Generalforsamling - Computershare
Generalforsamling - Computershare
Generalforsamling - Computershare
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
COMPUTERSHARE E-SURVEY<br />
<strong>Generalforsamling</strong>: hvad er præcedens?<br />
- idéer til at øge generalforsamlingsafkastet i 2012
IndHOld<br />
Forord 02<br />
Hvem deltager i planlægningen? 03<br />
Tidspunkt for generalforsamlingen 04<br />
Udlevering af materiale 05<br />
Forplejning 06<br />
deltagelse på generalforsamlingen 07<br />
Udenlandske aktionærer 08<br />
Elektroniske muligheder for aktionærerne 09<br />
Udsendelse af indkaldelse 10<br />
Indsamling af aktionærernes e-mails 11<br />
Håndtering af afstemninger 12<br />
Pressens deltagelse 13<br />
6 gode råd til øget afkast på generalforsamlingen 14<br />
01 › <strong>Computershare</strong> e-survey
Best practice og resulatat af e-survey<br />
“<strong>Generalforsamling</strong> 2012 - hvad bliver<br />
præcedens?”.<br />
FORORd<br />
<strong>Generalforsamling</strong>er i<br />
børsnoterede selskaber<br />
står over for en række<br />
spændende udfordringer og<br />
muligheder i disse år.<br />
det skyldes især to<br />
trends i samfundet, som<br />
påvirker traditionelle<br />
handlingsmønstre og<br />
den enkeltes motivation<br />
til at udøve aktivt<br />
ejerskab. de to trends er<br />
internet/mobilitet og den<br />
finansielle virkelighed som<br />
virksomheder i Europa og<br />
USA står over for.<br />
Internet &<br />
mobilitet<br />
Smartphones og tablets<br />
kombineret med hurtig<br />
internetadgang har ændret<br />
den enkelte aktionærs<br />
måde at engagere sig i sine<br />
investeringer på.<br />
Onlinemulighederne har<br />
betydet, at alle er ”på”<br />
døgnet rundt og stiller<br />
større krav til elektronikkens<br />
muligheder. Denne trend<br />
har allerede sat agendaen i<br />
forbindelse med afholdelse<br />
af generalforsamlinger<br />
og vil gøre det i større<br />
udstrækning fremover.<br />
den finansielle krise<br />
Den globale finansielle<br />
usikkerhed stiller større krav<br />
til den enkelte virksomhed i<br />
forhold til aktionærerne og<br />
evnen til at tiltrække kapital.<br />
Investorpleje har derfor fået<br />
en stadig større betydning i<br />
forhold til at sikre selskabets<br />
kapitalberedskab.<br />
<strong>Generalforsamling</strong>en er<br />
den juridiske ramme, som<br />
skal godkende stort set alt,<br />
der vedrører selskabets<br />
kapitalstruktur og dermed<br />
kapitalberedskabet,<br />
men også at tilgodese<br />
aktionærernes behov for<br />
information og indsigt.<br />
Best practice<br />
De to trends har givet<br />
anledning til at undersøge,<br />
hvordan selskaberne<br />
afholder generalforsamling<br />
i dag, således at current<br />
practice efterfølgende kan<br />
sammenlignes med best<br />
practice set i lyset af de<br />
muligheder og krav, de to<br />
trends fordrer.<br />
<strong>Computershare</strong>s e-survey<br />
“<strong>Generalforsamling</strong> 2012 -<br />
hvad bliver præcedens?” er<br />
starten på dette arbejde.<br />
Alle børsnoterede selskaber<br />
i Danmark og en række<br />
større unoterede selskaber<br />
og investeringsforeninger er<br />
blevet inviteret til at deltage<br />
i undersøgelsen, som består<br />
af 38 spørgsmål. Der er<br />
modtaget besvarelser fra 62<br />
selskaber. Data er indsamlet<br />
i perioden september -<br />
oktober 2011 og præsenteret<br />
ved <strong>Computershare</strong>s<br />
seminar “Return on AGMs”<br />
den 3. november 2011.<br />
Vi takker for de mange<br />
besvarelser og håber,<br />
at de følgende sider vil<br />
blive brugt til inspiration<br />
i arbejdet med selskabets<br />
generalforsamling.<br />
God fornøjelse!<br />
Michael Kjøller-Petersen<br />
Adm. direktør<br />
<strong>Computershare</strong> A/S<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 02
Inddrag marketing<br />
for at øge afkastet på<br />
generalforsamlingen.<br />
Hvem deltager i planlægninggen?<br />
Hvilke afdelinger er involveret i planlæægningen<br />
af generalforsamlingen?<br />
Andre<br />
Investor Relations<br />
Juridisk afdeling<br />
Direktionssekretariat<br />
› Sikkerhedsafdelingen nævnes ikkke<br />
› Marketing/corporate communicattion<br />
deltager sjældent<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Ud for ‘Andre’ kunne<br />
selskaberne angive, hvilke<br />
øvrige deltagere der<br />
indgår i planlægningen af<br />
generalforsamlingen. Her<br />
blev nævnt bestyrelsen,<br />
eksterne jurister/advokater,<br />
projektledere, direktion m.fl.<br />
To afdelinger bliver<br />
stort set ikke inddraget<br />
03 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
0%<br />
i planlægningen af<br />
generalforsamlingen. Det<br />
drejer sig om marketing og<br />
sikkerhed.<br />
Af vidt forskellige grunde<br />
bør selskaberne overveje at<br />
inddrage disse to afdelinger.<br />
Marketing kan hjælpe<br />
med at øge afkastet af<br />
generalforsamlingen,<br />
således at selskabets<br />
budskaber står klart for<br />
41%<br />
41%<br />
46%<br />
62%<br />
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%<br />
aktionærer og den øvrige<br />
omverden, herunder fx<br />
pressen og medarbejderne.<br />
Sikkerhed bør inddrages,<br />
således at man sikrer<br />
så gnidningsfri en<br />
generalforsamling som<br />
muligt, og til sikring af<br />
at andre (aktivister af<br />
forskellig art) ikke stjæler<br />
dagsordenen fra selskabet.
læg generalforsamlingen på<br />
et tidspunkt, der passer både<br />
aktionærer og pressen.<br />
Dag og tidspunkt for generallforsamlingen<br />
Kl. 18 -<br />
Kl. 15 - 18<br />
Kl. 12 - 15<br />
Kl. 10 - 12<br />
Kl. 8 - 10<br />
Weekend<br />
Fredag<br />
Torsdag<br />
Onsdag<br />
Tirsdag<br />
Mandag<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Hvornår på dagen starter generalforsamlingen?<br />
0% 10% 20%<br />
De fleste selskaber<br />
vælger at afholde<br />
generalforsamlingen midt<br />
på ugen, hvilket virker<br />
rimeligt set i lyset af ønsket<br />
om størst mulig deltagelse,<br />
men også set i lyset af den<br />
minutiøse planlægning<br />
som sådan et arrangement<br />
kræver.<br />
Hvilken ugedag afholdes ggeneralforsamlingen?<br />
0% 5% 10% 15%<br />
Det foretrukne tidspunkt er<br />
om eftermiddagen, hvilket<br />
igen skal ses som et hensyn<br />
til aktionærerne. Samtidig<br />
giver det selskabets<br />
bestyrelse og direktion<br />
mulighed for at mødes<br />
umiddelbart inden for at<br />
koordinere og forberede<br />
den kommunikation,<br />
der sker i løbet af<br />
generalforsamlingen.<br />
30% 40% 50% 60%<br />
20% 25% 30% 35%<br />
Ønsker man livedækning fra<br />
TV, eksempelvis TV2 News<br />
eller DR, skal tidspunktet<br />
for generalforsamlingen<br />
naturligvis planlægges<br />
herefter.<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 04
Benyt generalforsamlingen til<br />
at give aktionærerne noget<br />
ekstra.<br />
Return on AGM – Aktionærplleje<br />
1<br />
Aktionærgave/vareprøve<br />
Intet materiale<br />
Resumé af årsrapport<br />
Årsrapport<br />
Hvilket materiale udleeveres<br />
på GF?<br />
5%<br />
12%<br />
0% 10% 20%<br />
20%<br />
› Den mest benyttede aktionærgavve<br />
er<br />
› Kuglepen med logo<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
72% udleverer et resumé<br />
eller en fuld årsrapport til de<br />
deltagende aktionærer.<br />
Da årsrapporten er<br />
omdrejningspunktet for den<br />
ordinære generalforsamling,<br />
er det helt naturligt,<br />
at denne udleveres til<br />
aktionærerne og ikke kun<br />
ligger til gennemsyn på<br />
05 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
selskabets kontor eller kan<br />
downloades på selskabets<br />
hjemmeside.<br />
Kun få selskaber udnytter<br />
muligheden for at udlevere<br />
øvrigt materiale, og kun 5%<br />
af selskaberne har klargjort<br />
en aktionærgave i form af<br />
kuglepenne eller lignende.<br />
60%<br />
30% 40% 50% 60% 70%
den typiske aktionær<br />
forventer at blive tilbudt<br />
forplejning.<br />
Return on AGM – Aktionærplleje<br />
2<br />
› 2% tilbyder ikke forplejning<br />
› Et selskab tilbyder både buffet, pinndemad<br />
og kaffe/kage<br />
Hvilken forplejning tilbydes i forbindelsee<br />
med generalforsamlingen?<br />
Andet<br />
Buffet/middag<br />
Pindemad/sandwich<br />
Kaffe/Kage<br />
Ingen forplejning<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
I den klassiske<br />
diskussion omkring<br />
generalforsamlinger og<br />
forplejning er præcedens<br />
kaffe/kage og sandwich.<br />
Deltagerne på en<br />
generalforsamling (og<br />
specielt retailinvestorer)<br />
forventer en vis form for<br />
forplejning som det er<br />
2%<br />
15%<br />
16%<br />
0% 10% 20%<br />
gældende i andre større<br />
mødesammenhænge.<br />
Investeringsforeningerne<br />
gør i langt højere grad<br />
brug af buffet og middag,<br />
hvilket skal ses i lyset af at<br />
investeringsforeningerne<br />
bruger generalforsamlingen<br />
som en del af<br />
markedsføringen over for<br />
eksisterende kunder.<br />
36%<br />
51%<br />
30% 40% 50% 60%<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 06
Selskaber med mange<br />
“kundeaktionærer” har høj<br />
deltagelsesprocent.<br />
Deltagelse på generalforsammlingen<br />
› 45% har over 100 deltagere<br />
› 5% har mere end 1000 deltagere<br />
Investeringsforeninger<br />
OMXC20<br />
Alle selskaber<br />
Banker<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Bankerne har en høj<br />
deltagelsesprocent ved<br />
deres generalforsamling,<br />
hvilket skyldes det store<br />
sammenfald af kunder,<br />
der også er aktionærer<br />
(kundeaktionærer) samt den<br />
stærke lokale forankring<br />
som mange af bankerne har.<br />
07 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
Deltagelsesprocent i forholdd<br />
til antal aktionærer<br />
00,85% 85%<br />
1,36%<br />
0,00% 1,00% 2,00% 3,00%<br />
5,00%<br />
Dette gælder ikke for<br />
investeringsforeningerne,<br />
der har en væsentlig lavere<br />
deltagelsesprocent i forhold<br />
til deres mange investorer,<br />
men stadig ser et stort<br />
fremmøde.<br />
7,86%<br />
4,00% 5,00% 6,00% 7,00% 8,00% 9,00%
Hvert tredje selskab har<br />
udenlandsk deltagelse på<br />
generalforsamlingen.<br />
Udenlandske aktionærer<br />
Forespørgsel om<br />
elektronisk deltagelse<br />
Afholdes på engelsk<br />
Udenlandsk deltagelse<br />
på GF<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
I en række selskaber vil<br />
udenlandsk deltagelse<br />
have væsentlig betydning<br />
for styrkeforholdet på<br />
generalforsamlingen.<br />
Knap 1/3 af selskaberne<br />
har udenlandsk deltagelse,<br />
hvilket indikerer at<br />
udenlandske aktionærer har<br />
en interesse i at deltage.<br />
Udenlandsk deltagelse<br />
3%<br />
8%<br />
0% 5% 10%<br />
Da kun 8% afholdes på<br />
engelsk, vil tolkning være<br />
relevant på en lang række<br />
generalforsamlinger.<br />
EU’s direktiv om<br />
aktionærrettigheder har<br />
som overordnet mål at<br />
sikre, at alle aktionærer<br />
har samme rettigheder.<br />
Direktivet taler derfor også<br />
for at lette adgangen til<br />
generalforsamlingen, så<br />
alle aktionærer kan give<br />
deres mening til kende.<br />
31%<br />
15% 20% 25% 30% 35%<br />
Endnu er ønsket fra<br />
aktionærerne om at deltage<br />
elektronisk begrænset<br />
(3%), men udenlandske<br />
undersøgelser bekræfter<br />
at flere og flere aktionærer<br />
efterspørger let adgang til<br />
generalforsamlingen, hvilket<br />
er teknisk muligt gennem en<br />
fuld eller delvis elektronisk<br />
generalforsamling.<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 08
Elektronisk tilmelding,<br />
brevstemme og fuldmagt er<br />
best practice.<br />
Elektroniske muligheder for aaktionærerne<br />
Hvilke muligheder stilles til rrådighed<br />
for aktionærerne?<br />
Ingen<br />
Call center<br />
Mobilportal p<br />
Webcast af generalforsamlingen<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Elektronisk fuldmagt<br />
Elektronisk brevstemme<br />
Elektronisk tilmelding<br />
Elektronisk tilmelding,<br />
brevstemme og fuldmagt<br />
er best practice for<br />
børsnoterede selskaber.<br />
Disse tre muligheder<br />
stilles til rådighed før<br />
generalforsamlingen.<br />
Elektronisk brevstemme<br />
(41%) må forventes at<br />
komme til at ligge på<br />
09 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
0<br />
15%<br />
0% 10% 20%<br />
26%<br />
28%<br />
41%<br />
samme niveau som den<br />
elektroniske fuldmagt (51%)<br />
eftersom muligheden for at<br />
brevstemme er lovpligtig.<br />
Webcast og mobilportal<br />
er to teknologier som<br />
kan benyttes på selve<br />
generalforsamlingen og som<br />
tilsammen giver mulighed<br />
for virtuel deltagelse i<br />
generalforsamlingen. 15%<br />
har i dag webcast, hvilket<br />
betyder, at disse selskaber<br />
51%<br />
67%<br />
30% 40% 50% 60% 70% 80%<br />
med forholdsvis få tekniske<br />
tilpasninger kan give adgang<br />
til virtuel deltagelse.<br />
Mobilportaler anvendes<br />
ikke af nogen af de<br />
adspurgte selskaber,<br />
men med udviklingen<br />
inden for smartphones<br />
og tablets forventes det,<br />
at mobilportaler vil blive<br />
benyttet allerede på næste<br />
års generalforsamlinger.
Udsendelse af indkaldelsen er<br />
et fragmenteret billede.<br />
Indkaldelse<br />
Brev<br />
Brev & e-mail<br />
E-mail<br />
Andet<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
For kun få år siden udsendte<br />
de fleste selskaber<br />
fysiske breve i forbindelse<br />
med indkaldelse til<br />
generalforsamlingen. I dag<br />
er indkaldelsesformen både<br />
fysisk, elektronisk og en<br />
kombination heraf.<br />
Det fysiske brev benyttes<br />
af 31% af selskaberne,<br />
Hvordan udsendees<br />
indkaldelser?<br />
15%<br />
0% 5% 10% 15% % 20% 25% 30% 35%<br />
21%<br />
mens 33% er gået over til<br />
kombineret udsendelse,<br />
hvor både brev og e-mails<br />
benyttes. 21% er gået<br />
helt elektronisk og sender<br />
kun e-mails. 15% benytter<br />
andre kanaler eksempelvis<br />
dagbladsannoncer, Erhvervs-<br />
og Selskabsstyrelsens<br />
register, postkort m.m.<br />
Et fysisk brev er en kanal<br />
som i højere grad når<br />
alle aktionærer og giver<br />
mulighed for en større<br />
31%<br />
33%<br />
branding af selskabet.<br />
E-mailen er kosteffektiv,<br />
men med den udfordring,<br />
at kun en vis procentdel<br />
afgiver deres e-mail til<br />
selskabet, og med den risiko<br />
at e-mailadresserne ikke<br />
opdateres løbende.<br />
En udenlandsk trend, omend<br />
lille, er sociale medier som<br />
Facebook og Twitter. Men<br />
også den noget ældre<br />
SMS model benyttes til<br />
indkaldelser.<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 10
Aktionærportalen er<br />
den foretrukne kanal til<br />
indsamling af e-mails.<br />
Nye aktionærer<br />
Andet<br />
Brev til nye aktionærer<br />
Call center<br />
Aktionærportal<br />
Brevkampagne<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Den største udfordring ved<br />
elektronisk kommunikation i<br />
aktionærsammenhænge er<br />
indsamling af e-mails.<br />
Bankernes<br />
adresseoplysninger, som<br />
er noteret i ejerbogen,<br />
indeholder ikke e-mails.<br />
Derfor er det vigtigt at<br />
e-mailadresserne løbende<br />
11 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
Hvordan indsamles akttionærernes<br />
emails?<br />
3%<br />
21%<br />
21%<br />
28%<br />
0% 10% 20% 30%<br />
opdateres. Aktionærportalen<br />
er entydigt den foretrukne<br />
kanal til indsamling af<br />
e-mails, og her er det også<br />
muligt for aktionærerne<br />
selv at vedligeholde deres<br />
e-mailadresse.<br />
Best practice er dog at<br />
udsende velkomstbrev til<br />
nye aktionærer, eksempelvis<br />
4 gange om året, hvor man<br />
anmoder om aktionærens<br />
e-mailadresse til fremtidig<br />
kommunikation mellem<br />
77%<br />
40% 50% 60% 70% 80% 90%<br />
selskabet og aktionæren.<br />
E-mailadresser har ikke<br />
samme validitet over tid som<br />
en fysisk postadresse, og<br />
man bør derfor foretage en<br />
bouncekampagne 1-2 gange<br />
om året for at kontrollere at<br />
e-mailadresserne fortsat kan<br />
benyttes, samtidig med at<br />
ændringer i de eksisterende<br />
adresser kan lægges ind.
Selskaberne vil opleve flere<br />
skriftlige afstemninger<br />
fremover.<br />
Afstemning<br />
› 31% af selskaberne havde afstemmning<br />
på seneste generalforsamling<br />
Håndsoprækning<br />
Hvordan håndteres evtt.<br />
afstemninger?<br />
21%<br />
St Stemmesedler dl ( (papir) i )<br />
74%<br />
Elektronisk/trådløs<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Mobilafstemning<br />
I forlængelse af den<br />
nye selskabslov vil de<br />
enkelte selskaber opleve<br />
væsentlig flere skriftlige<br />
valghandlinger.<br />
Den gennemførte<br />
undersøgelse viser, at 31%<br />
af selskaberne gennemførte<br />
skriftlige valghandlinger på<br />
seneste generalforsamling.<br />
0%<br />
5%<br />
0% 20%<br />
Disse valghandlinger bliver<br />
i overvejende grad (74%)<br />
gennemført ved brug<br />
af papirstemmesedler.<br />
21% benytter den<br />
gammeldags metode med<br />
håndsoprækning, hvilket<br />
dog kun er muligt såfremt<br />
antallet af deltagere ikke<br />
overstiger dirigentens krav<br />
til overblik. 5% benytter<br />
elektronisk/trådløs<br />
afstemning, hvilket dækker<br />
over trådløse enheder som<br />
uddeles til alle aktionærer.<br />
40% 60% 80%<br />
Mobilafstemning benyttes<br />
endnu ikke, men giver<br />
aktionæren mulighed for at<br />
stemme via sin smartphone<br />
eller tablet.<br />
I England og Benelux er<br />
trådløs afstemning best<br />
practice.<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 12
Kravet til konstant<br />
nyhedsstrøm betyder øget<br />
pressedækning.<br />
Pressens deltagelse<br />
› Pressen deltager på 25% af generralforsamlingerne<br />
Hvilke praktiske forberedelser gør selskabet ift pressens deltagelse?<br />
Ingen<br />
TV-optagelse p g efter GF<br />
Interview med ledelse efter GF<br />
Opstilling af tekniske faciliteter<br />
<strong>Computershare</strong>s<br />
kommentar:<br />
Reserverer pladser<br />
Pressen deltager på 25% af<br />
generalforsamlingerne, men<br />
kun 21% af selskaberne er<br />
opmærksom på pressen i<br />
den praktiske forberedelse.<br />
Udviklingen i specialmedier<br />
med fokus på finans og<br />
kravet til en konstant<br />
nyhedsstrøm vil betyde<br />
en stigning i deltagelse<br />
13 › <strong>Computershare</strong> e-survey<br />
7%<br />
15%<br />
18% %<br />
0% 10% 20%<br />
221%<br />
fra pressens side, da<br />
generalforsamlinger<br />
som regel vil være godt<br />
nyhedsstof.<br />
Selskaberne bør derfor<br />
overveje, de muligheder<br />
pressens deltagelse giver.<br />
69%<br />
30% 40% 50% 60% 70% 80%
Hvad kan dit selskab gøre<br />
for at øge afkastet på<br />
generalforsamlingen?<br />
6 GOdE Råd TIl øGET AFKAST På GEnERAlFORSAMlInGEn<br />
› Inviter marketing/kommunikation til at deltage i planlægningen.<br />
› Inviter pressen og forbered den gode historie.<br />
› Arranger investormøder eller åbent hus arrangementer i forbindelse med<br />
generalforsamlingen.<br />
› Giv mulighed for elektronisk deltagelse for udenlandske aktionærer via webcast<br />
og smartphones.<br />
› Benyt generalforsamlingen til at lancere nyheder som fx virksomhedsdage, nye<br />
produkter etc.<br />
› Sørg for at sikkerheden er i orden, så selskabets dagsorden og budskaber ikke<br />
stjæles af aktivister.<br />
<strong>Computershare</strong> e-survey › 14
<strong>Computershare</strong> blev grundlagt i 1978<br />
i Melbourne. I dag er <strong>Computershare</strong><br />
verdens største og førende leverandør<br />
af investorservices, og mange af verdens<br />
største virksomheder benytter vores<br />
kernekompetencer til at optimere værdien af<br />
deres relationer med aktionærer, medlemmer<br />
og medarbejdere.<br />
På det danske marked er vores kerneprodukter<br />
ejerbogsføring, generalforsamlingsservices og<br />
administration af aktieløn.<br />
<strong>Computershare</strong> er repræsenteret på<br />
alle større finansielle markeder og har<br />
på verdensplan over 11.000 ansatte, der<br />
servicerer flere end 30.000 selskaber og 100<br />
mio. aktionær- og medarbejderkonti.<br />
<strong>Computershare</strong> A/S<br />
Kongevejen 418, DK-2840 Holte<br />
info@computershare.dk<br />
Tlf.: +45 4546 0999<br />
www.computershare.dk
Change language