Kontrol og afstemning ved anvendelse af IT ... - Fanø Kommune
Kontrol og afstemning ved anvendelse af IT ... - Fanø Kommune
Kontrol og afstemning ved anvendelse af IT ... - Fanø Kommune
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Kontrol</strong> <strong>og</strong> <strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>ved</strong> <strong>anvendelse</strong> <strong>af</strong> <strong>IT</strong>-systemer<br />
Sag 60.534 dok. 279.472<br />
Hjemmel<br />
I henhold til regulativ for <strong>Fanø</strong> kommunes kasse- <strong>og</strong> regnskabsvæsen fastsættes følgende regler for kontrol <strong>og</strong><br />
<strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>ved</strong> <strong>anvendelse</strong> <strong>af</strong> <strong>IT</strong>-systemer.<br />
Ansvar<br />
Kommunaldirektøren udpeger i samarbejde med den <strong>IT</strong>-ansvarlige en person til at være systemansvarlig. Den<br />
systemansvarlige skal sikre, at de foreskrevne kontrolfunktioner udføres, <strong>og</strong> skal sørge for, at der altid pr.<br />
system foreligger en ajourført oversigt over, hvilke personer / personkredse der skal udføre de foreskrevne<br />
kontrolfunktioner. Se dokument Dataejere – system ansvar.<br />
Af hensyn til fastlæggelse <strong>af</strong> et ensartet kontrolniveau skal <strong>anvendelse</strong>n <strong>af</strong> <strong>IT</strong>-systemer tilrettelægges <strong>af</strong> den<br />
systemansvarlige i samarbejde med Økonomien.<br />
Formål<br />
<strong>IT</strong>-kontrol skal være med til at skabe tillid til de benyttede <strong>IT</strong>-systemer. De vigtigste formål er at:<br />
sikre en hensigtsmæssig <strong>og</strong> betryggende <strong>anvendelse</strong> <strong>af</strong> <strong>IT</strong>-systemerne<br />
sikre korrekt sammenhæng mellem inddata, data i registrene <strong>og</strong> uddata, samt mellem ind- <strong>og</strong><br />
udbetalinger <strong>og</strong> regnskabsføring<br />
forhindre svig<br />
beskytte personalet mod uberettiget mistanke<br />
Generelt<br />
Forretningsgangsbeskrivelsen er gældende for samtlige udbetalings- <strong>og</strong> opkrævningssystemer som anvendes i<br />
kommunen.<br />
Den systemansvarliges opgaver<br />
Den systemansvarlige opgaver er følgende:<br />
tilrettelægge, beskrive <strong>og</strong> ajourføre forretningsgangen for brugen <strong>af</strong> systemet <strong>og</strong> i samråd med det<br />
enkelte område fastlægge niveauet for den interne kontrol<br />
ansvar for at forretningsgangsbeskrivelser <strong>og</strong> tilhørende bilag efterleves<br />
sikre, at der mindst een gang om året foretages kontrol <strong>af</strong> de data i et system, der <strong>ved</strong>rører personer,<br />
der er autoriseret til at indberette til systemet<br />
godkende ændringer i bruger- <strong>og</strong> satsregistre<br />
i tilfælde <strong>af</strong> at opkrævningssystemer anvendes til udbetalinger tilrettelægges en intern kontrol der sikre<br />
at tilbagebetalingen fremsendes til de rette modtagere<br />
De interne kontroller som den systemansvarlige skal udføre, skal dokumenteres <strong>ved</strong> dato <strong>og</strong> initialer på <strong>IT</strong>materialet.<br />
Dokumentationskontrol<br />
Udbetalingssystemer<br />
Formål<br />
at forhindre svig<br />
at beskytte personalet mod uberettiget mistanke<br />
Omfang/metoder<br />
Dokumentationskontrollen udføres <strong>af</strong> personer udpeget <strong>af</strong> systemansvarlige. Dokumentationskontrollen skal<br />
være personmæssigt adskilt fra indberetnings- <strong>og</strong> sagsbehandlingsfunktioner i de enkelte systemer. Det må
Sag 60.534 dok. 279.472<br />
<strong>ved</strong> påtegning <strong>af</strong> grundmaterialet <strong>og</strong> kontrol- <strong>og</strong> revisionslisten dokumenteres, at der er personmæssig<br />
adskillelse mellem indberetnings- <strong>og</strong> kontrolfunktionen.<br />
<strong>Kontrol</strong>len kan ikke udføres <strong>ved</strong> stikprøver.<br />
<strong>Kontrol</strong>len foretages udfra lister med oplysning om tilgang, samt ændring øvrige ændringer eks. <strong>af</strong><br />
bankkontonummer.<br />
<strong>Kontrol</strong>lanten skal sikre sig, at samtlige lister til brug for kontrollen er modtaget<br />
lister for dokumentationskontrol<br />
kontrol- <strong>og</strong> revisionslister<br />
legalitetslister<br />
<strong>Kontrol</strong>len omfatter tilgange <strong>af</strong> personer m.v., inkl. deres bankkontonummer <strong>og</strong> ændringer <strong>af</strong><br />
bankkontonummer <strong>ved</strong> udbetaling uden om NemKontoSystemet.<br />
<strong>Kontrol</strong>len udføres <strong>ved</strong> at sammenholde grundmateriale (ansøgning/anmodning om overførsel til bank) med<br />
lister for dokumentationskontrol.<br />
Den foretagne dokumentationskontrol skal kunne dokumenteres <strong>ved</strong> dato <strong>og</strong> initialer på <strong>IT</strong>-materialet.<br />
Hvis kontrollanten ikke kan godkende en indberetning, evt. <strong>ved</strong> manglende grundmateriale, skal dette straks<br />
meldes til den systemansvarlige.<br />
Opkrævningssystemer<br />
Formål<br />
at alle relevante personer m.v. er rigtigt optaget i registrene. F.eks. debitorer.<br />
at ingen uberettiget slettes fra et register, eller fjernes midlertidigt, når opkrævninger udskrives <strong>og</strong><br />
sendes.<br />
at eventuelle tilbagebetalinger <strong>af</strong> for meget opkrævet fremsendes til de rette modtagere.<br />
Omfang/metoder<br />
Personer med opkrævnings- <strong>og</strong> kassererfunktioner må ikke have indberetningsmulighed til stamregistre i<br />
opkrævningssystemer.<br />
I tilfælde <strong>af</strong> at opkrævningssystemer anvendes til udbetalinger foretages kontrol <strong>af</strong> at tilbagebetalinger<br />
fremsendes til de rette modtagere.<br />
Kvalitetskontrol<br />
Formål<br />
Kvalitetskontrollen skal sikre kvaliteten <strong>og</strong> den gode formelle orden i det udførte arbejde <strong>og</strong> lægger<br />
ho<strong>ved</strong>vægten på kontrol <strong>og</strong> <strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>af</strong> uddatamateriale.<br />
Omfang/metoder<br />
<strong>Kontrol</strong>len udføres <strong>af</strong> personer udpeget <strong>af</strong> systemansvarlige.<br />
<strong>Kontrol</strong> <strong>og</strong> <strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>af</strong> uddatamaterialet udføres efter anvisningerne i brugervejledningen <strong>og</strong> omfatter bl.a.<br />
100% kontrol<br />
gennemgang <strong>af</strong> advis-, kontrol- <strong>og</strong> fejllister<br />
fejlrettelser<br />
<strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>af</strong> tilhørende mellemregningskonti<br />
Stikprøvekontrol<br />
kontrol <strong>af</strong> beløb<br />
kontrol <strong>af</strong> virkningsdatoer for tilgange <strong>og</strong> <strong>af</strong>gange<br />
kontrol <strong>af</strong> indberettede stamoplysninger
Sag 60.534 dok. 279.472<br />
Såfremt brugervejledningen ikke er dækkende, bør der ske en nærmere beskrivelse <strong>af</strong> hvert punkt.<br />
Personer, der kontrollerer uddatamateriale, skal sikre, at de har modtaget alt relevant materiale.<br />
Der skal foretages notering om den udførte kontrol. Noteringen skal sikre, at der ikke udføres dobbeltarbejde,<br />
at den systemansvarlige kan føre tilsyn med, at den foreskrevne forretningsgang er fulgt, <strong>og</strong> at behovet for<br />
kontrol løbende kan vurderes.<br />
Hvis kvalitetskontrol ikke udføres i henhold til bestemmelserne skal dette straks meddeles den<br />
systemansvarlige.<br />
Checks, giroanvisninger <strong>og</strong> lignende opbevares i Økonomi eller på anden betryggende måde <strong>og</strong> adskilt fra de<br />
medarbejdere, som har adgang til at indrapportere data til det respektive <strong>IT</strong>-system.<br />
Arkivering<br />
<strong>IT</strong>-materialet arkiveres i henhold til gældende bestemmelser.<br />
Godkendt indberetningsmateriale samt materiale, der er anvendt til <strong>og</strong> forsynet med påtegning om foretagne<br />
kontroller <strong>og</strong> <strong><strong>af</strong>stemning</strong>er, skal d<strong>og</strong> mindst forblive arkiveret, indtil regnskabet er godkendt <strong>og</strong> revideret.<br />
Ikr<strong>af</strong>ttræden<br />
Reglerne træder i kr<strong>af</strong>t august 2008<br />
Afdelingsleder Mette Udsen<br />
Bilag til retningslinier for kontrol/<strong><strong>af</strong>stemning</strong> <strong>ved</strong> <strong>anvendelse</strong> <strong>af</strong> <strong>IT</strong>-systemer<br />
System:<br />
Arbejds- <strong>og</strong> kontrolfunktioner Personer/<br />
personkreds<br />
Dokumentationskontrol<br />
100% kontrol (gælder kun for udbetalinger, der<br />
ikke benytter NEMKonto-systemet.)<br />
Tilgange <strong>af</strong> nye<br />
personer,inkl.bankkontonummer<br />
Ændring <strong>af</strong> bank- girokontonummer<br />
Sammenholde gyldig dokumentation<br />
(indberetningsmateriale) med uddata<br />
fra <strong>Kommune</strong>data<br />
- lister for dokumentationskontrol<br />
- kontrol- <strong>og</strong> revisionslister<br />
- legalitetslister<br />
Kvalitetskontrol<br />
100% kontrol:<br />
Inddata:<br />
Inddatamateriale skal være forsynet<br />
med påtegning for godkendt<br />
dokumentation<br />
Uddata:<br />
Uddata skal modtages fra den centrale
poståbning<br />
<strong>Kontrol</strong> <strong>af</strong> alt edb-materiale er<br />
modtaget<br />
Gennemgang <strong>af</strong> advis-, kontrol <strong>og</strong><br />
fejllister<br />
Fejlrettelser<br />
Afstemning <strong>af</strong> tilhørende<br />
mellemregningskonti<br />
Stikprøvekontrol<br />
Arkivering<br />
Datering<br />
<strong>Kontrol</strong> <strong>af</strong> beløb til udbetaling<br />
<strong>Kontrol</strong> <strong>af</strong> virkningsdatoer for<br />
tilgange/<strong>af</strong>gange<br />
<strong>Kontrol</strong> <strong>af</strong> indberettede<br />
stamoplysninger<br />
Underskrift systemansvarlig<br />
Sag 60.534 dok. 279.472
Change language