1 instrukcja opracowania danych finansowych dla podmiotów ...

INSTRUKCJA OPRACOWANIA DANYCH FINANSOWYCH DLA PODMIOTÓW
PROWADZĄCYCH EWIDENCJĘ W FORMIE KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW.
Niniejsza instrukcja jest przeznaczona dla podmiotów nie podlegających Ustawie o Rachunkowości
i prowadzących ewidencję w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Celem instrukcji
jest zdefiniowanie poszczególnych danych liczbowych oraz wskazanie sposobu ich uzyskania w celu
ułatwienia podmiotom wypełnienia dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu spójności danych
przedstawianych w formularzach.
1. Przychody netto ze sprzedaży (produktów, towarów i materiałów) – kwota z podsumowania
kolumny 7 KPIR (wartość sprzedanych towarów i usług) – stan na koniec poszczególnych
kwartałów.
2. Koszty działalności operacyjnej (bez pozostałych kosztów operacyjnych) – suma kwot:
a) kwota z podsumowania kolumny 14 KPIR (razem wydatki) pomniejszona o:
- ujęte w kolumnie 13 koszty typu:
• wartość netto sprzedanych środków trwałych,
• wartość netto sprzedanych wartości niematerialnych i prawnych,
• wartość sprzedanych środków trwałych w budowie,
• zapłacone kary, odszkodowania,
• zapłacone odsetki i prowizje od kredytów i pożyczek oraz zapłacone dostawcom
odsetki za nieterminowe opłacone zobowiązania
b) wartość sprzedanych produktów, towarów i materiałów wyliczona jako:
• wartość spisu z natury zapasów produktów, towarów i materiałów na początek
roku
• plus wartość zakupów towarów i materiałów - kwota z podsumowania kolumny
10 KPIR - stan na koniec danego kwartału
• plus wartość kosztów ubocznych zakupu – kwota z podsumowania kolumny 11
KPIR – stan na koniec danego kwartału
• minus stan zapasów produktów, towarów i materiałów na koniec danego kwartału
(przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzania spisu z natur na koniec każdego
roku – wobec czego dane na koniec roku muszą wynikać z tego spisu; dane na
koniec pozostałych kwartałów mogą wynikać z ewidencji magazynowej – wartość
zapasów w cenach zakupu na ostatni dzień kwartału, o ile firma posiada taką
ewidencję, bądź ze spisu z natury sporządzonego na koniec kwartału).
W sytuacji, gdy firma nie posiada ewidencji magazynowej, z której można byłoby
uzyskać dane o stanie zapasów na koniec pierwszych trzech kwartałów roku oraz nie
sporządzała spisów z natury na te dni, wówczas wartość sprzedanych produktów,
towarów i materiałów należy określić w uproszczonej formie, tj. w wysokości
wartości zakupów towarów i materiałów - kwota z podsumowania kolumny 10 KPIR
1

- stan na koniec danego kwartału powiększonej o koszty uboczne zakupu - kwota z
podsumowania kolumny 11 KPIR – stan na koniec danego kwartału.
3. Amortyzacja – wartość amortyzacji wynika z ewidencji środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych – jest to suma odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
wszystkich środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dokonanych od początku
roku do końca kwartału. Zgodnie z art. 22h ustawy o PDOF amortyzacja może być
dokonywana w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, albo
jednorazowo na koniec roku podatkowego.
Wartość amortyzacji można ustalić sumując wartość dowodów wewnętrznych będących
podstawą ujęcia amortyzacji w KPIR sporządzonych od początku roku do końca danego
kwartału (obejmujące koszty amortyzacji za ten okres).
4. Wynik finansowy na sprzedaży – należy od przychodów netto ze sprzedaży (poz. 1.) odjąć
koszty działalności operacyjnej (poz. 2.).
5. Wynik finansowy na działalności operacyjnej – do wyniku na sprzedaży (poz. 4.) należy
dodać pozostałe przychody operacyjne i odjąć pozostałe koszty operacyjne.
a) Pozostałe przychody operacyjne – kwota z podsumowania kolumny 8 KPIR – stan na
koniec poszczególnych kwartałów pomniejszona o ujętą w tej kolumnie kwotę
otrzymanych odsetek od lokat i środków na rachunku bankowym oraz otrzymanych od
nabywców odsetek za nieterminowe opłacenie należności.
b) Pozostałe koszty operacyjne - kwoty ujęte w kolumnie 13 typu:
- wartość netto sprzedanych środków trwałych,
- wartość netto sprzedanych wartości niematerialnych i prawnych,
- wartość sprzedanego wyposażenia,
- wartość sprzedanych środków trwałych w budowie,
- zapłacone kary, odszkodowania.
Aby prawidłowo ustalić wartość pozostałych kosztów operacyjnych, należy
przeanalizować wszystkie zapisy w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) i wybrać tylko
podane powyżej.
6. Wynik finansowy brutto – do wyniku finansowego na działalności operacyjnej (poz. 5.)
należy dodać przychody finansowe i odjąć koszty finansowe.
a) Przychody finansowe - otrzymane od początku roku do końca danego kwartału odsetki od
lokat i środków na rachunku bankowym oraz otrzymane od nabywców odsetki za
nieterminowe opłacenie należności. Kwoty te należy wybrać z zapisów w kolumnie
8 KPIR (pozostałe przychody).
b) Koszty finansowe – zapłacone od początku roku do końca danego kwartału odsetki
i prowizje od kredytu oraz zapłacone odsetki za nieterminowe opłacenie zobowiązań.
Kwoty te należy wybrać z zapisów w kolumnie 13KPIR (pozostałe wydatki).
7. Wynik finansowy netto – od wyniku finansowego brutto (poz. 6.) należy odjąć podatek
dochodowy należny na koniec kwartału (roku).
8. Odsetki zapłacone – suma zapłaconych od początku roku do końca danego kwartału odsetek
i prowizji od kredytu oraz odsetek za nieterminowe opłacenie zobowiązań (kwota kosztów
finansowych na koniec danego kwartału)
2

9. Zysk zatrzymany – kwotę tę należy wyliczyć jako różnicę pomiędzy wartością kapitału
zakładowego – stan na koniec danego kwartału a początkową wartością kapitału zakładowego.
Jeżeli różnica jest kwotą ujemną należy wpisać 0.
10. Aktywa ogółem – suma aktywów trwałych (poz. 11. ) i obrotowych (poz. 12.).
11. Aktywa trwałe – suma pozycji:
a. Wartość netto wartości niematerialnych i prawnych – od wartości początkowej
wartości niematerialnych i prawnych (kwota z ewidencji wartości niematerialnych i
prawnych) należy odjąć wartość umorzenia dokonanego od dnia wpisania do
ewidencji do końca danego kwartału; bierzemy pod uwagę tylko wartości
niematerialne i prawne istniejące na koniec kwartału.
b. wartość netto środków trwałych - od wartości początkowej środków trwałych (kwota
z ewidencji środków trwałych) należy odjąć wartość umorzenia dokonanego od dnia
wpisania do ewidencji do końca kwartału; bierzemy pod uwagę tylko środki trwałe
istniejące na koniec kwartału.
c. należności długoterminowych – kwota wymagalnych na koniec kwartału należności,
których termin wymagalności jest dłuższy niż 12 miesięcy, np. kwota zapłaconej
kaucji za wynajem lokalu, w sytuacji, gdy do zakończenia umowy jest okres dłuższy
niż 12 miesięcy.
12. Aktywa obrotowe – suma pozycji:
a. Zapasy- wartość ustalona zgonie z punktem 13.
b. należności krótkoterminowe – wartość ustalona zgodnie z punktem 14.
c. środki pieniężne – wartość środków pieniężnych znajdujących się na koniec kwartału
w kasie i na rachunkach bankowych,
d. rozliczenia międzyokresowe – wartość vatu naliczonego do odliczenia w następnych
okresach oraz kwoty kosztów do rozliczenia w następnych okresach, jeżeli przyjęta
jest zasada memoriałowa ujmowania kosztów w KPIR.
13. Zapasy - stan zapasów produktów, towarów i materiałów na koniec danego kwartału –
wartość zapasów wynikająca ze spisu z natury na koniec roku; stan zapasów na koniec
pierwszych trzech kwartałów roku należy ustalić na podstawie ewidencji magazynowej lub
spisu z natury sporządzonego na dzień kończący kwartał. W sytuacji, gdy firma nie posiada
ewidencji magazynowej oraz nie sporządziła spisu z natury na koniec pierwszych trzech
kwartałów
w roku, stan zapasów należy podać w wartości wynikającej ze spisu z natury na początek
roku.
14. Należności krótkoterminowe – należności, których termin wymagalności nie przekracza 12
miesięcy. Należy zsumować:
- należności z tytułu sprzedaży produktów, usług, wyrobów, materiałów (wartość
niepłaconych przez odbiorców faktur (rachunków) dokumentujących sprzedaż
produktów, usług, wyrobów, materiałów, także pochodzących z poprzednich lat, pod
warunkiem, że nie są przeterminowane),
- należności z tytułu sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych oraz środków trwałych w budowie (wartość nieopłaconych faktur
dokumentujących sprzedaż środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
oraz środków trwałych w budowie),
3

- należności z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych – należy
zsumować kwoty nadwyżki vatu naliczonego nad należnym do zwrotu lub do
przeniesienia na następny okres wynikające z deklaracji VAT-7 lub VAT-7K oraz
nadpłaty podatków lub ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (nie należy w tym
miejscu ujmować vatu naliczonego do odliczenia w następnych okresach)
- inne należności - np. z tytułu pobranych i nie rozliczonych zaliczek, udzielonych
pożyczek.
15. Początkowa wartość kapitału zakładowego – wartość wniesionych wkładów wynikająca
z umowy spółki jawnej lub cywilnej. W przypadku jednoosobowych przedsiębiorstw osób
fizycznych wartość początkową kapitału zakładowego należy ustalić sporządzając bilans na
dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej (kwota środków pieniężnych przeznaczona na
potrzeby działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę w momencie rozpoczęcia tej
działalności).
16. Kapitał własny – suma wszystkich kapitałów łącznie z zyskiem /stratą za bieżący okres. Aby
wyliczyć wartość kapitału własnego na koniec danego kwartału należy od sumy aktywów na
koniec kwartału odjąć kwotę zobowiązań długo- i krótkoterminowych na koniec kwartału.
17. Kapitał zakładowy- w przypadku spółek prawa handlowego – jest to kwota wynikająca
z umowy/statutu spółki, w przypadku przedsiębiorstw osób fizycznych, spółek cywilnych jest
to kwota kapitału własnego pomniejszona/powiększona o zysk/stratę za bieżący okres.
18. Zobowiązania i rezerwy – suma zobowiązań długoterminowych (punkt 19.)
i krótkoterminowych (punkt 20.).
19. Zobowiązania długoterminowe – kwoty wymagające zapłaty, których termin wymagalności
jest dłuższy niż 12 miesięcy. W grupie tej nie mogą znaleźć się zobowiązania z tytułu zakupu
materiałów, towarów i usług, nawet, jeżeli okres wymagalności jest dłuższy niż 12 miesięcy,
bo te zobowiązania są zawsze kwalifikowane do zobowiązań krótkoterminowych. Należy
podać sumę zobowiązań:
- kredyty i pożyczki - raty kredytów i pożyczek do spłaty w okresie przekraczającym 12
miesięcy (nie należy ujmować kwot odsetek do zapłacenia w tym okresie),
- z tytułu innych zobowiązań finansowych –np. zobowiązania z tytułu leasingu finansowego
do spłaty w okresie przekraczającym 12 miesięcy,
- inne zobowiązania – np. kwota otrzymanych kaucji w sytuacji, gdy do zakończenia umowy
jest okres dłuższy niż 12 miesięcy.
20. Zobowiązania krótkoterminowe – kwoty wymagające zapłaty, których termin wymagalności
nie przekracza 12 miesięcy. Do tej grupy zaliczamy:
- kredyty i pożyczki – raty kredytów i pożyczek do spłaty w okresie 12 miesięcy (nie należy
ujmować kwot odsetek do zapłacenia w tym okresie),
- inne zobowiązania finansowe – np. zobowiązania z tytułu leasingu finansowego do spłaty
w okresie 12 miesięcy,
-wszystkie zobowiązania z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług, nawet jeśli okres
wymagalności jest dłuższy niż 12 miesięcy (należy ująć zobowiązania wynikające z faktur
zakupu nie opłacone na dzień kończący kwartał),
- otrzymane zaliczki na dostawy,
- zobowiązania z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (nie należy
w tej pozycji wykazywać vatu należnego do rozliczenia w następnych okresach) – kwoty
4

podatków do zapłacenia na dzień kończący kwartał np. VAT – kwota do zapłaty wynikająca
z deklaracji VAT-7 lub VAT-7K za ostatni miesiąc kwartału lub za ostatni kwartał, podatek
dochodowy od osób fizycznych – z tytułu potrąconych zaliczek z wynagrodzeń i umów-zleceń
lub umów o dzieło wypłaconych w ostatnim miesiącu kwartału, podatek dochodowy od osób
fizycznych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, składki na ubezpieczenia
społeczne i zdrowotne wynikające z deklaracji ZUS DRA za ostatni miesiąc kwartału,
- zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – kwota wynagrodzeń pomniejszonych o podatek
dochodowy od osób fizycznych i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wynikająca
z list płac za ostatni miesiąc kwartału wtedy, gdy wypłata następuje w następnym miesiącu,
ewentualnie kwota zaległych wynagrodzeń z tytułu wynagrodzeń, z umów o dzieło lub umówzleceń,
jeżeli wynagrodzenia te zostały ujęte w KPIR.
- inne zobowiązania (np. zobowiązanie z tytułu opłaty polisy ubezpieczenia majątku).
21. Rozliczenia międzyokresowe – należy ująć kwoty podatku należnego VAT do rozliczenia
w następnych okresach,
22. Przepływy pieniężne netto z działalności operacyjnej. Kwotę tę należy obliczyć odejmując od
kwoty wpływów kwotę wydatków.
a) Wpływy – kwota będąca sumą wpływów ze sprzedaży i innych wpływów operacyjnych.
1) Sprzedaż – kwota faktycznie otrzymanych środków z tytułu sprzedaży produktów,
usług materiałów i towarów (łącznie z podatkiem od towarów i usług). Należy
zsumować środki, które wpłynęły na rachunek bankowy oraz otrzymaną gotówkę
w okresie od początku roku do końca kwartału. Nie ma znaczenia, czy środki
wpłynęły za faktury wystawione w roku, czy też w okresie wcześniejszym. Należy
dodać także otrzymane w tym okresie zaliczki na sprzedawane wyroby, usługi towary.
Kwotę tę można wyliczyć również w następujący sposób: do wartości należności
z tytułu dostaw i usług na początek roku dodać sumę przychodów ze sprzedaży wraz
z podatkiem VAT od początku roku do końca danego kwartału (poz. 7 KPIR
powiększona o wartość podatku VAT) i odjąć wartość należności z tytułu dostaw
i usług – stan na koniec danego kwartału.
2) Inne wpływy z działalności operacyjnej – należy zsumować otrzymane od początku
roku do końca danego kwartału odsetki za zwłokę od odbiorców, otrzymane odsetki
od środków na rachunku bankowym lub lokat bankowych złożonych na okres do 3
miesięcy włącznie oraz wpływy z tytułu bezpośredniego zwrotu podatku od towarów
i usług otrzymane z Urzędu Skarbowego.
b) Wydatki – kwota będąca sumą wydatków od punktu 1) do 5)
1) Dostawy i usługi – kwota faktycznie zapłacona za zakupione materiały, towary
i usługi (łącznie z podatkiem od towarów i usług). Należy zsumować wartość
opłaconych w okresie od początku roku do końca danego kwartału faktur za
zakupione materiały, towary i usługi bez względu na datę wystawienia faktury.
Doliczyć trzeba także wartość opłaconych zaliczek na materiały, towary i usługi.
2) Wynagrodzenia netto – kwota faktycznie wypłaconych wynagrodzeń. Należy
zsumować kwoty wypłacone pracownikom i zleceniobiorcom w okresie od początku
roku do końca danego kwartału. Nie ma znaczenia za jaki okres wypłacono
wynagrodzenia, ważna jest data zapłaty.
3) Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz inne świadczenia – kwota faktycznie
opłaconych ubezpieczeń i podatków. Należy zsumować kwoty opłaconych w okresie
5

od początku roku do końca danego kwartału składek na ubezpieczenia społeczne,
zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
pokrywanych przez pracowników i przez pracodawcę. Nie ma znaczenia za jaki okres
opłacono składki, ważna jest data zapłaty.
4) Podatki i opłaty o charakterze publiczno-prawnym – kwota faktycznie opłaconych
podatków. Należy zsumować kwoty opłaconych w okresie od początku roku do końca
danego kwartału podatków: dochodowego od osób prawnych, podatku od czynności
cywilno-prawnych, opłaty skarbowej, podatku od nieruchomości, od środków
transportowych, podatku akcyzowego oraz kwoty wpłacone do Urzędu Skarbowego z
tytułu podatku od towarów i usług, opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów, opłaty
na ochronę środowiska, produktowe a także odpisy na PFRON (Państwowy Fundusz
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych). Nie ma znaczenia za jaki okres opłacono
podatki, ważna jest data zapłaty.
5) Inne wydatki operacyjne – wydatki związane z działalnością operacyjną nie ujęte
w pozycjach 1)-4), np. wydatki na podróże służbowe, kwoty opłacone na
ubezpieczenie majątku, opłacone odsetki od zobowiązań, opłaty sądowe, notarialne,
wypłacone ryczałty za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
wypłacone ekwiwalenty za pranie odzieży lub korzystanie z prywatnych narzędzi,
wypłacone świadczenia urlopowe. Jeżeli pracodawca jest uprawniony do wypłacania
zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, to należy doliczyć wypłacone pracownikom
w tym okresie zasiłki: chorobowe, wypadkowe, opiekuńcze, macierzyńskie.
23. Wartość umorzenia kapitału zakładowego – kwotę tę należy wyliczyć jako różnicę
pomiędzy wartością początkową kapitału zakładowego a wartością kapitału zakładowego
– stan na koniec danego kwartału. Jeżeli różnica jest kwotą ujemną należy wpisać 0.
6