Visio-Relacionamentos e Contratos-v8.vsd

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 01/07ROTINA:- Prospecção de Novos Negócios - Seleção de Coordenador REV :- 01/08 APROVAÇÃO1Efetua prospecção denovas oportunidades denegóciosInformativosdiversosPublicações comerciais disponíveisD.O.U“sites” de Orgãos PùblicosParticipação definida p/Coordenador escolhidoConhecimento aosdemais interesadosRecebe posicionamentode retornoe-mailPerfil “expertise”Realiza análise doescopo sob interesseFIABase: Norma II-9Diretoria FIAProcesso de Definiçãodo CoordenadorParticipantesSimHá mais 01Coordenadorinteressado?SimHaveráparticipaçãoFIA?ANãoNãoNâoFoi Identificadaoportunidade denegócio?e-mailEmite / comunica1SimInforma / aguardaposicionamento deretornoProcesso de Elaboraçãode PropostasNâoHá interessesob o enfoqueFIA?Diretoria deOperaçõesExecuta suporte deapoio legalAtendimento das exigências daLicitação:Formatação,Atendimento de PrazosEntrega da documentação, etcSimEditalObtém cópiaSimEditalnecessário?Proposta licitatóriagerou Contrato?NâoANâoSimDivulga aosCoordenadores/aguarda retorno composicionamentoe-mailCoordenadoresDetalhes das oportunidades identificadasProcesso de Aberturade Projetos7

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 02/07ROTINA:- Registro de Contatos - Recebimento de Propostas REV :- 01/08 APROVAÇÃO2Solicitação deRegistro deContatos3Proposta paraProjetoSolicitação deAbertura dePré- ProjetoRecebeCoordenadoresRecebeRecebee-mail4SISPROJETORegistra o contatoNãoAcessa e verificaExiste outroregistro?SimExistência de Contato/Proposta/Projeto, vigente para o Cliente .Diretrizes/Validade: Norma II-8Coordenadores comProjetos vigentesEmite / remetee-mailSISPROJETONãoHá registro decontato?SimAcessa dados epreencheFicha deAnáliseNº seqüencialde registroEssas operaçõesinvariavelmenteocorrem antes daetapa depropostasNº seqüencialVigênciaAnalisa propostaAnálise vs diretrizesNormas II- 8 e II -27/AjustesNãoArquivaContatogerou proposta?Solicitação deRegistro deContatosSime-mailAs exigências de um processo de Licitação sesobrepõem aos registros de contatos anteriores.3ASimContatoaprovado?NãoEncaminha assunto paraDiretoria Planejamento eOperaçõesProcede conformeorientação da DiretoriaCoordenadoresProposta paraProjetoParecer sobre aprovação /Diretoria/RelacionamentosRegistra a PropostaNãoCliente aprovouproposta?Processo de abertura deProjetos6SimSimSimProposta-Alçada deRelacionamentos?NãoEncaminha /aguarda parecerProposta aceita naFIA?Sim / NãoRetém documentosFicha deAnáliseFicha deAnáliseCursos até 120 hConsultorias - pequeno portePropostapara ProjetoPropostapara ProjetoADiretoria deOperaçõesSim / NãoOrdem númericacrescente de propostaEmite / remetee-mailPosicionamento sobre aaprovação ou não daproposta pela Diretoria /RelacionamentosNas condições de nãoaprovação, são mantidoscontatos especificos, alémda formalização dacondição

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 03/07ROTINA:- Solicitação de Abertura e Controle de Pré-Projetos REV :- 01/08 APROVAÇÃO4RecebeSolicitação deAbertura de Pré-ProjetoInformando:ClienteObjeto da negociaçãoContato-Nome/Depto.AssuntoValor do subsídio,Coordenador, etc.5RecebeMemoSolicitação deDespesas arealizarProjetosProcede conformeorientação da DiretoriaEm caso denão aprovaçãoProcesso de definiçãosobre a manutenção ounão do Pré-ProjetoNãoHá registro decontato?2SimNãoInforma à Diretoria dePlanejamento eOperaçõesAnalisa solicitaçãoEncaminha/aguarda parecerPré-Projetoaprovado?SimRegistra/ identifica Pré-ProjetoSimSolicitação deAbertura de Pré -ProjetoCoordenadorAnálise vs diretrizesNormas II- 8 e II -27/AjustesSim/NãoADiretoria deOperaçõesEmite / remeteNº registro Pré-Projeto(Conta mãe = nº Controle)NãoValor dedespesas nolimite?e-mailPosicionamento sobre aaprovação ou não da propostapela DiretoriaNa condição de não aprovação são mantidoscontatos especificos, além da formalização dacondiçãoNa condição de aprovação, informa ovalor concedido e a vigência definidaAccessProcesso deControle da conta doPré-ProjetoProcede conformeorientação da DiretoriaNãoEmite/encaminha paraaprovaçãoDespesaaprovada?SimEmite/encaminhaAcessa e atualiza paraControle do Pré-ProjetoNãoProjetoefetivado?Autorização dePagtoAutorização dePagtoDocumentos dedespesasSimAPara as despesas a realizarAté R$ 1.000,00 - Aprovação RelacionamentosValores acima - Diretoria de Planejamento eOperaçõesEmite/encaminha6Setor deTesourariaRecebe /identifica Pré-ProjetoTransferênciaentre ProjetosRecebe/encaminha6Informes sobreDespesasAChequeO pagamento pode ocorrerdiretamente pelo Setor deTesouraria719Pagamentos efetuados/Despesas pequenosvalores/Rateios/Prestação de Contas adebitar no Pré-ProjetoEssa transferênciazera os valores noPré-Projeto, pordébito no ProjetocorrespondenteOcorrendo a definição pela continuidade do Pré-Projeto, o Coordenadorserá orientado a formalizar uma solicitação adicional de subsídio,definição de vigência , para controle de absorçãoA5

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 04/04ROTINA :- Recepção dos Contratos com Clientes ou Parceiros - Abertura de Projetos / Aditamentos REV :- 01/08 APROVAÇÃO6RecebeVenda de Serviços de Treinamento,Consultoria,PesquisaMinuta deContratoRecebeContratoProposta comaceite1Processo de Análise dePropostasAPropostasRecebeAditamento deProjetosProjetosCoordenadoresMemoSolicita (**) correção/complementaçõese-mailSimEmite/acessa/analisaExistemdivergências?Ficha deAnaliseNãoConformidade com as Nomas FIA/Lei/Proposta correspondenteCheck-list de itens deverificação obrigatóriaAbre ProjetoSISPROJAcessa e complementao cadastro do Projeto /aditamento(*)FichaFinanceiraDefine nº do Projeto, segundo CNPJ-FIA do local darealização do Projeto10.500 - Projetos de treinamento desenvolvidos no CT eProjetos de Consultoria e Pesquisa20.000 - Projetos de treinamento desenvolvidos na UEPNome do Projeto, do Cliente, Tipo, Programa,Valor, VigênciaNatureza, Área, Coordenador, Processo LicitatórioResumo da Proposta/Contrato - EscopoAsolicitação verbalTermo deResponsabilidadeNº ProjetoT.ResponsabilidadePropostacom aceiteEmite/remeteSetor deContabilidade 13ContratoMinutaContratoAssinaturas:-CoordenadoresDiretoriaEfetua lançamentosTranscrição dadosdo orçamentoEncaminha paraassinaturasFicha deAnalisePossibilidades de Assinaturas:02 Diretores qualificados em Contrato,ouDiretores Presidente / FinanceiroAbre pastapara ProjetoContrato/AditamentoProposta comaceiteformalizadoNãoGerouaditamento?SimHá alteraçõessolicitadas?ASimRemete paraassinaturaNãoNãoContrato assinadopelo Cliente?Moitora o atendimento das pendênciasProcesso de Gestãodo ContratoProjeto geroucontratações?7SimCoordenadorNão(**) Por delegação dos Coordenadores de Projetos, o Setorfaz contato direto com os Clientes para acerto de detalhescontratuais , quando necessários.Orçamento foirecebido?SimAs operações de Cancelamento de Projetosnão têm procedimentos pré-definidos e sãotratados à cada caso.

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 05/07ROTINA :- Recepção e Tratamento dos Contratos de Prestação de Serviço REV :- 01/08 APROVAÇÃO7ProjetosRecebeContratos dePrestação deServiçosDocumentoscomplementaresRecebe solicitaçãode contrataçãoVerbale- mailIdentifica característicada Prestação de ServiçoAP.JurídicaP. Física(Autônomo)EstagiárioProvidencias deconvênioIdentifica FaculdadeRG/CPF/T.EleitorC. Residência/C. MatriculaCarta de ApresentaçãoEstagiárioConstitui base deconsulta sobre projetoscadastradosSISPROJProvidenciaregularizaçãoNãoContratação deEstagiáriosNãoVerifica documentosDoctoscomplementaressão suficientes?SimAcessa banco dedados/analisaSimAutônomos (*)Ficha de IdentificaçãoInscrição no CCMCadastro - INSSPessoas Jurídicas (**)Cópias: Contrato SocialCartão do CNPJInscrições Municipal/EstadualCertidões FGTS/INSS (qdo.envolve mão-de-obra)Conformidade c/ LegislaçãoCompatibilidade:da vigência do Contrato PSversus Projetodas atividades em contrataçãoversus objeto do Projetoda atividade economica da PJversus atividades do projeto221922Setor deRec. HumanosRemete cópiadoctos.Setor deRec. HumanosProvidencias deCadastro ePagamentoNãoacessaRemessa antecipada paracobertura do periodo deassinatura dos contratosSimConveniadacom a FIA?Documentos estãoconformes?Submete à análisejurídica ecoleta assinatura FIARecebe/identifica Faculdade/remete para assinaturaSimNãoTermoCompromissoSolicita documentos/recebePlano EstagioProjetosFicha de Identificação de EstagiárioT. Compromisso / Plano de EstágioGerência deRelacionamentosProjetosSociais 4providencia adequaçãoSimExistemdivergências?NãoPossibilidades de assinaturas:1 Procurador / 1 Diretorou 02 DiretoresTermoCompromissoProvidencia cópia dosdocumentos/remeteoriginaisPlano EstágioGerência deRelacionamentos(*) Nas operaçôes com Autônomos, será formalizadaa verificação dos relatórios de atividades vs Projeto,para efeito de validação da Autorização de Pagamentocorrespondente.(**) Nas operações com Prest. Serviços vinculados aObras/Materiais/Equiptos., etc., se não for recebido umcontrato, será proposto o modelo padrão adequado àespecialidade; se houver, cumpre-se a análise jurídica edemais procedimentos previstos no fluxo.Assina / coletaassinatura DiretoriaProvidencia cópia /encaminhaContratos dePrestação deServiçosAPJEsses contratos não são inseridos noSISPROJ.Setor deTesourariaPessoa Física1 via - Assist. Projetos1 via - Interessado1 via - SAP (Autônomo)68Presta Informaçõescomplementares aosprocessos de apoio.Aguarda retorno/recebe/encaminhaPasta EstagiáriosCópia DoctosA8Processo de assinaturapela Faculdade devinculaçãoPasta dePendênciasA

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 06/07ROTINA :- Contratos - MBA e outros Cursos de Curta, Média e Longa Duração - Abertura de Projetos e Formalização REV :- 01/08 APROVAÇÃO8SecretariaAcadêmica6Cursos de Curta, Média e Longa duração:nº do Projeto, segundo CNPJ-FIA do local da realização .10.500 - Projetos de treinamento desenvolvidos no CT eProjetos de Consultoria e Pesquisa20.000 - Projetos de treinamento desenvolvidos na UEPCursos - MBA - código 3.00010Termo AditivoRecebe/verificaContrato MBACartas -ContratoPreenchimento corretoAssinaturas - Coordenador/contratantes-participantesCondição contratada vs formade pagamento definida.Recebe solicitação deabertura de projetoSISPROJAcessa e abreo ProjetoCoordenadoresAvaliação curricularentrevistasdefinição dos contratantesparticipantesNãoExistemdivergências?SimQuaisquer alterações quepreservem as assinaturas e nãoalterem as cláusulas contratuaisAguarda OrçamentoProcesso de Seleção deContratantesParticipantesNãoTurmasfechadas?SimOrçamentoNãoCorreção semdevolução dosdoctos.?SimProvidencia correçõesSimTermo aditivonecessário?Todas as condições que alteramas clásulas originais do contrato9Outros Cursos deCurta, Média e LongaduraçãoEmite/assina/remeteNãoEmiteGera imagemdigitalizada/remeteContrato -MBACartas -ContratoTermo AditivoGerência deRelacionamentosOrçamentorecebido?SimEfetua lançamentosNãoFichaFinanceiraAguarda definição deturmas e remessa deOrçamentoSetor deContabilidadeTranscreve orçamento13Replicação dos Contratospreeenchimento e assinatura pelosinteressadosassinatura pelos CoordenadoresProjetosProcesso deformalização dacontrataçãoAbre pastapara ProjetoCartas-ContratoContratoMBATermoAditivoFichaFinanceiraNãoASISPROJAssinatura pelos Contratantes,Participantes / Coordenadores1011Processo de gestão dosContratos MBA / Cursosde Curta, Média eLonga DuraçãoAnálise juridica e providências administrativas específicaspara os eventos ocorridos na gestão:(acordos / cobranças / aplicação de multas / rescisões /quitações / reparcelamentos / remanejamento de turmas,etc.).

UNIDADE :- Setor de Relacionamentos Revisão dos Processos - FIAEMISSÃO :- 16/08/2004 FL :- 07/07ROTINA :- Validação de Certificados de Conclusão / Participação e Obtenção de Atestados Técnicos REV :- 01/08 APROVAÇÃO11Constitui base deconsulta para a FIAsobre ProjetoscadastradosRecebeCertificadosImpressosCertificadosvs eletrônicaOutrosimpressos(programas)Unid. Comunic.Visual112Remetee-mailSolicita, quandonecessário(*), atestados deCapacidade Técnica dosProjetos já encerradosCoordenadoresDocumentosSISPROJAcessa / verficaCondições do Certificadoversus contrato /proposta/:nome do curso/período/carga horária/credenciamentoMEC/compatibilidade com aNorma II-27RecebeCaracterizadeclaraçãoExistemdivergências?SimIndica correçõesnecessáriasDocto caracterizaum atestado?SimNâoOrienta obtenção dasinformações necessáriasà um atestadoNãoLibera para emissão/assinatura/recebeCertificadosAssinatura CoordenadoresProvidencia cópiasautenticadasRemete paraassinatura erecebeDiretoriaRetém documentosAtestados deCapac. TécnicaoriginaisAtestados deCapac.TécnicacópiasCertificadosAOutrosimpressos(programas)ProjetosUtilização nos processoslicitatórios.1(*) Operações realizadas sobre os Projetos mais importantes,de contéudo técnico mais expressivo e de maior interesse decomprovação técnica para a FIA