Bestyrelsens beretning for 12. maj 2012-25.maj 2013 - Alboa

BERETNING 2012-2013
Info-afdelingen
Et travlt og spændende år har præget afdelingens arbejde.
Infoafdelingens opgaver er en blandet
landhandel - masser af langtidsprojekter
og mange ad hoc opgaver,
meget ofte med ultra korte deadlines,
der giver sved på panden og
ind imellem søvnløse nætter, men
også nerve i jobbet og som regel -
en spændende hverdag i ALBOA.
HJEMMESIDEN
Den nye hjemmeside gik i luften
den 1. november 2012 - og arbejdet
med at opbygge siden har naturligvis
fyldt en del i vores arbejde. Påfyldning
af forskellige informationer
pågår stadig.
Vi har rigtig mange ideer og ønsker
til hjemmesiden, bl.a. at den vil
kunne bruges meget mere aktivt
til ”selvbetjening” af forskellige
henvendelser til administrationen,
reservering og betaling af leje af
selskabslokaler og gæsteværelser.
Men også til mere afdelingsrelateret
information, udbygning og
støtte for beboerdemokratiet - evt.
i forbindelse med etablering af et
intranet.
Desværre er der nogle tekniske forhindringer
i forhold til vores IT-system,
der skal løses først, men der
arbejdes på sagen.
Referater
Nogle af de ting som er blevet tilgængelige
er referater fra henholdsvis
afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder,
ligesom referaterne
fra repræsentantskabsmøder og
organisationsbestyrelsesmøder allerede
ligger på siden.
Alle afdelingsbestyrelser skal blot
indsende deres referat på e-mailadressen:
referat@alboa.dk - så
lægger ledelsessekretariatet refe-
raterne på hjemmesiden. Man kan
naturligvis også sende det med almindelig
post til administrationen.
Budgetter og regnskaber
Afdelingernes budgetter og regnskaber
er også at finde på hjemmesiden
- vel at mærke det fulde
budget og regnskab.
Økonomiafdelingen udsender stadig
de reducerede budgetter og
regnskaber i forbindelse med afdelingsmøderne,
men dem, der ønsker
at se de detaljerede tal, kan altså
hente dem på alboa.dk.
Plantegninger på hjemmesiden
Vi arbejder intenst på at få flere,
plantegninger lagt på hjemmesiden.
Hidtil har infoafdelingen rentegnet
gamle HAB afdelinger, mens VAs
afdelinger bliver lavet eksternt.
I skrivende stund er vi ved at se på,
om vi kan ændre i denne arbejdsgang,
så der kommer lidt mere
skred i færdiggørelse af tegningerne.
Nogle af de ældre afdelinger er lidt
af en udfordring, da vi ikke har det
grundmateriale - vi skal bruge til at
tegne efter.
Konkurrence
BL Danmarks almene boliger har
udskrevet en konkurrence om ”Bedste
boligorganisation på nettet”, og
bestyrelsen har besluttet, at vi skal
deltage i konkurrencen.
Det er ingeniørfirmaet Rambøll’s
management konsulenter, der står
for vurderingen af de deltagende
hjemmesider. Alboa.dk blev screenet
af Rambøll i uge 11, 2013.
Hovedvægten på screeningen ligger
på flg. observationer:
f Navigation på siden.
f Brugervenlighed.
f Åbenhed og nytteværdi.
Konkurrencen er opdelt i to kategorier:
Boligorganisationer med under
5.000 boliger og boligorganisationer
fra 5.000 boliger og op.
Der uddeles fra 0 til 5 ”net-stjerner”.
På baggrund af screeningen
nomineres tre boligorganisationer
i hver kategori til titlen ”Bedste
boligorganisation på nettet 2013”.
Vinderne vil blive kåret på BL’s Forvaltningskonference
i august.
ANDRE OPGAVER
ADMINISTRATIONEN
ID- og visitkort
Alle ejendomsfunktionærer og inspektører
har nu fået både ID- og
visitkort, det gælder fastansatte,
afløsere og elever.
ID kortene er plastikkort, og holdbarheden
skulle være væsentlig
bedre end de laminerede papkort,
vi selv kan lave.
Udsendelse af kortene blev fulgt op
af en artikel i beboerbladet ALBOA
Inside, så beboerne ved, at de kan
forlange at se et ID-kort, hvis de er
i tvivl om, hvem der vil ind i deres
bolig.
Husordener
Der dukker stadig husordener op,
som skal laves i det nye layout - så
det pågår stadig i en jævn strøm.
Der er foretaget en del ændringer i
ordlyden rundt omkring, så mange
ordensregler er allerede revideret -
ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS | 63