Infocom - ΤΕΥΧΟΣ 244

Σύγχρονες αίθουσες
συσκέψεων
Αυξάνοντας την παραγωγικότητα,
βοηθώντας την αποτελεσματικότητα
Σήμερα, πάνω από τα 2/3 των συσκέψεων που διενεργούνται
στις αίθουσες συσκέψεων των επιχειρήσεων, χαρακτηρίζονται
από τους επικεφαλής τους ως περιττές,
ενώ πάνω από το 1/3 χαρακτηρίζεται από το σύνολο των
συμμετεχόντων ως «κακά εκτελεσμένες».
Οι συμβατικές οθόνες, οι προβολείς (projectors), τα καλώδια
και οι προσαρμογείς (adaptors) που διαθέτουν από κατασκευής
οι περισσότερες αίθουσες σήμερα, δυσκολεύουν
τη συνεργατικότητα παρά την ευνοούν.
Η οργάνωση, οι εφαρμογές και οι συσκευές που χρησιμοποιεί
ο κάθε συνεργάτης μας, στην εργασία του, συχνά
διαφέρουν. Επίσης, η «Bring Your Own Device - BYOD»
κουλτούρα επιβάλει την αποδοχή μίας ποικιλίας φορητών
συσκευών (κινητών, tablets, κ.λπ.).
Πέραν ενός «παρουσιαστή», είναι συχνά δύσκολο έως αδύνατο
για τους συμμετέχοντες να μοιραστούν τα αρχεία και
την οθόνη τους με την υπόλοιπη ομάδα, χωρίς την βοήθεια
κάποιου ειδικού. Η παραγωγικότητα της ομάδας σε μία μη
εξοπλισμένη αίθουσα είναι φθίνουσα στην διάρκεια της. Ο
εκάστοτε παρουσιαστής είναι ο αποκλειστικός πρωταγωνιστής
της σύσκεψης με την υπόλοιπη ομάδα να είναι δύσκολο
να συμβάλλει σε αυτήν ενεργά.
Μία παραγωγική και αποτελεσματική σύσκεψη προϋποθέτει:
• Τη δυνατότητα εύκολης (ασύρματης πια) επικοινωνίας.
Η ασύρματη μετάδοση περιεχομένου θα πρέπει να γίνεται
εύκολα και γρήγορα χωρίς να απαιτούνται ειδικές
συσκευές και εγκαταστάσεις (π.χ. USB dongle). Επίσης
θα πρέπει να διασφαλίζεται πως υποστηρίζονται όλες
οι δημοφιλείς πλατφόρμες (Android, Apple, Windows)
και συσκευές (κινητά τηλέφωνα, tablets και φορητοί
υπολογιστές).
• Τον εύκολο διαμοιρασμό αρχείων και σημειώσεων που
πραγματοποιούνται πάνω στην οθόνη (π.χ. μέσω QR
codes ή shared drives).
• Τη δυνατότητα ταυτόχρονης προβολής περιεχομένου
από πολλαπλούς συμμετέχοντες. Η εναλλαγή και το
κλείσιμο «παραθύρων» θα εξυπηρετούσε να πραγματοποιείται
απευθείας πάνω στην οθόνη μέσω της αφής.
• Την κοινή χρήση της οθόνης από απομακρυσμένα σημεία.
Πρόσφατες μελέτες έχουν δείξει πως μέχρι το 2020,
ένας στους τρεις ανθρώπους θα προσληφθεί για να
εργαστεί από απόσταση. Η συνεργατικότητα από πολλές
ταυτόχρονα απομακρυσμένες τοποθεσίες επιτρέπει στα
μέλη μίας ομάδας να βλέπουν όλοι το ίδιο περιεχόμενο,
την ίδια στιγμή, χωρίς να απαιτείται η φυσική τους παρουσία
στην αίθουσα.