Mail med stil - Omatskrive.dk

omatskrive.dk

Mail med stil - Omatskrive.dk

kommunikation

FORMULERINGEN

GØR EN FORSKEL

Hvis du skriver…

Har du indført rettelserne?

… er det ikke muligt at indlæse, om afsenderen

er glad, nysgerrig, utålmodig

eller sur i denne sætning. Modtageren

vil søge efter en sindsstemning, og når

der ikke er nogen, vil det oftest blive tolket

som en rykker eller irettesættelse.

Hvis du skriver …

Hvornår indfører du rettelserne, så

vi kan komme videre?

… er betoningen anderledes. Nogle

vil føle sig irettesat og føle sig som

stopklods for det videre forløb. Andre vil

blot læse sidste del af sætningen som

et motiv for at spørge og måske tage emailen

som en venlig opfordring.

Hvis du skriver…

Tror du snart, du har mulighed for

at indføre rettelserne?

… er det den besked, de fleste bedst

kan lide. Her lægger afsenderen op til,

at modtageren selv er herre over sin tid.

(Kilde: Anne Riber Jarvad, Bro

Kommunikation)

5 TIP OM TONEN I EMAIL

1. Begynd og slut passende. Spejl din

modtager, så du hverken bliver for

formel eller for uformel.

2. Skriv, næsten som du ville tale til den

pågældende. Selvfølgelig er private

og interne e-mail mere personlige end

e-mail til kunder. Pas dog på med morsomheder

og sarkasme.

3. Tag det roligt. Hvis du er sur, så vent

med at sende til næste dag. Skriv

aldrig noget i en e-mail, du ikke ville

skrive i et brev.

4. Skriv korrekt.

5. Pas på med, hvad du vedhæfter. Hvis

det ikke er vedkommende for sagen, så

slet de vedhæftede filer, så modtageren

ikke skal bruge tid på at åbne dem.

Kilde: Per Salling, www.omatskrive.dk

26 HK PRIVATBLADET JANUAR 2008

AF KIRA S. ORLOFF / FOTO SCANPIX

M@il med stil

Kommuniker mere professionelt og målrettet,

når du sender elektronisk post

”Smagfuldt Brevpapir er et kendetegn

på fin Dannelse; ved smagfuldt

Brevpapir forstår man Papirark og Konvolutter

af bedste Kvalitet.”

Sådan skriver Emma Gad i bogen ”Man

skal aldrig …” fra 1886. Det er ikke til at

vide, hvad fru Emma Gad ville synes om

e-mail som kommunikationsform. Videre

smagfuld er den ikke, vel næppe heller

udpræget elegant. Og takt og tone forsømmes

i hvert fald! Men ved at tænke os om og

holde os til nogle få retningslinjer, kan vi få

pli på mailen.

- Det handler om at tage sin egen medicin.

De mails, du selv bliver irriteret over at

modtage, skal du selvfølgelig lade være at

sende, siger Anne Riber Jarvad, konsulent i

Bro Kommunikation. Og så skal man være

opmærksom på, hvordan man formulerer

sig, for modtageren er meget tilbøjelig til

at indlæse sindsstemninger i en e-mail.

- E-mails er sådan en krydsning mellem

en samtale og et brev, og man forventer

som modtager at kunne aflæse, hvilken

stemning beskeden er sendt i, siger Anne

Riber Jarvad, der blandt andet underviser i

at ’få styr på mailen’.

En meget kort besked kan nemt komme

til at virke sur, så man skal sørge for at være

mere ordrig, end man måske ville være på

et stykke hvidt papir.

- Man kan sagtens skrive en mail og

have en positiv tone i hovedet uden at formå

at få den frem på skrift. Det kan være

en mail, hvor du kort og godt skrive ’tak’,

og mener det med den største hjertevarme.

Men beskeden kan virke stødende på modtageren,

fordi den er så kort, siger Anne Riber

Jarvad.

Et af de emner, hvor man skal passe særligt

på, er, hvis man beder modtageren om at

gøre noget for sig. Hvis det foregår mundtligt,

kan man se og høre, hvordan modtageren

reagerer og nå at ændre strategi eller modificere

lidt. Det kan man ikke via e-mail.

- Man har et skud i bøssen, og derfor

skal man altså overveje, hvordan man bruger

det, siger Anne Riber Jarvad.

Der er selvfølgelig forskel på e-mails. Ind

i mellem bruger man dem til små hurtige aftaler

som, ’skal vi mødes i kantinen om fem

minutter’, hvor man ikke behøver at tænke

så meget over formuleringer og korrekturlæsning.

Andre gange skriver man e-mails,

der skal sendes ud af huset. Og det er særligt

her, man skal være varsom.

For kommunikationskonsulent Per Salling,

der har skrevet bogen ”Bedre breve.

Bedre e-mails”, er der ikke den store forskel

på et brev på et stykke papir og et brev

på en skærm. Han anbefaler, at tonen i en

e-mail er som i et brev, når man starter en

mailkorrespondance med for eksempel en

kunde. Forretningsmæssig og venlig. Derefter

er det en god idé at lytte til kunden og

tilpasse sig hendes tone. Hvis du er startet

med at skrive ”Kære”, og kunden vender

tilbage med ”Hej”, bør du også bruge det

i den videre kommunikation med den pågældende

kunde.

- Ellers føles det lidt ligesom at gå ind

i en fin forretning på Strøget og sige ”du”

til ekspedienten, som derefter tiltaler dig

”De”, siger Per Salling.

For Emma Gad ville der nok være en vis

forskel på et brev og en e-mail. Eller som

hun selv udtrykker det: ”Kun een Hovedregel

for alt menneskeligt Samkvem bliver

aldrig forældet: Det er den at handle mod

sine Medmennesker ud fra et godt Hjerte”

- også via e-mail.


10 TIP TIL BEDRE E-MAIL

1. Skriv en sigende overskrift.

2. Organisér brødteksten typografisk.

3. Vær seriøs.

4. Fat dig i korthed.

5. Undgå stave- og slåfejl.

6. Fortæl modtagerne, hvad de skal gøre.

7. Træk de vigtigste ting frem.

8. Husk de vedhæftede filer.

9. Send de rigtige oplysninger - og til de

rigtige modtagere.

10. Udvis ”rettidig omhu”. Hvis det er vigtigt,

at budskabet bliver opfattet, er det af-

senderens ansvar at sende det på en

måde og på et tidspunkt, så modtageren

ikke kan undgå at opfatte det rettidigt. En

oplysning om lokaleflytning to minutter

inden et møde skal således ikke sendes

via mail.

FÅ EN E-MAIL-POLITIK

Hvis I ikke allerede har en internet- og

mailpolitik på din arbejdsplads, kan det

være en god idé at tage initiativ til at få

det. Den kan indeholde punkter som:

• Hvem skal svare på dine e-mail, hvis du

er ude at rejse, syg eller fraværende af

andre årsager?

• Hvor hurtigt skal de elektroniske henvendelser

besvares og på hvilken måde?

• Hvordan skal e-mail arkiveres?

• Må internettet og e-mail bruges privat i

arbejdstiden?

• Må medarbejderes brug af internettet og

e-mail kontrolleres?

• Hvordan skal tonen i e-mail, der går ud til

kunder, være?

Se mere på www.arbejdsmiljoeportalen.dk

xxx | xxx

HK PRIVATBLADET JANUAR 2008 27

More magazines by this user
Similar magazines