BREVETS STYRKER - Post Danmark

More documents

Recommendations

Info

2 Kære afsender, Måske har du aldrig før været udsat for at blive kaldt afsender. Men du er sikkert afsender. Ikke kun af familiebreve og feriepostkort, men også af mange vigtige breve til kunder, medlemmer eller borgere. Og mit lidt udfordrende spørgsmål til dig er, om dine breve er relevante, nærværende og skaber gode relationer. Eller om portoen alt for ofte spildes på støvede standardtekster. Desværre viser min forskning tydeligt, at alt for få breve bliver brugt godt og bevidst. I stedet for at knytte bedre bånd, give god besked eller sælge kan de ligefrem være undergravende for organisationens troværdighed. Desværre spilder mange skribenter også alt for lang tid på at skrive de dårlige breve. Det kan både blive hurtigere og bedre ved lidt ekstra fokus. Skribenterne bruger for lang tid på at være i tvivl om, hvad der er godt nok, og når de heller ikke får sorteret tilstrækkeligt i budskaberne, kommer det også til at fylde for meget og tage for lang tid. <strong>Post</strong> <strong>Danmark</strong> har bedt mig omsætte nogle af mine erfaringer fra forskning og strategisk kommunikationsrådgivning til en lille bog, der kan hjælpe med til at gøre brevene bedre. Så på de følgende sider kan du læse lidt om brevets styrker, og om hvordan du kan udnytte dem bedre og mere effektivt. Heldigvis er det ikke så svært at gøre noget ved. Det gælder blot om at komme i gang med at bruge brevets enorme potentiale til at skabe god kontakt. 1-2-3 Begynd! Med venlig hilsen Anne Katrine Lund Ph. d. i retorik, kommunikationsforsker og -rådgiver www.annekatrinelund.dk
DET STÆRKE BREV ”Gode breve er som gaver”, sådan har de fleste det, når brevet er privat. Og forventningerne flytter med fra det private brev til breve fra foreningen, det offentlige eller virksomheden. Derfor gælder det om at leve op til dem hver gang for ikke at skade sit omdømme og sine relationer. De gode forventninger flytter med fra det private brev ”Det er ligesom at være i stue med dem” – sådan opleves det, når man åbner kuverten, og spørgsmålet er så, om det er én, vi har lyst til at være i stue med, der dukker frem fra linjerne? Det afslører brevet meget hurtigt – og de skuffede forventninger står desværre ofte i kø, når indholdet af postkasserne tømmes. For alt for mange danske organisationer bruger hverken brevet godt eller strategisk klogt, så de mange potentialer i denne stærke kommunikationskanal udnyttes ikke. FARLIGE FORVENTNINGER Det er endnu sådan, at de fleste brevmodtagere åbner kuverterne. Trods dårlige erfaringer flytter de gode forventninger og den særlige kvalitetsoplevelse fra privatbrevet med til organisationsbrevet. Vi har tillid til, at det, der dukker op med vores navn på, er relevant og vedkommende. Det gør brevet til en meget stærk kommunikationskanal. Men pas på! Hvem kender ikke papirstakken derhjemme … bunken af breve, måske åbnede eller i hvert fald skimmet? Papirer man vil vende tilbage til ved lejlighed… Her ligger mange dårlige breve, der sagtens kunne have været brugt til at knytte stærkere bånd i stedet for at blive en dårlig samvittighed, der måske ligefrem skaber distance. MÅLRET DINE BREVE Breve skal være målrettede – ramme lige præcis den modtager, de er tænkt til. Det kræver strategisk planlægning af hver eneste skribent. Skriv kun til Maren i kæret, når det rent faktisk er hende, der skal modtage. Som regel er der masser af intern viden om modtageren, der let kan gøres til det konstruktive og klare billede af 3
Page 1: BREVETS STYRKER - SKAB GODE RELATIO
Page 5 and 6: Let karikeret har mange virksomhede
Page 7 and 8: GIVE BESKED, NEJ KOMMUNIKERE! Breve
Page 9 and 10: ”Hoslagt fremsendes jf. aftale”
Page 11 and 12: BRUG BREVET KLOGT! Undskyldninger o

BREVETS STYRKER - Post Danmark

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?