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AUTORES
RAMONA MORENO RANGEL 60323185
JACKELIN PEREZ SIERRA 37.444.131
CAROLINA MANRIQUE 1.092.351.938
ALEXANDER MOLINER 88.263.605
LUIS A. CARDENAS 88.260.975

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Q
ué es la gestión de la calidad?
Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier
organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el
desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de
calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores satisfacción.
El término gestión de La
Gestión de la Calidad se
ha convertido en las
últimas décadas en un
área de estudio
imprescindible. En los
medios de comunicación
y en la publicidad se
hace referencia
constantemente a las
certificaciones ISO 9000,
al logro de la excelencia
empresarial mediante el
empleo del modelo
EFQM, a la gestión por
procesos de algunas
organizaciones etc.
La gestión de calidad
tiene significados
específicos dentro de
cada sector del negocio.
Esta definición, que no
apunta al aseguramiento
de la buena calidad por
la definición más general
sino a garantizar que una
organización o un
producto sea
consistente..

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Un proceso es la secuencia de pasos que se implementan para la consecución de
un objetivo específico con el propósito de manejar un modelo estándar, de ese
modo mejorar la productividad llevando un control y orden que permita llegar a la
eficacia en sus resultados. Podemos encontrar varios tipos de procesos:

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El enfoque basado en los procesos es la
manera más atractiva o acertada que tienen las
organizaciones para el cumplimiento de sus
metas instando en que se puede tener mejor
eficiencia y eficacia al ejecutar procesos en sus
diferentes áreas o departamentos y así llevar
un mejoramiento continuo en el resultado de
sus productos o servicios.
A medida que van observando los resultados de cada uno de los procesos pueden
evidenciar que estos mismos le sirven para el inicio de un nuevo proceso de
mejora y de esa manera se logra la eficacia dándole mayor credibilidad y
seguridad al cliente.
Se puede implementar a cualquier tipo de proceso y se tiene las siguientes etapas:
Identificación de los procesos de organización: Esta consiste en
reconocer cuál es el propósito de la organización, se procede a plantear
los objetivos y políticas para poder determinar
cuáles serían los procesos a implementarse
como los de gestión, recursos, realización,
medición y mejora.
También se debe determinar cómo es el flujo
de los procesos en susecuencia e interacción
con su respectiva responsable de que se
ejecuten con eficiencia y eficacia; así mismo la
organización debería determinar los procesos que deben ser documentados,
basándose en el tamaño de la organización, el tipo de actividades, la complejidad
de sus procesos e interacciones, la criticidad de los procesos y la disponibilidad de
personal competente.
Planificación del proceso: consiste en definir las actividades dentro
del proceso, como dónde y cómo deberían aplicarse el seguimiento y la medición.
Esto debería ser tanto para el control y la mejora de los
procesos, como para los resultados previstos del

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proceso, al paso es necesario definir los recursos necesarios y por último verifique
que los resultados obtenidos durante el proceso coinciden con el propósito de la
organización.
Se debe implementar el proceso tal cuál como se proyectó hacer teniendo en
cuenta los siguientes consejos: Comunicación, Toma de conciencia, Formación,
Gestión del cambio, Participación de la dirección, Actividades de revisión
aplicables.Realice las mediciones, el seguimiento y los controles como se
planificó.
Evalúe los datos del proceso obtenidos del seguimiento y medición, con el objeto
de cuantificar el desempeño del proceso e identifique las oportunidades de mejora
del proceso basado en los datos de desempeño del proceso.
Una vez logrados los requisitos
planificados del proceso, la
organización debería enfocar sus
esfuerzos en acciones para mejorar
el desempeño del proceso a niveles
más altos, de manera continua. El
método para mejorar debería estar
definido e implementado a través de
la simplificación del proceso,
aumentar la eficiencia, mejora de la
eficacia, reducción del tiempo de
ciclo del proceso y verificar la
eficacia de la mejora.
La metodología PHVA (Planificar-
Hacer-Verificar-Actuar) podría ser
una herramienta útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y
las mejoras. Esto se aplica igualmente a procesos estratégicos de alto nivel y a
actividades de operación sencillas

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La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan
la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la
revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin
de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y
costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización,
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas.
Esto permite que cada organización desarrolle
la mínima cantidad de documentación
necesaria a fin de demostrar la planificación,
operación y control eficaces de sus procesos y
la implementación y mejora continua de la
eficacia de su SGC.
Se indican algunos de los objetivos principales de la documentación
de una organización, independientemente de que tenga o no
implementado un SGC formal.
a) Comunicación de la información como una herramienta
para la comunicación y la transmisión de la información. El
tipo y la extensión de la documentación dependerán de la
naturaleza de los productos y procesos de la organización.
b) Evidencia de la conformidad Aporte de evidencia de que lo
planificado se ha llevado a cabo realmente.
c) Compartir conocimientos Con el fin de difundir y preservar
las experiencias de la organización. Un ejemplo típico sería
una especificación técnica, que puede utilizarse como base
para el diseño y desarrollo de un nuevo producto.

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Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición
final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación
de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de
archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y
recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:
Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.

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METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACION DE
UN SISTEMA ISO 9000
Para entender que es un sistema iso 9000 debemos conocer que es este y cuáles
son sus bases fundamentales a intervenir dentro de una empresa, el sistema de la
gestión de calidad tiene un soporte en un sistema documental, el cual tiene su
importancia en el logro vital de la calidad lo que consigo con lleva a la satisfacción
de las necesidades del cliente, este tiene varias metodologías en la
implementación de su sistema en las cuales se consideran que todas tienen una
coincidencia en su en la elaboración de cada una de sus etapas pero en donde no
se trata con profundidad el tema ni cómo lograr su funcionamiento vita por lo cual
se realiza la implementación de una metodología la cual cumpla con los
requerimientos del sistema iso 9000:2000 y que sirva como referencia ante
cualquier organización que quiera implementar esta compleja tarea.
Las diversas metodologías que se utilizan para la implementación de un sistema
de gestión de calidad y en las que sus autores coinciden se considera en la
elaboración de la documentación, la cual es una de las etapas más importantes
pero en la cual se reduce un enfoque al ofrecer algunos consejos en la
elaboración de documentos de índole fundamental que se encuentran en el
manual de calidad y procedimientos cuando no se trata de realizarlos si no de
garantizar que el sistema documental como tal tenga un eficaz funcionabilidad en
cada una de la administración de los procesos. Por esto uno de los objetivos
principales de ofrecer esta metodología para implementar un sistema documental
tiene como base el cumplimiento de unos requisitos y normas del sistema iso
9000:2000 y que estos puedan ser aplicado por los especialistas de calidad de

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cualquier organización los cuales se enfrenten a la tarea de implementar este
sistema.
La metodología de la implementación del sistema iso 9000 propone seis etapas
que se describen de manera general en el siguiente esquema.
Etapa 1. En esta etapa se determinan las necesidades de la documentación, uno
de sus objetivos principales es determinar cuáles son el tipo de documentos que
deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven bajo
las condiciones controladas, una de sus tareas es estudiar en las normas Iso 9000
los documentos de la organización aplicables para este.
Etapa 2. En la presente etapa se realiza un diagnóstico de la situación de la
documentación en la organización, la cual tiene objetivo principal conocer cuál es
la situación de esta comparando lo que existe con las necesidades determinadas
de la etapa anterior y en la cual unas de sus tareas son: elaborar una guía para el

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diagnóstico la cual lleve consigo un cuestionario organizado por requisitos de la
norma Iso 9001:2000, ejecutar un diagnostico donde se utilicen guías para aplicar
técnicas como la observación , entrevista y revisión de documentos, elaborar una
presentación del informe de diagnóstico que contenga los documentos existentes
por proceso y su utilización o no de estos y su adecuación o no con los requisitos.
Etapa 3. En esta etapa se visualiza el diseño del sistema documental , uno de sus
principales objetivos se basa en establecer los elementos generales necesarios
para la elaboración del sistema documental, unas de sus tareas se basan en
definir la jerarquía de la documentación, definir la autoridad y responsabilidad para
la elaboración de la documentación en cada nivel, así mismo se deben definir las
estructuras y formatos del manual de calidad y finalmente se deben determinar los
procesos de la documentación y se determinan de la siguiente manera según el
presente esquema.
Asi mismo se debe establecer el flujo de la documentación, confeccionar el plan
de elaboración de los documentos siguiendo los procesos unitarios descritos, y

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planificar la capacitación del personal implicado teniendo en cuenta las
necesidades que se presentan y los recursos disponibles para llevarla a cabo.
Etapa 4. En esta etapa se deben tener en cuenta la elaboración, revisión, y

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aprobación de todos los documentos en cada nivel. Entre sus tareas principales
tenemos las siguientes:
Etapa 5. En la presente etapa se realiza la implantación del sistema documental
y en donde su objetivo es poner en práctica lo establecido en los documentos
elaborados, tiene como principales tareas definir un cronograma de implantación y
se debe tener en cuenta las características propias de la organización y los
recursos existentes, así mismo se debe distribuir la documentación a todos los
implicados, determinar las necesidades de la capacitación y actualizar el plan de
estas, poner en práctica lo que se establezca en la documentación y finalmente
recopilar evidencia documentada de lo anterior.
Etapa 6. Esta es la etapa final en la cual se realiza un mantenimiento y mejora del
sistema, esta tiene como objetivo mantener la adecuación del sistema en las
necesidades de la organización a través de la mejora continua, una de sus
principales tareas se basa en la realización de auditorías internas las cuales
permiten identificar las oportunidades de mejora, asi mismo se deben
implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar las no
conformidades en la documentación.

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L
A estrategia de las
Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri
(organizar), Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y
Shitsuke (disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para
lograr el cero defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.

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MEJORA LA CALIDAD.
En definitiva, las 5S nos ayudan
a aplicar el sentido común de
una forma sistemática, de forma
que saquemos el máximo rendimiento
con el mínimo esfuerzo.
MEJORA LA PRODUCTIVIDAD.
MEJORA LA SEGURIDAD.
La productividad y
la eficiencia son objeto de
una búsqueda constante
por parte de las empresas
modernas, y su
consecución es la
finalidad de la técnica
japonesa de las 5 “S”. El
método de las cinco “S”
para aumentar la
productividad forma
parte del
conocido método Toyota
MEJORA EL AMBIENTE DE TRABAJO.
FAVORECE EL DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN.
DESARROLLA LA CREATIVIDAD.
PERMITE EL CRECIMIENTO.
Principales ventajas de las 5 S´s?

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Asesora a tu
colaborador muy
seguido y felicítalo
cada vez que hagan
algo bien.
Frases de sabiduría
En resumen
El resultado se mide tanto en
productividad como en
satisfacciones del personal
respecto a los esfuerzos que
han realizado para mejorar
las condiciones de trabajo.
La aplicación de esta técnica
tiene un impacto a largo
plazo. Para avanzar en la
implementación de
cualquiera de las otras
herramientas de Lean
Es necesario que la
organización exista un alto
grado de disciplina. La
implementación de las 5 “S”
puede ser uno de los primeros
pasos del cambio hacia la
mejora continua.

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