Spis tre?ci - piorin bip
Spis tre?ci - piorin bip
Spis tre?ci - piorin bip
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Załącznik nr 4<br />
ORGANIZACJA DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />
Rozdział I<br />
POSTANOWIENIA OGÓLNE<br />
1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwów zakładowych w Wojewódzkim<br />
Inspektora<strong>ci</strong>e Ochrony Roślin i Nasiennictwa, a w szczególnoś<strong>ci</strong> tryb postępowania z aktami<br />
przekazywanymi do archiwum , zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania<br />
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz tryb brakowania dokumentacji<br />
niearchiwalnej.<br />
2. Zastosowane w instrukcji określenia oznaczają:<br />
- WIOR i N – Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa,<br />
- komórka organizacyjna - delegatura, działy, oddziały, samodzielne stanowiska pracy,<br />
3. Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania do archiwum zakładowego akt,<br />
zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy.<br />
Rozdział II<br />
PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE<br />
l. Dokumentacja powstała w toku działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N dzieli się pod względem wartoś<strong>ci</strong><br />
archiwalnej na dwie kategorie:<br />
- materiały archiwalne – akta kategorii A,<br />
- dokumentacja niearchiwalna – akta kategorii B.<br />
2. Materiały archiwalne są to akta mające wartość historyczną i z tego względu<br />
przeznaczone do wieczystego przechowywania. Do oznaczenia tej kategorii dokumentacji<br />
używa się symbolu A.<br />
3. Dokumentacja niearchiwalna są to akta mające wyłącznie wartość praktyczną.<br />
Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B, z tym, że:<br />
symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się okres przechowywania akt. Okres<br />
przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku
2<br />
następnego po załatwieniu sprawy ( np. akta spraw załatwionych w 1996 r., oznaczone<br />
symbolem B5 mogą być przekazane na makulaturę po l stycznia 2002 r.)<br />
symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta , które po upływie okresu<br />
przechowywania podlegają ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właś<strong>ci</strong>we archiwum<br />
państwowe, które może zakwalifikować akta do materiałów archiwalnych ( kategorii A),<br />
symbolem Bc oznacza się kategorie akt mających krótkotrwałe znaczenie praktyczne.<br />
Akta te mogą być zniszczone po całkowitym ich wykorzystaniu bez przekazywania do<br />
archiwum zakładowego, jednak za wiedzą i zgodą pracownika prowadzącego archiwum.<br />
4. Szczegółowy podział akt WIOR i N na kategorie A i B określa jednolity rzeczowy wykaz<br />
akt.<br />
Rozdział III<br />
ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />
1. Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. A) dokumentację<br />
niearchiwalną (kat. B).<br />
2. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:<br />
a) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,<br />
b) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie pełnej ich<br />
ewidencji,<br />
c) udostępnianie akt osobom upoważnionym,<br />
d) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do właś<strong>ci</strong>wego<br />
archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,<br />
e) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie<br />
wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia<br />
właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego,<br />
f) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z wszelką<br />
dokumentacją.<br />
3. Za należyte wykonanie zadań archiwum zakładowe odpowiada wyznaczony do tego celu<br />
pracownik zwany dalej archiwistą.
4. Do podstawowych obowiązków archiwisty należy:<br />
a) wykonanie prac wymienionych w punk<strong>ci</strong>e 2,<br />
b) sprawdzanie prawidłowoś<strong>ci</strong> zakwalifikowania do materiałów archiwalnych<br />
3<br />
i dokumentacji niearchiwalnej w komórkach organizacyjnych, w których powstały akta,<br />
sporządzanie sprawozdania z rocznej działalnoś<strong>ci</strong> archiwum zakładowego z uwzględnieniem<br />
iloś<strong>ci</strong>:<br />
materiałów archiwalnych przyjętych z poszczególnych komórek organizacyjnych,<br />
akt udostępnionych i wypożyczonych,<br />
materiałów archiwalnych uporządkowanych i opracowanych oraz przekazanych do<br />
archiwum państwowego,<br />
dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę.<br />
5. Archiwista powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie ogólne i ukończony kurs<br />
archiwalny oraz dobrze znać strukturę organizacyjną jednostki i obowiązujący system<br />
kancelaryjny.<br />
Rozdział IV<br />
LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />
l. Lokal archiwum zakładowego powinien mieś<strong>ci</strong>ć się w budynku biurowym i składać się:<br />
z pokoju biurowego i oddzielnego magazynu na akta.<br />
2. Pokój biurowy archiwum powinien być urządzony w sposób umożliwiający pracę<br />
archiwiś<strong>ci</strong>e oraz udostępnianie akt innym osobom na miejscu.<br />
3. Magazyn archiwalny powinien być wyposażony w:<br />
- regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, dostosowanych do<br />
wymiarów akt i rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy do nich dostęp (odstępy<br />
między regałami od 70 do 90 cm).<br />
4. Magazyn powinien być suchy, przewiewny, wyposażony w odpowiednią instalację<br />
oświetleniową. Utrzymywana temperatura i wilgotność powinny wynosić odpowiednio 17-<br />
18°C oraz 55-65%.
4<br />
5. Magazyn archiwalny powinien być zabezpieczony przed włamaniem przez okratowanie<br />
okien, obi<strong>ci</strong>e drzwi blachą i zaopatrzenie w dwa zamki (patentowy i wpuszczany).<br />
6. W archiwum zakładowym zabronione jest palenie tytoniu oraz<br />
przechowywanie rzeczy, które do niego nie należą.<br />
7. Prawo wstępu do pomieszczeń archiwalnych mają wyłącznie pracownicy archiwum, ich<br />
bezpośredni przełożeni oraz osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli.<br />
8. Po zakończeniu pracy pomieszczenia archiwum zakładowego zamyka się . Klucze od<br />
archiwum powinien posiadać jedynie pracownik odpowiedzialny za jego prowadzenie,<br />
a duplikaty zdeponowane powinny być na ogólnych zasadach.<br />
Rozdział V<br />
PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE<br />
1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych WIOR i N tj.<br />
wydziałach i działach przez okres 2 lat, licząc od dnia l stycznia roku następnego a w<br />
Oddziałach i Delegaturze WIOR i N przez 5 lat po zakończeniu sprawy. Po upływie tego<br />
terminu akta przekazuje się do właś<strong>ci</strong>wego archiwum zakładowego.<br />
2. Akta przejmowane przez archiwum zakładowe powinny być uporządkowane przez<br />
komórkę przekazującą akta, (tj. ułożone w teczkach kompletnymi rocznikami, teczki opisane i<br />
ułożone w kolejnoś<strong>ci</strong> haseł z wykazu akt).<br />
3. Prawidłowo opisana teczka winna zawierać następujące elementy:<br />
a ) na środku u góry - nazwę jednostki i komórki organizacyjnej , w której dane akta<br />
powstały (stempel nagłówkowy),<br />
b ) w lewym górnym rogu - znak akt tj. symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol<br />
klasyfikacji (hasło) wg wykazu akt,
5<br />
c ) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a przy kategorii B również okres ich<br />
przechowywania,<br />
d ) na środku tytuł - czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt rozwinięte o rodzaj akt<br />
zawartych w teczce,<br />
e ) pod tytułem - roczne daty końcowe akt, tj. datę najwcześniejszego i najpóźniejszego<br />
dokumentu,<br />
f ) tom teczki,<br />
g ) na wewnętrznej spodniej stronie okładki teczki akt kategorii A - ilość<br />
ponumerowanych zapisanych stron w teczce.<br />
4.W przypadku występowania braków w teczce, osoba przekazująca akta sporządza pisemne<br />
oświadczenie, w którym określa rodzaj dokumentu, przyczynę braku oraz termin dołączenia<br />
akt do teczki.<br />
5.W przypadku przekazywania do archiwum zakładowego akt nieprawidłowo<br />
uporządkowanych i zewidencjonowanych archiwum może odmówić ich przyję<strong>ci</strong>a.<br />
6.Komórki organizacyjne przekazują akta w układzie zgodnym ze spisem zdawczo-<br />
odbiorczym -sporządzonym oddzielnie dla akt kategorii A i oddzielnie dla akt kategorii B.<br />
<strong>Spis</strong> zdawczo-odbiorczy sporządza się w czterech egzemplarzach dla materiałów<br />
archiwalnych - kategoria A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej -<br />
kategoria B.<br />
7.Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna<br />
przekazująca akta, dwa egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe ; jeden egzemplarz spisu<br />
akt kategorii A otrzymuje właś<strong>ci</strong>we archiwum państwowe.<br />
8.<strong>Spis</strong> zdawczo-odbiorczy podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący<br />
archiwum zakładowe.<br />
9.<strong>Spis</strong>y zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w<br />
kolejnoś<strong>ci</strong> wpływu i nadaje im numery kolejne z wykazu.
6<br />
10. Przejęte teczki archiwista oznacza sygnaturą archiwum . Sygnatura teczki składa się z<br />
numeru spisu zdawczo-odbiorczego według wykazu spisów zdawczo-odbiorczych łamanego<br />
przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.<br />
Rozdział VI<br />
PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI<br />
1. Akta przechowywane w archiwum zakładowym można układać:<br />
- według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiając<br />
miejsce na nowe roczniki akt,<br />
- w kolejnoś<strong>ci</strong> spisów zdawczo - odbiorczych.<br />
2. Układ teczek na półkach może być:<br />
- pionowy - system biblioteczny,<br />
- poziomy - teczka na teczce.<br />
3.Akta kategorii „A" przechowuje się na wydzielonych regałach, zgodnie z przyjętym<br />
układem akt w archiwum. Materiały te powinny być w miarę potrzeby poddawane<br />
konserwacji, a także wymieniane zniszczone teczki itp.<br />
4. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym powinna być na bieżąco<br />
ewidencjonowana.<br />
5. Ewidencję dokumentacji archiwum zakładowego stanowią:<br />
spisy zdawczo-odbiorcze (formularz PuA-30, zał. l),<br />
wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (formularz Pu A-31, zał. 2),<br />
karta udostępniania akt (formularz Pu A-32, zał 3),<br />
spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub<br />
zniszczenie (formularz Pu A-33a, zał. 4),<br />
protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (formularz Pu A-34, zał. 5),<br />
spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do<br />
Archiwum Państwowego, (formularz Pu A- 35, zał. 6).<br />
6. <strong>Spis</strong>y wymienione w pkt. 5 stanowią dokumentację kategorii A - przechowywane są w<br />
archiwum zakładowym stale. Nie mogą być wynoszone na zewnątrz. Karty udostępniania akt
7<br />
przechowywane są w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu<br />
akt, a następnie są brakowane.<br />
7. Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:<br />
- zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone<br />
według kolejnoś<strong>ci</strong> numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie<br />
spisów zdawczo-odbiorczych,<br />
- zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych<br />
przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek<br />
organizacyjnych; zbiór ten służy do udostępniania akt.<br />
8.W archiwum zakładowym mogą być stosowane - w miarę potrzeby dodatkowe urządzenia<br />
ewidencyjne, jak inwentarze kartkowe lub książkowe, skorowidze, w tym również przy<br />
zastosowaniu techniki komputerowej - stosowanie do wymogów określonych przez właś<strong>ci</strong>we<br />
archiwum państwowe.<br />
Rozdział VII<br />
UDOSTĘPNIANIE AKT<br />
1. Archiwum zakładowe udostępnia akta dla celów służbowych i naukowo – badawczych.<br />
2. Udostępniane akt dla celów służbowych odbywa się na miejscu w archiwum zakładowym<br />
lub akta wypożycz się poza archiwum, ale w obrębie jednostki organizacyjnej, na podstawie<br />
karty udostępniania ( zał. Nr 3 ) za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, która dane akta<br />
wytworzyła.<br />
3. Korzystanie z dokumentacji dla celów naukowo- badawczych i innych odbywa się na<br />
miejscu w archiwum zakładowym<br />
4. Archiwum zakładowe udostępnia na miejscu lub wypożycza kompletne akta ( teczki ), a<br />
nie pojedyncze dokumenty wyjęte z teczek.<br />
5. W miejscu wypożyczonych akt wkłada się zakładkę.
8<br />
6. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w<br />
wyznaczonym terminie.<br />
7. Przy zwro<strong>ci</strong>e akt pracownik prowadzący archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu<br />
odnotowuje na kar<strong>ci</strong>e udostępniania w obecnoś<strong>ci</strong> zwracającego akta.<br />
8. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt wypożyczonych - pracownik<br />
archiwum sporządza protokół, który podpisują : wypożyczający akta, jego przełożony oraz<br />
pracownik archiwum zakładowego. Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z<br />
których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje w specjalnej teczce, a<br />
trze<strong>ci</strong> przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej, która wypożyczała akta, w celu<br />
ustalenia okolicznoś<strong>ci</strong> oraz osoby odpowiedzialnej.<br />
9. Ewidencji zasobu archiwum zakładowego nie wypożycza się.<br />
Rozdział VIII<br />
WYDZIELANIE AKT I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ<br />
1. Pracownik archiwum zakładowego w pierwszej połowie roku dokonuje przeglądu<br />
dokumentacji i wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum.<br />
2. Przez wydzielenie akt należy rozumieć:<br />
- wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii A podlegających przekazaniu do właś<strong>ci</strong>wego<br />
archiwum państwowego,<br />
- wyłączenie dokumentacji kategorii BE podlegającej w danym roku ekspertyzie właś<strong>ci</strong>wego<br />
archiwum państwowego,<br />
- wydzielenie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania<br />
upłynął (akt kategorii B).<br />
3. Wydzielania akt dokonuje komisja w skład której wchodzą:<br />
- bezpośredni przełożony pracownika prowadzącego archiwum zakładowe,<br />
- przedstawi<strong>ci</strong>el komórki organizacyjnej, której akta podlegają brakowaniu lub przekazaniu do<br />
archiwum państwowego,<br />
- pracownik archiwum zakładowego.
4. Do zadań komisji należy:<br />
9<br />
- kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej - kategorii B - do zniszczenia, względnie<br />
ustalenie innego okresu przechowywania,<br />
- sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania<br />
minął oraz spisu tej dokumentacji (w dwóch egzemplarzach),<br />
- typowanie materiałów do przekazania do archiwum państwowego.<br />
5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej podpisują<br />
wszyscy członkowie komisji.<br />
6. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej<br />
przekazuje się do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego z wnioskiem o wydanie zezwolenia na<br />
zniszczenie akt.<br />
7. Do czasu otrzymania zgody na wybrakowanie, akta powinny pozostać na dotychczasowym<br />
miejscu. Na żądanie archiwum państwowego należy umożliwić przeprowadzenie ekspertyzy<br />
archiwalnej akt zakwalifikowanych do zniszczenia.<br />
8. Zezwolenie na dokonanie zniszczenia akt wydawane jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z<br />
nich pozostaje w archiwum zakładowym wraz z spisem wybrakowanej dokumentacji , drugi -<br />
jest przeznaczony dla zbiornicy surowców wtórnych.<br />
9.Dokumentację oznaczoną kategorią BE , po upływie okresu jej przechowywania zgłasza się<br />
do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego celem przeprowadzenia ekspertyzy.<br />
10. Dalsze postępowanie z aktami kategorii BE jest prowadzone stosownie do ustaleń<br />
archiwum państwowego.
10<br />
Rozdział IX<br />
PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM AKT<br />
NOWYCH<br />
1. Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne kategorii A po upływie 25 lat<br />
przechowywania do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego.<br />
2. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego<br />
reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.10.2002 r. w sprawie postępowania z<br />
dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania<br />
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych<br />
( Dz..U. nr 167 poz. 1375 ).<br />
3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych<br />
sporządzonych w 4 egzemplarzach i podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej<br />
oraz pracownika archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone dla archiwum<br />
państwowego, dwa dla archiwum zakładowego.<br />
4. Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych dołącza się notatkę o<br />
działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N z okresu, z którego pochodzą przekazywane akta.<br />
5. Terminy przekazywania materiałów archiwalnych należy każdorazowo uzgodnić z<br />
archiwum państwowym.<br />
6. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego<br />
ponosi WIOR i N.<br />
Rozdział X<br />
KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />
1. Kontrolę nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych sprawuje<br />
właś<strong>ci</strong>we archiwum państwowe.<br />
2. Przedstawi<strong>ci</strong>ele archiwum państwowego sporządzają protokoły z kontroli archiwów<br />
zakładowych i wydają zalecenia pokontrolne.
11<br />
3. Protokół z kontroli archiwum zakładowego podpisuje Wojewódzki Inspektor oraz<br />
pracownik prowadzący archiwum zakładowe.<br />
4. WIOR i N jest zobowiązany do realizacji zadań pokontrolnych wydanych przez właś<strong>ci</strong>we<br />
archiwum państwowe.<br />
5. Kontrolę archiwum zakładowego mogą przeprowadzać również organy NIK i<br />
prokuratorskie.<br />
Rozdział XI<br />
POSTĘPOWANIE Z AKTAMI W RAZIE LIKWIDACJI WIORiN<br />
1 W razie ustania działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N postępowanie z aktami określa § 4 rozporządzenia<br />
Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki w sprawie zasad klasyfikowania i<br />
kwalifikacji dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów do archiwów<br />
państwowych .<br />
2 Komórka organizacyjna, która jest następcą prawnym zreorganizowanej lub<br />
zlikwidowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw nie załatwionych na<br />
podstawie spisu zdawczo - odbiorczego. Kopie spisu przekazuje się do archiwum<br />
zakładowego. Tam też należy przekazać pozostałe akta zlikwidowanej lub<br />
zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z ustaleniami<br />
niniejszej instrukcji.<br />
Rozdział XII<br />
POSTANOWIENIA KOŃCOWE<br />
W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń<br />
archiwum zakładowego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest sporządzić<br />
protokół zniszczenia lub zgubienia akt, a w razie potrzeby ślady włamania starannie<br />
zabezpieczyć i powiadomić organy ś<strong>ci</strong>gania.
Załączniki :<br />
1. <strong>Spis</strong> zdawczo – odbiorczy.<br />
2. Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych.<br />
3. Karta udostępniania akt.<br />
12<br />
4. <strong>Spis</strong> dokumentacji niearchiwalnej ( aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub<br />
zniszczenie.<br />
5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.<br />
6. <strong>Spis</strong> materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego.
................................................................<br />
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej<br />
L.p.<br />
Znak<br />
teczki<br />
Tytuł teczki lub tomu<br />
13<br />
Daty<br />
skrajne<br />
od-do<br />
Zał. nr 1 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
<strong>Spis</strong> zdawczo – odbiorczy akt nr.........<br />
Kat.<br />
Akt<br />
Liczba<br />
teczek<br />
Miejsce<br />
przech. akt<br />
w składnicy<br />
Data<br />
zniszczenia<br />
lub<br />
przekazania<br />
do<br />
archiwum<br />
1 2 3 4 5 6 7 8<br />
........................................... .......................................<br />
Data i podpis pracownika Data i podpis pracownika<br />
przekazującego akta archiwum zakładowego<br />
PuA-30
Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych<br />
14<br />
Zał. nr 2 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
Nr Data przeję<strong>ci</strong>a Nazwa komórki Liczba Uwagi<br />
spisu akt<br />
poz. spisu teczek<br />
1 2 3 4 5 6
Pu A-31<br />
Karta udostępnienia akt nr.................. **}<br />
........................................................<br />
Pieczątka komórki organizacyjnej<br />
15<br />
Zał. nr 3 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
**) **)<br />
Data .................... ...20 ............... r. Termin zwrotu akt<br />
Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w komórce organizacyjnej<br />
.......................................................................................................... z lat ....................................<br />
o znakach......................................................................................................................................<br />
i upoważniam do ich wykorzystania *) - odbioru *)<br />
Pana/u..........................................................................................................................................<br />
Imię i nazwisko<br />
.........................................................<br />
Podpis<br />
Zezwalam na udostępnienie *) - wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt<br />
.....................................<br />
Data i podpis<br />
*) Niepotrzebne skreślić**) Wypełnia archiwum zakładowe<br />
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie<br />
akt — tomów ................... kart....................<br />
Adnotacje o zwro<strong>ci</strong>e akt:<br />
Data .......... /.................... 20 .......... r. Podpis ...............................<br />
.....................................................................................................................................................<br />
.....................................................................................................................................................<br />
.....................................................................................................................................................<br />
...................................<br />
podpis oddającego<br />
Akta zwrócono do archiwum<br />
dnia...../..... 20 ..........<br />
.................................<br />
podpis odbierającego
................................................................<br />
( nazwa i adres jednostki organizacyjnej )<br />
16<br />
Zał. nr 4 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ( AKTOWEJ ) PRZEZNACZONEJ NA<br />
MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE<br />
Lp. Nr i lp. spisu<br />
zdawczo<br />
odbiorczego<br />
Pu-a-33<br />
Symbol<br />
z<br />
wykazu<br />
Tytuł teczki Daty skrajne Li<br />
czba<br />
to<br />
mów<br />
Uwagi
( nazwa i adres jednostki organizacyjnej )<br />
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej<br />
17<br />
Zał. nr 5 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
..........................................................<br />
( miejscowość i data)<br />
Komisja w składzie:<br />
Przewodniczący : .....................................................................................................................<br />
Członkowie : .......................................................................................................................<br />
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie<br />
dokumentacji niearchiwalnej w iloś<strong>ci</strong> ok. 10 mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację<br />
niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że<br />
upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub<br />
kwalifikatorze dokumentacji technicznej.<br />
.........................................<br />
( Przewodniczący komisji )<br />
Zał........................ kart<br />
Członkowie komisji<br />
1…………………………………………….<br />
2……………………………………………<br />
3…………………………………………….
PuA-34<br />
(pieczęć nagłówkowa )<br />
SPIS NR.......................<br />
18<br />
materiałów archiwalnych...................................<br />
przekazywanych do Archiwum Państwowego w ..................<br />
Zał. nr 6 do instrukcji organizacji<br />
archiwum zakładowego WIORIN<br />
Lp. Znak akt Tytuł teczki Daty skrajne uwagi<br />
.......................................... ............................................<br />
(Pieczęć nagłówkowa) (Miejsce i data)<br />
PuA-35