19_Semlic_Sauperl_20.. - Pokrajinski arhiv Maribor

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevKdor hoče nekaj narediti, bo našel pot.Kdor noče ničesar narediti, bo našel izgovor.(Arabski pregovor)1. UVODŽe zelo zgodaj so se na področju organizacije dokumentov in arhivskega gradivapojavile težnje po zagotavljanju hitrejšega dostopa do dokumentov, vključujočproblematiko oblikovanja gesel, izgradnje različnih tezavrov, naprednejše uporabeklasifikacijskih znakov in tudi izdelovanja kazal arhivskih informativnih pomagal. Tetežnje so se uresničevale na različne načine, kar je vodilo v razvoj različnih sistemovobvladovanja vsebin dokumentov tako v klasični kot v elektronski obliki (Vilfan, 1956;Subject Indexing for Archives, 1992; Duranti 2000). Pri tem nastale metodološkeprobleme je vsak reševal sam, pri tem iskal najprimernejše rešitve in s tem oblikovalsvoj lasten sistem. Vendar so ti sistemi zadostovali le za zagotavljanje hitrejšegadostopa do gradiva pri klasičnih arhivskih informativnih pomagalih, ki so bila izdelanana papirju. Z uvedbo novih informacijskih rešitev, predvsem pa pri izgradnjivzajemnih arhivskih podatkovnih zbirk tak način ni več primeren, še manj paučinkovit in racionalen. Zaradi medsebojne neskladnosti lokalnih sistemov to večkratpomeni oviro v razvoju skupnih sistemov (Novak, 2007).Sisteme za vsebinsko označevanje lahko sistemiziramo glede na namen, cilje inizvedbo v geslovnike, tezavre in klasifikacije (Urbanija, 1996, Šauperl 2000, 2007).Vsak izmed njih ima svojo notranjo logiko vzpostavljanja in uporabe. Njihov pomenpri vsebinah arhivske vrednosti je predvsem v racionalni umestitvi v sistemobvladovanja celote arhivskega gradiva in s tem tudi v sistem arhivskega strokovnegadela. Geslovniki, tezavri in klasifikacije so namreč ključni pri urejanju inposredovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva (Novak, 2007).Racionalizacija na področju gesljenja, klasificiranja in izgradnje sistemov zavsebinsko označevanje pri vsebinah arhivske vrednosti predstavlja samo eno odrešitev obravnavanja ohranjene dokumentacije in arhivskega gradiva. Osnovne okvireza izvedbo te racionalizacije prestavlja standardizirana oblika zapisov o kontekstih, vkaterih se nahaja gradivo. Ti standardizirani zapisi so oblikovani v splošno sprejetiharhivskih standardih, in sicer v Splošnem mednarodnem standardu za popisovanjearhivskega gradiva (ISAD(g)2), Mednarodnem standardu za oblikovanje normativnihzapisov korporativnih teles, oseb in družin (ISAAR CPF2), Mednarodnem standardu zapopisovanje funkcij in aktivnosti (ISDF) in Mednarodnem standardu za opisovanjeustanov, ki hranijo arhivsko gradivo (ISDIAH). Omenjeni standardi omogočajooblikovanje arhivskih informacijskih sistemov na podlagi standardiziranih podatkovnihstruktur. Pri tem pa je velikega pomena uspešna preslikava arhivskih vsebin vstandardizirane podatkovne strukture, saj je le na ta način mogoče uspešnoizmenjevati podatke (ISAD(g)2, 2000, ISAAR CPF2, 2004, ISDF, 2008, ISDIAH, 2008).Novi načini organiziranja podatkov in s tem omogočanje hitrejšega inenostavnejšega dostopa do vsebin, ki se hranijo, pa zahtevajo povezovanje z drugimistrokami ter prevzemanje izkušenj in zgledov, predvsem s področjadokumentalistike, bibliotekarstva, informatike itd. Še najbolj to velja za gesljenje inizgradnjo in uporabo tezavrov, kjer prihajajo do veljave izkušnje s področjabibliotekarstva in uprave, npr. zbirni klasifikacijski načrt organov državne uprave(Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva, 2009; Kajič, 2004,Vrezec 2004, Bizjak 2007, Kopač 2007).188

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Na področju bibliotekarstva je IFLA tista organizacija, ki vodi procesestandardizacije. Dolgoletna prizadevanja so kulminirala na zadnji konferenci avgusta2009 v Milanu, kjer so predstavili funkcionalne zahteve za predmetne normativne innapotilne zapise FRSAD (Zeng in Žumer, 2009a, 2009b) ter nove smernice zavečjezične tezavre (Guidelines, 2009). Model FRSAD postavlja teoretične temelje, kinudijo trdno izhodišče za gradnjo takih geslovnikov, tezavrov in klasifikacij, ki bodopo eni strani prilagodljivi za uporabnika in strokovnjaka, po drugi pa za obazanesljivi.2. UPORABLJENA TERMINOLOGIJAKer se arhivska stroka do sedaj ni srečevala in ni uporabljala določenih pojmov,ki so v uporabi na področju, ki ga v tem prispevku obravnavata avtorici, so vnadaljevanju pojasnjeni nekateri pojmi, katerih poznavanje je nujno potrebno zapravilno razumevanje omenjene tematike. Omenjene strokovne pojme je v svojemdelu Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih opredelil že M. Novak (2007),tukaj jih povzemamo:Deskriptor je značilno in standardizirano geslo z definirano vsebino, kioznačuje njeno enopomensko predstavitev vsebine enega ali večdokumentov. Uporabljamo ga za urejanje in shranjevanje informacij terza poizvedovanje po njih tako v računalniško podprtih kakor tudi klasičnihpodatkovnih zbirkah. Deskriptor sestavlja geslo, vsebina gesla vključno zenim ali več kvalifikatorji.Družina se v arhivski teoriji in praksi uporablja kot pojem za označevanje dvehali več fizičnih oseb, ki so v rodbinskih oz. družinskih razmerjih. Ta morajobiti postavljena jasno in enoznačno, praviloma v standardni obliki. Če soizvedena grafično ali opisno, potem veljajo zanje enaka pravila kot zadruge entitete, sicer jih je mogoče predstaviti tudi v enem izmedstandardnih rodoslovnih zapisov.Fizična oseba označuje posameznika, ki je opredeljen v arhivskem gradivu inse more odzvati kot oseba. Zanjo so značilne rodbinske povezave in na tejosnovi vzpostavljene medsebojne relacije. Fizična oseba mora bitisposobna komunicirati z drugo fizično osebo ali z eno ali več pravnimiosebami. Pri opisu fizične osebe je poudarek na posamezniku, ki gaopisujemo, in na relacijah tega posameznika z drugimi entitetami vsistemu.Geselnik ali geslovnik je abecedni seznam besednih enot, določenih za geslaali podgesla, ki so praviloma urejena strogo abecedno npr. v slovarjih alileksikonih. Gesla v geslovniku so kontrolirana. Vsi termini morajo imetinedvoumne in neredundantne definicije. Izgradnja geslovnikov temelji najasnih pravilih in stalni kontroli.Gesljenje (tudi predmetno označevanje) je postopek oblikovanja indodeljevanja gesel posameznim vsebinam, ki jih obravnavamo.Geslo oz. geselska beseda (tudi predmetna oznaka) se uporablja kotdogovorjena razpoznavna beseda ali skupina besed. Te predstavljajovsebino dokumenta in jih uporabljamo za iskanje po informativnihpomagalih. Po svoji sporočilni vrednosti je geslo najožji pomen, ki zajema189

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevceloto obravnavane vsebine. Geslo je lahko sestavljeno iz ene ali večbesed.Indikator napoveduje ali kaže stanje ali nakazuje razvoj česa; kazalec,kazalnik.Kazalka je tisto napotilo, ki kaže povezavo s sprejetih na nesprejete pojme.Na ta način povezuje identične pojme in izraža odnose do ekvivalence.Uvaja jo beseda »glej«.Klasifikacija je razvrstitev, razporeditev česa glede na enake ali podobnelastnosti ali tudi ocenitev, ovrednotenje. Klasifikacije danes v najširšempomenu besede pomenijo načine razvrščanja predmetov ali njihovih zvez vrazrede glede na skupno značilnost, ki je neločljivo združena z vsemipredmeti neke vrste in jih razlikujemo od predmetov druge vrste.Razvrščamo jih tako, da ima vsak razred v sistemu nasproti drugemurazredu točno določen položaj. Značilnost, po kateri klasificiramo,imenujemo načelo delitve.Klasifikacijski načrt je klasifikacija, na podlagi katere razvrščamo in odlagamodokumente pri ustvarjalcih.Kontekst – z njim označujemo jasno določeno besedno oz. miselno zvezo in tudinjihovo logično skladnost. Pogosto z njim označujemo tudi del besedila, izkaterega je razviden pomen besed ali stavkov, iztrganih iz celote. Varhivski teoriji in praksi pojem med drugim uporabljamo za označevanjeodnosov med podatkovnimi strukturami arhivskega gradiva ali zaoznačevanje povezav med podatkovnimi strukturami v arhivskem gradivu spodatki o odgovornih osebah za nastanek dokumenta, razlogih in postopkihoz. načinih nastanka dokumenta …Korporativno telo (korporacija) predstavlja skupino oseb, ki je zbrana znamenom doseganja dolgoročnega cilja v času in prostoru in ima svojoformalno ali neformalno obliko. Tipični primeri korporativnih teles sozdruženja, institucije, podjetja, neprofitne organizacije, vlada, vladneorganizacije, religiozne organizacije, lokalne cerkve, konference,simpoziji, kongresi …Kvalifikator je beseda ali besedna zveza, ki v predmetni oznaki pojasnjujeizbrani izraz z več pomeni za enolično razlikovanje ene entitete od druge.Napotilo pojasnjuje, na kateri strani ali na katerem mestu je potrebno iskativsebino, ki jo označuje deskriptor ali geslo.Normativna kontrola se nanaša na normo, pravilo, zakon in predstavljakonsistentno uporabo unikatnih oblik pojmov, kot so imena in priimki,predmetne oznake, geografski pojmi, časovne in druge oznake zaoznačevanje in klasifikacijo v arhivskem gradivu zapisanih vsebin. Z njimivzpostavljamo vsebinska kontekstualna razmerja in s tem posredno tudipotrebno okolje za uresničitev javne vere zapisanih vsebin.Normativna zbirka predstavlja celoto podatkov, ki so organizirani vnormativnih zapisih, ki služijo kot reference tako pri zajemanju kakor tudipri poizvedovanju v informacijskih sistemih.Normativni zapis predstavlja zaokroženo podatkovno celoto, ki jo sestavljanosilni pojem in temu dodeljene vsebine, ki ga opredeljujejo. Vsak nosilni190

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)pojem mora biti v sistemu unikaten. Če se pojavijo enaki nosilni pojmi inoznačujejo različne vsebine, je potrebno nosilne pojme opremiti zdodatnimi identifikatorji (kvalifikatorji), tako da zagotovimo unikatnostnormativnega zapisa.Pravna oseba je pojem, ki označuje vsako osebo, ki ima formalno notranjoorganizacijo, namen oz. poslanstvo, formalno odgovornost, sposobnostkomuniciranja s fizičnimi ali drugimi pravnimi osebami. S pojmomoznačujemo imena organizacij, društev, ustanov, političnih strank, verskihskupnosti, podjetij …Tezaver predstavlja referenčni slovar, ki uporabnikom pomaga izraziti zahtevoza informacijo s termini deskriptorskega jezika. Poleg tega omogočapodrobno vsebinsko označevanje dokumentov in vprašanj s temi termini.Vodilka je tisto napotilo, ki kaže na sorodnost med sprejetimi pojmi. Takopovezuje pojme, ki so med seboj tematsko tesno povezani, vendar nisoidentični. Uvaja jih »glej tudi«.3. BIBLIOTEKARSKA TEORIJA IN IZKUŠNJE Z GRADNJO SISTEMOV ZA VSEBINSKIOPISČeprav je katalogizacija daleč najbolj regulirano področje, so v zadnjemdesetletju bibliotekarji naredili velik korak tudi v standardizaciji vsebinskegaoznačevanja. Najnovejši in revolucionarni dokument Funkcionalne zahteve zapredmetne normativne podatke (Functional requirements for subject authority data,FRSAD) uvaja red v doslej terminološko zelo neurejeno področje. Delo obravnava enoali več tem, vsako od njih pa poimenujemo z eno ali več besedami (nomen) (glej sliko1). Toda v sistemih za vsebinsko označevanje gre prav za to, da se nomen normiratako, da je enoznačen (uporabimo npr. samo poimenovanje »književnost«, ne pa tudi»leposlovje« in »beletristika«). Predpostavimo lahko, da bo gradivo lažje obvladljivoin najdljivo pod enim poimenovanjem, kot bi bilo, če bi bilo označeno z različnimipoimenovanji in posledično raztreseno na različnih koncih evidence, dokumentacijein/ali zbirke. Smisel je vzporeden normativni obliki imena ustvarjalca arhivskegagradiva, kjer se vse gradivo združuje pod eno obliko imena, druge oblike imena paslužijo kot kazalke (npr. izmed dveh poimenovanj Mestna občina Koper in Comunecittà di Capodistria moramo kot normativno izbrati le eno).Slika 1: Tri osnovne entitete modela FRSAD, work (delo), thema in nomen z relacijami(Zeng, Žumer in Salaba, 2010)191

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevEden od začetnih dokumentov prizadevanja za ureditev vsebinskegaoznačevanja so Ifline smernice za predmetno označevanje (Ifline, 2002), kjer so venajstih načelih opredeljene temeljne zakonitosti za geslovnike. Ta načela bomopredstavili v prenovljeni terminologiji FRSAD. Načelo o enoličnosti pravi, da vsakpojem za predmetno označevanje v sistemu zastopa le ena predmetna oznaka, torejen nomen za eno temo. To tudi pomeni, da moramo izmed sinonimov zanormativnega izbrati le enega. Pri homonimih gre za prav nasprotno situacijo. Ker jeisti nomen uporabljen za različne teme, jim moramo ustvariti razlikovanje. To seobičajno naredi s kvalifikatorjem, tj. pojasnilom v oklepaju, npr. vile (pravljičnabitja), vile (vrtnarsko orodje). Pri imenih imamo kot razlikovanje navadno letorojstva in smrti ali poklic (npr. Novak, Janez, 1970– in Novak, Janez, duhovnik) (glejsl. 2). 1Slika 2: Izsek iz normativne zbirkeosebnih imen CONOR(pridobljeno 12. 02. 2011s spletne stranihttp://www.cobiss.si/scripts/cobiss?ukaz=getid&lani=si)Tretje načelo od skupno enajstih v Iflinih smernicah zahteva, da medpoimenovanji v sistemu za predmetno označevanje vzpostavimo semantične odnose,torej ekvivalenčne, hierarhične in asociativne. Načelo o sintaksi pa pravi, da imajobesedne zveze prednost pred semantičnimi odnosi. To načelo ni jasno. Manjka jasnaodločitev o tem, kdaj imajo prednost besedne zveze in kdaj enostavni pojmi, npr.kdaj bomo ohranili besedno zvezo pokrajinski arhiv in kdaj jo bomo razstavili v dvebesedi. Mednarodni standard za enojezične tezavre je pri tem jasnejši, saj pravi, dabesedno zvezo razdelimo le, če se pri tem ne izgubi smisel. Odločitev je torejodvisna od tega, ali je besedna zveza samostojni nomen ali ne in kakšno škodoutegnemo povzročiti pri iskanju oz. priklicu iz baze, če jo razstavimo. To lahkorazložimo že na naslednjem načelu, ki pravi, da moramo vsebinske oznake oblikovatidosledno v istem smislu. Če se torej odločimo za predmetno oznako »zgodovinaarhivov«, bomo morali imeti tudi »zgodovino knjižnic«, »zgodovino muzejev«,»zgodovino gledališč« itd. To nam seveda zelo poveča obseg geslovnika in s tem cenonjegovega vzdrževanja. Inverzijo v besedni zvezi, kot je npr. »avtoceste, gradnja«smo bibliotekarji opustili, ko so računalniški sistemi začeli enakovredno indeksirati iniskati po katerikoli besedi v besedni zvezi.1Na sliki 2 se Vladimir Lavrač pojavi na seznamu Janezov Novakov zato, ker je ime Janez Novak uporabljal kotpsevdonim. To vidimo pri pregledu normativnega zapisa.192

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Imamo zelo elegantno rešitev te zadrege, ki se je premalo poslužujemo, prinašapa ga fasetna zasnova. Fasete grupirajo pojme po neki značilnosti, pri čemerrazvrščanje poteka s kombinacijo teh grup (Guidelines, 2009). Najbolje lahko fasetniprincip prikažemo z vsebino in geografskimi pojmi. Imamo lahko npr. sistem, vkaterem dosledno prikazujemo književnost po deželah oz. jezikih – npr. danskaknjiževnost, estonska književnost, finska književnost itd.; potem moramo zaradiprejšnjega načela imeti tudi dansko glasbo, estonsko glasbo, finsko glasbo itd. terdansko slikarstvo, estonsko slikarstvo, finsko slikarstvo itd. Toda če se odločimo zafasete, pripravimo seznam dežel – Danska, Estonija, Finska itd. ter seznamumetnosti, kot so književnost, glasba, slikarstvo. Dežele pa lahko razen z umetnostmipoljubno kombiniramo še z drugimi temami (thema).Dve načeli govorita tudi o tem, od kod je treba jemati besedišče za predmetneoznake, torej o izvoru nomenov. Izhajali naj bi iz knjižničnega gradiva, a bi moralibiti tudi prilagojeni besedišču, ki so ga vajeni uporabniki. To pomeni, da imamolahko več poimenovanj, a je za normativno izbrana ena oblika, druge so kot kazalkevključene v normativno zbirko. Da bi bilo to za vse uporabnike tudi jasno, je smiselnozagotoviti tak izpis na zaslon, kot ga predvideva scopeArchiv v meniju iskanja podeskriptorjih (slika 3).Neveljavna oblikaimena kaže naveljavno (kazalka)Eno veljavno ime kažena drugo, sorodno in tudiveljavno (vodilka)Slika 3: Prikaz veljavnih in neveljavnih gesel ter napotil v sistemu scopeArchivPosebno načelo o specifičnosti pravi, da je vedno treba izbrati najboljpodrobno predmetno oznako, ki jo sistem za predmetno označevanje premore. Četorej naša publikacija obravnava domačo muco, naš sistem pa vsebuje tako geslodomače mačke kot tudi geslo mačke, mora katalogizator izbrati geslo domače mačke.Ni pa pravilno ustvarjati verižne oznake, ki prikazuje celotno hierarhijo, npr. domačemačke, mačke, zveri, sesalci. Prikazovanje te hierarhične verige je zagotovljeno zodnosi med pojmi, ki so ustvarjeni v geslovniku in normativni datoteki, ne pa spredmetnimi oznakami v posameznem opisu publikacije (kataložnem zapisu).Slovenski knjižničarji se tega pravila ne zavedamo dobro in delamo veliko napak.Pravilno pa je zasnovan Splošni geslovnik COBISS.SI, ki žal še ni implementiran kotnormativna kontrola (slika 4).193

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevLegenda: Uporabljeno za = neveljavni izraz; Širši izraz, Ožji izraz – hierarhični odnos, Sorodni izraz-- asociativni odnosSlika 4: Prikaz semantičnih odnosov v Splošnem geslovniku COBISS.SI(pridobljeno 31. 01. 2011 s spletne strani http://cobiss4.izum.si/scipts/cobiss?ukaz=DISS&id=0840279254490400&rec=2&sid=1&fmt=1)Ker je torej način predmetnega označevanja po eni strani odvisen od gradiva,po drugi od uporabnika, po tretji pa od informacijskega sistema, v katerem delamo(oz. računalniškega vmesnika), in podpornih sistemov in datotek, morajo vsak sistemza predmetno označevanje spremljati tudi navodila za uporabo. To so navodila zaknjižničarja. Znano je namreč, da uporabniki knjižnic (bralci) neradi uporabljajopriročnike. Za končnega uporabnika mora pomoč in vodenje zagotoviti vmesnik.Za primer si zamislimo iskanje s ključno besedo umetnost. COBIB s skoraj 4milijoni zapisov vsebuje nad 65.000 ustreznih zapisov. Nihče jih ne bo šelpregledovati, da bi našel tisto, kar bi bilo primerno zanj. Zato bi sistem moral samustvariti podskupine po različnih kriterijih. Ponudil bi lahko naslednje skupine:• po vrsti umetnosti (fotografija, glasba, slikarstvo itd.),• po deželi (slovenska, hrvaška, italijanska itd.),• po žanru (strokovna razprava, razstavni katalog, izvedba itd.),• po umetniškem slogu (barok, secesija, popart itd.).Na podlagi podatkov, ki obstojijo v kataložnem zapisu, bi bila možna tudidrugačna grupiranja (glej tudi Šauperl, 2007). Če se torej odločimo za določen načingrupiranja, moramo po eni strani zagotoviti ustrezne podatke in po drugi ustreznooblikovanje uporabniškega vmesnika.To prikazuje primer iskanja v katalogu neke ameriške univerzitetne knjižnice(slika 5). Najdeno gradivo lahko razvrstimo po različnih kriterijih (klasifikacijskaoznaka, gesla, žanr) in s tem udobneje pregledujemo krajše sezname sicerneobvladljive množice skoraj 270.000 najdenih publikacij.194

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Grupiranjepo geslihGrupiranjepo žanrihGrupiranjepo medijuGrupiranjepoklasifikacijiSlika 5: Dolg seznam priklicanih zapisov je mogoče pregledovati vmanjših skupinah, oblikovanih po različnih kriterijih (pridobljeno 31.01. 2011 s spletne strani http://www.lib.ncsu.edu/catalog/)Iflina načela pa ne govorijo o tem, kakšno vlogo imajo gesla v katalogu. O temgovori že omenjeni FRSAD: najti, identificirati in izbrati ustrezno temo oz. nomen terraziskovati odnose med pojmi oz. temami. Če naj torej uporabnik v informacijskemsistemu raziskuje, najde, identificira in izbere ustrezno geslo, morajo imeti gesladoločene lastnosti. FRSAD jih razvrsti v atribute entitet tema in nomen ter odnosemed entitetami delo in tema, tema in delo, delo in delo ter tema in tema. Atributientitete tema so ilustrirani s primeri iz znanih geslovnikov in tezavrov, npr. sfasetami iz Art and Architecture Thesaurus: Styles and Periods, Agents, Activities,Materials, Objects, Physical Attributes in Associated Concepts (About, 2010). VscopeArchivu lahko kot fasete vidimo družine, fizične in pravne osebe, stvarna geslater zemljepisno ime. Verjetno bi lahko dodali tudi žanr (odlok, zapisnik itd.) in šekaj. Tudi nomen ima lahko več atributov, predvideni so: shema (npr. Univerzalnadecimalna klasifikacija ali Art and Architecture Thesaurus), vir, jezik, pisava, oblika(popolno, okrajšava), čas uporabe, uporabniška skupina (npr. bibliotekarji, arhivisti),status (npr. predlog, zastarel). Odnosi so lahko hierarhični, asociativni inekvivalenčni. Model pa predstavlja le osnovo, na kateri je treba zasnovati nacionalniali mednarodni pravilnik. Daje nam torej osnovo, da lahko zasnujemo skupnigeslovnik ali tezaver za knjižnično ali tudi arhivistično dejavnost.Smernice za večjezične tezavre (Guidelines, 2009) so usmerjene le v tezavre.Razlika med geslovniki in tezavri je velika in neznatna hkrati. Neznatna, ker lahkogeslovniki upoštevajo pravila za gradnjo tezavrov in sprejmejo podoben načinprikaza. Velika zaradi komaj opazne podrobnosti, predmetnih nizov. Predmetni niz jenpr. »Pokrajinski arhiv – Maribor – Vodniki«. V scopeArchivu pa med stvarnimi geslividimo več invertiranih gesel, ki bi lahko bila predmetni nizi, npr. »avtoceste,gradnja« ali »meja, nelegalen prehod«.195

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevGeslovniki navadno ne prikazujejo semantičnih odnosov med pojmi dosledno privsakem pojmu, kar je za tezaver obvezno. Ti odnosi so v geslovnikih navadnoprikazani le z napotili »rabi« ali »glej« in »rabi za« (vzvratna povezavaekvivalenčnega odnosa, torej kazalka) ter »glej tudi« (za označevanje hierarhičnih inasociativnih odnosov). V tezavrih imamo vedno standardizirane oznake za hierarhičniodnos BT (širši izraz), NT (ožji izraz), RT (sorodni izraz) za asociativni odnos inUSE/UF (sinonim) za ekvivalenčni odnos. Geslovniki vedno vsebujejo tudi navodila zaoblikovanje predmetnih nizov in pogosto standardizirajo celotni predmetni niz.Sintaktičnih pravil v tezavrih nikoli ni, ker je vseeno, v katerem vrstnem redunavedemo uporabljene deskriptorje. Tudi Ifline smernice za večjezične tezavrevsebujejo priporočeni nabor oznak za semantične odnose. Semantični odnosi soprikazani že v smernicah za predmetno označevanje. Ker so enaki, jih tu ne bomoponavljali. Ker pa se smernice za večjezične tezavre osredotočajo nakomplementarnost oz. kompatibilnost tezavrov v različnih jezikih, opozarjajopredvsem na problem različnih kultur in jezikov, ki ne omogočajo vednoneposrednega prevajanja.4. UPORABA DESKRIPTORJEV V ARHIVSKI TEORIJI IN PRAKSINa podlagi opravljenega praktičnega dela na popisovanju arhivskega gradiva vPokrajinskem arhivu Maribor v letih 2006–2010 se je izkazalo, da pri oblikovanju geselin tezavrov obstajajo realne potrebe po poglobljeni obravnavi te tematike. Zato jepotrebno izdelati in standardizirati pravila za gesljenje, ki morajo biti oblikovanatako, da bodo na eni strani primerna za uporabnika, na drugi pa za strokovnedelavce. Pri tem je potrebno upoštevati dejstvo, da je lahko nek isti pojem vdoločenem kontekstu opredeljen enako za uporabnika in strokovnega delavca, vdrugem je za strokovnega delavca potrebna podrobnejša opredelitev istega pojma, vtretjem pa ravno obratno, se pravi, da je pojem, ki ga opredeljujemo, potrebnonatančneje opredeliti za uporabnika. Povedano z drugimi besedami, potrebno jevzpostaviti relacijo med samim pojmom, uporabnikom in strokovnim delavcem(uporabnik ← pojem → strokovni delavec; uporabnik = strokovni delavec; uporabnik> strokovni delavec; uporabnik < strokovni delavec). To je prav tisti vidik, ki sta gapredstavila Zeng in Žumer (2009a in b), kjer se nekemu pojmu spreminja pomenglede na različne okoliščine. S tem se bibliotekarska teorija in praksa v zadnjih letihveliko ukvarjata (glej npr. Hjørland, 2009; Rorisa & Iyer, 2008). Rešitev pa jesmiselno prenesti tudi na arhivsko področje.Oblikovanje normativnih imen korporativnih teles, fizičnih oseb in družin,zemljepisnih imen in predmetnih oznak ima v arhivski teoriji več razsežnosti. Vtradicionalni arhivski teoriji in praksi je oblikovanje normativnih imen pravilomaomejeno na ustvarjalce arhivskih fondov in zbirk, na nižjih nivojih popisov arhivskegagradiva pa do sedaj še ni bila izvedena v ustreznem obsegu (Novak, 2007). Pravzaradi tega prihaja do pogostih težav, s katerimi se srečujejo uporabniki, ko jepotrebno najti določeno gradivo, ki ni ustrezno opredeljeno z določenim geslom oz.pojmom. In ta neustrezna opredeljenost je tisto, kar povzroča težave takouporabnikom kot strokovnim delavcem. Naj za ilustracijo navedem nekaj konkretnihprimerov. Uporabniki pogosto naletijo na probleme enakega poimenovanja krajev narazličnih lokacijah ali enakih poimenovanj različnih geografskih pojmov, npr. Mirna –ime kraja, 2 Mirna – ime reke; 3 Lipnica kot slovenska oblika imena mesta Leibnitz v2Mirna je gručasto naselje ob istoimenski reki ob cesti Trebnje–Sevnica. Razvila se je ob stiku gričevja in kotlineob sotočju Mirne, Vejarja in Zabrščice, ob cesti in železnici, ki povezujeta Dolenjsko podolje pri Trebnjem z196

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Avstriji, 4 Lipnica pri Tuzli. 5 Ali pa isto poimenovanje kraja na različni lokaciji, npr.Apače (pri Kidričevem), 6 Apače (na Apaškem polju). 7 Prav tako uporabniki pogostonaletijo na dve ali celo več oseb z istim imenom in priimkom, npr. Janez Novak – venem primeru gre za onkologa, v drugem za strokovnjaka s področja meroslovja in vtretjem za pravnika. Brez dodatnih elementov, ki pojasnjujejo enega in drugega, jeza uporabnika včasih nemogoče določiti pravo osebo. 8 Pri tem pa ne gre pozabiti šenajkompleksnejšega problema, s katerim se srečujemo v arhivistiki, umeščanjeposameznih pojmov v prostor in čas. Npr. občina leta 1850 predstavlja v določenemčasu in prostoru neko drugo celoto kot občina leta 1941 ali pa po letu 1995 itd.Gre za problematiko, ki je izjemno kompleksna in prav nedorečeno terneurejeno stanje na tem področju onemogoča enotno popisovanje in obravnavanjearhivskih vsebin. Še posebej pa prihaja ta problematika do izraza sedaj, ko v praksiprehajamo na popisovanje gradiva s pomočjo specializiranih računalniških programovza popisovanje arhivskega gradiva in s tem do izgradnje vzajemne podatkovne baze.5. TRENUTNO STANJE NA PODROČJU OBLIKOVANJA IN UPORABEDESKRIPTORJEVKer so slovenski javni arhivi prešli na popisovanje arhivskega gradiva sprogramskim orodjem scopeArchiv v okviru sistema SIRA_net, se je pokazala potrebapo skupni diskusiji v zvezi z uporabo deskriptorjev in procesom njihovega zajemanjater uporabe pri vsakodnevnem strokovnem delu. V ta namen je bila organiziranadelavnica na temo oblikovanja in uporabe različnih tipov deskriptorjev, ki jih lahkouporabijo aktivni uporabniki v sistemu scopeArchiv. Delavnica, ki so se je udeležilipredstavniki vseh slovenskih arhivov, je izpostavila praktične izkušnje pri oblikovanjudeskriptorjev ter problematiko standardizacije zapisov posameznih tipovdeskriptorjev v skladu z mednarodnimi standardi, njihovo medsebojno povezovanje inpovezovanje s popisnimi enotami ter razloge za uvajanje normiranih deskriptorjev vvzajemno podatkovno zbirko v okviru SIRA_net. V okviru razprave je bil izveden tudiprikaz določenih uporabljenih rešitev povezav tako znotraj deskriptorjev kot meddeskriptorji in opisi popisnih enot. V zvezi z morebitnim zajemanjem predmetnihgesel pa je bilo prikazano delovanje odprtokodnega vizualnega tezavra.345678dolino Save pri Sevnici. Naselje stoji na pred poplavami varnih obrobnih terasah zahodnega dela Mirnske kotline,ki jo obdaja vinorodno gričevje. Prevladuje nekmečko prebivalstvo, ki se je v zadnjih 30-ih letih potrojilo.Pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Mirna.Mirna je 44 km dolga reka na Dolenjskem. Izvira v bližini naselja Velika Goba, teče skozi naselje Mirna in se priBoštanju izliva v Savo. Njeno porečje meri okrog 294 km². Od izvira do izliva v Sevnici oblikuje rodovitno dolino,znano kot Mirenska dolina. Pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Mirna_(reka).Lipnica (nemško Leibnitz) je manjše mesto in okrožno središče na Štajerskem v južni Avstriji. Mesto leži na 270m visokem Lipniškem polju ob železnici Dunaj–Trst, razprostira se na površini 5,9 km² in šteje 6893 prebivalcev.Pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Lipnica,_Avstrija.Lipnica je mesto znotraj občine Tuzla, Federacija Bosne in Hercegovine, BiH. Pridobljeno 24. 01. 2011 s spletnestrani http://hr.wikipedia.org/wiki/Lipnica_(Tuzla,_BiH).Apače so naselje v Občini Kidričevo. Kraj se je včasih imenoval Apačka vas. Pridobljeno 24. 01. 2011 s spletnestrani http://sl.wikipedia.org/wiki/Apa%C4%8De,_Kidri%C4%8Devo.Apače (nemško Abstall) so večje naselje, središče občine Apače. Naselje leži na Apaškem polju ob meji zAvstrijo. So gručasto naselje subpanonskega tipa z izrazito nemško arhitekturo. Apače se nahajajo obprometnici, ki povezuje mejni prehod Trate v smeri proti Sladkemu Vrhu in Šentilju. Pridobljeno 24. 01. 2011 sspletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Apa%C4%8De.Novak, Janez / 1941 (Onkologija), Novak Janez / 1955 (Meroslovje), Novak, Janez / 1939 (Pravo). Prim.http://splet02.izum.si/cobiss/BibPersonal.jsp?apl=InputForm.jsp.197

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevStrokovna razprava je pokazala dokaj različne poglede na smisel in namenuporabe deskriptorjev, predvsem pa na intenzivnost in podrobnost opisovanjaposameznih deskriptorjev oziroma ustvarjanja normativnih zapisov posameznihdeskriptorjev. Izkazalo se je, da različna mnenja izhajajo predvsem iz različnihdosedanjih strokovnih praks uporabe deskriptorjev, ki so bile do sedaj v veliki meriomejene zgolj na izdelavo kazal klasičnih arhivskih informativnih pomagal, izdelanihna papirju.Z izgradnjo vzajemne podatkovne zbirke slovenskih javnih arhivov pa dobivajodeskriptorji ob znanih še nove dimenzije uporabnosti. Bodisi da so eno izmed orodijza obvladovanje kontekstov, v katerih se nahaja arhivsko gradivo, ali pa kotpomembno orodje za poizvedovanje v velikih podatkovnih zbirkah. Prav zaradi tegase je pojavila zahteva po opredelitvi arhivskih strokovnih standardov v zvezi zoblikovanjem in uporabo deskriptorjev. Temu pa je sledila tudi zahteva po načrtnemzajemanju deskriptorjev v okviru posameznih projektov. V tem kontekstu je biloizpostavljeno, naj se arhivisti prvenstveno posvečajo popisovanju arhivskega gradiva,manj pa oblikovanju drugih vsebin, kot so npr. deskriptorji. Temu nasprotna so bilamnenja arhivistov predvsem iz Pokrajinskega arhiva Maribor, ki so zagovarjali in ševedno zagovarjajo uravnoteženo zajemanje opisov arhivskega gradiva in vsebindeskriptorjev. 9 Potrebno se je namreč zavedati, da bo v prihodnje, ko bo vzajemnabaza podatkov, ki jo skupaj ustvarjajo slovenski arhivi, vsebovala vedno večje številozapisov, samo natančno in ustrezno izdelan sistem deskriptorjev omogočal dostop dohranjenega in popisanega gradiva. Pri tem pa je potrebno upoštevati tudi dejstvo, daarhivisti, glede na količino gradiva, ki ga hranimo v svojih ustanovah, nikoli ne bomozmogli popisati vsega gradiva, ki ga hranimo na najnižjem nivoju, torej nivojuposameznega dokumenta (ali kosa). Prav zaradi tega bomo pri iskanju ustreznihinformacij za uporabnika še toliko bolj odvisni od ustrezno izdelanega sistemadeskriptorjev. Težava, s katero se soočamo arhivisti v nasprotju z bibliotekarji, ki sože od nekdaj uporabljali t. i. kataložne listke in gesla, pa je tudi ta, da v preteklosti,ko se je arhivsko gradivo obdelovalo in popisovalo na klasičen način, nismo poznalisistema deskriptorjev, saj je bila izdelava le-tega zaradi obsega in količine gradivavečinoma nesmiselna. In ker ga nismo uporabljali, večini v tem trenutku primanjkujetudi ustreznih teoretičnih znanj, na osnovi katerih bi bilo mogoče izgraditi ustreznesisteme.V orodju za popisovanje arhivskega gradiva scopeArchiv, ki ga uporabljajo vsislovenski regionalni arhivi v okviru sistema SIRA_net, 10 smo za obvladovanje vsebinearhivskega gradiva in poizvedovanje najprej oblikovali vsebinski tezaver, ki zajemaposamezne vsebine, ki se odražajo v arhivskem gradivu, ki ga hranijo arhivi, vključeniv sistem. Temu smo dodali posamezne deskriptorje za osebna imena, družine,korporativna telesa, zemljepisna imena in stvarna gesla (slika 6).910Delavnica je potekala dne 05. 05. 2010 v Zgodovinskem arhivu Celje, udeležili pa so se je predstavniki takoregionalnih arhivov kot tudi predstavniki Arhiva Republike Slovenije.Isto orodje za popisovanje gradiva uporablja tudi Arhiv Slovenije, vendar v okviru svojega neodvisnega sistema,zato so tudi rešitve, ki jih sistem prinaša, drugačne od tistih v sistemu SIRA_net.198

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Slika 6: Prikaz obstoječe delitve deskriptorjev in oblikovanega vsebinskega tezavra vpopisnem orodju scopeArchiv v okviru sistema SIRA_netKot smo že omenili, ima oblikovanje normativnih imen korporativnih teles,fizičnih oseb in družin, zemljepisnih imen in predmetnih oznak v arhivski teoriji večrazsežnosti.Pri praktičnem delu imajo arhivisti v tem trenutku še najmanj težav prioblikovanju normativnih imen korporativnih teles. Več težav jim povzročaoblikovanje normativnih imen fizičnih oseb in družin, zemljepisnih imen, največtežav pa se pojavlja pri oblikovanju stvarnih gesel.Težava, s katero se pri oblikovanju deskriptorjev srečujemo arhivisti, je v tem,da imamo pri svojem delu opraviti ne samo z vsebino, temveč tudi s kontekstom, karpomeni umeščanje gradiva in vzpostavljanje ustreznih povezav med enim in drugim,kar uporabniku omogoča ustrezno razumevanje hranjenega gradiva v nekemdoločenem prostoru in času.199

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjev5.1 OBLIKOVANJE IMEN KORPORATIVNIH TELESTeoretično osnovo za oblikovanje normativnih imen korporativnih teles, fizičnihoseb in družin predstavlja standard ISAAR(CPF)2. Pri zajemanju podatkov okorporativnih telesih je potrebno upoštevati določene kriterije, na osnovi katerihlahko določimo neko korporativno telo. Glede na dejstvo, da je bil v tradicionalniarhivski teoriji in praksi že pred uvedbo ISAAR(CPF)2 sistem oblikovanja imenkorporativnih teles na nivoju fonda dokaj dobro oblikovan in ga je bilo potrebno obprehodu na popisovanje v okviru skupne vzajemne podatkovne baze samo dograditi,se pri tem niso pojavile večje težave, kar je razvidno iz oblikovanih normativnih imenkorporativnih teles. Že obstoječim imenom korporativnih teles smo v novi podatkovnibazi dodali še druge normirane podatke, kot so npr. historiat, območje delovanja,organizacijska struktura, pravila delovanja ter aktivnosti in funkcije. S tem smodobili s standardom skladen normiran zapis korporativne osebe, ki ga uporabnikisistema lahko uporabljajo pri nadaljnjem delu. Nekaj več težav imamo prirazumevanju dejstva, da se lahko na različnih nivojih popisovanja gradivaspreminjajo tudi njegovi ustvarjalci oz. se poleg ustvarjalca fonda pričnejo kotustvarjalci pojavljati tudi druga korporativna telesa in posamezniki, kar pa seveda nevpliva na oblikovanje normiranih imen korporativnih teles. To je seveda tudiposledica dejstva, da smo bili arhivisti do sedaj navajeni na to, da se je gradivopopisovalo na višjih nivojih in v večjih zaključenih enotah, popisovanje na najnižjemnivoju pa je bilo omejeno zgolj na tisto gradivo, ki je bilo bolj frekventno ali pa popresoji posameznega arhivista pomembnejše.Pri tem je potrebno omeniti tudi dejstvo, ki je v določeni meri prav takovplivalo na oblikovanje normativnih imen korporativnih teles in zaradi katerega v temtrenutku med korporativnimi telesi zasledimo bolj ali manj zgolj pravne osebe. Vslovenskem prevodu standarda je prišlo namreč do tega, da je bila izvirna besedastandarda »korporativna telesa« prevedena v »pravne osebe«, kar že v osnovi krčidejanski obseg skupin oseb, ki dejansko zajemajo korporativna telesa. Pravne osebeso namreč zgolj ena izmed več skupin oseb, ki predstavljajo korporativna telesa. Ženekaj časa nekateri zaman opozarjamo na to dejstvo in predlagamo sprememboslovenskega prevoda, saj je tudi praksa pri popisovanju in oblikovanju normiranihzapisov korporativnih teles pokazala, da bi bilo zaradi lažjega obvladovanja in iskanjapo sistemu potrebno korporativna telesa podrobneje razdeliti. Težave in dilemenamreč nastajajo, ko je potrebno opredeliti korporativna telesa, ki niso pravne alijavnopravne osebe, ampak gre za posamezne formalne ali neformalne skupine,oddelke, enote, združenja kot npr. Rdeča armada, XIV. divizija, XII. Mednarodniarhivski kongres, Komite za gradnje in opremo pri mednarodnem arhivskem svetuipd. 11 Seveda pa težave pri oblikovanju in poizvedovanju po informacijah v zvezi skorporativnimi telesi povzroča tudi nedosledno zajemanje normiranih podatkov takosamih normativnih zapisov, kot tudi zapisov o vsebinah. Čeprav sta podatkovni modelin zajemanje podatkov, ki ju podpira ISAAR(CPF)2, standardizirana, se pri tem11Na kar sta opozarjali pred tem že avtorici tega prispevka (Semlič & Šauperl, 2007), in kot ugotavlja tudi Novak(2007), je prevod pojma »corporate body« kot »pravna oseba« sprejemljiv kvečjemu na nivoju fondov in zbirk.Na nižjih nivojih popisov pa rešitev ni ustrezna, saj ne pokriva tistih »pravnih oseb«, ki nimajo tega statusa alipa jih ni mogoče tako opredeliti. Zaradi tega bi bilo smiselno obstoječi pojem »pravne osebe« uporabiti kot ožjipojem v okviru pojma »korporativno telo« za tiste vrste »korporativnih teles«, ki imajo ob znanih kriterijih šejasno določljive atribute »osebe v pravnem prometu« v določenem času in prostoru. Ob tem ne gre spregledatidejstva, da se pojem »korporativno telo« normalno uporablja v slovenski terminologiji s področja bibliotekarstva(Novak, 2007, str. 123).200

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)vendarle pojavlja cela vrsta problemov, kot so npr. velike količine korporativnihteles, ki jih je potrebno zajeti, nato predvsem za starejše obdobje pomanjkanjeustreznih virov in referenc ter težavnost jasnega razpoznavanja pojavnih oblik vsebingesel v času in prostoru. 12Slika 7: Prikaz oblikovanja normativnega zapisa korporativnega telesa v popisnemorodju scopeArchiv v okviru sistema SIRA_net (pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne stranihttp://www.siranet.si/deskriptordetail.aspx?ID=59294)5.2 OBLIKOVANJE OSEBNIH IN DRUŽINSKIH IMENKot smo omenili že pred tem, se arhivisti pri oblikovanju in kreiranju osebnih indružinskih imen srečujemo z večjimi težavami kot pri oblikovanju imen korporativnihteles. Poleg velike količine oseb, ki jih je potrebno zajeti in umestiti v čas in prostor,problem pogosto predstavlja dejstvo, da imamo pri popisovanju vsebine arhivskegagradiva mnogokrat opraviti z osebami, ki nosijo enako ime in priimek (npr. več oseb zimenom Janez Novak), ali pa z istimi osebami, pri katerih pa se zaradi nedoslednegapisanja ali slovenjenja oblik imena poraja dvom, ali gre za eno ali več različnih oseb(npr. zapisi Otmar Reiser, Otmar Reißer ali Otmar Reisser). V teh primerih seuporabniki srečujejo s težavo, saj je nemogoče razbrati, ali gre za eno ali več oseb.Poleg tega se moramo arhivisti spopadati tudi z dejstvom, da se posamezne osebepojavljajo v povezavi z zelo različnimi vsebinami v različnih vrstah gradiva, pravilnoumeščanje oz. povezovanje oseb z vsebinami pa je seveda za arhiviste poseben izziv.12Prim.: Novak, 2007, str. 123–125, 127–128.201

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevSlika 8: Prikaz oblikovanja normativnega zapisa osebe v popisnem orodju scopeArchiv vokviru sistema SIRA_net (pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne stranihttp://www.siranet.si/deskriptordetail.aspx?ID=61377)Že sam standard ISAAR(CPF) je skušal odpraviti omenjeno težavo s tem, dadoloča dodatne atribute. Za uspešno reševanje tovrstne problematike je potrebnoidentificirati osebo v prostoru in času, določiti njeno relacijo do arhivskega gradiva,relacijo do dogodka ali stanja, ki je ustvarilo ohranjeno arhivsko gradivo, in relacijodo drugih oseb, ki so v relaciji do obravnavane osebe (Novak, 2007, str. 126).Če pogledamo trenutno stanje, vidimo, da je praksa v arhivih zelo različna. Vtem trenutku je vsem skupno sprejeto, a nepisano pravilo, da smo zaradi tehničnihrazlogov delovanja sistema odstopili od naravnega zaporedja oblikovanja osebnihimen. Tako se v vseh arhivih osebna imena oblikujejo v skladu s slovenskimpravopisom v invertirani obliki. Do prve razlike prihaja že v uporabi ločila, sajnekateri arhivisti le-tega ne uporabljajo, zato je pogosto težko razlikovati ime odpriimka in obratno – denimo v primerih Marko Matjaž, Bello del Nicolo' …Slika 9: Prikaz izpisa osebnega imena viskalniku Sira_net Query202

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Pogosto pa naletimo tudi na vpise, pri katerih se po pregledu normativnegavpisa izkaže, da imamo opravka z isto osebo, kot sta to npr. vpisa Ašič, Ferdo in Ašič,Ferdinand, vendar v različnem kontekstu in z različno obliko imena. V konkretnemprimeru gre za nedoslednost popisovalcev, kajti z izvedeno primerjavo rojstnihdatumov bi lahko takojugotovili, da gre za isto osebo.Možni sta dve rešitvi:1. različno obliko imena bi bilopotrebno opredeliti vnormativnem zapisu o fizičniosebi kot drugo ime, ki pa kotkazalka še vedno omogočaiskanje (glej sliko 8);2. eno veljavno ime bi znapotilom »glej tudi« kazalona drugo sorodno in tudiveljavno ime (vodilka), odvisnood tega, kako je zastavljeniskalnik v sistemu (glej sliko9).Med vpisi osebnih imenpa v obstoječi praksi pogostonaletimo tudi na vpise kot npr.Anica, Ančka, Alojzij, Arnuš …Najbrž ni potrebno posebejopozoriti na dejstvo, da gre zavpise, ki so popolnomaneprimerni, saj jih je glede nato, da o osebah nimamodrugega podatka kot ime,nemogoče ustrezno opisati innormirati.Kot smo videli v prvemdelu tega prispevka, rešujejobibliotekarji problematikoistovrstnih identifikacijskihimen različnih oseb tako, dadodajo letnico rojstva in smrti(v primeru že umrle osebe),uporabljajo pa tudi še drugeSlika 10: Prikaz oblikovanih vpisov osebnih imen v kvalifikatorje, kot je npr.popisnem orodju scopeArchiv v okviru sistema poklic. 13 Glede na to, da smoSIRA_netse v osnovi že dokaj približalipravilom oblikovanja osebnihimen, kot jih oblikujejo bibliotekarji, bi tudi v arhivski teoriji in praksi kazalo uvestipodobno pravilo.13Prim.: Šauperl, A. (2003).203

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjev5.3 OBLIKOVANJE ZEMLJEPISNIH IMENOblikovanje zemljepisnih imen zajema kraje, dele krajev, ulice, trge, ceste,države, pokrajine, tekoče vode, morske vode, prekope, slapove, jezera, morja,oceane, vzpetine, doline, gorovja, gozdove, parke, jame, puščave, celine, poslopjain druge samostojne objekte. Tako smo na osnovi šifranta zemljepisnih imen vregistru zemljepisnih imen, ki ga vodi Geodetska uprava Republike Slovenije,oblikovali posamezne razrede zemljepisnih imen, in sicer so to:• Domicilonimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo vsa naselja mesta, trgi,vasi, zaselki, ledinska imena, deli mesta in mestnih četrti ter ulice in trgi.Pri tem smo od zunanjega vira prevzeli tudi uradni seznam vseh naselji vRepubliki Sloveniji, 14 saj se je izkazalo, da ni smiselno ustvarjati lastnegageslovnika veljavnih zemljepisnih imen naselij.• Domusonimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo javni objekti, zasebniobjekti, sakralni objekti, gradovi, domačije, cerkve ter drugi pomembniobjekti.• Hidronimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo potamonimi (tekoče vode,reke, potoki, hudourniki, nestalni tokovi, kanali, izviri, izlivi delte, slapovi,slapišča, rečni brodi in rečni pristani), limnonimi (jezera, deli jezer,jezerski zalivi, jezerski pristani, manjša stoječa voda, bajer, mlaka, ribnik,močvirje, trstičje) ter mareonimi (morje, del morja, morski zaliv, morskipristan, soline). Ker gre tudi pri tej obliki zemljepisnih imen za imena, zakatera že obstajajo posamezni delno ustrezni geslovniki, smo imenalimnonimov 15 in oronimov 16 uvozili v sistem scopeArhiv iz zunanjih virov in ses tem izognili podvajanju geslovnikov ter hkrati poenostavili delopopisovalcev.• Insulonimi: v razred spadajo morski otoki, jezerski otoki, rečni otoki, sipinesredi reke, čeri, plitvine, podvodni grebeni.• Oronimi: v razred spadajo gorovje, hribovje, gričevje, vrh vzpetine,vzpetina, planota, sedlo, prelaz, del vzpetine, pobočje, hrbet, greben,dolina, soteska, vintgar, globel, rt, polotok, kraška jama, vrtača, brezno,ponor, osamljena skala, balvan.• Regionimi: v razred spadajo država, občina, katastrska občina, upravnaenota, pokrajina, krajinski del, ledina, predel in gozdni predel, tudi njihovehistorične oblike.141516Osnovne podatke (ime naselja, ime občine in povezava na zunanji vir) je dne 29. 10. 2009 posredovalo Društvo zadigitalizacijo Slovenije, Geopedia.S spletnega naslova http://sl.wikipedia.org/wiki/Seznam_jezer_v_Sloveniji sneto 28. 10. 2010.S spletnega naslova http://www.hribi.net/gorovje/julijske_alpe/1 sneto 2. 11. 2010.204

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Slika 11: Prikaz oblikovanega normativnega zapisa zemljepisnega imena v popisnemorodju scopeArchiv v okviru sistema SIRA_net (pridobljeno 24. 01. 2011 s spletne stranihttp://www.siranet.si/deskriptordetail.aspx?ID=58722)Ker pa arhivisti pri svojem delu posamezna zemljepisna imena umeščamo vprostor in čas, pri oblikovanju le-teh pogosto trčimo na težave, kot so spreminjanjeposameznih zemljepisnih entitet skozi čas in posledično s tem tudi rasti in razvoja leteh,s preimenovanjem, združevanjem, ugotavljanjem predhodnikov in naslednikov,enakostjo poimenovanja ter relacijami med podrejenimi in nadrejenimi enotami.Slika 12: Model razvoja naselbin in njihovega združevanja skozi čas(Vir: Novak, 2007, str. 130)In ker se arhivisti torej pri svojem delu srečujemo pri zemljepisnih imenih tudis historičnimi poimenovanji za posamezne zemljepisne entitete, smo zemljepisnimimenom poleg vseh veljavnih oblik dodali še historična poimenovanja oz.arheotoponime. Pojem arheotoponim izhaja iz termina »arhaičen« (prastar,205

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevpradaven, starinski, zastarel, prvoten), zato v ta razred vpisujemo le zastarele oblikezemljepisnih imen, ki niso več v uporabi, nekdanja nemška imena slovenskihzemljepisnih imen (Pettau, Marburg an der Drau, Herren Gasse ...) ali imena, ki se ševedno uporabljajo, vendar ne tvorijo več samostojnih zemljepisnih entitet, temvečso skozi čas postala sestavni del druge, večje zemljepisne entitete (Radvanje,Studenci, Jarenina ...).Ker imamo v praksi opraviti z zemljepisnimi entitetami, ki so se skozi prostor inčas spreminjale, preprost in enostaven geslovnik ni preveč uporaben, saj brezustreznih vsebinskih in kontekstualnih povezav uporabniki, med katere se sevedaštejejo tudi arhivisti sami, ne bodo dobili ustreznih informacij ali pa bodo le-tepomanjkljive. Pri oblikovanju geslovnikov zemljepisnih imen moramo arhivisti imeti vmislih, da velika večina uporabnikov ne pozna nekdanjih poimenovanj za posameznezemljepisne entitete, ki so obravnavane v arhivskem gradivu, temveč operira priiskanju z današnjimi poimenovanji. Zato je potrebno s pomočjo kazalk in vodilkustrezno poskrbeti za to, da bodo uporabniki dobili želeno informacijo in s tem tudiželeno arhivsko gradivo (slika 13).Slika 13: Primer ustreznega oblikovanja (in posledično tudi izpisa v iskalniku)zemljepisnega imena, ki uporabniku ne glede na njegovo nepoznavanje historičnih oblikzemljepisnega imena da želene rezultate206

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)5.4 OBLIKOVANJE STVARNIH GESEL OZ. PREDMETNIH OZNAKPredmetne oznake so besede ali besedne zveze, s katerimi kratko in jedrnatooznačimo vsebino in so navadno izražene v običajnem slovenskem jeziku. Predmetneoznake 17 uporabljamo za zagotavljanje dostopa do vsebin arhivskega gradiva, sajizražajo vsebino gradiva. Namen dodeljevanja predmetnih oznak je pomagatiuporabniku, da lažje in hitreje najde želeno arhivsko gradivo. Pri tem gre zakontroliran slovar izrazov ter za ustrezne strukture semantičnih povezav.V arhivski teoriji in praksi predmetne oznake pomenijo vsa tista gesla, ki nisozemljepisna imena ali imena pravnih in fizičnih oseb ter družin. Za predmetneoznake lahko uporabimo samostalnike, pridevnike, glagole in prislove, kot sestavnidel pa lahko uporabljamo tudi veznike, vendar bolj izjemoma kot praviloma.Vprašanje oblikovanja predmetnih oznak je za arhivsko stroko dokaj novopodročje, s katerim se teoretičnopravzaprav arhivisti nismo ukvarjali.Čeprav je tradicija takšnih sistemovpri bibliotekarjih že zelo stara, paje arhivi zaradi narave gradiva, skaterim delamo, nismo razvili.Slika 14: Prikaz oblikovanih vpisovstvarnih gesel v popisnem orodjuscopeArchiv v okviru sistema SIRA_netPri vsebinski obdelavi gradivain s tem določanju predmetnihoznak se morajo arhivisti zavedati,da je namen oblikovanja le-tehpredvsem v zagotavljanju dostopado gradiva, saj omogočajo vpodatkovnih zbirkah arhivovpoizvedovanje po predmetih.Njihovo oblikovanje predstavljaposebno obliko gesljenja, saj spomočjo ene ali več standardnihbesed zgoščeno podamo vsebinodokumenta. Cilj oblikovanjapredmetnih oznak pa je vsekakorprepoznavanje predmeta, ki jeobravnavan v gradivu, ki seobdeluje. Pri tem pa seveda nesmemo pozabiti tudi na povezave zdrugimi predmeti. V mislih jenamreč potrebno imeti dejstvo, daimajo uporabniki vedno večjezahteve, istočasno pa tudipričakujejo čim hitrejši odgovor nasvoja poizvedovanja. Prav zaraditega je potreben resen in poglobljenpristop k oblikovanju predmetnihoznak.17Prim.: Novak, 2007, str. 134–138.207

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevV arhivih se vedno znova srečujemo z novimi vsebinami, ki seveda zahtevajotudi nove predmetne oznake. Pri tem pa se soočamo s celo vrsto težav, kot so npr.:1. spreminjanje pomena predmetne oznake skozi zgodovino, kar v praksizahteva izgradnjo kompleksnega geslovnika predmetnih oznak, v kateremmorajo posamezne predmetne oznake vsebovati dodatne razlage alidoločene časovne okvirje;2. spreminjanje predmetnih gesel v prostoru, kot npr. uporaba dialekta alislenga ter3. zastarelost predmetnih oznak in vsebin, ki jih označujejo (Novak, 2007,str. 134).Obstajata dva načina oblikovanja predmetnih oznak. Le-te lahko oblikujejosestavljalci kazal po določenih postopkih na osnovi tekstualno oblikovanihpodatkovnih zbirk ali popisovalci na osnovi dokumentov. Če pa imamo opravka zrelacijskimi in podobnimi podatkovnimi zbirkami, pa lahko predmetno oznakoizberemo iz posebnega vnaprej izdelanega seznama, ki je lahko normativen alinenormativen.Normativna datoteka omogoča nadzor nad predmetnimi oznakami, saj lahkodeluje kot tezaver, ki povezuje sorodne, nadrejene in podrejene pojme. Pridoločanju predmetnih oznak, ki se nanašajo na vsebino arhivskega gradiva, imamoarhivisti opravka z predmetnimi oznakami, ki so lahko veliki večini povprečnihuporabnikov neznane, npr. deželna deska, komasacija …, ali pa zavajajoče, saj lahkoima ista predmetna oznaka različen pomen, npr. deska. 18 Prav zaradi tega je varhivski praksi smiselno uporabljati normirane predmetne oznake.Iz istega razloga pa morajo biti dodeljene predmetne oznake tudi zelonatančne, le v primeru, ko to ni mogoče, lahko uporabimo bolj splošno oznako. Takoso lahko predmetne oznake sestavljene iz ene besede in takrat govorimo oenostavnih geslih, npr. domovnica, finance, Gestapo, ali pa so sestavljene iz večbesed. V tem primeru govorimo o sestavljenih geslih, kot npr. deželna deska,domovinska matica, deželni stanovi, ki pa so lahko razvita gesla ali razširjena gesla. 191819Prim.: Slovar slovenskega knjižnega jezika - Deska: 1. ploščat kos lesa iz podolžno razžaganega debla: pooblati,razžagati desko; pribiti desko čez luknjo; iz desk zbita koča; zabiti žebelj v desko; dolga, široka deska; hrastove,smrekove deske; suhe deske so škripale pod nogami; žagana deska; tla iz surovih desk / ekspr. spati na golih,trdih deskah; 2. s prilastkom (lesena) plošča, prirejena za različne namene: rezati na kuhinjski deski; likalnadeska z blagom prevlečena deska za likanje oblek; obvestilo je bilo pritrjeno na oglasni, razglasni deski;bleščeče osvetljena reklamna deska; risalna deska; 3. šport. telovadna priprava, s katere se skače, preskakuje:pognal se je na desko in preskočil konja; z deske je skočil v vodo / odskočna, prožna deska // publ., v zveziodskočna deska kar omogoča kakodejavnost, izhodišče: odvetniški poklic mu je bil odskočna deska za političnodelovanje; okupirano ozemlje jim je služilo kot odskočna deska za nadaljnjo ekspanzijo; 4. šah. plošča,razdeljena na kvadratna polja dveh barv, navadno za igranje šaha: postaviti figure na desko / demonstracijskadeska; šahovska deska / igrati na prvi deski na tekmovanju igrati kot najboljši igralec v moštvu / žarg. dolgo jebil prva deska moštva najboljši igralec; 5. mn., ekspr. gledališki oder, gledališče: z velikim uspehom je nastopilna opernih deskah; to delo želimo videti tudi na domačih deskah / gledališke, odrske deske / zelo mlada jestopila na deske.Prim.: Šauperl, A. (2003), str. 83.208

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)Slika 15: Prikaz oblikovanega normirane predmetne oznake v popisnem orodjuscopeArchiv v okviru sistema SIRA_netPri oblikovanju predmetnih oznak se poraja tudi vprašanje uporabe ednine,dvojine ali množine ter naravnega in invertiranega vrstnega reda oz. zaporedja.Oblikovanje predmetnih oznak, predvsem kontroliranih, je izjemno kompleksenpostopek, pri katerem moramo imeti vedno v mislih pomen predmetnih oznak priiskanju ustreznih informacij. Vsekakor pa nam izgradnja sistema predmetnih oznakprinaša veliko pozitivnih lastnosti, ki pa se jih arhivisti v tem trenutku še premalozavedamo.6. ZAKLJUČEKNa podlagi povedanega lahko oblikujemo ugotovitve in usmeritve za nadaljnjerazprave v zvezi z oblikovanjem in uporabo deskriptorjev. Brez dvoma lahko trdimo,da predstavljajo deskriptorji pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnihinformacij o arhivskem gradivu, saj so vsi sodobni sistemi za obdelavo informacijzasnovani na deskriptorskih sistemih, ki imajo ključno vlogo. Kot taki služijorazličnim namenom v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenegaarhivskega gradiva. Zato morajo biti vrednosti posameznih deskriptorjev normiranetako po vsebini kot tudi s stališča izdelave njihovih zapisov v sistemu. Prav zaraditega bi bilo dobro, da slovenska arhivska služba nadaljuje z dobro praksoprevzemanja in uvažanja deskriptorjev od zaupanja vrednih zunanjih virov ternjihove vgradnje v slovenski arhivski informacijski sistem. V primeru, da uvozdeskriptorjev iz zunanjih virov ni možen ali ni smiseln, pa je potrebno te v skladu spotrebami in zahtevami strokovnih standardov svobodno oblikovati v procesuzajemanja podatkov o arhivskem gradivu. Pri tem morajo arhivisti upoštevati pravilazajemanja podatkov v okviru vsakokratnega sistema. Povezovanje med deskriptorji209

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevsamimi ali deskriptorji in drugimi entitetami v informacijskem sistemu mora bitiizvedeno tako, da ne bo prihajalo do nesporazumov ne z vsebinskega ne s pojavnegastališča, in to bodisi v procesih njihovega zajemanja ali izvajanja dopolnitev bodisi vprocesih njihove uporabe. Arhivisti popisovalci naj po svoji lastni strokovni presojiodločijo, v katerih primerih bodo pri popisnih enotah uporabili dodatne deskriptorjein koliko jih bodo uporabili.Pri tem pa seveda ostaja še cela vrsta odprtih vprašanj, kot npr. ali bi kazalonormirati tipe deskriptorjev, ki bi jih bilo potrebno obvezno uporabiti pri različnihnivojih popisnih enot v okviru posameznega arhivskega fonda ali zbirke. Prav takoostaja odprto tudi vprašanje oblikovanja predmetnih deskriptorjev, še posebej gledena možnost kombiniranega poizvedovanja po naslovu, vsebini itd. in glede natehnološko okolje, ki omogoča zgolj oblikovanje enostavnih geslovnikov, brezmožnosti vzpostavljanja kompleksnih relacij, kot to omogoča npr. vizualni tezaver.Cilj pri uvedbi enotnega sistema deskriptorjev bi moral biti priprava smernic zaoblikovanje gesel in vzpostavitev tezavrov pri vsebinah arhivske vrednosti, ki jih bomogoče uporabiti v praksi, in sicer pri popisovanju arhivskega gradiva s katerimkoliprogramskim orodjem. Zelo verjetno je, da se bo programska oprema v prihodnostimenjavala, zato je treba zagotoviti tako vsebinsko obdelavo, ki je menjava sistemane bo prizadela. Ker pa se isti sistem za popisovanje gradiva uporablja v vsehslovenskih javnih arhivih, je treba rezultate iskati tudi v poenotenju sistemagesljenja in vzpostavitvi skupnega tezavra v skupni podatkovni bazi.Glede na relativno omejene izkušnje arhivske teorije in prakse se bo potrebnonasloniti na metodološka načela oblikovanja predmetnih oznak, ki jih uporabljajobibliotekarji (Kovač, 2001, Zalokar, 2004). Vendar pri tem ne more iti za enostavenprenos bibliotekarskih teoretičnih in praktičnih dognanj, saj narava arhivskega inknjižničnega gradiva zahteva različne rešitve. To se je potrdilo tudi v primerjaviknjižničnih in arhivskih standardov za popis gradiva in njegovih ustvarjalcev (SemličRajh & Šauperl, 2009). Zaradi trajne narave arhivskega gradiva se pri vsebinskiobdelavi postavljajo vprašanja, na katera knjižnični stroki ni treba odgovarjati.VIRI IN LITERATURA• About the AAT. (2010). V Art and Architecture Thesaurus Online. Los Angeles : The Getty Trust.Pridobljeno 31. 01. 2011 s spletne strani http://www.getty.edu/research/tools/vocabularies/aat/about.html#scope.• Bizjak, Ž. (2007). Klasificiranje pravosodnih organov, njihovih funkcij oziroma aktivnosti terarhivskega gradiva. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega inelektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 115-124).Maribor: Pokrajinski arhiv.• Duranti, L. (2000). Arhivski zapisi : teorija i praksa. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.• Hjørland, Birger (2009). Concept theory. Journal of the American Society for Information Scienceand Technology, Vol. 60, No. 8. (August 2009), pp. 1519-1536.• Guidelines for multilingual thesauri. (2009). The Hague : IFLA. Pridobljeno 29. 01. 2011 s spletnestrani: http://archive.ifla.org/VII/s29/pubs/Profrep115.pdf.210

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)• Ifline smernice za predmetno označevanje. (2002). V: Spletni splošni slovenski geslovnik.Ljubljana : Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 29. 01. 2011 s spletne strani http://http://www.nuk.uni-lj.si/ssg/navodila.html#0%20IFLINE%20SMERNICE%20ZA% 20PREDMETNO%20OZNA%C4%8 CEVANJE• ISAAR(CPF) – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons andFamilies. Pridobljeno 21. 08. 2009 s spletne strani http://www.ica.org/sites/default/files/ISAAR2EN.pdf• ISAD(g) – General International Standard Archival Description. Pridobljeno 21. 08. 2009 s spletnestrani http://www.ica.org/sites/default/files/isad_g_2e.pdf.• ISDF – International Standard for Describing Functions. Pridobljeno 21. 08. 2009 s spletne stranihttp://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ENG.pdf.• ISDIAH – International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Pridobljeno21. 08. 2009 s spletne strani http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf.• Kajič, M., Klep, J. (2004). Šifranti v državni upravi – dosegljiva je rešitev. V: S. Čufer … [et al.](ur.), DOK_SIS 2004; Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. V-18–V-25). Ljubljana: Media.doc –Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.• Kopač, J. (2007). Klasifikacijski načrti s poudarkom na enotnih načrtih klasifikacijskih znakov. V:S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja:Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 96-107). Maribor: Pokrajinski arhiv.• Kovač, T. …[et al.]. (2001). Navodila za predmetno označevanje. Pridobljeno 30. 07. 2007 sspletne strani: http://www.nuk.uni-lj.si/sssg/navodila.html.• Landry, P. (2009). Guidelines for multilingual thesauri. IFLA World library and informationcongress. 75th general conference and assembly, Milan, Italy, 2009. Prodobljeno 19. 09.2009 sspletne strani: http://www.ifla.org/files/hq/papers/ifla75/215-landry-en.pdf.• Nesbitt, Richard E. (2003). The Geography of Thought: How Asians and Westerners ThinkDifferently ... and Why. New York: The Free Press. Chapter 6: "Is the World Made Up of Nouns orVerbs?" pp. 137-163.• Novak, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih (224 str.). Maribor:Pokrajinski arhiv.• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi, Ur. l. RS, št.52/2009 z dne 08. 07. 2009.• Rorissa, A. in Iyer, H. (2008). Theories of cognition and image categorization: What categorylabels reveal about basic level theory. Journal of the American Society for Information Scienceand Technology, 59(9), 1385-92.• Subject Indexing in Archives (1992). Publication No. 4 (144 str.). Ottawa: Bureau of CanadianArchivists: Planning Committee on Descriptive Standards.• Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2009). Arhivski in bibiografski opis gradiva in ustvarjalcev :mednarodni standardi in nacionalna praksa. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinskiproblemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, str. 61-92. Maribor: Pokrajinski arhiv.• Šauperl, A. (2003). Klasifikacija knjižničnega gradiva. Bibliothecaria 9. Ljubljana: Univerza vLjubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo.• Šauperl, A. (2005). Ifline smernice za predmetno označevanje: prednosti in slabosti v lučispoznanj o vedênju uporabnikov. Knjižnica, 49(2005)1-2, str. 9–26. Ljubljana: Zvezabibliotekarskih društev Slovenije.• Šauperl, A. (2007). Malo znane lastnosti klasifikacije – Kratek vpogled v teorijo klasifikacije innjeno uporabo v knjižničnih katalogih. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinskiproblemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja(str. 83-95). Maribor: Pokrajinski arhiv.• Urbanija, J. (1996). Metodologija izdelave tezavra. Bibliothecaria 1. Ljubljana: Univerza vLjubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo.211

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjev• Vilfan, S. (1956). Decimalna klasifikacija u arhivistici. Arhivist št. 2, str. 3-14.• Vrezec, V. (2004). Pasti spreminjanja načrta klasifikacijskih znakov. V: S. Čufer … [et al.] (ur.),DOK_SIS 2004; Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. V-75–V-80). Ljubljana: Media.doc –Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.• Zalokar, M. (2004). Priprava splošnega geslovnika COBISS.SI. Pridobljeno 30. 07. 2007 s spletnestrani: http://splet02.izum.si/cobiss-oz/news.jsp?apl=/2004_4/ar09.jsp.• Zeng, M.L. in Žumer, M. (2009a). Introducing FRSAD and mapping it with SKOS and other models.IFLA World library and information congress. 75th general conference and assembly, Milan, Italy,2009. Pridobljeno 19.9.2009 s spletne strani: http://www.ifla.org/files/hq/papers/ifla75/200-zeng-en.pdf.• Zeng, M. L. in Žumer, M. (2009b). Mapping FRSAD model and other abstract models. ISKO UK2009 Conference : Content architecture, London, June 2009. Pridobljeno 19. 09.2009 s spletnestrani http://www.iskouk.org/conf2009/abstracts.htm#zeng.• Zeng, M. L., Žumer, M. in Salaba, A. (ur.) (2010). Functional Requirements for Subject AuthorityData (FRSAD) : A Conceptual Model. The Hague : IFLA. Pridobljeno 29. 01. 2011 s spletne strainhttp://www.ifla.org/files/classification-and-indexing/functional-requirements-for-subjectauthority-dada/frsad-final-report.pdf.SUMMARYPROBLEMS OF CREATING HEADINGS AND DESCRIPTORSIn the field of records management and archives we can very early findtendencies to provide faster access to documents, including the problems of creatingheadings, thesauri, classifications and indexes of archival finding aids. Thesetendencies have been exercised in different ways which led to the development ofvarious systems for managing content of documents, both in classical as in electronicform (Vilfan, 1956; Subject Indexing for Archives, 1992, Duranti 2000).Methodological problems were solved individually, while looking for a good solutionand thus creating own system. However, these systems are sufficient only to providefaster access to documents described in traditional, paper based finding aids. Withthe introduction of new IT solutions, especially in building shared archival databases,such method is not only unsuitable, but also inefficient and ineffective. Due to themutual incompatibility of local systems, it is often a barrier to the development ofshared systems (Smith, 2007).Systems for content identification may be systemized according to the purpose,objectives and implementation to a thesaurus, thesauri and classifications (Urbanija,1996, Šauperl 2000, 2007). Each of them has its own internal logic of creation anduse. Their importance within the contents of archival value lies in the rationalplacement into the system of managing the whole of archival material and also in thesystem of professional work. Thesauri and classifications are in fact crucial in thearrangement, description and transfer of records and archives (Novak, 2007).Systematic approach to the creation of headings, classifying and creation ofsystems for content identification in the contents of archival value represents onlyone of the solutions in the treatment and maintenance of records and archives. Thebasic frame for the implementation of rationalization represents a standardized formof records on the contexts in which the material is located. These standardizedrecords are created in generally accepted archival standards ISAD(g)2 – General212

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10(2011)International Standard Archival Description, Second Edition, ISAAR(CPF)2 -International Standard Archival Authority Record for Corporate bodies, Persons andFamilies, ISDF - International Standard for Describing Functions and ISDIAH –International Standard for Describing Institutions with Achival Holdings. Thosestandards enable the creation of archival information systems based on standardizeddata structures. However, the successful mapping of archival content in astandardized data structures is of great importance because it is the only means ofsuccessful data exchange (ISAD (g) 2, 2000, ISAAR CPF2, 2004, ISDF, 2008 ISDIAH,2008).However, new ways of organizing information and consequently providingquicker and easier access to content that is stored require integration with otherdisciplines and adaptation of experiences and examples mainly from the recordsmanagement, librarianship, information science, etc. This is even more true for thecreation of headings and the construction and use of thesauri, where the experiencesfrom the librarianship and administration come to effect, for example classificationplan for state administration bodies (Regulation on establishing retention periods ofdocuments, 2009; Kajič, 2004; Vrezec 2004 ; Bizjak, 2007; Kopač 2007).In the field of librarianship, the standardization process is lead by IFLA(International Federation of Library Associations). Years of efforts have culminated inAugust 2009 in Milan, where Functional Requirements for Subject Authority DataFRSAD (Zeng and Žumer, 2009a, 2009b) and new guidelines for multilingual thesauri(Guidelines, 2009) were presented. FRSAD gives theoretical foundations which offer asolid starting point for building such a subject heading, thesauri and classificationsthat will be flexible on the one hand to the user and an expert on the other andreliable for both.Without a doubt we can assert that the descriptors represent an important toolin the process of creation of objective information on the archives. As such, theyserve different purposes in the system of arrangement, description and use of thepreserved archives. Therefore, the values of individual descriptors must bestandardized in both content and also in terms of the creation of their recording inthe system. For this reason, it would be beneficial for the Slovenian archival serviceto continue with good practice of adapting and importing descriptors from trustedexternal sources and their integration into the Slovenian archival information system.In the case when the import from external sources is not possible or not meaningful,it is necessary to create them in the process of capturing data freely but inaccordance with the needs and demands of professional standards. In doing so,archivists must follow the rules of capturing data in the respective system.Connectivity between the descriptors themselves or descriptors and other entities inthe information system must be done so that there will be no misunderstanding as tothe content as well as the appearance whether in the process of their capturing,amending and use. Archivists are to decide in which cases and how many additionaldescriptors they will use.However there remains a whole range of important issues, such as whether itwould be necessary to standardize different types of descriptors, which should bemandatory to use at different levels of description within fonds or archivalcollections. Also the question of creating subject headings remains open, especiallyaccording to the possibility of a combined inquiry by title, content, etc. and thetechnological environment that enables only the creation of a simple system of213

Z. Semlič Rajh, A. Šauperl: Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjevheadings, without the possibility of establishing complex relationships, as this is, forexample, allowed by the visual thesaurus.The objective in establishing a unified system of descriptors should be thepreparation of guidelines for the creation of descriptors and thesauri at the contentsof archival value, which can be used in practice for the description of archives by anysoftware tool. Since it is likely that the software tool will change, it is necessary toprovide such a processing of the contents that will not be affected by the change ofthe system. However, since the same system for the description of archives is used inall Slovenian public archives, the results must be searched for in the unification ofthe system of the creation of headings and the establishment of a common thesaurusin a common data base.According to relatively limited experiences in archival theory and practice, itwill be necessary to lean on the methodological principles for subject headings usedby librarians (Kovač, 2001, Zalokar, 2004). However, one can not talk about an easytransfer of theoretical and practical knowledge of librarians, since the nature ofarchival and library materials requires different solutions. This was confirmed also bythe comparison of library and archival standards for the description of the materialand its creators carried out in 2009 (Semlič Rajh & Šauperl, 2009). Because of thelasting nature of archives, the processing of the contents raises questions the libraryprofession does not need to answer.214