AUDITORIA EM FOCO 1ª EDIÇÃO (1)

AUDITORIA
EM
FOCO
1ª Edição
Dezembro/2020

RESULTADOS
Em 06 meses de atuação do setor de Auditoria, os
resultados são notórios.
Com uma equipe homogênea e engajada em buscar
melhorias constantes, estes são os números dos esforços.
08
Problemas
Levantados
14
Causas
Levantadas
14
Ações
Planejadas
$ 732 K
Impacto Financeiro
$ 118 K
Recuperado

AÇÕES REALIZADAS
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÕES À AUDITORIA
Formulário com todas as solicitações que a
Auditoria atende para ser preenchido pelos
demais setores, com uma "janela" de
acompanhamento em tempo real e on line,
eliminando as solicitações via e-mail.
+ DE 5.250
SOLICITAÇÕES ATENDIDAS PELO
FORMULÁRIO
CONTROLE DE REAJUSTE DE IGP-M
Criação de planilha on line, compartilhada com os
setores envolvidos, com a relação dos clientes e a
data de reajuste do tarifário com base no IGP-M.
+ R$13 K
MENSAIS DE ACRÉSCIMO NO
FATURAMENTO
52
TARIFÁRIOS EM
NEGOCIAÇÃO
CONTROLE DE PENDÊNCIAS DO ICESP
Controle elaborado para confrontar a relação de
prontuários recebidos fisicamente X prontuários
cadastrados em sistema, onde tais documentos,
quando não localizados, são relacionados e
enviados ao MEI para deduzir da Base o valor
relativo dos mesmos.
+ DE 784
PRONTUÁRIOS LOCALIZADOS
AUDITORIA DE FÓRMULA
Validação de todos os dados cadastrados na
fórmula de cobrança de frete dos clientes,
utilizando-se de check list padrão como
direcionador.
+ DE R$ 57 K
RECUPERADOS APÓS AS
AUDITORIAS

AÇÕES REALIZADAS
INDICADOR DE DESCONTOS
KPI criado em Dashboard para acompanhar os
descontos concedidos aos clientes e utilizado
também como direcionador de melhorias.
MÉDIA DAS CUBAGENS ZERADAS
Inserção da média de cubagem do cliente cujo o
peso esteja zerado, a fim de garantir a cobrança
do frete. Acompanhamento realizado através de
Dashboard.
+ R$27 K
RECUPERADOS
AUDITORIA DE CUBAGEM
Através da auditoria diária de fretes, as cubagens
acima da média de peso dos clientes são
analisadas e verificadas, caso haja algum erro as
mesmas são ajustadas.
114
NOTAS COM PESOS
CORRIGIDOS
CONTROLE DE CLIENTES ESPORÁDICOS
Criação de novo fluxo processual para os clientes
esporádicos, com a consulta diária para identificar
notas com fretes zerados e atribuir o valor pago,
conforme comprovante de pagamento.
CONTROLE DE FECHAMENTO DA UNIÃO QUÍMICA
Antes do envio da fatura ao cliente, é realizada a
conferência se todas as cargas foram cobradas
pelo peso EDI e se as notas de RDs possuem o
protocolo DT.
91%
EM REDUÇÃO DE
INADIMPLÊNCIA

AÇÕES REALIZADAS
TARIFÁRIOS ONLINE
Utilização da plataforma Confluence para criar
diretório em nuvem de armazenagem dos
tarifários dos clientes, com liberação de acesso
personalizado aos setores.
150
CLIENTES COM TARIFÁRIOS
CADASTRADOS NA
PLATAFORMA
INFORMATIVO SOBRE SOLICITAÇÕES
PARA AUDITORIA
Teaser informativo encaminhado aos setores para
reforço do processo de solicitação à Auditoria.
SIMULADOR DE FRETE CRISTÁLIA
Simulador de frete utilizado para cálculo de
cobrança dos fretes de Devolução Parcial da
Cristália.
CRIAÇÃO DE FÓRMULA DE HORA MARCADA COM
VARIÁVEL
Fórmula inserida no sistema para estipular o teto
de cobrança de H.M da Blau em R$ 350,00.

PAPO COM A
GESTÃO
“Ser Gerente na Q.E. é um desafio muito grande, pois as coisas
Paulo Freitas
Bacharel em Ciências Contábeis
e Técnico em Contabilidade
mudam com uma frequência incrível, não conseguimos planejar e
executar, normalmente, trocamos o pneu do carro com ele em
movimento. Ser gerente da equipe de auditoria é muito bom, pois
temos uma boa equipe, com pessoas jovens, comprometidas e
sempre com novidades e sugestões . Penso que nossa missão é
sempre formar pessoas.”
Há mais de 9 anos na Q.E onde
iniciou como Supervisor
Operacional e hoje é responsável
pela Gerência Contábil
“Ser líder e ter a sensação de contribuição, sem dúvida é uma
Luane Alves
Cursando Processos Gerenciais e
Economia, possui
especializações em Data Studio,
Gestão da Qualidade, Liderança
e Administração.
Há mais de 3 anos na Q.E já
passou pelos setores de Acerto,
Relacionamento, Ressarcimento,
Operação, Faturamento e hoje
atua na Auditoria
das melhores conquistas. Montar um setor de auditoria foi uma
realização, poder compartilhar a minha melhor virtude profissional,
de investigar, resolver e trazer resultados. A equipe de auditoria, é
mais do que analista, é solucionadora. Identificam gaps e desenham
novos processos, onde as pessoas podem compartilhar suas
dificuldades. Dinâmico, descontraído e com muito trabalho em
equipe. Em seis meses de setor, trouxemos diversos resultados,
contribuímos com a saúde da empresa, com pessoas e setores. O
objetivo é causar impacto! É crescermos mais, estudarmos mais,
aprender mais e sermos melhores. É poder assumir novos desafios,
sabendo que darão conta do recado.”

NOSSA EQUIPE
Aline
Thomaz
Possui curso técnico de Analista Fiscal e
Auditoria Interna de Qualidade.
Iniciou na Quality há 1 ano no setor de
Faturamento e hoje atua na Auditoria. É
responsável pela inserção de taxas a serem
cobradas nos fretes, acompanhamento e
correção das cubagens que não são realizadas.
“Minha maior gratificação é poder cooperar na
recuperação de fretes não cobrados e evitar a
perda financeira para a empresa.”
Emilyn
Oliveira
Possui curso técnico de Departamento Pessoal,
Auditoria Interna de Qualidade, cursando
Processos Gerenciais.
Na Quality há 1 ano, iniciou no setor de
Faturamento e hoje atua na Auditoria onde é
responsável pela alterações de dados
cadastrais, controle das pendências financeiras
do ICESP e controle de reajuste pelo IGPM dos
tarifários vigentes.
“Trabalhar na Quality é muito gratificante,
uma empresa que respeita seus funcionários e
sempre pensa no melhor para todos.”
Moisés
Silva
Bacharel em Administração, possuí MBA em
Planejamento Tributário e especializações em
Auditoria, Processos e Controles Internos,
Riscos e Finanças.
Há 06 meses na Quality é responsável por
mapear processos, identificar GAPs e propor
sugestões de melhorias, também acompanha
os descontos aplicados aos clientes e as
isenções de fretes solicitadas.
“Estou muito satisfeito em poder fazer parte
deste time e contribuir nas melhorias que
beneficiam a empresa como um todo.”
Jacqueline
Sampaio
Possui Tecnólogo em Recursos Humanos, curso
técnico em Auditoria Interna de Qualidade,
cursando Gestão da Qualidade e com vasta
experiência na área de Faturamento.
Há 1 ano na Quality onde iniciou no setor de
Faturamento e hoje atua como Analista de
Auditoria e suas principais atividades são:
validar as faturas do grupo União Química,
manter registro e controle dos fretes de
Clientes Esporádicos.
“Fico feliz de participar e realizar diversas
mudanças e sei que juntos iremos melhorar
cada vez mais os processos da Q.E e assim
dominar o mundo!.”

“
OLHA SÓ O QUE ESTÃO
COMENTANDO...
TIAGO ANDRADE (Gerente Nacional de Operações)
“O setor nos trouxe melhorias significativas, pois
antes nós não acompanhávamos os fretes
zerados (sem cubagem), após o trabalho do setor,
conseguimos mapear onde estávamos perdendo
dinheiro e deixar estável o valor médio por NF e
por volume. Isso interfere diretamente no nosso
custo operacional e quando é mal auditado ou
não tem a correção, a equipe do MEI não realiza
o pagamento para as bases, o que traz um baita
problema interno e gera desgaste. Ao meu ver,
começamos a trabalhar em conjunto, pensando
em resolver na raiz do problema e não
superficialmente. Outra coisa boa, mas isso acho
que graças a Luane, foram que as integrações dos
clientes junto com a operação, as mesmas
começaram a sair mais rápidas. O mais
importante de tudo é agir no coletivo, pensar no
time no trabalho do outro.”
RAFAELA GOULART (Supervisora de Qualidade)
“Facilitou muito o esquema que fizeram e adorei
a apresentação rs.. super didática!” (Sobre os
tarifários online)
CARLA MAYRA (Gerente Comercial)
"Acho incrível quando acontece inovação em
algum processo que estava estático na empresa
há anos. Inovação não é simplesmente uma
mudança. Inovação é ter sucesso em uma ideia. E
o setor de Auditoria teve visão e atitude para
implantar o controle de tabelas online, com uma
ideia simples e de impacto positivo enorme."
MATEUS POLKING (Gerente de Planejamento
Estratégico)
“A minha percepção é que após a criação do
setor, a QE começou a enfrentar vários
"fantasmas" que assombravam há muitos anos:
falta de cubagens, emissão de CTEs, falta de
cobranças, procedimento para cumprimento das
tabelas, entre outros."
BRUNA VIANNA (Coordenadora de Faturamento e
Financeiro)
“Achei muito legal a apresentação do setor.”
(Sobre os tarifários online)
ALINE PANTA (Coordenadora de Inteligência de
Mercado)
"PARABÉNS! Excelente trabalho e apresentação!
Esta ferramenta, de fato, ajudará todos nós!“
(Sobre os tarifários online)

Metamorfose, pandemia e
auditoria interna
O sociólogo alemão Ulrich Beck (1944-2015)
realizou um estudo sobre as transformações das
sociedades, que foi publicado após o seu
falecimento com o título “A metamorfose do
mundo: novos conceitos para uma nova realidade”,
no qual propõe a interessante distinção dos
conceitos de mudança e metamorfose no planeta.
De forma muito simplificada, o autor descreve que
a mudança social ocorre quando alguns
acontecimentos na sociedade alteram-se, mas
outros permanecem iguais, enquanto a
metamorfose social acarreta uma transformação
mais radical, na qual as antigas certezas da
coletividade desaparecem e algo inteiramente novo
surge, tornando o que era impensável ontem virar
real e possível hoje, sendo capaz de alterar a
maneira como vemos, agimos e pensamos sobre o
mundo.
A pandemia da Covid-19 nos lançou, a todos, pela
materialização de um risco mundial, em um
experimento social, real e até impensável, que é a
gênese de um processo de metamorfose. A
velocidade e ferocidade com que fomos conduzidos
a mudanças, em todas as áreas, desde o convívio
social até as funções profissionais, farão
certamente, ao fim e ao cabo desse processo, uma
transformação radical em muitos segmentos da
sociedade. As atividades de auditoria interna
possivelmente serão alteradas de forma definitiva,
quer na maneira como agimos e trabalhamos em
nossas instituições, quer no modo de alcançarmos a
missão de aumentar e proteger o valor
organizacional, fornecendo avaliação, assessoria e
conhecimento objetivos baseados em riscos.
A pandemia, e sua curva exponencial, pode trazer
efeitos de transformação na mesma velocidade para
a Auditoria Interna. Nesse cenário, podemos ganhar
inspiração em nossos normativos e utilizar os
efeitos colaterais positivos dos males, a pandemia, e
esse momento de quarentena para
potencializarmos a adaptação e preparação da
função ao novo cenário que se desenha para além
da nossa moldura atual, continuando firmes na
busca de nossa missão junto às organizações.
A inspiração normativa central, como foco no
alcance da Missão da Auditoria Interna, vem do
disposto nos Princípios Fundamentais para a Prática
Profissional de Auditoria Interna elaboradas
pelo The Institute of Internal Auditors (The IIA), que
fazem parte das Orientações
Mandatórias do International Professional Practices
Framework (IPPF). Destacadamente, a integração de
dois princípios nos conduzem a ações mais
contundentes de educação e treinamento neste
momento: “Demonstrar Competência” e “Zelo
Profissional Devido” – tópicos que indicam a
educação profissional continuada requerida para
manter seus conhecimentos atualizados e a
conduta de ser Perspicaz, Proativo e Focado no
Futuro, destacando o papel do treinamento
específico em questões emergentes. Para que
possamos estar prontos a auxiliar a gestão, com a
dinâmica que a situação de metamorfose exige, no
período de quarentena e no que seguirá a ele (o
qual não sabemos ainda como será), é
recomendável investir no reforço da capacitação e
no estudo com as equipes de trabalho.
O tempo, a forma e a qualidade que podemos
dedicar ao estudo neste período pode ser o efeito
colateral positivo dos males trazidos pela pandemia.
É preciso abertura ao compartilhamento e à
ampliação de conhecimento, ajudando a remoldar o
horizonte de ação da Auditoria Interna – o que nos
possibilitará emergir dessa metamorfose mais fortes
no apoio às nossas organizações. O uso mais
intensivo dos recursos de tecnologia da informação
e comunicação, das redes de relacionamento social,
de metodologias de aprendizado remoto, do
aperfeiçoamento da comunicação não presencial,
da abertura para o estudo, debate e reflexões sobre
temáticas clássicas e novas devem conduzir e
alterar a maneira como vemos, agimos e pensamos,
produzir novos horizontes e permitir que a
Auditoria Interna siga na busca da mesma missão,
com uma adaptação mais ágil às dinâmicas da
gestão, mantendo, dessa forma, a profissão
relevante no século XXI.
GUERRA, Rossana. Metamorfose, pandemia e auditoria
interna. Instituto dos Auditores Internos do Brasil, 2020.
Disponível em: <https://iiabrasil.org.br//noticia/metamorfosepandemia-e-auditoria-interna>
Acesso em: 07/12/2020

2020 FOI UM ANO INTENSO,
AGORA TEREMOS + 365 NOVAS
OPORTUNIDADES...
E AÍ, VAMOS JUNTOS DOMINAR O
MUNDO?