Mail med stil - Omatskrive.dk

kommunikation
FORMULERINGEN
GØR EN FORSKEL
Hvis du skriver…
Har du indført rettelserne?
… er det ikke muligt at indlæse, om afsenderen
er glad, nysgerrig, utålmodig
eller sur i denne sætning. Modtageren
vil søge efter en sindsstemning, og når
der ikke er nogen, vil det oftest blive tolket
som en rykker eller irettesættelse.
Hvis du skriver …
Hvornår indfører du rettelserne, så
vi kan komme videre?
… er betoningen anderledes. Nogle
vil føle sig irettesat og føle sig som
stopklods for det videre forløb. Andre vil
blot læse sidste del af sætningen som
et motiv for at spørge og måske tage emailen
som en venlig opfordring.
Hvis du skriver…
Tror du snart, du har mulighed for
at indføre rettelserne?
… er det den besked, de fleste bedst
kan lide. Her lægger afsenderen op til,
at modtageren selv er herre over sin tid.
(Kilde: Anne Riber Jarvad, Bro
Kommunikation)
5 TIP OM TONEN I EMAIL
1. Begynd og slut passende. Spejl din
modtager, så du hverken bliver for
formel eller for uformel.
2. Skriv, næsten som du ville tale til den
pågældende. Selvfølgelig er private
og interne e-mail mere personlige end
e-mail til kunder. Pas dog på med morsomheder
og sarkasme.
3. Tag det roligt. Hvis du er sur, så vent
med at sende til næste dag. Skriv
aldrig noget i en e-mail, du ikke ville
skrive i et brev.
4. Skriv korrekt.
5. Pas på med, hvad du vedhæfter. Hvis
det ikke er vedkommende for sagen, så
slet de vedhæftede filer, så modtageren
ikke skal bruge tid på at åbne dem.
Kilde: Per Salling, www.omatskrive.dk
26 HK PRIVATBLADET JANUAR 2008
AF KIRA S. ORLOFF / FOTO SCANPIX
M@il med stil
Kommuniker mere professionelt og målrettet,
når du sender elektronisk post
”Smagfuldt Brevpapir er et kendetegn
på fin Dannelse; ved smagfuldt
Brevpapir forstår man Papirark og Konvolutter
af bedste Kvalitet.”
Sådan skriver Emma Gad i bogen ”Man
skal aldrig …” fra 1886. Det er ikke til at
vide, hvad fru Emma Gad ville synes om
e-mail som kommunikationsform. Videre
smagfuld er den ikke, vel næppe heller
udpræget elegant. Og takt og tone forsømmes
i hvert fald! Men ved at tænke os om og
holde os til nogle få retningslinjer, kan vi få
pli på mailen.
- Det handler om at tage sin egen medicin.
De mails, du selv bliver irriteret over at
modtage, skal du selvfølgelig lade være at
sende, siger Anne Riber Jarvad, konsulent i
Bro Kommunikation. Og så skal man være
opmærksom på, hvordan man formulerer
sig, for modtageren er meget tilbøjelig til
at indlæse sindsstemninger i en e-mail.
- E-mails er sådan en krydsning mellem
en samtale og et brev, og man forventer
som modtager at kunne aflæse, hvilken
stemning beskeden er sendt i, siger Anne
Riber Jarvad, der blandt andet underviser i
at ’få styr på mailen’.
En meget kort besked kan nemt komme
til at virke sur, så man skal sørge for at være
mere ordrig, end man måske ville være på
et stykke hvidt papir.
- Man kan sagtens skrive en mail og
have en positiv tone i hovedet uden at formå
at få den frem på skrift. Det kan være
en mail, hvor du kort og godt skrive ’tak’,
og mener det med den største hjertevarme.
Men beskeden kan virke stødende på modtageren,
fordi den er så kort, siger Anne Riber
Jarvad.
Et af de emner, hvor man skal passe særligt
på, er, hvis man beder modtageren om at
gøre noget for sig. Hvis det foregår mundtligt,
kan man se og høre, hvordan modtageren
reagerer og nå at ændre strategi eller modificere
lidt. Det kan man ikke via e-mail.
- Man har et skud i bøssen, og derfor
skal man altså overveje, hvordan man bruger
det, siger Anne Riber Jarvad.
Der er selvfølgelig forskel på e-mails. Ind
i mellem bruger man dem til små hurtige aftaler
som, ’skal vi mødes i kantinen om fem
minutter’, hvor man ikke behøver at tænke
så meget over formuleringer og korrekturlæsning.
Andre gange skriver man e-mails,
der skal sendes ud af huset. Og det er særligt
her, man skal være varsom.
For kommunikationskonsulent Per Salling,
der har skrevet bogen ”Bedre breve.
Bedre e-mails”, er der ikke den store forskel
på et brev på et stykke papir og et brev
på en skærm. Han anbefaler, at tonen i en
e-mail er som i et brev, når man starter en
mailkorrespondance med for eksempel en
kunde. Forretningsmæssig og venlig. Derefter
er det en god idé at lytte til kunden og
tilpasse sig hendes tone. Hvis du er startet
med at skrive ”Kære”, og kunden vender
tilbage med ”Hej”, bør du også bruge det
i den videre kommunikation med den pågældende
kunde.
- Ellers føles det lidt ligesom at gå ind
i en fin forretning på Strøget og sige ”du”
til ekspedienten, som derefter tiltaler dig
”De”, siger Per Salling.
For Emma Gad ville der nok være en vis
forskel på et brev og en e-mail. Eller som
hun selv udtrykker det: ”Kun een Hovedregel
for alt menneskeligt Samkvem bliver
aldrig forældet: Det er den at handle mod
sine Medmennesker ud fra et godt Hjerte”
- også via e-mail.

10 TIP TIL BEDRE E-MAIL
1. Skriv en sigende overskrift.
2. Organisér brødteksten typografisk.
3. Vær seriøs.
4. Fat dig i korthed.
5. Undgå stave- og slåfejl.
6. Fortæl modtagerne, hvad de skal gøre.
7. Træk de vigtigste ting frem.
8. Husk de vedhæftede filer.
9. Send de rigtige oplysninger - og til de
rigtige modtagere.
10. Udvis ”rettidig omhu”. Hvis det er vigtigt,
at budskabet bliver opfattet, er det af-
senderens ansvar at sende det på en
måde og på et tidspunkt, så modtageren
ikke kan undgå at opfatte det rettidigt. En
oplysning om lokaleflytning to minutter
inden et møde skal således ikke sendes
via mail.
FÅ EN E-MAIL-POLITIK
Hvis I ikke allerede har en internet- og
mailpolitik på din arbejdsplads, kan det
være en god idé at tage initiativ til at få
det. Den kan indeholde punkter som:
• Hvem skal svare på dine e-mail, hvis du
er ude at rejse, syg eller fraværende af
andre årsager?
• Hvor hurtigt skal de elektroniske henvendelser
besvares og på hvilken måde?
• Hvordan skal e-mail arkiveres?
• Må internettet og e-mail bruges privat i
arbejdstiden?
• Må medarbejderes brug af internettet og
e-mail kontrolleres?
• Hvordan skal tonen i e-mail, der går ud til
kunder, være?
Se mere på www.arbejdsmiljoeportalen.dk
xxx | xxx
HK PRIVATBLADET JANUAR 2008 27