Digital åtkomst och digitala leveranser - TAM-Arkiv
Digital åtkomst och digitala leveranser - TAM-Arkiv
Digital åtkomst och digitala leveranser - TAM-Arkiv
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Titel: Komplett teknisk instruktion för digital <strong>åtkomst</strong> <strong>och</strong><br />
<strong>digitala</strong> <strong>leveranser</strong> till <strong>TAM</strong>-<strong>Arkiv</strong><br />
Datum: 2011-09-01<br />
Steg d: Exportera ut email <strong>och</strong> eventuella bifogade filer till en filstruktur (eller till en databas<br />
för långtidslagring).<br />
Steg e: Gallra bort eventuella kopior som inte ska bevaras.<br />
Steg f: Konvertera filer till arkivformat <strong>och</strong> arbeta om länkar till relativa länkar med<br />
genomtänkta filnamn. Se till att filstrukturen är genomtänkt <strong>och</strong> klarar långtidslagring. Se<br />
även ”<strong>TAM</strong> 5:2010 REKOMMENDATION - Format för Långtidslagring” för fler detaljer.<br />
Spara parallellt i originalformat om filerna ska kunna behandlas i framtiden i originalformat.<br />
Steg g: Granska exporterat data <strong>och</strong> komplettera med allt metadata som behövs för att förstå<br />
<strong>och</strong> hantera data i framtiden.<br />
Steg h: Testa återsökning <strong>och</strong> beställning av exporterat data. Granska resultatet.<br />
6.2.13. Diarium <strong>och</strong> register<br />
Ett diarium eller ett register lagras som en databas, se avsnitt ovan.<br />
6.2.14. Dokumenthanterings- <strong>och</strong> ärendehanteringssystem<br />
Dokumenthanteringssystem (DMS, Document Management System), ärendehanteringssystem,<br />
innehållshanteringsystem (CMS, Content Management System), portaler <strong>och</strong> liknande kan<br />
erbjuda många olika vyer mot samma bakomliggande data. I ett dokumenthanterings- eller ett<br />
ärendehanteringssystem kan informationen vara lagrad i flera olika databaser <strong>och</strong> filsystem.<br />
Ofta är dessa system dessutom integrerade med intra- <strong>och</strong> extranät, se även avsnittet om<br />
webbsiter nedan.<br />
I princip så långtidslagras data på samma sätt som för databaser <strong>och</strong> fristående filer, men<br />
några tillägg:<br />
Tillägg 1. Gör först en avgränsning av vilka informationsmängder som ska långtidslagras,<br />
oberoende av hur de råkar vara tekniskt lagrade i olika system/databaser.<br />
Tillägg 2. Bestäm om data ska tas ut som denormaliserade vyer 11 eller om det är mer intressant<br />
att bevara bakomliggande data bakom vyerna. Konstruera vid behov nya vyer mot<br />
bakomliggande data. Detta kan vara riktigt komplext om informationsarkitekturen är<br />
ogenomtänkt eller dåligt dokumenterad.<br />
Tillägg 3. Bestäm om data ska kunna bearbetas i framtiden eller om det räcker med att bara<br />
kunna återsöka <strong>och</strong> läsa det. Om data ska kunna bearbetas på nytt i framtiden, behöver rådata<br />
lagras parallellt med eventuella skapade vyer av denormaliserat data. Även ursprungliga<br />
format kan behöva sparas parallellt med arkivformat, om långtidslagrat data ska kunna<br />
bearbetas.<br />
Tillägg 4. Bestäm hur återsökningar ska kunna ske. Nya söklistor, sökdatabas <strong>och</strong> index kan<br />
behöva skapas. Hur ska informationen kunna återsökas?<br />
För övrig information om långtidslagring av dessa former av system se avsnitten om<br />
databaser, kontorsdokument, email <strong>och</strong> webbsiter.<br />
11 Exempel på en denormaliserad vy kan vara en enkel lönelista, som bakom kulisserna kan vara sammanfogad<br />
utifrån ett flertal olika källor (ex. relationstabeller).<br />
22 (27)
Change language