Retningslinjer Forvaltning og rapportering i forbindelse med ...

Retningslinjer
Forvaltning og rapportering i forbindelse med
forberedende aktiviteter
1.
Hvad dækker vejledningen?
Og hvordan
bruges den?
2.
Hvem har ansvaret for
bevillingen?
3.
Aftale mellem partiet og
DIPD
4.
Udbetaling af penge og
krav til konto og bogføring
Vejledningen dækker forvaltningen af støtte til de politiske
partiers forberedende aktiviteter. Bevillingen kommer fra
puljen for søsterpartistøtte.
Vejledningen oplyser, hvordan bevillingen til de forberedende
aktiviteter skal forvaltes i praksis, og fastlægger de
forpligtelser, partierne har i forhold til regnskab, monitorering
og afrapportering.
Partiets ledelse har det fulde juridiske og økonomiske ansvar
for, at pengene fra DIPD bliver forvaltet efter reglerne
og i overensstemmelse med det grundlag, de er bevilliget
på. Det vil bl.a. sige, at partiets ledelse har ansvaret for:
at pengene bliver brugt til de formål, der er beskrevet i
ansøgningen;
at partiet skal sørge for at forebygge korruption og
misbrug af midlerne;
at de økonomiske forretningsgange er betryggende, at
der er en forsvarlig intern kontrol, og at bogføring og
regnskab er i overensstemmelse med god bogførings-
og regnskabsskik. Det indebærer, at bevillingen underkastes
ekstern revision;
at ingen af de organisationer, som får del i pengene,
er opført på FN’s eller EU’s terrorlister. Listerne kan
ses på www.um.dk;
at man indberetter væsentlige problemer og uregelmæssigheder
i projekter så hurtigt som muligt;
at partiet indsender statusrapporter, afsluttende rapport
og regnskab for projektet til tiden.
Når bestyrelsen har godkendt en bevilling til forberedende
aktiviteter, vil DIPD fremsende en bekræftelse indeholdende
de krav og regler, som gælder for bevillingen til det ansøgende
parti.
Når partiet skriftligt har accepteret vilkårene, betragtes
denne brevveksling som en projektaftale mellem parterne.
Brevudvekslingen skal være underskrevet af en tegningsberettiget
person i partiet.
I forbindelse med partiets skriftlige accept af bevillingsvilkårene
fremsender partiet en anmodning om udbetaling af
midler til førstkommende fase af de forberedende aktiviteter.
Evt. efterfølgende fase udbetales efter aftale med
DIPD, når resultaterne af den forudgående fase er tilfredsstillende.
Såfremt der kun søges om midler til én fase, udbetales
beløbet på én gang.
Midlerne fra DIPD skal indsættes på en separat bankonto,
adskilt fra parties egne midler. Når partiet opretter den se-

DIPD Retningslinjer Forvaltning af bevilling til forberedende aktiviteter
5.
Anvendelse af midlerne
6.
Rapportering
Side 2 24. juni 2011
parate bankkonto, indgås der aftale med banken om, at indestående
ubrugte tilskudsmidler tilhører DIPD, og at banken
ikke er berettiget til at modregne parties eventuelle
gæld til banken.
Såfremt der overføres midler til anvendelse lokalt, skal disse
midler også holdes på en separat konto hos den lokale
partner.
Optjente renter skal indtægtsføres særskilt og må ikke anvendes
til projektaktiviteter. Ved projektets afslutning tilbagebetales
optjente renter til DIPD.
Bogføringen skal løbende ajourføres og dokumenteres
med bilag og være i overensstemmelse med god bogførings-
og regnskabsskik. Partiet skal opbevare regnskabsmaterialet
i overensstemmelse med bogføringslovens
krav og opbevare dem i fem år efter de forberedende
aktiviteter er afsluttet.
Midlerne kan udelukkende anvendes til de godkendte formål,
aktiviteter og budgetposter. Overforbrug i forhold til
den tildelte bevilling dækkes ikke.
Udgifterne skal afholdes inden for bevillingsperioden med
mindre andet er aftalt.
Ændringer mellem hovedbudgetlinjerne inden for det godkendte
budget kan uden forudgående godkendelse foretages
med op til 10 pct. af budgettet for den mindste af de
budgetlinjer, der omfordeles til eller fra, under forudsætning
af at projektets målopfyldelse ikke forringes eller omformuleres.
Budgetændringerne skal begrundes i forbindelse
med rapportering og regnskab.
Ved ønske om ændringer inden for budgettet, der overstiger
10 pct., indsendes der særlig anmodning til DIPD med
en begrundelse for ønsket.
Der er afsat 7 pct. af projektomkostningerne til partiets
administration af de forberedende aktiviteter. I regnskabet
skal administrationsbidraget altid beregnes af det faktiske
forbrug på bevillingen. Der skal ikke aflægges regnskab for
partiets anvendelse af bidraget.
Hvis partiet har modtaget en bevilling til forberedende aktiviteter,
der dækker to faser, fremsendes en kortfattet statusrapport
senest 2 uger efter afvikling af den første af de
to faser.
Statusrapporten skal indeholde en oversigt over resultaterne
i første fase med fokus på partneridentifikation og
dialog, en argumentation for igangsættelse af næste fase
med henblik på projektformulering samt en samlet vurdering
af, hvorvidt partiet på det foreliggende grundlag ser
igangsættelse af et søsterpartiprojekt som en realistisk
mulighed. Statusrapporten skal desuden indeholde et foreløbigt
regnskab over de afholdte udgifter under første fase.
Sammen med rapporten fremsendes anmodning om
udbetaling af midler til sidste fase.
Senest 14 dage efter modtagelse af statusrapporten vil
DIPD skriftligt fremsende svar på statusrapporten og
iværksætte udbetaling af midler til sidste fase, såfremt de
foreløbige resultater vurderes tilfredsstillende.
Såfremt partiet vurderer, at igangsættelse af næste fase

DIPD Retningslinjer Forvaltning af bevilling til forberedende aktiviteter
7.
Regnskab
8.
Revision
Side 3 24. juni 2011
ikke kan iværksættes, skal partiet begrunde dette i sin statusrapport,
og statusrapporten vil skulle formuleres som
en afsluttende rapport.
En afsluttende rapport efter gennemførelse af alle faser i
de forberedende aktiviteter fremsendes senest en måned
efter indsatsens afslutning, dog senest sammen med projektansøgningen.
Den afsluttende rapport skal redegøre for forløb, arbejdsmetode
og opnåede resultater. Det skal samtidig fremgå,
hvornår projektansøgning forventes indsendt.
Partiet udarbejder et afsluttende regnskab for den samlede
bevilling.
Regnskabet skal indeholde en specifikation af modtagne
tilskudsmidler til de forberedende aktiviteter, herunder evt.
også bidrag fra andre end DIPD, inklusive organisationens
egne bidrag.
Regnskabet skal indeholde en overskuelig fremstilling af
afholdte udgifter. Resultatopgørelsen opstilles i overensstemmelse
med senest godkendte budget, og der skal være
en klar henvisning til de originale bilag for hver udgiftspost,
og bilagene skal vedlægges regnskabet.
Regnskabet skal indeholde en regnskabsberetning.
Regnskabet skal indsendes til revisor (se afsnit 8 om revision),
inklusive alle bilag og kopi af partiets afsluttende
rapport, senest 2 måneder efter projektets afslutning.
Revisor returnerer det reviderede regnskab og bilagene til
partiet. Revisor fremsender samtidig en kopi af det reviderede
regnskab til DIPD. Det er partiets opgave at opbevare
de originale bilag.
Ved bevillinger til forberedende aktiviteter revideres det afsluttende
regnskab af DIPD.
Partiet udarbejder regnskab for bevillingen. Revisionen foretages
af en af DIPD udpeget statsautoriseret revisor – og
DIPD betaler revisors honorar.
Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er retvisende,
og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen,
er i overensstemmelse med den meddelte bevilling
og den indgåede aftale samt andre forskrifter på tilskudsforvaltningens
område. Revisor foretager endvidere
en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske
hensyn ved forvaltningen af de tilskudsmidler, der er omfattet
af regnskabet. Revisor skal desuden kontrollere, at
de statslige tilskudsmidler holdes på en separat bankkonto,
og at bevægelserne på kontoen afstemmes med betalingsanvisningerne
fra DIPD.
Partiets ledelse skal give revisor de oplysninger, som må
anses af betydning for bedømmelsen af regnskabet samt
for revisors vurdering af forvaltningen, herunder mål og
opnåede resultater. Partiets ledelse skal give revisor adgang
til at foretage de undersøgelser, som revisor finder
nødvendige og sørge for, at revisor får de oplysninger og
den bistand, som må anses for påkrævet for udførelsen af
revisionshvervet.
Regnskabet skal indsendes til revisor inklusive alle origina-

DIPD Retningslinjer Forvaltning af bevilling til forberedende aktiviteter
9.
Problemer og uregelmæssigheder
Side 4 24. juni 2011
le bilag og kopi af jeres afsluttende rapport.
I kan få kontaktoplysninger vedrørende revisoren ved henvendelse
til DIPD.
Revisor returnerer det reviderede regnskab til jeres organisation,
de originale bilag skal opbevares i partiet.
Der vil blive udarbejdet en særlig revisionsinstruks som
indgår i aftalegrundlaget mellem DIPD og partiet.
Partiets ledelse har pligt til straks at give DIPD besked:
hvis der opstår væsentlige vanskeligheder med at
gennemføre indsatsen, herunder med at overholde
det godkendte budget;
hvis der opstår væsentlige problemer i partiets forhold
til modtagerlandets myndigheder, potentielle partnerorganisationer
eller ansatte/konsulenter, der arbejder
på de forberedende aktiviteter;
hvis partiet har begrundet mistanke om eller konstaterer
tyveri, bedrageri, korruption, misbrug eller andre
tilsvarende uregelmæssigheder.
Partiet skal rapportere skriftligt og oplyse, hvordan partiet
agter at løse og følge op på problemerne.
Der er tale om misligholdelse af bevillingen, hvis projektet
ikke lever op til de givne bevillingsforudsætninger - det
gælder fx:
større forsinkelser, som ikke er godkendt af DIPD;
manglende eller utilfredsstillende faglig og økonomisk
rapportering fra projektet;
væsentlige ikke godkendte ændringer i projektet i forhold
til bevillingsgrundlaget;
anden uforsvarlig forvaltning af bevillingen, herunder
misligholdelse af disse retningslinjer.