Manual SAP B1 - Todos los modulos

MANUAL DE USUARIO

Manual de Usuario SAP

Elaborado por: Departamento de Informática

CONTENIDO

COMO INGRESAR AL SISTEMA ...................................................................................................................................................................... 1

PERSONALIZACION DE MENU ....................................................................................................................................................................... 2

BARRA DE MENÚS Y BARRA DE HERRAMIENTAS ....................................................................................................................................... 3

COMO CONFIGURAR ACCESOS DIRECTOS ................................................................................................................................................ 4

ESTADO DE FORMULARIOS Y TIPS DE BUSQUEDA .................................................................................................................................... 5

CREACION DE CLIENTES .................................................................................................................................................................................. 7

CREACION DE ARTICULOS ........................................................................................................................................................................... 14

MODULO DE COMPRAS ............................................................................................................................................................................... 18

COMPRAS LOCALES ................................................................................................................................................................................. 18

PASOS PARA AUTORIZAR UNA SOLICITUDE DE COMPRA. .............................................................................................................. 20

ORDEN DE COMPRA ................................................................................................................................................................................. 22

ENTRADA DE MERCADERIA ..................................................................................................................................................................... 23

FACTURA DE PROVEEDORES................................................................................................................................................................... 25

PARA VER EL MAPA DE RELACION DE LAS TRANSACCIONES ......................................................................................................... 26

COMPRA A PROVEEDOR NO ADJUDICADO ....................................................................................................................................... 28

EMISION DE CONTRASEÑAS .................................................................................................................................................................. 30

IMPORTACION ........................................................................................................................................................................................... 32

PAGO DE IMPUESTOS .............................................................................................................................................................................. 35

CREACION DE ENTRADA DE MERCANCIAS ......................................................................................................................................... 36

PRORRATEO ................................................................................................................................................................................................ 38

CREACION DE FACTURAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE NACIONALIZACION ............................................................... 42

RECONCILIACION INTERNA ..................................................................................................................................................................... 44

POLIZA DE IMPORTACION ...................................................................................................................................................................... 46

RECONCILIACION INTERNA (ENTORNO A UN PROVEEDOR) ........................................................................................................... 48

ANULACION DE FACTURA DE PROVEEDORES .................................................................................................................................... 51

DEVOLUCION A PROVEEDORES ............................................................................................................................................................ 57

ENTRADA DE MERCANCIA PROVEEDORES .......................................................................................................................................... 60

SIN REPOSICIÓN ........................................................................................................................................................................................ 64

NOTA DE CREDITO ................................................................................................................................................................................... 67

DONACION ................................................................................................................................................................................................ 70

CONSIGNACION ....................................................................................................................................................................................... 93

Manual de Usuario SAP Elaborador por: Departamento de Informática Página I

FACTURA POR SERVICIOS ...................................................................................................................................................................... 109

INVENTARIOS ............................................................................................................................................................................................... 112

TRASLADOS INTERNOS .......................................................................................................................................................................... 112

TRASLADOS EXTERNOS ......................................................................................................................................................................... 115

CRUCE DE CODIGOS .............................................................................................................................................................................. 126

REVALORIZACION DE INVENTARIO .................................................................................................................................................... 135

CONTEO DE INVENTARIO ..................................................................................................................................................................... 138

INFORMES DE INVENTARIO ................................................................................................................................................................... 145

VENTAS ......................................................................................................................................................................................................... 153

GESTOR DE ADD-ONS ........................................................................................................................................................................... 153

APERTURA Y CIERRE DE CAJA ............................................................................................................................................................... 156

EMISION REPORTE DE CIERRE DE CAJA ............................................................................................................................................... 160

VENTA DE MEDICAMENTO (CLIENTE GENERICO) ............................................................................................................................ 161

VENTA DE MEDICAMENTO (CLIENTE ESPECÍFICO) ........................................................................................................................... 171

VENTA DE SERVICIOS ............................................................................................................................................................................. 175

VENTA ORGANIZACIONES O ASEGURADORAS ............................................................................................................................. 178

HOSPITALIZACIÓN Y ANTICIPOS DE CLIENTES (Apartados) ......................................................................................................... 180

ANULACIÓN DE FACTURAS .................................................................................................................................................................. 195

DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS .................................................................................................................................................... 201

ANTICIPOS DE CLIENTES (Apartados) ................................................................................................................................................ 208

SERVICIOS INTERCLÍNICAS ..................................................................................................................................................................... 218

TESORERIA ..................................................................................................................................................................................................... 222

CUENTAS POR COBRAR ......................................................................................................................................................................... 222

PAGOS RECIBIDOS EN EFECTIVO Y PAGOS RECIBIDOS CON TARJETA DE CRÉDITO/DÉBITO ............................................ 222

PAGOS RECIBIDOS EN CHEQUE ...................................................................................................................................................... 223

PAGOS RECIBIDOS CON TRANSFERENCIA .................................................................................................................................... 225

RETENCIONES Y EXENCIONES ......................................................................................................................................................... 226

DEPÓSITOS DE EFECTIVO ................................................................................................................................................................. 227

DEPÓSITOS DE CHEQUES ................................................................................................................................................................ 230

CHEQUE RECHAZADO (SUSPENDIDO) ......................................................................................................................................... 230

CAMBIO DE CHEQUE DE CAJA CHICA CON CAJA GENERAL .................................................................................................. 232

PAGO DEL EMISOR DE TARJETAS ................................................................................................................................................... 234

CUENTAS POR PAGAR ........................................................................................................................................................................... 238

Manual de Usuario SAP Elaborador por: Departamento de Informática Página II

VISUALIZACIÓN DEL REPORTE DE ANTIGÜEDAD ......................................................................................................................... 238

PAGO EFECTUADO POR TRANSFERENCIA..................................................................................................................................... 240

REGISTRO DE COMISIÓN EN TRANSFERENCIA INTERNACIONAL .............................................................................................. 242

TRASLADOS A FONDO DE FUNCIONAMIENTO ........................................................................................................................... 243

PAGO DE HONORARIOS .................................................................................................................................................................. 245

PAGO EFECTUADO CON CHEQUE ................................................................................................................................................ 245

IMPRESIÓN CHEQUE DE CAJA CHICA............................................................................................................................................ 252

EMISIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS ........................................................................................................................................ 254

CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................................................................................................................... 260

Manual de Usuario SAP Elaborador por: Departamento de Informática Página III

COMO INGRESAR AL SISTEMA

Presionamos clic sobre el icono de Sap Business One

Muestra la siguiente pantalla, en la cual debemos ingresar los datos

Id de Usuario

Clave de acceso

Si no estamos en el nombre de sociedad que necesitamos, debemos presionar clic sobre la opción

Modificar Sociedad

Presionamos OK

Muestra la pantalla para seleccionar sucursal predeterminada

Seleccionamos la sucursal y presionamos Fijar como estándar

Manual de Usuario SAP Elaborador por: Departamento de Informática Página 1

Muestra el Menú principal

PERSONALIZACION DE MENU

Todos los usuarios pueden personalizar el menú para mostrar los módulos y las opciones del menú que

necesiten.

Presione clic sobre el icono Parametrización de formulario estando en el menú principal.

Muestra la pantalla de Parametrización del formulario-Menú Principal

Seleccione manualmente las opciones de menú que desee visualizar y presione Aplicar autorización


BARRA DE MENÚS Y BARRA DE HERRAMIENTAS

Barra de menús

Barra de herramientas

Barra de herramientas del fichero

Ver barra de herramientas

Vista preliminar

Exportar a Microsoft Excel

Buscar

Imprimir

Exportar a Microsoft Word

Añadir

Enviar correo electrónico

Exportar a PDF

Primer reg.datos

Enviar SMS

Lanzar aplicación

Registro de datos anterior

Enviar fax

Bloquear pantalla

Registro datos sig.

Último reg.datos


COMO CONFIGURAR ACCESOS DIRECTOS

En la barra de menús seleccione

• Herramientas

• Acceso rápido

• Configurar

La ventana Configurar se utiliza para definir teclas de acceso rápido propias con las que puede abrir las

ventanas de uso más frecuente.

La pestaña Lista enumera todas las teclas de acceso rápido y las ventanas a las que están asignadas esas teclas.

En la pestaña Asignación, se eligen las teclas de acceso rápido para las ventanas seleccionadas. La ficha

Asignación se divide en dos paneles, En el panel izquierdo se visualizan los módulos de SAP. En el derecho se

visualizan las ventanas del módulo seleccionado.

En este ejemplo seleccionare Modulo Compras-Proveedores

Ventana Solicitud de compra

Asignar


En la pestaña de lista, se puede verificar que la Tecla F5 esta asignada para la solicitud de compra

ESTADO DE FORMULARIOS Y TIPS DE BUSQUEDA

Estado de formularios:

Se refiere a que SAP utiliza la misma pantalla para crear, buscar o modificar un registro existente.

MODO BUSQUEDA

Para saber si la pantalla se encuentra en modo de búsqueda, hay 3 formas:

1. El icono de BINOCULARES esta deshabilitado

2. Los campos del formulario se encuentran en color amarillo

3. El icono de la esquina inferior izquierda, indica BUSCAR


MODO CREACION

Para saber si el formulario esta en modo creación, hay 4 formas:

1. El icono de creación esta deshabilitado

2. El icono de búsqueda (binoculares) esta habilitado

3. Los campos del formulario se encuentran en color blanco

4. El icono esquina inferior izquierda indica CREAR

Las búsquedas se realizan colocando algún dato entre asteriscos (*)

Ejemplo:

*SAT*


CREACION DE CLIENTES

CLIENTE y PROVEEDORES en SAP son llamados SOCIOS DE NEGOCIOS

En el menú principal de SAP seleccione

SOCIOS DE NEGOCIOS DATOS MAESTROS SOCIO DE NEGOCIOS

Presione Agregar

En el código seleccione la serie que le corresponde a su sucursal o verifique que sea la que le corresponde.

En el campo situado a la derecha del campo, Código, seleccione el tipo de socio de negocios

CLIENTE O PROVEEDOR

Si un Proveedor es también uno de sus clientes, deberá crear dos registros, uno con registro

de cliente y otro con registro de proveedor.


Introduzca los datos necesarios en los campos correspondientes de la ventana.

Es importante que se seleccione el grupo (sucursal, donante, empleados, Igss, etc.)

Seleccione la moneda

Básicamente las pestañas que debe llenar son:

General, Personas de contacto, Direcciones y condiciones de pago y anexos si así lo desea.

En la pestaña general le muestra el estatus del socio de negocios

En la asignación de sucursal, puede definirle las sucursales en las cuales estará disponible este socio de

negocios.


En la pestaña DIRECCIONES en el campo indicador de impuestos

Debe seleccionar el impuesto en la dirección DESTINO

Selecciono el tipo de impuesto al que esta sujeto el cliente

Y se muestra como queda en la siguiente pantalla.


Las direcciones y personas de contacto son ilimitadas

Para copiar la dirección destinatario presione copiar

Pestaña Condiciones de Pago

Cliente Contado (parametrización estándar)

Debe seleccionar si el cliente es de contado o crédito y le debe definir los días de crédito para este cliente.

Lista de precios, en este siempre se coloca ULTIMO PRECIO DE COMPRA (parametrización estándar)

Finanzas: se configura la cuenta contable que debe tener parametrizada el cliente, CLIENTES LOCALES

(Parametrización estándar)

En propiedades no debemos llenar ningún dato

Pueden adjuntar una fotografía la cual estaría disponible para todo APROFAM.

Anexos, se pueden adjuntar cualquier tipo de archivo a la ficha del cliente, puede ser pdf, excel, Word,

imágenes.

Campos definidos por el usuario:

Para visualizarlos debe presionar en la barra de herramientas.

VISUALIZAR

CAMPOS DEFINIDOS POR EL USUARIO

ACCESO RAPIDO CTRL + SHIFT+U

En los campos definidos por el usuario debe llenar los datos principales del cliente

NIT

CODIGO ANTERIOR (SI TUVIERA)

GENERO

FECHA DE NACIMIENTO

EDAD (SE CALCULA AUTOMATICAMENTE

AL COLOCAR LA FECHA DE NACIMIENTO)

DEPARTAMENTO DE NACIMIENTO

MUNICIPIO DE NACIMIENTO


Al finalizar de ingresar los datos necesarios, presione Crear

CREACION DE PROVEEDORES

Seleccione el tipo en este caso Proveedor

Se activa el código manual ya que el código del proveedor debe ser el número de Nit

Seleccione el Grupo de acuerdo al que pertenezca el proveedor.

Debe completar los datos más importantes:

NOMBRE

NOMBRE EXTRANJERO

MONEDA

Complete los datos del proveedor, el nit debe de colocarlo en campos definidos por el usuario, para

mostrarlos en pantalla presione en la barra de herramientas.


Visualizar Campos definidos por el usuario

El único dato que hay que colocar es el NIT cuando son proveedores.

Pestaña Condiciones de pago

Se debe seleccionar la condición de pago que tendrá asociada el proveedor.

Y en lista de precios, seleccionar la lista de precios que tendrá parametrizada el proveedor

Pestaña Finanzas le muestra una sub pestaña IMPUESTO

Debe seleccionar si el proveedor es afecto al IVA

Y chequecito en la opción Sujeto a retención si aplicará.


Debe seleccionar la retención sujeta al proveedor.

Pestaña Propiedades

Debe definir el Segmento, familia y propiedades que del proveedor.

Al terminar de ingresar los datos necesarios presione CREAR


CREACION DE ARTICULOS

INVENTARIOS DATOS MAESTROS DE ARTÍCULO

Al seleccionar el tipo de artículo que crearemos el sistema automáticamente nos da el correlativo que

corresponde.

1 ANTICONCEPTIVOS

2 MATERIAL CLINICO

3 MEDICAMENTO

4 SERVICIOS (CONSULTAS, LABORATORIOS E IMÁGENES)

5 LIBRERÍA, FORMAS, LIMPIEZA Y SUMINISTROS

6 CONCEPTO DE GASTO

7 SERVICIOS INTERCLINICAS

KIT KITS

COLOCAMOS LA DESCRIPCION 1 (COMPONENTES)

COLOCAMOS LA DESCRIPCION 2 (NOMBRE COMERCIAL)

Ejemplo de creación de un MEDICAMENTO:

DESCRIPCION (Componentes): ACIDO FOLICO 5MG, TABLETA

NOMBRE COMERCIAL: FOLIMEN 5MG, TABLETA

La recomendación es que debemos buscar por componente y no por nombre comercial.


GRUPO DE ARTICULOS: definirá la cuenta contable que afectará (comportamiento contable)

GRUPO DE UNIDADES DE MEDIDA: se debe definir la unidad de medida del artículo, el cual maneja 3 tipos de

unidad de medida.

Unidad de Inventario

Unidad de compra

Unidad de venta

Si tuviera unidad de venta capsula, la relación es de 1 a 10

Si la unidad de inventario es 1 blister y la unidad de venta es capsula 10, la relación en la rebaja de inventario

es de 0.10

Ejemplo: caja10, blíster, blíster

Indica que lo compro en caja de 10 blister, llevo el inventario en blíster y lo vendo en blíster.

Se debe definir los siguientes campos:

Si al artículo se le lleva inventario debe colocar el chequecito en ARTICULO DE INVENTARIO

Si el artículo es para la venta debe colocar el chequecito en ARTICULO DE VENTA

Si el artículo se compra debe colocar el chequecito en ARTICULO DE COMPRA

Un servicio no se compra, ni esta sujeto a impuesto en el caso de APROFAM


Pestaña GENERAL

Se debe seleccionar que esta sujeto a impuesto.

Seleccionar si el artículo maneja lotes y en todas las transacciones

Esto significa que cada vez que se facture un artículo se debe indicar el número de lote a sacar del inventario.

En esta parte del formulario, muestra si el artículo, esta activo o inactivo

Al colocarle inactivo, el sistema no permitirá que no se realice ninguna transacción.

PESTAÑA DATOS DE COMPRA:

Proveedor adjudicado, se debe seleccionar el proveedor adjudicado.

NOTA:

SI NO LE COLOCO PROVEEDOR ADJUDICADO, EL SISTEMA SOLICITARA 1 OFERTA DE COMPRA PARA EJECUTAR

LA ORDEN DE COMPRA

Código de unidad de medida de compra:


PESTAÑA: DATOS DE VENTAS

Se debe definir la unidad de venta predeterminada, acá viene un dato importante debemos utilizar la unidad

de medida

AMBULATORIA

HOSPITALARIA

PESTAÑA: DATOS DE INVENTARIO

Se debe definir la unidad de medida de inventario y en las bodegas que estará activo el artículo/servicio.

Los códigos de los almacenes están conformados por el centro de costo+2 dígitos

Las clínicas/hospitales/departamentos tienen la bodega de gasto, la equivalente a la 0300, todas las bodegas

de gasto terminan con el correlativo 98

Las bodegas en consignación terminan con el correlativo 99

Ejemplo: hospital Escuintla

CENTRO DE COSTO CORRELATIVO ALMACEN NOMBRE

311101 01 31110101 HP, ESCUINTLA BODEGA CENTRAL

311101 98 31110198 HP, ESCUINTLA BODEGA CONSUMO

311101 99 31110199 HP, ESCUINTLA BODEGA CONSIGNACION

El estatus del inventario SAP maneja 4 estatus

STOCK = INVENTARIO FISICO

COMPROMETIDO = LO QUE ESTA EN DOCUMENTOS

PEDIDO = (TRANSITO) LO QUE ESTA POR LLEGAR POR MEDIO DOCTOS DE COMPRA

DISPONIBLE = ES LA FORMULA (STOCK-COMPROMETIDO+PEDIDO)

NOTA; LA UNIDAD DE INVENTARIO DE LOS SERVICIOS ES KIT

METODO DE VALORACION PROMEDIO PONDERADO

PROPIEDADES HAY QUE DARLE 3 CARACTERIZTICAS COMO MINIMO

1 SEGMENTO

1 CLASE

1 FAMILIA

EN LA PROPIEDAD 51 Y 52 ELIJO SI SE VA POR SOLICITUD DE TRASLADO O SOLICITUD DE COMPRA

LAPROPIEDAD 53 ES PARA INDICAR QUE ES ARTICULO DE CONSIGNACION.

En los campos definidos por usuario, se debe colocar la clasificación de la ruta programática.

Al tener los datos completos del artículo presionamos CREAR


MODULO DE COMPRAS

COMPRAS LOCALES A PROVEEDOR ADJUDICADO

• Solicitud de compra

• Orden de compra

• Entrada de mercadería

• Factura de proveedores

COMPRAS A PROVEEDOR NO ADJUDICADO

• Solicitud de compra

• Oferta de compra (cotización de proveedores)

• Orden de compra

• Entrada de mercadería

• Factura de proveedores

COMPRAS LOCALES

COMPRAS-PROVEEDORES SOLICITUD DE COMPRA

Hay varios datos que se llenan automáticamente de acuerdo a las parametrización.

Colocamos la fecha necesaria

Seleccionamos la clase artículos/servicios


En el campo número de artículo ingresamos el código del artículo/servicio o bien presionamos el icono para

que despliegue el catálogo general de artículos y servicios.

Ingrese la cantidad necesaria

En el campo almacén coloca el predeterminado del usuario, sin embargo se puede cambiar

Seleccionamos el código de unidad de medida

Agrego comentarios

Presione Crear

Le mostrara el siguiente mensaje informativo

Ingrese comentarios si así lo desea y presione OK y CREAR nuevamente

Al crear la solicitud de compra se convierte en un borrador no autorizado.

Todas las solicitudes de compra deben llevar autorización del jefe de área.


PASOS PARA AUTORIZAR UNA SOLICITUDE DE COMPRA.

COMPRAS-PROVEEDORES INFORMES DE COMPRAS INFORME DE SOLICITUD DE COMPRA

Puede realizar la búsqueda de la s/c por los filtros que le muestra la pantalla anterior, en este caso filtrare por

medio del usuario solicitante.

Al usuario que debe aprobar s/c le llegara un mensaje


Al darle doble clic sobre el asunto, me despliega los datos del mensaje.

Al presionar la flecha

Para ir al documento debo presionar la flecha amarrilla que esta al lado del número de documento

Después de revisar el documento, cierro y regreso a la solicitud de autorización.


Al seleccionar Autorizado el documento queda como borrador AUTORIZADO, para que el usuario creador

ingrese a crearlo.

ORDEN DE COMPRA

Ubicar la solicitud de compra

Presiono copiar a PEDIDO

Al momento de darle clic nos abrirá una ventana nueva la cual se llama Orden de Compra

Ubicamos al proveedor, colocamos el nit o bien damos clic en el icono que abre el catálogo general de

proveedores.

Muestra el catálogo general de proveedores

Seleccionamos al proveedor con doble clic.

Verificamos los datos, código de artículo, cantidades, almacén y colocar el precio bruto, luego le damos clic

en crear.


Fin de la orden de compra.

ENTRADA DE MERCADERIA

Ubicar la orden de compra

Presiono copia a PEDIDO ENTRADA MERCANCIAS

Este documento es el que le da ingreso al inventario, por lo que es muy verificar los siguientes datos antes de

créalo.

Código de articulo

Almacén

Cantidades


Presione

Le mostrara el siguiente mensaje, si esta seguro/a indique SI

Si los artículos manejan lote, le mostrara la pantalla de definición de lotes

TESORERIA

PARA REALIZAR UN DE DEPÓSITO


Ingrese los lotes correspondientes.

Presione ACTUALIZAR

Presione OK

Automáticamente le regresa a la ENTRADA DE MERCADERIA, presione crear

Presione Si

FACTURA DE PROVEEDORES

Ubicar la ENTRADA MERCADERIAS

Presiono copiar a FACTURA DE PROVEEDORES


En la factura proveedores se verifican los datos y luego se da clic en la opción CREAR, verificando ANTES que

el en TIPO DE ARTICULO sea BIEN.

Confirmamos el mensaje que aparecerá dándole clic al botón SI

PARA VER EL MAPA DE RELACION DE LAS TRANSACCIONES

Clic derecho sobre el documento

Mapa de relaciones


Le mostrara la pantalla de MAPA DE RELACIONES

Presione doble clic sobre el documento que quiera visualizar (Siempre depende del tipo de permiso que su

usuario tenga en el sistema).

PARA CERRAR UNA ORDEN DE COMPRA QUE ESTA EN BACKORDER, UBICAMOSLA

ORDEN DE COMPRA LE DAMOS CLIC DERECHO Y CERRAR.


COMPRA A PROVEEDOR NO ADJUDICADO

El proceso es el mismo que el anterior únicamente que en este agregamos un documento OFERTA DE

COMPRAS.

• SOLICITUD DE COMPRA

• OFERTA DE COMPRA (COTIZACION DE PROVEEDORES)

• ORDEN DE COMPRA

• ENTRADA DE MERCADERIA

• FACTURA DE PROVEEDORES

Ubico la solicitud de compra (Autorizada) clic en copia a OFERTA DE COMPRA

Me muestra la oferta de compra, los campos que debemos digitar en este documento son los siguientes:

Seleccionar proveedor

Fecha de oferta

Cantidad de oferta

Precio que nos esta ofertando el proveedor, siempre se debe verificar la unidad de medida de

compra predeterminada, para colocar el precio correspondiente a la unidad de medida.


Presiono CREAR

Para generar la orden de compra, ubicamos la oferta de compra y desde ese documento, clic en copia a

PEDIDO.

Para ver como se crea una presione ctrl+clic en este enlace ORDEN DE COMPRA (PEDIDO).

Siga con el proceso de compra que anteriormente se explicó.


EMISION DE CONTRASEÑAS

Compras-Proveedores Contrarecibos

1. Automáticamente nos aparecerá el correlativo que toca de las contraseñas.

2. Colocamos el código de proveedor que le hicimos la factura y le damos TAB en el teclado,

automáticamente aparecerá el nombre del proveedor.

3. Colocamos la fecha que será pagada factura.

2

3

1


4. Le damos clic a la lupita (búsqueda formateada) y nos aparecerá el número de documento de nuestra

ORDEN DE COMPRA por lo cual seleccionamos la que corresponde luego con TAB pasamos al

siguiente cuadro y nos aparecerá automáticamente el total de la orden.

5. Colocamos el número de factura y la fecha, si necesitamos colocar más especificaciones lo hacemos en

observaciones.

4

5

6

6. Clic en crear

EN SAP NO PODEMOS MEZCLAR DOCUMENTOS DE DIFERENTES SUCURSALES


IMPORTACION

Pasos a seguir:

• SOLICITUD DE COMPRA

• ORDEN DE COMPRA

• FACTURA DE PROVEEDORES DE RESERVA

• PAGO DE IVA Y DAI (ANTICIPO AL PROVEEDOR SAT)

• ENTRADA DE MERCADERIA

• PRORRATEO

• FACTURA DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE NACIONALIZACION

o RECONCILIACION INTERNA

• POLIZA DE IMPORTACION (FACTURA DE PROVEEDORES)

o RECONCILIACION INTERNA

IMPORTACIONES

Compras-Proveedores

Solicitud de compra

Ingresamos la fecha necesaria.

Colocamos los artículos y el almacén central.

Al momento de darle crear nos aparecerá mensaje para la autorización. PASOS PARA AUTORIZAR UNA

SOLICITUDE DE COMPRA.

Luego que nos autoricen nuestra solicitud de compra ya podremos crearla.


ORDEN DE COMPRA

En nuestra solicitud de compra le damos copiar a pedido y nos mostrar nuestra orden de compra.

1. Colocamos nuestro proveedor en este caso vamos a utilizar IPPF nos actualizará los precios.

2. Nos aparece el tipo de moneda.

3. Nos aparece la sucursal donde estamos trabajando.

1

3

2


CREACION DE FACTURA RES

Ubicamos la ORDEN DE COMPRA clic en copiar a factura res.

En tipo de artículo colocamos que No Aplica.

Le damos crear a factura nos aparecerá un mensaje le damos que sí.


PAGO DE IMPUESTOS

Gestión de bancos Pagos efectuados Pagos efectuados

1. Buscamos el proveedor en este caso sería la SAT.

2. Colocamos chequecito donde dice Anticipo.

3. Se coloca el monto del anticipo.

4. Ingresamos a medios de pagos y realizamos el pago en transferencias bancarias.

5. Crear

1

3

2

4

5


CREACION DE ENTRADA DE MERCANCIAS

Compras-Proveedores

Factura reserva proveedores

Buscamos nuestra factura reserva proveedores.

Luego le damos copiar a pedido entrada mercancías.

Nos aparecerá nuestra entrada de mercancía.

1. Le damos crear.

1


2. Muestra el siguiente mensaje, Indique SI

2

3. Creamos nuestros lotes, el cual se harán dos lotes por artículo.

3

Luego de haber creado nuestros lotes ya podemos darle crear a nuestra entrada de mercancía.

En el mensaje que nos aparece le damos que sí.


PRORRATEO

Compras-proveedores Prorrateo

1. Colocamos nuestro proveedor en este caso es IPPF

2. Le damos en copiar de pedido entrada de mercancía.

3. Luego de darle copiar de nos aparecerá el siguiente mensaje donde seleccionamos nuestra entrada de

mercancía.

1

3

2


De esta manera nos aparecerá nuestro prorrateo luego de seleccionar nuestra entrada de mercancía.

Colocaremos los gastos, nos iremos a la pestaña de costos donde seleccionaremos los que se utilizaron.


Nos vamos a la pestaña de artículos en donde los gastos fueron distribuidos lo verificamos en valor costos de

imputación.

Le damos crear y sí al mensaje que nos aparece.

Para ver el asiento contable nos vamos a presentación preliminar de asiento contable como aparece en la

imagen, y nos aparecerán registros de diario.


Vamos a registrar las facturas de proveedores de servicios de nacionalización las cuales tienen un importe en

nuestro costo.


CREACION DE FACTURAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE NACIONALIZACION

Compras-proveedores Facturas proveedores

FACTURA DE FLETES

2

1

3

4

6

1. Colocamos el proveedor que nos brindó el servicio.

2. Ingresamos la fecha.

3. Nos aparece en la ficha de contenido artículo por lo cual lo cambiamos a servicios.

4. Llenamos los datos descripción, cuenta de mayor y precio bruto.

5

5. En tipo de artículo lo cambiamos a servicio.

6. Crear.


Compras-proveedores Factura proveedores

Compras-Proveedores

Facturas Proveedores

FACTURA DE ALMACENAJE

1

2

3

1. Buscamos el proveedor que nos brindó el servicio.

2. En clase de artículo colocamos servicio.

3. Descripción colocaremos una breve explicación sobre el almacenaje.

4


4. En tipo de artículo lo colocamos como un servicio.

ASI TENDRÍAMOS QUE REALIZAR LAS SIGUIENTES FACTURAS DE SERVICIOS DE NACIONALIZACION, MANEJO

DE DOCUMENTOS, COMBUSTIBLES Y OTROS.

RECONCILIACION INTERNA


Buscamos la factura que realizamos por almacenaje y la cuenta que vamos a reconciliar es mercadería en

tránsito.

3

5

1

2

4

1. Nuestra factura proveedores ya creada.

2. Nos vamos a la flechita amarilla y le damos clic.

3. Nos abrirá nuestro plan de cuentas.

4. Seleccionamos la flecha de color amarillo donde dice saldo.

5. Nos llevará al libro de mayor de la cuenta.


3

4

2

5

1

1. Le damos un clic en Reconciliación interna y nos aparecerá la venta.

2. Nos aparece el abono que realizamos y los dos cargos de las facturas.

3. Escogemos la sucursal donde estemos trabajando. Solo podemos reconciliar de la misma sucursal que

estemos trabajando.

4. Seleccionamos nuestros abonos y los cargos, si nos damos cuenta hay diferencia esto es porque falta

que hagamos una factura de servicios de nacionalización por lo cual modificaremos nuestro abono. No

necesariamente tenemos que tener todas nuestras facturas para hacer la reconciliación.

5. Le damos en el botón reconciliar y le damos que sí.

6

6. Si nos damos cuenta de nuestro cargo ya solo tenemos un saldo menor y sería de las facturas de

servicio de nacionalización que nos hacen falta realizar.


POLIZA DE IMPORTACION


2

1

3

4

1. Buscamos nuestros proveedor en este caso es la SAT.

2. Colocamos la fecha de contabilización.

3. En la clase de artículos colocamos que es por servicio.

4. Colocamos la descripción, seleccionamos la cuenta de mayor.


5. En tipo de artículo seleccionamos Importación/Exportación ya luego le damos crear y sí.

Verificamos nuestro asiento contable nos vamos a la barra de herramientas y le damos en presentación

preliminar de asiento.

De esta forma queda nuestro asiento contable.


RECONCILIACION INTERNA (ENTORNO A UN PROVEEDOR)


Damos clic en la flecha amarilla que aparece en proveedor.


Nos aparece esta venta donde nos iremos a la flecha amarilla que aparece saldo de cuenta.

Nos indica el saldo de cuenta que tiene nuestro proveedor nos iremos a reconciliación interna.


Nos llevará al mayor el histórico de cargos y abonos.

Seleccionamos los documentos y luego le damos en reconciliar y sí.

Con esto nuestra factura ya quedaría cerrada.


ANULACION DE FACTURA DE PROVEEDORES


Vamos anular una factura de proveedores cuando nos equivoquemos, se anulara con una nota de crédito

interna.

Le damos en Copiar a: Nota de crédito proveedores.


1. De esta forma nos aparecerá nuestra nota crédito proveedores.

2. Tenemos que utilizar nuestra serie de nota crédito interna, porque de lo contrario estaríamos diciendo

que es una nota crédito fiscal si no hacemos el cambio.

3. Le damos crear y sí.

4. Nos indica los lotes que han sido afectados y le damos ok y luego crear nuevamente y sí.

4


1. En nuestra factura le damos clic derecho y nos vamos al mapa de relaciones.

2. De esta forma nos aparecerá nuestro mapa de relaciones.

3. Para volver hacer nuestra factura comenzamos el ciclo le damos doble clic en Pedido.


De esta forma nos aparece nuestra orden de compra le damos copiar a Pedido entrada mercancías.


Nos aparece nuestra entrada de mercancías proveedor y le damos crear.

Le colocamos los lotes a cada artículo, luego le damos actualizar y presionamos el botón ok, le damos

nuevamente crear a nuestra entrada de mercancía.


De esta forma nos aparecerá nuestra entrada de mercancías, y le daremos en copiar a factura de proveedores.

De esta forma nos aparecerá nuestra factura proveedores y le damos crear y sí.

DE ESTA FORMA TERMINARIA EL CICLO DE ANULACION DE FACTURA DE PROVEEDORES.


DEVOLUCION A PROVEEDORES

Reposición mismo artículo

Compras-proveedores Devolución mercancía proveedores

Compras-Proveedores

Devolución Mercancía proveedores

1

3

2

4

1. Buscamos al proveedor que le vamos hacer la devolución.

2. Colocamos el artículo que vamos a devolver.

3. Verificamos el almacén que sea de nuestra clínica.

4. Luego le damos Crear y sí.


1

3

2

1. Nos pedirá de que lote vamos a devolver el artículo.

2. Colocamos la cantidad que vamos a devolver.

3. Luego le damos en la flecha para desplazarlo a lote seleccionados.


4. Le damos actualizar y ok.

5

5. Le damos crear nuevamente y sí.


ENTRADA DE MERCANCIA PROVEEDORES

Compras-Proveedores

Entrada Mercancía Proveedores


1. Colocamos el código de nuestro proveedor.

2. Le damos luego en copiar de devolución de mercancías.

3. Seleccionamos nuestro proveedor.

4. Clic en finalizar


5. Luego presionamos ok.

LUEGO DE ESTO YA TENEMOS LISTA NUESTRA ENTRADA DE MERCANCIA PARA DARLE ENTRADA A NUESTRO

INVENTARIO.

6. Le Damos Crear a nuestra entrada de mercancía.


7. Colocamos el nombre del lote, cantidad y fecha de vencimiento luego le damos actualizar y ok.

8. Le damos nuevamente en crear y de esta forma nos aparecerá nuestra entrada.


SIN REPOSICIÓN

Compras-Proveedores

Devolución Mercancía proveedores

1

3

2

4

1. Buscamos al proveedor que le vamos hacer la devolución.

2. Colocamos el artículo que vamos a devolver.

3. Verificamos el almacén que sea de nuestra clínica.

4. Luego le damos Crear y sí.


1

3

2

1. Nos pedirá de que lote vamos a devolver el artículo.

2. Colocamos la cantidad que vamos a devolver.

3. Luego le damos en la flecha para desplazarlo a lote seleccionados.


4. Le damos actualizar y ok.

5

5. Le damos crear nuevamente y sí.


NOTA DE CREDITO

1

1. Le damos en copiar a Nota de crédito proveedores


1. Desplegamos los campos definidos por usuario y colocamos la serie, numero de documentos, fecha,

NIT y resolución.

2. El tipo de artículo tiene que ser bien.

3. Sujeto a Retención le colocamos que no.

4. Le damos crear.


Gestión-Procedimiento de autorización

Informe status de autorización


DONACION

Para realizar una donación se necesita ingresar una Solicitud de Compa está en mayoría se realizan en el

exterior.

Solicitud de Compra

Se ingresan los datos requeridos como fecha necesaria y las columnas de la pestaña CONTENIDO.


Le damos clic en el botón CREAR que se encuentra en la parte inferior.

Entonces habilitara el botón de COPIAR A


Seleccionamos la opción PEDIDO.

La opción PEDIDO abre la ventana ORDEN DE COMPRA


Ingresamos el proveedor, fecha y datos de la pestaña contenido.

Luego de ingresados los datos se da clic a la opción de Copiar a Pedido entrada Mercancías

Esta opción abre la ventana de Entrada de Mecan Prove. En la cual ingresamos el proveedor de dicha

mercadería, ya ingresados los datos verificamos que la pestaña contenido contenga los datos correctos, tanto

cantidad como almacén


.

Luego de verificado este proceso procedemos CREAR.

Confirmamos el mensaje en el que indica que no se puede modificar tras la creación.


Entonces abrirá la ventana en la cual se deben de ingresar los lotes respectivos de cada artículo con las

cantidades de cada lote al igual que su fecha de vencimiento y otros datos. Luego de esto presionamos OK y

Actualizar.

Como observamos en las siguientes imágenes.


Luego de haber hecho los pasos anteriores nos regresara a la ventana de ENTRADA DE MERCADERIA

PROVEEDORES, procedemos a darle CREAR.


Confirmamos el mensaje de que no se podrá modificar el documento tras la creación.

Luego con la flechita en la parte superior presionamos clic hasta encontrar la ENTRADA DE MERCADERIA

ingresada.

Colocados en esta pantalla procedemos a ingresar al Asiento Contable para ver el movimiento de la misma.


Luego regresamos a la pantalla de EMP y procedemos a realizar la Factura de proveedores no fiscal, en la

parte superior le damos COPIAR A FACTURAS PROVEEDORES.


Entonces abrirá una pantalla como la que se muestra y procedemos a ingresar o verificar el proveedor y en la

segunda imagen observamos que se llenan los datos de la columna de datos maestros como NIT, FECHA,

Nombre, ETC.

También debemos recordar que en donaciones debemos de colocar en tipo de Artículo el que corresponda

de acuerdo a cada caso.


En la columna SUJETO a RETENCION le colocamos que NO.

En el momento que aparezca un mensaje como el siguiente debemos de indicar NO.


En esta pantalla nos mostrara la presentación preliminar del asiento contable para que podamos observar lo

que se debitara y se acredita en cada cuenta.

Luego de este caso vemos la ventana Factura de Proveedores se verifican datos luego se procede a darle clic

al botón de CREAR.


Presenta el mensaje en el cual indica que no puede modificarse tras la creación, indicamos que SI.

Se limpiara la pantalla en el cual con la ayuda de la flecha de regresar se busca la Factura al Proveedor.


Encontrada la facrtura del proveedor copiamos el codigo del PROVEEDOR, y damos clic en la flecha amarilla

que esta a un lado del codigo.

Esta nos abrirá una ventana en la cual podremos verificar nuestros estados con dicho proveedor.

Luego ingresamos a Finanzas Registro de Diario


Se abrira una ventana llamada REGISTRO DE DIARIO, ingresamos los datos correspondientes como seria la

Cuaneta Mayor de acuerto al tipo de proveedor, centro de costo, etc..


Se da clic en el boton de crear.

Luego nos confirma que nuestro proceso esta finlizado con éxito mostrando un menajes como la linea verde

que aparece abajo.


Para poder realizar la RECONCILIACION INTERNA regresamos a la pantalla anterior donde teníamos el registro de

diario, ingresamos a la flecha amarilla del proveedor para que nos muestre la ventana de maestro datos socios

de negocios como podemos observar en las dos imágenes.


En la ventana Saldo de Cuenta ingresamos el código de la Cuenta y verificamos los datos se da clic en

RECONCILIACION INTERNA

Entonces abrirá una ventana en la cual observamos el importe a reconciliar, en esta pantalla damos clic a la

opción de PARAMETRIZACION DE IMPRESIÓN.


Solo seleccionamos líneas necesarias.

Y luego clic en el botón de RECONCILIAR.


Confirmamos SI

Nos confirma y le presionamos ok

Luego presionamos ok en la ventana de Saldo de cuenta.


En la pantalla de Fact. Proveedores le damos atrás anterior y siguiente y vemos que cambio a cerrado.

Como vemos en las dos imágenes siguientes en la cual la primera aparece:

ESTADO ABIERTO

Y en la segunda imagen cambio a

ESTADO CERRADO


Luego en Socios de Negocios

Reconciliación Interna

Gestionar reconciliación procederes

En la ventanita de Gestione reconciliar internas ingresamos los datos solicitados para poder realizar el siguiente

proceso.

En esta imagen podemos observar qu ese ingreso la cuenta EN EL RANGO SOLICITADO.

Preionamos OK


Y en el recuadro observamos que nos coloca el Historial de reconciliación interna, solo presionamos OK

En detalles de Reconciliación agrega la nueva reconciliación.

Finaliza el proceso.


CONSIGNACION

Se realiza una solicitud de compra (BODEGA A CONSIGNACION) como se mostrara de manera resumida en

las siguientes imágenes.

Se da CREAR


Luego se da COPIAR A PEDIDO

En la Orden de compra generada se verifican los datos y se da clic en el botón de CREAR


Luego le damos clic en Pedido Entrada de mercadería.

En la pantalla pedido entrada de mercancía verificamos el almacén y las cantidades y damos clic en la opción

de CREAR


Confirmamos el mensaje de que no se puede modificar el documento.

Ingresamos las cantidades necesarias de los lotes y la fecha de vencimiento, damos clic en ACTUALIZAR OK.


Luego en la ventana de entrada de mercadería damos clic en CREAR Y confirmamos el mensaje de

modificación, y en esta parte ya esta la mercadería ingresada a la bodega correspondiente.

En el mapa de relación podemos ver que llevamos estos procesos realizados


Absorción del inventario para APROFAM (Traslado interno)

Para hacer la consignación de ingresamos a la pantalla

Módulos

Inventarios

Operaciones de Stock

Traslados

Abrirá una ventana en la cual se llenan los datos de la sc ingresada anterior.


En este caso ingresamos el artículo y la cantidad con las debidas bodegas de ingreso, podemos crear in

comentario acerca de este proceso, y luego le damos crear.

Ingresamos el los datos de los lotes correspondientes.


Actualizamos y luego Ok

En la siguiente ventana de traslados le damos crear y aparece el mensaje lo confirmamos con un SI

Presionamos Ok en la pantalla de Traslados.


Después de esto debemos de dirigirnos a factura proveedores, esto en el módulo de

COMPRAS-PROVEEDORES

FACTURA PROVEEDORES


Se procede a realizar la Factura a Proveedores (por servicio)

Infresamos los datos del proveedor seleccionamermos la cuenta por pagar producto en consignacion.

Damos crear


Confirmamos el mensaje cons SI.

En el registro dirario podemos observar como estan las cuentas cargadas, sus debitos y abonos.

Podremos verificar nuestra Tabla de relaciones.


En nuestra factura Proveedores ingresamos los datos correspondientes a la misma

Y luego damos clic en CREAR


Para pode hacer la Nota de crédito le damos crear a Nota de Credito Proveedores.

En la pantalla que abre osea Nota de Credito Proveedores ingresamos los datos correspondientes.


Crear y confirmamos el mensaje.


Se hace la salida de lotes.


Y damos nuevamente CREAR.

Listo, proceso finalizado.


FACTURA POR SERVICIOS

(honorarios, gastos de retención )

COMPRAS PROVEEDORES

FACT. PROVEEDORES

Buscamos el nombre del proveedor que nos dará el servicio o del que daremos los honorarios.

SE LLENAN Los recuadros necesarios. Y en la parte de del lado derecho se ingresan los personales del

proveedor

En la pestaña contenido se ingresa la descripción del servicio que se dio por parte del proveedor.


Luego de llanadas todas las columnas se procede a darle CREAR y confirmamos el mensaje como aparece en

la siguiente imagen



INVENTARIOS

TRASLADOS INTERNOS

Son los traslados que se realizan dentro de las bodegas de una misma sucursal.

Para realizarlos utilizamos la siguiente ruta:

Inventarios →Operaciones de Stocks →Traslados

Se inicia seleccionando al socio de negocios que en este caso será el proveedor de traslados de la clínica y

se realiza el traslado del almacén origen (sucursal) a almacén destino (educador)


Se ingresa el artículo y la cantidad a trasladar.

Se ingresar el lote, sobre el campo con la cantidad clic derecho, clic en número de lote/ serie.


Se selecciona el lote del cual se realizara el traslado, se ingresa la cantidad a trasladar y se da clic en la flecha

amarilla que indica hacia la derecha, automáticamente aparecerá el lote y la cantidad seleccionada, luego clic

en actualizar, se regresa a la pantalla de traslado.

Luego clic en actualizar, se regresa a la pantalla de traslado y se da clic en Crear.


TRASLADOS EXTERNOS

Se puede dar dos situaciones diferentes en el traslado externo: cuando llega todo lo pedido y cuando el

pedido está incompleto. Este traslado se realiza entre sucursales.

TRASLADO EXTERNO

La sucursal que solicita el traslado de un producto es quien realiza la Orden de Compra.

Para la Orden compra utilizamos la siguiente ruta:

Compras-Proveedores → Orden de compra


1.) Se ingresa el proveedor de traslado (inicia con la letras PTR, ptr* muestra todos los proveedores de

traslado) se debe de cambiar también la serie de la sucursal que pide el traslado (ej. SolTrANT por ser

interna), la Fecha de entrega es la fecha en la que necesita tener el producto.

Se ingresan los códigos de los artículos que se van a solicitar, así como la cantidad necesitada de cada uno

de ellos. También se debe de verificar que en el campo “sucursal” esta seleccionada la sucursal que está

solicitando el traslado.


En la orden de compra interna se puede enviar comentarios de referencia el campo “Comentarios”,

luego se puede enviar correo interno y adjuntar también la serie de la orden de compra para que sea más fácil

seguir el ciclo de traslado.

2.) La sucursal a la que le solicitan el traslado de un producto es quien realiza el Pedido Cliente

ingresando en la siguiente ruta:

Ventas-Clientes→Pedidos Clientes


Se ingresa con serie PTR, ej. PTRHPC, (proveedor de traslado) y sucursal, el cliente seria al que se enviará

el artículo (Clínica Antigua – Cliente de traslados, ANT00000003)

En campos definidos por el usuario en el campo Ref.traslado se coloca el número de la orden de

compra interna en el campo de Ref. Traslado, esto cargara los datos de la orden de compra.


Se da clic en la lupa y abrirá la ventanita donde se encontrara el listado de artículos de la orden de

compra.

Con Ctrl + clic se seleccionan todos los artículos que se muestran en la lista luego clic en seleccionar

para cargarlos al Pedido cliente.


Si lo que se va a trasladar no es exactamente lo solicitado se modifica en Cantidad y se coloca la

cantidad a trasladar. En esta paso nos pedira ingresar los lotes de los articulos a enviar. Tambien en el campo

de Comentarios se debe de pegar la serie del Pedido clientes y enviar el correo para referencia.


3.) La sucursal que enviara el traslado realiza la Entrega clientes usando la siguiente ruta:

Ventas-Clientes/Entregas a Clientes


Ingresamos en la serie la sucursal que está enviando los artículos y en cliente se ingresa el Cliente de

traslado de la clínica a la que se le enviara los artículos. Al momento de ingresar los lotes se debe de ingresar el

lote que más cercano tenga la fecha de expiración. Luego dar clic en crear.


4.) En este paso la sucursal que solicito el traslado realiza la entrada de mercancía con la siguiente ruta:

Compras-Proveedores/Entrada de Mercancía


Se ingresa el codigo de proveedor en el campo respectivo, en el numero de serie se coloca el de la sucursal

que esta recibiendo el traslado, se llena tambien el campo de sucursal que es la misma

En Campos definidos por el usuario se copia en Ref. Traslado la serie de la Entrega a Clientes para que

cargue los datos.

Se da clic en la lupa y cargara los artículos de la Entrega a Clientes:


Al dar clic en Crear solicitara que se ingrese los datos de los lotes de los artículos, luego clic en actualizar:

Luego no lleva de regreso a la Entrada de Mercadería ya con los datos de los artículos actualizados y le damos

clic Crear, así finaliza el ciclo de traslado externo.


CRUCE DE CODIGOS

El cruce de códigos se realiza cuando por equivocaciones se ingresó un artículo con un lote que no le

pertenece, por ejemplo acetaminofén fue contado como ibuprofeno y viceversa, ingresando a la siguiente

ruta:

Inventario/Operaciones de Stocks/ Salida Mercancía Inventario


Se selecciona la serie de la sucursal de la cual se dará salida y se verifica que la sucursal sea la correcta.

Se ingresa el artículo y la cantidad con la que se realizara el cruce de códigos


Se le coloca el código de artículo y la cantidad a realizar el cruce de códigos


Se debe de buscar la columna Inv.: Tipo operación y se selecciona la opción Cruce de Códigos, esto

es muy importante para que se registre el cruce de códigos.


Una vez ingresados los artículos y las cantidades se le da clic en crear, abrirá la pantalla donde se

selecciona de que lotes se realizara la salida de articulo una vez colocado al lado derecho se da clic en

actualizar. Nos lleva de regreso a la ventana anterior para dar clic en crear y así terminar el proceso de salida.

NOTA: contabilidad realizara autorización del proceso para poder continuar con la entrada de mercancía del

cruce de códigos.

Luego de que contabilidad autoriza la salida de cruce de códigos se procede a la Entrada Mercancía

Inventario, utilizando la siguiente ruta:


Inventario/Operaciones de Stocks/ Entrada Mercancía Inventario

Se indica de qué serie se hará la entrada (ej. Antigua), así como también verificar la sucursal


Se define el artículo al que se le dará entrada se ingresa el código del articulo y la cantidad, en el

campo de comentario se debe colocar por ejemplo “Cruce de códigos con acetaminofén”

Se debe de buscar la columna Inv.: Tipo operación y se selecciona la opción Cruce de Códigos, esto

es muy importante para que se registre el cruce de códigos.


Al darle

clic en el paso

anterior nos pedirá luego que se ingrese el detalle de los lotes de los artículos a cruzar y tenemos que ingresar

lo que es la fecha de vencimiento que es de suma importancia y luego clic en actualizar.

Luego nos lleva de nuevo a la ventana de entrada de mercancía donde ya solo debemos de dar clic en

crear y así se daría por terminado el ciclo completo de CRUCE DE CODIGOS.



REVALORIZACION DE INVENTARIO

Permite darle mantenimiento a los costos de los artículos, ya sea por actualizaciones o corrección de precios.

Para ingresar seguimos la siguiente ruta:

Inventarios/Operaciones de Stock/Revalorización de inventario.


Nos aparecerá la ventana donde tendremos que ingresar los artículos a modificar, debemos de verificar

que la serie este en UNICA, en comentario se puede colocar algo que nos indique el porqué de la misma

revalorización, en la columna de “Costos Nuevos” el precio nuevo que se le va a colocar al artículo.


Luego nos solicitara a que cuenta de mayor aumentara y en cual disminuirá e ingresamos las indicadas y luego

clic en crear.


CONTEO DE INVENTARIO

Contabilización de Stock

Para realizar la contabilización de Stock nos dirigimos a la siguiente ruta:

Inventario/Operaciones de Stock/Operaciones de recuento de inventario/Recuento de inventario


Abrirá la siguiente pantalla: en donde colocaremos la fecha y la hora en la que se está realizando el

recuento, esto nos ayudara a saber cuánto hay hasta esta hora.

En tipo de recuento podemos colocar si va a ser simple o múltiple.

Debemos de seleccionar la serie y sucursal a la cual se realizara el reconteo

Se puede colocar quien es la persona encargada del recuento en el campo “Encargado de recuento

de inventario”


Se ingresan los artículos que se contabilizaran


En la Columna de fijar, se marca todas las casillas de los artículos, si esto se realiza el sistema no dejara

trabajar con los mismos.

Se ingresa la Cantidad Contada y se coloca la unidad de medida en la columna de código de unidad

de medida, luego se da clic en crear, esto no genera ningún movimiento en contabilidad.


Contabilización de Stocks

Se dirige al recuento de stock y de da clic en copiar a contabilización, que lo encontramos en la esquina

inferior derecha.

Y nos lleva a la página de Contabilización de stock


Debemos de activar los campos definidos por el usuario, debemos de ingresar la última factura antes del

conteo y la última después del conteo; en el campo “Fuente de precio” se selecciona Costo del Artículo y

luego clic en crear y nos llevara a una ventana para ingresar los lotes.

Se ingresa el lote del cual hacía falta para realizar el ajuste y dar clic en actualizar, es importante verificar

de que lote hay de más o menos, luego clic en aceptar y esperar la autorización.


Estos ajustes necesitan autorización, la cual se debe de esperar y verificarla para dar por terminado el

ajuste.


INFORMES DE INVENTARIO

En esta sección encontramos un listado para poder obtener informes sobre el inventario y los artículos.

Nos dirigimos a la ruta:

Inventario → Informes de inventario

Inventario/Informes de inventario/Lista Artículos: en este informe podemos ver los precios de los

artículos en las diferentes listas de precios.


Se puede filtrar por grupo de artículos

Ejemplo de Lista de Artículos


Inventario/Informes de inventario/Lista Partidas abiertas

Se puede filtrar por tipo de documento:

Ejemplo de informa de partida abierta:


Inventario/Informes de inventario/Informe documento preliminar de documento

El informe será por usuario y permitirá elegir el que se necesite de la lista, así como también seleccionar el área

de la cual quiere ver el informe.

Ejemplo de Informe documento preliminar de documento


Inventario/Informes de inventario/Informe últimos precios

Este informe muestra los últimos precios que se le ha dado a los clientes o los últimos que ha dado un

proveedor.

Debemos llenar los campos: Código SN, número de artículo, y las fechas. Y nos desplegará el lisado de

los artículos.

Inventario/Informes de inventario/artículos Inactivos

Nos muestra los artículos que ya se están venciendo

Se puede filtra un rango de códigos, se puede seleccionar el grupo de artículos, fecha y también

propiedades.

Ejemplo de un informe de artículos inactivos


Inventario/Informes de inventario/Lista de Registros contables de inventario


En este informe se puede monitorear la existencia de un artículo.

Ejemplo

Inventario/Informes de inventario/Status de stock


Este informe nos sirve para poder revisar el stock de inventario por código y proveedor por sucursal.

Ejemplo de informe/Status de stcok


VENTAS

GESTOR DE ADD-ONS

Es importe que antes de iniciar a facturar se levanten los 3 add-ons que interactúan con SAP

A continuación se explica cómo deber realizarse este proceso y una breve explicación del funcionamiento de

cada uno.

Este add-on lleva el control de facturas emitidas a las

aseguradas, Igss y otras organizaciones.

Este add-on es la comunicación entre SAP y el sistema médico

(RES).

Este add-on es el que firma fiscalmente las facturas, con el

respectivo control de resoluciones

Gestión →add-ons →Gestor de add-ons


Muestra la siguiente pantalla y el ESTADO de los add-ons es DESCONECTADO

Posicione el cursos sobre el primer add-on, se le habilitara la opción de inicio

Al finalizar de iniciar el add-on le muestra en la pantalla un mensaje indicando que el add-on que iniciamos esta

conectado.


Y el ESTADO cambio a conectado

El add-on <NOMBRE DEL ADD-ON > está conectado

Por los 3 add-ons que aparecen tiene que hacer el mismo proceso de darle inicio.

Al finalizar los 3 add-ons deben estar en Estado CONECTADO, como se muestra en la siguiente imagen.


APERTURA Y CIERRE DE CAJA

Gestión de bancos →Cierre de caja →Detalle


Muestra la siguiente pantalla

La fecha la coloca automáticamente el sistema.

Ingrese en el campo Login: usuario de SAP

En el campo Password: ingrese su contraseña

Presione tabulador y la pantalla se cierra automáticamente

El sistema ya le dejará facturar, de lo contrario al ingresar a la factura le levantara esta pantalla para que genere la apertura.


Cierre de Caja

Gestión de bancos →Cierre de caja →Detalle

Le muestra la misma pantalla, únicamente que en inicio le muestra los datos de cuando se apertura la caja.

Ingrese el desglosé de su efectivo en las denominaciones correspondientes, al finalizar presione CALCULAR.


Verifique los datos y presione actualizar.

La pantalla de apertura y cierre de caja se cerrara automaticamente y le mostrata un mensaje como se ve en la siguiente

pantalla.

La transaccion se actualizó satisfactoriamente


Fin del cierre de caja.

EMISION REPORTE DE CIERRE DE CAJA

Gestión de bancos →Informes bancarios→CorteFinal


Le mostrará la siguiente pantalla, en la cual debe ingresar los datos solicitado:

Fecha:

Usuario:

Presione OK y le mostrara el reporte correspondiente.

VENTA DE MEDICAMENTO (CLIENTE GENERICO)

Se utilizara para el cliente que solo llega a comprar a farmacia.

Ventas-Clientes →Factura de deudor + pago


Para facturar necesitamos mostrar los “Campos definidos por el usuario”.

Factura de deudor + pago

Campos definidos por el usuario

Visualizar →Campos definidos por el usuario o Ctrl+Shift+U

Cada una de las clínicas y/o hospitales tiene un cliente genérico, que será el cliente 1 en cada clínica. Las

primeras tres letras del cliente genérico identificaran la clínica a la cual pertenece.


Este cliente es el que solo llega a farmacia a comprar y que no le llevaremos record médico. El código de este

cliente termina en “00000001” en todas las sucursales.

Únicamente podremos facturar productos con existencia.

Colocamos el Número de artículo que vamos a facturar o bien en el campo Descripción del artículo,

colocamos entre asteriscos el criterio de búsqueda. Por ejemplo, el cliente nos solicita, Amoxicilina.

Criterio de búsqueda = *amox*

Presionamos el tabulador.

Muestra todos los artículos que cumplieron con ese criterio de búsqueda *amox*

Seleccionamos el código a facturar.


Colocamos la cantidad, automáticamente el sistema coloca el precio.

En los campos de usuario, se colocan los datos de la factura “NIT” y “Nombre”.

Presionamos “Crear” nos muestra la siguiente ventana

Clic en SI, en ambas ventanas.


Y mostrara una ventana para seleccionar el lote o lotes de los productos seleccionados.

Colocamos las cantidades a entregar dependiendo del lote, Clic en “Desplazar a”, icono con el símbolo de

mayor que “>” y clic en “Actualizar”, repetir este ciclo si son varios productos o lotes, al finalizar con la

selección de lotes, clic en “OK”.

Los lotes a despachar se muestran del lado derecho, Lotes seleccionados.

Presionamos “Crear” nos muestra la siguiente ventana



Presionamos “Crear” y mostrara una ventana que es para registrar el medio de pago de la factura.


Fondos en efectivo, en el campo Total colocamos el monto recibido en efectivo.

En un mismo pago podemos registrar varias formas o Medios de pago, Cheque, Transferencia bancaria, Tarjeta

de crédito y Fondos en efectivo.

Presionamos “OK”

Presionamos “Crear” nos muestra la siguiente ventana de la factura.



Se finaliza la creación de la factura y se imprimirá.

La factura afecta el inventario, sacando de disponible la cantidad despachada con esta factura.

Si el cliente cancela con Tarjeta de crédito, seleccionamos la pestaña Tarjeta de crédito

Seleccionamos el POS Utilizado

Número de tarjeta de crédito, colocamos los últimos 4 dígitos de la tarjeta

Válido hasta, colocamos el mes / año en que es válida la tarjeta

Número de DPI del cliente

Número de teléfono

Monto, el valor cobrado en esa tarjeta

Número de autorización que dio el POS


Presionamos “OK”.

Si el cliente paga con varias tarjetas de crédito, clic en “Definir de nuevo” y llenamos los datos del pago con la

otra tarjeta de crédito.


Clic en “OK” y clic en “Continuar” en los siguientes mensajes

Y clic en “Crear”, para terminar con la creación de la factura y se imprimirá.


VENTA DE MEDICAMENTO (CLIENTE ESPECÍFICO)

Se utilizara para el cliente que se presente con receta de APROFAM o que ya este registrado en el sistema.

El proceso es similar al anterior, la única diferencia es que se colocara un cliente específico o ya creado en el

sistema, el cual ya tendrá su “NIT” y “Nombre” definidos y estos últimos se podrán modificar si así lo desea el

cliente.

Ventas-Clientes→ Facturas clientes

Busco al cliente, sobre el campo nombre, encierro entre asteriscos mi criterio de búsqueda, en este ejemplo

colocaremos *JUAN*, presionamos tabulador y nos muestra el resultado de la búsqueda.

El resultado de la busqueda, mostrara todos los clientes que contengan ese nombre, no importando si es el

primero o segundo nombre.

En el listado apareceran clientes creados por otras clínicas y/o hospitales que podrá utilizar toda vez sea

habilitado el cliente en su sucursal.

Seleccionamos el cliente que le vamos a facturar.

Si el cliente fue creado en nuestra sucursal aparecerá asignado para utilizarlo en la sucursal.

Pero si fue creado en otra sucursal debemos de asignarlo a nuestra sucursal para poder facturar sin

inconvenientes.


En este ejemplo, el cliente fue creado en la sucursal Hospital Central, y para que no se dupliquen los clientes

en el sistema, es necesario que sea asignado a nuestra sucursal, presionamos la flechita amarilla que aparece a

la par del código del cliente.

Nos trasladara a la ficha del cliente, presionaremos los tres puntos en Asignación de sucursal.

Para este caso el cliente fue creado en la sucursal Hospital Central y debemos de asignarlo a nuestra sucursal,

en la ficha de Asignación de sucursal, presionamos el cuadrito en blanco que nos corresponda y nos colocara

un chequecito, posteriormente clic en “Actualizar” y “OK”, para que realice el cambio.


Mostrará la ficha del cliente y hacemos clic en “Actualizar” y “OK”, para que realice el cambio en dicha ficha.

Después de concluir con la asignación del cliente a nuestra sucursal, continuamos con el proceso de

facturación.

En la ficha de la factura, seleccionamos el o los códigos a facturar y las cantidades correspondientes.

Seleccionamos los lotes de los artículos a entregar.

Colocamos el o los Medios de pago de la factura.

Clic en “Crear”, se finaliza la creación de la factura y se imprimirá.



VENTA DE SERVICIOS

Para facturar servicios es obligatorio que los clientes estén registrados en el sistema. El proceso es similar a

VENTA DE MEDICAMENTO (CLIENTE ESPECÍFICO), con la variante de que se pueden incluir productos y

servicios.


Se selecciona o buscar el cliente, si no se encuentra en el listado es necesario crear un nuevo cliente.

Busco al cliente, sobre el campo nombre, encierro entre asteriscos mi criterio de búsqueda, en este ejemplo

colocaremos *JOSE*, presionamos tabulador y nos muestra el resultado de la búsqueda.

En esta ventana y dependiendo del caso que se presente, en la parte de abajo seleccionamos “Nuevo”, si

fuese necesario crear un nuevo cliente o seleccionamos al cliente y también asignamos al cliente a nuestra

sucursal si fue creado por otra sucursal.

Cuando se define el cliente al cual se facturara.

Seleccionamos el o los códigos a facturar y las cantidades correspondientes, se pueden incluir productos y

servicios.


Para los códigos de servicios es necesario colocar el “Profesional que Atiende” que es el médico que prestara

el servicio, ya que esta forma el sistema asignara el turno correspondiente y también servirá para el pago de

honorarios, si el servicio es referido este campo se deja en blanco.

En este campo, se podrán buscar a los médicos o empleados, por medio de los criterios de búsqueda o

presionando el tabulador y aparecerá el listado.

También se podrá colocar el primer “Apellido” del médico y presionamos el tabulador, mostrara el listado de

todos los médicos o empleados que inician con esos apellidos y seleccionamos el que corresponda.

Adicionalmente es necesario colocar el “Médico que Refirió”.

Para este campo, se podrán buscar los códigos de médicos o empleados, dándole clic a la lupita que

aparece en la celda o campo y seleccionando el que corresponda.

También se puede digitar el código del médico y seguir con el proceso.


Seleccionamos los lotes de los artículos a entregar para los productos, si se facturan solo servicios el sistema

no solicitara lotes.

Colocamos el o los “Medios de pago” de la factura.

Clic en “Crear”, se finaliza la creación de la factura y se imprimirá, la factura y el turno.


VENTA ORGANIZACIONES O ASEGURADORAS

Facturas que se emitirán a las organizaciones o aseguradoras con las que APROFAM haya realizado contrato o

convenio.


Para la emisión de estas facturas el procedimiento es el similar a la VENTA DE SERVICIOS, la diferencia será la

lista de precios que se utilizara y los productos serán cancelados al 100% por parte de la organización o

aseguradora.

Seleccionamos:

El Cliente, lo asignamos o lo creamos

Ingresamos los códigos de servicios y productos

La Cantidad a entregar o prestar

Profesional que Atiende

Colocamos la Lista Precios que corresponde

Médico que Refirió

Los lotes de los artículos a entregar para los productos

Colocamos el o los Medios de pago de la factura.


Clic en “Crear”, se finaliza la creación de la factura y se imprimirá, la factura y el turno.

Para este procedimiento existen tres variantes.

1.- Venta con Coaseguro

Se emitirán dos facturas, una por el pago que realizara el paciente y la otra cuando se facture a la organización

o aseguradora el monto pendiente, el pago es parcial por parte del paciente, de acuerdo a la negociación

establecida en el contrato o convenio.

2.- Venta con Copago

Se emitirán dos facturas, una por el pago que realizara el paciente más el fijo y la otra cuando se facture a la

aseguradora el monto pendiente.

Este pago fijo adicional se registrara en el código 400750 (COPAGO ASEGURADORA), el precio para este

código será de Q.1.00 y en cantidad se colocara el valor fijo que establezca la aseguradora, de acuerdo al

contrato o convenio establecido.

Por ejemplo: la aseguradora envía un paciente y le indican que tendrá que pagar 10% de los servicios, más

Q.25.00 que es un valor fijo, en cantidad del código 400750 colocaremos 25.

3.- Venta 100%, Organización o Aseguradora

Se emitirá únicamente una factura a la organización.

Cuando llegue el paciente se le realizara el procedimiento normal con la lista de la organización o aseguradora

de donde envían al paciente.

Al momento de presionar “Crear” en la ficha de la factura, no dejara grabar o continuar ya que el sistema no

permitirá facturas con valor “0”, procederemos a cambiar la serie de la factura y seleccionando la serie con

terminación “-T” y nos permitirá “Crear” el documento.


HOSPITALIZACIÓN Y ANTICIPOS DE CLIENTES (Apartados)

Se iniciara el proceso con un pedido de cliente y se utilizara para la facturación a pacientes que sean

hospitalizados y que haya o no realizado anticipos, este proceso no llevara turnos.

Ventas-Clientes→ Pedido de cliente

Seleccionamos al cliente, lo asignamos o lo creamos.

Clic en la lupita, para que nos muestre la referencia correspondiente.


En fecha de entrega, podemos colocar la fecha de salida del paciente.

Ingresamos el código del servicio y la cantidad.

Clic en “Crear”, para guardar la orden de venta clientes o pedido de cliente. Este documento puede ser

modificado, si no se ha emitido la factura, se pueden agregar los servicios o productos adicionales y cambiar

el servicio si fuese necesario.

El pago que realice el paciente al momento de ingresar o los pagos anticipados que haya realizado se

registraran como Anticipos de Clientes (Apartados) y deben de llevar el número del pedido de cliente.

Si el paciente no hace ningún pago anticipado este paso se omite.

Gestión de Bancos→ Pagos recibidos→ Pagos recibidos


Seleccionamos al cliente.

Marcamos el chequecito de anticipo.

Colocamos el monto recibido.

Comentarios necesarios.

Clic en la bolsita, para registrar el monto recibido.

Seleccionamos la forma de pago y el monto recibido.

Deben de estar habilitados los “Campos definidos por el usuario”, para colocar el número del pedido de

cliente, para poder rebajar el anticipo de la factura.


Clic en “OK” para establecer el medio de pago y para recibir el pago.

Se imprimirá el recibo por el pago recibido.


Clic en “Crear” y termina el registro de el o los anticipos (Pagos recibidos).

Cuando se le da salida al paciente y nos trasladen los datos para los adicionales o cambios que se dieron

durante el procedimiento.

Buscamos la orden de venta o pedido de cliente.

Agregamos todos los adicionales que se dieron en el procedimiento quirúrgico realizado.

Dando clic derecho en el campo cantidad y en la opción “Números de lote/de serie”, asignamos los lotes de

los productos entregados.

Colocamos la cantidad, dependiendo del lote y clic en el icono con el signo mayor.

Clic en “Actualizar” y “OK”, en la selección de lote.


Clic derecho sobre la línea que se desee borrar, por si fuese necesario cambiar el servicio.

Clic en “Actualizar”, en el pedido del cliente.

Para este ejemplo, se realizó el cambio en el pedido del cliente, de un parto simple a una cesárea y lo

actualizamos.

Después de buscar y actualizar el pedido del cliente, se emitirá la factura, seleccionando en la parte inferior

derecha la opción, “Copiar a”, luego en la opción “Factura de deudores”.


Generará la factura, verificar que estén completos los campos como por ejemplo, Dirección, NIT y Nombre o

damos clic en la lupita del campo.

Clic en “Crear”.

Clic en “Si”.

Levantará la ventana de lotes, como ya los hemos seleccionado solo presionamos “OK”.


Clic en “Sí”.

En la bolsita o presionando “Crear”, levantara la ventana de “Medios de Pago” y registramos el pago recibido o

la diferencia.

Clic en “OK”, para guardar el medio de pago.


Clic en “Crear”, para guardar la factura y clic en “Si” para concluir con la facturación.

Si el pago recibido es menor al total de la factura. El sistema buscara si este cliente tiene anticipos por la

diferencia, si los encuentra considerara la factura como pagada.

Si hubiese diferencias entre los pagos recibidos y el total de la factura no dejara grabar el documento.

Si el paciente no hace ningún pago anticipado el siguiente paso se omite.

Para concluir la facturación emitida al cliente, es necesario Reconciliar el o los anticipos con la factura. Ya que

contablemente existe saldo en dos cuentas contables.

Buscamos la factura emitida y damos clic a la flechita amarilla del código del cliente.


Clic en la flechita amarilla del “Saldo de cuenta”.

Mostrará el listado de documentos abiertos de ese cliente, clic en “Reconciliación interna”.

Verificamos los importes a reconciliar y que corresponda a la misma sucursal o seleccionamos la sucursal.


Clic en los cuadritos en blanco, verificando que el Importe a reconciliar sea cero y clic en “Reconciliar”.

Clic en “Si” y ocultara las líneas marcadas anteriormente.

En este proceso de Hospitalización y Anticipos de clientes, estaría pendiente el proceso para los consumos y

los honorarios a destajo por el procedimiento realizado.


Realizaremos un nuevo pedido para el registro de los consumos y honorarios.


Seleccionamos al cliente de autoconsumo que corresponde a la clínica y/o hospital.

El código de este cliente termina en “00000002” en todas las sucursales.




Ingresamos el código de los productos utilizados, el código del servicio y las personas que atendieron el

procedimiento.

Clic en “Crear”, para guardar la orden de venta clientes o pedido de cliente de autoconsumo.

documento puede ser modificado, si no se ha emitido la factura.

Este

Después es necesarios buscar el pedido de autoconsumo, para emitir la factura, seleccionando en la parte

inferior derecha la opción, “Copiar a”, luego en la opción “Factura de deudores”.




Clic en “Crear”, en la ficha de la factura.

Clic en “Si”, en la ventana que indica que el documento no puede modificarse.

Levantará la ventana de lotes, seleccionamos el lote y las cantidades de cada uno de los lotes y presionamos

“Actualizar”, al finalizar “OK”.


Clic en “Sí”.

Esta factura no deberá solicitar “Medios de Pago”, por ser de autoconsumo.


ANULACIÓN DE FACTURAS

Buscamos la factura que se desea anular y presionamos la bolsita con las monedas o el icono de los “Medios

de pago”.


Levantará la lista de los pagos recibidos y presionamos la flechita amarilla, para ver el documento.


Encima del documento damos clic derecho y mostrara varias opciones, daremos clic en la opción “Cancelar”,

para anular el pago y continuar con la anulación de la factura.

Clic en “Si”, para confirmar la cancelación del pago.

Mostrará una ventana para seleccionar la fecha de cancelación de la transacción y debemos de elegir la “Fecha

del sistema actual” y clic en “Ok”.


Cerramos las ventanas abiertas, buscamos nuevamente la factura y en la parte inferior derecha, presionamos en

“Copiar a” y clic en “Nota de crédito de clientes”.

El sistema generará la nota de crédito que anulara la factura.

Mostrará la nota de crédito y daremos clic en “Crear”, para grabar la nota de crédito.


Clic en “Si”, para confirmar la anulación.

Mostrará la ventana de lotes, para devolverlos a la bodega y presionaremos “OK”.


Clic en “Si”, para finalizar con la anulación de la factura.

El proceso anterior, abrirá el pedido del cliente, si fuese necesario se podrá modificar el pedido para realizar

una nueva factura.

Si el pedido del cliente, ya no se factura es necesario cerrarlo.

Buscamos y actualizamos el pedido, presionamos el clic derecho sobre el pedido y la opción “Cerrar”.

Este paso es obligatorio para liberar los productos, porque los productos incluidos en el pedido se

encuentran comprometidos y disminuyen el disponible del inventario.



DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS

Se realizaran devoluciones por reposición de productos con lote diferente.

Ventas-Clientes→ Devoluciones Cliente

Seleccionamos el cliente, el artículo y la cantidad. Clic en “Crear”.


Clic en “Si”.

Levantará la ventana de lote con los lotes vendidos, seleccionamos el lote recibido, el cual ya debe de existir y

presionamos “Actualizar” y “Ok”, para concluir con la selección del lote.


En la devolución, clic en “Crear” y “Si”, para finalizar la devolución del producto.

Buscamos la devolución realizada para realizar la reposición del producto al cliente.

En la parte inferior derecha seleccionamos “Copiar a” y luego “Entrega”, para crear el documento por la

reposición.


Clic en “Crear” y en “Si” para continuar.


Levantará la ventana de lote, clic en el lote que colocamos en la devolución, ya que realizaremos el cambio

por otro y en el signo de menor “Desplazar a“, para regresar la cantidad al lote.

Presionamos “Actualizar” y en visualizar lotes disponibles, colocamos “Todos”.

Mostrará los lotes disponibles y seleccionamos el lote a entregar.

Presionamos “Actualizar” y “Ok”, para concluir con el cambio de lote.



En el documento de la entrega damos clic en “Crear” y “Si” en la siguiente ventana, para concluir con la

reposición del producto.

Si la devolución se realiza con devolución de dinero o cambiando producto. Se debe utilizar el proceso

anterior de ANULACION DE FACTURAS.

Si devuelven el medicamento por otro, se anula la factura y se crea una factura nueva.

Si la factura lleva productos y servicios, se anula la factura, se modifica el pedido y se crea una factura nueva.


ANTICIPOS DE CLIENTES (Apartados)

Se iniciara el proceso con un pedido de cliente y se utilizara para la facturación a pacientes que hayan

realizado anticipos, este proceso no llevara turnos.


Seleccionamos al cliente, lo asignamos o lo creamos.




Ingresamos el código del servicio y la cantidad.

Clic en “Crear”, para guardar la orden de venta clientes o pedido de cliente. Este documento puede ser

modificado, si no se ha emitido la factura, se pueden agregar los servicios o productos adicionales y cambiar

el servicio si fuese necesario.

El pago que realice el paciente al momento de ingresar o los pagos anticipados que haya realizado se

registraran como Anticipos de Clientes (Apartados) y deben de llevar el número del pedido de cliente.

Gestión de Bancos→ Pagos recibidos→ Pagos recibidos


Seleccionamos al cliente.

Marcamos el chequecito de anticipo.

Colocamos el monto recibido.

Comentarios necesarios.

Clic en la bolsita, para registrar el monto recibido.

Seleccionamos la forma de pago y el monto recibido.

Deben de estar habilitados los “Campos definidos por el usuario”, para colocar el número del pedido de

cliente, para poder rebajar el anticipo de la factura.


Clic en “OK” para establecer el medio de pago y para recibir el pago.

Se imprimirá el recibo por el pago recibido.


Clic en “Crear” y termina el registro de el o los anticipos (pagos recibidos).

Cuando se le da salida al paciente y nos trasladen los datos para los adicionales o cambios que se dieron

durante el procedimiento.

Buscamos la orden de venta o pedido de cliente.

Agregamos todos los adicionales que se dieron en el procedimiento quirúrgico realizado.

Clic derecho sobre la línea que se desee borrar, por si fuese necesario cambiar el servicio.

Clic en “Actualizar”, en el pedido del cliente.

Para este ejemplo, se realizó el cambio en el pedido del cliente, de un parto simple a una cesárea y lo

actualizamos.

Después de buscar y actualizar el pedido del cliente, se emitirá la factura, seleccionando en la parte inferior

derecha la opción, “Copiar a”, luego en la opción “Factura de deudores”.




Clic en “Crear”.

Clic en “Si”.

Levantará la ventana de lotes, para seleccionarlos los lotes entregados.

Colocamos las cantidades a entregar dependiendo del lote, Clic en “Desplazar a”, icono con el símbolo de

mayor que “>” y clic en “Actualizar”, repetir este ciclo si son varios productos o lotes, al finalizar con la

selección de lotes, clic en “OK”.


Clic en “Sí”.

En la bolsita o presionando “Crear”, levantara la ventana de “Medios de Pago” y registramos el pago recibido o

la diferencia.

Clic en “OK”, para guardar el medio de pago.


Clic en “Crear”, para guardar la factura y clic en “Si” para concluir con la facturación.

Si el pago recibido es menor al total de la factura. El sistema buscara si este cliente tiene anticipos por la

diferencia, si los encuentra considerara la factura como pagada.

Si hubiese diferencias entre los pagos recibidos y el total de la factura no dejara grabar el documento.

Para concluir la facturación emitida al cliente, es necesario Reconciliar el o los anticipos con la factura. Ya que

contablemente existe saldo en dos cuentas contables.

Buscamos la factura emitida y damos clic a la flechita amarilla del código del cliente.

Clic en la flechita amarilla del “Saldo de cuenta”.


Mostrará el listado de documentos abiertos de ese cliente, clic en “Reconciliación interna”.

Verificamos los importes a reconciliar y que corresponda a la misma sucursal o seleccionamos la sucursal.

Clic en los cuadritos en blanco, verificando que el Importe a reconciliar sea cero y clic en “Reconciliar”.


Clic en “Si” y ocultara las líneas marcadas anteriormente.


SERVICIOS INTERCLÍNICAS

Se utilizara para aquellos hospitales y/o clínicas que prestan o reciben servicios de otras sucursales.

Por ejemplo: para los Papanicolaou y Laboratorios Clínicos referidos internamente.

La sucursal que presta el servicio ingresa una nota de débito.

Seleccionamos el cliente de la sucursal, que se le presto el servicio.


Seleccionamos el código “400749” SERVICIOS INTERCLINICAS-PAPANICOLAOU y las cantidades procesadas.

Para otros servicios es necesario crear códigos adicionales.

Comentarios necesarios y clic en “Crear”.


Clic en “Si”, para concluir con la nota de débito.


La sucursal que recibe el servicio ingresa una nota de crédito.

Cambiamos el correlativo por el que termina en “-T”, ya que será un documento interno.

Seleccionamos el cliente de nuestra sucursal.


Seleccionamos el código “400749” SERVICIOS INTERCLINICAS-PAPANICOLAOU y las cantidades enviadas a

procesar. Para otros servicios es necesario crear códigos adicionales.

Comentarios necesarios y clic en “Crear”.


Clic en “Si”, para concluir con la nota de crédito interna.


TESORERIA

CUENTAS POR COBRAR

PAGOS RECIBIDOS

PAGOS RECIBIDOS EN EFECTIVO Y PAGOS RECIBIDOS CON TARJETA DE CRÉDITO/DÉBITO

Cuando se reciben pagos por facturas o por anticipos y se necesita ver el reporte de antigüedad de saldos de

clientes:

Socios de Negocios → Informes de socio de negocios → Antigüedad de saldos de clientes


PAGOS RECIBIDOS EN CHEQUE

Gestión de Bancos → Pagos recibidos →Pagos recibidos

En la pantalla de Pagos Recibidos, selecciono Cliente y luego selecciono con un clic en la barra amarilla donde

dice código y despliega la lista de clientes.

Selecciono el cliente que me está pagando, aparecerá un listado de las facturas pendientes de pago,

selecciono la/las facturas que me está cancelando, si solo selecciono la factura se asume que me van a pagar

toda la factura.

Si fuese un anticipo tendría que ir a modificar la columna de pago total y colocamos el valor recibido,

selecciono el correlativo de la sucursal, en la bolsita selecciono la forma de pago que generalmente sería un


cheque.

Selecciono la pestaña cheque colocamos el importe, selecciono el banco y número de cheque, ok.


PAGOS RECIBIDOS CON TRANSFERENCIA

Gestión de Bancos → Pagos recibidos → Pagos recibidos

Nos envía una boleta de depósito o la NC en el estado de cuenta.

Selecciono el cliente que me está pagando, aparecerá un listado de las facturas pendientes, selecciono las

facturas que me están cancelando, si solo selecciono la factura se asume que me van a pagar toda la factura, Si

fuese un anticipo tendría que ir a modificar la columna de pago total y colocamos el valor recibido, selecciono

el correlativo de la sucursal, en la bolsita selecciono la forma de pago que generalmente seria transferencia,

cuenta de mayor a la cual realizaron el depósito o NC, fecha, referencia o número de boleta y el monto, ok.


RETENCIONES Y EXENCIONES

Gestión de Bancos → Pagos recibidos → Pagos recibidos

Selecciono el cliente que me está pagando, aparecerá un listado de las facturas pendientes, selecciono las

facturas que me están cancelando, el monto de la exención lo tendría que ir a modificar la columna de pago

total y colocamos el valor recibido.

Selecciono el correlativo de la sucursal, en la bolsita selecciono la forma de pago que generalmente seria

transferencia, cuenta de mayor selecciona la exención o retención, fecha, referencia o número de boleta y el

monto, ok.


DEPÓSITOS DE EFECTIVO


Gestión de bancos Depósitos Depósitos

Observar: hay varios datos que aparecen automáticamente como la fecha y moneda de depósito, también el

saldo de la cuenta.

Selecciono la cuenta de mayor del banco a donde realizaremos el depósito, selecciono ficha fondos de

efectivo, referencia el número de boleta y en la ficha seleccionar cuenta de mayor de la caja general de la

sucursal, el importe o monto, crear.

SELECCIONE LA PESTAÑA FONDOS EN EFECTIVO


Nombre de campo o tipo de

datos

Cuentas de mayor

(encabezado)

Referencia bancaria

Cuentas de mayor (Etiqueta

efectivo)

Valores

<seleccione la cuenta de banco propio en la

que depositará efectivo> ejemplo:

013-494256-1 (BANCO INDUSTRIAL)

<# de boleta>

<Número de cuenta de la cuenta de saldo de

caja> ejemplo:

110101023-00 CAJA GENERAL ANTIGUA

CAJA#1

Importe Q. 25.00

Ingreso comentario si así lo deseo y Selecciono crear.


DEPÓSITOS DE CHEQUES

Gestión de bancos Depósitos Depósitos

Selecciono la cuenta de mayor del banco a donde realizaremos el depósito luego selecciono la ficha

Cheques, llenamos los datos que solicita de referencia como numero de boleta y luego selecciono visualizar

cheques de y seleccionamos en tránsito de la sucursal, el importe o monto y crear.

CHEQUE RECHAZADO (SUSPENDIDO)


Objetivo: Sacar el cheque del banco y revivir la deuda con el cliente. Se da el ejemplo de un cheque

rechazado de caja chica.

Se localiza el cheque, Buscar


Se selecciona el cheque que fue rechazado por el banco

Se selección el número de depósito que corresponde y debe de cancelar la línea o fila del cheque

rechazado, y lo traslada a cheques en tránsito nuevamente, para cambiarle en la póliza el número de

referencia que asignó el banco o el número de Nota de Débito del banco, crear.

Si el cheque se va a Re depositar, no se debe de cancelar el recibo, pero si el cheque o pago es necesario

solicitarlo nuevamente, busco la ficha del pago recibido por el cheque, para cancelar el pago por ese cheque

recibido y revivir la deuda del cliente.

Sugerencia: Puede seleccionar varios cheques en un depósito con la combinación

CTRL + Clic o Shift + Clic.


CAMBIO DE CHEQUE DE CAJA CHICA CON CAJA GENERAL

Gestión de bancos Pagos recibidos Pagos recibidos.

Seleccione la opción de Cuenta

En el detalle colocamos la cuenta que sería CAJA GENERAL de la sucursal, comentario, importe o monto, luego

selecciono la bolsita o medios de pago.


Selecciono la ficha de cheque, cuenta de mayor es cheques en tránsito, luego el monto o importe, banco y

número de documento, OK.

Realice boletas separadas cuando haga depósitos en efectivo y cheque.


PAGO DEL EMISOR DE TARJETAS

(UNICAMENTE SE HACE EN TESORERÍA EN OFICINAS CENTRALES)

TRANSFERENCIA


No hay cliente, ni proveedor vinculado, entonces selecciono la modalidad de cuenta.

En el detalle del documento se registra la cuenta contable de Visanet o Credomatic.


Se describe un comentario de donde se recibió el pago, importe o monto. En medios de pago selecciono

Transferencia Bancaria, monto, banco y número de documento, Crear.


Factura de proveedores (Comisión)

Compras Proveedores Factura proveedores

Seleccionamos el proveedor Visanet o Credomatic, servicio, serie de sucursal, en el detalle la cuenta de mayor,

comentario, importe o monto.


En la bolsita o medio de pago seleccionamos transferencia para usar la cuenta contable de Visanet o

Credómatic, fecha, referencia o número bancario, ok, crear.

Retención


Selecciono la cuenta de Visanet o Credomatic y aparecerá un listado de las facturas pendientes, selecciono las

facturas que me están cancelando, el monto de la retención lo tendría que ir a modificar la columna de pago

total y colocamos el valor recibido, selecciono el correlativo de la sucursal, en la bolsita selecciono la forma de

pago que generalmente seria transferencia, cuenta de mayor selecciona retención, fecha, referencia o número

de boleta y el monto, Crear.


CUENTAS POR PAGAR

VISUALIZACIÓN DEL REPORTE DE ANTIGÜEDAD

Socio de negocios Informe de Socio de negocios Antigüedad de saldos de proveedores

Se puede elegir por fecha, nombre del proveedor o código, se le da OK y lo desplegará.


En la vista preliminar se puede generar tres tipos de reportes, se elige uno y OK.

En la tercera opción podemos visualizar el saldo de honorarios o servicios profesionales, fijo y/o a destajo.


PAGO EFECTUADO POR TRANSFERENCIA

Transferencias al Exterior

Gestión de Bancos Pagos efectuados Pagos efectuados

Se busca el proveedor y en el detalle aparecerán las facturas que debemos a ese proveedor, selecciono la/las

facturas que voy a pagar.


Para pagos parciales modificar la columna Pago Total y luego elijo la bolsita de Medios de Pago.

Selecciono la forma de pago que es Transferencia Bancaria, cuenta del mayor la cuenta bancaria que utilizare

para pagar, fecha, referencia o número de cuenta, OK.

Los proveedores del exterior, se hace una transferencia a través de una cuenta bancaria en Dólares.


REGISTRO DE COMISIÓN EN TRANSFERENCIA INTERNACIONAL


La comisión se registra con la modalidad de cuenta, en el detalle seleccionamos cuenta de mayor y la cuenta

de gasto.

Se cambia la moneda por ser en dólares la comisión que nos cobra el banco, el importe en dólares, se

selecciona la bolsita y la ficha de transferencia, fecha, referencia, total, OK.


TRASLADOS A FONDO DE FUNCIONAMIENTO


Se realiza por la modalidad de cuenta, en el detalle se selecciona la cuenta de la sucursal y la sucursal debe

ser la de la clínica con el correlativo que corresponde a esa clínica, comentario, importe o monto. Luego

elegimos la bolsita.

Se elige la ficha de transferencia, selecciono la cuenta, fecha y referencia, importe total, OK.

Observación: en el asiento contable del documento en la referencia 3 de la línea de la cuenta del fondo de

funcionamiento cambiar el número de referencia para que no afecte al conciliar, Crear.



PAGO DE HONORARIOS


Selecciono al proveedor, luego la factura que se pagará y medios de pago, ficha de transferencia, monto,

fecha, referencia y OK.

PAGO EFECTUADO CON CHEQUE

‣ Control de correlativos (para mantenimiento a las chequeras)

Gestión Definiciones Gestión de Bancos Cuentas de banco propio


Cambiar en la columna, No. de siguiente cheque, el correlativo y la columna de bloqueo para bloquear la

impresión de cheques, Nombre modelo para el modelo que podría decir NO NEGOCIABLE y otros modelos

que sí.

‣ Generación del cheque


Todos los pagos a servicios hay que seleccionar la bodega de gasto que termina en 98. Selecciono

proveedor, en el detalle la factura a cancelar, Crear.


‣ Impresión del cheque

Gestión de bancos Impresión de documento


Selecciono la clase de documento: Cheques para el pago

Luego realizo el llenado de los datos, País, Banco, Cuenta, OK

Observación: tomar en cuenta el rango de fecha que se le describe porque solo desplegara los que están

dentro de la asignación.

Levanta ventana para confirmación, Imprimir.


Posteriormente sale la pantalla que recuerda el número de cuenta, el numero de cheque que se imprimirá, si

todo está bien se da OK.

Se elige la impresora y listo.

‣ Confirmación del número de cheque

Toda vez que imprimo un cheque, si se imprimió correctamente, sale una pantalla que se llama

CONFIRMACIÓN DE NÚMERO DE CHEQUE.

Confirmado, para confirmar la impresión.

Dañados, para reservar otro correlativo o anular el anterior porque el físico ya se hechó a perder, y hay

que hacer la impresión con otro correlativo.

No impreso, para volverlo a imprimir si no se ha perdido el cheque físico.

No confirmado, al enviar a imprimir corre el correlativo pero permite modificar.

En modificar status de impresión a, se puede cambiar el estado a todos los que este si son varios.


Si a algún cheque le colocamos No impreso, en la ventana hay que corregir el correlativo al número que deseo

imprimir o con el que va a empezar la impresión.

También se puede realizar el proceso de confirmación de número de cheques a través de la siguiente opción.

Gestión de bancos Informes bancarios Informe de registro de cheques

Se procede a llenar los datos que solicita, país, banco y número de cuenta, así como el rango de fecha, OK.

Aparecerá nuevamente la pantalla con las opciones de confirmado, dañado, no impreso o no confirmado.


Visualización de listado de cheques

Gestión de bancos Informes bancarios Informe de registro de cheques

Se despliega una venta que tiene opción de búsqueda por diferentes filtros: por vencimiento, número de

cheque, código de proveedor, numero de pago o cuenta corriente. También se puede elegir en visualizar el

tipo de documento que se necesita.


IMPRESIÓN CHEQUE DE CAJA CHICA


Se busca el proveedor, caja chica de la sucursal, selecciono las facturas y luego la bolsita

Ya seleccionada la bolsita despliega la pantalla donde se elige la ficha de cheque, banco, cuenta y OK.

Luego se procede a la impresión del cheque:

Gestión de bancos Impresión documento

Al imprimir el cheque, país, cuenta, banco, en la flecha naranja antes de imprimir seleccionamos el cheque.


Se cambia el nombre que debe de ser APROFAM, actualizar.

Se imprime y posteriormente confirmarlo.


EMISIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS

EMISIÓN DEL PAGO (cheque, tipo anticipo)


Observación: el empleado debe de existir como proveedor.

Selecciono el proveedor (empleado), clic en casilla de anticipo, digito el monto. Luego medios de pago

(bolsita), cheque, completo los datos y crear.

Posteriormente realizó el procedimiento de impresión de cheque.

Nota: para creación de códigos de empleado como proveedores el sistema no deja grabar si no es el Nit

correcto.


REGISTRO DE FACTURAS POR REINTEGRO DE VIÁTICOS

Compra – proveedores Facturas proveedores

Habilitación de los campos definidos por el usuario: Menú en barra horizontal superior Visualizar y clic en

Campos definidos por el usuario, esta opción desplegara una opción en la parte derecha de la pantalla.

El proveedor es el empleado, los campos definidos por el usuario para los datos de las facturas, en el detalle

las líneas de gasto y el almacén debe de ser con terminación 98 para clínicas y para oficinas de administración

la bodega asignada para cada departamento, Crear.


Nota: el IVA se debe de dejar en estado EXE (exento) y en la columna de tipo de artículo se debe de dejar

No aplica.

Aplicación de las facturas al proveedor


En la ficha del proveedor en este caso el empleado, en la flecha naranja, nos aparecen los documentos

pendientes, seleccionamos, las reconciliaciones deben de cuadrar, Reconciliar, OK.


Depósito de la diferencia sobrante

Gestión de Bancos Pagos recibidos Pagos recibidos

Selecciono la modalidad de proveedor, código del proveedor (empleado), aparecen los documentos

pendientes y selecciono los necesarios, luego elijo la bolsita.


Ya seleccionada la bolsita, selecciono la ficha de transferencia bancaria para el depósito, y procedo a llenar los

espacios, cuenta mayor, fecha de referencia, referencia, monto, OK.


CONCILIACIÓN BANCARIA

Carga del estado de cuenta del banco

Gestión de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Tratar estados de cuenta externos

Selecciono la cuenta del mayor.


Ingreso la cuenta contable, de Excel a Sap, debe tener las mismas columnas el archivo de Excel.

Fecha Referencia Descripción Débito Crédito

02/03/2015 00001098 PAGO DE CHEQUE 472.00 -

02/03/2015 00001099 PAGO DE CHEQUE 106.65 -

02/03/2015 01833552 N. C. BANCA ELECTRONICA - 1,138.75

09/03/2015 00001100 PAGO DE CHEQUE 734.00 -

16/03/2015 00001102 PAGO DE CHEQUE 5,463.20 -

16/03/2015 00001101 PAGO DE CHEQUE 981.95 -

16/03/2015 01842203 N. C. BANCA ELECTRONICA - 7,978.00

17/03/2015 00001103 PAGO DE CHEQUE 799.50 -

23/03/2015 00001104 PAGO DE CHEQUE 793.35 -

30/03/2015 00005779

N. C. CAPITALIZACION

INTERESES - 0.79

30/03/2015 00005780 RETENCION POR IPF 0.08 -

Nota: todas las celdas tienen que tener valor, no pueden quedar en blanco, las que no llevar valor color valor

cero.

Hay que habilitar las líneas: la primera línea se habilita manualmente, cuando tengo dos líneas habilitadas con

CTRL+I habilito más líneas, tengo que estar posicionado en la primera lique que se habilito.

Me coloco en la primera línea, clic izquierdo y le doy pegar.

Aparece este cuadro, si el archivo tiene encabezado le indicamos que si, y no si no lo lleva.


Ya pegados los datos, actualizar, ok.

Conciliación Bancaria

Gestión de bancos Extractos bancarios y reconciliaciones externas Reconciliación


Selecciono en modo automático, luego la cuenta de banco, fecha, totales con restricción, chequecito en

referencia y referencia a cantidad de los últimos ocho caracteres o los que se necesita, reconciliar, por cada

referencia o sea correr la reconciliación tres veces.

Observación: por cada referencia hay que correr una reconciliación, en otro termino hay que reconciliar tres

veces.

Posterior a la reconciliación, aparece otra pantalla, se le da clic en la opción de parametrización de impresión y

se selecciona lo solicitado.

Para cancelar la conciliación bancaria, se puede cancelar dependiendo de las líneas o todo.


Se llenan los espacios según la información que solicita, se elije Cuenta de mayor, luego la cuenta de mayor del

banco, y la fecha de la conciliación, ok.

En la reconciliación manual se bajan las transacciones de ambas cargas, SAP y la Carga, de forma manual.


Manual SAP B1 - Todos los modulos

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