Sprogpolitik_samlet pdf

14 SPROGPOLITIKSprogpolitik forFolketingets AdministrationI Folketingets Administration bruger vi et modernedansk, som viser respekt for den rolle, Folketingetspiller i samfundet; vi skriver rigtigt og godt.Vi skriver rigtigt – vi respekterer det danske sprog,har kendskab til dets grammatik og overholderDansk Sprognævns regler for skriftsproget.Vi skriver godt – vi kender principperne for godformidling og skriver med udgangspunkt imodtageren: Som afsendere overvejer vi, hvem viskriver til. Samtidig er vi opmærksomme på, at visom afsendere ikke ved, hvor vores skriftligeprodukter ender, og i hvilken sammenhæng de vilblive anvendt.Hvorfor har vi en sprogpolitik?Folketingets Administration er en kommunikerendeorganisation, og i praksis repræsenterer administrationenofte institutionen Folketinget. Denskriftlige formidling er en del af vores ansigtudadtil; den signalerer, hvad Folketingets Administrationstår for. Ukorrekt og utilgængeligt sprogskaber usikkerhed og mistillid hos modtageren,derfor skal vores skriftlige formidling være af højkvalitet både indholdsmæssigt og sprogligt.Vores skriftlige formidling skal harmonere medFolketingets værdigrundlag; gennem rigtig og godformidling understøtter vi Folketingets Administrationstroværdighed og yder service med fokus påbrugeren.

SPROGPOLITIK15Hvordan bruger vi sprogpolitikken?Formålet med sprogpolitikken er at højne og sikrekvaliteten af den skriftlige formidling og øge densproglige bevidsthed. Med sprogpolitikken,skrivevejledninger og sprogkurser understøtter viprincipperne for god skriftlig kommunikation oggiver løbende de nødvendige værktøjer, der skalhjælpe den enkelte medarbejder på vej mod øgetsproglig kompetence og større sproglig forståelse.Hvem og hvad gælder sprogpolitikken for?Sprogpolitikken gælder for alle skrivende medarbejderei Folketingets Administration. Selv om detoverordnede kommunikationsansvar er forankrethos ledelsen, har den enkelte enhed og medarbejdersom afsendere tilsammen ansvaret for detsproglige udtryk.Sprogpolitikken omfatter vores interne ogeksterne skriftlige formidling, uanset i hvilken formformidlingen kommer til udtryk.

Skriv rigtigtDenne del af skrivevejledningen handler omat skrive rigtigt. Hvordan er de vigtigsteregler for at sætte komma? Hvilke forkortelserbruger vi? Hvornår skriver vi med stort,hvornår med lille? Det og andet kan du fåsvar på her. Desuden kan du læse forklaringerpå de mest almindelige grammatiskefagudtryk.

IndholdKommaAltid komma 4Aldrig komma 5Biords-tAltid -t 6Aldrig -t 6Ad eller af? 7-r eller ikke -r på udsagnsord? 7Sin eller hans/hendes? 8Et eller to ord? 9Stort eller lille begyndelsesbogstav? 10Forkortelser 12Nogle grammatiske fagudtryk 13

4 SPROGPOLITIKAltid komma1. Sæt komma mellem helsætninger, dvs.sætninger, der ikke er led i en anden sætning ogderfor kan stå alene:3. Sæt komma foran et hv-ord, der indleder enledsætning, dvs. hvad, hvem, hvilke(t), hvor,hvordan og hvornår:Vi vil afvente rapporten, og derfor stemmer viimod beslutningsforslaget.Enten kan du sende en e-mail, eller også kan duringe efter kl. 9.30.Tryk på »Funktioner«, vælg »Indstillinger«, ogtryk så på »Generelt«.2. Sæt komma før og efter en ledsætning, dvs. ensætning, der ikke kan stå alene, men som indgår ien anden sætning; ledsætningerne er fremhævetmed fed skrift:Vi ved, at forslaget bliver vedtaget, når detbliver fremsat.Hvis du vil bestille tid til massage, skal duringe til Brugercenteret.Den bog, der ligger på skrivebordet, hører til påbiblioteket.Husk, at nyheden skal på Nettinget i morgen.Folketinget bestemmer, hvor mange soldater dermå indkaldes.4. Sæt komma foran men:Investeringen i det nye system var stor, mennødvendig.5. Sæt komma omkring nærmere bestemmelser:På Folketingets hjemmeside kan du læse mereom forslaget, som alle partier i øvrigt stemtefor.Folketingets ombudsmand, Hans Gammeltoft-Hansen, har ikke udtalt sig om sagen.

SPROGPOLITIK5Aldrig komma1. Foran osv. og imellem osv. og osv.:Vi har indgået en ny aftale om aktivering,praktikordninger osv.Vi sparer udgifter til sygefravær, erstatninger,førtidspension osv. osv.Der skal dog sættes komma, hvis bindeordetgentages:Vi aflyser mødet, fordi betænkningen erforsinket, og fordi flere medlemmer er ude atrejse.2. Efter en overskrift eller en indledningshilsen:Kære formandJeg sender dig hermed de bilag, du har bedt om.Du kan læse mere om komma i »Retskrivningsvejledningfor Folketingstidende« side 49-53 og i»Retskrivningsordbogen« §§ 46-52 og 55-57.3. Mellem sideordnede ledsætninger med fællesbindeord; bindeord er f.eks. at, fordi, hvis, når:Vi aflyser mødet, fordi betænkningen erforsinket og flere medlemmer er ude at rejse.

6 SPROGPOLITIKBiords-tAltid -t1. Biord, der angiver en måde:Aldrig -t1. Biord, der ender på -vis:Hun taler langsomt og tydeligt.Vi har brug for en særligt sagkyndig oversætter.Det er et CO 2 -mæssigt fornuftigt grundlag.2. Biord, der betegner en grad og ender på -ig eller-lig:Vi trænger gevaldigt til at rydde op i voresskabeloner.Udgifterne er steget betydeligt.Problemet er ikke tilstrækkeligt belyst.Der er heldigvis mange, der er enige med os.Jeg vil indledningsvis udtrykke min tak tiludvalgsmedlemmerne.2. De følgende biord, der ender på -lig:forhåbentlig, gladelig, klogelig, morderlig,navnlig, nemlig, rettelig, sandelig, temmelig,unægtelig3. De følgende biord, der angiver tid og ender på-ig eller -lig:3. De følgende biord, der angiver tid og ender på-ig eller -lig:dagligt, jævnligt, midlertidigt, månedligt,regelmæssigt, rettidigt, tidligt, ugentligt, årligtbestandig, endelig, evindelig, fremtidig, idelig,nylig, oprindelig, pludselig, samtidig, sluttelig,snarlig, stadig, sædvanlig, uafladelig, ustandselig,øjeblikkeligLæs mere i »Retskrivningsvejledning for Folketingstidende«side 27-33.

SPROGPOLITIK7Ad eller af ?-r eller ikke -r?Vi bruger ad1. om en bevægelse langs med, hen over ellergennem noget:Pendlerne kører altid ad motorvejen.Der er altid -r på et udsagnsord, når det er bøjet inutid (og står som udsagnsled):Den diskussion fører ikke til noget.Arbejdet kører på skinner.2. om en retning ud fra en position:Vi læner os op ad forligspartiernes udspil.Vi bruger af1. om en bevægelse væk fra noget:Regeringen overvejer at tage flere afsnit ud aflovforslaget.Der er aldrig -r på et udsagnsord, når det står inavnemåde:Vi vil føre den beslutning ud i livet.Det kræver tålmodighed at føre politik på detområde.De vil lade forsøget køre året ud.2. om årsag eller middel:Borgerne skal deltage af egen vilje.

8SPROGPOLITIKSin eller hans/hendes?Vi bruger sin, når vi henviser til et grundled i ental ien sætning; sekretæren i eksemplet er ministerensegen sekretær:Ministeren ringede til sin sekretær.Hun ringede til sin sekretær.Vi bruger hans/hendes, når vi henviser til nogetandet end grundleddet; i eksemplet ringerministeren til en anden persons sekretær:Ministeren ringede til hans/hendes sekretærHun ringede til hendes sekretær.ans

SPROGPOLITIK9Et eller to ord?1. Når to ord styrer noget som et forholdsord,skrives de i to ord. I det første eksempel styrerover og for ordet køkkenet (styrelsen), og deskrives derfor i to ord:Men hvis der indgår en forkortelse i ordet, bruger vien bindestreg:cd-rom, e-mail, tv-programmerHun har kontor over for køkkenet.Det gælder også, når styrelsen ikke står lige efterforholdsordet. I eksemplet er det forslag styrelsefor over for:Vi bruger også en bindestreg, når det første ledbestår af flere ord:ad hoc-udvalg, frit valg-ordning,§ 20-spørgsmålDet forslag er vi venligt stemte over for.Når to ord ikke styrer noget andet ord, skrives de iét ord:I »Retskrivningsvejledning for Folketingstidende«side 23-26 og 85-90 kan du læse mere omsammensatte ord.Hun har kontor overfor.2. På dansk skriver vi sammensatte navneord i étord uden bindestreg:personalepolitik, skrivebordsstol, skærmbillede,udvalgsbetænkning

10 SPROGPOLITIKStort eller lille begyndelsesbogstav?1. Personnavne skrives med stort, det gælder ogsåøge-, kæle- og tilnavne:Dan Jensen, Dynelarsen, Jernladyen2. Officielle kongelige titler skrives med stort iomtale og tiltale:Hendes Majestæt Dronningen/Deres Majestæt,Hans Kongelige Højhed Kronprins Frederik/DeresKongelige HøjhedMen de skrives med lille, når de bruges somstillingsbetegnelser:dronning Margrethe/dronningen, kronprinsFrederik/kronprinsenmed stort, det gælder også deres kaldenavne:Det Konservative Folkeparti/Konservative/DeKonservative, Det Radikale Venstre/Radikale/DeRadikale, Socialdemokraterne/Socialdemokratiet,Siumut5. Ved institutioner, organisationer og virksomhederfølger vi den måde, de selv skriver deres navn på:Dansk Sprognævn, Folketingets Præsidium,Grønlands Landsting, Det Kongelige Teater,Ombudsmanden, Statsministeriet6. Kaldenavne skrives også med stort:Landstinget, Præsidiet, Sprognævnet, Tinget3. Alle andre titler, grader og stillingsbetegnelserskrives med lille:7. Navne på udvalg, kommissioner m.m. skrivesmed stort:præsident Bush, folketingsformand ThorPedersen, statsminister Anders Fogh Rasmussen,ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen4. Navne på partier og folketingsgrupper skrivesFinansudvalget, Ligningsrådet, Udvalget forVidenskab og TeknologiLæs mere i »Retskrivningsvejledning for Folketingstidende«side 69-83.

SPROGPOLITIK 11stortlille

12 SPROGPOLITIKForkortelserVi bruger følgende standardforkortelser:bl.a., ca., ekskl., f.eks., g, inkl., jf., kg, kl., km/t.,m.m., m.v., nr., pga., p.t.Det vil sige forkortes kun til dvs. foran enkeltordeller ordgrupper, ikke foran en sætning:Den 1. juni, dvs. på søndag, træder bestemmelsenom badesikkerhed i kraft.Forslaget blev vedtaget, det vil sige, at vi nukan trække i arbejdstøjet.Du kan læse om andre forkortelser og brugen afforkortelser i »Retskrivningsvejledning forFolketingstidende« side 39-43.

SPROGPOLITIK13Nogle grammatiske fagudtrykHelsætning: en sætning, der ikke er led i en andensætning og derfor kan stå alene.Der kan stemmes.Tryk på den røde knap.De ved, at de altid kan få hjælp i It og Tele.Ledsætning: en sætning, der er led i en andensætning og derfor ikke kan stå alene.Du kan slå op i den bog, der ligger på skrivebordet.De ved, at der er audiens på mandag.Tidende holder seminar, før mødeperiodenbegynder.Grundled/subjekt: det led i en sætning, der handlereller oplever. Du finder det ved at spørge medhvem eller hvad plus udsagnsleddet. I sætningenministeren rejste til topmøde er ministerengrundled; vi kan finde det ved at spørge: Hvemrejste til topmøde?udsagnsled og beskriver grundleddets, altsåministerens, handling.Biord/adverbium: et ord, der beskriver en måde, engrad eller en holdning. I hun taler tydeligtbeskriver biordet tydeligt den måde, hun taler på.Forholdsord/præposition: et ord, der beskriver etfysisk eller abstrakt forhold mellem to størrelser. Imappen ligger i den nederste skuffe beskriverforholdsordet i forholdet mellem mappen ogskuffen.Verbalsubstantiv: et navneord, der er dannet af etudsagnsord. Verbalsubstantiver ender oftest på-(n)ing eller -else, som f.eks. betænkning ogredegørelse, der er dannet af udsagnsordenebetænke og redegøre.Passiv: lideformen af et udsagnsord, dvs. diskutereseller bliver diskuteret.Udsagnsled/verbal: et bøjet udsagnsord, somangiver grundleddets handling/oplevelse. Isætningen ministeren rejste til topmøde er rejste

SprogpolitikSKRIV GODTAa p § G

2 SPROGPOLITIKSkriv godtDenne del af skrivevejledningen handler om atskrive godt. Hvordan får du bedst muligt ditbudskab frem til modtageren, så det både erforståeligt og sagligt og lever op til værdiernefor Folketingets kommunikation? Retningslinjerneom formidling i det følgende er ikkefacitlister eller regler. Der kan altid være godegrunde til at gøre tingene på andre måder, endskrivevejledningen foreslår. Det vigtige er, atdu som afsender sikrer, at din tekst opfyldersit formål – både for modtageren og forFolketingets Administration.

SPROGPOLITIK3IndholdSkriv til din modtager 4Skriv nutidigt 6Breve, e-mails og internet 9Skilte, instrukser og vejledninger 11Referater og notater 12Sprogpolitikken 14

4 SPROGPOLITIKSkriv til din modtagerHvem skriver du til?Det er afsenders ansvar, at modtageren forstårteksten. En tekst behøver ikke at være lettilgængeligfor alle, men den skal være til at forstå forden eller dem, der skal bruge den. Skriver du tiljurister, kan du forudsætte, at modtageren kenderde juridiske fagudtryk. Skriver du til andre, skal dumåske bruge plads på at forklare de faglige termereller benytte helt andre ord.Ofte vil du sikkert støde på den udfordring, at duikke kender modtageren, fordi din tekst i princippetskal kunne forstås af alle: en borger, enjournalist, en forening osv. I de tilfælde skal dualligevel overveje, hvem der er den typiske læser afdin tekst.Hvis du kender din målgruppe, kan du sætte dig imodtagerens sted og spørge:• Hvad er vigtigst – set med modtagerens øjne?• Hvordan kan du gøre budskabet klart ogforståeligt?Hvis du ikke kender din målgruppe, eller hvis duved, der er flere målgrupper, kan du prøve at stilledig selv følgende spørgsmål:• Er det især én gruppe, der skal forstå din tekst,f.eks. journalister eller de kritiske borgere? Ogkan du opbygge teksten med udgangspunkt inetop de grupper?• Kan du eventuelt skrive en kort og enkel tekst ogudbygge den med faktabokse med ordforklaringertil svære ord eller baggrundsinformation?• Vil det være bedre at skrive to (eller flere) versioneraf teksten?• Kan du præcisere i teksten, hvor læseren kanfinde yderligere information?• Hvilke forudsætninger har modtageren for atforstå det, du skriver? Skal du forklare fagtermereller helt undgå dem?• Hvilke spørgsmål skal teksten besvare? Er dertale om generel information eller om svar påspørgsmål?Vær dus med din modtagerVær dus med modtageren, medmindre du medsikkerhed ved, at modtageren foretrækker at væreDes. Det er almindeligt korrekt og høfligt dansk atvære dus i dag.

SPROGPOLITIK5Disponer teksten• Kom til sagen i overskriften – og lad ikkeoverskriften fylde mere end en linje.• Skab overblik ved at bygge teksten op ioverskuelige afsnit, og brug gerne underoverskrifter.• Skab sammenhæng via en rød tråd i teksten.Undgå overflødige informationer.• Skriv varieret. Du behøver ikke at skrive kortesætninger hele tiden. Hvis du skifter mellemlange og korte sætninger, bliver tekstennemmere at læse.

6 SPROGPOLITIKSkriv nutidigtSkriv nutidigtSkriv konkret, brug nutidige ord, og spar påpassiverne. Skriv Udvalget holder møde i stedetfor Der afholdes møde i udvalget, og skriv Væropmærksom på … i stedet for Der gøres opmærksompå …Nutidigt sprog er ikke poppet sprog. Nutidigt sproger sagligt og forståeligt, men renset for gammeldagsord og udtryk som f.eks. begæring, forrette,fornøden, hvorledes.Nutidigt sprog er ligefremt og bruger ikkeordstillinger som f.eks. det af udvalget fremsendtebilag, skriv i stedet udvalgets bilag eller detbilag, som udvalget har sendt med.Undgå »papirord«Der er mange ord og vendinger, du med fordel kanundgå i din tekst, hvis du gerne vil gøre sprogetmere nutidigt. Brug som udgangspunkt ord ogvendinger, du også vil bruge, når du taler.PassiverDet er en tommelfingerregel, at god kommunikationikke må indeholde passiver. Det er somhovedregel rigtigt, men nogle passiver kan faktisklette teksten. Det skal bare være klart for læseren,hvem eller hvad der er det handlende led i enpassiv sætning. Overvej altid, om det, du vil skrive,kan udtrykkes aktivt.En god passivDen gode passiv kan give et bedre forløb i teksten:Udvalget anbefaler, at ministeren undersøgermulighederne. Det skyldes … (modsat: Udvalgetanbefaler, at ministeren undersøger mulighederne.Udvalget anbefaler det, fordi …).En dårlig passivDen dårlige passiv gør det svært for læseren atafgøre, hvem der gør hvad i sætningen: Detanbefales, at mulighederne undersøges.Medmindre sammenhængen er helt klar, ermeningen svær at forstå. Hvem anbefaler, og hvemundersøger?

SPROGPOLITIK 7papir-GammeldagsNutidigtPas på ord med –ing og –else (verbalsubstantiver)afholde mødeafholde udgifteranmodefor nærværendeforefindesfremsendenetstedudestårundertegnedeholde mødebetalebedenu/i øjeblikketersendehjemmesidemanglervi/os/jeg/migGammeldagsVær venlig at rette henvendelse tilVed indsendelse af ovennævnte bilagTil bekræftelse afVed overskridelse af fristenVi tager kasserne til opbevaringHan foretog en opbremsningNutidigtVær venlig at ringe tilNår du sender bilageneFor at bekræfteOverskrider du fristenVi opbevarer kasserneHan bremsede

8 SPROGPOLITIKHer mangler et bogstvDer mangler et helt ord i sætningeFor stortmellemrumÆndring af sætningEt bogstav i denne linje er forkartFagudtrykNår en jurist skriver til en jurist, er der som regelikke grund til at undgå juridiske fagudtryk.Fagudtryk er præcise og kan bruges, når du ersikker på, at modtageren kender og forstårudtrykkene. Overvej f.eks.:• Brug vejledningerne på Nettinget. Der er flereeksempler på, hvordan du kan løse sprogligeproblemer.• Brug stavekontrollen. Den fanger ikke det hele,men den kan fange meget.• Har læseren forudsætninger for at forståfagudtryk?• Skal du benytte andre formuleringer i stedet forfagudtrykket?• Skal du bruge fagudtrykket, men forklare detførste gang, du bruger det?Læs korrekturLæs altid din tekst igennem – både hvad angårindhold og form. Hvis du læser teksten højt, kan dufange mange ting, som øjet ikke fanger på papiret,ikke kun slå- og stavefejl, men også manglendesammenhæng i teksten.• Brug Folketingstidende. Der sidder professionellekorrekturlæsere, der kan hjælpe dig medat fange mange irriterende fejl.Overhold designpolitikkenFolketingets designguide sikrer, at vores produkterhænger sammen rent visuelt. Respekter guiden– den er en vigtig del af vores ansigt udadtil. Derfindes skabeloner til breve, notater og e-mails m.m.Læs mere om dem i design- og kommunikationsguidenpå Nettinget.Hent hjælp undervejs• Brug Kommunikationsenheden. Spørg eventueltefter lidt sparring, inden du er færdig medteksten.

SPROGPOLITIK9Breve, e-mails og internetForskellige teksttyper stiller forskellige krav. I detfølgende får du en række gode råd til de forskelligetyper tekst, vi normalt arbejder med.Breveopklaret spørgsmål. Det kan både være Du kanlæse mere om alt dette på Folketingetshjemmeside www.ft.dk, eller Du er velkommen tilat ringe til mig på telefon xxx, hvis du harspørgsmål.Kære og duBreve har næsten altid en indgangsbøn og enudgangsbøn. I breve fra Folketinget skriver vi Kæretil vores modtager. Skriv som udgangspunkt bådefornavn og efternavn på modtageren. Afslut medMed venlig hilsen. Vær dus med modtageren,medmindre du med sikkerhed ved, at modtagerenforetrækker at være Des.Indledning og hovedbudskab førstHvis dit brev er et svar på et brev, så henvis tildette i indledningen: Tak for dit brev og ditspørgsmål om xxx. Kom herefter til sagen med detsamme. Er der mange budskaber i brevet, så laveventuelt en punktopstilling. Det gør det nemt forlæseren at se, hvor du svarer på hvilke spørgsmål.AfslutningDet er altid en god idé at afslutte med at fortællemodtageren, hvilke muligheder der er for at fåE-mailsBetragt som udgangspunkt e-mailen som et brev.Vi printer sjældent vores e-mails ud, inden visender dem, og det er en af grundene til, at derofte sniger sig mange fejl ind. Tekster på skærmener svære at læse, og det er i forvejen vanskeligt atopdage fejlene i sine egne tekster. Sørg for at læsegrundig korrektur på din e-mail, og brug stavekontrolleni Outlook.• Brug en sigende titel i emnefeltet.• Skriv som udgangspunkt Kære og Med venlighilsen.• Inddel teksten i afsnit, og skriv ikke for megetfortløbende tekst. Brug eventuelt underoverskrifter.• Vær dus med din modtager, medmindre du medsikkerhed ved, at modtageren hellere vil væreDes.• Husk, at mange e-mails starter internt, men

10 SPROGPOLITIKender med også at cirkulere eksternt, måskenederst i en videresendt e-mail el.lign.• Respekter Folketingets designlinjer for e-mails.Brug den rigtige e-mailsignatur med dinekontaktdata i dine eksterne e-mails. Ogrespekter, at vi skriver med skrifttypen Arial 10punkt i sort. Der findes en særlig signatur tilinterne e-mails, der ikke fylder så meget – indstildin Outlook, så du automatisk følger retningslinjerne(se på Nettinget hvordan).• Brug autokorrekturen i Outlook.• Undgå at »råbe« med store bogstaver og mangeudråbstegn i dine e-mails.Husk, at selv om e-mail er et effektivt og hurtigtkommunikationsmedie internt, så kan den ikkeerstatte den personlige dialog. Hvis der opstårmisforståelser eller en forkert tone i en e-mailkorrespondance,så tag personlig kontakt tilhinanden. Diskussioner via e-mail er sjældentkonstruktive.på skærmen. Derfor er der nogle gode tommelfingerreglertil nettekster:• Skriv den mest dækkende overskrift. Holdoverskriften i én linje.• Skriv til modtageren på modtagerens betingelser.• Skriv det vigtigste først.• Skriv kort og præcist.• Skriv i korte og logiske afsnit, og brug gerneunderoverskrifter.• Fremhæv eventuelt de vigtige ord, og brugpunktopstilling, hvis teksten handler om flereforhold.• Brug kun illustrationer, der har åbenlys forbindelsetil indholdet.• Brug links, og skriv tekst i linket, så man kan se,hvad man får. Skriv ikke bare klik her.• Læs altid korrektur.InternetNår vi læser tekster på nettet, leder vi ofte efternoget bestemt. Tekster er samtidig svære at læse

SPROGPOLITIK11Skilte, instrukser og vejledningerSkilte og korte beskederSkilte og korte beskeder kræver flere overvejelser.Det er meget sværere at formulere tingene kort,end de fleste tror.Ligesom i trafikken kan skilte deles op i grupper:• Forbudsskilte (Rygning forbudt)• Påbudsskilte (Husk at lukke vinduet)• Oplysningsskilte (Printeren er i stykker).Forbudsskilte skal som regel være så klare sommuligt: Ingen gennemgang, Adgang forbudt osv.Påbudsskilte skal være handlingsanvisende. Tit erde lidt rarere at læse, hvis de indledes med Huskat …, fordi den rene bydeform Luk vinduet kanvirke meget kommanderende.Undgå udråbstegn og især mange udråbstegn. Detvirker mod hensigten. Det samme gør kraftigeunderstregninger, »råben« med store bogstaver ogfor mange farver. Jo enklere, jo bedre.Korte meddelelser (oplysningsskilte) skal være såpræcise som muligt, f.eks. Toilettet er stoppet,Printeren virker ikke. Der behøver sjældent stå enforklaring på, hvad problemet i øvrigt skyldes.Instrukser og vejledningerInstrukser og vejledninger skal være konkrete, ogdu skal inddele dem i trin.En brandinstruks må f.eks. aldrig bestå affortløbende tekst eller fyldord. Det skal fremgå heltklart og tydeligt, i hvilken rækkefølge læseren skalgøre hvad. Det er en god idé med illustrationerundervejs, så du er sikker på, at modtagerenforstår budskabet rigtigt.Det samme gælder vejledninger. It-vejledninger eraltid nemmere at forstå, når der er billeder, derviser, hvordan de trin, man skal igennem, ser ud påskærmen.Ingen passiverDer må aldrig være passiver i en instruks eller envejledning. Det er vigtigt, at ingen er i tvivl om,hvem der skal gøre hvad i en vejledning:Sådan fanger du spam-mails manuelt1. Højreklik på e-mailen2. Vælg Uønsket e-mail3. Vælg Føj afsender til liste overblokerede afsendere

12 SPROGPOLITIKReferater og notaterReferater og notaterFolketinget har særlige skabeloner til referater ognotater. Brug dem, så vores forskellige dokumenttyperer genkendelige og overholder voresdesignretningslinjer.ReferaterDer er stor forskel på referater fra salen, fraudvalgsmøder og fra interne møder i huset. Somudgangspunkt er det altid en god idé at medtagedagsordenen for mødet som det første i et referat.Gør herefter referatet så læsevenligt som muligt –brug luft mellem afsnittene. Det er rarere at læseet overskueligt referat på fire sider end ettætskrevet på tre sider.Alle referater indeholder standardoplysninger som• tidspunkt (dato og klokkeslæt)• deltagere (hvem deltog på mødet – og eventuelthvem var fraværende?)• referent (hvem har skrevet referatet?).Selve indholdet i referatet kan til gengæld byggesforskelligt op. Det afhænger helt af behovet eftermødet:BeslutningsreferaterBeslutningsreferater medtager, som navnetantyder, kun beslutninger. De refererer altså ikkediskussionerne undervejs, medmindre mødedeltagernebeder om at få ført deres indlæg til referat.Ved interne møder kan I aftale inden mødetsbegyndelse, at I vil have et beslutningsreferat.GenfortællingsreferaterGenfortællingsreferatet er den mest almindeligereferattype. Her gengiver referenten, hvordandiskussionen forløb under mødet, og hvordanbeslutninger føres ud i livet:Anders Andersen foreslog, at alle fremover ermed til at besvare henvendelser fra borgerne.Der var tilslutning til forslaget, og Andersudvikler et vagtskema, der viser, hvem der harborgervagten hvornår. Skemaet sendes til allepr. e-mail inden fredag den 1. august.

SPROGPOLITIK§NotaterVed at bruge Folketingets skabelon for notater erdu sikker på at komme igennem de væsentligeforhold i en sagsfremstilling. Afhængigt af det, duskal skrive om, må du vurdere, om du har brug forflere afsnit.Overvej også hver gang, hvem der er målgruppenfor notatet, og hvad der er vigtigt at få frem. Sørgfor, at eventuelle konklusioner eller problemstillingerfremgår klart, ikke kun sprogligt, men også itekstens opbygning.13