Download - Portal de Educação do Exército

MANUAL DO USUÁRIO
Versão 3.0
Atualizado em 11 NOV 11
Contatos SISGEDOC
1º Ten Sirlane - e-mail: sirlane@decex.ensino.eb.br
3º Sgt Cíntia Lemos - e-mail: cintialemos@decex.ensino.eb.br
T1 Vanilton - e-mail: vanilton@dep.ensino.eb.br
1

03 ........................................................... INTRODUÇÃO
04..................................................... PERFIL X FUNÇÃO
05.............................................. PROTWEB X SISGEDOC
06.......................................... ACESSANDO O SISGEDOC
07…………………………………………… SELECIONAR FUNÇÃO
08....................................................... TELA PRINCIPAL
08 ...................................... STATUS DO DOCUMENTO
09 ........................................... PESQUISA PELO TERMO
11................................... PESQUISA PELO MARCADOR
12 .......................................DOCUMENTOS RECEBIDOS
13……….. DOCUMENTOS ANOTADOS E DESPACHADOS
14 ................................................…………………… AÇÕES
15 ...................................................................... MENU
15................................................ MENU DOCUMENTO
16 .......................................................... MARCADORES
17 .............................................. PESQUISA AVANÇADA
17……………………. PESQUISA CONTEÚDO DOCUMENTO
18 ............................................................ PROTOCOLAR
21 ......................................................... GERAR NÚMERO
21 .................................................. REMETER OU EDITAR
23......................................................................... EDITAR
24 …………………………………………………………….... REMETER
26 ...................................... ADICIONAR DESTINATÁRIO
ÍNDICE
27 ........................................... ANOTAÇÃO/DESPACHO
28 ….REALIZANDO ANOTAÇÃO/DESPACHO INDIVIDUAL
29 ……….. PRAZO, ANOTAR, DESPACHAR,SELECIONAR e
FLUXO PRINCIPAL
30………………………………………………………….……...PRAZOS
32………………..…PRAZOS – DOCUMENTO SEM AGENDA
33………………………………………..… AGENDANDO PRAZOS
37………………..……PRAZOS – DOCUMENTO AGENDADO
38………………………PRAZOS – DOCUMENTO VENCENDO
39…………… PRAZOS – DOCUMENTO NO VENCIMENTO
40…………..……….……PRAZOS – DOCUMENTO VENCIDO
41………………………………………… DOCUMENTO RESPOSTA
42………………………………………………..……REMESSA ÚNICA
43……………………………………….….. BUSCA DESTINATÁRIO
44……………….……………………..……….. MENU RASCUSNHO
45……………………….…………………………………...RASCUNHO
46 .…………………………………………….. AÇÕES RASCUNHOS
47……………………..………………..…………… COMPARTILHAR
48………………………….CHECKOUT E CHECKIN DA VERSÃO
49……………………………………..………. APROVAR RASCUNHO
50 ………….PROTOCOLANDO O RASCUNHO APROVADO
51 ………………………………………………………………….MODELO
52 …………………………………………………………….. RELATÓRIO
53 ………………………………………………………..………….. SENHA
2

Introdução
O SISGEDOC – Sistema de Gerenciamento de Documentos
foi desenvolvido para auxiliar usuários na gerência de seus
documentos a fim de direcioná-los e organizá-los de modo
seguro e eficiente.
Neste manual o usuário encontrará de forma objetiva
como operacionalizá-lo e ter o aproveitamento total de seus
benefícios.
DECEX – Departamento de Cultura e Educação do Exército
Fundação Trompowsky
3

PERFIL X FUNÇÃO
• Perfil:
É o papel do usuário no sistema;
Permissão dada pelo administrador do sistema;
Tipos de Perfis:
Usuário comum:
• Tem uma visão limitada no sistema;
• Cria apenas rascunho e envia para o seu chefe para a aprovação;
• Realiza anotações;
• Após aprovação do rascunho,ele colhe a assinatura de quem o aprovou e leva até ao
protocolista,para inseri-lo no sistema.
Protocolista:
• Insere documentos no sistema (Documentos internos e externos);
• Também possui o papel de usuário comum.
Despachante/Protocolista
• Recebe um rascunho e o aprova;
• Também possui o papel de usuário comum e protocolista.
Sub-Administrador:
• Faz o pré-cadastro no sistema, criando usuários, funções, relacionamentos entre as
funções, etc.
• Função:
É a atividade exercida pelo usuário na sua seção de trabalho, podendo existir mais de uma
função para um determinado usuário;
Atribuída pelo seu superior hierárquico
Exemplo: Operador de Computador, chefe da seção, adjunto, etc.
4

PROTWEB X SISGEDOC
PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE O PROTWEB X SISGEDOC
PROTWEB
• Permite que o usuário consulte os
documentos que não lhe pertence;
• Qualquer usuário pode inserir documento
no sistema e enviar para qualquer um.
SISGEDOC
• O usuário comum não pode inserir
documento no sistema, somente o
protocolista;
• A função só se relaciona com uma outra
mediante autorização do administrador do
sistema;
• Visa a segurança do trâmite dos
documentos e o sigilo das informações.
5

ACESSANDO O SISGEDOC - LOGIN E SENHA
Para acessar o sistema, o usuário deverá possuir um login e uma senha previamente
cadastrados pelo administrador. Assim estará pronto para utilizar o sistema.
6

SELECIONAR FUNÇÃO
Para aqueles usuários que possuem mais de uma função no Setor ou Departamento no qual
trabalham, uma tela será aberta para que o mesmo defina em qual função, naquele momento, deseja acessar o
sistema .
7

TELA PRINCIPAL
Menu de
navegação
Pesquisa de
documentos
Documentos
recebidos
Prazos
Documentos
Anotados/
despachados
Status do
documento
Nome e Função
do usuário
Alerta de
Prazos
Ações
pertinentes ao
documento
8

TELA PRINCIPAL - Status do Documento
PESQUISA ATRAVÉS DO STATUS DO DOCUMENTO
APROVADOS – Todos os rascunhos transformados em documentos pelo usuário denominamos Documentos Aprovados, e
estes serão armazenados neste status. A partir da versão 2.0 do SISGEDOC este status aparecerá DESABILITADO e somente
voltará disponível quando for implantada a assinatura digital.
PROTOCOLADOS – Os documentos inseridos no sistema através da ação PROTOCOLAR que encontramos no menu
DOCUMENTO denominamos Documentos Protocolados. Somente o usuário com perfil de PROTOCOLISTA pode inserir
documento no sistema.
RECEBIDOS – São os documentos destinados ao usuário, logo recebidos por ele. Quando estes documentos entrarem em
sua conta no sistema eles estarão explícitos na primeira janela do SISGEDOC.
PENDENTES – Nesta aba constam documentos pendidos pelo usuário por algum motivo qualquer. O documento
permanecerá ali até ser restaurado pelo usuário ou se algum destinatário realizar uma anotação ou despacho. Nesse último
caso, o documento irá para o status de Documento Anotado/Despachado automaticamente, sendo localizado na janela
principal do SISGEDOC. Veja página 13.
REMETIDOS – São documentos remetidos pelo usuário a um ou mais destinatários.
FINALIZADOS – Documentos finalizados pelo usuário quando não há mais nada a realizar acerca do assunto. Este
documento poder ser restaurado sempre que o usuário desejar. É importante entender que este finalizar é particular e não
abrangente, ou seja, não será finalizado para os outros que receberam este mesmo documento. Ao contrário do que ocorre
com os PENDENTES o documento FINALIZADO não retorna quando um destinatário faz anotação ou despacho.
ARQUIVADOS – Ação que compete ao administrador do sistema, por isso fica DESABILITADO para os demais usuários.
9

TELA PRINCIPAL - Pesquisa pelo Termo
PESQUISA PELO TERMO E/OU MARCADOR
A pesquisa pelo TERMO faz com que o sistema procure termos que constam nos campos : Tipo, Número, NUP,
Assunto, Referência Externa, Expedidor e Remetente de um determinado documento, a fim de facilitar a localização do
mesmo.
Veja que na simulação abaixo o usuário quer localizar um documento pelo termo SOLDADO. O sistema localizou 1
(um) documento que tem o termo mencionado no texto do seu assunto.
10

TELA PRINCIPAL - Pesquisa pelo marcador
PESQUISA PELO MARCADOR
MARCADORES são gerenciamentos que o próprio usuário faz com seus documentos, facilitado assim a pesquisa deles.
(Veja como criar e atribuir um marcador a um documento na página 15 e 16)
Para realizar esta pesquisa, basta selecionar o nome do marcador e pesquisar.
No exemplo abaixo, pesquisamos documentos cujo marcador recebeu o nome de IMPORTANTES. O sistema localizou 3
(três) documentos .
11

TELA PRINCIPAL - Documento recebidos
MEUS DOCUMENTOS RECEBIDOS E DOCUMENTOS ANOTADOS/DESPACHADOS
Meus Documentos Recebidos – São os documentos destinados para um usuário ou para sua função. Quando estes
documentos entram em sua conta no SISGEDOC, ele ficará disponível na primeira janela após o usuário logar no sistema.
Veja abaixo:
12

TELA PRINCIPAL (Documento anotados/despachados)
MEUS DOCUMENTOS RECEBIDOS E DOCUMENTOS ANOTADOS/DESPACHADOS
Documentos Anotados/Despachados – Também são documentos recebidos pelo usuário porém, sofreram ação de uma
anotação ou despacho por parte de outro usuário. Com essa diferença de entrada de documentos recebidos, o usuário não
precisará visualizar documento por documento para averiguar se há alguma anotação ou despacho.
Outra diferença é a exposição das ações de pender, remeter e finalizar, que para serem visualizadas pelo usuário, ele
terá que obrigatoriamente visualizar os dados do documento. O fato das ações estarem dentro da janela de visualização
impede que o usuário penda, remeta ou finalize, antes de tomar ciência do despacho ou anotação .
13

AÇÕES
1 – VISUALIZAR DOCUMENTO: Apresenta todo os dados do documento.
2 -PENDER: O usuário poderá deixar seu documento pendente para tomada de providências posterior ou para aguardar
resposta de algum usuário acerca daquele documento.
3 - REMETER: Após ler o conteúdo do arquivo, o usuário poderá remetê-lo para um ou mais destinatários.
4 - FINALIZAR: O usuário poderá finalizar o documento quando observar que não há mais o que realizar no mesmo.Este finalizar
de documento ocorre apenas para este usuário e não para os outros que receberam o mesmo documento.
5 6
2 4
1 3
Acionando a ação VISUALIZAR DOCUMENTO, encontramos dados como, assunto, resumo, tipo, etc., e outras ações além das que
já definimos acima, como o HISTÓRICO e a ação OUTRAS CONVERSAS.
5-HISTÓRICO: O usuário tem a possibilidade de acompanhar o fluxo do documento até a sua finalização . Observando que
apesar da não visualização dos despachos e anotações que não são destinadas a ele, o usuário poderá ver por onde este
documento passou e quais as ações de outros usuários em relação ao mesmo.
6– OUTRAS CONVERSAS: Quando o documento é recebido por um usuário e depois remetido por ele, dizemos que o mesmo
sofreu fluxos distintos. Para que não haja confusão na hora de realizar ações neste documento, o usuário tem a opção de
visualização separada dos mesmos através da ação OUTRAS CONVERSAS.
14

MENUS -MENU DOCUMENTO e MARCADORES
No Menu Documento encontramos os seguintes itens:
MEUS DOCUMENTOS
Meus Documentos : Esta opção leva o usuário a tela principal do SISGEDOC. Reveja na página 08.
Marcadores
Pesquisa Avançada
Pesquisa Conteúdo Documento
Protocolar Veremos a seguir
Gerar número
Remeter
Busca Destinatário
MARCADORES
Marcadores são gerenciamentos que o próprio usuário faz com seus documentos. Os marcadores agrupam e
facilitam a pesquisa de documentos. Para criar um marcador ele deverá atribuir um nome de sua preferência,
como por exemplo: Importantes, Ofícios, Verificar , ou seja, o nome que facilmente identificará o documento.
Cada usuário poderá criar seus marcadores para melhorar a organização de seus documentos.
Após a criação, o usuário deverá aplicá-lo ao documento clicando na opção MARCADOR posicionado no
canto esquerdo do documento listado.
15

MARCADORES
Para criar um marcador ele deverá atribuir um nome de sua preferência, como por exemplo: Importantes,
Ofícios , ou seja, o nome que facilmente identificará o documento.
Cada usuário poderá criar seus marcadores para melhorar a organização de seus documentos.
Após a criação, o usuário deverá aplicá-lo ao documento clicando na opção MARCADOR posicionado no
canto esquerdo do documento listado.
16

PESQUISA AVANÇADA e de CONTEÚDO
PESQUISA AVANÇADA
A Pesquisa Avançada foi criada para permitir uma busca mais rápida dos documentos inseridos no SISGEDOC.
Somente os documentos que passaram pelo usuário serão listados.
Esta pesquisa procura dados através dos campos identificados na figura abaixo.
Na simulação a seguir, procuramos no campo ASSUNTO a palavra VALIDAÇÃO. O sistema retornou com um
documento cujo Assunto contém a palavra-chave solicitada. O usuário poderá refinar mais a pesquisa adicionando outras
informações, afim de encontrar um documento específico.
PESQUISA CONTEÚDO DOCUMENTO
Permite ao sistema fazer uma “varredura” no Conteúdo do arquivo do documento, no Assunto, Observação, Referência
externa, Número do documento e NUP (Número Único de Processo) através dos filtros, Termo exato, Semelhante, Inicia
com a letra ou número “tal” ou que Contém a palavra ou número “tal”, onde realizarão a procura após a digitação de um
Valor para pesquisa. Esta pesquisa só é realizada se no ato do protocolo do documento o usuário acionar INDEXAR
ARQUIVO DE DOCUMENTO. Veja mais sobre esta opção na página 18,19 e 20 .
17

PROTOCOLAR
18

PROTOCOLAR
PROTOCOLAR é inserir documentos já existente diretamente no sistema, seja ele interno ou externo (Oriundo de
departamentos que utilizam o SISGEDOC) ou externo (Departamentos que não utilizam o SISGEDOC).
Somente o usuário com perfil de PROTOCOLISTA poderá utilizar esta ação. No menu DOCUMENTO o usuário clicará
em PROTOCOLAR, a janela se abrirá e ele deverá inserir os seguintes dados do documento :
PROTOCOLO – O usuário deverá identificar se o documento é interno (Oriundo de departamentos que utilizam o
SISGEDOC) ou externo (Departamentos que não utilizam o SISGEDOC).
TIPO DE DOCUMENTO – Refere-se ao formato e finalidade do documento. O documento, quanto ao tipo, poderá ser,
por exemplo: ofício, memorando, parte, ordem de serviço, etc.
EXPEDIDOR – É o responsável pelo documento, normalmente a Unidade Organizacional que dá número ao documento.
UNIDADE ORGANIZACIONAL INTERNA OU EXTERNA – Unidade Organizacional (UO) Interna é aquela que faz parte do
DECEx e está vinculada ao SisGeDoc. Já a Unidade Externa é aquela que não faz parte do DECEx..
DATA DA EXPEDIÇÃO – Data em que o documento foi assinado.
NÚMERO - Para adicionar um número ao documento interno, deve-se primeiro gerar um número, agindo da seguinte
forma: acionando a opção GERAR ao lado . A janela de GERAR NÚMERO se abrirá , veja a seguir:
O número é gerado conforme o Ano, U.O. do usuário logado e Tipo de documento e será utilizado para identificar o
documento no SISGEDOC. Se o usuário preferir obter um número antes de iniciar o processo de protocolo ele deverá acionar
o processo de GERAR NÚMERO no menu DOCUMENTO e ao protocolar ele apenas digita o número ou invés de gerar, visto
que o mesmo já fora gerado anteriormente. Reveja mais sobre esta opção na página 21 .
Nas opções Expedidor, U.O., NÚMERO (gerado) e ASSUNTO são utilizadas o recurso autocompletar
19

CONTINUANDO A PROTOCOLAR
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Permite a classificação do documento em categorias de assuntos correlatos. As categorias
existentes são especificadas por órgão do poder executivo. Facilitando pesquisas e definição de processamento do
documento.
PRIORIDADE – Deverá ser indicada conforme a urgência do documento.
SIGILO – Indicado conforme a responsabilidade no conhecimento do documento.
REFERÊNCIA EXTERNA – Algum documento que referencia o que está sendo protocolado. Essas referências são documentos
que não estão inseridos no sistema.
REFERÊNCIAS INTERNAS – Documentos que existem no sistema(SisGeDoc) e que podem dar consistência ao assunto,
referenciando-o. Quando o usuário deseja responder um documento ele deverá utilizar este meio. Veja na página 41 .
ANEXOS – Parte integrante do documento. O anexo deve estar inserido no sistema para ser acostado ao documento
principal.
RESUMO – É obrigatório realizar um breve resumo, para que facilite a localização do documento na hora da pesquisa por
ele.
DATA DE ENTRADA – Data em que o documento foi protocolado no SISGEDOC.
ANEXOS NÃO DIGITALIZÁVEL – Se porventura existam anexos físicos que não foram digitalizados ou inseridos no sistema,
deverão ser informados nesta opção com SIM ou NÃO.
INDEXAR ARQUIVO DE DOCUMENTO – Somente serão aceitos nesta opção documentos com arquivo de formato TXT, DOC
ou PDF com no máximo 30 páginas. Esta opção permite que o sistema realize a PESQUISA CONTEÚDO DOCUMENTO .
ARQUIVO DE DOCUMENTO – Neste campo o usuário selecionará no seu computador o documento que previamente já fora
digitalizado ou redigido e que será inserido no SisGeDoc.
Dica para Pesquisa Conteúdo Documento
Documentos redigidos no Word devem ser salvos como . Documentos confeccionados no BR OFFICE e OPEN OFFICE devem ser salvos
como PDF.
20

GERAR NÚMERO
A opção GERAR NÚMERO também poderá ser visualizada no Menu documento .
Gerando o número antes de protocolar o documento, possibilita redigi-lo no editor de texto já com o número do
SISGEDOC. Como informado anteriormente o número é gerado conforme o Ano, U.O. do usuário logado e Tipo de
documento.
Nesta janela além de GERAR NÚMERO o usuário poderá consultar números criados que ainda estão ABERTOS,
UTILIZADOS e CANCELADOS .
21

REMETER OU EDITAR
Após acionar PROTOCOLAR, o documento estará pronto para ser REMETIDO ou se houver necessidade, EDITADO,
através das ações localizadas no canto direito de cada documento protocolado.
REMETER
EDITAR
22

EDITAR
Somente poderá ser EDITADO documento que ainda não foi REMETIDO.
23

REMETER
Após o documento ter sido inserido corretamente, o usuário poderá remetê-lo acionado a ação de REMETER , também
localizado no canto direito do documento protocolado.
No menu DOCUMENTO encontramos também outra forma de acesso a janela de REMETER. Nesta opção o usuário
deverá indicar o documento a ser remetido e seu destino.
24

REMETER
3 4
Na tela de REMETER encontramos as seguintes situações, numeradas acima:
1 – Opção DESPACHAR/ANOTAR DOCUMENTO EM LOTE : O usuário poderá fazer um único despacho/anotação
relacionados a TODOS os DOCUMENTOS que ele adicionar. No caso acima, somente um documento foi adicionado mas é
possível adicionar outros através da opção ADICIONAR DOCUMENTOS. Todos os destinatários receberão a mesma mensagem
e os mesmos documentos.
2 – Opção ANOTAR/DESPACHAR : Nesta opção o usuário poderá fazer Anotação/Despacho relacionado a UM DOCUMENTO
somente e todos os destinatários adicionados receberão a mesma mensagem.
3 – Opção ADICIONAR DOCUMENTOS : Vários documentos poderão ser adicionados nesta fase de remessa através desta
ação.
4 – Opção ADICIONAR DESTINATÁRIOS : Um ou mais destinatários poderão receber documentos. Veja a seguir:
1
2
25

ADICIONAR DESTINATÁRIO
No TIPO DE PESQUISA o usuário deverá indicar se destina o documento a FUNÇÃO (documentos funcionais) ou ao
USUÁRIO (documentos particulares).
O usuário somente visualizará funções que estiverem relacionadas com a dele. Este relacionamento é feito pelo
administrador do sistema que usa a hierarquia com base para esta relação.
Após, o usuário deverá indicar se deseja selecionar UM, ALGUNS ou TODOS os destinatários listados. Se houver mais de um
usuário numa mesma função, todos receberão o mesmo documento;
É importante compreendermos que quando enviamos para a FUNÇÃO o documento passa a se vincular a ela, assim todos
os usuários que pertencem àquela função terão visão do documento, enquanto estiverem exercendo-a. Porém, se
enviarmos para o USUÁRIO, o documento se torna pessoal e ninguém mais terá acesso a não ser o próprio, em qualquer
função que estiver. Esta escolha impossibilita o usuário remeter este documento para outro usuário.
26

ANOTAÇ ÃO E DESPACHO
Há nesta janela duas formas de realizar despacho e anotação. A primeira é a inserção dos mesmo individualmente
e a segunda, em lote, ou seja uma mensagem para todos os destinatários adicionados.
27

ANOTAÇÕES E DESPACHOS INDIVIDUAIS
Após remeter o documento o usuário poderá fazer anotações e despachos INDIVIDUAIS, bastando ir em MEUS
DOCUMENTOS REMETIDOS, procurar o documento desejado e acionar VISUALIZAR DADOS DO DOCUMENTO, que encontramos
ao lado de cada documento . Na simulação a seguir o usuário deseja fazer uma anotação em particular para a função AUX
WEB.
28

PRAZO, ANOTAR, DESPACHAR, SELECIONAR
E FLUXO PRINCIPAL
PRAZOS – Podemos estabelecer prazos para os documentos enviados. Conheça mais na página 30 .
ANOTAR – Nesta ação o usuário realiza uma anotação para a função escolhida, individualmente. A anotação é
o acréscimo de informações ao documento visando a solução ou resposta do mesmo.
DESPACHAR – Nesta, realiza um despacho para o função escolhida, também individualmente. O despacho é o
acréscimo de informações ao documento visando determinar atividades ao destinatário do mesmo.
SELECIONAR – Podemos também separar funções por grupo, pra enviar uma única mensagem.
FLUXO PRINCIPAL - Serve para marcar para onde o documento original (físico)foi encaminhado.
Também nesta tela podemos realizar ANOTAÇÃO/DESPACHO e estipular PRAZOS EM LOTE. uma única mensagem
ou ação para todas as funções.
29

PRAZOS
Os documentos inseridos no SISGEDOC podem apresentar prazos estipulados pelo seu remetente. Prazos estes que
servirão de base para que os destinatários respondam seus documentos sob um determinado período. Exemplo:
Um certo usuário possui um documento com prazo estabelecido em 11 NOV , envia este para outros destinatários
com prazo de resposta para 09 NOV, ou seja, após receber as respostas no dia 09 ele poderá consolidar as mesmas e
cumprir seu prazo do dia 11.
Sempre que o usuário entrar no SISGEDOC ele visualizará uma janela de ALERTA de PRAZOS, avisando –o acerca
dos seus prazos que estão VENCENDO, NO VENCIMENTO E VENCIDO como também acerca do prazos que ele estipulou
aos seus destinatários. Este alerta será renovado a cada 10 minutos.
30

PRAZOS
Os PRAZOS são classificados da seguinte forma:
SEM AGENDA – Indica a inexistência de prazo para o documento;
AGENDADO – Indica que o documento possui prazo com data muito superior a data do dia, em 4 ou mais dias
VENCENDO – Indica que o documento possui prazo com data superior a data do dia, em 3 dias ou menos, excluindo a
data do vencimento do prazo.
NO VENCIMENTO – Indica que o documento está na data do vencimento do prazo. (A bandeirinha indicadora de prazo
ficará intermitente entre as cores vermelha e azul.)
VENCIDO – Indica que o documento está com prazo vencido.
Vejamos a seguir, as ocorrências acima.
31

PRAZOS - Documento sem agenda
Como já exposto, o documento SEM AGENDA indica a inexistência de prazo para o documento, ou seja, o usuário
ainda não estipulou no momento da REMESSA o prazo desejado ou o documento foi remetido sem qualquer prazo. Para
inserir um prazo basta acionar a ação AGENDAR PRAZO representado por um relógio que fica na janela de REMETER, após
ADICIONARMOS DESTINATÁRIO.
32

AGENDANDO PRAZOS
Ao acionarmos a ação AGENDAR PRAZO, será aberto um calendário onde o usuário indicará a data de término para
a resposta de um documento, ou seja, o prazo.
33

AGENDANDO PRAZOS
Ao indicarmos o prazo do documento a ser remetido , o mesmo ficará agendado e o sistema fará com que a
bandeirinha entre numa contagem regressiva até a data final do prazo. O prazo estipulado será adotado tanto para o
remetente quanto para seus destinatários, porém o mesmo poderá adotar prazos menores aos seus destinos para que o seu
prazo não se confunda com os prazos dos demais. Veja:
34

AGENDANDO PRAZOS
Quando desejamos estipular prazo menor aos nossos destinatários, clicamos no relógio que fica vinculado ao nome
do mesmo, antes da remessa. Uma janela (veja abaixo) se abrirá, o sistema lembrará o MEU PRAZO e permitirá estipular
PRAZO diferente PARA DESTINATÁRIO.
35

AGENDANDO PRAZOS
O usuário poderá fazer isso com vários destinatários, pois cada um terá seu relógio individual. Observe abaixo que
o REMETENTE tem 6 dias para responder, enquanto os DESTINATÁRIOS têm prazos menores
36

PRAZOS – Documento agendado
O documento AGENDADO é aquele que possui prazo com data muito superior a data do dia, em 4 ou mais dias.
Podemos sugerir o seguinte exemplo: Certo documento foi remetido na data fictícia de hoje, dia 11 de novembro, com data
de prazo estabelecido para o dia 24 de novembro. Até o dia 20 a bandeirinha ficará verde, ou seja, com status de agendado.
No dia 21 o documento entrará no status NO PRAZO cuja bandeirinha é amarela, no qual veremos a seguir.
37

PRAZOS – Documento vencendo
Quando faltarem 3 dias (sem contar com o data do vencimento) para o prazo vencer , o sistema mudará a cor da
bandeirinha de verde (agendado) para amarela indicando que o prazo está vencendo. Lembramos que, sempre que o usuário
logar no SISGEDOC ele receberá uma janela de alerta do seus prazos e de seus destinatários, como vimos na página 30.
38

PRAZOS – Documento no vencimento
A ocorrência deste status se dará caso o usuário deixe para responder o documento na data final do prazo.
Mas atenção! Se o documento pertencer ao remetente ele só poderá alterar o prazo dele e dos seus destinatários
APÓS O VENCIMENTO (veremos a seguir).
39

PRAZOS – Documento vencido
Quando o prazo for ultrapassado teremos um documento com prazo VENCIDO. Acerca de alteração de prazo após o
vencimento, temos as seguintes situações:
Se o documento pertencer ao remetente ele poderá alterar o prazo dele e dos seus destinatários.
Se o documento foi remetido para ele com prazo, o mesmo poderá adotar um novo prazo para si e seus destinatários,
salientando que esta atitude em nada irá interferir na sua conversa com o remetente inicial, que continuará VENCIDO, ou
seja , ele NÃO CUMPRIU O PRAZO. Esta situação será melhor visualizada na ação OUTRAS CONVERSAS, veja na página
14.
Na situação apresentada a seguir, o usuário está na tela de MEUS DOCUMENTOS RECEBIDOS, repare que nesta tela
o relógio de Agendamento de Prazo não aparece, isto indica que não podemos modificar prazo de documentos RECEBIDOS.
Caso o destinatário queira obter um prazo maior deverá fazer uma anotação para o remetente solicitando.
Observe abaixo, suponhamos que hoje seja dia 01/11/2011, o ofício nº 1026 está VENCIDO, pois o seu prazo foi
encerrado dia 31/10/2011, dia anterior. Verificamos que o relógio está habilitado e que ele está na tela de REMETIDOS, isto
significa que este usuário poderá obter novo prazo para si e concedê-lo aos seus destinatários.
40

DOCUMENTO RESPOSTA
Para responder um documento, o procedimento é o mesmo quando protocolamos um outro tipo de documento
qualquer.
Inserimos os dados, como já visto nas páginas 18,19 e 20, e na aba REFERÊNCIA INTERNA, vinculamos com o
documento origem. Assim quando este documento resposta for remetido, a referência o acompanhará e não
poderá mas ser desvinculado.
41

REMESSA ÚNICA
É importante salientar que uma vez remetido o documento, não há necessidade de remessa de volta por parte deste
mesmo destinatário.
Exemplo:
Usuário 01 remeteu um documento para o Usuário 02.
Usuário 02 efetuou uma anotação para o Usuário 01, NÃO MAIS
ACIONANDO A AÇÃO REMETER.
Usuário 01 receberá esta anotação automaticamente, visualizando em
DOCUMENTO ANOTADOS/DESPACHADOS e fará um despacho para o
Usuário 02.
Usuário 02 também receberá o despacho automaticamente.
42

BUSCA DESTINATÁRIO
Esta opção não está habilitada para o usuário comum. Permite que sejam listados usuários da unidade na qual
pertencemos pra baixo.
43

MENU RASCUNHO
No Menu RASCUNHIO encontramos os seguintes itens:
Inserir
Meus Rascunhos
Aprovados
RASCUNHO é uma opção que será muito utilizada pelo usuário comum, visto que o mesmo não terá autonomia
para aprovação de documentos.
44

RASCUNHO
Esta opção existe para que o usuário possa COMPARTILHAR seu rascunho a fim de requerer aprovação do
mesmo por parte do seu superior hierárquico ou solicitar auxílio a outros usuários na confecção de um
documento.
O rascunho possui versionamentos, possibilitando a verificação de suas versões anteriores, como também a
manutenção do histórico de suas alterações.
45

AÇÕES DO RASCUNHO
Logo após, o usuário poderá visualizar seu rascunho no Menu RASCUNHOS > MEUS RASCUNHOS.
Nesta janela ele utilizará as Ações disponíveis para o rascunho como:
Dados do documento (visualização) ;
Editar;
Excluir;
Compartilhar;
Aprovar (disponível apenas para o Perfil Despachante +Protocolista)
Checkout;
Versão
Download do arquivo.
Só o redator do rascunho poderá EDITAR, EXCLUIR e COMPARTILHAR.
46

COMPARTILHAR
Enfatizando a Ação COMPARTILHAR
A ação COMPARTILHAR permite que o usuário
criador do rascunho COMPARTILHE o mesmo
com alguém ou solicite APROVAÇÃO deste a
outro usuário.
O procedimento é semelhante ao de
REMETER. Deve-se Adicionar destinatário,
efetuar anotações e após COMPARTILHAR o
rascunho.
Uma vez compartilhado um rascunho com um usuário não
haverá necessidade de outro compartilhamento de volta.
47

CHECKOUT/CHECKIN E VERSÃO
CHECKOUT OU CHECKIN DO RASCUNHO - A ação CHECKOUT permite ao usuário, seja ele remetente
ou destinatário, fazer o download do arquivo de rascunho, retendo-o para si por um tempo, a fim de realizar
alterações no mesmo. Quando acionado o checkout o rascunho terá o estado de CHECANDO para os demais
usuários que compartilham do mesmo. Assim que o usuário realizar suas alterações acionará a ação
CHECKIN, onde liberará nova versão do rascunho, tendo agora o estado de CHECADO.
VERSÃO – Ação ligada diretamente ao CHECKOUT e CHECKIN. Toda vez que um usuário realiza CHECKOUT e CHECKIN
no rascunho, uma nova versão é liberada para este rascunho. Quando a alteração é mínima a versão continua na mesma
casa decimal (1.0, 1.1, 1.2 etc.), porém quando a alteração é radical a versão salta de uma casa para outra (1.0, 2.0, 3.0,
etc.), para isso o usuário deve clicar na opção FAZER UPDATE DA VERSÃO e se achar necessário incluir anotação acerca
da modificação no arquivo.
48

APROVAR RASCUNHO
1
Para aprovar seguimos os seguintes passos:
1- O redator compartilhar seu rascunho com o usuário que vai aprová-lo.
2- O mesmo recebe o rascunho , visualiza, altera ou solicita alteração, se for o caso, após aprova.
3- Após este procedimento o usuário que aprovou o rascunho, não tem mais visão do mesmo, cabe ao redator do
rascunho aprovado, colher assinatura e encaminhá-lo ao PROTOCOLISTA da U.O.,realizando o download do
arquivo
2
3
49

PROTOCOLANDO O RASCUNHO
APROVADO
1
O Protocolista receberá o documento e irá inseri-lo no sistema (escaneando o documento) protocolando,
como vimos nos slides 18 ,19 e 20.
2
50

MODELO
Se achar necessário, o usuário poderá utilizar os MODELOS DE RASCUNHOS propostos pelo SISGEDOC.
Os modelos não são padronizados, ficando a critério do usuário usá-lo ou não.
51

RELATÓRIO
O relatório refere-se aos
documentos que deram entrada no
PROTOCOLO, foram remetidos a um
destino qualquer, cujo destinatário
remeteu novamente para outro usuário
marcando-o como FLUXO PRINCIPAL.
Este relatório é visualizado apenas pelo usuário
que tem o perfil de PROTOCOLISTA.
Este recurso será usado principalmente por uma
Seção de Protocolo Geral, onde o fluxo de documentos é
imenso.
52

ALTERAÇÃO DE SENHA
A senha do usuário poderá ser alterada todas as vezes que ele achar necessário. No caso dele esquecer sua senha,
utilizar o recurso ESQUECI MINHA SENHA na página inicial do SISGEDOC. Veja página 6.
53