Drejebog for planlægning af rejser og studieture.pdf - Ida
Drejebog for planlægning af rejser og studieture.pdf - Ida
Drejebog for planlægning af rejser og studieture.pdf - Ida
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Drejeb<strong>og</strong></strong> <strong>for</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> <strong>rejser</strong><br />
<strong>og</strong> <strong>studieture</strong><br />
– Sådan kommer du godt i gang!<br />
December 2011
<strong>Drejeb<strong>og</strong></strong> <strong>for</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> <strong>rejser</strong> <strong>og</strong> <strong>studieture</strong> 3<br />
Indhold<br />
Introduktion ...................................................................................................................................................................... 4<br />
Bestilling <strong>og</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> rejsen ................................................................................................................................ 4<br />
Rejse<strong>for</strong>sikring .................................................................................................................................................................. 4<br />
Markedsføring <strong>af</strong> rejsen ................................................................................................................................................... 5<br />
Tilmelding ......................................................................................................................................................................... 5<br />
Prisfastsættelse ................................................................................................................................................................. 5<br />
Betaling <strong>og</strong> økonomi ........................................................................................................................................................ 6<br />
In<strong>for</strong>mation til deltagerne om rejsen ............................................................................................................................. 6<br />
Efter mødet / Evaluering ................................................................................................................................................. 6<br />
Tips <strong>og</strong> gode råd ............................................................................................................................................................... 6<br />
Egne notater ...................................................................................................................................................................... 8
4<br />
Introduktion<br />
Mange IDA-enheder har erfaring med studie<strong>rejser</strong><br />
<strong>for</strong> medlemmerne – enten med et fagligt, kulturelt<br />
eller socialt sigte – mulighederne er mange.<br />
Ønsker din IDA-enhed at planlægge en<br />
studierejse <strong>for</strong> medlemmerne, kan du med denne<br />
drejeb<strong>og</strong> få gode idéer <strong>og</strong> hjælp til at huske det<br />
hele.<br />
Dette værktøj indeholder <strong>og</strong>så beskrivelser <strong>af</strong><br />
rammerne <strong>for</strong> samarbejdet med IDAs<br />
administration.<br />
Vi glæder os til samarbejdet <strong>og</strong> ønsker god<br />
arbejdslyst!<br />
Bestilling <strong>og</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> rejsen<br />
Af juridiske <strong>og</strong> <strong>for</strong>sikringstekniske årsager kan<br />
IDA ikke figurere som ansvarshavende<br />
rejsearrangør.<br />
Vær opmærksom på at IDAs administration ikke<br />
kan bistå med bestilling <strong>af</strong> rejsen. Rejsemarkedet<br />
bygger på mange <strong>og</strong> skiftende betingelser <strong>og</strong><br />
<strong>for</strong>udsætninger, <strong>og</strong> IDA har ikke den <strong>for</strong>nødne<br />
kompetence på området.<br />
Vi anbefaler at du kontakter et rejsebureau, <strong>og</strong><br />
lader bureauet hjælpe dels med <strong>planlægning</strong>en <strong>og</strong><br />
dels med bestilling <strong>af</strong> rejsen, idet de har de bedste<br />
<strong>for</strong>udsætninger her<strong>for</strong>.<br />
Lav desuden en <strong>af</strong>tale med rejsebureauet om<br />
udsendelse <strong>af</strong> billetter, pr<strong>og</strong>ram <strong>for</strong> rejsen, samt<br />
individuel tilmelding <strong>og</strong> eventuelt fakturering (se<br />
side 5 <strong>og</strong> 6).<br />
Vi kan fx anbefale ViaTravel, viatravel.dk, Tlf.<br />
70708001, som administrationen generelt har god<br />
erfaring med <strong>og</strong> som benyttes i mange andre IDAsammenhænge.<br />
Det er vigtigt at der købes en samlet pakke, hvor<br />
både transport <strong>og</strong> overnatning indgår, idet dette<br />
er en <strong>for</strong>udsætning <strong>for</strong> at Rejsegarantifonden.dk<br />
giver erstatning ved eventuelt manglende<br />
levering.<br />
Vær desuden opmærksom på at studie<strong>rejser</strong>, <strong>for</strong><br />
de fagtekniske enheder, skal indeholde væsentlige<br />
elementer med teknisk/fagligt indhold<br />
iflg. ”retningslinjer <strong>for</strong> anvendelse <strong>af</strong> IDAs<br />
midler”.<br />
Rejse<strong>for</strong>sikring<br />
Rejse<strong>for</strong>sikring(er) er et anliggende mellem<br />
arrangør <strong>og</strong> rejsebureau. Vær igen opmærksom<br />
på at IDA ikke har <strong>for</strong>sikringer, der dækker<br />
medlemmers deltagelse i studie<strong>rejser</strong>.<br />
Vær meget opmærksom på hvorvidt rejse- <strong>og</strong><br />
hjemrejse<strong>for</strong>sikring er inkluderet i den købte<br />
pakke. Hvis det ikke er tilfældet, skal deltagerne<br />
op<strong>for</strong>dres til at tegne en individuel rejse<strong>for</strong>sikring.
<strong>Drejeb<strong>og</strong></strong> <strong>for</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> <strong>rejser</strong> <strong>og</strong> <strong>studieture</strong> 5<br />
Rejse<strong>for</strong>sikringer kan tegnes hos fx<br />
Europæiske Rejse<strong>for</strong>sikring.dk eller Gouda<br />
Rejse<strong>for</strong>sikring.dk.<br />
Du kan læse mere om <strong>rejser</strong> <strong>og</strong><br />
rejse<strong>for</strong>sikringer på <strong>for</strong>brugerrådets<br />
hjemmeside,<br />
<strong>for</strong>brugerraadet.dk/tema/rejsetema<br />
Husk <strong>og</strong>så at det gule sygesikringskort ikke<br />
længere dækker hjemtransport.<br />
Læs mere om rejse<strong>for</strong>sikring <strong>og</strong> det gule<br />
sygesikringskort på borger.dk<br />
Markedsføring <strong>af</strong> rejsen<br />
Din netværkskoordinator står <strong>for</strong> oprettelse <strong>af</strong><br />
rejsen i IDAs mødesystem <strong>og</strong> annoncering.<br />
I <strong>for</strong>bindelse med annonceringen skal du<br />
udarbejde en færdig annoncetekst, som sendes til<br />
netværkskoordinatoren. Følgende data bør<br />
fremgå <strong>af</strong> teksten:<br />
til- <strong>og</strong> <strong>af</strong>meldingsfrist<br />
antal pladser<br />
pris <strong>for</strong> deltagelse samt en beskrivelse <strong>af</strong> hvad<br />
prisen dækker<br />
mødested<br />
lad det <strong>og</strong>så fremgå, at spørgsmål om rejsen skal<br />
rettes til rejsebureauet eller arrangøren<br />
Vær opmærksom på at være i god tid med<br />
annoncering under hensyntagen til særlige <strong>af</strong>- <strong>og</strong><br />
tilmeldingsfrister.<br />
Det er altid en god idé at sprede budskabet<br />
gennem flere kanaler. Som udgangspunkt<br />
annonceres i mødekalenderen på ida.dk <strong>og</strong> din<br />
enheds hjemmeside, via udsendelse <strong>af</strong><br />
nyhedsmails til enhedens medlemmer samt<br />
eventuelt annoncering i Ingeniøren.<br />
Hvis du ønsker at markedsføre rejsen yderligere,<br />
kan du få idéer i Markedsføringsguiden, men du<br />
er <strong>og</strong>så meget velkommen til at kontakte din<br />
netværkskoordinator.<br />
Tilmelding<br />
Din netværkskoordinator sørger <strong>for</strong> oprettelse <strong>af</strong><br />
rejsen i IDAs mødesystem, men tilmelding til<br />
rejsen skal <strong>for</strong>egå direkte til arrangør eller<br />
rejsebureau. Dette <strong>for</strong> at sikre at arrangør(erne) <strong>og</strong><br />
rejsebureauet får alle nødvendige in<strong>for</strong>mationer<br />
om deltagerne. Det er fx vigtigt at rejsedeltagerne<br />
opgiver samme navn som anført i passet.<br />
Inden <strong>af</strong>rejsen sender arrangøren eller<br />
rejsebureauet en endelig deltagerliste til<br />
netværkskoordinatoren, som derefter registrerer<br />
deltagerne i IDAs mødetilmeldingssystem.<br />
Det er vigtigt at rejsedeltagerne oplyser deres email<br />
adresser, da der efter rejsen udsendes<br />
elektronisk evalueringsskema.<br />
Prisfastsættelse<br />
Ved prisfastsættelse <strong>af</strong> studie<strong>rejser</strong> <strong>og</strong> tilskud til<br />
samme bør der udvises ansvarlighed ved<br />
anvendelse <strong>af</strong> IDA midler. Ikke-medlemmer<br />
opkræves de budgetterede omkostninger <strong>for</strong><br />
turen.<br />
For studie<strong>rejser</strong> arrangeret <strong>af</strong> de fagtekniske<br />
selskaber anbefaler IDA, at der maximalt gives
6<br />
tilskud til medlemmer svarende til 40 pct. <strong>af</strong> årligt<br />
medlemskontingent.<br />
Betaling <strong>og</strong> økonomi<br />
Betaling <strong>for</strong> rejsen <strong>og</strong> dermed udsendelse <strong>af</strong><br />
fakturaer til deltagerne kan håndteres enten<br />
direkte <strong>af</strong> rejsebureauet eller <strong>af</strong> IDAs<br />
administration. Dette <strong>af</strong>tales <strong>for</strong>lods mellem<br />
arrangør <strong>og</strong> IDAs administration fra gang til<br />
gang. Det er vigtigt at betalingsbetingelserne er<br />
fastlagt fra start.<br />
Hvis IDA skal håndtere fakturering <strong>af</strong> den enkelte<br />
deltager, er det en <strong>for</strong>udsætning at<br />
administrationen modtager en deltagerliste<br />
indeholdende navn, ansættelsessted, tlf.,<br />
faktureringsadresse, mail samt EAN-nr. ved<br />
offentligt ansættelsessted, <strong>for</strong> hver enkelte<br />
deltager. IDA-medlemmer op<strong>for</strong>dres desuden til<br />
at oplyse medlemsnummer.<br />
Det er vigtigt, at så meget som muligt <strong>af</strong> det, der<br />
<strong>for</strong>egår som en samlet gruppe, er betalt på<br />
<strong>for</strong>hånd, eller at det er <strong>af</strong>talt med guider,<br />
restauranter/c<strong>af</strong>eer eller lignende, at de<br />
efterfølgende sender faktura til IDA (att. den<br />
pågældende netværkssekretær).<br />
Aftal gerne på <strong>for</strong>hånd hvem, der sørger <strong>for</strong><br />
betaling <strong>af</strong> de udgifter, der kun kan ske med<br />
kontant betaling (det er muligt at få et à conto<br />
beløb fra IDA til at dække disse ting).<br />
In<strong>for</strong>mation til deltagerne om rejsen<br />
I <strong>for</strong>bindelse med eksempelvis fjerne rejsemål<br />
eller komplekse rejsepr<strong>og</strong>rammer kan det være<br />
værd at overveje at <strong>af</strong>holde et in<strong>for</strong>mationsmøde<br />
inden <strong>af</strong>rejsen. Dette kan fx <strong>af</strong>tales med<br />
rejsebureauet.<br />
Lad eventuelt rejsebureauet sørge <strong>for</strong> den videre<br />
<strong>for</strong>midling til deltagerne.<br />
Efter mødet / Evaluering<br />
Alle arrangementer bliver evalueret elektronisk<br />
efter <strong>af</strong>holdelse. Dette indbefatter <strong>og</strong>så<br />
studie<strong>rejser</strong>.<br />
Det er en god idé at gennemgå evalueringen<br />
efterfølgende <strong>og</strong> vurdere hvad der gik godt <strong>og</strong><br />
hvad der gik knap så godt.<br />
Brug erfaringerne til <strong>planlægning</strong>en <strong>af</strong> næste<br />
studierejse – til gavn <strong>for</strong> både medlemmer <strong>og</strong><br />
<strong>planlægning</strong>steam.<br />
Tips <strong>og</strong> gode råd<br />
Det er en god idé at udarbejde et udførligt<br />
pr<strong>og</strong>ram indeholdende praktiske oplysninger til<br />
rejsedeltagerne. Din netværkskoordinator<br />
hjælper dig gerne med - at få trykt <strong>og</strong> udsendt et<br />
pr<strong>og</strong>ram 14 dage før arrangementet. Det er<br />
desuden en god idé at oprette en telefonliste til<br />
rejsedeltagere <strong>og</strong> andre nøglepersoner.<br />
Det er vigtigt med en rejseleder (typisk<br />
arrangerende bestyrelsesmedlem)på turen, der<br />
har styr på alt det praktiske <strong>og</strong> sørger <strong>for</strong> at give<br />
besked til deltagerne.
<strong>Drejeb<strong>og</strong></strong> <strong>for</strong> <strong>planlægning</strong> <strong>af</strong> <strong>rejser</strong> <strong>og</strong> <strong>studieture</strong> 7<br />
Tænk <strong>og</strong>så på indkøb <strong>af</strong> gaver til de guider, der<br />
ikke får betaling (lige som vi gør her hjemme),<br />
<strong>og</strong> på vegne <strong>af</strong> IDA takke guider <strong>og</strong> andre <strong>for</strong><br />
indsatsen.<br />
Udnævn evt. en person, der kan tage relevante<br />
fotos.<br />
Udnævn en person, der samler relevant<br />
materiale ind.<br />
Sørg evt. <strong>for</strong> at have relevante spørgsmål til<br />
indlægsholdere <strong>og</strong> guider i "baghånden", så der<br />
kan blive en interessant diskussion.<br />
Det er desuden en god idé at der hurtigt bliver<br />
iværksat en opsamling efter turen, hvor relevant<br />
materiale (kontaktoplysninger, billeder,<br />
præsentationer fra indlæg osv.) bliver<br />
tilgængeligt <strong>for</strong> deltagerne. Du har mulighed <strong>for</strong><br />
at benytte IDAs åbne <strong>for</strong>a til dette <strong>for</strong>mål. Din<br />
netværkskoordinator hjælper dig gerne med det.<br />
Gennemgå evt. hele pr<strong>og</strong>rammet minutiøst <strong>for</strong><br />
at sikre, at der ikke er overset transport eller<br />
lignende.<br />
Det kan være en god idé at medbringe kort med<br />
markering <strong>af</strong> besøgssteder <strong>og</strong> hoteller – <strong>og</strong>så<br />
selvom der er bestilt bustransport.<br />
Vi glæder os til samarbejdet!
8<br />
Egne notater
Change language