مراحل تخطيط المكتبة الرقمية
- No tags were found...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
مراحل تخطيط المكتبة الرقمية
Digital Library
بأنها المكتبة التي تملك مصادر إلكترونية
عَرًف الكثير من المتخصصين في علم المكتبات الرقمية
محوسبة فقط، وال تستخدم مصادر تقليدية مطبوعة بغض النظر عن أن تكون متاحة على اإلنترنت أو ال. وربما كان
أشهر تعريف للمكتبة الرقمية هو أنها مجموعات منظمة من المعلومات الرقمية، ويجمع هذا التعريف بين تنظيم المعلومات
وجمعها، تلك العمليات التي تقوم بها المكتبات ودور األرشيف التقليدية، ولكن مع عملية التمثيل الرقمي digital
representationالتي غدت ممكنةً بواسطة الحاسبات.
مصطلح "نظام المكتبة الرقمية المتكاملة" يعني أشياء مختلفة لمختلف الناس. تختلف أشكال المكتبات الرقمية من منظمة
إلى أخرى.
عند الشروع بتصميم وتطبيق المكتبات الرقمية، هناك عدة جوانب يجب مراعاتها:
قابلية التشغيل البيني :كيفية الجمع بين كيانات غير متجانسة ومكتبات رقمية مستقلة لتزويد المستخدمين برؤية
متكاملة للموارد المختلفة في هذه المكتبات الرقمية.
وصف األشياء والمستودعات :وصف المواد الرقمية والمجموعات لتسهيل استخدام تقنيات معينة مثل
البروتوكوالت التي تدعم البحث الموزع واسترجاع وتوفير األسس لقابلية التشغيل البيني الفعال.
إدارة وتنظيم المجموعة :دمج موارد المعلومات على الشبكة في المجموعات المدارة، وإدارة الحقوق، والدفع
والتحكم، والتقاط المعلومات غير النصية والوسائط المتعددة، والتنظيم والتخزين والفهرسة واالسترجاع.
واجهات المستخدم والتفاعل بين اإلنسان والحاسوب :نمذجة سلوك المستخدم، وعرض المعلومات، والبيانات
التصويرية والمالحة في مجموعات المعلومات الكبيرة، والربط والتحليل المعلوماتي، والقدرة على التكيف مع
االختالفات في محطات عمل المستخدم وعرض النطاق الترددي للشبكة.
القضايا االقتصادية واالجتماعية والقانونية :إدارة الحقوق، والنماذج االقتصادية الستخدام المعلومات
اإللكترونية، ونظم الدفع والفواتير لدعم هذه النماذج االقتصادية.
وظائف مكونات المكتبة الرقمية المتكاملة
:
قد تتضمن المكونات التي تشتمل عليها المكتبة الرقمية المتكاملة الوظائف التالية:
االستحواذ :جمع أصول المكتبة والمواد من
خالل الشراء أو التبادل أو الترخيص. وكجزء من هذه الوظيفة،
ينبغي للنظام أن يسهل عملية االستحواذ واإلذن بالحقوق الرقمية لألصل، فضال عن دعم تلك الحقوق واألخذ بعين
االعتبار حقوق استخدام النسخ األصل.
الفهرسة والتصنيف :الوصف الصحيح والمتسق لألصول والذي يمكن المستخدمين من البحث عن هذه األصول
واستردادها باستخدام معايير الفهرسة مثل صيغة مارك ومعايير دبلن كور.Core Dublin
تخزين الكتب الرقمية وغيرها من المحتويات :اإلدارة وتسمية األسماء، وتتبع األصول الرقمية، والقدرة على
استردادها بسهولة لإلنتاج أو القراءة. وتشمل وظائف التالية:
1. إدارة عملية إنتاج األصول الرقمية :إدارة المهام أو سير العمل، وموارد اإلنتاج، والموارد البشرية، واألعمال
الرقمية قيد التنفيذ.
2. ارشفة األصول : سياسات الحفظ في المكتبة والعمليات المتعلقة باالحتفاظ بها وتحديث دورة حياة األصول.
3. إدارة تخزين البيانات :صالحيات المستخدمين والتحقق من ملفات البيانات داخل وخارج النظام وفقا لقواعد محددة
وضوابط اإلصدار. هذا باإلضافة إلى السيطرة على النسخ وبقائها بعيدة الكوارث.
التداول والتوزيع :تتحقق إدارة األصول الرقمية من خالل وظائف نظام المكتبة المتكاملة والتي تشمل تسجيل
البنود الصادرة وإرجاعها ومتابعة البنود المتأخرة، والبنود المطلوبة. وتشمل أيضاً تسجيل بيانات المستخدم،
وتفضيالت القراءة والخدمات واالختيار اآللي للمواد.
.4
تداول مصادر المعلومات :Circulation
وهو النظام الذي يقوم بعمليات اإلعارة، واستالم المصادر عند
.5
إعادتها، وتجديد اإلعارة، والمصادر المتأخرة وغرامتها. وغيرها.
قنوات التسليم :ينبغي أن يكون للنظام عدة قنوات للدخول والتسليم، وكلها يجب أن تكون قابلة لالستعمال من
خالل التكيف التقني .الويب هي قناة التسليم األكثر شعبية في الوقت الحالي.
.6
ومن العوامل التي قد تؤثر على طبيعة ودرجة تكامل المكتبة المتكاملة للمنظمة ما هو متاح من ميزانية ومقدار وموقع
للمحتوى الرقمي والخدمات المقدمة، والتشريعات، ومستويات ومهارات التوظيف، جنبا إلى جنب مع الثقافة واألهداف
الطويلة األجل للمنظمة.
التخطيط لمشروع المكتبة الرقمية المتكاملة
:
تعريف نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة: تحديد نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة معقد من وجهة نظر جميع
المشاركين، ولهذا السبب يتم تشجيع المكتبة على إنشاء فريق المشروع مع تمثيل من مناطق المنظمة المتأثرة من المكتبة
الرقمية المتكاملة على سبيل المثال: إدارة المكتبة، الشؤون المالية، تقنية المعلومات.
وعلى الرغم من وجود العديد من المنهجيات التي تعالج دورة حياة المشروع، فإن المراحل األربع التالية مقبولة عموما
كمعيار: التصور، التخطيط، التطوير، والنشر أو التثبيت.
أوال: مرحلة التصور
وهذا يتطلب وضع تصور حول ما يلي:
تحديد أهداف األعمال األساسية
المتطلبات الوظيفية
تطوير نطاق المشروع
وضع تقديرات لميزانية المشروع
الجداول الزمنية للتنفيذ
انجاز وثيقة الرؤية
في مرحلة التصور، تحدد المكتبة، بالتشاور مع قطاع التقنية، أهداف العمل الرئيسية التي يجب أن تلبيها التقنية، مع تطوير
توافق فيما بين رؤى أصحاب المصلحة حول ما ينبغي القيام به.
ميزانية المشروع تبدأ مع الجداول الزمنية التقريبية للتنفيذ. ويعتبر العمل المنجز في هذه المرحلة "غير مكتمل" من حيث
أنه ال يزال يتعين وضع الكثير من التفاصيل.
في مرحلة وضع التصور يتم تطوير نطاق المشروع، وتحديد متغيرات المشروع بعمق أكبر. من وجهة نظر المكتبة، نطاق
المشروع هو عبارة عن بيان نهائي حول ما سيتم إنجازه في المكتبة الرقمية المتكاملة
-
ما هي الخدمات التي ستقدمها
لمستخدميها وما هي الوظائف التي سيقوم بها و / أو مستخدميها. عند تصميم نظام المكتبة الرقمية، فإن كل مكتبة تدخل في
مشروع المكتبة الرقمية عادة ما تجيب عن هذه األسئلة أو بعض منها بشكل مختلف.
الجواب يعتمد على موقع ودور المكتبة داخل مجتمعها وأنواع الخدمات التي تقدمها أو التي تعتزم تقديمها في المستقبل.
فريق مشروع المكتبة يحدد متطلبات العمل التي يجب أن يفي بها النظام لتحقيق أهداف المشروع. ينتج عن هذه العملية
التكرارية وثيقة الرؤية، والتي تحدد األساس المنطقي للمشروع، والنتائج المتوقعة، وجدوى المشروع، واألهداف والقيود
والفرص والمخاطر، وهيكل المشروع.
وفي نهاية هذه العملية، يتفق جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع مع رؤية المشروع على النحو المبين في
الوثيقة. أداء هذا العمل يستغرق وقتا وجهدا وموارد مخصصة. إنها ليست مهمة سهلة.
خالل مرحلة التصور، يقوم فريق المشروع بتحديث وثائق المشروع باستمرار وتنقيحها بمعلومات جديدة، وبالتالي تحقيق
زيادة الوضوح مع مرور الوقت. هذه المرحلة عادة ما تكون خالقة جدا، حيث أن اإلجماع على ما يجب القيام به على قدر
مساوٍ ألهمية الوثائق التي تحدد المنتج النهائي.
ثانيا: مرحلة التخطيط األولية
https://blog.naseej.com/hs-fs/hubfs/ppm-lecture-10-11-planning-process-types-17-
638.jpg?width=638&height=479&name=ppm-lecture-10-11-planning-process-types-
17-638.jpg
:
في مرحلة التخطيط األولية يتم إنتاج ثالث وثائق رئيسية:
وثيقة المشروع :تحدد وثيقة المشروع ما سيتم إنجازه من أعمال، ومقدار تكلفته، ومتى سيتم تسليم اإلنتاج.
وثيقة المتطلبات :وتحدد وثيقة المتطلبات األهداف والمتطلبات التجارية لنظام المكتبة الرقمية المتكامل بعمق.
وثيقة الهندسة التقنية األولية :وهي وثيقة توجز الحلول التقنية األساسية التي ينبغي استخدامها. بنية الحلول
هي مسؤولية فرق التقنية التي من شأنها تطوير الحلول ودعمها في نهاية المطاف. إن اختيار األبنية،
والمنصات، وقواعد البيانات، ولغات التطوير كلها قضايا حاسمة تحددها قيادات تقنية في فريق مشروع النظام
الرقمي المتكامل بالتشاور مع المكتبة. كما يتوجب التأكيد كثيرا على األمن، وبحيث يكون من القضايا التي تقع
في المقام األول في أذهان الموظفين الفنيين في جميع مراحل تصميم وتطوير نظام المكتبة الرقمية المتكامل.
العناصر التي يجب مراعاتها :
الشراء مقابل البناء : يتعين على فرق التصور والتخطيط إيالء اهتمام خاص للفرص التي تتيحها البرمجيات
التجارية. وكقاعدة عامة، ما لم يكن للمكتبة قسم برمجة داخلي، فإن النظم التجارية المدعومة جيدا ستكون أبسط
لتنفيذها، فضال عن كونها أكثر فعالية من حيث التكلفة، حتى لو كان التخصيص مطلوبا. وينبغي عموما تجنب
تخصيص النظم التجارية بقدر اإلمكان. التخصيص يمكن أن يضيف تكاليف كبيرة ألي مشروع، تكاليف
التخصيص يمكن أن يكون ضعف السعر األولي للبرمجيات.
وهناك مسألة أخرى ينبغي النظر فيها بعناية وهي اللغات المتعددة. العديد من التطبيقات متاحة اآلن مع واجهات متعددة
اللغات. تكلفة إضافة لغة أخرى إلى التطبيق يمكن أن تكون عالية. القاعدة العامة هي أن تكاليف الترجمة والبرمجة
من السعر المبدئي للبرمجيات لكل لغة جديدة.
٪30
:
االستعانة بمصادر خارجية االستعانة بمصادر خارجية لكل أو لبعض نظام المكتبة الرقمية المتكامل قرار
خاصا بكل مكتبة. إذا كانت لدى المكتبة أو المؤسسة األم قسم عمليات النظم الذي يمكنه إدارة البنية التحتية
الكبيرة والدعم والمتطلبات التشغيلية لنظام مكتبة رقمية متكامل يعمل بكامل طاقته، فإن االستعانة بمصادر
خارجية ليس له داع، بينما إذا لم يكن لدى المكتبة قسم تقنية المعلومات لدعم النظام، فإن االستعانة بمصادر
خارجية قد تكون خيارا يستحق األخذ به.
تطوير دراسة الجدوى لنظام المكتبة الرقمية المتكامل
:
دراسة الجدوى جزء ال يتجزأ من مشاريع أنظمة المكتبة الرقمية المتكاملة وذلك لتقديم مبررات لتنفيذ هذا المشروع وجدوى
تنفيذه.
تشمل دراسة الجدوى:
تقييم الوضع الحالي
تقديم الخيارات او البدائل
تحليل التكاليف او الفوائد
الحلول والتوصيات
إن بناء نظام مكتبة رقمية متكامل يعد إنجازا هاما لمعظم المكتبات. العديد من المكتبات قد ال يكون لديها خبرة مع مستوى
التقنية المطلوبة في نظام المكتبة الرقمية المتكاملة، أو تعقيدات إدارة مشروع على هذا النطاق. دراسة الجدوى جزء هام
من التخطيط للمكتبة، وذلك لتقييم الجوانب العديدة لمثل هذا المشروع. وينبغي أن تضع دراسة الجدوى المشروع ضمن
استراتيجية األعمال الخاصة بالمنظمة وأن تبين كيف سيسهم المشروع في نجاح االستراتيجية.
تستعرض دراسة الجدوى وتقيم الوضع الحالي وتحدد المشكلة أو الفرصة المتاحة للمكتبة. وينبغي بعد ذلك عرض الخيارات
المتاحة حاليا للمكتبة، بما في ذلك خيار "الحالة األساسية" لالستمرار في تقديم الخدمات الحالية.
أحد األقسام الرئيسية في دراسة الجدوى هو تحليل مفصل لتكاليف وفوائد الخيار الموصي به. يجب النظر في عدد من
العوامل الخاصة بالتكلفة / المنفعة التحليل، بما في ذلك:
إعادة هندسة العمليات التجارية :وهذا خاص بتحليل سير العمل والعمليات الحالية للمكتبة، وكيف سيتم تغييرها
نتيجة لتنفيذ نظام المكتبة الرقمية المتكاملة. ومن المرجح أن تكون هناك حاجة إلى عمليات جديدة لضمان أقصى
قدر من الفوائد التشغيلية من تنفيذ النظام المتكامل للمكتبات الرقمية.
التكاليف واآلثار المالية
الطويل، بما في ذلك:
: وهذا خاص بالنظر في كل من التكاليف األولية واألثر المالي المستمر على المدى
تكاليف المشروع
( الموظفون
في المشروع –
األدوات )
)
تكاليف االعداد ( األجهزة والبرمجيات والتصميم والتخصيص والخدمات المهنية األخرى والتنفيذ والتدريب
تكاليف الصيانة ( الترخيص والدعم والترقيات المستقبلية )
.1
.2
.3
مزايا الخدمة : وهذا خاص بتضمين أي فوائد محتملة للمستخدمين، مثل:
تحسين الخدمات القائمة
فرص الخدمات الجديدة
.1
.2
المنافع التشغيلية : وهذا خاص بالنظر في الطرق التي من المرجح ان تستفيد منها المكتبة ، على سبيل المثال :
تخفيض التكاليف ( القضاء على الخدمات الهامشية و تخفيض عدد الموظفين وأساليب انتاج اقل تكلفة )
تجنب التكاليف ( تحسين اإلنتاجية )
فرص جديدة لإليرادات
.1
.2
.3
كما ينبغي أن تناقش دراسة الجدوى استراتيجية تنفيذ المشروع من خالل تحديد عوامل النجاح الحاسمة للمشروع، وأصحاب
المصلحة، والمشروعات ذات الصلة التي قد تؤثر عليه، وأثر المشروع على المنظمة )مثل التوظيف(. وينبغي أن تعرض
االستراتيجية الخطوط العريضة لمجاالت العمل الرئيسية في المشروع والمعالم الرئيسية ذات الصلة، وتوفير الموارد
للمشروع، وإطار إدارة المشروع، بما في ذلك نموذج إدارة المشروع وخطة إدارة التغيير.
وأخيرا، ينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى خطة أولية لتحديد المخاطر وتحليلها والتخفيف من حدتها، وخطة اتصاالت تفصل
مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين، والوثائق المختلفة التي تم إنشاؤها من قبل کل مجموعة، وكذلك المعلومات التي
ستتلقاها کل مجموعة. باإلضافة إلى ذلك، البد من توفر مسرد المصطلحات الفريدة للمشروع ومالحق الدعم، مثل خطة
المخاطر عالية المستوى وخطة االتصاالت.
Change language