25.07.2013 Views

Spis tre?ci - piorin bip

Spis tre?ci - piorin bip

Spis tre?ci - piorin bip

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

Załącznik nr 4<br />

ORGANIZACJA DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />

Rozdział I<br />

POSTANOWIENIA OGÓLNE<br />

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwów zakładowych w Wojewódzkim<br />

Inspektora<strong>ci</strong>e Ochrony Roślin i Nasiennictwa, a w szczególnoś<strong>ci</strong> tryb postępowania z aktami<br />

przekazywanymi do archiwum , zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania<br />

materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz tryb brakowania dokumentacji<br />

niearchiwalnej.<br />

2. Zastosowane w instrukcji określenia oznaczają:<br />

- WIOR i N – Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa,<br />

- komórka organizacyjna - delegatura, działy, oddziały, samodzielne stanowiska pracy,<br />

3. Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania do archiwum zakładowego akt,<br />

zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy.<br />

Rozdział II<br />

PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE<br />

l. Dokumentacja powstała w toku działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N dzieli się pod względem wartoś<strong>ci</strong><br />

archiwalnej na dwie kategorie:<br />

- materiały archiwalne – akta kategorii A,<br />

- dokumentacja niearchiwalna – akta kategorii B.<br />

2. Materiały archiwalne są to akta mające wartość historyczną i z tego względu<br />

przeznaczone do wieczystego przechowywania. Do oznaczenia tej kategorii dokumentacji<br />

używa się symbolu A.<br />

3. Dokumentacja niearchiwalna są to akta mające wyłącznie wartość praktyczną.<br />

Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B, z tym, że:<br />

symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się okres przechowywania akt. Okres<br />

przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku


2<br />

następnego po załatwieniu sprawy ( np. akta spraw załatwionych w 1996 r., oznaczone<br />

symbolem B5 mogą być przekazane na makulaturę po l stycznia 2002 r.)<br />

symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta , które po upływie okresu<br />

przechowywania podlegają ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właś<strong>ci</strong>we archiwum<br />

państwowe, które może zakwalifikować akta do materiałów archiwalnych ( kategorii A),<br />

symbolem Bc oznacza się kategorie akt mających krótkotrwałe znaczenie praktyczne.<br />

Akta te mogą być zniszczone po całkowitym ich wykorzystaniu bez przekazywania do<br />

archiwum zakładowego, jednak za wiedzą i zgodą pracownika prowadzącego archiwum.<br />

4. Szczegółowy podział akt WIOR i N na kategorie A i B określa jednolity rzeczowy wykaz<br />

akt.<br />

Rozdział III<br />

ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />

1. Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. A) dokumentację<br />

niearchiwalną (kat. B).<br />

2. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:<br />

a) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,<br />

b) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie pełnej ich<br />

ewidencji,<br />

c) udostępnianie akt osobom upoważnionym,<br />

d) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do właś<strong>ci</strong>wego<br />

archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,<br />

e) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie<br />

wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia<br />

właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego,<br />

f) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z wszelką<br />

dokumentacją.<br />

3. Za należyte wykonanie zadań archiwum zakładowe odpowiada wyznaczony do tego celu<br />

pracownik zwany dalej archiwistą.


4. Do podstawowych obowiązków archiwisty należy:<br />

a) wykonanie prac wymienionych w punk<strong>ci</strong>e 2,<br />

b) sprawdzanie prawidłowoś<strong>ci</strong> zakwalifikowania do materiałów archiwalnych<br />

3<br />

i dokumentacji niearchiwalnej w komórkach organizacyjnych, w których powstały akta,<br />

sporządzanie sprawozdania z rocznej działalnoś<strong>ci</strong> archiwum zakładowego z uwzględnieniem<br />

iloś<strong>ci</strong>:<br />

materiałów archiwalnych przyjętych z poszczególnych komórek organizacyjnych,<br />

akt udostępnionych i wypożyczonych,<br />

materiałów archiwalnych uporządkowanych i opracowanych oraz przekazanych do<br />

archiwum państwowego,<br />

dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę.<br />

5. Archiwista powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie ogólne i ukończony kurs<br />

archiwalny oraz dobrze znać strukturę organizacyjną jednostki i obowiązujący system<br />

kancelaryjny.<br />

Rozdział IV<br />

LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />

l. Lokal archiwum zakładowego powinien mieś<strong>ci</strong>ć się w budynku biurowym i składać się:<br />

z pokoju biurowego i oddzielnego magazynu na akta.<br />

2. Pokój biurowy archiwum powinien być urządzony w sposób umożliwiający pracę<br />

archiwiś<strong>ci</strong>e oraz udostępnianie akt innym osobom na miejscu.<br />

3. Magazyn archiwalny powinien być wyposażony w:<br />

- regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, dostosowanych do<br />

wymiarów akt i rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy do nich dostęp (odstępy<br />

między regałami od 70 do 90 cm).<br />

4. Magazyn powinien być suchy, przewiewny, wyposażony w odpowiednią instalację<br />

oświetleniową. Utrzymywana temperatura i wilgotność powinny wynosić odpowiednio 17-<br />

18°C oraz 55-65%.


4<br />

5. Magazyn archiwalny powinien być zabezpieczony przed włamaniem przez okratowanie<br />

okien, obi<strong>ci</strong>e drzwi blachą i zaopatrzenie w dwa zamki (patentowy i wpuszczany).<br />

6. W archiwum zakładowym zabronione jest palenie tytoniu oraz<br />

przechowywanie rzeczy, które do niego nie należą.<br />

7. Prawo wstępu do pomieszczeń archiwalnych mają wyłącznie pracownicy archiwum, ich<br />

bezpośredni przełożeni oraz osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli.<br />

8. Po zakończeniu pracy pomieszczenia archiwum zakładowego zamyka się . Klucze od<br />

archiwum powinien posiadać jedynie pracownik odpowiedzialny za jego prowadzenie,<br />

a duplikaty zdeponowane powinny być na ogólnych zasadach.<br />

Rozdział V<br />

PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE<br />

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych WIOR i N tj.<br />

wydziałach i działach przez okres 2 lat, licząc od dnia l stycznia roku następnego a w<br />

Oddziałach i Delegaturze WIOR i N przez 5 lat po zakończeniu sprawy. Po upływie tego<br />

terminu akta przekazuje się do właś<strong>ci</strong>wego archiwum zakładowego.<br />

2. Akta przejmowane przez archiwum zakładowe powinny być uporządkowane przez<br />

komórkę przekazującą akta, (tj. ułożone w teczkach kompletnymi rocznikami, teczki opisane i<br />

ułożone w kolejnoś<strong>ci</strong> haseł z wykazu akt).<br />

3. Prawidłowo opisana teczka winna zawierać następujące elementy:<br />

a ) na środku u góry - nazwę jednostki i komórki organizacyjnej , w której dane akta<br />

powstały (stempel nagłówkowy),<br />

b ) w lewym górnym rogu - znak akt tj. symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol<br />

klasyfikacji (hasło) wg wykazu akt,


5<br />

c ) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a przy kategorii B również okres ich<br />

przechowywania,<br />

d ) na środku tytuł - czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt rozwinięte o rodzaj akt<br />

zawartych w teczce,<br />

e ) pod tytułem - roczne daty końcowe akt, tj. datę najwcześniejszego i najpóźniejszego<br />

dokumentu,<br />

f ) tom teczki,<br />

g ) na wewnętrznej spodniej stronie okładki teczki akt kategorii A - ilość<br />

ponumerowanych zapisanych stron w teczce.<br />

4.W przypadku występowania braków w teczce, osoba przekazująca akta sporządza pisemne<br />

oświadczenie, w którym określa rodzaj dokumentu, przyczynę braku oraz termin dołączenia<br />

akt do teczki.<br />

5.W przypadku przekazywania do archiwum zakładowego akt nieprawidłowo<br />

uporządkowanych i zewidencjonowanych archiwum może odmówić ich przyję<strong>ci</strong>a.<br />

6.Komórki organizacyjne przekazują akta w układzie zgodnym ze spisem zdawczo-<br />

odbiorczym -sporządzonym oddzielnie dla akt kategorii A i oddzielnie dla akt kategorii B.<br />

<strong>Spis</strong> zdawczo-odbiorczy sporządza się w czterech egzemplarzach dla materiałów<br />

archiwalnych - kategoria A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej -<br />

kategoria B.<br />

7.Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna<br />

przekazująca akta, dwa egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe ; jeden egzemplarz spisu<br />

akt kategorii A otrzymuje właś<strong>ci</strong>we archiwum państwowe.<br />

8.<strong>Spis</strong> zdawczo-odbiorczy podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący<br />

archiwum zakładowe.<br />

9.<strong>Spis</strong>y zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w<br />

kolejnoś<strong>ci</strong> wpływu i nadaje im numery kolejne z wykazu.


6<br />

10. Przejęte teczki archiwista oznacza sygnaturą archiwum . Sygnatura teczki składa się z<br />

numeru spisu zdawczo-odbiorczego według wykazu spisów zdawczo-odbiorczych łamanego<br />

przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.<br />

Rozdział VI<br />

PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI<br />

1. Akta przechowywane w archiwum zakładowym można układać:<br />

- według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiając<br />

miejsce na nowe roczniki akt,<br />

- w kolejnoś<strong>ci</strong> spisów zdawczo - odbiorczych.<br />

2. Układ teczek na półkach może być:<br />

- pionowy - system biblioteczny,<br />

- poziomy - teczka na teczce.<br />

3.Akta kategorii „A" przechowuje się na wydzielonych regałach, zgodnie z przyjętym<br />

układem akt w archiwum. Materiały te powinny być w miarę potrzeby poddawane<br />

konserwacji, a także wymieniane zniszczone teczki itp.<br />

4. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym powinna być na bieżąco<br />

ewidencjonowana.<br />

5. Ewidencję dokumentacji archiwum zakładowego stanowią:<br />

spisy zdawczo-odbiorcze (formularz PuA-30, zał. l),<br />

wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (formularz Pu A-31, zał. 2),<br />

karta udostępniania akt (formularz Pu A-32, zał 3),<br />

spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub<br />

zniszczenie (formularz Pu A-33a, zał. 4),<br />

protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (formularz Pu A-34, zał. 5),<br />

spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do<br />

Archiwum Państwowego, (formularz Pu A- 35, zał. 6).<br />

6. <strong>Spis</strong>y wymienione w pkt. 5 stanowią dokumentację kategorii A - przechowywane są w<br />

archiwum zakładowym stale. Nie mogą być wynoszone na zewnątrz. Karty udostępniania akt


7<br />

przechowywane są w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu<br />

akt, a następnie są brakowane.<br />

7. Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:<br />

- zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone<br />

według kolejnoś<strong>ci</strong> numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie<br />

spisów zdawczo-odbiorczych,<br />

- zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych<br />

przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek<br />

organizacyjnych; zbiór ten służy do udostępniania akt.<br />

8.W archiwum zakładowym mogą być stosowane - w miarę potrzeby dodatkowe urządzenia<br />

ewidencyjne, jak inwentarze kartkowe lub książkowe, skorowidze, w tym również przy<br />

zastosowaniu techniki komputerowej - stosowanie do wymogów określonych przez właś<strong>ci</strong>we<br />

archiwum państwowe.<br />

Rozdział VII<br />

UDOSTĘPNIANIE AKT<br />

1. Archiwum zakładowe udostępnia akta dla celów służbowych i naukowo – badawczych.<br />

2. Udostępniane akt dla celów służbowych odbywa się na miejscu w archiwum zakładowym<br />

lub akta wypożycz się poza archiwum, ale w obrębie jednostki organizacyjnej, na podstawie<br />

karty udostępniania ( zał. Nr 3 ) za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, która dane akta<br />

wytworzyła.<br />

3. Korzystanie z dokumentacji dla celów naukowo- badawczych i innych odbywa się na<br />

miejscu w archiwum zakładowym<br />

4. Archiwum zakładowe udostępnia na miejscu lub wypożycza kompletne akta ( teczki ), a<br />

nie pojedyncze dokumenty wyjęte z teczek.<br />

5. W miejscu wypożyczonych akt wkłada się zakładkę.


8<br />

6. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w<br />

wyznaczonym terminie.<br />

7. Przy zwro<strong>ci</strong>e akt pracownik prowadzący archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu<br />

odnotowuje na kar<strong>ci</strong>e udostępniania w obecnoś<strong>ci</strong> zwracającego akta.<br />

8. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt wypożyczonych - pracownik<br />

archiwum sporządza protokół, który podpisują : wypożyczający akta, jego przełożony oraz<br />

pracownik archiwum zakładowego. Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z<br />

których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje w specjalnej teczce, a<br />

trze<strong>ci</strong> przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej, która wypożyczała akta, w celu<br />

ustalenia okolicznoś<strong>ci</strong> oraz osoby odpowiedzialnej.<br />

9. Ewidencji zasobu archiwum zakładowego nie wypożycza się.<br />

Rozdział VIII<br />

WYDZIELANIE AKT I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ<br />

1. Pracownik archiwum zakładowego w pierwszej połowie roku dokonuje przeglądu<br />

dokumentacji i wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum.<br />

2. Przez wydzielenie akt należy rozumieć:<br />

- wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii A podlegających przekazaniu do właś<strong>ci</strong>wego<br />

archiwum państwowego,<br />

- wyłączenie dokumentacji kategorii BE podlegającej w danym roku ekspertyzie właś<strong>ci</strong>wego<br />

archiwum państwowego,<br />

- wydzielenie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania<br />

upłynął (akt kategorii B).<br />

3. Wydzielania akt dokonuje komisja w skład której wchodzą:<br />

- bezpośredni przełożony pracownika prowadzącego archiwum zakładowe,<br />

- przedstawi<strong>ci</strong>el komórki organizacyjnej, której akta podlegają brakowaniu lub przekazaniu do<br />

archiwum państwowego,<br />

- pracownik archiwum zakładowego.


4. Do zadań komisji należy:<br />

9<br />

- kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej - kategorii B - do zniszczenia, względnie<br />

ustalenie innego okresu przechowywania,<br />

- sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania<br />

minął oraz spisu tej dokumentacji (w dwóch egzemplarzach),<br />

- typowanie materiałów do przekazania do archiwum państwowego.<br />

5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej podpisują<br />

wszyscy członkowie komisji.<br />

6. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej<br />

przekazuje się do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego z wnioskiem o wydanie zezwolenia na<br />

zniszczenie akt.<br />

7. Do czasu otrzymania zgody na wybrakowanie, akta powinny pozostać na dotychczasowym<br />

miejscu. Na żądanie archiwum państwowego należy umożliwić przeprowadzenie ekspertyzy<br />

archiwalnej akt zakwalifikowanych do zniszczenia.<br />

8. Zezwolenie na dokonanie zniszczenia akt wydawane jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z<br />

nich pozostaje w archiwum zakładowym wraz z spisem wybrakowanej dokumentacji , drugi -<br />

jest przeznaczony dla zbiornicy surowców wtórnych.<br />

9.Dokumentację oznaczoną kategorią BE , po upływie okresu jej przechowywania zgłasza się<br />

do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego celem przeprowadzenia ekspertyzy.<br />

10. Dalsze postępowanie z aktami kategorii BE jest prowadzone stosownie do ustaleń<br />

archiwum państwowego.


10<br />

Rozdział IX<br />

PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM AKT<br />

NOWYCH<br />

1. Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne kategorii A po upływie 25 lat<br />

przechowywania do właś<strong>ci</strong>wego archiwum państwowego.<br />

2. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego<br />

reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.10.2002 r. w sprawie postępowania z<br />

dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania<br />

materiałów archiwalnych do archiwów państwowych<br />

( Dz..U. nr 167 poz. 1375 ).<br />

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych<br />

sporządzonych w 4 egzemplarzach i podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej<br />

oraz pracownika archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone dla archiwum<br />

państwowego, dwa dla archiwum zakładowego.<br />

4. Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych dołącza się notatkę o<br />

działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N z okresu, z którego pochodzą przekazywane akta.<br />

5. Terminy przekazywania materiałów archiwalnych należy każdorazowo uzgodnić z<br />

archiwum państwowym.<br />

6. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego<br />

ponosi WIOR i N.<br />

Rozdział X<br />

KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO<br />

1. Kontrolę nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych sprawuje<br />

właś<strong>ci</strong>we archiwum państwowe.<br />

2. Przedstawi<strong>ci</strong>ele archiwum państwowego sporządzają protokoły z kontroli archiwów<br />

zakładowych i wydają zalecenia pokontrolne.


11<br />

3. Protokół z kontroli archiwum zakładowego podpisuje Wojewódzki Inspektor oraz<br />

pracownik prowadzący archiwum zakładowe.<br />

4. WIOR i N jest zobowiązany do realizacji zadań pokontrolnych wydanych przez właś<strong>ci</strong>we<br />

archiwum państwowe.<br />

5. Kontrolę archiwum zakładowego mogą przeprowadzać również organy NIK i<br />

prokuratorskie.<br />

Rozdział XI<br />

POSTĘPOWANIE Z AKTAMI W RAZIE LIKWIDACJI WIORiN<br />

1 W razie ustania działalnoś<strong>ci</strong> WIOR i N postępowanie z aktami określa § 4 rozporządzenia<br />

Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki w sprawie zasad klasyfikowania i<br />

kwalifikacji dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów do archiwów<br />

państwowych .<br />

2 Komórka organizacyjna, która jest następcą prawnym zreorganizowanej lub<br />

zlikwidowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw nie załatwionych na<br />

podstawie spisu zdawczo - odbiorczego. Kopie spisu przekazuje się do archiwum<br />

zakładowego. Tam też należy przekazać pozostałe akta zlikwidowanej lub<br />

zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z ustaleniami<br />

niniejszej instrukcji.<br />

Rozdział XII<br />

POSTANOWIENIA KOŃCOWE<br />

W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń<br />

archiwum zakładowego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest sporządzić<br />

protokół zniszczenia lub zgubienia akt, a w razie potrzeby ślady włamania starannie<br />

zabezpieczyć i powiadomić organy ś<strong>ci</strong>gania.


Załączniki :<br />

1. <strong>Spis</strong> zdawczo – odbiorczy.<br />

2. Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych.<br />

3. Karta udostępniania akt.<br />

12<br />

4. <strong>Spis</strong> dokumentacji niearchiwalnej ( aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub<br />

zniszczenie.<br />

5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.<br />

6. <strong>Spis</strong> materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego.


................................................................<br />

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej<br />

L.p.<br />

Znak<br />

teczki<br />

Tytuł teczki lub tomu<br />

13<br />

Daty<br />

skrajne<br />

od-do<br />

Zał. nr 1 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

<strong>Spis</strong> zdawczo – odbiorczy akt nr.........<br />

Kat.<br />

Akt<br />

Liczba<br />

teczek<br />

Miejsce<br />

przech. akt<br />

w składnicy<br />

Data<br />

zniszczenia<br />

lub<br />

przekazania<br />

do<br />

archiwum<br />

1 2 3 4 5 6 7 8<br />

........................................... .......................................<br />

Data i podpis pracownika Data i podpis pracownika<br />

przekazującego akta archiwum zakładowego<br />

PuA-30


Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych<br />

14<br />

Zał. nr 2 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

Nr Data przeję<strong>ci</strong>a Nazwa komórki Liczba Uwagi<br />

spisu akt<br />

poz. spisu teczek<br />

1 2 3 4 5 6


Pu A-31<br />

Karta udostępnienia akt nr.................. **}<br />

........................................................<br />

Pieczątka komórki organizacyjnej<br />

15<br />

Zał. nr 3 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

**) **)<br />

Data .................... ...20 ............... r. Termin zwrotu akt<br />

Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w komórce organizacyjnej<br />

.......................................................................................................... z lat ....................................<br />

o znakach......................................................................................................................................<br />

i upoważniam do ich wykorzystania *) - odbioru *)<br />

Pana/u..........................................................................................................................................<br />

Imię i nazwisko<br />

.........................................................<br />

Podpis<br />

Zezwalam na udostępnienie *) - wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt<br />

.....................................<br />

Data i podpis<br />

*) Niepotrzebne skreślić**) Wypełnia archiwum zakładowe<br />

Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie<br />

akt — tomów ................... kart....................<br />

Adnotacje o zwro<strong>ci</strong>e akt:<br />

Data .......... /.................... 20 .......... r. Podpis ...............................<br />

.....................................................................................................................................................<br />

.....................................................................................................................................................<br />

.....................................................................................................................................................<br />

...................................<br />

podpis oddającego<br />

Akta zwrócono do archiwum<br />

dnia...../..... 20 ..........<br />

.................................<br />

podpis odbierającego


................................................................<br />

( nazwa i adres jednostki organizacyjnej )<br />

16<br />

Zał. nr 4 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ( AKTOWEJ ) PRZEZNACZONEJ NA<br />

MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE<br />

Lp. Nr i lp. spisu<br />

zdawczo<br />

odbiorczego<br />

Pu-a-33<br />

Symbol<br />

z<br />

wykazu<br />

Tytuł teczki Daty skrajne Li<br />

czba<br />

to<br />

mów<br />

Uwagi


( nazwa i adres jednostki organizacyjnej )<br />

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej<br />

17<br />

Zał. nr 5 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

..........................................................<br />

( miejscowość i data)<br />

Komisja w składzie:<br />

Przewodniczący : .....................................................................................................................<br />

Członkowie : .......................................................................................................................<br />

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie<br />

dokumentacji niearchiwalnej w iloś<strong>ci</strong> ok. 10 mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację<br />

niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że<br />

upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub<br />

kwalifikatorze dokumentacji technicznej.<br />

.........................................<br />

( Przewodniczący komisji )<br />

Zał........................ kart<br />

Członkowie komisji<br />

1…………………………………………….<br />

2……………………………………………<br />

3…………………………………………….


PuA-34<br />

(pieczęć nagłówkowa )<br />

SPIS NR.......................<br />

18<br />

materiałów archiwalnych...................................<br />

przekazywanych do Archiwum Państwowego w ..................<br />

Zał. nr 6 do instrukcji organizacji<br />

archiwum zakładowego WIORIN<br />

Lp. Znak akt Tytuł teczki Daty skrajne uwagi<br />

.......................................... ............................................<br />

(Pieczęć nagłówkowa) (Miejsce i data)<br />

PuA-35

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!