Apostila e Caderno de Exercícios: Microsoft Excel - Instituto CSU

Apostila e
Caderno de Exercícios:
Microsoft Excel
I n s t i t u t o C S U

Instituto CSU
Caro Aluno(a):
Este material complementar foi desenvolvido pelos profissionais
do Instituto CSU, com o intuito de oferecer a você atividades
práticas que possibilitarão o uso de todo o conteúdo ministrado
em sala de aula.
Para que ele possa estar sempre à sua disposição, siga as
orientações a seguir:
‣ Não amasse ou rasure o material;
‣ Ao manuseá-lo procure estar com as mãos limpas;
‣ Não retire as folhas da apostila e ao final da aula entregue-a
ao Instrutor;
‣ Qualquer irregularidade comunique imediatamente ao Instrutor.
O Instituto CSU deseja que seu aprendizado possa ser enriquecedor,
eficaz, dinâmico e repleto de novas oportunidades
que contribuirão para seu crescimento profissional.
Boa Sorte!!!
Apostila MS Excel 3

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4 Apostila MS Excel

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Índice:
O que é o MS Excel: ...............................................................................................7
Iniciando o MS Excel: .............................................................................................7
Iniciando um novo documento: ................................................................................7
Dimensões de uma planilha ....................................................................................7
Entendendo uma planilha: ......................................................................................8
Barra de ferramentas: ............................................................................................8
Barra de ferramentas Padrão: ..................................................................................9
Barra de Formatação: ............................................................................................10
Barra de Status: ...................................................................................................10
Barra de Fórmulas:.................................................................................................11
Barra de Desenho: ................................................................................................11
Você sabia? Selecionando célula e caractere ##### ..................................................12
Barra de rolagem: ..................................................................................................13
Formatação de Linhas, Colunas e Planilha .................................................................13
Você sabia? Organizar planilhas e selecionar toda à planilha .........................................14
Primeiros passos do MS Excel...................................................................................15
Abrindo uma planilha existente ................................................................................15
Salvando uma planilha: ..........................................................................................15
Inserindo planilhas .................................................................................................15
Você sabia? Tecla F5 e selecionando diversas células ..................................................16
Entendendo cálculos no MS Excel: ...........................................................................17
Formatação de células ...........................................................................................17
Passo a passo: Formatando células ...........................................................................18
Passo a Passo: Classificação de dados ......................................................................19
O que são fórmulas ................................................................................................19
Você sabia? Tecla F2 e Estilo de porcentagem ............................................................20
Trabalhando com Porcentagem ................................................................................21
Erros de fórmulas e funções.....................................................................................21
Você sabia? Ocultar e Limpar formatação ..................................................................22
O que são funções? ...............................................................................................23
Funções: SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE e AGORA .........................................23
Funções: MAIÚSCULA, MINÚSCULA, PRI.MAIÚSCULA e ROMANO...................................23
Funções: ABS, ARRED, ARREDONDAR.PARA.CIMA e ARREDONDAR.PARA.BAIXO .............23
Você sabia? Navegar pelas planilhas através do teclado e Auto Preenchimento ...............24
Funções SE, CONT.SE, CONT.VALORES ....................................................................25
Funções SE(OU) E SE(E) ........................................................................................25
Função PROCV ......................................................................................................25
Você sabia? AutoFormatação e Inserir Comentários ....................................................26
Formatação Condicional ..........................................................................................27
Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais....................................................27
Adicionar um formato condicional .............................................................................27
Alterar ou remover um formato condicional................................................................29
Você sabia? Selecionar linhas ou colunas e ferramenta Zoom .......................................30
Referência Relativa, Mista e Absoluta .......................................................................31
Cabeçalho e Rodapé ..............................................................................................31
Criando Gráficos: ...................................................................................................32
Passo a passo: Criação e modificação de um gráfico....................................................32
Você sabia? Botões: Autosoma, Classificação e Proteger planilha...................................35
Função SE composta: ............................................................................................36
Função MAIOR, MENOR E SOMASE ...........................................................................36
Visualizar impressão: .............................................................................................37
Configurar página: ................................................................................................37
Você sabia? Atalhos para ocultar linhas e colunas .......................................................38
Você sabia? Botões Aumentar ou diminuir casas decimais ...........................................38
Apostila MS Excel 5

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Remover linhas de grade.........................................................................................39
Você sabia? Colar especial .......................................................................................40
Dicas para cálculos .................................................................................................40
Opções de Janela ..................................................................................................41
Dividir painéis........................................................................................................41
Congelar painéis ....................................................................................................41
Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha ............................................................42
Tabela dinâmica.....................................................................................................43
Teclas de atalho Microsoft Excel ..............................................................................46
Caderno de Atividades Práticas ................................................................................47
Atividade 1 – Classificação ......................................................................................49
Atividade 1 Desenvolvida – Classificação ..................................................................50
Atividade 2 – Fórmulas (Operações Matemáticas) ......................................................51
Atividade 2 Desenvolvida – Fórmulas (Operações Matemáticas) ...................................52
Atividade 3 – Fórmulas e Função SOMA ....................................................................53
Atividade 3 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA .................................................54
Atividade 4 - Fórmulas e Função SOMA .....................................................................55
Atividade 4 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA .................................................56
Atividade 5 – Fórmula da Porcentagem e Fixar células ................................................57
Atividade 5 Desenvolvida - Fórmula da Porcentagem e Fixar células .............................58
Atividade 6 – Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE .................................59
Atividade 6 Desenvolvida - Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE ..............60
Atividade 7 – Fórmula da porcentagem e Fixar células ................................................61
Atividade 7 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células .............................62
Atividade 8 – Fórmula da porcentagem e Fixar células .................................................63
Atividade 8 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células .............................64
Atividade 9 – Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE ....................65
Atividade 9 Desenvolvida - Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE...66
Atividade 10 – Função SE(OU) e SE(E) .....................................................................67
Atividade 10 Desenvolvida - Função SE(OU) e SE(E) ..................................................68
Atividade 11 – Função SE(OU) ................................................................................69
Atividade 11 Desenvolvida - Função SE(OU) ..............................................................70
Atividade 12 – Formatação Condicional, CONT.SE e SE ...............................................71
Atividade 12 Desenvolvida - Formatação Condicional, CONT.SE e SE ............................72
Atividade 13 – Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE .................................73
Atividade 13 Desenvolvida - Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE ..............74
Atividade 14 – Função SE Composta ........................................................................75
Atividade 14 Desenvolvida - Função SE Composta ......................................................76
Atividade 15 – Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ...............................77
Atividade 15 Desenvolvida - Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ............78
Atividade 16 – Função SE e CONT.SE .......................................................................79
Atividade 16 Desenvolvida - Função SE e CONT.SE ....................................................80
Atividade 17 – Função PROCV e proteger planilha .......................................................81
Atividade 17 Desenvolvida - Função PROCV ..............................................................82
Atividade 18 - Função PROCV...................................................................................83
Atividade 18 Desenvolvida - Função PROCV ..............................................................84
Atividade 19 – Função SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas ..................85
Atividade 19 Desenvolvida - SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas ..........86
Atividade 20 – Gráfico (Tipo Linha) ..........................................................................87
Atividade 20 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Linha) .......................................................88
Atividade 21 - Gráfico (Tipo Pizza) ...........................................................................89
Atividade 21 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Pizza) ........................................................90
Atividade 22 - Gráfico (Tipo Coluna) .........................................................................91
Atividade 22 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Coluna) .....................................................92
Atividade 23 – Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células ...........................................93
Atividade 23 Desenvolvida - Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células .........................94
6 Apostila MS Excel

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O que é o MS Excel:
O MS Excel, é uma planilha eletrônica feita para facilitar a automação
de processos de cálculos, criação de gráficos e a manipulação
de dados.
Iniciando o MS Excel:
Para iniciar o MS Excel, estando no WINDOWS, clique em:
INICIAR PROGRAMAS MICROSOFT OFFICE MICROSOFT EXCEL
ou
INICIAR EXECUTAR DIGITE: EXCEL E CLIQUE OK
Iniciando um novo documento:
Quando o MS EXCEL é iniciado, ele apresenta uma planilha em branco.
Sendo que necessitando de um novo documento, devemos clicar em:
Menu Arquivo Novo e escolher o tipo de documento desejado.
Dimensões de uma planilha:
Uma planilha Excel (versões: 95, 97, 200, XP e 2003) possui as seguintes
dimensões:
Colunas: 256 representadas por letras
Linhas: 65.536 representadas por números
Células: 16.777.216
Além disso, um arquivo Pasta do Excel comporta 255 planilhas.
Apostila MS Excel 7

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Entendendo uma planilha:
A planilha do MS EXCEL é composta por linhas (horizontal) e colunas
(vertical). O encontro entre linhas e colunas formam as células. Cada
célula tem um endereço de referência composto do código da coluna (letra)
e o código da linha (número). Estes endereços são a chave para o
uso do MS EXCEL.
Célula
Colunas
Linhas
Planilhas
Barra de ferramentas:
A barra de ferramentas do
MS EXCEL, nos disponibiliza,
atalhos de acesso rápido
aos principais recursos.
Para visualizar ou ocultar as
barras de ferramentas, clique
no menu
Exibir
Barras de ferramentas
Uma lista de itens aparecerá,
selecione clicando
na barra que queremos
exibir.
8 Apostila MS Excel

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Barra de ferramentas padrão:
Botão Nome Descrição
Novo
Iniciar uma nova planilha
Abrir
Salvar
Permissão
E-mail
Imprimir
Visualizar
impressão
Ortografia e
gramática
Pesquisar
Recortar
Copiar
Colar
Pincel
Desfazer
Refazer
Inserir
Hiperlink
AutoSoma
Classificação
crescente
Classificação
decrescente
Assistente de
gráfico
Desenho
Zoom
Ajuda do
MS Office Excel
Abre uma planilha já existente
Salva a planilha ativa
Permite ou não que o arquivo seja utilizado na rede simultaneamente
Abre o Microsoft Outlook para que a apresentação seja
enviada como anexo
Imprime o documento ativo usando as configurações
atuais na impressora
Mostra como vai ficar a impressão quando a planilha for
impressa
Verifica a ortografia de toda planilha
Faz uma busca dentro dos programas do Office
Transfere o conteúdo selecionado para a área de transferência
Faz a cópia do conteúdo selecionado e envia para a área
de transferência
Insere o conteúdo da área de transferência no local que
estiver posicionado o cursor ou uma seleção do documento
atual
Copia o formato da célula selecionada para outra que
desejamos que possua a mesma formatação
Volta a última ação executada na digitação ou na maioria
dos comandos (Ótimo para quando comete um erro)
Se desfizermos alguma ação e quisermos refazê-la, basta
clicar neste botão. Só estará disponível se já foi desfeita
alguma ação anteriormente
Insere um Hiperlink (um atalho) na planilha ativa
Insere a função SOMA e as funções utilizadas recentemente
Classifica o item selecionado em ordem crescente
Classifica o item selecionado em ordem decrescente
Inicia o Assistente de gráfico que permite a criação de
gráficos
Exibe e oculta a barra de ferramentas desenho
Escolha a proporção em que sua planilha é apresentada
na tela
Ativa a pesquisa dos tutorias do Microsoft Office Excel
Apostila MS Excel 9

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Barra de Formatação:
Nesta barra de atalhos para formatação, o usuário encontrará opções
de formatação de fontes, células, planilhas, alinhamento, até formato
numérico, data e monetário.
Botão Nome Descrição
Caixa de
fonte
Altera a fonte do texto selecionado
Tamanho da
fonte
Altera o tamanho da fonte da célula selecionada
Negrito Aplica o estilo Negrito na fonte
Itálico
Aplica o estilo Itálico na fonte
Sublinhado Aplica o estilo sublinhado na fonte
Alinhar à
esquerda
Alinha o texto à esquerda na célula
Centralizar Centraliza texto na célula
Alinhar à
direita
Alinha o texto à direita na célula
Mesclar e
centralizar
Mescla as células selecionadas em uma única célula
Estilo de
moeda
Aplica o estilo da moeda configurado em Configurações
regionais
Estilo de
porcentagem
Aplica o estilo de porcentagem
Separador de
milhares
Aplica o separador de milhares
Aumentar casas Aumenta o número de dígitos após a vírgula decimal
decimais
Diminuir casas
decimais
Diminui o número de dígitos após a vírgula decimal
Diminuir
recuo
Diminui o recuo da linha
Aumentar recuo Aumenta o recuo da linha
Bordas
Cor de
preenchimento
Cor da fonte
Permite selecionar a borda e o tipo
Permite alterar a cor de fundo de uma célula
Permite alterar a cor da fonte
Barra de Status:
Esta barra encontra-se na parte inferior do MS EXCEL e fornecerá
algumas informações importantes:
• Soma do conteúdo das células selecionadas
• NUM LOCK, CAPS LOCK e SCROLL LOCK.
10 Apostila MS Excel

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Barra de Fórmulas:
Localizada na parte superior da janela do Excel usada para inserir ou
editar ou fórmulas em células ou gráficos. Exibe o valor constante ou a
fórmula armazenada na célula ativa
Barra de Desenho:
O MS EXCEL, fornece aos usuários a opção da barra de desenhos. Nela
o usuário consegue desenhar figuras simples e criar formas geométricas
básicas, além, de itens existentes na biblioteca.
Botão Nome Descrição
Desenhar
Oferece opções para o desenho como: girar, inverter,
ordenar, etc.
Seleciona Objeto Aciona a seta para seleção de objetos já inseridos
AutoFormas
Oferece figuras, faixas, setas e outras formas prontas
para inserir na planilha
Linhas
Desenhar linhas
Setas
Retângulo
Elipse
Caixa de Texto
WordArt
Inserir diagrama
ou organograma
Inserir Clip-art
Inserir imagem do
arquivo
Cor do
preenchimento
Cor da linha
Cor da fonte
Estilo da linha
Estilo do
tracejado
Estilo da seta
Estilo de sombra
Estilo 3D
Desenhar setas
Desenhar retângulos
Desenhar elipses e círculos
Colocar uma caixa que podemos digitar textos
Colocar uma autoforma que podemos digitar textos
Inserir diversos tipos de diagramas ou organogramas
na planilha
Inserir um Clip-art no slide
Inserir uma imagem ou foto na planilha
Alterar a cor de preenchimento das autoformas ou
WordArt
Alterar a cor da linha
Alterar a cor da fonte
Alterar o estilo e espessura da linha
Alterar o estilo do traçado de uma linha, seta ou
autoforma
Alterar o tipo de seta
Aplicar o efeito sombra
Aplicar o efeito tri-dimensional
Apostila MS Excel 11

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Você sabia?
Na coluna e na linha da célula selecionada, os cabeçalhos
das mesmas ficam em alto relevo.
Caso um número seja maior do que a largura da coluna, o número
é mantido, mas a célula será preenchida com o caractere
#######, indicando que naquela célula se encontra um valor
maior do que é possível exibir. Basta então, aumentar para a
direita o tamanho da coluna.
12 Apostila MS Excel

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Barra de rolagem:
MS EXCEL, possui duas barras de Rolagem, uma para movimentação
horizontal e uma para movimentação vertical. Para utilizá-las basta clicar
na seta referente à direção desejada.
Formatação de Linhas, Colunas e Planilha:
No MS EXCEL, podemos formatar as células através do menu Formatar:
Linhas
• Ajustar altura
• Ocultar linha
• Auto ajustar ao conteúdo
Colunas
• Ajustar largura
• Ocultar coluna
• Auto ajustar ao conteúdo
Planilha
A formatação de planilha consiste em determinar alguns atributos,
como por exemplo:
• Nome
• Ocultar
• Colocar em segundo plano
Apostila MS Excel 13

Instituto CSU
Você sabia?
Clicando no nome da planilha e arrastando para os lados
podemos organizá-las de maneira rápida.
Clicando no retângulo localizado na intersecção entre o cabeçalho
de colunas e linhas, selecionamos toda à planilha.
14 Apostila MS Excel

Abrindo uma planilha existente:
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1. Clique no menu Arquivo Abrir...
2. Na caixa de diálogo escolha na pasta
Meus documentos o arquivo desejado
3. Aponte e clique no arquivo e depois clique
no botão Abrir
ou
Pressione CTRL + A
Primeiros passos do MS Excel
Salvando uma planilha:
1. Clique no menu Arquivo
2. Opção Salvar
3. Na caixa “Nome do arquivo:” digite o nome
com que deseja salvar o seu arquivo
ou mantenha a sugestão do título
4. Do lado direito da caixa de diálogo clique
no botão Salvar
ou para substituir os passos 1 e 2
Pressione CTRL + B
Inserindo planilhas:
Na parte inferior da planilha do MS EXCEL, acima da Barra de Status,
encontra-se as planilhas existentes na pasta de trabalho. Para acrescentar
uma nova planilha a esta pasta, clique no nome de qualquer planilha
com o botão direito do mouse, e escolha a opção inserir. Como na figura
abaixo ou utilize o atalho SHIFT + F11:
Apostila MS Excel 15

Instituto CSU
Você sabia?
Para movimentar o cursor rapidamente para uma célula,
pressione a tecla F5. Aparecerá uma caixa de diálogo
perguntando em qual célula ou planilha você quer ir. Digite
a célula desejada e pressione ENTER.
Mantendo a tecla CTRL pressionada podemos selecionar diversas
células intercaladas
(usando o mouse).
16 Apostila MS Excel

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Entendendo cálculos no MS Excel:
Para fazermos cálculos no MS EXCEL, teremos que deixar de pensar
apenas em números, e sim, em endereços (células).
Selecionamos primeiramente o endereço que queremos o resultado.
Através do sinal de = (igual) definimos que neste endereço teremos
um cálculo.
Clique no endereço A1.
Tecle + (adição)
Clique no endereço B1.
Este cálculo construído denominamos Fórmula, onde qualquer número
digitado na A1 ou B1 será somado e apresentado o resultado na C1.
Formatação de células:
Para alterar as propriedades das células no MS EXCEL, devemos clicar
no menu Formatar submenu Células ou utilizar o atalho CTRL + 1. Surgirá
uma caixa de dialogo com as seguintes guias:
• Número – Define que formato de valor deverá ser utilizado como padrão
nas células selecionadas.
• Alinhamento – Define os alinhamentos, horizontal, vertical, além da
orientação de texto.
• Fonte – Define todas as propriedades das fontes, tais como, cor, estilo
e tamanho.
• Borda – Neste item, podemos definir estilo, cor e espessura da borda.
• Padrões – Define o sombreamento das células e até os padrões de células
ou planilhas.
• Proteção – Bloqueia ou oculta as células quando a planilha for protegida.
Apostila MS Excel 17

Instituto CSU
Passo a Passo:
Formatando células
Selecione as células que deseja formatar;
1. Clique no menu Formatar
2. Clique no submenu Células...
3. Aparecerá uma caixa de diálogo com 6 guias:
Número: Escolhemos o formato em que o número deverá
aparecer, as mais utilizadas são: Contábil, Data, Geral,
Número.
Alinhamento: Nesta Guia escolhemos a forma em que o
texto se comportará em relação à célula. Podemos escolher
a inclinação, a posição e como se comportar quando
o valor digitado é maior que o espaço disponível.
Fonte: Escolheremos qual será a aparência do nosso texto
(FONTE), temos as seguintes opções como: Fonte, estilo,
tamanho, sublinhado e cor.
Borda: Na guia Borda escolhemos a cor e seu estilo, a-
lém de colocar borda apenas em uma parte da área selecionada.
Padrões: Nesta guia, iremos escolhemos a cor de fundo
das células selecionadas.
Proteção: Definimos as opções de proteção, para destravar
uma célula desmarcando a opção Bloqueadas e a
opção oculta. Depois é só clicar no menu Ferramentas
Submenu Proteger Proteger Planilha... e clique OK
18 Apostila MS Excel

Instituto CSU
Passo a Passo:
Classificação de Dados:
1. Selecione os dados na tabela
2. Clique em Menu Dados
3. Submenu Classificar...
4. Classificar por Selecione a primeira
coluna
5. Em seguida por Selecione a
segunda coluna
6. E depois por Selecione a terceira
coluna
7. Meu intervalo de dados tem
Linha de cabeçalho
8. Clique no botão OK
Passo 4
Passo 5
Passo 6
Passo 7
O que são fórmulas:
Fórmulas são expressões lógicas ou matemáticas criados pelo usuário utilizando
as 4 operações matemáticas mais a exponenciação.
Adição +
Subtração -
Multiplicação *
Divisão /
Exponenciação ^
Os níveis de prioridade dos cálculos são:
Prioridade 1
Prioridade 2
Prioridade 3
Exponenciação e Radiciação
Multiplicação e Divisão
Adição e Subtração
Exemplo:
2 + 3 * 5 = 17
(2 + 3) * 5 = 25
Apostila MS Excel 19

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Você sabia?
Pressionando a tecla F2 com a célula selecionada, consigo
visualizar e alterar a fórmula.
Pressionando F2, temos:
O botão Estilo de porcentagem na barra de Formatação
não insere apenas o símbolo da porcentagem, mas faz a
conversão do formato numérico para o percentual.
20 Apostila MS Excel

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Trabalhando com Porcentagem
Na compra de uma calça de 70 reais o vendedor me ofereceu um desconto de
5%, como faço o cálculo?
Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago
70 5% 70 * 5% 70 – 70 * 5%
70 - 70 * 5%
70 - 3,5
66,50
No caso de Acréscimo, repetimos o mesmo processo porém, utilizamos a soma
no lugar da subtração para fazer o cálculo:
Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago
70 5% 70 * 5% 70 + 70 * 5%
70 + 70 * 5%
70 + 3,5
73,50
Erros de fórmulas e funções
Valor do Erro Significado
#DIV/0! A função ou fórmula da célula está efetuando uma divisão por 0
(zero), que não é correta
#N/DN Não existe valor disponível (os valores que a fórmula utilizará não
foram encontrados na planilha)
#NOME? O Microsoft Excel não reconhece um dos itens da fórmula, podendo
ter várias causas, dentre elas:
• Função digitada incorretamente;
• Inclusão do texto sem aspas;
#NULO!
#NÚM!
#REF!
#VALOR!
• Omissão de pontos que especifiquem intervalos de valores e
outros
Interseção de valores que não se referenciam
Algum número da fórmula está incorreto
Referência inválida na fórmula
Argumento inserido de forma errada na fórmula ou função
Apostila MS Excel 21

Instituto CSU
Você sabia?
Conseguimos ocultar uma coluna ou linha simplesmente
clicando no cabeçalho desejado. Clique com o botão direito
e aponte a opção Ocultar.
Caso queira limpar as formatações de um conjunto de células,
basta selecionar o local e clicar no menu Editar submenu
Limpar, Formatos.
22 Apostila MS Excel

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O que são funções?
Funções são recursos disponibilizados pelo Excel para maximizar a produtividade
no uso do mesmo.
=SOMA(__:__)
Executa uma adição do intervalo de células indicadas entre parênteses.
=MÉDIA(__:__)
Executa o cálculo de média aritmética do intervalo de células indicadas entre parênteses.
=MÁXIMO(__:__)
Retorna o maior valor do intervalo de células indicadas entre parênteses.
=MÍNIMO(__:__)
Retorna o menor valor do intervalo de células indicadas entre parênteses.
=HOJE()
Retorna a data atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel.
=AGORA()
Retorna a data e hora atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel.
=MAIÚSCULA(texto)
Converte a sequência de caracteres de texto em maiúsculas
=MINÚSCULA(texto)
Converte todas as letras em uma seqüência de caracteres de texto em minúsculas
=PRI.MAIÚSCULA(texto)
Converte uma sequência de caracteres de texto no formato apropriado; a primeira
letra de cada palavra em maiúscula e as demais letras em minúsculas.
=ROMANO(número)
Converte algarismo arábico em romano
=ABS(número)
Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o
próprio número sem o respectivo sinal.
=ARRED(número;número_dígitos)
Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.
=ARREDONDAR.PARA.CIMA(número;número_dígitos)
Arredonda um número para cima afastando-o de zero.
=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(número;número_dígitos)
Arredonda um número para baixo até zero.
Apostila MS Excel 23

Instituto CSU
Você sabia?
Mantendo pressionada a tecla CTRL e digitando Page Up e
Page Down é possível navegar pelas planilhas.
CTRL + Page Up
Planilha da Esquerda
CTRL + Page Up
Planilha da Esquerda
Clicando na área de Auto Preenchimento da célula é possível
copiar o conteúdo e criar listas ordenadas.
+ +
+
24 Apostila MS Excel

Instituto CSU
Funções SE(), CONT.SE(), CONT.VALORES():
=SE( Teste Lógico ; Afirmativo ; Alternativo )
Retorna à resposta predefinida pelo usuário sempre verificando o teste lógico
(pergunta).
=CONT.SE( __ : __ ; “Critério” )
Retorna à quantidade de células que respeitam o critério definido em um intervalo
de células.
=CONT.VALORES(__:__)
Retorna o total de células preenchidas.
=CONT.NUM(__:__)
Retorna o total de células preenchidas com números.
=CONTAR.VAZIO(__:__)
Retorna o total de células não preenchidas.
=SE( Ou ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo )
Funções SE(OU) e SE(E):
Verifica se um dos testes é verdadeiro. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se
falso, retorna o ALTERNATIVO.
=SE( E ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo )
Verifica se os dois testes são verdadeiros. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO,
se falso, retorna o ALTERNATIVO.
=PROCV( O que Procurar ; Onde Procurar ; O que mostrar )
Executa uma busca no banco de dados e retorna o dado solicitado.
Função PROCV:
Apostila MS Excel 25

Instituto CSU
Você sabia?
Selecionando a planilha e clicando no menu Formatar
submenu AutoFormatação..., é possível escolher um entre
vários exemplos e em seguida, clicar no botão OK.
Autoformatação Excel 2003
Autoformatação Excel 97
Podemos acrescentar comentários, lembretes e informações
importantes nas células. Para isso basta selecionar a célula que
deseja incluir o comentário, clicar no menu Inserir submenu
Comentário.
26 Apostila MS Excel

Instituto CSU
Formatação Condicional
Formato condicional: um formato, como sombreamento de célula e cor de fonte,
que o Microsoft Excel aplica automaticamente a células se uma condição especificada
for verdadeira.
Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais
Selecione as células em que desejamos adicionar, alterar ou remover formatação
condicional.
No menu Formatar, clique em Formatação condicional.
Siga um destes procedimentos:
Adicionar um formato adicional
Siga um destes procedimentos:
Para usar valores nas células selecionadas como os critérios de formatação, clique
em O valor da célula é, selecione a frase de comparação e digite um valor
constante ou fórmula. Se inserirmos uma fórmula, devemos precedê-la de um
sinal de igual (=).
Para usar uma fórmula como critérios de formatação (para avaliar dados ou uma
condição diferente dos valores nas células selecionadas), clique em A fórmula é e
insira a fórmula que avalia para um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.
Vamos definir que o valor da célula é igual a letra F. Basta selecionar na caixa
de lista suspensa a opção: igual a.
Apostila MS Excel 27

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Digite na caixa de texto à direita a letra ou palavra desejada. Neste caso a letra
“F”. Em seguida clique no botão Formatar...
Acessando a caixa de diálogo Formatar células, na guia Fonte escolha o Estilo
da fonte e a Cor. Na guia Padrões escolha a cor para o Sombreamento da
célula.
Escolha na opção Cor: vermelho
Escolha na opção Cor: amarelo
Clique OK e temos a visualização da formatação escolhida. Para criar mais uma
condição basta clicar no botão Adicionar. Podemos definir até três condições
(Office 97 até 2003)
Copiar formatos para outras células
Selecione as células que têm os formatos condicionais que você deseja copiar.
Na barra de ferramentas Formatação, clique em Pincel e selecione as células
que você deseja formatar.
28 Apostila MS Excel

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Alterar ou remover um formato condicional
Siga um ou mais destes procedimentos:
• Para alterar os formatos, clique em Formatar para a condição que desejamos
modificar.
• Para selecionar outra vez formatos na guia atual da caixa de diálogo Formatar
Células, clique em Limpar e selecione novos formatos.
• Para remover uma ou mais condições, clique em Excluir e, em seguida, marque
a caixa de seleção das condições que desejamos excluir. Clique OK.
Dica
Para remover todos formatos condicionais além de todos os outros formatos de
célula para as células selecionadas, aponte para Limpar no menu Editar e clique
em Formatos.
Apostila MS Excel 29

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Você sabia?
Podemos selecionar toda a linha ou coluna apenas clicando
no cabeçalho desejado.
A ferramenta Zoom permite que a planilha seja visualizada em
diferentes dimensões.
30 Apostila MS Excel

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Referência Relativa, Mista e Absoluta
Referência Relativa:
=A1+B1
Todas as células sem trava.
Referência Mista:
=$A1+$B1
Apenas uma das partes da célula com trava.
Referência Absoluta:
=$A$1+$B$1
Todas as partes das células com trava
Para fixar as células utilize a tecla F4
Cabeçalho e Rodapé:
Utilizado para inserir nome, logotipo da empresa, data e outras informações na
planilha. Acesse o menu Exibir Cabeçalho e Rodapé
Digite o texto
que deseja
inserir no
cabeçalho ou
rodapé
Apostila MS Excel 31

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Criando Gráficos:
1. Digite sua planilha
2. Selecione os dados que deseja em seu Gráfico
Importante! Selecione exatamente os dados que são necessários para o
gráfico ao invés da planilha inteira.
3. Clique no menu “Inserir” ou no botão Assistente de gráfico
4. Clique em “GRAFICO”
Etapa 1 de 4 – Escolha o tipo de gráfico (Coluna, Linha, Barra, Pizza, etc) -
Clique Avançar
Etapa 2 de 4 – Escolha entre linhas e colunas – Clique Avançar
Etapa 3 de 4 – Configure o seu Gráfico (Título, Legenda e Rótulo de dados –
Clique Avançar
Etapa 4 de 4 – Escolha o Local do seu Gráfico (Objeto ou Nova planilha) –
Clique Avançar
5. Clique no botão Concluir
Criação e modificação de um gráfico
Com a planilha selecionada clique no botão assistente de gráfico.
Passo a passo:
Etapa 1 de 4 - Tipo do gráfico
Escolha o tipo Pizza com subtipo: Pizza com efeito 3D.
Etapa 2 de 4 - Dados de origem
Visualize a série em Linhas ou em Colunas e veja qual delas apresenta uma melhor
visualização dos dados. Neste exemplo escolhemos Série em: Colunas
32 Apostila MS Excel

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Série em: Colunas
Série em: Linhas
Etapa 3 de 4 – Opções de gráfico
Na guia Título digite o nome que ficará
na parte superior da área do gráfico.
Neste gráfico ficou como título: “Vendas
semestrais – Total bruto”
Na guia Legenda posicione a mesma
em qualquer um dos lados do gráfico.
Posicionamos a legenda Abaixo do gráfico.
Na guia Rótulo de dados marque
para exibir números em valores ou
porcentagem. Neste exemplo marcamos
a opção Porcentagem.
Apostila MS Excel 33

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Etapa 4 de 4 – Local do gráfico
Clicando em “Como nova planilha:”
o gráfico é criado em uma nova planilha.
Em “Como objeto em:” É posicionado
ao lado da planilha para uma
melhor visualização dos dados.
Com a escolha de “Como objeto
em:” ficará semelhante à imagem
abaixo.
Para posicionar o gráfico ao
lado da planilha basta clicar na
área do gráfico e arrastar para
o local desejado.
Observe que um contorno
mostrará onde será posicionado
antes de soltar o botão do
mouse.
Nas próximas imagens veremos
como o gráfico terá uma
fatia destacada e alterada a
cor da mesma.
Selecione o gráfico dando um clique na
parte interna. Observe que todas as fatias
do gráfico foram selecionadas.
Clique apenas sobre uma das fatias e observe
que somente ela está selecionada.
Clique segure e arraste para fora, veja como
a fatia se destaca do gráfico.
Para modificar a cor clique no botão Cor de preenchimento
e na paleta de cores escolha a cor Lima.
34 Apostila MS Excel

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Você sabia?
Podemos executar uma adição sem digitar a função soma.
Para isso, basta selecionar e clicar no botão
AutoSoma.
Podemos organizar uma tabela com apenas alguns cliques. Para
isso basta selecionar os dados e clicar em um dos botões de
classificação.
Classificação
Crescente
Decrescente
Podemos proteger nossas planilhas clicando no menu Ferramentas
Proteger Proteger planilha.
Na caixa de diálogo que surgir podemos
ou não atribuir senha proteger e
desproteger.
Obs: Se desejar que algumas células
sejam editadas é necessário que antes
de ativar a proteção essas sejam
selecionadas e desbloqueadas no menu
Formatar Células Guia Proteção
e desmarcar “Bloqueadas”
Apostila MS Excel 35

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Função SE composta:
=SE(teste1); afirmativo; SE(teste 1; Afirmativo; Alternativo)
Verifica cada um dos testes e retorna uma das alternativas definidas
=MAIOR(__:__;1)
Função MAIOR(), MENOR() e SOMASE():
Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida.
=MAIOR(__:__;2)
Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida.
=MENOR(__:__;1)
Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida.
=MENOR(__:__;2)
Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida.
=SOMASE(intervalo a ser contado; intervalo do critério; critério)
Retorna a soma dos números respeitando os critérios escolhidos.
36 Apostila MS Excel

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Visualizar impressão:
Para visualizar a planilha antes de imprimir, clique no menu Arquivo submenu
situado na barra de ferramentas pa-
Visualizar impressão ou clique no botão
drão.
Configurar página:
Permite ajustar as margens do impresso, a orientação do papel: retrato ou paisagem,
tamanho do papel, etc.
Clique no menu Arquivo Configurar página...
Apostila MS Excel 37

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Você sabia?
Para ocultar uma coluna utilizar o atalho CTRL + 0 (zero),
e para ocultar uma linha utilizar o atalho CTRL + 9.
Podemos aumentar ou diminuir as casas decimais usando esses
botões da barra de ferramentas de Formatação:
Aumentar casas
decimais
Diminuir casas
decimais
Podemos avançar ou retroceder nas planilhas através dos botões
de rolagem de guias.
38 Apostila MS Excel

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Remover linhas de grade:
Para remover as linhas de grade basta clicar no menu Ferramentas Opções
Guia Exibir desmarque em Opções de janela o quadro Linhas de grade.
Com linhas de grade
Sem linhas de grade
Apostila MS Excel 39

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Você sabia?
Recortando ou copiando os dados de uma planilha podemos
colar apenas a formatação, valor, fórmula, etc, sem
utilizar todo o conteúdo da área de transferência.
Selecione o local que deseja colar e clique no menu Editar
Colar especial...
Na caixa de diálogo escolha o conteúdo que deseja colar.
Multiplicar um número por 10:
Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal
para direita
Ex.:
15,76 X 10 = 157,6
Dividir um número por 10:
Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal
para esquerda
Ex.:
157,6 / 10 = 15,76
Dicas para cálculos:
40 Apostila MS Excel

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Opções de Janela
Dividir painéis
Na parte superior da barra de rolagem vertical ou na extremidade direita da barra
de rolagem horizontal, aponte para a caixa de divisão.
, arraste a caixa de divi-
Quando o ponteiro se tornar um ponteiro de divisão
são abaixo ou à esquerda para a posição desejada.
Congelar painéis
Permite selecionar dados que permanecem visíveis quando rolamos em uma planilha.
Por exemplo, mantendo rótulos de linha e coluna visíveis enquanto rolamos
a tela.
Para congelar um painel, siga um destes procedimentos:
O painel horizontal superior Selecione a linha abaixo do local onde desejamos
que apareça a divisão.
O painel vertical esquerdo Selecione a coluna à direita do local onde desejamos
que apareça a divisão.
Os painéis superior e esquerdo Clique na célula abaixo e à direita do local
onde desejamos que apareça a divisão.
No menu Janela, clique em Congelar painéis.
Obs.: painel – uma parte da janela do documento ligada e separada de outras
partes por barras verticais ou horizontais.
Apostila MS Excel 41

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Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha
Se precisar de ajuda enquanto trabalha, podemos usar estes recursos:
Caixa: Digite uma pergunta
Para acessar rapidamente a Ajuda, use a caixa Digite uma pergunta na barra de
menus. Podemos digitar perguntas nessa caixa para localizar as respostas necessárias
rapidamente. Por exemplo, digite como criar uma marca inteligente para
aprender sobre marcas inteligentes. O conteúdo retornado é mostrado em ordem
de relevância, onde a resposta mais provável para sua pergunta aparece primeiro.
O painel de tarefas: Ajuda do Excel
Podemos clicar em Ajuda do Microsoft no menu Ajuda para exibir o painel de
tarefas Ajuda do Excel, um recurso que oferece diversas opções de ajuda. Podemos
digitar palavras específicas ou frases na caixa Pesquisar para obter uma
lista de respostas possíveis (em ordem de relevância com a resposta mais provável
para a pergunta no início), ou pode clicar no link Sumário para procurar a
ajuda necessária. Quando estivermos conectados à Internet, as informações disponíveis
do painel de tarefas Ajuda do incluirão todos
os tópicos da Ajuda atualizados e os modelos de respostas mais prováveis para
suas perguntas, bem como links diretos para cursos de treinamento, atualizações
de produtos, clip-arts e mais itens do Microsoft Office Online.
Digite uma palavra relacionada
ao tema que
deseja pesquisar
42 Apostila MS Excel

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Tabela Dinâmica
Basicamente a tabela dinâmica permite comparar e analisar grandes volumes de
dados. Por exemplo, na tabela abaixo temos que analisar a quantidade de vendas
de cada vendedor em seus respectivos produtos e dias.
Para criar uma tabela dinâmica clique no menu Dados Relatório de tabela e
gráficos dinâmicos...
Surgirá o assistente da para criação da Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico
Etapa 1 de 3
Mantenha selecionado a opção
do “Banco de dados ou lista do
Microsoft Office Excel”
Em “Que tipo de relatório você
deseja criar?” mantenha selecionado
Tabela dinâmica.
Etapa 2 de 3
Selecione o intervalo de dados
da planilha. Neste exemplo
da A3 até E17 e clique
Avançar >.
Apostila MS Excel 43

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Etapa 3 de 3
Selecione o local onde deseja
colocar o relatório da tabela
dinâmica. Em uma nova
planilha ou em uma planilha
já existente. Neste
exemplo, marque “Na nova
planilha” e clique Concluir.
Em uma nova planilha teremos o Layout da tabela dinâmica.
Na caixa de diálogo “Lista de campos da tabela dinâmica” clique, segure e arraste
o campo Vendedores para campos de linha, Produto para campos de
página e itens de dados e Data venda para campos de coluna.
Observe que a tabela dinâmica está exibindo uma relação dos vendedores, as
datas de venda, a quantidade vendida por cada vendedor nesses dias e um total
geral de vendas.
44 Apostila MS Excel

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Vamos filtrar a tabela dinâmica para visualizar os produtos foram vendidos nas
respectivas datas e por quais vendedores. Devemos clicar em Produto no campo
da página (parte superior da tabela dinâmica) e escolher um produto para
visualizar os dados.
Neste exemplo selecionamos TV de plasma e clicamos OK.
Veja que a tabela dinâmica filtrou os dados mostrando apenas os vendedores e
as datas que essas vendas foram efetuadas deste produto.
Barra de ferramentas Tabela dinâmica
Ocultar listas
de campo
Opções
da tabela
dinâmica
Formatar
relatório
Assistente
de Gráfico
Ocultar
detalhe
Atualizar
dados
Mostrar
detalhe
Configurações
de campo
Sempre
exibir itens
Apostila MS Excel 45

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Teclas de Atalho Microsoft Excel
Combinação
Ctrl + O
Ctrl + A
Ctrl + B
Ctrl + D
Ctrl + L
Ctrl + P
Ctrl + T
Ctrl + U
Ctrl + N
Ctrl + I
Ctrl + S
Ctrl + 1
Ctrl + 2
Ctrl + Home
Ctrl + End
Ctrl + Page Up
Ctrl + Page Down
Ctrl + barra de espaço
Ctrl + ;
Shift + F2
Shift + F3
Shift + F10
Shift + F11
Ctrl + F5
Ctrl + F6
Ctrl + F9
Ctrl + F10
Ctrl + F11
Ctrl + hífen
Ctrl + Shift + 7
Ctrl + Shift + =
Ctrl + Shift + P
Ctrl + Shift + F
Ctrl + Shift + L
Ctrl + Shift + 1 (!)
Ctrl + Shift + 3 (#)
Ctrl + Shift + 4 ($)
Ctrl + Shift + F10
Alt + S
Alt + =
F1
F2
F4
F5
F7
F10
F11
F12
Tarefa
Novo
Abrir
Salvar
Repete o valor da célula abaixo
Localizar
Imprimir
Seleciona a planilha
Substituir
Negrito
Itálico
Sublinhado
Caixa de formatação de células
Insere hora do sistema
Início da planilha
Final da planilha
Navega nas planilhas para à esquerda
Navega nas planilhas para à direita
Seleciona a coluna inteira
Insere data do sistema
Inserir comentário
Inserir função
Acesso ao menu rápido
Insere uma nova planilha
Restaura a janela da planilha
Alterna entre as pastas de trabalho rapidamente
Minimiza a janela da planilha
Maximiza a janela da planilha
Insere uma planilha de macro
Exclui as células selecionadas
Insere contorno
Exibe caixa de diálogo de “Inserir células”
Altera o tamanho da fonte na barra de formatação
Altera o tipo da fonte na barra de formatação
Criar lista
Insere o formato Número
Insere o formato Data
Aplica o formato de moeda
Exibe propriedades das barras de ferramentas
Estilo da célula
Função SOMA
Ajuda
Renomear o conteúdo de uma célula ou fórmula
Fixar célula
Ir para
Correção ortográfica e gramatical
Ativar Menus na barra de ferramentas
Criar gráfico e posiciona-lo como planilha
Salvar como
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