29.08.2014 Views

PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Ngân hàng Á Châu<br />

CẨM NANG HƯỚNG DẪN<br />

<strong>PHỤC</strong> <strong>VỤ</strong> <strong>KHÁCH</strong> <strong>HÀNG</strong><br />

Biên soạn: Phòng Quản trị Trải nghiệm Khách hàng<br />

acb.com.vn


Lời nói đầu<br />

Cẩm nang Hướng dẫn phục vụ khách hàng được xây dựng dựa trên Bộ chuẩn mực<br />

dịch vụ khách hàng, nhằm cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cụ thể trong<br />

giao tiếp để giúp cho mỗi khoảnh khắc giao tiếp với khách hàng đều là những<br />

khoảnh khắc cảm xúc tích cực, đem lại cho khách hàng những trải nghiệm thú vị nhất<br />

khi đến giao dịch tại ACB.<br />

acb.com.vn


Phạm vi áp dụng:<br />

Cẩm nang Hướng dẫn phục vụ khách hàng được áp dụng cho các chức<br />

danh giao tiếp với khách hàng ở Kênh phân phối, Trung tâm Callcenter,<br />

Trung tâm Telesales, Trung tâm thẻ.<br />

acb.com.vn


Nội dung<br />

Phần 1 Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Phần 2<br />

Các chuẩn mực Dịch vụ trong giao tiếp với khách hàng<br />

I. Hình ảnh chuyên nghiệp<br />

II. Nguyên tắc giao tiếp<br />

Phụ lục 1. Quy định về trang phục và hình thức bên ngoài<br />

Phụ lục 2. Quy định về thời gian giao dịch tại đơn vị Kênh phân phối<br />

acb.com.vn


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên<br />

trải nghiệm khách hàng<br />

acb.com.vn


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Bạn cần biết<br />

Khách hàng cảm nhận chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào:<br />

80%<br />

thái độ hành vi của nhân viên<br />

20%<br />

chất lượng sản phẩm dịch vụ<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

5


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Mặt khác, số liệu thống kê cho thấy, khách hàng rời bỏ nhà cung ứng dịch vụ vì:<br />

Thái độ phục vụ kém 68%<br />

Không hài lòng về sản phẩm dịch vụ<br />

14%<br />

Chọn nhà cung cấp có giá rẻ hơn<br />

9%<br />

Có mối liên khác<br />

5%<br />

Chuyển nơi cư trú<br />

3%<br />

Qua đời<br />

1%<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

6


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Không những thế, …<br />

Nghiên cứu cho thấy, mức độ lan truyền của thông tin tiêu cực về chất lượng<br />

dịch vụ nhiều hơn 2 lần so với thông tin tích cực.<br />

Thông tin tiêu cực<br />

Thông tin tích cực<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

7


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Vậy, …<br />

Xuyên suốt quá trình tương tác với nhà cung ứng<br />

dịch vụ, khách hàng sẽ trải qua nhiều khoảnh<br />

khắc dịch vụ khác nhau, và mỗi khoảnh khắc<br />

dịch vụ riêng lẻ ấy sẽ tạo ra những trải nghiệm<br />

cho khách hàng.<br />

Chất lượng dịch vụ là một yếu tố quan trọng<br />

ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Từ<br />

đó khách hàng quyết định có tiếp tục sử dụng<br />

dịch vụ của ngân hàng đó hay không.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

8


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Những khoảnh khắc trải nghiệm khách hàng (moment of truth)<br />

Khoảnh khắc cảm xúc tích cực<br />

Khoảnh khắc cảm xúc tiêu cực<br />

Khoảnh khắc cảm xúc trung bình - chấp nhận được<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

9


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Trải nghiệm khách hàng<br />

tiêu cực<br />

Những khoảnh khắc<br />

tiêu cực (màu đỏ) sẽ<br />

dẫn tới trải nghiệm<br />

khách hàng tiêu cực.<br />

Những hành xử<br />

tuyệt vời<br />

tại các khoảnh khắc<br />

khác sẽ không thể<br />

bù đắp được.<br />

Trải nghiệm khách hàng<br />

tích cực<br />

Trải nghiệm khách hàng<br />

tích cực chỉ có được<br />

khi không phát sinh<br />

khoảnh khắc<br />

dịch vụ tiêu cực.<br />

Với một vài khoảnh<br />

khắc trung bình<br />

(màu xám) vẫn có thể<br />

mang lại trải nghiệm<br />

khách hàng tích cực.<br />

Trải nghiệm khách hàng<br />

tuyệt vời<br />

Không có sai lỗi tại tất<br />

cả các điểm tiếp xúc;<br />

các khoảnh khắc<br />

tích cực nhiều hơn<br />

các khoảnh khắc<br />

trung bình.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

10


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Khoảnh khắc cảm xúc tích cực được tạo nên từ “một sự đối xử<br />

đặc biệt” thông qua 05 yếu tố:<br />

Trust – Tin cậy: Giữ đúng cam kết về chất lượng dịch vụ.<br />

TREAT<br />

Responsiveness – Nhiệt tình đáp ứng: Luôn sẵn sàng và<br />

tận tâm để phục vụ khách hàng.<br />

Empathy – Đồng cảm: Thể hiện sự am hiểu, quan tâm và<br />

chăm sóc đến từng khách hàng riêng biệt.<br />

Assurance – Bảo đảm: Tạo cảm giác tín nhiệm và tin cậy.<br />

Tangibles – Yếu tố hữu hình: Thể hiện qua không gian<br />

giao dịch, hình thức bên ngoài của nhân viên.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

11


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Như vậy, tạo cho khách hàng đến với ngân hàng một cảm giác hài lòng, hay<br />

những cảm xúc tích cực chính là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của<br />

đội ngũ nhân viên tiếp xúc khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

12


Phần 1. Chất lượng dịch vụ tạo nên trải nghiệm khách hàng<br />

Và Cẩm nang Hướng dẫn phục vụ khách hàng sẽ cung cấp những hướng dẫn<br />

cụ thể trong giao tiếp với khách hàng để hỗ trợ Anh/Chị hoàn thành nhiệm vụ.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

13


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

I.<br />

II.<br />

III.<br />

Hình ảnh chuyên nghiệp<br />

Nguyên tắc giao tiếp<br />

Lưu ý đối với một số chức danh<br />

acb.com.vn


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Chú thích<br />

Chữ màu xanh: những quy định phải tuân thủ khi giao tiếp khách hàng,<br />

đã được quy định trong Bộ Chuẩn mực dịch vụ khách hàng.<br />

Chữ màu đen: những điều nên làm để tăng hiệu quả trong giao tiếp<br />

khách hàng hoặc nội dung tham khảo.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

15


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bạn có biết?<br />

Ấn tượng ban đầu:<br />

- Được hình thành ngay từ 5 đến 10 giây<br />

đầu tiên.<br />

- Nó kích thích các giác quan.<br />

- Ấn tượng của người khác về bạn dựa trên<br />

đến 60% những gì họ thấy về bạn.<br />

Ấn tượng ban đầu sẽ tồn tại mãi mãi.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

16


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

I. Hình ảnh chuyên nghiệp<br />

Nguyên tắc chung: Nhân viên phải tuân thủ quy định trang phục và hình thức<br />

bên ngoài của nhân viên Ngân hàng Á Châu.<br />

Tham khảo phụ lục 1.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

17


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

1. Gương mặt<br />

Luôn giữ gương mặt sạch sẽ và tươi sáng suốt cả ngày.<br />

Đối với nữ nhân viên: trang điểm nhẹ.<br />

Đối với nam nhân viên: cạo râu hàng ngày.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

18


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

2. Trang phục<br />

a) Quần, áo:<br />

- Phải được giặt sạch sẽ; được ủi/là phẳng.<br />

Đối với nữ nhân viên: áo vest, quần/váy, áo sơ mi hoặc áo dài và bảng tên.<br />

Đối với nam nhân viên: áo sơ mi dài tay, quần tây, cà vạt và bảng tên.<br />

Thắt cà vạt có độ dài chạm đến thắt lưng.<br />

Trang phục mùa đông:<br />

- Mặc đồng phục vest mùa đông đã được ngân hàng cấp phát, bên trong<br />

mặc áo sơ mi trắng cổ đức hoặc áo sơ mi đồng phục của ngân hàng.<br />

- Nhân viên có thể mặc thêm áo len, áo thun bên trong áo vest khi thời tiết<br />

lạnh nhưng phải đảm bảo trang nhã, lịch sự, không quá sặc sỡ và hài hòa với<br />

đồng phục chung của ACB.<br />

Trang phục cho phụ nữ mang bầu:<br />

- Màu sắc trang nhã, lịch sự, tuân thủ theo quy định của ACB.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

19


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

b) Bảng tên: được đeo phía trên ngực trái.<br />

- Luôn giữ sạch sẽ.<br />

- Luôn trong tình trạng còn tốt (không mất/phai chữ).<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

20


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

c) Giày:<br />

- Sử dụng giày màu đen.<br />

- Giày phải sạch sẽ và được đánh bóng.<br />

Đối với nữ nhân viên:<br />

- Kiểu giày kín mũi.<br />

- Gót giày nên cao từ 03cm để tạo dáng đứng<br />

thẩm mỹ. Tuy nhiên, không nên cao hơn 10cm vì<br />

có thể ảnh hưởng đến sức khỏe.<br />

- Vớ/tất chân màu đơn giản, tự nhiên.<br />

Đối với nam nhân viên:<br />

- Mang vớ/tất màu tối.<br />

- Mang vớ/tất cao đến nửa ống chân.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

21


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

3. Tóc<br />

Đối với nữ nhân viên<br />

- Chải tóc gọn gàng<br />

- Không xõa tóc che cả khuôn mặt<br />

- Để kiểu tóc đơn giản, không nhuộm màu sặc sỡ, không phù hợp nơi làm việc.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

22


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Kiểu tóc nên tránh<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

23


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

3. Tóc<br />

Đối với nam nhân viên<br />

- Chải tóc gọn gàng<br />

- Tóc không được che phủ tai, chân mày hay chạm vào cổ áo phía sau gáy.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

24


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Kiểu tóc nên tránh<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

25


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

4. Phụ kiện<br />

a) Nước hoa, chất khử mùi:<br />

- Sử dụng nước hoa có mùi hương nhẹ, dễ chịu.<br />

- Nên sử dụng chất khử mùi cơ thể sau khi tắm.<br />

- Nên dùng nước súc miệng, xịt thơm miệng khử mùi sau khi ăn.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

26


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

b) Trang sức:<br />

- Sử dụng trang sức đơn giản (nhẫn, bông tai, dây chuyền…)<br />

Đối với nữ nhân viên: chỉ đeo một đôi bông tai.<br />

Đối với nam nhân viên: không đeo bông tai.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

27


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

c) Phụ kiện khác:<br />

- Đồng hồ: phong cách công sở.<br />

- Kính: không sử dụng kính gọng to có màu sắc lòe loẹt.<br />

Đối với nữ nhân viên: các phụ kiện khác (kẹp tóc,<br />

băng đô, bao tóc) phải đơn giản, có màu sẵm.<br />

Đối với nam nhân viên: sử dụng thắt lưng/dây<br />

nịt màu đen, mặt thắt lưng đơn giản. Điểm cuối<br />

thắt lưng kết thúc ở ngang hông trái.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

28


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Các kiểu phụ kiện nên tránh<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

29


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Không để lộ hình xăm trên cơ thể<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

30


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

II. Nguyên tắc giao tiếp<br />

7 điều cần biết khi giao tiếp khách hàng<br />

1. CHỦ ĐỘNG CHÀO ĐÓN <strong>KHÁCH</strong> NGAY LẬP TỨC<br />

Tức là bạn đón chào khách hàng với ánh mắt hướng về họ trước<br />

khi họ lại gần, chào khách hàng với nụ cười thân thiện với lời nói<br />

hiếu khách: “Em có thể giúp gì được không ạ?”.<br />

2. GIAO TIẾP BẰNG MẮT<br />

Điều này giúp khách hàng biết rằng chúng ta đang tôn trọng và<br />

đang quan tâm đến khách hàng.<br />

3. MỈM CƯỜI<br />

Cười giúp khách hàng biết rằng chúng ta rất vui mừng chào đón<br />

họ. Khách hàng đang không vui cũng sẽ mỉm cười với bạn.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

31


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

4. SỬ DỤNG TÊN <strong>KHÁCH</strong> <strong>HÀNG</strong><br />

Gọi khách bằng tên sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy họ không<br />

phải là những con số và tạo cho sự tiếp xúc thân thiện. Luôn nhớ<br />

rằng, con người thích nghe được gọi bằng tên của mình.<br />

5. LÀM HƠN CÓ THỂ THẬM CHÍ KHI CHƯA ĐƯỢC YÊU CẦU<br />

Nếu có khách hàng hỏi những điều mà bạn không biết, hãy<br />

cố gắng tìm câu trả lời và đảm bảo rằng bạn phải chuyển<br />

thông tin này đến với khách hàng. Hỗ trợ, giúp đỡ khách hàng<br />

ngay khi có yêu cầu.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

32


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

6. KHẨN TRƯƠNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU CỦA <strong>KHÁCH</strong> <strong>HÀNG</strong><br />

Không có ai muốn chờ đợi khi nhân viên phục vụ mất quá<br />

nhiều thời gian để hoàn thành một yêu cầu. Khẩn trương trong<br />

công việc cho thấy chúng ta quan tâm khi giải quyết các vần đề<br />

của khách hàng.<br />

7. “NEVER SAY NO”<br />

Điều này không có nghĩa chúng ta say “yes” với tất cả các yêu cầu<br />

của khách hàng. Trong ngành Ngân hàng, một số quy định có thể<br />

được xử lý linh hoạt mà vẫn đảm bảo tránh được rủi ro để đáp<br />

ứng những nhu cầu cụ thể của khách hàng khi có thể. Luôn luôn<br />

tham vấn với cấp trên khi bạn không chắc chắn về những yêu cầu<br />

của khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

33


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

1. Nguyên tắc chung<br />

Nhân viên phải tuân thủ các chuẩn mực trong Bộ Chuẩn mực dịch vụ khách hàng<br />

(hiệu lực từ ngày 01/10/2014).<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

34


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

2. Trong giao tiếp trực tiếp<br />

* Nguyên tắc khi giao tiếp với KH - 6 “S”<br />

* Tiến trình giao tiếp trực tiếp<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

35


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng - 6 “S”<br />

1. Stand - Đứng lên<br />

2. Smile - Mỉm cười<br />

3. See their eyes - Giao tiếp bằng mắt<br />

4. Shake hand - Bắt tay<br />

5. Speak your name - Giới thiệu tên mình<br />

6. Say their name - Gọi tên người đối diện<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

36


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Tác phong chuyên nghiệp<br />

Niềm nở chào đón khách hàng<br />

Lắng nghe và tập trung vào khách hàng<br />

Tận tình tư vấn, hướng dẫn cho khách hàng<br />

Cám ơn khách hàng khi kết thúc giao dịch<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

37


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Tác phong chuyên nghiệp<br />

- Hướng về phía khách hàng.<br />

- Không: khoanh tay, chống cằm, chống hông, để tay vào túi quần, nhịp<br />

chân hoặc rung đùi.<br />

- Trao chứng từ, tài liệu… bằng hai tay.<br />

- Không nghe và gọi điện thoại liên quan đến việc riêng khi đang giao tiếp<br />

với khách hàng. Trường hợp phải nhận điện thoại liên quan đến công việc,<br />

xin phép khách hàng và không để khách hàng chờ quá 3 phút.<br />

- Tuân thủ quy định giờ làm việc (tham khảo phụ lục 2).<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

38


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Niềm nở chào đón khách hàng<br />

- Chủ động nhìn về hướng khách hàng và cười.<br />

Thể hiện nụ cười từ trái tim: cả cơ thể, nét mặt đều “cười”.<br />

- Có lời chào và hỏi thăm về nhu cầu của khách hàng.<br />

Ví dụ: “Em chào Anh/Chị. Em có thể giúp gì được không ạ”? (Gọi khách hàng<br />

bằng tên nếu biết).<br />

- Xin lỗi khách hàng khi để khách hàng đợi lâu hoặc không thể phục vụ<br />

ngay.<br />

Ví dụ: “Em xin lỗi Anh/Chị (gọi tên khách hàng nếu biết) vì đã để Anh/Chị đợi lâu!”<br />

- Tuyệt đối tránh tình trạng không tiếp đón khách hàng hoặc để khách hàng<br />

gọi hoặc yêu cầu rồi bạn mới bắt đầu ghi nhận sự hiện diện của khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

39


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bắt đầu một cuộc hội thoại hiệu quả<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

40


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bạn chủ động bắt tay làm quen với khách hàng<br />

- Tư thế: đứng thẳng, tự tin, giao tiếp bằng mắt và<br />

hơi hướng người về phía trước cách người đối diện<br />

khoảng 0.6m.<br />

- Tay: sạch sẽ, khô ráo. Luôn luôn dùng tay phải để<br />

bắt, các ngón nắm lại và ngón cái xòe ra.<br />

- Bắt tay: bắt chặt tay với mức độ vừa phải, nhẹ<br />

nhàng “shake”. Không bắt tay quá hời hợt hoặc quá<br />

mạnh tay.<br />

- Biểu thị tình cảm: vừa phải. Chỉ giữ tay và lực bắt<br />

tay trong vòng 3-5 giây.<br />

- Thứ tự bắt tay: đợi cấp trên đưa tay ra trước hoặc<br />

bạn là người đưa tay ra trước bắt tay khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

41


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Khi trao danh thiếp tới khách hàng<br />

- Nhân viên cần hỏi tên và gọi tên khách hàng nhằm<br />

thể hiện sự lịch sự và quan tâm.<br />

- Cần tỏ thái độ tôn trọng: mỉm cười, dùng hai tay để<br />

nhận và gật đầu cám ơn khi tiếp nhận danh thiếp.<br />

- Trao danh thiếp bằng hai tay: xoay danh thiếp<br />

thuận với chiều đọc của khách hàng để khách hàng<br />

có thể đọc ngay thông tin trên danh thiếp.<br />

- Sau khi nhận danh thiếp của khách hàng phải<br />

chăm chú đọc một lần sau đó để trên mặt bàn thuận<br />

chiều đọc của mình.<br />

- Không được vô ý nhét luôn vào túi hay vứt bừa bãi,<br />

viết chữ lên danh thiếp hay vò nát danh thiếp.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

42


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

- Hỏi tên để gọi tên, để nhớ tên khách hàng<br />

mới và tạo sự thân mật<br />

Ví dụ: “Dạ, em xin tự giới thiệu, em tên là Tân, nhân<br />

viên dịch vụ khách hàng của ACB. Anh/Chị cho em<br />

hỏi anh/chị tên gì ạ để em tiện xưng hô?”<br />

- Khi gặp lại khách hàng cũ<br />

Ví dụ: Chào anh An/chị Lan, rất vui được gặp lại<br />

anh/chị? Anh/Chị khỏe không? Em giúp gì được<br />

cho anh/chị ạ?<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

43


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Khi giới thiệu dịch vụ hay khi hướng dẫn khách hàng, phải dùng<br />

nguyên bàn tay và cánh tay để hướng dẫn, không dùng ngón tay để chỉ.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

44


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Lắng nghe và tập trung vào khách hàng<br />

Chăm chú lắng nghe nhu cầu của khách hàng<br />

- Mắt hướng về phía khách hàng, quan sát vẻ mặt và ánh mắt của<br />

khách hàng khi trao đổi.<br />

- Thể hiện sự lắng nghe chủ động bằng gật đầu hoặc có những từ đệm<br />

“Dạ/ Vâng”.<br />

Tránh ngắt lời khách hàng: Trong trường hợp bắt buộc phải ngắt lời<br />

để hướng cuộc trao đổi vào trọng tâm công việc, nhân viên phải xin phép<br />

khách hàng.<br />

Xin lỗi khách hàng khi phải gián đoạn cuộc trao đổi vì lý do công việc và<br />

không để khách hàng chờ quá 3 phút.<br />

Có gọi tên khách hàng trong quá trình giao dịch.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

45


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Duy trì việc lắng nghe hiệu quả<br />

- Bạn nên đặt câu hỏi khi còn chưa nắm rõ vấn đề<br />

nào đó.<br />

- Bạn nên xin phép để ghi chép lại các thông tin<br />

trọng yếu khi đang giao dịch với khách hàng<br />

(gồm các thông tin phục vụ cho việc bán hàng và<br />

chăm sóc khách hàng sau này).<br />

- Bạn nên xác nhận lại các thông tin trọng yếu với<br />

khách hàng.<br />

=> Giúp đảm bảo bạn có thông tin chính xác,<br />

đồng thời khách hàng biết rằng bạn đã lắng nghe<br />

và hiểu rõ.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

46


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Tận tình tư vấn và hướng dẫn cho khách hàng<br />

- Tư vấn và chỉ ra được các tiện ích riêng của từng sản phẩm dịch vụ<br />

phù hợp với nhu cầu khách hàng.<br />

- Hiểu rõ, cung cấp và giải đáp các thông tin sản phẩm dịch vụ đúng, đủ.<br />

Tránh vừa tư vấn khách hàng vừa tham vấn đồng nghiệp/tra cứu tài liệu.<br />

- Nắm rõ các thông tin về chương trình khuyến mại, quà tặng trong từng<br />

thời kỳ.<br />

- Không trả lời khi không chắc chắn. Khi đó, bạn phải kiểm tra với cấp trên<br />

hoặc hẹn thời gian cụ thể trả lời lại cho những câu hỏi của khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

47


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

- Giải thích quy trình thực hiện, thông báo thời gian dự kiến hoàn thành<br />

giao dịch với khách hàng.<br />

Ví dụ: “Anh/Chị vui lòng điền vào biểu mẫu này, ký tên và ghi rõ họ tên ở đây.<br />

Anh/Chị chờ 10 phút để em in thẻ nhé”.<br />

- Khi cần rời khỏi nơi tư vấn, phải thông báo lý do và thời gian chờ dự kiến<br />

cho khách hàng. Trường hợp phải để khách hàng chờ quá thời gian đã<br />

thông báo, chủ động cập nhật cho khách hàng.<br />

Ví dụ: Đã thông báo cho khách hàng chờ 10 phút để in thẻ, nhưng phát sinh<br />

vấn đề, khách hàng phải chờ thêm 10 phút nữa, nhân viên phải quay lại<br />

thông báo cho khách hàng biết.<br />

- Sử dụng ngôn từ dễ hiểu. Tránh lạm dụng các từ chuyên môn. Không<br />

sử dụng từ viết tắt, tiếng lóng, tiếng nước ngoài (trừ trường hợp giao dịch<br />

với người nước ngoài).<br />

Ví dụ: Thay vì nói: “Ngày mai, Anh/Chị đến ngân hàng thực hiện giải ngân”,<br />

hãy nói : “Ngày mai, Anh/Chị đến ngân hàng làm thủ tục để nhận tiền vay”.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

48


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Duy trì một cuộc hội thoại hiệu quả - cách đặt câu hỏi<br />

- Câu hỏi có - không: “Anh/Chị (tên khách hàng)<br />

đã có tài khoản tại ngân hàng ACB chưa ạ?”<br />

- Câu hỏi mở: Anh/Chị (tên khách hàng) vui lòng<br />

cho em biết nhu cầu của anh/chị cụ thể là gì để<br />

em hỗ trợ được không ạ?”<br />

- Câu hỏi nâng cao: Anh/Chị (tên khách hàng)<br />

cho em biết anh/chị muốn em giải quyết như<br />

thế nào để anh/chị hài lòng ạ?”<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

49


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Những câu nói cấm kỵ trong dịch vụ khách hàng<br />

CẤM KỴ<br />

- Tôi không biết …<br />

- Anh/Chị sẽ phải…<br />

- Vui lòng chờ trong giây lát,<br />

tôi sẽ trả lời.<br />

HÃY NÓI<br />

- Vui lòng để em kiểm tra lại rồi<br />

trả lời cho anh/chị liền?<br />

- Thường thì việc này được<br />

giải quyết như thế này…<br />

- Anh/Chị vui lòng giữ máy<br />

trong giây lát để em kiểm tra<br />

được không ạ?<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

50


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Cám ơn khách hàng khi kết thúc giao dịch<br />

- Xác nhận lại nhu cầu của khách hàng.<br />

Ví dụ: “Anh/Chị (tên khách hàng) có cần em giúp gì thêm nữa không ạ?”<br />

- Mỉm cười, nhìn về phía khách hàng và chào cảm ơn khách hàng với<br />

giọng nói rõ.<br />

- Thể hiện sự mong muốn được đón tiếp khách hàng trong lần sau.<br />

Ví dụ: “Nếu cần thêm bất cứ tư vấn gì, Anh/Chị (tên khách hàng) vui lòng<br />

liên hệ với em (tên nhân viên), thuộc bộ phận…”<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

51


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Kết thúc một cuộc hội thoại hiệu quả<br />

- Dùng lời nói: “Hẹn gặp lại và mong được phục vụ<br />

Anh/Chị (tên khách hàng) trong lần sau!”. Giọng nói<br />

thể hiện sự ấm áp, dễ chịu.<br />

- Gửi email cảm ơn khách hàng ngay trong ngày:<br />

gửi ngay email cho khách hàng để cảm ơn sau<br />

khi tư vấn xong hoặc sau khi khách hàng đồng ý<br />

tham gia sản phẩm dịch vụ của ACB.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

52


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

3. Khi giao tiếp qua điện thoại<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

53


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Tiến trình giao tiếp qua điện thoại<br />

Nhận điện thoại<br />

Chuyển cuộc gọi<br />

Trả lời điện thoại<br />

Kết thúc cuộc gọi<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

54


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Nhận điện thoại<br />

Khi nghe điện thoại đổ chuông, bạn sắp xếp công việc đang xử lý,<br />

chuẩn bị giấy bút trước khi nghe điện thoại:<br />

- Nhấc máy trong 3 hồi chuông (khoảng 10 giây). Trường hợp chủ nhân<br />

điện thoại đi vắng/không thể nhấc máy, nhân viên ở gần chủ động nhận<br />

điện thoại và ghi chú để truyền đạt lại.<br />

- Luôn chào khách hàng với giọng nói rõ, thân thiện. Lời chào: ”[Tên bộ<br />

phận] - [Tên nhân viên] xin nghe.”<br />

- Hỏi tên khách hàng một cách lịch sự.<br />

- Đề nghị giúp đỡ khách hàng.<br />

Ví dụ: “Em có thể giúp gì cho Anh/Chị?”<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

55


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Chuyển cuộc gọi<br />

- Thông báo cho khách hàng biết trước và đề nghị khách hàng giữ máy<br />

trước khi chuyển cuộc gọi.<br />

Ví dụ: “Anh/Chị vui lòng giữ máy, điện thoại sẽ được chuyển đến [chức<br />

danh/bộ phận được chuyển]”.<br />

- Chờ đến khi đồng nghiệp nhấc máy và giải thích ngắn gọn về yêu cầu<br />

của khách hàng rồi mới cúp máy. Không để khách hàng lặp lại yêu cầu.<br />

- Trường hợp không chuyển được cuộc gọi, xin lỗi khách hàng, lịch sự<br />

hỏi xin số điện thoại và hẹn thời gian gọi lại cho khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

56


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Trả lời điện thoại<br />

- Chăm chú lắng nghe nhu cầu của khách hàng: dùng những từ đệm<br />

“dạ/vâng” để thể hiện sự lắng nghe.<br />

- Nhanh chóng giải đáp thắc mắc, giải quyết các yêu cầu của khách hàng.<br />

- Trường hợp không thể xử lý ngay (trong vòng 01 phút), xin lỗi khách hàng<br />

và xin phép gọi lại sau vào thời gian thuận tiện nhất cho khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

57


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Trả lời điện thoại<br />

- Trong trường hợp cần tra cứu thông tin, dữ liệu cho khách hàng, bạn<br />

cần mô tả ngắn gọn các thao tác hoặc xác nhận thông tin với khách hàng<br />

trong khi thực hiện.<br />

- Tránh để khách hàng chờ mà không biết nhân viên đang làm gì<br />

(có khoảng lặng).<br />

Ví dụ: “Dạ Anh/Chị vui lòng cho em xin số CMND? Em đang nhập vào<br />

hệ thống, Anh/Chị vui lòng đợi một lát để hệ thống xử lý dữ liệu”.<br />

- Không làm việc riêng khi đang trao đổi với khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

58


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Kết thúc cuộc gọi<br />

- Cảm ơn khách hàng với giọng nói rõ, thân thiện.<br />

- Nên xác nhận khách hàng có cần gì thêm không.<br />

- Thể hiện sự mong muốn được đón tiếp khách hàng trong lần sau<br />

và nhắc lại thông tin liên lạc của mình để khách hàng tiện liên hệ khi<br />

cần thiết.<br />

Ví dụ: “Nếu cần thêm bất cứ tư vấn gì, Anh/Chị vui lòng liên hệ với em,<br />

em tên là…”<br />

- Chỉ gác máy điện thoại khi nghe tín hiệu gác máy của khách hàng.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

59


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

4. Khi giao tiếp qua thư/email<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

60


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Giao tiếp qua email chuyên nghiệp<br />

1. Người nhận có sử dụng email<br />

2. Lời văn phải chuyên nghiệp<br />

3. Bảo vệ thông tin mật<br />

4. Điền địa chỉ email sau khi kết thúc nội dung<br />

5. Không phản hồi lập tức email sẽ làm khách hàng tức giận<br />

6. Luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi<br />

7. Luôn đọc lại trước khi nhấn nút gửi<br />

8. Không có email nào là email cá nhân<br />

9. Không gửi thông tin không tốt qua email<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

61


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Giao tiếp qua thư/email<br />

Trả lời thư/email của khách hàng<br />

Cách thức trình bày<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

62


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Trả lời thư/email của khách hàng<br />

- Phải sử dụng email của ACB để trả lời khách hàng.<br />

- Phản hồi thư/email của khách hàng trong vòng một ngày làm việc tính từ lúc<br />

nhận được thư/email của khách hàng (ngoại trừ khiếu nại của khách hàng).<br />

- Trường hợp vắng mặt ở văn phòng và không kiểm tra được email,<br />

cần thiết lập chế độ email tự động phản hồi. Trong email cần nêu rõ<br />

thời gian vắng mặt và đầu mối hỗ trợ công việc.<br />

- Trường hợp chưa thực hiện xong yêu cầu của khách hàng, bạn phải<br />

cập nhật tiến độ thực hiện công việc và hẹn lại thời gian trả lời kết quả.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

63


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Cách thức trình bày<br />

- Phải có thông tin liên lạc của người gửi để khách hàng liên lạc khi<br />

cần thiết, bao gồm:<br />

[Tên NV] - [Tên đơn vị] - [Số điện thoại liên lạc] - [địa chỉ email ACB]<br />

- Cách xưng hô phải trang trọng và phù hợp với từng đối tượng<br />

khách hàng.<br />

Ví dụ: Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị…Tôi/Chúng tôi<br />

- Sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, diễn đạt ngắn gọn, súc tích. Tránh dùng<br />

các từ ngữ gây hiểu nhầm, hiểu sai, gây bất đồng ý kiến.<br />

- Trường hợp trong thư có dẫn chiếu số liệu, phải trích dẫn nguồn gốc<br />

chính xác.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

64


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Hướng dẫn thiết lập email trả lời tự động<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

65


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bước 1: Chọn Options<br />

Bước 2: Mục “Enable Autoresponder”: Chọn Yes.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

66


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bước 3: Mục “Autoresponder Text”: Nhập nội dung thư trả lời tự động.<br />

Kính gửi : Quý Khách Hàng ...........<br />

Địa chỉ:..............................<br />

Bước 4: Mục “No End date”.<br />

a) Với nội dung thư trả lời tự động mang tính thời điểm: chọn Disable.<br />

- Nhập ngày bắt đầu (Starting), ngày kết thúc (Ending).<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

67


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Bước 4: Mục “No End date”.<br />

b) Với nội dung thư trả lời tự động mang tính cố định: Chọn Enable.<br />

Bước 5: Chọn Save để lưu thiết lập chế độ trả lời email tự động.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

68


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

III. Lưu ý đối với một số chức danh<br />

Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp tại mục I và II, Cẩm nang<br />

Hướng dẫn phục vụ khách hàng có lưu ý đối với các chức danh:<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

69


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

1. Nhân viên bảo vệ<br />

a) Vai trò nhân viên Bảo vệ<br />

b) Hình ảnh nghiêm túc<br />

c) Nguyên tắc giao tiếp<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

70


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

a) Vai trò nhân viên Bảo vệ<br />

- Là người đầu tiên tiếp xúc khi khách hàng bước vào ACB, bảo vệ phải<br />

quan sát và bao quát không gian tại đơn vị để nhận biết sự hiện diện<br />

của khách hàng.<br />

- Tạo nên ấn tượng ban đầu về hình ảnh của ACB trong tâm trí<br />

khách hàng.<br />

- Giữ gìn tài sản của ACB cũng như tài sản của khách hàng.<br />

- Hỗ trợ tận tình, hướng dẫn khách hàng gửi xe và đến nơi cần giao dịch.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

71


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

b) Hình ảnh nghiêm túc<br />

- Tuân thủ quy định đồng phục.<br />

- Đồng phục phải sạch sẽ, không nhăn nhúm.<br />

- Đeo bảng tên ngay ngắn theo quy định.<br />

- Sẵn sàng làm việc trước giờ giao dịch 10 phút.<br />

- Không tụ tập nói chuyện riêng, ăn uống, hút thuốc khi đang làm việc.<br />

- Không mang vật dụng cá nhân vào khu vực làm việc.<br />

- Không để vật dụng cá nhân, ghế trên vỉa hè gây cản trở lối ra vào cho<br />

khách hàng.<br />

- Không được rời bỏ vị trí của mình (ví dụ: đi vệ sinh, đi ăn...) khi không có<br />

người thay thế tạm thời.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

72


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

c) Nguyên tắc giao tiếp<br />

Chào đón/cảm ơn khách hàng khi khách hàng đến hoặc rời<br />

Chi nhánh/Phòng giao dịch.<br />

- Nhân viên bảo vệ tại bãi giữ xe: mỉm cười và gật nhẹ đầu chào<br />

khách hàng khi khách hàng tiến vào/rời khỏi bãi xe.<br />

- Nhân viên bảo vệ tại cửa ra vào: mỉm cười, mở cửa đón/tiễn<br />

khách hàng với tư thế đứng thẳng, một tay kéo cửa.<br />

- Khi khách hàng cảm ơn, nhân viên bảo vệ chủ động trả lời khách hàng.<br />

Ví dụ: “Dạ không có chi, đây là nhiệm vụ của chúng tôi. Chào Anh/Chị.”<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

73


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

2. Nhân viên Hướng dẫn khách hàng<br />

Vai trò nhân viên hướng dẫn khách hàng<br />

- Chào đón khách hàng khi đến giao dịch theo<br />

chuẩn “Nguyên tắc giao tiếp với khách hàng”.<br />

- Nhận diện và phân luồng khách hàng theo yêu cầu<br />

giao dịch.<br />

- Quản lý không gian giao dịch.<br />

- Hướng dẫn khách hàng khi đến giao dịch.<br />

- Hướng dẫn phân luồng giao dịch.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

74


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Quản lý không gian giao dịch<br />

- Làm chủ không gian giao dịch: quan sát, hướng dẫn và phân luồng<br />

khách hàng. Đảm bảo lượng khách hàng giao dịch tại các quầy<br />

tương đồng nhau, không xảy ra tình trạng dồn ứ khách hàng.<br />

- Giữ gìn vệ sinh và hình ảnh không gian sảnh giao dịch: sắp xếp<br />

lại ấn phẩm, vật phẩm quảng cáo, ghế ngồi dành cho khách hàng.<br />

Thông báo cho nhân viên vệ sinh dọn dẹp các khu vực bẩn.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

75


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Hướng dẫn phân luồng giao dịch<br />

1 2 3 4 5<br />

Xác định<br />

Giúp khách<br />

Nhận diện<br />

Liên hệ và<br />

Cảm ơn và<br />

nhu cầu của<br />

hàng bấm số<br />

từng<br />

điều phối<br />

chào tạm biệt<br />

khách hàng<br />

thứ tự,<br />

đối tượng<br />

nhân viên bán<br />

khách hàng<br />

để hướng dẫn<br />

hướng dẫn<br />

khách hàng<br />

hàng và<br />

khi<br />

khách hàng<br />

khách hàng<br />

để hướng dẫn<br />

tư vấn có<br />

khách hàng<br />

đến nơi<br />

điền mẫu biểu<br />

đến quầy<br />

liên quan<br />

thực hiện<br />

giao dịch<br />

trước khi<br />

ưu tiên.<br />

phục vụ<br />

xong giao<br />

phù hợp.<br />

giao dịch.<br />

khách hàng.<br />

dịch.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

76


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

3. Cấp Quản lý<br />

a) Vai trò Cấp Quản lý<br />

b) Trang phục của Cấp Quản lý<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

77


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

a) Vai trò Cấp Quản lý<br />

- Cấp Quản lý là người đại diện của lãnh đạo ngân hàng, là hình mẫu<br />

cho nhân viên tuân thủ Bộ chuẩn mực dịch vụ khách hàng.<br />

- Cấp Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc đảm bảo<br />

không gian và các vật dụng phục vụ khách hàng luôn sạch sẽ, ngăn nắp,<br />

được sử dụng tốt và được trưng bày theo đúng quy chuẩn của ACB.<br />

Nhằm thực hiện các vai trò trên, Cấp Quản lý thực hiện chú trọng<br />

đến các công việc sau để kiểm soát chất lượng dịch vụ khách hàng<br />

tại đơn vị:<br />

- Giám sát các hoạt động diễn ra tại không gian giao dịch.<br />

- Đảm bảo hình ảnh và chất lượng dịch vụ của đơn vị.<br />

- Giám sát phân luồng giao dịch.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

78


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Giám sát các hoạt động diễn ra tại không gian giao dịch<br />

- Khi khách hàng quá đông, Cấp Quản lý điều phối nhân sự hỗ trợ<br />

Nhân viên Hướng dẫn tiếp đón khách hàng, phân luồng giao dịch,<br />

bố trí Nhân viên Tư vấn để tránh tình trạng khách hàng phải đợi quá lâu.<br />

- Cấp Quản lý sẵn sàng tiếp đón và tư vấn cho khách hàng VIP,<br />

khách hàng khó tính, khách hàng quan trọng và các khách hàng khác<br />

khi nhân viên đều bận.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

79


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

Đảm bảo hình ảnh và chất lượng dịch vụ của đơn vị<br />

- Cấp Quản lý chủ động tiếp xúc với khách hàng để ghi nhận phản hồi,<br />

tìm hiểu mức hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ của đơn vị.<br />

- Cấp Quản lý đưa ra các biện pháp, hướng dẫn nhân viên bao gồm<br />

đề xuất kỷ luật nhân viên để khắc phục những thiếu sót trong<br />

quá trình hoạt động.<br />

Giám sát phân luồng giao dịch<br />

- Cấp Quản lý đảm bảo luôn có nhân sự giám sát hoạt động diễn ra tại<br />

không gian giao dịch. Trong trường hợp Cấp Quản lý không thể giám sát,<br />

cần bố trí nhân sự thay thế.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

80


Phần 2. Các chuẩn mực trong giao tiếp khách hàng<br />

b) Trang phục Cấp Quản lý<br />

- Trang phục do ACB trang bị hoặc<br />

tự trang bị (Tham khảo thêm quy<br />

định tại mục I – phần 2).<br />

- Trang phục của Cấp Quản lý phải<br />

đảm bảo trang nhã, thanh lịch<br />

theo phong cách công sở.<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

81


Phụ lục<br />

Phụ lục 1<br />

Tham khảo công văn 3688/TCQĐ-NS.08 và 3920/TCQĐ –QTNNL.12<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

82


Phụ lục<br />

Phụ lục 2<br />

THỜI GIAN GIAO DỊCH TẠI KÊNH PHÂN PHỐI<br />

1. Đối với đơn vị chỉ giao dịch trong giờ (ngoại trừ các đơn vị hoạt động đặc<br />

thù tại các siêu thị, trung tâm thương mại, sân ga, bến cảng, hoặc các đơn vị<br />

ảnh hưởng thời tiết theo mùa).<br />

2. Đối với các đơn vị giao dịch ngoài giờ.<br />

3. Đối với các đơn vị hoạt động đặc thù: siêu thị, trung tâm thương mại, nhà ga,<br />

bến cảng.<br />

4. Đối với các đơn vị bị ảnh<br />

hưởng thời tiết theo mùa.<br />

Đối tượng<br />

4.1 Tại khu vục miền Trung (từ Phan Thiết đến<br />

Thanh Hóa và ACB Nam Định, không bao gồm<br />

các đơn vị thuộc khu vực Tây Nguyên): giờ giao<br />

dịch mùa hè từ ngày 01/04 đến 30/9 hàng năm.<br />

4.2 Tại khu vực miền Bắc (từ Hà Nội trở ra đến<br />

hết khu vực phía Bắc): giờ giao dịch mùa đông từ<br />

ngày 1/10 đến 31/3 năm tiếp theo.<br />

Thời gian làm việc<br />

Buổi sáng: Từ 7h30 đến 11h30<br />

Buổi chiều: Từ 13h đến 16h30<br />

Từ thứ hai đến thứ sáu: đến 19h<br />

Sáng thứ bảy đến 12h trưa<br />

Thời gian giao dịch theo quy định của<br />

tòa nhà quản lý (nếu có).<br />

Buổi sáng: Từ 7h30 đến 11h30<br />

Buổi chiều: Từ 13h30 đến 17h<br />

Buổi sáng: Từ 8h00 đến 12h<br />

Buổi chiều: Từ 13h đến 16h30<br />

Tham khảo công văn CV 3135/CV TH.14<br />

Cẩm nang hướng dẫn phục vụ khách hàng<br />

acb.com.vn<br />

83


TRÂN TRỌNG<br />

Mọi phản hồi và đóng góp ý kiến, Anh/Chị vui lòng gửi về<br />

địa chỉ lotus: Phong Quan Tri Trai Nghiem Khach Hang/ACB

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!