CIEL - Projektmanual - Forretningsgange og registreringssystemer ...
CIEL - Projektmanual - Forretningsgange og registreringssystemer ...
CIEL - Projektmanual - Forretningsgange og registreringssystemer ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>CIEL</strong> – ESFH-11-0051 Version: 1.2<br />
<strong>Forretningsgange</strong> <strong>og</strong> <strong>registreringssystemer</strong> Dato: 28/01/2012<br />
personer, som kan godkende udgifter i <strong>CIEL</strong>-projektet.<br />
Endvidere skal hver enkelt faktura være påført det kontonummer <strong>og</strong> det bilagsnummer,<br />
som er anvendt hos projektpartneren i eget b<strong>og</strong>holderi.<br />
Anvender en projektpartner elektronisk fakturahåndtering <strong>og</strong> elektronisk godkendelse af<br />
fakturaer, bør der som udgangspunkt udskrives en kopi af bilag, hvorpå der anføres<br />
godkendelse (underskrift), kontering <strong>og</strong> bilagsnummer i eget b<strong>og</strong>holderi.<br />
Alternativt kan der ved elektronisk godkendelse, udskrives skærmbillede, der viser<br />
godkendelse <strong>og</strong> kontoring. Anvendelse denne alternative dokumentation for godkendelse<br />
<strong>og</strong> kontering, skal d<strong>og</strong> godkendes særskilt af den eksterne administration (LXP).<br />
Ved småanskaffelser, som betales kontant, skal kvittering / bon gemmes <strong>og</strong> skal kopieres<br />
<strong>og</strong> uploades på samme måde som beskrevet nedenfor for almindelige eksterne fakturaer.<br />
Har medarbejdere haft udlæg som refunderes via kassefunktionen eller har<br />
medarbejderen fået et forskud fra kassen, skal kopi af kassebilag med underskrifter<br />
vedlægges. Refunderes udlæg via lønseddel skal medarbejderens lønseddel vedlægges<br />
som betalingsdokumentation. Refunderes medarbejdere direkte via overførsel af udlæg til<br />
medarbejdes bankkonto, skal overførslen dokumenteres på samme måde som ved<br />
betaling af eksterne fakturaer. Dette er beskrevet nedenfor.<br />
Den enkelte partner er ansvarlig for at sikre, at man i eget b<strong>og</strong>holderi har oprettet særskilt<br />
dimension, projektnummer, afdeling, gruppering eller lignende, hvor udgifter vedrørende<br />
<strong>CIEL</strong>-projektet registreres. Registrering af udgifter skal som minimum ske med samme<br />
detaljeringsgrad, som er anvendt i det godkendte budget. Dvs. det ikke er tilstrækkeligt at<br />
registrere alle afholdte udgifter på én konto i eget b<strong>og</strong>holderi, såfremt der i budgettet er<br />
anvendt flere konti.<br />
Ved afslutning af hver måned skal alle afholdte <strong>og</strong> betalte fakturaer uploades til<br />
www.campusnet.dtu.dk, som beskrevet i afsnit 6. Såfremt en faktura ikke er påført<br />
godkendelse, kontering <strong>og</strong> bilagsnummer, vil fakturaen ikke kunne medtages i<br />
projektregnskabet. Det anbefales, at projektpartnerne anvender det fakturaforklæde, som<br />
er udviklet i <strong>CIEL</strong>-projektet <strong>og</strong> som sikrer, at de nødvendige oplysninger vedrørende det<br />
enkelte bilag er tilstede i forbindelse med upload. Fakturaforklæde findes på<br />
www.campusnet.dtu.dk.<br />
Ved afslutning af hver måned skal der endvidere uploades en<br />
transaktionsliste/posteringsliste for måneden samt en resultatopgørelse (råbalance) for<br />
projektet. Disse anvendes i forbindelse med den eksterne administrations (LXP)<br />
afstemning af perioderegnskab til EBST <strong>og</strong> de hos partnerne registrerede eksterne<br />
udgifter.<br />
Det gælder, at alle udgifter skal være afholdt <strong>og</strong> betalt. I relation til dokumentation af<br />
betaling, skal hver partner sammen med fakturaerne uploade ekstern<br />
betalingsdokumentation. Som ekstern betalingsdokumentation anses kopi af kontoudt<strong>og</strong><br />
Side 18 af 26
Change language