... .....en modifiant l'organisationdes postes de travailen améliorantles compétencesen changeant le type demachine ou d'outillageen changeant la quantitéde machines ou d'outillageen mutant une (ou plusieurs)personne(s)en améliorant le climatde travailen modifiant la structurehiérarchique…1. Il s'agit en premier lieu d'accorder à chacune de ces causes un poids allant de 1 à 3.IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°1

Recherche des causesd'un dysfonctionnement232. Il s'agit ensuite de formuler, dans la colonne de gauche, des propositionsd'actions de nature à remédier au dysfonctionnement. Pour déterminer cesactions, on pourra s'inspirer des exemples repris dans le tableau ci-dessus.Rappelons aussi que des actions peuvent avoir été proposées aux temps 1 et 2.3. En regard de chaque proposition d'action, on attribue alors un chiffre de 1 à 4pour chacune des causes.4 = cette cause serait supprimée en...3 = cette cause serait supprimée en... conjointement à d'autres actions2 = cette cause serait réduite en...1 = cette cause serait réduite en... conjointement à d'autres actionset de multiplier ce chiffre par le poids de la cause correspondante.4. Enfin, il s'agit d'effectuer le total en ligne et obtenir ainsi un classement desactions prioritaires à mener.EXEMPLECause 1 : les informations ne passent pas bien entre les différentes équipes(poids 3)Cause 2 : un opérateur se trompe souvent dans une procédure à suivre(poids 1)Cause 3 : deux personnes ne s'entendent pas bien (poids 2)Actions à exercersur les causesen améliorantles compétencesen changeant le type demachine ou d'outillageen mutant une (ou plusieurs)personne(s)en améliorant le climatde travailen utilisant un systèmed'affichage efficaceIFPM FormationMauvaise Un opérateur Mauvaisecirculation se trompe entente entredes infos souvent 2 personnesPOIDS 3 1 22 x 3 = 63 x 3 = 94 x 1 = 44 x 2 = 82 x 2 = 4Totalen ligne1 x 1 = 1 148109BIEF © 1994Outil d'appoint n°1

Recherche des causesd'un dysfonctionnement24• Temps 5 :Identification des actions à menerÀ ce stade, le responsable de l'analyse récolte les tableaux des différentespersonnes interrogées, additionne les résultats obtenus dans la dernière colonne etles restitue dans le tableau ci-dessous (les actions proposées sont des exemples).Actions à exercer sur les causes Total Ordreen modifiant l'organisation des postes de travailen améliorant les compétencesen changeant le type de machine ou d'outillageen changeant la quantité de machines ou d'outillageen mutant une (ou plusieurs) personne(s)en améliorant le climat de travailen modifiant la structure hiérarchique…Ainsi l’ordre des actions à envisager apparaîtra aux yeux de l'ensemble despersonnes interrogées.Le passage à l'exécution requerra une analyse fine des modalités d'applicationde(s) (l’) action(s) retenue(s) comme prioritaire(s).IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°1

Analyse des raisons etdes produits d'un projet25Compléter la feuille de route pages 5 et 6Si les raisons d’être, les “produits” et les effets attendus du projet ne sont pasclairement identifiés par les personnes concernées, alors il est important deprocéder à une “mise à plat” et à une présentation explicite du projet.L’ensemble des informations doit être clair pour toutes les parties concernées dès ledépart sous peine de dépenses inutiles pour l’entreprise et d’insuccès pour l’entité.Cet outil d’appoint composé de 2 tableaux permet d’organiser ces informations afinqu’elles soient communicables. En ce sens, il est un outil de communication.Le premier tableau vise à décrire les tenants et les aboutissants du projet de manièreclaire en posant les questions qui doivent trouver réponse dès le début du projet.La feuille de route permet de consigner les réponses à toutes ces questions.Questions en suspens...Réponses à apporter1. Dans quel cadre ce projet s’inscrit-il ?Quelles sont les raisons objectives de départ qui ont motivé ce projet ?Quel en est l’historique ? Qui est porteur de ce projet ?Préciser les éléments descriptifs dans une forme communicable pour informer lesparties concernées par le projet.2. Comment le projet est-il “libellé” officiellement ?Nommer le projet officiellement, être créatif dans le libellé, consulter les différentescatégories d’acteurs, obtenir un consensus sur un libellé original et informer toutesles parties concernées par le projet.3. Quels sont les résultats (produits) attendus pour l’entité, pour le personnel ?Définir le résultat attendu et éventuellement les résultats intermédiaires attendus demanière à pouvoir se situer à tout moment par rapport à un but à atteindre.4. Quelles sont les contraintes et les ressources du projet ?Inventorier les obstacles éventuels à la réalisation du projet et faire le bilan detoutes les ressources existantes dans l’entité.5. Quelle est l’ampleur financière du projet ?Quel est le coût approximatif de la mise en œuvre du projet ?Quel est le retour sur investissement espéré ?Dresser un plan financier complet pour toute la durée du projet.IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°2

Analyse des raisons etdes produits d'un projet26Le deuxième tableau de cet outil d’appoint est destiné, lorsqu’il est complété, àêtre utilisé comme un guide pour la mise en place des différentes actions quiconduiront à la réalisation du projet (ce tableau est repris dans la feuille de routeavec davantage d’espaces pour être complété).Pour le compléter, il s’agit :(1) de déterminer les résultats intermédiaires à obtenir pour mener à bien leprojet ;(2) d’identifier les différentes actions qui permettront d’obtenir les résultatsintermédiaires ;(3) de désigner pour chacune des actions identifiées le responsable et lesexécutants chargés de la mise en œuvre et du suivi de l’action ;(4) de préciser l’échéance pour chacune des actions à mettre en œuvre ;(5) de mentionner tout commentaire utile au bon déroulement du projet.Projet Responsables Échéance Commentaireset exécutantsRésultatintermédiaire 1action 1.1action 1.2...Résultatintermédiaire 2action 2.1...IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°2

La formation est-elle une réponsepertinente au dysfonctionnement ?27Compléterla feuille de routepage 7Problèmes de compétenceManque de compétence techniqued'un ou de plusieurs opérateursLa formation constitue la réponsela plus appropriéeXLa formation constitue souventla réponse la plus appropriéeLa formation constitue la réponse la plusappropriée à condition d'être accompagnéed'autres mesuresLa formation constitue rarementla réponse la plus appropriéeLa formation ne constitue pas laréponse la plus appropriéeManque de productivité d'un ou deplusieurs opérateursXLenteur de l'opérateur (entraînant unnon-respect des délais)XManque d’adaptation du personnelDifficultés à utiliser un nouveloutillageMauvaise utilisation des machines etde l'équipementSous-utilisation des machines et del’équipementNon-respect des modes opératoires,des procéduresNiveau global de formation généraletrop faibleProblèmes de lecture de documentsdans une langue étrangèreIFPM FormationXXXXXXXBIEF © 1994Outil d'appoint n°3

La formation est-elle une réponsepertinente au dysfonctionnement ?28BIEF © 1994IFPM FormationProblèmes d'organisationet de communicationLa formation constitue la réponsela plus appropriéeLa formation constitue souventla réponse la plus appropriéeLa formation constitue la réponse la plusappropriée à condition d'être accompagnéed'autres mesuresLa formation constitue rarementla réponse la plus appropriéeLa formation ne constitue pas laréponse la plus appropriéeProblèmes de gestion du tempsXProblèmes d'organisation du travailXMauvaise organisation du poste detravailXProcédures, modes opératoiresinadaptés ou inadéquatsXDifficultés dans les changements deposte de travailDifficultés dans la répartition dutravail entre les personnesDifficultés dues aux relationstranshiérarchiquesProblèmes d'entente entre lespersonnesMauvaise entente entre les serviceset les divisionsMauvaise qualité des documentsinternesMauvaise transmission desinformationsManque de communication entre lesservicesXXXXXXXXOutil d'appoint n°3

La formation est-elle une réponsepertinente au dysfonctionnement ?29Problèmes de machinesLa formation constitue la réponsela plus appropriéeLa formation constitue souventla réponse la plus appropriéeLa formation constitue la réponse la plusappropriée à condition d'être accompagnéed'autres mesuresLa formation constitue rarementla réponse la plus appropriéeLa formation ne constitue pas laréponse la plus appropriéeDéréglages machines trop fréquentsXMachines ou outillage dépassésXMachines ou outillage insuffisantsou inadaptésXMachine mal adaptée au type deproductionXNombre de pannes trop importantProblèmes de motivation, de sécuritéManque de motivation d'une ou deplusieurs personnesAbsentéisme d'un ou de plusieurstravailleursFrustrations ressenties par destravailleursProblèmes de ponctualitéProblèmes de sécurité(incidents, accidents)IFPM FormationXXXXXXBIEF © 1994Outil d'appoint n°3

Recherche du type de formationle plus approprié30Compléter la feuille de route page 8LégendeFT : Formation techniqueFC : Formation à la communicationFO : Formation à l'organisationProblèmes de compétenceManque de compétence technique d'un ou de plusieurs opérateursManque de productivité d'un ou de plusieurs opérateursLenteur de l'opérateur (entraînant un non-respect des délais)Manque d’adaptation du personnelType de formationgénéralement prioritaireFTFTFTFTType de formation généralementutile en complémentFOFO/CDifficultés à utiliser un nouvel outillageMauvaise utilisation des machines et de l'équipementSous-utilisation des machines et de l’équipementNon-respect des modes opératoires, des procéduresNiveau global de formation générale trop faibleProblèmes de lecture de documents dans une langue étrangèreIFPM FormationFTFTFTFTFT FO/CFTBIEF © 1994Outil d'appoint n°4

Recherche du type de formationle plus approprié31LégendeFT : Formation techniqueFC : Formation à la communicationFO : Formation à l'organisationProblèmes d'organisationet de communicationType de formationgénéralement prioritaireType de formation généralementutile en complémentProblèmes de gestion du tempsProblèmes d'organisation du travailMauvaise organisation du poste de travailFOFOFTFODifficultés dans les changements de poste de travailDifficultés dans la répartition du travail entre les personnesDifficultés dues aux relations transhiérarchiquesMauvaise qualité des documents internesMauvaise transmission des informationsManque de communication entre les servicesIFPM FormationFC FOFOFC FOFT FCFC FOFCBIEF © 1994Outil d'appoint n°4

Recherche du type de formationle plus approprié32LégendeFT : Formation techniqueFC : Formation à la communicationFO : Formation à l'organisationProblèmes de machinesDéréglages machines trop fréquentsNombre de pannes trop importantType de formationgénéralement prioritaireFTFTType de formation généralementutile en complémentFOProblèmes de motivation, de sécuritéManque de motivation d'une ou de plusieurs personnesFrustrations ressenties par des personnesProblèmes de sécurité (incidents, accidents)IFPM FormationFC FOFC FOFT FOBIEF © 1994Outil d'appoint n°4

La formation contribue-t-elleau projet de l'entité ?33Compléterla feuille de routepage 7RéorganisationCoefficient de base: il y a un manquede formation pour les personnes concernéesLe projet est stratégique pour l'entité (*)Il existe un fort désir d'impliquer toutesles personnes concernées par le projetIl y a une demande de formation de la partdes personnes concernées par le projetTOTALUne réorganisation des modesopératoiresUne réorganisation des équipesUne modification de la structurehiérarchique de l'entité2 +2 0 +11 +1 +1 +10 +2 0 0Une amélioration de la motivationdes personnesUne réorganisation de la transmissiond'informations dans l'entitéUne réorganisation de la transmissiond'infos avec d'autres entitésUne réorganisation des postes detravailUne réorganisation du temps detravailUne diminution du temps deproductionL’augmentation de la sécurité1 +1 0 +31 +1 +2 +11 +1 +2 +12 +2 +1 +11 0 +1 +11 +1 0 +22 +2 +1 +1(*) Un projet est stratégique pour l'entité s'il est indispensable pour atteindre ses objectifsprioritaires.IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°5

La formation contribue-t-elleau projet de l'entité ?34Développementde compétencesCoefficient de base: il y a un manquede formation pour les personnes concernéesLe projet est stratégique pour l'entitéIl existe un fort désir d'impliquer toutesles personnes concernées par le projetIl y a une demande de formation de la partdes personnes concernées par le projetTOTALUne réponse à de nouvelles normes,une nouvelle réglementationUn nouveau matériel, nécessitant denouvelles compétences2 +1 +1 +24 +2 0 0Le développement de nouvelles compétencestechniques au sein de l'entitéL'augmentation de la polyvalence descompétences des personnesUne réorientation des compétencesL’évolution de la culture d'entrepriseL'augmentation du niveau deformation généraleIFPM Formation4 +2 0 04 +2 0 04 +1 0 03 0 0 +14 0 0 0BIEF © 1994Outil d'appoint n°5

La formation contribue-t-elleau projet de l'entité ?35BIEF © 1994IFPM FormationModification des activitésUne restructuration pour causeéconomiqueUne ouverture vers d'autresmarchésUn élargissement des activités del'entitéCoefficient de base: il y a un manquede formation pour les personnes concernéesLe projet est stratégique pour l'entitéIl existe un fort désir d'impliquer toutesles personnes concernées par le projetIl y a une demande de formation de la partdes personnes concernées par le projet2 +2 0 02 +1 +1 +13 +1 +1 +1TOTALUn nouveau partenariat1 +1 +1 +1N.B. Si deux énoncés proposés ci-dessus permettent de décrire le projet, fairela moyenne des deux totaux obtenus.CONCLUSION : LA FORMATION EST GÉNÉRALEMENT ...TOTAL6 ...la mesure prioritaire à prendre54321...indispensable par rapport à l'ensemble des mesures à prendre...fortement souhaitable, en accompagnement d'autres mesures à prendre...utile, par rapport à l'ensemble des mesures à prendre...secondaire par rapport aux mesures à prendre...non nécessaire a prioriOutil d'appoint n°5

Recherche du type de formationle plus approprié36Compléter la feuille de route page 8LégendeFT : Formation techniqueFC : Formation à la communicationFO : Formation à l'organisationRéorganisationUne réorganisation des modes opératoiresUne réorganisation des équipesUne modification de la structure hiérarchique de l'entitéType de formationgénéralement prioritaireFTFOFOType de formation généralementutile en complémentFO/CFCFCUne amélioration de la motivation des personnesFOFT/CUne réorganisation de la transmission d'informations dansl'entitéUne réorganisation de la transmission d'informations avecd'autres entitésUne réorganisation des postes de travailUne réorganisation du temps de travailUne diminution du temps de productionL’augmentation de la sécuritéIFPM FormationFCFCFOFOFOFTFOFOFT/CFCFTFOBIEF © 1994Outil d'appoint n°6

Recherche du type de formationle plus approprié37LégendeFT : Formation techniqueFC : Formation à la communicationFO : Formation à l'organisationDéveloppementde compétencesUne réponse à de nouvelles normes, une nouvelle réglementationUn nouveau matériel, nécessitant de nouvelles compétencesLe développement de nouvelles compétences techniquesL'augmentation de la polyvalence des compétencesUne réorientation des compétencesType de formationgénéralement prioritaireFTFTFTFTFTType de formation généralementutile en complémentFC/OFOFOFO/CFO/CL’évolution de la culture d'entrepriseL'augmentation du niveau de formation généraleModification des activitésUne restructuration pour cause économiqueUne ouverture vers d'autres marchésUn élargissement des activités de l'entitéUn nouveau partenariatIFPM FormationFT FOFT FO/CFT FC/OFT/O FCFT FOFT FCBIEF © 1994Outil d'appoint n°6

Sélection des candidats 38Compléter la feuille de route page 91. Etablir une liste des personnes susceptibles de participer à la formation.2. Examiner pour chacune des personnes les critères minimaux et deperfectionnement définis ci-dessous.Les candidats retenus devront au moins remplir les 3 critères minimaux définis.Les critères de perfectionnement permettent de renforcer le choix pour descandidatures jugées équivalentes.Critères minimaux :* La formation envisagée est pertinente par rapport au poste detravail occupé par le candidat.* Le niveau de connaissances actuel (niveau d'étude, expérienceprofessionnelle) du candidat semble suffisant par rapport auxobjectifs et au contenu de la formation.* Le candidat voit l'intérêt de participer à la formation proposée, etvoit la possibilité de mettre en œuvre l'acquis de la formation.Critères de perfectionnement :* La formation envisagée est pertinente par rapport à l'évolution actuelleou pressentie de la carrière du candidat.* Le candidat s'adapte facilement à de nouvelles situations.* Le candidat manifeste le souci de se spécialiser ou, au contraire, defaciliter la rotation dans les postes de travail.IFPM FormationBIEF © 1994Outil d'appoint n°7