Procedura CBC Heineken - Heineken Romania

Aprobat in sedinta Management
Team din data de :
13.09.2005
COD DE CONDUITA IN AFACERI
pentru angajatii HEINEKEN ROMANIA
COD: CBC
Pag : 1
Editia: 09.2005
Revizia : 01
1. DEFINITII
Codul de Conduita in Afaceri al HEINEKEN ROMANIA S.A. (numita in
continuare “HeiRo”) reprezinta regulile pe care angajatii HeiRo trebuie sa le
respecte atunci cand actioneaza pentru si in numele HeiRo.
Prin “angajat” se intelege orice persoana care are incheiat cu HeiRo un contract
individual de munca, pe durata determinata sau nedeterminata.
Membrii Management Team sunt asimilati angajatilor.
Sunt asimilati “angajatilor” si persoanele care nu au contract de munca (pe
perioada determinata sau nedeterminta) dar isi desfasoara activitatea in cadrul
HeiRo in baza unui contract de prestari de servicii incheiat intre HeiRo si o terta
parte.
2. REGULI PENTRU ANGAJATI
2.1. Respectarea legilor romanesti si a reglementarilor interne HeiRo
a) Angajaţii vor respecta toate legile şi reglementările relevante aplicabile
in Romania;
b) Angajaţii isi vor desfasura activitatea in HeiRo respectand toate
politicile, procedurile si standardele HeiRo aplicabile lor;
c) Management Team este responsabil ca politicile, procedurile si
standardele interne HeiRo sa fie aduse la cunostinta angajatilor;
d) HeiRo produce si comercializeaza bere, produs care, datorita continutului
de alcool, este o bautura alcoolica. Datorita acestui fapt angajaţii trebuie
să respecte cu strictete prevederile Politicii HeiRo privind Alcoolul
precum si alte legi si reglementări legale privind consumul de alcool;
e) In cazul in care reglementarile legale aplicabile in Romania (legi,
ordonante, hotarari etc.) sunt mai stricte decât politicile, procedurile si
standardele HeiRo, atunci reglementările legale aplicabile in Romania
vor prevala în faţa reglementarilor interne HeiRo.
2.2. Prevenirea fraudelor
Frauda este definită ca fiind un act intenţionat cu scopul de a înşela sau de a
induce in eroare alte persoane, în principal de a obţine un avantaj necuvenit şi
HEINEKEN Romania SA, Cod TVA RO13240781, R.C. J40/12235/2002, cont HVB-Tiriac:RO83 BACX 0000 0000 3025 0310 (RON),
ING BANK:RO 85 INGB 0001 0081 0445 8910 (RON), ING Bank RO34 INGB 0001 0081 0445 0710 (EUR)

date
08 Noiembrie, 2007
page
2 of 6
ilegal în detrimentul companiei. Frauda poate însemna falsificarea de
documente, omisiunea sau ascunderea unor fapte, însuşirea ilegală a bunurilor,
furtul, aplicarea eronată cu intenţie a normelor contabile etc.
Este in interesul HeiRo si al angajatilor sai sa previna frauda, ori de cate ori este
posibil. Pentru a realiza acest lucru, angajatii isi vor desfasura activitatea in
cadrul HeiRo, respectand urmatoarele reguli:
a) Angajaţii vor folosi proprietatile, bunurile şi resursele HeiRo numai
pentru realizarea activitatilor comerciale ale HeiRo. Utilizarea
proprietatilor, bunurilor si resurselor HeiRo in alte scopuri este permisa
numai cu aprobarea Management Team;
b) Toate activele, obligatiile si tranzactiile HeiRo trebuie sa fie inregistrate
corect si complet in registrele societatii si trebuiesc documentate
corespunzator;
c) Toate tranzactiile trebuie sa fie autorizate si executate in conformitate cu
politicile HeiRo si a instructiunilor date de management;
d) Angajatii, indiferent de pozitia lor in HeiRo, trebuie sa respecte politicile
si procedurile care au fost elaborate de HeiRo pentru a proteja integritatea
datelor companiei. Aceasta include si respectarea procedurilor referitoare
la securitatea sistemelor informatice;
e) Angajatii nu vor folosi informatiile despre: HeiRo, clientii sai, furnizorii
sai precum si despre societatile afiliate Heineken N.V., obtinute in virtutea
pozitiei (functiei) pe care o detin in HeiRo, atunci cand iau decizii privind
investitiile personale referitoare la HeiRo, clientii sai, furnizorii sai sau
societati afiliate Heineken N.V.;
f) Angajaţii pot solicita restituirea cheltuielilor personale, la care au dreptul
conform reglementarilor legale sau a celor interne HeiRo, numai pe baza
unor deconturi corecte si foarte bine fundamentate;
2.3. Conflicte de interese
2.3.1. Un Conflict de Interese apare atunci când un angajat este implicat în
îndeplinirea unei sarcini în numele HeiRo şi are un interes privat, real sau
potenţial, privind rezultatul sarcinii respective, interes care:
poate fi contrar celor mai bune interese ale HeiRo, şi
este în măsură să afecteze raţionamentul obiectiv sau acţiunile pe care
HeiRo se aşteaptă ca angajatul să le exercite în numele acesteia.
2.3.2. Este in interesul HeiRo si al angajatilor sai sa previna conflictul de
interese, ori de cate ori este posibil. Pentru a realiza acest lucru, angajatii isi vor
desfasura activitatea in cadrul HeiRo, respectand urmatoarele reguli:

date
08 Noiembrie, 2007
page
3 of 6
a) Toate deciziile de afaceri ale angajatilor, legate de activitatea lor in
HeiRo, vor fi luate exclusiv în interesul HeiRo şi cu respectarea regulilor
din prezentul Cod de Conduita in Afaceri;
b) Angajaţii vor evita tranzacţii, situaţii, relaţii sau orice alt tip de implicare
personală în care, în mod efectiv sau potenţial, poate surveni un conflict
cu interesele HeiRo, sau poate da aparenţa unui astfel de conflict;
c) Angajatul va declara orice conflict de interese in care este implicat. La
intrarea in vigoare a prezentului Cod de Conduita in Afaceri, indiferent
daca sunt sau nu in conflict de interese cu HeiRo, toti angajatii HeiRo vor
completa formularul “Declaratie privind conflictul de interese” (al carui
model este prezentat in Anexa nr. 1). Declaratia mentionata anterior se
mai completeaza la angajare, la schimbarea functiei angajatului si apoi ori
de cate ori apare conflictul de interese. Declaratia se preda sefului direct,
sau departamentului HR in cazul noilor angajati sau in cazul schimbarii
functiei angajatului. Seful direct are obligatia de a colecta si apoi de a
depune declaratiile personalului din subordine la departamentul de
Resurse Umane de care apartine locatia unde isi desfasoara activitatea.
Seful direct, la randul sau, isi va preda declaratia personala sefului sau
direct. Departamentul central de Resurse Umane va centraliza toate
declaratiile de conflicte de interese depuse la departamentele locale de
Resurse Umane. Comisia de Integritate Morala numita prin decizie a
Management Team, compusa din reprezentanti ai departamentelor HeiRo,
analizeaza toate declaratiile privind conflictul de interese, propunand
Management Team luarea unor decizii privind rezolvarea conflictelor de
interese. Aceste decizii vor fi comunicate imediat angajatilor.
d) Atunci cand descopera sau suspecteaza ca anumite actiuni pe care le
desfasoara sau doreste sa le desfasoare, se afla intr-o situatie de conflict
de interese, angajaţii trebuie sa obţina aprobarea din partea conducerii
înainte de a continua sau de a iniţia aceste acţiuni. In acest sens angajatul
trebuie sa completeze si sa depuna declaratia privind conflictul de interese
conform celor mentionate la punctul c). Comisia de Integritate Morala va
raspunde in cel mai scurt timp angajatului;
e) Angajatii, cu atributii de serviciu in acest sens, vor respecta urmatoarele
reguli specifice:
1) acordarea bonusurilor si discounturilor, repartizarea materialelor
promotionale si sponsorizarea unor actiuni, se va face numai pe
baza unor criterii obiective stabilite de catre HeiRo;

date
08 Noiembrie, 2007
page
4 of 6
2) alegerea clientilor HeiRo (distribuitori, en-grossisti etc.) se va face
avand la baza criterii obiective de selectie a acestora. Criteriile vor
fi stabilite de catre HeiRo;
3) acolo unde este posibil, alegerea unui furnizor (de produse sau
servicii) se va face pe baza a cel putin trei oferte de la trei
furnizori diferiti;
4) este obligatorie evaluarea anuala a furnizorilor cu care HeiRo are
relatii comerciale ce depasesc o perioada de doi ani;
5) recrutarea si selectia angajatilor HeiRo se va face pe baza unor
criterii obiective stabilite de catre HeiRo.
2.4. Cadouri de afaceri
2.4.1. Cadourile de afaceri includ: mese, oferte de agrement (inclusiv cazare,
bilete de transport la evenimente sau alte tipuri de agrement sau cheltuieli
asociate), remuneraţii băneşti, discounturi pentru produse sau servicii, activităţi
sociale subvenţionate etc.
2.4.2. Primirea si acordarea de cadouri de afaceri reprezinta un domeniu sensibil,
care necesita din partea angajatilor o foarte buna judecata si totodata „bun simt”.
2.4.3. Atunci cand se primesc sau se dau cadouri, angajatii HeiRo trebuie sa
respecte urmatoarele reguli:
a) Angajaţii vor fi retinuti in ceea ce priveste primirea de cadouri. Ei nu vor
accepta cadouri sau alte beneficii, care ar putea fi percepute ca
periclitând integritatea deciziilor de afaceri ale acestora sau care încalcă
regulile stabilite de HeiRo;
b) Angajatii nu vor accepta cadouri daca suspecteaza ca cel care ofera
cadoul asteapta un favor in schimbul acestuia;
c) Angajatii nu vor primi sub nici o forma cadouri sub forma de bani,
discounturi pentru produse sau servicii, activitati sociale subventionate;
d) Atunci când se acceptă un cadou de afaceri care se consideră că
depăşeşte sfera practicii de afaceri normale, acesta trebuie adus la
cunoştinţa managerului direct. Primirea sau oferirea de cadouri
personalizate cum sunt: calendarele, agendele, pixurile, stilourile,
posterele, obiectele mici promotionale etc., sunt considerate ca facand

date
08 Noiembrie, 2007
page
5 of 6
parte din sfera practicii de afaceri normale si in consecinta nu trebuie
aduse la cunostinta managerului direct;
e) In cazul in care valoarea comerciala a cadoului primit de angajatul
HeiRo este mai mare de 100 EUR, atunci angajatul are obligatia de a-si
informa imediat managerul direct care, impreuna cu angajatul in cauza,
hotaraste ce trebuie facut cu acest cadou (tinand cont de cele mentionate
la punctul urmator), respectiv daca: va fi restituit donatorului sau va fi
retinut de catre angajat;
f) Se acceptă oferirea unui cadou de către angajatul HeiRo numai în cazul
în care:
natura şi scopul cadoului se consideră a fi legale şi acceptabile din punct
de vedere etic si in conformitate cu practica de afaceri normala din
Romania;
HeiRo nu obţine sau nu păstrează afaceri sau alte avantaje
necorespunzătoare în derularea activităţii sale comerciale ca urmare a
oferirii acestui cadou.
g) Cand un angajat nu este sigur dacă oferirea, donarea sau primirea unui
cadou este permisă din punct de vedere legal sau contractual, atunci
acesta nu trebuie să ofere, sa doneze sau sa primească acest cadou fără a
se consulta cu managerul direct;
h) De asemenea, angajatul HeiRo nu va oferi cadouri unui angajat al unui
client sau furnizor al HeiRo, daca stie ca acesta nu are dreptul sa
primeasca astfel de cadouri. Daca nu este sigur de acest lucru, angajatul
HeiRo va trebui sa intrebe despre aceasta permisiune.
2.5. Coruptia
2.5.1. Actul de corupţie este definit ca: o ofertă, promisiune sau acordare
intenţionată a unei sume de bani, produse sau servicii unei persoane publice
oficiale pentru ca acesta să acţioneze sau să nu acţioneze, în sensul îndeplinirii
unor îndatoriri oficiale, în scopul obţinerii sau păstrării de catre HeiRo a unor
afaceri sau a altor avantaje necorespunzătoare în derularea activităţilor sale
comerciale.
2.5.2. Angajatii vor respecta urmatoarele reguli:
a) Angajaţii nu se vor implica în acte de corupţie pentru sau în
numele HeiRo;
b) Angajaţii vor raporta conducerii HeiRo orice încercare venită din partea
unui oficial guvernamental de santaj asupra HeiRo;

date
08 Noiembrie, 2007
page
6 of 6
c) Cand actioneaza pentru sau in numele HeiRo, angajatii vor lua in
considerare legislatia romaneasca in vigoare privind coruptia (Legea nr
161/2003), Politica Heineken Anticoruptie precum si alte reglementari
interne sau internationale aplicabile acestui domeniu.
3. Aspecte legate de reteaua de aprovizionare si de desfacere
In procesul de alegere a furnizorilor si clientilor, angajaţii cu responsabilitati in
domeniul aprovizionarii si vanzarilor, vor selecta, pe cât posibil, firme cu o bună
reputaţie. Se va evita încheierea unor contracte cu furnizori sau clienti având o
reputaţie îndoielnică atat în ceea ce priveşte protecţia mediului, condiţiile de lucru
şi/sau drepturile omului, cat si in ceea ce priveste relatiile cu institutiile statului.
4. Consultarea
Ori de câte ori un angajat nu este sigur dacă acţionează sau nu în sensul
prevederilor prezentului Cod de Conduita in Afaceri, acesta trebuie să se consulte
cu managerul direct.
5. Procedura privind sesizarea abaterilor si neglijentelor grave “Whistle
blowing”
In ciuda tuturor eforturilor, se poate intampla ca anumiti angajati sa nu respecte
Codul de Conduita in Afaceri, ceea ce poate aduce prejudicii atat HeiRo cat si
angajatului. Din acest motiv fiecare angajat este obligat sa raporteze orice
incalcare a Codului de Conduita in Afaceri astfel incat HeiRo sa poata interveni si
stopa aparitia unor pagube ulterioare.
Modul de raportare a incalcarilor Codului de Conduita in Afaceri este cuprins in
Procedura privind sesizarea abaterilor si neglijentelor grave “Whistle-Blowing”.
Lista de Anexe
- Anexa nr. 1 – Declaratia privind conflictul de interese;
Management Team
Heineken Romania SA