Ön Bilgi - Bilgi Otomasyonu - Haliç Üniversitesi

Ön Bilgi
T.C. HALİÇ ÜNİVERSİTESİ
LEO ÖĞRENCİ İŞLERİ OTOMASYON SİSTEMİ
KULLANIM KILAVUZU
Yeni öğrenci işleri otomasyonu sistemine bağlanmak için herhangi bir browser’dan
http://ogr.halic.edu.tr adresine bağlanmak gereklidir. Aynı sayfaya http://www.halic.edu.tr
adresli Haliç Üniversitesi web sayfasında bulunan Öğrenci Bilgi Otomasyonu butonuna
tıklayarak da ulaşabilirsiniz. Bu durumda karşınıza aşağıdaki sayfa açılacaktır:
Sistemde oturum açmak için bir kullanıcı adı ve şifre gereklidir. Bütün öğretim elemanları
Kullanıcı adı olarak T.C.Kimlik numaralarını kullanacaklardır. Yabancı uyruklu olan öğretim
elemanlarının, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na başvurarak kullanıcı kodlarını öğrenmeleri
gerekir.
İlk Şifre değeri bütün öğretim elemanları için Kullanıcı Kodu ile aynıdır (yani T.C.Kimlik
numarasıdır). Ancak bu şifre ile oturum açmak mümkün değildir. Bütün öğretim elemanlarının
oturum açmadan önce ilk iş olarak şifre değişikliği yapmaları zorunludur. Bunun için ana
sayfada Şifre değiştir butonunu tıklayınız. Karşınıza aşağıdaki sayfa gelir:
Bu sayfada Kullanıcı kodu ve Eski şifre alanlarına T.C.Kimlik numaranızı giriniz.
1

Yeni şifre ve Yeni şifre (tekrar) alanlarına kendi belirlediğiniz bir şifre giriniz. Yeni şifreniz en az 6
karakter uzunlukta olmalıdır; büyük-küçük harf ayrımı önemlidir.
E-posta alanına geçerli ve kullandığınız bir e-posta adresi giriniz. İlk şifre değişikliğinde bu alana
adres girmeniz zorunludur; sonraki şifre değişikliklerde, farklı bir e-posta adresi vermek
istemediğiniz sürece, bu alanı boş bırakabilirsiniz. Bu bilgi, unutmanız halinde şifrenizi
hatırlatacak mesajın e-posta adresinize gönderilmesi için gereklidir.
İstenen bilgileri girdikten sonra Tamam butonunu tıklayınız. Şifre başarı ile değiştirildi mesajı
aldığınızda artık oturum açabilirsiniz.
Sonraki günlerde eğer şifrenizi unutursanız, otomasyon ana sayfasında Şifremi hatırlat
butonunu tıklayınız; gelen sayfada kullanıcı kodunuzu giriniz; sistem şifrenizi e-posta adresinize
gönderecektir.
Otomasyon ana sayfasında kullanıcı adı ve şifrenizi girip Oturum aç butonunu tıklayarak
sisteme girebilirsiniz.
Eğer yukarıda belirtilen işlemleri yapmaya çalıştığınızda kullanıcı kaydınızın bulunmadığına dair
bir uyarı mesajı alıyorsanız:
• Personel kaydınız sistemde bulunamamış olabilir
• Sistemde kayıtlı T.C. kimlik numaranız hatalı olabilir
• Sistemde T.C. kimlik numaranız kayıtlı olmadığından dolayı kullanıcı kaydınız
oluşturulamamış olabilir
Bu durumda Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na başvurarak kayıtlarınızı kontrol ettiriniz.
Oturum açma ya da şifre değiştirme işlemleri sırasında üst üste 3 kez yanlış şifre girerseniz,
sistem 5 dakika süre ile kullanıcı kaydınızı kilitler. Bu süre içinde doğru şifre bile verseniz işlem
yapamazsınız. Sistem kilitlenmenin sona ereceği zamanı size hata mesajı içinde belirtecektir.
Öğretim Elemanı Ana Sayfası
Oturum açtığınızda ilk olarak aşağıdaki sayfa gelir:
2

Bu sayfada sol tarafta, yapabileceğiniz işlemleri gösteren menü bulunur. Sağ tarafta (varsa)
üniversite yetkililerinden gelen duyuruları göreceksiniz.
İşlem yapmak için menüden ilgili işlem satırını tıklayınız. İşiniz bittiğinde Oturumu kapat satırını
tıklayarak oturumdan çıkınız. Sayfalar arasında geçiş yapmak için, mutlaka ilgili işlem butonlarını
ya da satırlarını tıklayınız; browser’a ait ileri-geri gidiş butonlarını kullanmayınız.
Dersler
Sorumlu olduğunuz dersleri görüp üzerinde işlemler yapmak için menüden Dersler butonunu
tıklayınız. Karşınıza aşağıdakine benzer bir sayfa gelecektir:
Görmek istediğiniz derslerin ait olduğu dönemi seçmeniz gerekebilir. Öğretim dönemi içinde
vereceğiniz derslerden başka, dönem başlamadan önce yapılacak muafiyet, not yükseltme vb.
sınavlar yapma görevi de aldınız ise, bu sınavların listesine ulaşmak için Dönem öncesi
Muafiyet/Not yükseltme sınavları kutucuğunu işaretlemelisiniz. Eğer sorumlu olduğunuz bir ders
listede gözükmüyorsa:
• O dersi verdiğiniz birim henüz yeni otomasyon sistemine geçmemiş
• O dersi verdiğiniz birimde, ders bilgileri otomasyon sistemine henüz eklenmemiş
• Ders bilgileri eklenmiş, ama öğretim elemanı olarak sizin adınız belirtilmemiş
• Sistemde adı-soyadı sizinki ile aynı ama T.C.kimlik numarası farklı olan birisi yanlışlıkla
öğretim elemanı olarak belirtilmiş
olabilir. Böyle bir durumda sorunu çözmek için dersi verdiğiniz enstitü/fakülte/yüksekokul
sekreterliğine başvurunuz.
Derslerden biri ile işlem yapmak için, ilgili dersin adının yanında bulunan kutucuğu işaretleyerek
yapmak istediğiniz işlemi gösteren butonu tıklayınız.
Ders İşlemleri: Öğrenci / Yoklama Listesi
Dersi alan öğrencilerin listesini görmek için, Öğrenci listesi butonunu tıklayınız. Aşağıdakine
benzer bir sayfa ile öğrenci listesi görüntülenecektir:
3

Bu sayfada:
• Öğrenci numarası tıklanarak öğrenciler hakkında bilgi alma sayfası açılabilir; fareyi
(“mouse”) herhangi bir öğrenci numarası üzerine getirerek öğrencinin fotoğrafını görmek
mümkündür.
• Açıklama kolonda, farklı bir bölümden gelerek dersinizi almış olan öğrencilerin bölüm
adlarını ve/ya da henüz kayıt yenileme işlemlerini tamamlamamış olan öğrencilerin kayıt
yenileme durumlarını görebilirsiniz.
• Yoklama listesi butonunu tıklayarak, yoklamalar sırasında öğrencilerin imza atacakları
yoklama listesini PDF dosyası olarak görüntületebilir ve oradan da yazıcı çıktısını
alabilirsiniz.
• CSV dosyası butonunu tıklayarak öğrenci listesini bir CSV (“comma-separated values”)
metin dosyası halinde indirebilirsiniz. Bu dosyayı Microsoft Excel vb. tablolama
programlarında açmanız mümkündür (web sayfasındaki öğrenci listesi tablosunun
tamamını seçip kopyala-yapıştır işlemi ile de Excel’e aktarabilirsiniz)
Eğer derslerinize giren bir öğrenci listede gözükmüyor ise, ya da açıklama kolonunda kayıt
yenileme işlemlerini tamamlamadığına dair uyarı olan öğrenciler var ise, öğrencileri uyararak
eksik işlemleri tamamlamalarını isteyiniz. Kayıt yenileme işlemlerini tamamlamayan
öğrenciler, sınavlardan aldıkları notları kendi web sayfalarından göremezler.
Öğrenci no tıklandığında aşağıdakine benzer bir sayfa açılır; buradan öğrencinin iletişim bilgileri,
seçtiği dersler, akademik geçmişi vb. bilgileri görmek mümkündür.
4

Ders İşlemleri: Başarı Notu Katkı Yüzdeleri
Her bir öğretim döneminde ilk yapacağınız işlemlerden biri, sorumlusu olduğunuz derslerde
hangi sınavları yapacağınızı ve bu sınavlardan alınan notların başarı notuna yüzde kaç etki
edeceğini belirtmektir. Bunun için Yüzdeler butonunu tıklayınız. Aşağıdakine benzer bir tablo
açılacaktır:
Bu tabloda ilk kolonda sistemde tanımlı sınav adları, diğer kolonlarda yüzde değerlerini
gireceğiniz kutucuklar vardır. Yüzdelerin girişinde aşağıdaki ilkeler geçerlidir:
• Bütün etki yüzdelerini 0-100 arası tamsayı olarak giriniz.
• Dönem Sonu sınavı ve dönem içi sınavlar için Başarı Notuna Etki Yüzdesi kolonundaki
değerler toplamı tam 100 olmalıdır. Bu kolona gireceğiniz değerler, dönem sonu başarı
notuna katkıyı belirtir.
• Mevcut yönetmeliğe göre:
o Dönem içi sınavların katkı yüzdeleri toplamı 40; dönem sonu ve bütünleme
sınavlarının her birinin katkı yüzdesi 60 olmalıdır.
o Yaz okulu dersleri ile, tez/dönem projesi gibi derslerde bütünleme sınavı
olmadığından bütünleme katkı yüzdesi 0 olmalıdır.
• Ara sınav ve Dönem Sonu Sınavı hariç, dönem içi sınavlar için istiyorsanız parçalı
sınavlar (“quiz”) yapabilirsiniz. Bu durumda o sınava ait parçalı sınav sayısı 2 ila 9 arası
olmalıdır.
• Ara sınav ve dönem sonu sınavları fakülte, yüksekokul veya enstitünüzün yapacağı
merkezi sınav organizasyonuna tabi olabilir.
• Parçalı sınav yüzdesi değerleri, başarı notuna değil, ilgili dönem içi sınav notuna etki
yüzdesini gösterir. Bu nedenle herhangi bir dönem içi sınav için yapacağınız parçalı
sınavların etki yüzdeleri toplamı tam 100 olmalıdır.
• Tüm sınav türlerinin başarı notuna etki yüzdeleri onaylanmadan not girişi
yapılamayacaktır.
• Onayla butonunu tıklayarak çıkarsanız, sonradan etki yüzdeleri üzerinde değişiklik
yapmanız mümkün olmayacaktır.
• Staj, proje gibi bazı derslerde yıl boyunca hiç sınav yapılmayacak ve sadece başarı notu
girilecek olabilir. Böyle bir durum söz konusu ise, iki yöntemden biri seçilir:
5

o Dönem sonu sınavı katkı yüzdesi 100 olarak girilir. Başarı notları dönem sonu
sınavı notu gibi girilir; sistem aynen bu notları başarı notuna aktarır. Bu yöntem
kullanılırsa:
Not girişi ve harf notlarının ilan edilebilmesi için onaylanması gerekir.
Not girişi toplu halde yapılacağından, bütün öğrencilerin notlarının belli
olması gerekir.
Harf notu aralıkları belirtme olanağı sağlar
o Sınav katkı yüzdelerinin tamamına 0 girilir; not girişi her öğrenci için ayrı ayrı,
başarı notu ve gerekiyorsa harf notu şeklinde yapılır. Bu yöntem kullanılırsa:
Harf notu aralıkları belirtilemez; başarı notları ile harf notlarının uyumuna
öğretim elemanı dikkat etmelidir
Başarı ve harf notları bireysel olarak verilir
Notlar bireysel verildiği için bütün notların aynı zamanda belli olması zorunlu
değildir; not girişi zamana yayılabilir
Enstitülerin kredisiz olan Tez ve Dönem projesi gibi derslerinde de bu yöntemin
kullanılması zorunludur. Çünkü:
• Tez ve projeler farklı tarihlerde tamamlanabilmektedir
• Yönetmeliğe göre harf notu aralıklarının otomatik olarak belirlenmesi
gereklidir; oysa hangi başarı notundan itibaren Başarılı (‘S’) harf notu
verileceği yönetmelikte belirtilmemiştir.
Katkı yüzdelerini belirtilen ilkelere göre girip onayladığınız andan itibaren öğrencilere duyurusu
yapılır. Onayladığınız yüzde bilgilerinde değişiklik yapmamanız temel ilkedir. Yanlışlıkla
onaylama yaptığınız takdirde, bir dilekçe ile Rektörlüğe başvurarak onayın kaldırılmasını
isteyebilir ve değişiklik yapabilirsiniz.
Bir kez katkı yüzdelerini onayladıktan sonra, yüzdeler butonunu tıkladığınızda aşağıdakine
benzer şekilde onaylı yüzdeler tablosu görüntülenir:
Ders İşlemleri: Not Girişi
Derse ait herhangi bir sınav notu ya da harf notu girişi yapmak için Notlar butonu tıklanır. Başarı
notuna katkı yüzdeleri onaylanmadığı sürece not girişi imkanı yoktur.
• Katkı yüzdeleri onaylandıktan sonra, dönem içi sınavlara ait not girişlerinin tamamı açılır.
Birden fazla dönem içi sınav varsa, not girişleri istenen sırada yapılabilir
6

• Parçalı sınav yapılması öngörülen dönem içi sınavlarda, parçalı sınavlara not girişi sıra ile
yapılır. Başka bir deyişle 1. parçalı sınav notu girişleri tamamlanıp onaylanmadan 2.’si
açılmaz
• Dönem içi sınavların not girişleri tamamlandıktan sonra dönem sonu sınavı not girişi
açılır. Ancak dönem sonu sınavı not girişi için devamsızlıkların bildirimi tamamlanmış
olmalıdır
• Dönem sonu sınavı not girişi onaylanınca (varsa) bütünleme sınavı not girişi açılır
• Dönem sonu / bütünleme sınavı onaylanınca başarı notları listesi ve (eğer kredili sistem
ise) harf notları aralığı girişi açılır
• Herhangi bir dönem içi sınav için, (varsa) parçalı sınav notlarının girişi tamamlandıktan
sonra sistem otomatik olarak, belirtilen katkı yüzdelerini kullanarak, ilgili dönem içi sınav
notunu hesaplar
• Dönem sonu sınavı notları onaylandıktan sonra sistem otomatik olarak, belirtilen katkı
yüzdelerini kullanarak, başarı notunu hesaplar
Notlar butonu tıklanınca aşağıdakine benzer bir tablo görüntülenir:
Bu tabloda ilk kolonda sınav adları; ikinci kolonda tanımladığınız katkı yüzdeleri vardır. Son
kolon, onaylamış olduğunuz sınavlar için, onay tarih ve saatini gösterir. Onay tarih-saati kolonu
boş olan bir sınav adı tıklanınca aşağıdakine benzer not giriş tablosu açılır:
Bu tabloda öğrenciler öğrenci no sırasındadır. Her öğrencinin notu ilgili kutucuk içine yazılır.
Notlar 0-100 arası sayısal olarak girilir. Sınava girmeyen öğrenciler için not kutucuğuna X girilir
7

(büyük-küçük harf önemsiz). Kullanılan browser’a bağlı olarak, klavyede TAB tuşu tıklanarak
kutucuklar arasında ileri-geri hareket edilebilir. Not girişi sırasında zaman zaman Kaydet butonu
tıklanarak yapılan girişler sisteme kaydedilir. Onayla butonu tıklandığında notlar kesinleşir ve
öğrencilere ilan edilir. Bu konu ile ilgili olarak:
• Kayıt yenileme işlemlerini tamamlamamış olsalar bile, derse yazılan bütün öğrenciler için
not girilebilir; ancak kayıt işlemlerini tamamlamayan öğrenciler notlarını göremezler
• Not girişi sırasında, not kutucuğu boş bile olsa, Kaydet butonu ile notlar kaydedilebilir.
Ancak Onayla butonu tıklandığında bütün notların girilmiş olması gerekir.
• Onayla butonu tıklandığında sistem birkaç kez ek onaylama isteyerek yanlışlıkla
onaylama yapılmasını engeller
• Onaylama sonrasında not değişikliği yapılabilmesi için, öğrenci ya da öğretim elemanının,
onaylama tarihini izleyen 5 iş günü içinde ilgili enstitü/fakülte/yüksekokul yönetimine
Maddi hata dilekçesi vermesi ve bunun ilgili kurullarda kabul edilmesi gerekir. Bunun
dışında not değişikliği olanağı yoktur.
• Dönem sonu ya da bütünleme notları girilirken, not giriş kutucuklarının bulunduğu kolonun
yanında, hesaplanan başarı notlarını gösteren bir kolon daha görüntülenir. Not girişleri
yapılıp Kaydet butonu tıklandığında, verilen notlara göre hesaplanan başarı notu da
görüntülenir. Bu notları inceleyerek geçme-kalma durumu sınırda olan öğrencileri tesbit
edip dönem sonu notunda değişiklikler yapmanız mümkündür.
Onaylaması yapılmış olan bir sınav adı tıklandığında aşağıdakine benzer bir sayfa ile not
istatistikleri ve listesi görüntülenir:
8

Bu sayfada bulunan Not listesi butonu tıklanarak ders notlarının bir PDF çıktısı alınır. Liste
imzalanarak ilgili birime sınav evrakı ile birlikte teslim edilir.
Dönem sonu sınavı notları girildikten sonra sistem otomatik olarak başarı notlarını hesaplar.
Başarı notlarının listesi de yukarıdakine benzer bir istatistik sayfası ile listelenip harf notu
aralıkları tesbit edilebilir. Diğer sınavların not listeleri öğrenci numarası sırasında iken, başarı
notları listesi büyük başarı notundan küçüğe doğru sıralıdır.
Eğer ders kredili sisteme ait bir ders ise, harf notları girişi tıklandığında aşağıdakine benzer bir
sayfa ile harf notlarının taban puanları istenir:
Harf notu aralıkları girişi ile ilgili olarak:
• Yönetmelik gereği FF dışındaki harf notları için en az 40 taban puan verilebilir
• Yönetmelik gereği AA harf notu taban puanı 80’den az olamaz
• Dönem sonu sınavında belirlenen harf notu aralıkları bütünleme sınavında da aynen
kullanılacağından, bütün harf notları için aralık belirtmek zorunludur
• Taban puan değerleri soldan sağa doğru gidildikçe azalmalıdır. Kuralı bozan bir giriş
yapılırsa sistem ikaz eder.
• 2005 öncesi kayıtlı öğrencilere yönelik dersler mutlak sistemle değerlendirildiği için
bunlarda harf notu aralıkları istenmez. Geçme kalmayı başarı notları belirler
9

• Enstitülerin harf notu aralıkları yönetmeliklerle belirlenmiş olduğu için, enstitü derslerinde
harf notu aralıkları istenmez. Sistem başarı notundan yola çıkarak harf notunu kendisi
belirler.
• Eğer ders kredisiz bir ders ise, AA - FF arası harf notlarının taban puanları değil, Başarılı
(S) notunun taban puanı istenir.
Harf notu aralıkları belirlendikten sonra, Kaydet butonu tıklandığında sistem aşağıdakine benzer
şekilde harf notlarını listeler ve onay ister:
Bu sayfada her bir öğrenci için başarı notu ve karşılık gelen harf notu ile, harf notları dağılımına
ilişkin istatistiksel değerlendirmeler bulunur. Histogram üzerinde sağ tarafta, devamsız olmayan
öğrenciler için 4 üzerinden hesaplanan başarı ortalaması yer alır. Eğer belirlediğiniz aralıkların
uygun olduğunu düşünüyorsanız Onayla butonunu tıklayarak harf notlarının kesinleşmesini ve
ilan edilmesini sağlayınız. Daha sonra devam etmek isterseniz Kaydet butonunu tıklayarak
notların ilan edilmeden saklanmasını sağlayınız. Vazgeç butonunu tıklayarak harf notu
aralıklarını yeniden belirleyebilirsiniz.
Yine bu sayfada herhangi bir öğrencinin adının hizasında bulunan kutucuğu işaretleyerek o
öğrenciye Eksik (I) harf notu verilmesini sağlayabilirsiniz. Daha sonra akademik takvimde
belirtilen süre içinde I harf notlarının gerçek harf notuna dönüştürmeniz gerekir.
Devamsızlık onaylaması ile bazı öğrencilerin devamsız olduğunu bildirmiş iseniz, sistem bu
öğrencilere Devamsız (NA) harf notunu verir ve bu öğrenciler harf notu aralıklarından
etkilenmez.
Eğer başarı notu katkı yüzdelerini belirlerken bütün sınavlarda % 0 değeri girmiş iseniz, hiç sınav
yapmayacağınızı, doğrudan doğruya başarı notu (ve harf notu) vereceğinizi belirtmişsiniz
demektir (örneğin staj derslerinde ve dönem projelerinde olabilir). Bu durumda not girişini tek tek
öğrenci seçerek yaparsınız ve aşağıdakine benzer bir not girişi penceresi kullanılır:
10

Bu pencere aracılığı ile not girişi yaparken, verdiğiniz harf notlarının sayısal başarı notları ile
tutarlı olmasına dikkat etmeniz, listenin bütünü dikkate alındığında çelişkili olan notlar
vermemeniz gerekir.
Ders İşlemleri: Mesajlar
Seçtiğiniz dersi alan öğrencilere web sayfaları aracılığı ile bir mesaj göndermek isterseniz
Mesajlar butonunu tıklayınız. Aşağıdakine benzer bir sayfa açılır:
Bu sayfada daha önce girdiğiniz mesajların bir listesi vardır. İlk kolon mesajın duyurusunun
yapılacağı tarih aralığını; ikinci kolon ise mesaj başlığı ile metnini belirtir. Yeni bir mesaj
gireceğiniz zaman Yeni mesaj butonunu tıklayınız. Var olan bir mesajda değişiklik yapmak ya
da mesajı silmek için ise ilgili mesajın başlığını (tarihin hizasındaki koyu metin) tıklayınız.
Aşağıdakine benzer bir mesaj giriş sayfası gelir:
11

Bu sayfada mesajın hangi tarihler arasında (tarihler dahil) yayımlanacağını, mesaj başlığını ve
metnini girersiniz. Sistem unvan – ad – soyad bilginizi yayım sırasında otomatik olarak mesaj
metninizin altına ekler. Aksi bir bildirimde bulunmadığınız sürece mesaj metniniz düz metin
olarak ve biçimleme bilgileri olmaksızın görüntülenir (yani metin girişi sırasında yaptığınız
harf/satır hizalamaları dikkate alınmaz). Belli bir yerde mutlaka satır başı yapılmasını istiyorsanız
karakter dizgisi kullanınız. Eğer HTML kodlamaları konusunda bilginiz varsa, metinler içinde
HTML kodları da kullanabilirsiniz (, … vb. gibi).
Girdiğiniz mesaj bilgileri siz silmediğiniz sürece sistemde kalır. Süresi geçmiş mesajlarınızı Sil
butonunu tıklayarak silebilirsiniz.
Ders İşlemleri: Yoklamalar
Yaptığınız yoklamaları sisteme kaydetmek için Yoklamalar butonunu tıklayınız. Sistem
aşağıdakine benzer bir sayfa ile kayıtlı yoklamaların listesini karşınıza getirecektir:
Sayfanın üst kısmında dersin teorik, uygulama ya da laboratuar derslerine devam şartları ile bu
türden kaç yoklama yaptığınıza dair bilgi tablosu bulunur. Tabloda yalnızca haftalık programda
yer alan ders türlerine ait yoklama sayıları vardır; başka bir deyişle örneğin dersinizin
uygulaması yoksa, tabloda uygulama kolonu bulunmaz. Bir tutarsızlık görürseniz, örneğin
dersinizin laboratuar saatleri de olduğunu bildiğiniz halde tabloda laboratuar kolonunu
görmüyorsanız, dersinizi sisteme kaydederken laboratuar saatlerini belirtmemişler demektir;
böyle bir durumda dersi açan birimin sekreterliğine başvurarak sorunu bildiriniz.
Yeni bir yoklama girecekseniz Yeni yoklama butonunu; var olan bir yoklama üzerinde değişiklik
yapacaksanız yoklama tarih-saat bilgisini tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile
yoklama girişini ister:
12

Gelen sayfada yoklamanın yapıldığı tarih-saati, yoklama türünü belirtiniz. Sonra yoklamaya
katılmayan öğrencileri işaretleyerek kaydediniz. Sayfadaki öğrenciler, aynen yoklama listesinde
olduğu gibi öğrenci no sırasındadır. Yoklama listesinde imza kutusu boş olan öğrenciyi bulup
kolayca işaretleyebilirsiniz. Kullanılan browser’ın cinsine göre, TAB tuşları ile öğrenci listesi
üzerinde ileri-geri hareket edebilirsiniz. Kutucuğu işaretlemek/işareti kaldırmak için fareyi ya da
ara (“SPACE”) çubuğunu kullanabilirsiniz.
Vazgeç butonu ile yoklama listesine geri dönebilirsiniz. Sil butonu yoklama kaydını sistemden
silmenizi sağlar. Kaydet butonu yaptığınız girişlerin sisteme kaydedilmesini ama öğrencilere ilan
edilmemesini sağlar. Onayla butonu tıklandığında ise yoklama hem sisteme kaydedilir hem de
öğrencilere ilan edilir. Not girişinden farklı olarak onaylama yapsanız da yoklamalar üzerinde
değişiklik yapabilirsiniz; böylece örneğin derste bulunmadığı halde sonradan rapor getiren
öğrencilerin yoklamalarını düzeltebilirsiniz.
Yoklama girişi yapmanız sistem açısından zorunlu değildir; hiç yoklama girmeyebilir, her ders
saati için ayrı yoklama girebilir ya da ardışık dersler için sadece 1 tane yoklama girebilirsiniz.
Burada sistemin bir zorlaması yoktur; ancak yönetmelikler gereği yoklamaları girmeniz istenir.
Devamsızlık bildirimi yapmanız için yoklamaları girmiş olmanız zorunluluğu da yoktur; ancak o
derse ait girdiğiniz bütün yoklamaları onaylamış olmanız zorunludur.
Yoklama listesi sayfasında herhangi bir yoklama satırında bulunan Kopyasını aç butonu
tıklanırsa, o yoklamada girilen tarih, saat ve devam bilgilerinin aynısını içeren başka bir yoklama
sayfası açılır. Bu buton aşağıdaki durumlarda yoklama girişlerini hızlandırabilir ya da
kolaylaştırabilir:
• Aynı gün içinde birden fazla saatte yoklama yapılmışsa tarih girişine gerek kalmaz
• Her hafta aynı saatte yoklama yapılıyorsa saat girişine gerek kalmaz
• Her yoklamada aynı kişiler yoklamaya katılmıyorsa öğrenci işaretlemelerini yapmaya
gerek kalmaz
Ders İşlemleri: Devamsızlık Bildirimi
Devamsız öğrenciler yönetmelik gereği dönem sonu sınavına katılamaz. Bu nedenle dönem
sonu sınavlarından önce devamsız öğrencilerin bildirimini yapmanız gerekir. Bunun için
Devamsızlıklar butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile devamsız
öğrencileri bildirmenizi ister:
13

Bu sayfadaki tabloda, sisteme girdiğiniz yoklama bilgilerine göre her öğrencinin devam yüzdeleri
bulunur ve devamsız öğrencileri işaretlemeniz beklenir. Yapılan hesaplamalara göre bazı
öğrencilerin kutucukları otomatik olarak işaretli gelebilir. Bununla birlikte bu işaretleri değiştirmek;
kanaat kullanarak devamlı öğrenciyi devamsız ya da devamsız öğrenciyi devamlı olarak
işaretleme hakkınız vardır. 2010 öncesi kayıtlı öğrencilerden devam zorunluluğu bulunmayanlar,
otomatik olarak uyarı bilgisi ile gelir ve bu öğrencileri devamsız olarak işaretleyemezsiniz.
Kaydet butonunu tıkladığınızda sistem yaptığınız girişler için tekrar bir onay ister ve sonrasında
belirttiğiniz öğrencilerin harf notları Devamsız (NA) harf notu ile belirlenir. Onayladığınız
devamsızlık bilgileri üzerinde değişiklik yapmanız mümkün değildir.
Ders İşlemleri: EKSİK notları
Harf notları girişi sırasında EKSİK (I) harf notu verilmiş olan öğrencilerin bu notları, akademik
takvimde belirtilen süre içinde gerçek harf notu ile ya da Başarısız (FF) harf notu ile değiştirilmek
zorundadır. Böyle öğrenciler varsa, not değişikliği yapmak için Eksik Notları butonunu tıklayınız.
Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile değişiklik yapmanızı bekler:
Bu sayfada EKSİK notu gözüken bütün öğrenciler listelenir. Tek tek bütün öğrenciler için karar
belirtmeniz gerekir. Öğrenci eksiklerini tamamladı ise Tamamladı; tamamlayamayacağı kesin
ise Başarısız, henüz daha zamanı var ise Belirsiz kutucuğunu işaretleyip Kaydet butonunu
tıklayınız. Tamamladı kararı verdiğiniz öğrencilerin harf notu önceden belirlenen harf notu
aralıklarına göre sistem tarafından belirlenir. Başarısız kararı verdiğiniz öğrencilerin harf notu FF
olarak belirlenir. Belirsiz kararı verdiğiniz öğrenciler için daha sonra yeniden karar verebilirsiniz.
Danışmanlıklar
Kayıt yenileme işlemleri 4 alt dönemde gerçekleşir:
• Kayıt yenileme dönemi: Bu dönem içinde öğrenci kendi sayfası üzerinden ders seçimleri
yapabilir. Bu dönem içinde danışman onayı alırsa, ders seçimleri kilitlenir ve değişiklik için
mutlaka danışmanına gitmesi gerekir.
• Ekle-sil dönemi: Bu dönem içinde öğrenciler, hiç danışman onayı almamış bile olsalar,
ders seçim işlemleri için mutlaka danışmanlarına gitmeleri gerekir. Danışmanlar yeni ders
ekleyebilir ya da ders silebilirler.
• Çekilme dönemi: Bu dönem içinde danışmanlar öğrencileri yeni derslere kaydedemezler.
Yalnızca kayıtlı oldukları derslerden uygun olanlarından çekilme işlemi yapabilirler.
Çekilme işleminde, ders öğrencinin üzerinden silinmez; otomatik olarak W harf notu
verilerek işlemin kayıtlara geçilmesi sağlanır.
• Çekilme dönemi sonrası: Bu dönem içinde öğrenciler danışmanları aracılığı ile bile olsa
derse kaydolamaz ya da ders bırakamazlar.
14

Çekilme dönemi başlangıcından itibaren öğrencilerin yeni derslere kaydolabilmeleri için;
sonrasında da her türlü ders ekleme / bırakma için Rektörlüğe dilekçe ile başvurmaları gerekir.
Akademik danışmanlık görevleri için menüden Akademik danışmanlıklar butonunu tıklayınız.
Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile danışmanı olduğunuz öğrencileri listeler:
Bu sayfadaki tabloda öğrencilerin fotoğrafları, numara, ad-soyad, bölüm bilgileri ile kayıt
yenileme durumları listelenir. Öğrencinin fotoğrafını görmek için fareyi ilgili öğrenci numarası
üzerine getirmeniz yeterlidir. Öğrenci ile ilgili bilgileri almak ya da kayıt işlemlerini yapmak için
öğrenci numarasını tıklamak gerekir. Bu durumda aşağıda örneği görülen sayfa açılır:
Bu sayfada öğrencinin fotoğrafı, kayıtlı olduğu bölüm ve iletişim bilgileri ile o dönemdeki kayıt
durumu görüntülenir ve alt kısımda da yapılabilecek işlemlerle ilgili butonlar vardır.
• Seçim listesi butonu ile, öğrencinin seçmiş gözüktüğü derslerin listesi görüntülenir.
• PDF çıktısı butonu ile, danışman onayı verilmiş derslerin yazıcı çıktısı alınır. Eğer henüz
danışman onayı verilmemiş ise, bu buton aktif değildir. Bu liste itiraz olması durumunda
seçilen derslerle ilgili belge olarak kullanılabilir. En az 2 kopya olarak çıktısı alınıp her
kopya öğrenci ve danışman tarafından imzalanmalıdır. Bu kopyalardan biri öğrenciye
saklanmak üzere verilir (eğer öğrenciye daha önce imzalı bir ders seçim belgesi
verdiyseniz, eskisini alıp yenisini vermeniz gerekir). Diğer kopyayı ise dosyalayarak
15

enstitü/fakülte/yüksekokul sekreterliğine teslim etmeniz gerekir. İsterseniz bir fazla kopya
daha oluşturarak bunu da kendinizde saklayabilirsiniz.
• Akademik geçmiş butonu ile, öğrencinin ayrıntılı akademik geçmişi görüntülenir.
• Güncel notlar butonu ile, devam eden dönemde öğrencinin derslerden aldığı notlar
görüntülenir.
• Özet durum butonu ile, müfredat plandaki derslerin listesi ve öğrencinin bu derslerden
son başarı durumlarını gösteren özet liste görüntülenir.
• Ders programı butonu ile öğrencinin devam etmekte olan dönemdeki haftalık ders
programı görüntülenir.
• Onay ver butonu, ders seçimini tamamladığını belirtmiş olan olan öğrenci için, ders
seçiminde herhangi bir problem yoksa, öğrenci şifresine gerek olmaksızın onay vermek
amacıyla kullanılır. Öğrenci ders seçimlerini henüz tamamlamadı ise, ya da danışman
onayı verilmiş ise bu buton aktif değildir.
Bu butonu gerçekten hiçbir sorunu olmayan öğrenciler için kullanınız; esas olan
öğrenciyle yüz yüze gelmek ve ders seçimlerinde yol göstermektir.
Bu buton tıklandığında sistem yaptığınız ders seçimleri yanında öğrencinin hala başarısız
gözüktüğü dersleri de onay için listeler. Öğrencinin başarısız gözüktüğü dersler olması
onaylama için engel değildir; sadece durum hakkında size bilgi vermeyi amaçlar.
• Onayı reddet butonu, ders seçimini tamamladığını belirtmiş olan öğrenci için, ders
seçimlerinin uygun görülmediğini, mutlaka sizinle görüşmesi gerektiğini belirtmeniz içindir.
Bu buton bir kez tıklandıktan sonra, öğrenci kendi web sayfasını her açtığında sizinle
görüşmesi gerektiğini bildiren bir uyarı yazısı görür (doğaldır ki sayfasını açmazsa
durumdan haberi olmaz). Öğrenci ders seçimlerini henüz tamamlamadı ise, ya da
danışman onayı verilmiş ise bu buton aktif değildir.
• Sayfa aç butonu, öğrencinin ders seçim sayfasını açıp değişiklikler yapmanızı sağlar. Bu
butonu tıklamadan önce mutlaka öğrenci şifresinin girilmesi gerekir. Öğrenci ders
seçimlerini henüz tamamlamadı ya da kayıt dönemi kapandı ise bu buton aktif değildir.
Kayıt durumu kolonunda aşağıdaki değerlerden biri olabilir:
• Ders seçimi hiç başlamadı : öğrenci ders seçim penceresini hiç açıp işlem yapmadı
• Ders seçimi başladı : öğrenci en az 1 kez ders seçme işlemi yaptı; ama her an ders
seçimlerinde değişiklik yapabilir
• Danışman onayı bekleniyor : öğrenci ders seçimlerini tamamladı, danışman onayı
bekliyor; bu noktadan sonra öğrenci ders seçimlerini kendisi değiştiremez
• Danışman onayladı : öğrencinin ders seçimlerini onayladınız; ama henüz muhasebe
onayı almadı
• Öğrenci görüşmeye çağrıldı: ders seçimlerini onaylamayı reddettiniz, öğrenciye sizinle
görüşmesi gerektiğini bildirdiniz
• Kayıt tamamlandı : öğrenci danışman ve muhasebe onaylarını alarak kayıt yapma ya da
yenileme işlemlerini tamamladı
16

• Kayıt tamamlamadı/yeniletmedi : çğrenci süresi içinde kayıt yapma/yenileme işlemlerini
tamamlamadı; bu dönem kayıt yeniletmedi; bir sonraki döneme kaldı
• Yeni dönem başlamadı : öğrenci otomasyonu sisteminde yeni döneme ilişkin tarihler,
azami kredi, ödeme tutarları vb. bilgiler tanımlanmadığı için kayıt işlemi başlayamıyor
• Dönem kaydı hazır değiş : öğrencinin kayıt durumu uygun olmadığı ya da eksik notları
olduğu için bir önceki dönemi kapatılamadı; bu nedenle yeni başlayan dönemle ilgili kayıt
oluşturulmadı. Şu an için kayıt yenileme yaptıramaz
Öğrenciler kayıt yenileme döneminde alması gereken dersleri önce kendi başlarına belirlerler.
Sonra artık değişiklik yapmayacaklarını, danışmanın onay verebileceğini belirtmek üzere onay
verirler. Danışman öğrencinin yaptığı seçimler üzerinde inceleme yaptıktan sonra aynen
onaylayabileceği gibi, yönetmelikler ya da akademik başarı durumuna bakarak değişiklikler de
yapabilir. Öğrenci onay verdiği andan itibaren artık ders seçimleri üzerinde sadece danışman
oynayabilir.
Yeni kaydolan öğrenciler de eski öğrenciler gibi ders seçimi yapmalı ve danışman onayı
almalıdır. Bu nedenle bu öğrenciler için de danışman atanmalı ve kayıtta kendilerine
bildirilmelidir.
Öğrenci şifresi girilip Sayfa aç butonunu tıklandığında aşağıdakine benzer bir sayfa gelir:
Bu sayfada yukarıdan aşağıya doğru 4 kesim vardır:
• İlk kesimde öğrencinin bilgileri ve işlem butonları bulunur
17

• İkinci kesimde dersin seçileceği birimi gösteren bir seçim listesi ve altında bu birimden
alınabilecek dersleri gösteren bir tablo bulunur
• Üçüncü kesimde halihazırda öğrencinin kayıtlı olduğu derslerin listesi ve aldığı toplam
kredi bilgisi bulunur
• Dördüncü kesimde öğrencinin geçmiş dönemlerden başarısız gözüktüğü dersler bulunur.
Ders eklemek için birim listesinden dersi alacağınız birimi seçiniz; seçilebilecek dersler
listesinden aradığınız dersi bulup ders adının yanında bulunan Seç butonunu tıklayınız. Sistem
gerekli incelemeleri yapıp bir hata bulamaz ise derse kaydı yapacaktır. Dersin alınmasına engel
olan bir durum varsa, seçilebilecek dersler ve kayıtlı olunan dersleri gösteren tablolar arasında
bir hata mesajı ile sorun gösterilecektir. Seçilebilecek dersler tablosunda en fazla 10 ders
gösterilir; eğer listede daha fazla ders varsa, tablonun sol üst ve sağ üst köşelerinde ileri-geri ok
butonları görüntülenir. Bunlar tıklanarak listede ileri-geri hareket edilebilir. Aynı dersin farklı
dillerde, farklı günlerde ya da farklı öğretim elemanları tarafından verilen şubeleri olabilir. Ders
seçimi yaparken öğrencinin bölümüne, kayıt yılına ya da ders programına dikkat etmek
gerekebilir. Ders seçimi sırasında aşağıdaki nedenlerle ders seçilemeyebilir:
• Kontenjan yetersizliği: Derse kayıt yaptıracak öğrenci sayısı dersi açan birim tarafından
sınırlandırılmış olabilir. Bu durumda
gerekir
o ilgili birimden kontenjan artırılması istenmesi
o o dersin başka bir şubesine kayıt yapılması
o başka bir derse kayıt yapılması
• Ders çakışması: Yönetmelik gereği devam zorunluluğu olan iki dersin en az 1 saati aynı
gün-saate denk düşüyorsa, ders çakışması nedeni ile yeni ders alınamaz. Böyle bir
durumda:
o İki dersten birisinin, varsa farklı saatlerde okutulan bir şubesi ya da başka bir
bölümde okutulan aynı kodlu olan benzeri alınabilir
o Bu yapılamıyorsa, önceden başarısız olunan ders alınmalı yeni ders bırakılmalıdır
o Her ikisi de başarısız olunan eski bir ders ise ya da her ikisi de yeni ders ise, biri
tercih edilip diğeri bırakılmalıdır
• Toplam kredi/saat yetmezliği: Öğrencinin bir dönemde alabileceği toplam kredi ya da
haftalık ders saati sınırı aşılıyorsa yeni ders alınamaz. Böyle bir durumda:
o Eğer öğrenci mezuniyet durumunda ise ve sınır birkaç kredi/saat ile aşılıyorsa,
öğrenci Rektörlüğe dilekçe ile başvurarak durumu bildirip kredi/saat sınırının
artırılmasını isteyebilir
o Bunun dışındaki durumlarda bazı dersleri bırakmak gerekebilir
• Önkoşul sorunları: Yeni dersi alabilmek için öğrencinin başka bir dersi başarması
gerekiyor ise, fakat bu koşul sağlanmıyor ise ders alınamayabilir. Bu durumda:
18

o Öğrenci önkoşul olan dersi geçtiğine ya da muaf olması gerektiğine emin ise,
transkripti incelenerek durum tesbit edilmeli; gerekiyorsa Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığı’na başvurarak düzeltme istenmelidir
o Öğrenci önkoşul olan dersi hiç almadı ya da alıp başarısız oldu ise ders öğrenciye
verilmemelidir
• Üst sınıftan ders alma sorunları: Öğrencinin bulunduğu sınıftan daha üst sınıftan ders
alabilmesi için genel akademik ortalamasının belli bir düzeyde olması gerekir. Bu şart
sağlanmıyorsa üst sınıf dersini alamayabilir.
• Akademik yetersizlik sorunları: Öğrenci kayıt yılına göre, ilk 4 yarıyıl sonunda belli bir
genel akademik ortalamayı tutturamamış ise, 5. ya da üstü yarıyıllardan ders alamayabilir.
Ders silmek için kayıtlı olunan dersler tablosunda, ilgili ders adının yanında bulunan Sil butonu
tıklanır. Silinen bir dersin (kontenjan kısıtlaması varsa) tekrar alınamaması olasılığı olduğu
unutulmamalıdır.
Öğrencinin başarısız olduğu dersler tablosunda, o dönem açılmış olsun olmasın bütün başarısız
olduğu dersler yer alır. Bunun nedenleri:
• Öğrenciye başarısız gözüktüğü bütün dersler hakkında bilgi vermek; böylece bir sorun
varsa kısa sürede anlaşılmasını sağlamak
• Bulunulan dönemde açılmamış olan, başarısız olduğu bir seçmeli ders yerine başka bir
seçmeli ders alabilmesine olanak vermek
• Bulunulan dönemde açılmamış olan, başarısız olduğu bir zorunlu dersi, açıldığı başka bir
birimden alabilmesine olanak vermek
Başarısız olunan bir seçmeli dersi bir başkası ile değiştirmek için, öncelikle yeni seçmeli derse
kayıt yapılır. Sonra başarısız olunan ders adının yanındaki Yerine seç butonu tıklanır. Sistem
kayıt yapılan dersleri listeleyerek hangisinin yeni ders olduğunu sorar; seçim yapıldıktan sonra
her iki ders arasında bağlantıyı kurarak eski dersi başarısız dersler arasından çıkarır.
Sistem, seçilebilecek dersler listesinde, öğrencinin muaf olduğu; önceden alıp geçtiği ya da kayıt
yaptırdığı dersleri (ve bu derslerin varsa diğer şubelerini) göstermez. Öğrenci, not yükseltmek
amacıyla önceden geçtiği bir dersi tekrar almak isterse bu sorun yaratabilir. Böyle bir durumda
sayfanın ilk kesiminde bulunan Öğrencinin önceki dönemlerde alıp geçtiği dersleri de
görüntüle kutucuğunu işaretlemeniz gerekir.
Gerek seçilebilecek dersler, gerekse başarısız olunan dersler tablolarında bir dersin hizasında
bulunan Bul butonu tıklanarak, o kodlu dersin başka hangi birimlerde açıldığını listeletmek
mümkündür. Liste ayrı bir sayfada açılacaktır.
Ders seçim işlemleri tamamlandıktan sonra sayfadan Onay sayfasına dön butonu tıklanarak
öğrenci bilgileri sayfasına dönülür. O sayfada da ilgili butonları tıklayarak onay verebilir ya da
onayı reddedebilirsiniz.
Tez / Proje Danışmanlıkları
Danışmanlığını yaptığınız tez / projelerin listesini görmek için menüden Tez Danışmanlıkları
butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile kayıtlı tez / projelere ait bilgileri
listeler.
19

Bu sayfada, fareyi öğrenci fotoğrafının üzerine getirerek fotoğrafın büyük gösterilmesini
sağlayabilirsiniz. Fotoğrafın üzerinde bulunan Transkript butonunu tıklayarak öğrencinin
akademik geçmişi hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Bu liste sadece sürmekte olan tez/projeleri listeler. Kabul edilerek ya da reddedilerek
tamamlandığı bilgisi işlendiği andan itibaren tez ya da projeler listeden kaybolur.
Sınavlar
İçinde bulunduğunuz gün ve sonrasında yapacağınız sınavların listesini görmek için menüden
Sınavlar butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile sınav listenizi
gösterecektir:
Listede, merkezi olarak planlaması yapılan (yani ara sınav ve dönem sonu sınavı) sınavlar için
sınav saatleri, yerleri ve gözetmen adları bulunur. Her bir sınav grubu bilgisi yanında bulunan
Yoklama listesi butonu tıklanarak sınavda kullanılacak imza listelerinin PDF çıktısı alınabilir. Bu
tip sınavlar günü geçtiği andan itibaren listeden kaybolur. Merkezi planlama yapılan sınavların
tarih-saat ve yer bilgileri ilgili öğrencilere kendi web sayfalarından duyurulur. Bu nedenle
öğrencilere bu konuda bir bildirim yapmanız zorunluluğu yoktur.
Merkezi olarak planlaması yapılmayan dönem içi sınavlarda ve tüm mazeret sınavlarında,
sadece Yoklama listesi butonu bulunur. Sınavı yapmaya karar verdiğiniz anda bu butonu
tıklayarak yoklama listesini alıp sınavı gerçekleştirebilirsiniz. Bu tip sınavlar, not girişleri yapılıp
onaylandığı andan itibaren listeden kaybolur. Merkezi planlaması yapılmayan sınavların tarihsaat
dahil hiçbir bilgisi sistem tarafından öğrencilere duyurulamamaktadır. Bu nedenle dersler
sırasında sözel olarak ya da daha önce açıklanan ders mesajı verme yöntemi ile öğrencilere
sınav hakkında bilgi vermeniz mutlaka gereklidir. Eğer ders mesajı verme yöntemini
20

kullanırsanız, derse düzenli devam etmeyen öğrencilerin de bilgi sahibi olmasını
sağlayabilirsiniz.
Sınav yoklama listelerini sınav tarihine olabildiğince yakın tarihlerde alırsanız, basılacak soru
sayılarınızı ve tutanaklı salon sınav zarflarınızı doğru olarak hazırlayabilirsiniz.
Yoklama listelerinin son taraflarında boş satırlar bulunur; bunlar yoklama listesinde adı olmayan
ancak sınava alınması söz konusu olan öğrenciler içindir. Yalnız gözetmenlerin şuna dikkat
etmesi gerekir: Birden fazla derslikte yapılan sınavlarda, her yoklama listesinin başlığında o
salonda sınava girecek öğrencilerin numara aralığı vardır. Listede olmayan bir öğrenci
geldiğinde numarası kontrol edilmeli, başka bir derslikte sınava girmesi gerekiyor ise sınava
alınmayıp doğru dersliğe yönlendirilmelidir.
Sınav planlaması, katkı yüzdelerini belirlerken yapacağınızı belirttiğiniz sınav listeleri dikkate
alınarak hazırlanır. Katkı yüzdesini 0 olarak verdiğiniz sınavlarla, henüz planlaması yapılmayan
merkezi sınavlarınız listede bulunmayabilir.
Ders Programı
İçinde bulunduğunuz döneme ait ders programınızı görmek için menüden Ders programı
butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile ders programınızı görüntüler. Bu
sayfada yeni otomasyona dahil birimlerde sizinle ilişkilendirilen bütün dersler bulunur. Ek olarak
kendinizin tanımladığı özel program bilgileriniz de yer alır.
Özel Program
Belli bir dönem boyunca düzenli olarak yinelenecek olan faaliyetlerinizi sisteme tanıtabilirsiniz.
Bu bilgi fakülte ilgilileri tarafından dikkate alınacak ve belirttiğiniz zamanlarda size ders ya da
sınav verilmeyecektir. Menüden Özel program butonunu tıkladığınızda sistem aşağıdakine
benzer bir sayfa ile sizden program girişi yapmanızı ister.
21

Yeni bir program ekleyeceğiniz zaman dönem, gün-saat ve gerekçe bilgilerini seçip/girip Kaydet
butonunu tıklayarak sisteme ekleyebilirsiniz. Gerekçe bilgilerini kısaca girmeye çalışınız. Mevcut
bir program bilgisini silmek için Sil butonunu tıklayınız. Değişiklik yapmak için eski bilgiyi silip
yenisini girebilirsiniz. Dönem boyunca düzenli olarak sürecek toplantı, gösteri, vizit, tedavi, diğer
kurumlardaki ders vb. etkinlikleri bu şekilde belirtebilirsiniz.
Sınav Görevleri
Gözetmen olarak görevlendirildiğiniz sınavları görmek için menüden Sınav görevleri butonunu
tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile, içinde bulunduğunuz gün ve sonrasında
görevli olduğunuz merkezi planlanan sınavların listesini gösterecektir. Yeni otomasyona dahil
olmayan birimlerdeki sınav görevleriniz listede yer almaz.
Mazeret Sınavı Notları
Mazeret sınavı sisteminin işleyişi şu şekildedir:
• Öğretim elemanı sınavı yapar, notları sisteme girer ve onaylar. Onaylama sonrasında
alınacak not listesinde, sınava girmeyen öğrencilerin not alanında “Girmedi” ibaresi yer
alır. Bu listelerin çıktısı alınıp imzalanarak sınav soruları, yanıt anahtarı ve sınav kâğıtları
ile birlikte sekreterliğe teslim edilir.
• Öğrenci girmediği sınav için ilgili birime dilekçe verir ve mazeret sınavı hakkı ister. Bu
dilekçe bilgisi birim yetkilileri tarafından sisteme kaydedilir
22

• Yönetim Kurulu mazeret isteğini görüşür ve isteği reddeder ya da kabul eder. Kabul ya da
red bilgisi birim yetkilileri tarafından sisteme kaydedilir
• Dilekçesi kabul edilen öğrenciler otomatik olarak Sınavlar butonu ile baktığınız sınav
listesinde mazeret sınavına girecek öğrenci olarak listelenir; aynı zamanda burada
tanıtımı yapılan mazeret notu girilecek öğrenci listesinde görüntülenir
• Uygun gördüğünüz veya fakültenizce belirtilen bir zamanda mazeret sınavını yaparsınız.
Burada tanıtımı yapılan sayfada mazeret sınavı notlarını sisteme kaydedersiniz. Onay
verdikten sonra tekrar sınav not listesini istenilen sayıda dökerek sekreterliğe sınav evrakı
ile birlikte teslim edersiniz. Bu listede mazeret sınavına giren öğrencilerin notları “Girmedi”
ibaresinin yerini alır.
• Not girişi yapıldığı andan itibaren öğrenci artık mazeret listelerinden kaybolur. Zaman
içinde tekrar başvurusu kabul edilen öğrenciler olursa süreç tekrarlanır.
• Sistem öğrencinin vereceği mazeret sınavı dilekçesine dayalı olarak yürür. Ortada dilekçe
yoksa mazeret sınavı not girişi gerçekleşemez. Dilekçe girilmesi için ise:
o Dilekçe konusu olan ders için dilekçe konusu olan sınavı yapacağınızı beyan etmiş
olmanız (yani o sınav için katkı yüzdesi tanımlamış olmanız)
o O sınavın not girişlerini tamamlayıp onaylamış olmanız
o Dilekçe veren öğrencinin o sınavda Girmedi gözüküyor olması
zorunludur.
Menüden Mazeret Sınavı Notları butonunu tıkladığınızda sistem aşağıdakine benzer bir liste ile
mazeret sınavı söz konusu olan dersleri ve sınavları listeler. Eğer notu girilmemiş öğrenciler
varsa Not girişi butonu; bütün öğrencilerin notları girildi ise Not listesi butonu görüntülenir.
Not girişi butonu tıklandığında aşağıdakine benzer bir sayfa ile not girilecek öğrenciler listelenir:
23

Mazeret sınavı notu zaten önceden onaylı olan bir sınava ait olduğu için, not girişi yapıp Kaydet
butonu tıklandığı anda öğrencilere ilan edilir. Bu yüzde not girişi dikkatli yapılmalıdır. Mazeret
sınavına da girmeyen öğrenciler için, normal sınavlarda olduğu gibi, not olarak X girilir.
Eğer bir mazeret sınavını yaptıktan sonra, o sınavın notlarını girmek için tıkladığınızda gelen
sayfada yoklama listenizde olmayan öğrenciler görürseniz, iki işlem arasında mazeret dilekçesi
kabul edilmiş başka öğrenciler olmuş demektir. Böyle öğrencilerin not kutucuğuna - (tire işareti)
girerek hem öğrencilerin mazeret haklarının kaybolmamasını sağlamış hem de sistemin eksik
not girişi hatası vermesinin önüne geçmiş olursunuz.
Hiçbir mazeret sınavının tarih-saat ve yer bilgisi öğrencilere sistem tarafından otomatik olarak
duyurulmamaktadır. Bu bildirim işlemi öğretim elemanı tarafından yapılmalıdır.
Ders Tanıtımları
Sorumlu olduğunuz derslerle ilgili ders tanıtım bilgilerini (“Syllabus”) girmek için menüden Ders
tanıtımları butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile kayıtlı ders tanıtım
bilgilerinizi listeler:
Bu sayfada 2 tablo bulunur. Soldaki tabloda son 3 yıl içinde sorumlu olduğunuz derslerden,
tanıtım bilgisi olmayanlar listelenir. Sağdaki tabloda ise, yıldan bağımsız olarak sistemde kayıtlı
olan tüm tanıtım bilgileriniz listelenir.
Yeni bir tanıtım bilgisi girmek için Tanımla; var olan bir ders tanıtım bilgisini değiştirmeniz için
Değiştir butonunu tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile ders tanıtım bilgisi girişini
ister:
24

Bu sayfada ders tanıtımını gireceğiniz alanlar vardır. Her bir alan için hem Türkçe hem de
İngilizce tanıtım bilgilerini girmeniz gerekir. Bilgi girişi sırasında satırbaşı yapmak istediğiniz
yerlerde karakter dizgisi girmeniz gerekir. Aksi halde yaptığınız harf ya da satır biçimlemeleri
dikkate alınmaz. Eğer bilginiz var ise HTML biçimleme bilgilerini de kullanabilirsiniz (,…, … vb.).
Tanıtım bilgisini silmek için Sil butonunu tıklayınız. Sisteme kaydetmek için Kaydet butonunu
tıklayınız. Girdiğiniz dersin kodu ile sisteme kaydedilmiş başka tanıtım bilgileri varsa, onlara ait
bilgiler de sayfanın üst kısmındaki seçim listesinde yer alır. O listeden bir seçim yapıp Yukarıda
seçtiğim tanıtım bilgisini kopyala butonunu tıklayarak kendinize kopyalayabilir ve üzerinde
değişiklik yapabilirsiniz.
Hangi bölümde ya da hangi yıl verdiğinizden bağımsız olarak sistemde her ders için yalnızca 1
tanıtım bilgisiniz bulunur. Web sayfalarında dersinize ait tanıtım bilgisi istenirse, sistem girdiğiniz
tanıtım bilgisinin üst tarafına unvan-ad-soyad bilginizi, fotoğrafınızı ve başarı sınavına katkı
yüzdelerinizi ekleyerek görüntüler.
Yaptığınız girişlerin nasıl görüneceğini Göster butonunu tıklayarak görebilirsiniz.
Duyurular
Üniversite yönetimi tarafından size yönelik yayımlanan duyuruları görmek için menüden
Duyurular butonunu tıklayınız. Sistem oturum açma işlemi yaptığınızda karşınıza ilk olarak
duyurular sayfasını getirir. Sonrasında bu butonu tıklayarak tekrar duyuruları açabilirsiniz.
Kimlik Bilgileri
Sistemde kayıtlı olan kimlik ve iletişim bilgileriniz görmek için menüden Kimlik bilgileri butonunu
tıklayınız. Sistem aşağıdakine benzer bir sayfa ile kimlik bilgilerinizi görüntüler. Bu bilgilerde
herhangi bir değişiklik gerektiğinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na başvurmanız gerekir.
25

Bütün Ders Programları
Bütün birimlere ait ders programlarını görmek için menüden Bütün ders programları butonunu
tıklayınız. Sistem ayrı bir sayfa açar. Bu sayfada istediğiniz bir birimi ve yarıyılı seçerek o birimin
ders programını görebilirsiniz.
Yönetici Sayfaları
Eğer herhangi bir birimde Dekan, Bölüm Başkanı vb. yönetim göreviniz varsa (ve sistemde bu
tanımlanmış ise) bu menü butonu görüntülenir; aksi halde bu buton menüde yer almaz. Bu
butonu tıkladığınızda aşağıdakine benzer bir sayfa açılır ve yönetimsel bazı istatistik / raporlara
erişebilirsiniz:
Yönetici işlemleri menüsünde bulunan:
• Öğrenci sayıları
• Yeni kayıt sayıları
• Kayıt istatistikleri
• Öğretim elemanları
Seçeneklerinde birim listesinden herhangi bir birim seçilebilir; sistem seçilen birim ve onun bütün
alt birimleri için listeleme yapar. Diğer seçenekler ise sadece bölüm/program seviyesinde birim
seçimi gerektirir.
26