6. oktober 2008 AKB Deltagere: Lisbeth Michala Keldsen (IDA ... - CFU

Referat af møde den 23. september 2008 i følgegruppe vedr. administrative
service centre
Deltagere:
Lisbeth Michala Keldsen (IDA), Steen Andersen(PROSA), Rita Bundgaard
(HK-stat), Jens Henning Ravnsmed(OAO), Per Brøgger Jensen (OAO),
Birthe Bendtsen (TAT), Knud Vammen Filt (SKAF), Eva Jensen
(AC/DM), Lotte Spanggaard(DJØF), Tine Holst(AC), Bjørn Engsig(ØS),
Clea Bach(ØS), Lone Strøm(ØS), Lars Tjærby Rasmussen (Statens it),
Iben Søndergaard (Skatteministeriet), Thomas Due (Perst), Carsten Carlsen(Perst),
Jan Olsen(Perst), Anne Braad (Perst (ref.))
Dagsorden:
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden
Udkast til referat fra 4. møde behandles i skriftlig høring
Punkt 2. Siden sidst
Gensidig orientering fra Økonomistyrelsen, Statens IT, CFU og
Personalestyrelsen, herunder bl.a.
- Opgavesplit - herunder inddragelse af SU
- Samarbejdsudvalg for Statens IT
- Status for næste udgave af implementeringsvejledningen
- Prioritering af arbejdsopgaver i følgegruppen, bl.a. økonomi, standardisering og attraktive
arbejdspladser
Punkt 3. Fastholdelse af medarbejdere der skal overflyttes til
de administrative servicecentre
Mundtligt oplæg fra Personalestyrelsen om mulige tiltag til fastholdelse
Punkt 4 CFU's forslag til evaluering af processen
Tilbagemelding på CFU's forslag
Punkt 5. Afrapportering fra undergrupperne
a. Undergruppe vedr. personalejura
b. Undergruppe vedr. proces og kompetenceudvikling
Punkt 6. Kompetenceudvikling som led i ASC
Drøftelse af principper for kompetenceudvikling samt finansiering, herunder
anvendelse af fonde ol.
Punkt 7. Kommunikation
Kommunikation fra mødet
Punkt 8. Eventuelt
Ad pkt. 1:
Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Referatet fra mødet den
22. august har været i skriftlig høring, og vil snarest blive udsendt i endelig
form.
K:\PP\AKB\Administrative fællesskaber\referat af møde i følgegruppe den 23. september
08.doc
6. oktober 2008
AKB

Ad pkt. 2:
Økonomistyrelsen orienterede om den personaledag, der blev afholdt
den 12. september for potentielle nye medarbejdere i det nye administrative
center og for nuværende medarbejdere i Økonomistyrelsen. Der var ca.
750 deltagere, og dagen havde været en stor succes. Der kommer senere
en evaluering af dagen.
CFU opfordrede til, at CFU inviteres til eventuelle tilsvarende arrangementer
i fremtiden.
Økonomistyrelsen orienterede endvidere om, at man pt. arbejder på at
udmønte de organisatoriske principper, der var resultatet af drøftelser før
sommerferien.
Økonomistyrelsen forventer at komme med en afrapportering på den interviewrunde,
der blev gennemført før sommerferien i oktober måned.
Med hensyn til kommunikationen om det administrative servicecenter har
Økonomistyrelsen modtaget megen positiv respons. Økonomistyrelsen
arbejder hele tiden på at blive bedre, og er bl.a. ved at udvikle personas
(konkrete, men fiktive beskrivelser af brugere) mhbp. mere målrettet kommunikation.
Disse personas vil også blive indarbejdet i implementeringsvejledningen.
Implementeringsvejledningen er ved at blive testet i forhold
til 1. bølge. Omkring nytår vil der være overblik over på hvilke punkter,
vejledningen i øvrigt skal justeres. Den næste udgave vil blive drøftet i
undergruppen om proces og kompetenceudvikling.
Økonomistyrelsen har netop gennemført en medarbejdertilfredshedsmåling
med en svarprocent på næsten 90. Der er en betydelig tilfredshed
blandt medarbejderne, og niveauet har været stigende over de seneste 3 år.
Der vil løbende blive gennemført tilfredshedsmålinger i takt med implementeringen
af hver ny bølge.
Økonomistyrelsen har bl.a. deltaget i et TR-møde i HK-regi om ASC, og
styrelsen stiller gerne op til flere af den slags møder.
Med hensyn til opgavesplittet takkede Økonomistyrelsen for CFU’s bemærkninger,
der for en stor dels vedkommende vil blive indarbejdet.
Økonomistyrelsen havde følgende kommentarer til nogle mere principielle
punkter:
Økonomistyrelsen understregede, at det nye administrative center
vil skulle varetage såvel udviklingsopgaver som de mere rutineprægede
opgaver.
Fsva. rejseområdet vil dette blive udbudt i 4 separate udbud. Udbudsbekendtgørelserne
vil snart blive sendt ud. Tanken er, at de
enkelte institutioner selv vælger, hvordan de vil organisere sig,
2

herunder hvilken bookingmetode, de vil benytte. Økonomistyrelsen
forventer ikke, at der vil blive tale om, at medarbejdere skal
flyttes ud til f.eks. et rejsebureau.
Systemunderstøttelsen er ikke helt på plads endnu. Opgavesnittet
vil derfor blive tilrettelagt derefter, så der løbende kan ske justeringer.
Økonomistyrelsen vil i følgebrevet til det endelige opgavesnit
gentage, at institutionerne skal foretage en selvstændig vurdering
af, hvordan SU skal inddrages.
Spørgsmålet om inddragelse af SU på de afgivende institutioner blev drøftet.
CFU kvitterede for, at Personalestyrelsen har udsendt en nyhed om drøftelse
i SU og tilføjede, at det er vigtigt, at supplerende bemærkninger fra
SU-drøftelserne inddrages i overvejelserne.
Personalestyrelsen bemærkede, at det er beklageligt, at der ikke er sket
drøftelser i SU i større omfang, jf. TATs undersøgelse. Personalestyrelsen
fandt derfor anledning til at præcisere reglerne i nyhedsbrevet. Ansvaret
for at tage initiativ til SU-drøftelser er imidlertid gensidigt.
CFU bemærkede, at der påhviler ledelsen en særlig initiativpligt i denne
situation.
Økonomistyrelsen orienterede videre om, at styrelsen har påbegyndt analysearbejdet
i forb.m. implementeringen af 1. bølge (Center for Koncernforvaltning).
Arbejder forløber planmæssigt. Udarbejdelse af nye ansættelsesbeviser
afventer dog Statsministeriets udarbejdelse af den kgl. resolution.
1. bølge overflyttes forventeligt ressortmæssigt 1. november, og fysisk
1-2 uger senere.
CFU havde hørt rygter om, at Miljøministeriet vil have problemer med at
udbetale løn pr. 1. november.
Økonomistyrelsen kendte ikke til, at forventede problemer med lønudbetalingen,
men ville undersøge sagen nærmere.
Statens It orienterede om, at indsamlingen af data fra de afgivende ministerier
var blevet forsinket ca. 1 måned, da det havde vist sig nødvendigt
med en 2. runde på nogle ministerområder. Dataindsamlingen forventes
herefter færdig medio oktober.
Der arbejdes pt. på et generisk opgavesplit mellem det, der foreløbigt benævnes
fag-it og administrativt it. Opgavesplittet skal senere udmøntes
konkret i forhold til de enkelte ministerier. Statens It går inden for ganske
kort tid i gang med bilaterale drøftelser med ministerierne om opgavesplit.
3

Statens It bruger lige nu mange kræfter på rekruttering til projektorganisationen.
Projektlederne er ansat, og de fleste starter 1. oktober. Der afholdes
stadig ansættelsessamtaler med potentielle projektdeltagere, og den
sidste samtale afholdes 30. september.
Statens It lancerer senest 1. oktober en ny selvstændig hjemmeside, hvor
”spørgsmål og svar” bl.a. vil blive foldet mere ud.
Statens It bor på pt. på Rentemestervej, og der arbejdes fortsat intensivt
på at finde en permanent fremtidig placering.
CFU bemærkede, at det er vigtigt at være på forkant – også mht. forventningsafstemningen
i forhold til hinanden. CFU kvitterede i den forbindelse
for den tidligere invitation fra Økonomistyrelsen til mødet den 29. august,
og opfordrede til, at også Statens It inviterer til et møde, hvor CFU
kan stille spørgsmål til proces mv.
Statens It var helt indstillet på at afholde et sådant møde.
Statens It orienterede om, at den 1. migrering forventes at finde sted omkring
den 1. juli 2009, og at overførslen af opgaver og medarbejdere til
Statens It efter planen forventes at finde sted over en 3-årig periode. I
perioden indtil nytår vil der skulle træffes beslutning om platform, og der
skal afholdes bilaterale drøftelser med ministerierne.
CFU foreslog, at der afholdes et særskilt møde om økonomisituationen i
forbindelse med etableringen af de administrative servicecentre.
Personalestyrelsen vil gerne indkalde til et teknisk møde, hvor der – så
vidt det er muligt på nuværende tidspunkt - kan orienteres om de aktuelle
overvejelser vedrørende indbudgettering på finansloven.
CFU henviste til de skriftlige bemærkninger CFU har sendt vedr. etablering
af SU i Statens It.
Skatteministeriet bemærkede hertil, at Statens It pt. hører under Skatteministeriet,
og dermed også Skatteministeriets SISU. Når Statens It får et
selvstændigt budget, vil der blive oprettet et SU i Statens It. Indtil da er
der oprettet et midlertidigt organ (kaldet MIO), hvor medarbejdere og
ledelse i Statens It kan drøfte særlige problemstillinger.
Det blev aftalt, at CFU, Skatteministeriet og Statens It afholder et særskilt
møde, hvor spørgsmålet om SU i Statens It kan drøftes.
De kommende arbejdsopgaver i følgegruppen blev drøftet. Der var enighed
om, at undergruppen om proces og kompetenceudvikling bl.a. skal se
nærmere på, hvad etableringen af de administrative servicecentre kommer
4

til at betyde for medarbejderne i de afgivende institutioner. CFU var bekymret
for at eventuelle serviceforringelser vil komme til at gå udover
medarbejdernes arbejdsglæde.
Både Økonomistyrelsen og Statens It understregede, at de har stor fokus
på, at arbejdet i de afgivende institutioner skal fungere godt. Økonomistyrelsen
har oprettet en særlig taskforce, der skal tage hånd om de
afgivende institutioner.
Ad pkt. 3:
Personalestyrelsen orienterede om, at der er stillet spørgsmål til finansministeren
fra Finansudvalget om fastholdelsesbonus til medarbejdere i
forbindelse med etableringen af de administrative servicecentre (spørgsmål
11 og 12 vedr. L188 § 7, 2007-2008, 2. samling). Personalestyrelsen
arbejder på en besvarelse af spørgsmålene, og bemærkede i den forbindelse,
at fælleserklæringen fra OK08 om lokal løndannelse er en given præmis
i forbindelse med eventuelle fastholdelsestillæg.
Der var enighed om, at fastholdelse er et vigtigt emne.
CFU bemærkede, at tryghed med hensyn til løn og arbejdsopgaver samt
kompetenceudvikling har stor betydning for fastholdelsen. CFU nævnte
endvidere, at afholdelse af systematiske fratrædelsessamtaler kan give et
godt vidensgrundlag.
Personalestyrelsen vil udarbejde et skriftligt oplæg om fastholdelse til
næste møde i følgegruppen.
Ad pkt. 4:
Personalestyrelsen var positive overfor evaluering i forbindelse med
etableringen af de administrative servicecentre, og understregede i den
forbindelse, at det er vigtigt, at evalueringen er forholdsvis konkret.
Statens It og Økonomistyrelsen var også positive overfor en konkret og
handlingsorienteret evaluering, der ikke kun omhandler proces, men også
fokuserer på resultater.
Der var enighed om at drøfte spørgsmålet om evaluering i undergruppen
om proces og kompetenceudvikling.
Ad pkt. 5:
a) Undergruppen om personalejura har udarbejdet et fælles papir med
udvalgte opmærksomhedspunkter for ledelse og tillidsrepræsentanter
i forbindelse med overførsel af medarbejdere til de administrative
servicecentre. Papiret vil blive udsendt snarest muligt. Undergruppen
har hermed foreløbigt afsluttet sit arbejde, og der er ikke
planlagt flere møder i gruppen.
5

) Undergruppen om proces og kompetenceudvikling er stort set færdige
med udarbejdelsen af en procesplan, som vil blive udsendt
snarest muligt. Et webfirma arbejder pt. på programmeringen af
procesplanen som digitalt værktøj. Der var enighed om, at undergruppen
arbejder videre, bl.a. med drøftelse af kompetencematchsystem,
principper for kompetenceudvikling, evt. brug af fondsmidler
og evt. inddragelse af ekstern konsulentbistand.
Ad pkt. 6:
Økonomistyrelsen omdelte et papir om ”Omstillingsinitiativ om udvikling
af arbejdspladser i det administrative servicecenter”. Det administrative
servicecenter vil blive organiseret i en række leveranceteams, hvilket
stiller nye krav til medarbejdernes kompetencer.
Personalestyrelsen inviterede til en dialog om samarbejde om opkvalificering
i forhold til generelle kompetencer, herunder teamarbejdskompetencer,
i forbindelse med de administrative servicecentre.
CFU ville gerne samarbejde om udviklings- og omstillingsinitiativer, men
nævnte, at man vil tage konkret stilling til brug af fondsmidler.
Der var enighed om at fortsætte drøftelserne om generelle principper og
konkrete projekter i undergruppen om proces og kompetenceudvikling.
Ad pkt. 7:
Der var enighed om, at referatet fra mødet samt procesvejledning og fælles
papir fra personalejuraundergruppen sendes ud hurtigst muligt.
Ad pkt. 8:
Der var ingen bemærkninger til punktet.
6