Håndtering af person- oplysninger i det offentlige - Norrbom Vinding

Håndtering af person-
oplysninger i det offentlige
- når HR skal matche personaleadministration og persondatalov
Tirsdag den 11. september 2012 på Hotel Koldingfjord,
Fjordvej 154, 6000 Kolding
Mandag den 17. september 2012 på Radisson BLU Falconer Hotel,
Falkoner Allé, 2000 Frederiksberg
Tilmeldingslink: http://cok.dk/persondataloven

Oplægsholdere
Chefkonsulent, cand.jur. med advokatbaggrund, Helle Groth Christensen, KL,
Jura og EU. Helle har igennem mange år specialiseret sig i ansættelsesret og råd-
giver dagligt kommunerne i problemstillinger inden for dette felt. Helles rådgivning
involverer også håndtering af personoplysninger i forbindelse med personsager
samt råd og vejledning om whistleblowerordninger.
Advokat Elsebeth Aaes-Jørgensen, Norrbom Vinding. Elsebeth er ekspert i det
offentlige arbejdsmarked. Hendes speciale er forvaltningsret, tjenestemandsret –
og i de senere år er også de persondataretlige problematikker kommet til at fylde
mere og mere. Elsebeth er den partner, der hos Norrbom Vinding er ansvarlig for
den persondataretlige gruppe.
Konsulent, cand.jur. Annette Baun Knudsen, KL, Jura og EU, har specialiseret
sig i persondataloven, særligt i forhold til de problemstillinger og udfordringer
kommunerne har, herunder reglerne om behandling og videregivelse af oplysnin-
ger, krav til datasikkerhed mv. Annette har en lang offentligretlig og kommunalret-
lig baggrund fra bl.a. Kommunalafdelingen i det daværende Indenrigsministerium
og fra tidligere ansættelse i en kommune.
Advokat Jens Harkov Hansen, Norrbom Vinding. Persondata er Jens’ gebet og
har været det gennem en årrække. Både i Justitsministeriets regi, hvor Jens i lov-
afdelingen jævnligt arbejdede med persondataloven. Og hos Datatilsynet, hvor
han havde tilsynskasketten på. Nu hos Norrbom Vinding, hvor det gennem de
seneste år har handlet om persondataretlig rådgivning til både private og offent-
lige arbejdsgivere.
Afdelingschef, cand. jur., Vivian Grønvall Petersen. Leder af Frederiksberg Kom-
munes Juridiske Afdeling, der bl.a. yder juridisk bistand i kommunal – og forvalt-
ningsretlige spørgsmål, betjener 9 nævn og råd, forestår vielser og valg – og nu
også modtager henvendelser i den såkaldte ”whistleblowerordning.

Håndtering af personoplysninger i det offentlige
- når HR skal matche personaleadministration og persondatalov
Program:
08.30 – 09.00 Ankomst og morgenmad
09.00 – 10.00 Introduktion – persondataretligt overblik på 1 time
De fleste kender enkelte hjørner af persondataloven. Men det store overblik kan det
knibe med. Vi starter dagen med at tegne det persondataretlige landkort i hovedtræk,
så det overordnede perspektiv er på plads, inden vi fordyber os i detaljerne.
Advokat Jens Harkov Hansen, Norrbom Vinding
10.00 – 11.00 Personalesagen i persondataretlig belysning
Elektroniske personalesager, den kommunale enhedsforvaltning, behovet for fyldest-
gørende personalesager og de persondataretlige grænser for, hvad man må. Den cock-
tail volder hovedbrud for mange offentlige arbejdsgivere – for hvem må have adgang til
personalesagerne? Hvad må der ligge på personalesagen og i hvor lang tid?
Vi stiller skarpt på de persondataretlige grænser – og kommer også ind på de krav, der
følger af sikkerhedsbekendtgørelsen.
Juridisk konsulent Annette Baun Knudsen, KL – Jura og EU
11.00 – 12.00 Modtagelse og behandling af belastende personoplysninger
12.00 – 13.00 Frokost
Personaleafdelingen modtager og behandler hver dag personoplysninger om medar-
bejderne. Nogle af oplysningerne kan være belastende for den medarbejder, de vedrø-
rer. Personoplysningerne kan komme ind via andre forvaltninger eller kolleger, som
klage fra en borger eller måske via en whistleblowerordning. Hvad må personaleafdelin-
gen gøre med disse oplysninger – og hvad skal personaleafdelingen gøre? Hvilke mu-
ligheder har personaleafdelingen for at behandle oplysningerne – og i hvilket omfang
har man pligt til at oplyse de berørte medarbejdere herom?
Chefkonsulent, cand. jur., Helle Groth Christensen, KL – Jura og EU
13.00 – 14.00 Med Datatilsynet på tilsynsbesøg
En del af Datatilsynets virke er, som navnet antyder, at føre tilsyn. Tilsynsbesøg gennem-
føres ved, at Datatilsynet meddeler, at de agter at komme forbi. Og hvordan håndterer
kommunen den så videre herfra på en hensigtsmæssig måde? Vi gennemgår forløbet
af en tilsynsproces fra start til slut og kommer ind på, hvornår Datatilsynet typisk har
noget at bemærke. Vi giver også en række gode råd til, hvordan kommunen bedst kan
forberede sig, så tilsynsbesøget glider så glat som muligt.
Advokat Jens Harkov Hansen, Norrbom Vinding

14.00 – 15.00 Whistleblowing i kommunerne – de første erfaringer
Frederiksberg kommune har som den første kommune pr. 1. december 2011 indført en
whistleblowerordning. De første erfaringer er nu høstet – og kommunen deler på kon-
ferencen ud af dem. Vi hører både om udfordringerne i forbindelse med etableringen
af ordningen – herunder om medarbejdernes bekymringer og reservationer – og om
hvordan ordningen opleves i praksis.
Afdelingschef Vivian Grønvall Petersen, Juridisk afdeling, Frederiksberg Kommune
15.00 – 16.00 Et kig i krystalkuglen – nye regler på vej
I januar 2012 fremkom EU-Kommissionen med sit forslag til nye regler på databeskyt-
telsesområdet. Det er tanken, at det nuværende direktiv – og dermed også persondata-
loven – skal erstattes af en forordning. I forslaget lægges der op til en række ændringer
– ikke mindst fordi den teknologiske udvikling på mange måder for længst har overhalet
den nuværende persondatalovgivning. Så selvom forordningen tidligst kan forventes at
træde i kraft om 4 år, er det værd allerede nu at stifte bekendtskab med, hvad der venter.
Vi sætter fokus på de områder, som vil berøre kommuners og regioners HR-administra-
tion mest.
16.00 – 16.30 Afrunding
Konferenceledere:
Advokat Elsebeth Aaes-Jørgensen, Norrbom Vinding
Tak for i dag
Chefkonsulent, cand. jur., Helle Groth Christensen, KL – Jura og EU
Advokat Elsebeth Aaes-Jørgensen, Norrbom Vinding
Konferencesekretær:
Chefsekretær Anette Vestergaard, KL – Jura og EU
I HR-funktionens daglige arbejde er det nødvendigt hele tiden at have øje for persondataretten. De fleste
oplysninger om medarbejderne er omfattet af det persondataretlige regelsæt. Men selvom persondataloven
har eksisteret i mere end 10 år, giver den stadig anledning til tvivl og usikkerhed. For hvornår gælder per-
sondataloven? Og hvad er konsekvenserne af, at persondataloven er i spil?
For én ting er, at persondataloven regulerer et forhold. Noget andet er, at det ikke behøver at betyde, at
personoplysningerne ikke kan behandles. Tværtimod.
På fagkonferencen 2012 sætter vi fokus på de persondataretlige “do’s and don’ts” i kommunernes og re-
gionernes personalehåndtering.