Manual Área Administrativa

PROCEDIMENTO
INTERNO
Condomínios e Associações
Versão 2019.10/0001

Índice
04
09
10
10
11
11
12
12
13
13
13
14
14
14
14
DEPARTAMENTO PESSOAL
CAPÍTULO I
Procedimento da área de recursos humanos
Admissão
Desligamento
Férias
Folha de pagamento
Afastamento
Alterações cadastrais
Exames médicos ocupacionais
Cat
Declaração de encargos de família
Prestadores de serviços autônomos
PPRA/ PCMSO/ LTCAT
Entrega de equipamentos de segurança (EPIs)
Certificado digital
Política de concessão de benefícios ao empregados
15
16
17
19
19
21
21
21
21
22
22
22
23
25
26
26
FINANCEIRO
CAPÍTULO II E III
Conta a receber
Inadimplência
Procedimento administrativo
Ajuizamento de ação judicial
Certidão Negativa de Débitos
Contas a pagar
Compras e contratação de Serviços
Composição do processo de compra
Aprovação das compras
Pedido de Compra
Valor mínimo para cotação
Quantidade mínima para cotação
Autorização de pagamento
Rotinas administrativas
Caixa pequeno
Fechamento do mês - contas a receber e
contas a pagar
28
30
31
32
NOTIFICAÇÕES
CAPÍTULO IV
Das notificações
OBRAS
CAPÍTULO V
Obras em condomínios
Obras em associações
Notificações de obras e reformas
34
34
34
34
35
35
35
38
ZELADORIA
CAPÍTULO VI
Zeladoria
Jardinagem
Manutenção
Limpeza
Conservação
Obras
Atribuições e funções da zeladoria
Calendário operacional

PROCEDIMENTO
INTERNO
CONDOMÍNIOS E
ASSOCIAÇÕES
Visando trabalhar na melhoria contínua
da atividade de Administração de
Condomínio, o Grupo Invest preparou
esse PROCEDIMENTO INTERNO que
tem como objetivo principal orientar e
treinar os Gestores de cada condomínio
nas diversas áreas envolvidas, evitando
o retrabalho e obtendo ganhos de
qualidade.
www.grupoinvest.com

DEPARTAMENTO PESSOAL
PROCEDIMENTOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PARA CONDOMÍNIOS E ASSOCIAÇÕES DE MORADORES
A PARTIR DA OBRIGATORIEDADE DO e-SOCIAL.
A chegada do eSocial vem trazendo mudanças na rotina dos Condomínios e
Associações, assim como dos síndicos e administradoras dos mesmos.
Se o condomínio conta com uma administradora, não haverá muito impacto no dia
a dia do síndico. A administradora ficará responsável por preencher e enviar todas
as informações dos funcionários através da plataforma.
A obrigatoriedade do eSocial para Condomínios e Associações iniciou-se em 10 de
janeiro de 2019 (grupo 3), sendo que todas as informações iniciais serão enviadas
por fases, conforme calendário de implantação da plataforma.
eSocial: o que é?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e
Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, é uma plataforma do Governo Federal
através do qual empregadores comunicam informações dos funcionários, de forma
totalmente online e em tempo real. FGTS, folha de pagamento, contribuições
previdenciárias, avisos prévios e acidentes de trabalho são alguns dos itens que
são comunicados através do sistema.
Instaurado pelo decreto nº 8373 de 2014, a iniciativa reúne a Receita Federal, a
Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho.
Com o eSocial, o empregador não precisa mais preencher dezenas de formulários
e declarações para cada um dos órgãos citados. O programa engloba todas as
entregas, unificando a comunicação entre condomínio e Governo.
A intenção do eSocial é reduzir a burocracia, padronizar e agilizar o processo de
administração da contabilidade do condomínio.
4 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
Como Funciona o eSocial para Condomínios e Associações?
O eSocial é a plataforma digital por onde será entregue toda a documentação trabalhista,
fiscal e previdenciária do condomínio ou associação. Ao todo, passam a
ser 15 obrigações fiscais recolhidas periodicamente pelo novo sistema:
• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência
Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar
as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.
5 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
Os condomínios ou associações que não cumprirem os
prazos de envio das informações por meio do eSocial
estarão sujeitos a penalidades e multas.
eSocial: Multas que Podem Ser Cobradas
Para o condomínio/associação estar adequado à plataforma, é necessário seguir
as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e cumprir fielmente os prazos
que o sistema oferece. Não enviar ou atrasar o envio das informações, é razão para
que o condomínio/associação receba uma multa administrativa.
Como a fiscalização no programa é feita em tempo real, não é possível adicionar
informações retroativas. Todas as obrigações fiscais devem ser adicionadas ao
sistema com antecedência, tomando o cuidado para não cometer nenhum erro
durante o processo.
Admissão de funcionários (CAGED)
Antigamente, o CAGED era submetido até o sétimo dia do mês após a contratação.
Hoje, a admissão precisa ser enviada até o final do dia que antecede o início
do trabalho do funcionário no condomínio. Se o condomínio NÃO seguir prazo
estipulado, poderá ter de pagar a multa prevista no artigo 47 da CLT, que varia
entre R$ 402,53 a R$ 937,00 por empregado, dobrada por reincidência.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Se um empregado sofrer um acidente de trabalho, o condomínio deve noticiar o
fato via CAT ao INSS, independentemente de o funcionário ter de se afastar ou
não do serviço. O comunicado deve ser enviado até o primeiro dia útil seguinte ao
acidente ou, em caso de falecimento, imediatamente após o fato. Se isso não for
seguido, o valor da multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do
6 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
salário de contribuição, dobrando de valor em caso de reincidência.
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
O condomínio/associação deve exigir a realização dos seguintes exames médicos
nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função
e demissional. Se esses exames não foram realizados e não forem computados, a
multa pode ser entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Alterações de Dados Cadastrais e Contratuais
Manter os dados dos funcionários atualizados no eSocial é uma obrigação do
condomínio/associação. Qualquer modificação no contrato de trabalho também
deve ser notificada à plataforma, como determina o artigo 41, parágrafo único da
CLT. A multa pode ser de R$ 402,54 por empregado.
Afastamento Temporário
Condomínios/associações precisam notificar quando um empregado se afasta do
trabalho por motivo de férias, licença-maternidade, auxílio-doença, entre outros.
A falta de atualização sobre esse quesito pode render punição de valor entre R$
1.812,87 a R$ 181.284,63.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Condomínios/associações que não fizerem o depósito do FGTS, esquecerem de
contabilizar a contribuição ou fizerem após a notificação, podem ser multadas em
R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, com multa que pode ser dobrada em caso de
reincidência ou fraude.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Não entregar o RAIS acarreta multa ao condomínio com valor mínimo de R$ 425,64
(acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso) e valor máximo de R$ R$ 42.564,00.
Folha de pagamento
Condomínios que não enviarem o documento seguindo as normas do eSocial
7 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
podem ser multados em valores a partir de R$ 1.812,87.
Quais os Principais Desafios do eSocial?
O sistema online exige uma maior organização e planejamento dos gestores do
condomínio/associação, que deverão reunir todos os dados com antecedência
– já que o eSocial possui prazos e cobranças rígidos. Tudo deve ser cadastrado
e informado com muita antecedência, atentando-se para a possibilidade de
a plataforma estar indisponível devido a manutenções temporárias ou falhas
técnicas.
Se o condomínio/associação conta com administradora, o trabalho do síndico é
acompanhar de perto a empresa durante esse momento de adaptação ao eSocial
e nos meses que o procedem.
O síndico é o responsável final pelo condomínio/associação, então, precisa
trabalhar como um facilitador da implementação do eSocial, juntamente com a
administradora e, principalmente com o departamento de RH e de Pessoal.
FORMULÁRIOS
Cadastro eSocial
http://marketing.investservice.com.br/apoio/cadastro-esocial/
Declaração de encargos de família
http://marketing.investservice.com.br/apoio/wp-content/uploads/2019/10/DECLARACAO-ENCARGO-
FAMILIA.pdf
8 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
CAPÍTULO I
PROCEDIMENTO INTERNO DO DEPARTAMENTO PESSOAL E
RECURSOS HUMANOS
Este procedimento abrange todas as etapas e critérios para a administração dos
funcionários orgânicos do Condomínio/Associação e tem, por objetivo, definir
as etapas necessárias, a fim de que seja executado de forma clara, segura e nas
melhores condições.
Admissão
Toda admissão deverá ser feita juntamente com a Administradora, para que faça
todos os procedimentos de documentação, exame admissional e levantamento
de antecedente criminal, assim como a qualificação cadastral, para a devida
contratação.
As contratações serão informadas ao eSocial com antecedência mínima de UM
DIA antes do inicio efetivo.
Para isso, a documentação completa dos novos empregados deve chegar ao RH
com CINCO DIAS de antecedência, do inicio do trabalho.
Será necessário, também, que os síndicos, prestadores de serviços autônomos,
com RPA ou MEI sejam devidamente cadastrados e informados em folha de
pagamento, para recolhimento dos encargos pertinentes a cada categoria. Vide
formulário em anexo.
OBS.: (MEI) COM OBRIGATORIEDADE DE CADASTRO E PARTICIPAÇÃO EM FOLHA
DE PAGAMENTO PARA RETENÇÃO PREVIDENCIARIA, POR PARTE DO TOMADOR,
SÃO APENAS OS REFERENTES A SERVIÇOS PRESTADOS EM HIDRAULICA,
ELÉTRICA, PINTURA, ALVENARIA, CARPINTARIA E DE MANUTENÇÃO OU REPARO
EM VEÍCULOS.
9 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
Desligamentos
As demissões e pedidos de demissão devem ser comunicados ao RH no mesmo
dia, para envio das informações ao eSocial.
Em caso de término de contrato de experiência, comunicar ao RH com CINCO DIAS
de antecedência, para emissão do comunicado de término, rescisão contratual e
informação ao eSocial.
Em caso de dispensa do funcionário por parte do empregador, comunicar, também,
com CINCO DIAS de antecedência para emissão do aviso.
Assim que a dispensa for efetivada e o empregado receber o aviso, enviar o
documento assinado para o RH da administradora, juntamente com o cartão/folha
ponto, para o cálculo das verbas rescisórias.
O empregado dispensado deve ser orientado a entrar em contato com o RH da
administradora, para receber orientações sobre data de pagamento, homologação,
atualização e baixa na CTPS e exame demissional.
Férias
A programação de férias deve ser encaminhada ao RH com antecedência mínima
de 90 dias da data de início de descanso do funcionário. Nesse caso sugerimos que
o condomínio se planeje e realize se possível uma programação anual
O aviso de férias será informado ao eSocial com antecedência mínima de 30 dias da
data de saída e, a partir dessa comunicação, nada mais poderá ser alterado, a não
ser em caso de afastamento medico ou morte. Nessas ocorrências, a informação
de saída de férias será excluída e a nova informação será enviada.
OBS.: Não é permitido por lei, a compra, por parte do condomínio/associação, de
dias de férias do empregado, além dos 10 dias de Abono Pecuniário previsto em
lei, quando for a opção do empregado, sem oposição do empregador.
Para o caso de fracionamento do período de descanso, conforme permite a Reforma
Trabalhista, obrigatoriamente o empregado estará optando pelo descanso de
30 dias, a serem gozados em períodos previamente programados e informados
e dentro da opção de fracionamento, não havendo nenhuma possibilidade de
compra de dias, por parte do empregador.
10 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
Folha de Pagamento
As informações para a folha de pagamento (cartões / folhas ponto, créditos,
descontos, etc.) devem chegar ao RH da administradora até, no máximo, TRES dias
após o fechamento do período, que ocorre todo dia 20 de cada mês. Informações
que chegarem após esse prazo, serão desconsideradas para o fechamento do
próprio mês, ficando, automaticamente, programadas para lançamento no mês
seguinte.
Os registros nas folhas e cartões de ponto devem ser corretos e claros, sempre
observando que os horários NÃO podem ser britânicos, pois não correspondem
à verdade e em caso de ação trabalhista a justiça trabalhista desconsidera as
anotações realizadas nesse formato.
Em caso de qualquer eventualidade nas marcações do ponto, erros ou esquecimento
de registros, atrasos, saídas antecipadas, o funcionário deverá fazer um relatório à
parte, assinar e anexar ao cartão/folha, para envio ao RH da administradora.
Caso uma falta ou atraso sejam abonados ou compensados, assim como
pagamentos adicionais, o RH deverá ser informado em relatório anexo aos cartões/
folhas com a assinatura do responsável, para o devido lançamento.
OBS.: A folha de pagamento será fechada, EXATAMENTE, com os registros e
informações dos cartões/folhas de ponto, assim como dos relatórios anexados.
A partir de janeiro de 2020, o eSocial fará o controle, também, da folha de
pagamento, comparando os lançamentos com os registros de ponto e o holerite
de cada empregado. Não poderá haver divergência de lançamentos em nenhum
dos itens comparados.
Afastamentos
Todos os afastamentos médicos e odontológicos – inclusive de horas – devem ser
cadastrados e informados ao eSocial no prazo máximo de 48 horas. Os atestados
que não forem entregues dentro do prazo serão desconsiderados e os respectivos
descontos de faltas e atrasos serão efetivados em folha de pagamento.
Caso o empregado esteja impossibilitado de levar o atestado até o condomínio/
associação ou ao RH, dentro do prazo de 48 horas, o mesmo poderá ser entregue
por pessoa de confiança do empregado ou, a princípio, ser enviado digitalizado
11 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
através de e-mail ou fotografado, através do WhatsApp. O empregado ficará
obrigado a entregar o atestado original, o mais rapidamente possível, assim que
estiver em condições de se locomover.
OBS.: O não envio do atestado, dentro de qualquer das possibilidades aceitáveis
(acima), implicará em descontos de faltas que, mesmo tendo o valor estornado,
posteriormente, incidirá em perda de dias de férias ou proporcional ao 13º salario,
de acordo com a lei.
Orientamos que todos os atestados médicos e declarações sejam recebidos
mediante protocolo contendo a data de entrega / recebimento.
Alterações Cadastrais
Sempre que houver qualquer alteração cadastral (endereço, estado civil, grau de
instrução, telefone para contato, etc.) o RH deverá ser informado IMEDIATAMENTE,
para envio ao eSocial, ainda dentro do mês da ocorrência.
Ressaltamos que é de total responsabilidade do empregado informar qualquer
alteração cadastral ao RH da administradora dentro do prazo obrigatório e que
a falta da informação ou a informação incorreta estará passível de advertências,
suspensões e, em casos mais graves, demissão por justa causa do empregado,
assim como às multas previstas para o empregador.
Os responsáveis pela administração local do empregado (gerentes, zeladores
ou até os síndicos), deverão ficar atentos a essas alterações, para a imediata
comunicação ao RH.
Exames médicos ocupacionais
Todos os empregados deverão realizar os exames médicos obrigatórios por lei de
saúde ocupacional, que serão informados ao eSocial. São eles:
• Exame admissional: realizado antes da admissão
• Exame periódico: realizado a cada 12 meses da data de admissão.
• Exame demissional: realizado imediatamente após a comunicação de
desligamento. Em caso de resultado INAPTO, o empregado não poderá ser
desligado, devendo ser encaminhado para perícia médica junto ao INSS.
12 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
• Exame de mudança de cargo: realizado antes da mudança, para estabelecer
as devidas adequações.
• Exame de retorno ao trabalho: realizado no primeiro dia imediato ao termino
do afastamento medico, em caso de afastamento pelo período igual ou
superior a 30 dias, por motivo de doença, acidente ou parto.
• Exame complementar: conforme previsto nos laudos de PPRA, PCMSO
e LTCAT, se necessário, o empregado deverá realizar os exames
complementares e laboratoriais, específicos para a função.
CAT
A Comunicação de Acidente de Trabalho passará a ser elaborada dentro do eSocial
e, para isso, será necessário informar todos os eventos de acidente de trabalho
ocorridos com os funcionários orgânicos do condomínio/associação no mesmo
dia (em caso de morte), ou no primeiro dia útil após o acidente.
A falta da informação ou a informação incompleta ou incorreta, implicará em possível
multa ao empregador e perda de benefício previdenciário para o empregado.
Declaração de Encargos de Família (para fins de Imposto de Renda)
Todos os dependentes, independentemente da idade, deverão ter CPF informados
em seu cadastro.
Em caso de dependentes em comum (para pai e mãe), a declaração deverá ter a
assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, art 90).
Uma pessoa só poderá ser dependente de um ou outro. Ex.: um filho só poderá ser
dependente do pai ou da mãe, nunca dos dois ao mesmo tempo.
O empregado que paga pensão alimentícia não poderá deduzir ou informar, como
dependente, o próprio beneficiado com a pensão.
Prestadores de Serviços Autônomos
Todos os prestadores de serviços autônomos, incluindo síndicos, participantes
da folha de pagamento, deverão apresentar a documentação necessária para o
cadastro integral, assim como fornecer informações comprovadas de rendimentos,
com a finalidade de incidência ou isenção de INSS sobre os recebimentos.
13 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

DEPARTAMENTO PESSOAL
PPRA/ PCMSO/ LTCAT
Todas os condomínios/associações com empregados orgânicos, deverão contratar
empresa de Saúde Ocupacional, para elaboração e controle de laudos de PPRA,
PCMSO e LTCAT, assim como de ASOs e exames obrigatórios.
As empresas de saúde ocupacional, também enviarão informações desses
controles, ao eSocial.
Entrega de Equipamentos de Segurança (EPIs)
Os equipamentos de uso pessoal (EPI, uniforme, etc.) serão entregues pelos
gerentes ou responsáveis, de acordo com especificações do PPRA, PCMSO e
LTCAT e somente mediante assinatura do termo de compromisso pelo funcionáriousuário
e colocado junto ao seu prontuário.
Certificado Digital
É obrigatório para TODOS os condomínios/associações, QUE TENHAM OU NÃO
empregados, prestadores de serviços ou síndicos.
O certificado deverá ser renovado ou substituído, IMEDIATAMENTE, sempre que
o prazo de validade expirar ou quando houver alteração de responsável perante a
Receita Federal (mudança de síndico ou presidente da Associação).
Todas as informações enviadas ao eSocial, somente são recebidas e validadas, pelo
portal, através do certificado digital.
Política de concessão de benefícios aos empregados
Além dos benefícios previstos em Convenção Coletiva da Categoria, os
condomínios/associações têm liberdade para concessão de outros, na forma e
valor que desejar, mediante aprovação da diretoria ou conselho.
Cartão alimentação (cesta básica) será fornecido para todos os funcionários
orgânicos, conforme exigência de Convenção Coletiva da Categoria.
Seguro de Vida, benefício para todos os funcionários orgânicos, conforme exigência
da Convenção Coletiva da Categoria.
Os índices de reajustes dos benefícios obrigatórios serão seguidos pelo RH da
administradora observando as determinações da Convenção Coletiva da Categoria.
14 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
CAPÍTULO II
CONTAS A RECEBER
Definição
Entende-se por CONTAS A RECEBER em Condomínios/Associações, todos os
recursos oriundos das contribuições mensais de Condôminos e Associados,
separadas de acordo com a sua origem em Ordinário, Extraordinário ou Fundo de
Reserva, de acordo com parâmetros e critérios aprovados em Assembleia Geral de
Condôminos.
A definição do valor a ser rateado é realizada em Assembleia Geral anual com a
aprovação da Previsão Orçamentária proposta pela Administração. O rateio de
despesas segue o seguinte critério:
• Ordinárias - referem-se a despesas destinadas à manutenção do
Condomínio.
• Extraordinárias – referem-se a despesas especificas a melhorias ou
investimentos.
• Fundo de Reserva – recursos destinados a criação de fundo para utilização
em casos emergenciais.
O rateio obedecerá à forma prevista em convenção ou estatuto, sendo que tais
informações serão processadas no sistema informatizado da administradora que
promoverá a confecção dos boletos de cobrança para cada unidade cadastrada,
de acordo com os valores estabelecidos em Assembleia.
15 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
Poderão ser acrescidos no boleto de cobrança os valores referentes a reembolso
de consumo de água, gás, entre outros, bem como pelo fornecimento de itens
acessórios como crachás cartão de carrinho de supermercado, locação de espaços
comuns etc.
Após o processamento e confecção dos boletos, esses serão obrigatoriamente
registrados na instituição financeira e encaminhados aos condôminos/Associados
por e-mail ou correspondência com pelo menos 10 dias de antecedência de seu
vencimento e estarão disponíveis nas plataformas digitais da administradora para
obtenção de segunda via.
Cabe a gestão do Condomínio/Associação e a Administradora verificar o pagamento
correto das taxas mensais através de um controle rigoroso, pois a inadimplência
em condomínio pode prejudicar a gestão de todo o empreendimento devido à
falta de recursos provenientes dos pagamentos atrasados.
Inadimplência
Consideram-se inadimplentes para o exclusivo fim de aplicação deste procedimento,
os CONDÔMINOS/ASSOCIADOS que não venham a satisfazer suas obrigações
referentes a quitação das taxas condominiais dentro dos vencimentos.
Conforme disposto na Convenção/Estatuto Social, condôminos e sócios com
débitos junto ao Condomínio e/ou Associação não poderão votar nas Assembleias
Gerais nem serem votados para cargos eletivos, independentemente do número
de dias em atraso.
Os prazos e procedimentos de cobrança serão definidos pelo Corpo Diretivo e
Administradora, conforme abaixo especificado:
Cinco dias após o vencimento, será analisado o relatório da inadimplência de todas
as unidades (exceto as que já estão no departamento jurídico).
16 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
A partir da 1ª análise será encaminhado e-mail de cobrança aos CONDÔMINOS/
ASSOCIADOS que se encontram pendentes apenas com a parcela do mês.
Para as unidades com duas taxas mensais pendentes de pagamento, será
encaminhada carta de cobrança com AR, solicitando retorno em até 10 dias.
Para as unidades com três taxas mensais pendentes de pagamento será
encaminhado carta de cobrança com AR para o proprietário e locatário informando
que a inadimplência será encaminhada para o departamento jurídico.
Constatado o não pagamento após o envio da Carta de Cobrança indicada acima,
será autorizado pelo Condomínio/Associação a emissão da matrícula da unidade
para encaminhamento ao departamento jurídico visando o ingresso da ação judicial
de cobrança/execução.
Procedimento Administrativo
As cobranças serão realizadas primeiramente de forma administrativa junto
à Administradora. Os contatos se darão por meio telefônico e e-mail visando o
pagamento das inadimplências pontuais (até um mês de atraso).
Ao receber a cobrança (por e-mail ou contato telefônico) o condômino inadimplente
terá 10 (dez) dias para impugná-la apresentando o comprovante de pagamento
ou propor parcelamento da dívida com acréscimo de multa, juros e correção
monetária.
Havendo resposta do condômino/associado externando a intenção de realizar
o pagamento dos débitos pendentes (ainda que superiores a um mês de atraso,
porém ainda não encaminhados ao jurídico), caso a proposta seja o pagamento à
vista, será enviado o respectivo boleto para pagamento na data acordada.
Havendo proposta para pagamento parcelado, esta será apresentada ao corpo
17 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
diretivo ou Diretoria para análise e aprovação, sendo que o associado será notificado
de decisão (acerca do deferimento ou não), por e-mail.
Caso o pedido de parcelamento do débito seja aceito, este somente será realizado
mediante a confecção da competente confissão de dívida com reconhecimento
de firma da assinatura do devedor.
Para os casos de Condomínios/Associações que já possuam condições de
parcelamentos pré-aprovadas, sendo verificado que a proposta preenche todos
os requisitos, o parcelamento será aceito sem necessidade de aprovação prévia
do Síndico/Diretoria.
A referida confissão de dívida, a ser confeccionada pela administradora garantirá a
possibilidade de execução, no caso de descumprimento do acordo e não pagamento
das parcelas avençadas, além do pagamento de multa, juros e correção monetária
consoante previsão no referido documento.
Após assinatura e reconhecimento de firma da confissão de dívida pelo Condômino
e entregue na administradora, serão confeccionados os boletos e encaminhados
ao condômino, junto com a via assinada pelo Síndico ou Presidente da Associação.
No caso de interrupção dos pagamentos do parcelamento de dívida, configurandose
atraso de duas parcelas, será ajuizada a competente ação judicial.
Fica desde já estabelecido que não será concedido aos Condôminos/Associados
inadimplentes qualquer isenção, total ou parcial, dos valores devidos a qualquer
título, inclusive honorários advocatícios, multas, juros e correção monetária, a qual
será sempre calculada através do IGP-M, da Fundação Getúlio Vargas, ou, no caso
de sua extinção, do maior índice aplicável no mercado.
18 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
Ajuizamento da Ação Judicial
Esgotadas as tentativas administrativas de recebimento da inadimplência, e
consequente quitação do débito, e após transcurso do prazo da notificação
regular do Associado/Condômino inadimplente, se este não vier a cumprir suas
obrigações junto ao Condomínio/Associação, será ajuizada a competente ação
judicial, buscando o cumprimento da obrigação a pagar.
Caso o Condômino/Associado inadimplente se encontre em local desconhecido,
sendo inviável sua notificação, deverá ser, de pronto, ajuizada a competente ação
judicial.
Após o encaminhamento da dívida ao departamento jurídico, os valores para
quitação deverão sofrer o acréscimo de honorários advocatícios, na forma prevista
em Lei.
No caso de interrupção dos pagamentos do parcelamento de dívida, configurandose
atraso de duas parcelas, será ajuizada a competente ação judicial.
As taxas em atraso serão negociadas somente nas condições de parcelamento
autorizado pelo Corpo Diretivo (para o caso de inexistência de condições préaprovadas),
com aplicação de multa, juros de mora e correção monetária pelo
índice previsto em Convenção/Estatuto.
Os honorários advocatícios serão devidos pelo condômino/associado inadimplente,
e serão fixados sobre os valores devidos no índice previsto em Lei, a serem pagos
ao escritório de advocacia contratado pelo Condomínio/Associação para tal
finalidade.
Certidão Negativa de Débitos
Somente a Administradora poderá emitir certidão negativa de débitos ao
19 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
Condômino/Associado por solicitação do mesmo, conforme relatório emitido
através do sistema informatizado.
Esta certidão será assinada pelo Síndico/Diretor Presidente ou pela Gerente
da Administradora. No caso de débitos com parcelamento da dívida, não será
emitida certidão negativa até a completa quitação das parcelas, não existindo,
portanto, a possibilidade de carta de anuência para fins de negociação do imóvel
com terceiros.
20 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
CAPÍTULO III
CONTAS A PAGAR
Compras e Contratação de Serviços
Este Capítulo abrange todas as etapas para realização de compras e contratação de
serviços, efetuadas pelo CONDOMÍNIO/ASSOCIAÇÃO, a fim de que seja executado
de forma clara, segura e nas melhores condições.
As aquisições contempladas referem-se a: materiais e serviços sem contrato
firmado.
Composição do Processo de Compras
Os documentos que compõem o processo de compras são:
• Pedido de compra (se o caso);
• Orçamentos realizados;
• Autorização para a compra e Pagamento;
• Documento Fiscal (Nota fiscal, Fatura, etc.);
Aprovação das Compras
O acompanhamento e conclusão do processo de compras deve ser REALIZADO
pelo gerente responsável, assim como é solicitada sua assinatura nos seguintes
documentos:
• Pedido de Compras (se o caso);
• Planilha de orçamentos realizados;
• Autorização de Pagamento;
21 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
Entende-se como gerente responsável, aquele que responde pelas compras
efetuadas para determinada área ou alocação.
Pedido de Compras
O processo de compras inicia-se a partir do preenchimento e entrega do “Pedido
de Compras”, quando necessário, onde deve constar necessariamente: nome e
assinatura do solicitante, data da solicitação, detalhamento dos itens e aprovação
do responsável;
Uma vez aprovada a “Solicitação de Compras”, o processo de compras poderá
seguir em frente;
Valor Mínimo para Cotação
Para valores unitários acima do valor teto estabelecido pelo Corpo Diretivo deverá
haver três cotações que especifiquem adequadamente o(s) item(ns) cotado(s),
apresentados através do “Pedido de Compras” emitido pela área que utilizará os
serviços/materiais;
Quantidade Mínima de Cotações
Para cada “Pedido de Compras” deverá haver pelo menos 3 (três) cotações
completas, ou seja, toda documentação anexa ao processo de compras para
posterior comprovação. Há exceções que não necessitam de cotação, mesmo
acima do valor unitário mínimo, que são: (1) Justificativa de Exclusividade do
Fornecedor; (2) Serviço ou Compra de Item Cotado; e (3) Aquisição de Itens de
Consumo.
(1) Justificativa de Exclusividade do Fornecedor
Documento elaborado pelo solicitante, e aprovado pelo responsável da área,
justificando a exclusividade do fornecedor (sem cotação), que pode ocorrer por
ser o único fornecedor do(s) produto(s) ou serviço(s) na região ou especialização
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FINANCEIRO
técnica, reconhecido como o melhor na área de atuação.
Deve conter informações que comprovem esta justificativa (certificado ou atestado
de exclusividade do fornecedor ou justificar adequadamente, de forma isenta e
técnica o motivo da escolha), e também: Razão Social, CNPJ e negociação dos
valores por e-mail ou carta.
(2) Serviço ou Compra de Item Cotado
Documento elaborado pelo solicitante, e com aprovação do responsável, indicando
que o item a ser adquirido já teve cotação em período inferior a 45 dias. Neste caso,
a empresa que ofereceu o menor valor na cotação efetuada dentre os 45 dias, será
a escolhida para compra.
Deve ser informado neste documento o número do processo de compras que
continha as cotações.
(3) Aquisição de Itens de Consumo
Para itens de consumo, como materiais de escritório, limpeza e outros de uso
diário, o processo de cotação poderá, a critério da gestão do Condomínio, proceder
a cotação trimestral optando por único fornecedor, cabendo nota fiscal mensal
referente a estes gastos, observadas as disposições neste procedimento.
Caso a escolha do fornecedor não obedeça ao critério de menor preço, deverá
haver, obrigatoriamente, documento com clara justificativa da decisão assinado
pela Diretoria/Síndico.
Autorização de Pagamento
Finalizado o processo de compras, é feito o lançamento no controle de Contas
a Pagar pela Gerência Administrativa/Financeira, para dar continuidade ao
pagamento junto à Administradora.
Todos os documentos (orçamentos, nota fiscal, contrato quando for o caso e boleto)
23 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

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deverão ser encaminhados à administradora para agendamento do pagamento
com antecedência mínima de 10 dias, acompanhado da “OP” ordem de pagamento,
com a descrição do serviço ou produto, e com a classe de conta que este deverá
constar no balancete.
A análise do documento será realizada pelo departamento financeiro da
administradora, sendo que em caso de falta de documento, de acordo com o
processo ora estabelecido, ou divergência de informações na emissão de nota
fiscal ou boleto de cobrança, esses serão devolvidos com a divergência encontrada
e deverão ser regularizados pelo responsável da compra do material ou serviço.
Os responsáveis pela contratação de serviços deverão se atentar para as normas
Fiscais e Contábeis vigentes, uma vez que dependendo do enquadramento da
empresa, além do valor pago ao fornecedor, o Condomínio/Associação deverá
arcar e recolher o INSS, acrescendo em 20% o valor do serviço.
Neste sentido, é aconselhável a verificação do enquadramento do CNAE da
empresa antes de finalizar a contratação, bem como verificar se a empresa pode
realizar o serviço orçado.
Observação: Optar sempre por empresas enquadradas no Simples Nacional ou
Ltda.
Sempre que necessário, e no caso de novos fornecedores, o Gerente local poderá
entrar em contato ao departamento financeiro da administradora que fará a devida
análise do fornecedor quanto à situação cadastral perante a Receita Federal,
obrigatoriedade de nota fiscal eletrônica, dentre outras exigências legais.
No caso de compra de produtos e serviços de maior vulto que necessitem de
garantia posterior, é recomendada a confecção de contrato entre as partes.
Dessa forma orientamos que antes da formalização da compra, seja solicitado
ao prestador de serviços que encaminhe a minuta contratual para análise do
departamento Jurídico da administradora juntamente com a proposta comercial
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FINANCEIRO
ou orçamento.
A não observância dessa regra será responsabilidade do responsável pela aquisição
do produto ou serviço.
Rotinas Administrativas
O Condomínio/Associação, através do Corpo Diretivo ou Diretoria, anualmente
deverá submeter à prévia apreciação e aprovação da Assembleia as despesas
previstas para o próximo exercício, sejam elas Ordinárias ou Extraordinárias,
compondo assim a arrecadação corrente mensal.
As despesas serão efetuadas somente mediante aprovação do Síndico/Diretoria
contendo a destinação do material/serviço e assinatura do responsável, desde
que apresentados, no mínimo, 3 orçamentos, conforme estabelecido neste
Procedimento.
As compras e ou serviços que envolvam a elaboração de contrato deverão observar
o envio dos mesmos previamente para o devido parecer jurídico, a qual dará sua
prévia aprovação. Após isto, o contrato deverá ser encaminhado ao Síndico ou à
Diretoria para assinaturas e efetivação do negócio.
Todas as Receitas do Condomínio/Associação serão recebidas somente através
de emissão de boleto bancário, ficando proibido o recebimento de qualquer
importância, pelos colaboradores do Condomínio/Associação, bem como na sede
da administradora.
Todo e qualquer pagamento de fornecedor (saída de dinheiro) ocorrerá somente
mediante o respectivo pagamento de boleto eletrônico, juntamente com a cópia
do documento que deu origem à despesa (Nota Fiscal/Boleto), previamente
aprovado pela Diretoria e analisados pela administradora.
25 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
Caixa Pequeno
Para valores pequenos que necessitem ser pagos à vista, será efetuado através do
Sistema de Fundo Fixo. Este “Caixinha” será de responsabilidade da Gerência do
condomínio, sendo que o valor será definido pela Sindico/Diretoria, e o controle
do Fundo de Caixa deverá ser realizado pelo responsável no condomínio.
Fechamento do Mês - Contas a Receber e Contas a Pagar
A pasta mensal de Prestação de Contas contendo todos os relatórios financeiros,
bem como os respectivos documentos de crédito e débito do Condomínio/
Associação serão enviados pela Administradora mensalmente aos cuidados Corpo
Diretivo do Condomínio até o dia 20 de cada mês.
Após o fechamento mensal da pasta de prestação de contas, os relatórios
financeiros serão entregues para exame de auditoria independente, se houver.
A administradora não se responsabilizará pelo atraso no envio da pasta de
prestação de contas mensal, em caso de falta de documentos causados pelo não
envio desses pelo Condomínio/Associação.
Após o recebimento da pasta de Prestação de Contas o condomínio ficará
responsável em submeter a documentação à apreciação do Conselho Fiscal do
Condomínio/Associação, sendo que será de responsabilidade do Síndico /Corpo
Diretivo, a entrega e fiscalização do cumprimento das atribuições do Conselho, na
análise e assinatura do balancete mensal.
Caso o Corpo Diretivo faça anotações ou observações na pasta de prestação de
contas, as mesmas deverão ser encaminhadas para a administradora para resposta
e esclarecimento das dúvidas.
Anualmente as pastas de prestação de contas serão encaminhadas à Assembleia
Geral Ordinária para aprovação do exercício, e nesse sentido é imprescindível que
26 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

FINANCEIRO
todas as pastas estejam devidamente assinadas por todos os membros do Corpo
Diretivo.
Os balancetes serão publicados resumidamente no boleto mensal de contribuição
de cada condômino, e os relatórios detalhados serão publicados no site na área
restrita para acesso apenas dos membros do Corpo Diretivo.
Os recursos financeiros excedentes deverão ser objeto de aplicação na instituição
bancária da Associação/Condomínio.
Nesse sentido sugerimos que tais aplicações financeiras sejam realizadas apenas
em papeis conservadores (sem risco), evitando aplicação dos recursos em mercado
de ações, devendo ser priorizados os investimentos em depósitos a prazo fixo ou
fundos de investimentos, cabendo as orientações sobre valores e tipo de aplicação
serem realizadas pelo Síndico/Corpo Diretivo para a Administradora.
27 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

NOTIFICAÇÕES
CAPÍTULO IV
Das Notificações
Toda e qualquer infração ao Regimento Interno, Convenção, Estatuto, Normas
ou Procedimentos definidos em Assembleias deverão ser obrigatoriamente
registradas, apuradas e imputadas ao responsável.
O pessoal de portaria e segurança, bem como os empregados do CONDOMÍNIO /
ASSOCIAÇÃO, devem obrigatoriamente registrar todas as ocorrências no “Livro de
Ocorrências”.
Qualquer pessoa incluindo Associado/morador pode formalizar ocorrência contra
o autor de quaisquer infrações previstas em Regimento Interno e Convenção/
Estatuto.
Compete ao responsável do CONDOMÍNIO/ASSOCIAÇÃO verificar diariamente
os registros de ocorrências, avaliar e apurar os detalhes da infração, sendo que
após, e se o caso, deverá solicitar à administradora que notifique imediatamente
o responsável acerca da infração, bem como possibilite que o mesmo apresente
defesa em 5 (cinco) dias da data do recebimento da notificação.
A notificação poderá ser encaminhada ao Condômino/Associado infrator através
do e-mail registrado junto à ADMINISTRAÇÃO quando esta deverá exigir ação
rápida do infrator visando cessar a ocorrência; Caso não seja sanada a irregularidade
a notificação será entregue ao responsável no Condomínio por protocolo, e se
mesmo assim o problema não for sanado a notificação será encaminhada via
postal, com AR.
28 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

NOTIFICAÇÕES
Havendo defesa, será apresentada ao CORPO DIRETIVO para análise e deliberação,
cuja decisão será comunicada ao responsável. Eventual penalidade será lançada
no próximo boleto juntamente com a taxa mensal.
A aplicação de penalidade não eximirá a obrigação de indenizar integralmente o
CONDOMÍNIO/ASSOCIAÇÃO por perdas e danos causados.
29 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

OBRAS
CAPÍTULO V
Obras em Condomínios
Desde abril de 2014 qualquer reforma realizada nas unidades autônomas nos
condomínios deve seguir o que diz a NBR 16.280 da ABNT (Associação Brasileira
de Normas Técnicas).
De acordo com a norma, o interessado em executar obras dentro de sua unidade
deverá obter a aprovação do síndico para a mesma. Para isso, é necessário seguir
um Procedimento de obras que conta com documentos como ART (Anotação de
Responsabilidade Técnica) ou uma RRT (Registro de Responsabilidade Técnica), de
um engenheiro ou arquiteto, atestando que as mudanças não afetarão a segurança
e qualidade da edificação.
A fim de atendermos essa Norma que garante a integridade da edificação o
Condomínio deverá contar com o suporte de um profissional para análise dos
projetos, e fiscalização das reformas.
Caso o condomínio não disponha desse profissional, a administradora poderá
orientar o Síndico e o Gerente Predial sobre os trâmites de liberação da
documentação, bem como sobre a fiscalização da obra que deverá ser realizada
durante o período de execução dos trabalhos.
Sendo assim, é prudente orientar o condômino para que antes de iniciar qualquer
reforma procure a administração local, ou a administradora para se informar
dos procedimentos e obter os formulários e documentos para a obtenção da
autorização de reforma.
30 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

OBRAS
É importante frisar que a fim de manter o controle e acompanhamento das obras e
reformas, somente será autorizada entrega de material de construção cuja reforma
já estiver autorizada pelo síndico ou profissional responsável.
O descumprimento as regras para obras e reformas caracterizara infração passível
de notificação e multa para o condômino infrator, na forma estabelecida no
Capítulo VI.
Obras em Associações
Todas as Associações possuem um REGULAMENTO DE OBRAS. Neste documento
estão estabelecidas regras, limitações e restrições urbanísticas, com a finalidade
de disciplinar o uso e ocupação do solo, a proteção ambiental e a aprovação de
projetos no âmbito do LOTEAMENTO, e define as penalidades aplicáveis em caso
de infração a tais preceitos.
As disposições do REGULAMENTO são complementares, não excluindo o
cumprimento do disposto na legislação federal, estadual, municipal e nas normas
técnicas aplicáveis, especialmente as determinadas pela Associação Brasileira
de Normas Técnicas - ABNT ou qualquer outra entidade que edite normas
regulamentares e, no que se refere ao pessoal de OBRAS, as normas regulamentares
expedidas pelo Ministério do Trabalho.
As disposições do REGULAMENTO aplicam-se indistintamente a todos os LOTES e
devem ser cumpridas por todos os ASSOCIADOS.
É de responsabilidade do ASSOCIADO apresentar aos profissionais autorizados
pela associação, o projeto de sua obra e/ou reforma, para análise e aprovação,
bem como todas as pessoas envolvidas, direta ou indiretamente, na execução de
OBRAS no LOTE.
O ASSOCIADO responde pelas infrações às disposições das normas para
Obras e reformas, ainda que cometidas por seus contratados, sujeitando-se ao
cumprimento das penalidades aplicáveis, em relação à ASSOCIAÇÃO, sem prejuízo
da responsabilidade civil e criminal prevista em lei.
31 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

OBRAS
Notificação de Obras e Reformas
Constatado a infração ao Regulamento de obras, Normas ou Leis vigentes, o
CONDOMÍNIO/ASSOCIAÇÃO notificará o infrator com prazo ao Condômino/
Associado para que a irregularidade seja sanada.
Decorrido o prazo concedido, e não tendo sido a notificação atendida, serão
aplicadas as multas devidas, sendo renovadas automaticamente a cada dia, até
que a irregularidade seja sanada pelo infrator.
A notificação poderá ser enviada ao Condômino/Associado por meio de
correspondência registrada ou entregue na obra ao proprietário constante no
cadastro do Condomínio ou Associação, ou responsável pela mesma, mediante
protocolo e ao endereço eletrônico cadastrado.
Qualquer erro e inexatidão na notificação, exceto na hipótese de impedir o direito
de defesa, não eximirá o infrator da obrigação de sanar ou de pagar a multa.
Decorrido o prazo concedido na notificação para a regularização sem que a
irregularidade tenha sido sanada, a multa será devida independente de nova
comunicação ao Condômino/Associado.
As multas devidas deverão ser pagas juntamente com a próxima taxa de
manutenção/condominial sendo que elas serão revertidas a favor do Condomínio
/ Associação.
O pagamento das multas pelo Condômino/Associado não implica em compensação
por eventuais perdas e danos que a Associação venha a sofrer, mas mera penalidade.
Recursos contra as multas poderão ser apresentados ao Condomínio/Associação
até a respectiva data de vencimento. A apresentação de recurso não tem efeito
suspensivo, sendo que a respectiva apreciação somente ocorrerá se quando da
32 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

OBRAS
apresentação do recurso for comprovado o pagamento da multa recorrida.
As multas serão aplicadas pela Associação ao Associado, levando-se em conta o
tipo de infração, conforme previsto em cada item e parágrafo do Regulamento de
obras.
33 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
CAPÍTULO VI
Zeladoria
Este capitulo tem por objetivo definir as etapas necessárias para o planejamento
e execução dos serviços de manutenção e conservação das áreas comuns,
executadas pelo zelador, para que o condomínio esteja sempre em dia com os
serviços bem como tenha uma rotina, a fim de que seja executado de forma clara,
segura e dentro dos critérios aprovados no Regimento Interno e no Manual de
manutenções do Condomínio/Associação.
Jardinagem
Entende-se que o Encarregado de Manutenção ficará responsável pela equipe
de jardinagem, fazendo agenda semanal para que sejam orientados e que sejam
executadas as tarefas para manter sempre em dia os serviços.
Sugerimos a criação de planilhas de acompanhamento e avaliação dos serviços
Manutenção
Esta atividade, abrange todas manutenções nas áreas comuns, sendo serviços
diários, semanais, mensais e anuais, ficando sempre em alerta nas manutenções
preventivas, bem como as corretivas. Serviços de alvenaria, hidráulica, pintura,
elétrica e telefonia.
Sugerimos a criação de planilhas de acompanhamento e avaliação dos serviços
Limpeza
Esta atividade, abrange todas manutenções nas áreas comuns, sendo serviços
diários, semanais, mensais e anuais, ficando sempre em alerta nas manutenções
preventivas, quanto nas corretivas. Serviços de limpeza, banheiros, academia,
34 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
espaço gourmet, churrasqueira, administração, portaria e salão social.
Sugerimos a criação de planilhas de acompanhamento e avaliação dos serviços
Conservação
Esta atividade abrange todas manutenções nas áreas comuns, sendo serviços
diários, semanais, mensais e anuais, ficando sempre em alerta nas manutenções
preventivas, quanto nas corretivas. Serviços controle dos Equipamentos,
ferramentas, maquinários e veículos.
Sugerimos a criação de planilhas de acompanhamento e avaliação dos serviços
Obras
Esta atividade, abrange todas obras em andamento nas unidades/lotes do
Condomínio/Associação, fazendo-se necessária a realização de vistorias para que
não haja descumprimento do Regulamento de Obras, sendo necessário enviar
informações para o responsável visando que o infrator seja notificado formalmente.
Atribuições e Funções da Zeladoria:
1. Ser assíduo e pontual, cumprido a respectiva escala de serviço;
2. No início de cada mês, o encarregado local deverá realizar a leitura dos
medidores de gás, água e energia elétrica, visando identificar eventual
elevação no consumo, e dessa forma tomar providências rapidamente
também deverá providenciar leituras de consumo no final de cada mês,
visando o reembolso na taxa de condomínio de condôminos e terceiros,
quando necessário;
3. Guardar as chaves de entrada, depósitos e dependências comuns;
4. Cuidar dos horários estabelecidos pelo Regimento Interno para o acender
e apagar as luzes das partes comuns;
5. Dirigir, fiscalizar e distribuir os serviços dos empregados que lhe
são subordinados, exigindo-lhes higiene, uso dos Epi’s, disciplina,
apresentação, pontualidade nos horários e assiduidade no trabalho;
6. Receber e encaminhar imediatamente aos destinatários as
35 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
correspondências postais, encomendas recebidas, bem como circulares,
balancetes e quaisquer outros documentos emitidos pela Associação,
colhendo assinatura de recebimento, quando for o caso;
7. Inspecionar, áreas e instalações predial, verificando as necessidades
de limpeza, reparos, condições de funcionamento de parte elétrica,
hidráulica e outros equipamentos, para sugestão à Administração, dos
serviços necessários;
8. Providenciar serviços de manutenção geral, trocando lâmpada e fusíveis,
efetuando pequenos reparos e requisitando pessoas habilitadas para os
reparos de bombas, caixas d’água, extintores, interfones e outros, para
assegurar as condições de funcionamento e segurança das instalações,
devidamente autorizado pelo Gerente e evitando gastos desnecessários;
9. Encarregar-se da recepção, conferência, controle e distribuição de
material de consumo e de limpeza, tomando como base os serviços
a serem executados, para evitar a descontinuidade de processo de
higienização e de manutenção das áreas comuns e de suas instalações,
bem como desperdícios;
10. Não prestar serviços particulares para qualquer condômino. Salvo em
caso de emergência e autorizado pelo Gerente;
11. Abster-se de guardar chaves de unidades de proprietários ou locatórios,
salvo com ordem exclusiva do Gerente;
12. Comunicar imediatamente ao Gerente ou seu substituto qualquer
incidente, anormalidade ou acidente ocorrido nas áreas Comuns;
13. Vigiar e controlar o perfeito funcionamento dos equipamentos da
jardinagem, manutenção e outras instalações;
14. Coibir reuniões nas partes comuns do condomínio, principalmente na
Portaria, salvo se estiverem devida e previamente autorizadas;
15. Manter sob sua guarda todo material de limpeza, material de manutenção
em geral, do condomínio e controlar seu consumo;
16. Acompanhar os serviços de limpeza das caixas de gordura, esgotamento
da caixa de água servida, serviço de controle de pragas e sistema de gás,
quer seja pelos empregados do Condomínio ou por terceiros;
36 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
17. Cuidar para que o lixo seja devidamente recolhido, embalado e
armazenado nos horários e locais determinados;
18. Distribuir e observar se o Regimento Interno do condomínio está sendo
cumprido pelos moradores, solicitar seu cumprimento e/ou comunicar
as irregularidades ao gerente;
19. Atender os fornecedores de serviços e/ou materiais, colhendo
informações, preliminares, seguindo orientação do Gerente, quando for
o caso;
20. Atender e orientar os moradores e visitantes em assuntos pertinentes ao
Condomínio;
21. Atender emergências, mesmo fora de seu horário normal de serviço,
sempre com anuência da Gerência ou Diretoria;
22. Programar, em conjunto com o Gerente, a escala de férias própria e dos
demais empregados da sua área de competência;
23. Auxiliar no recrutamento e seleção de candidatos a emprego no
Condomínio e treiná-los, se admitidos;
24. Executar serviços externos do Condomínio, tais como ir a bancos,
Administradora, fornecedores, posto de combustível, etc;
25. Administrar com zelo os veículos do Condomínio e Equipamentos,
providenciando as manutenções preventivas e corretivas, sempre com
anuência da Gerência;
26. Fazer testes semanais no Gerador de Energia para estar sempre pronto
para utilização;
27. Desempenhar outras atribuições pertinentes ao cargo.
37 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
JANEIRO
Prevenção a
incêndios
Calendário Operacional
Programar a recarga dos extintores, bem como teste em
mangueiras, luz de emergência, alarme de incêndio, etc.
Não esquecer de renovar o treinamento da Brigada de
Incêndio que tem validade anual.
Reforço na
segurança
Condomínio vazio fica mais vulnerável. Importante envolver
não apenas funcionários, mas os moradores também.
FEVEREIRO
Lavagem de
caixa d’água
A caixa deve ser higienizada duas vezes por ano. Após o
calor dos meses de verão, esse é o momento ideal para a
limpeza.
MARÇO
Cuidado com
o jardim
Preparar as plantas para as temperaturas mais baixas é
importante para a sua manutenção.
ABRIL
Inspeção
predial
O início do período de seca é o ideal para essa inspeção, que
deve ser feita uma vez por ano.
38 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
Dedetização/
Desratização
O ideal é que se façam duas dedetizações/desratizações
por ano. Executando esse demanda no início do outono, o
condomínio fica livre de insetos e ratos.
MAIO
Obras
Aproveite o período de estiagem para cuidar de reparos
como restauração de fissuras de tamanhos diversos,
infiltrações e impermeabilizações.
JUNHO
Capacitação de
funcionários
Com o condomínio mais vazio nas férias que se aproximam,
o ideal é reciclar a equipe para evitar falhas na segurança.
Atividade de
recriação
O mês seguinte, julho, é mês de férias escolares. Planejar
atividades voltadas para as crianças ajuda a mantê-las
ocupadas e a evitar acidentes.
JULHO
Reforço na
segurança
Devido às férias, é importante que haja não apenas mobilização
por parte dos funcionários, mas que os condôminos
também colaborem com um condomínio mais seguro
39 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
AGOSTO
Cuidado com
a piscina
O espaço precisa de cuidados uma vez por ano. Em agosto,
devido ao frio, o uso da piscina é menor. Verifique azulejos,
estado do deck (se tiver), vazamentos, além das condições
do seu filtro.
SETEMBRO
Cuidados com
o jardim
Com a chegada da primavera é importante cuidar das áreas
verdes do condomínio.
OUTUBRO
Dedetização
Evite que as pragas tomem o condomínio durante o verão,
dedetizando o local pouco antes do calor.
Limpeza de
caixas d’água
Com o uso intensivo de água no verão, o indicado é limpar o
reservatório nesse mês prepará-lo para a próxima estação.
NOVEMBRO
Para-raios
Com as chuvas se aproximando, é importante que o
equipamento esteja preparado para o período. O laudo tem
validade de um ano, porém, a dica é ter certeza de que o
para-raios está em boas condições de uso.
40 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

ZELADORIA
Decoração
de natal
Caso seu condomínio decore a fachada e as áreas comuns, o
período para providenciar isso é entre outubro e novembro.
Atividade para
as crianças
(férias escolares)
Com a iminência das férias escolares, vale o condomínio se
preparar para entreter as crianças nas áreas comuns.
DEZEMBRO
Planejamento
de férias dos
funcionários
O melhor é já começar o ano sabendo quem irá folgar em
qual data. O ideal é que contratados do mesmo posto tirem
férias um após o outro.
Campanha de
segurança
Esse é o período que os condomínios ficam mais
vulneráveis. Por isso é importante que logo no começo do
mês haja uma campanha de conscientização.
41 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO GRUPO INVEST

QUALIDADE E PROFISSIONALISMO
COMPROVADA PELO MERCADO.
RUA CONCEIÇÃO 233, SOBRELOJA
CENTRO - CAMPINAS - SP
CEP 13010-916
WWW.GRUPOINVEST.COM
TEL.: (19) 3512-8711