Oficina de Práticas Arquivísticas - Uneb

OFICINA DE PRÁTICAS
ARQUIVISTICAS
Objetivo
Promover a gestão
documental eficiente,
através da capacitação
dos servidores da Uneb a
fim de que estes atuem
junto aos Arquivos
Setoriais.

COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO
1ª etapa - Levantamento de Dados
2ª etapa - Análise de Dados Coletados
3ª etapa - Planejamento
4ª etapa - Implantação e Acompanhamento.
COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO
1ª etapa - Levantamento de dados.
O levantamento deve ter inicio pelo estudo
dos estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas da instituição, para que
possa identificar as competências, funções e
atividades de cada uma de suas unidades ou
setores.

COMO ORGANIZAR UM
ARQUIVO
2ª etapa - ANÁLISE DE DADOS COLETADOS
Analise dos dados coletados verificando toda a
produção documental e o que correspondem à
realidade operacional, diagnosticar os pontos
de atrito e falhas existentes.
COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO
3ª etapa – Planejamento
Um arquivo deve seguir todas as fases de
evolução, (corrente, intermediário e
permanente) para isso é indispensável à
formulação de um plano arquivistico que
contenha as disposições legais ou de razões de
natureza administrativa que fundamentam
cada tipo de documento, a indicação da
temporalidade e da destinação proposta.

COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO
4ª etapa – Implantação e acompanhamento
Recomenda –se que a posição do arquivo
seja a mais elevada possível para atender a
funcionários e setores de vários níveis de
autoridade, evitando problemas na área de
relações humanas e nas comunicações
administrativas.
VANTAGENS DE UM SISTEMA
CENTRALIZADO
Redução da massa documental;
Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações;
Eficiência administrativa;
Melhor conservação dos documentos de guarda
permanente;
Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (trâmite);
Liberação de espaço físico;
Incremento à pesquisa.

FASES DO ARQUIVO
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente/ Histórico
ORDENAÇÃO DO DOCUMENTO
Processo: conjunto de documentos,
reunidos em capa especial,
organicamente acumulados no decurso
de uma ação administrativa e/ ou
judiciária.

ORDENAÇÃO DO DOCUMENTO
DOSSIÊ – os documentos devem
ser relacionados a um determinado
assunto.
METODOS DE ARQUIVAMENTO, MAS
UTILIZADOS
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos
ou pastas de acordo com a sequência das letras do
alfabeto
Ordenação Cronológica: disposição dos
documentos ou pastas de acordo com a sucessão
temporal
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com
as unidades territoriais
Ordenação Temática: disposição de acordo com
temas ou assuntos

MATERIAIS NECESSÁRIOS
Pasta suspensa c/ visor,
caixa arquivo, etiquetas (caixa e pastas),
capas, divisórias, cliptelos,
trinchas, extrator de grampo,
tesoura, régua,
lápis, papel oficio
perfurador e cola.
FORMULÁRIOS
Lista de Transferência;
Lista de Eliminação;
Controle de Empréstimo;
Ficha Descritiva e
Capa de Processo.

UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA
AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
DE:
PARA:
CÓDIGO SÉRIE/ASSUNTO DATA/ ANO DO
DOCUMENTO
CAIXA
LOCALIZAÇÃO
PASTA
OBSERVAÇÕES
EMITIDO POR:
DATA:
RECEBIDO POR:
DATA:
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA
AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
SETOR:
DE ACORDO COM A TTD - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS, APROVADA PELA PORTARIA
Nº.
, ELIMINAMOS OS SEGUINTES DOCUMENTOS COM PRAZOS PRESCRITOS:
SÉRIE DOCUMENTAL ASSUNTO DATA LIMITE OBSERVAÇÃO
DATA: CAIXA: PASTA: TOTAL DE DOCUMENTOS ELIMINADOS: DIGITADO POR:
GERENTE DO SIARC GERENTE DO SETOR FUNC. RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO

UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA
AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
CONTROLE DE EMPRÉSTIMO
CAIXA: ________ PASTA: _______
ASSUNTO________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Descrever o documento resumidamente)
DATA/ANO DO DOCUMENTO: _______________________________________________
Nº DA(S) PASTAS: ____________________ //// Nº DE FOLHAS: ________________
(Quantidade de pastas emprestadas)
(Quantidade de folhas em cada pasta)
ORIGEM DO DOCUMENTO: ________________________________________________
(Nome completo e a sigla do documento)
DESTINATÁRIO: __________________________ FUNCIONÁRIO: _________________
(Setor e func. de onde foi solicitado e ou destinado o documento)
RAMAL: ___________
EMPRESTADO POR: _______________________________________________________
(Nome completo e assinatura)
DATA:_____________________________
RECEBIDO POR: __________________________________________________________
(Nome completo e assinatura)
DATA: ___________________________
NOME: _______________________________ DATA: ____________________________
(Func. do Setor que devolve o documento)
DEVOLVIDO EM: _______________________ NOME: ___________________________
(Data da devolução do documento) (Func. do Arquivo que recebe o documento)
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA
AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
FICHA DESCRITIVA
Fundo:UNEB _____________________________________________________________________
Grupo/SubGrupo:
_________________________________________________________________________________
SérieDocumental: ___________________________COD: _________________________________
Assunto:_______________________________________________--------________________________
__
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Espécie de documento: __________________________________ Nº. _______________________
Datas/e (ou) Datas-limite: _____________ Eliminar em: ________ Nº. de folhas: _____________
Observações: _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Localização:
ESTANTE PRATELEIRA MAPOTECA GAVETA CAIXA INICIAL CAIXA FINAL PASTA INICIAL PASTA FINAL
Data da Descrição/Realizado por: ____________________________________________________
Data da Digitação/Digitado por:
____________________________________________________

ATIVIDADES DO ARQUIVO
TRIAGEM INICIAL;
AVALIAÇÃO;
SELEÇÃO;
HIGIENIZAÇÃO;
ORGANIZAÇÃO;
IDENTIFICAÇÃO;
ARQUIVAMENTO;
DIGITAÇÃO;
ELIMINAÇÃO.
ATIVIDADES DO ARQUIVO
Triagem Inicial: Receber o documento
conferindo o número de folhas, o número de
cópias ou anexos.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Avaliação: consiste fundamentalmente em
identificar valores e definir prazos de
guarda para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte, for de
papel, filme, fita magnética, disquete, disco
ótico e outros.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Seleção: no processo de seleção é feito a
separação por fundo, grupo e séries/ assunto
e classificação dos documentos.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Higienização: Este processo é de
fundamental importância para a
conservação do acervo, devem ser
retirados clipe, grampos, ou qualquer
tipo de material que seja prejudicial ao
documento, deve ser utilizado também
trinchas para retirada de pó.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Organização: na organização os
documentos são colocados em pastas, estas
etiquetadas, identificadas e numeradas.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Identificação: Processo pelo qual os
documentos são identificados nas fichas
descritivas, contendo fundo, grupo, série,
assunto, ano e localização.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Arquivamento: Realizadas as etapas
anteriores os documentos são colocados em
caixa-arquivo etiquetados e acondicionados
nas estantes.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Digitação: Nesta penúltima etapa é feito o
registro digital dos documentos, conforme
ficha descritiva.

ATIVIDADES DO ARQUIVO
Eliminação: elaboração da Lista de
Eliminação, deve conter duas vias com
assinatura dos gerentes do arquivo e do
setor produtor do documento como também
do funcionário responsável pelo processo de
avaliação.

ANTES
DEPOIS

“...QUE ÁGUAS MAIS CAPAZES
DE SERVIR A BUSCA DE SUA
IDENTIDADE, SENÃO
ATRAVÉS DOS ARQUIVOS?”
Cecília Meireles
"VOCÊ NÃO PODE
ENSINAR COISA ALGUMA
A NENHUMA PESSOA,
VOCÊ APENAS PODE
AUXILIÁ-LA A APRENDER
POR SI MESMA". Galileu