SEPA-Lastschriften für Vereine - VR-Bank Handels

Einzüge/Lastschriften in SEPA 

Information für Vereine 

Die technischen und organisatorischen Anforderungen von SEPA-Basis-Lastschriften sind durch die Gestaltung 

als europaweites Zahlungsinstrument merklich umfangreicher und komplexer geworden als die Ihnen bekannten 

Einzugsermächtigungs-Lastschriften. In den folgenden Punkten möchten wir Ihnen einen Überblick über 

die Neuerungen und die damit verbundenen Vorbereitungen geben. 

1. Gläubiger-ID 

Jeder Zahlungsempfänger („Gläubiger“) bekommt eine eindeutig zuordenbare Identifikationsnummer. Lastschriften 

können zukünftig ohne diese „Gläubiger-Identifikationssnummer“ (auch Gläubiger-ID bzw CI abgekürzt) 

nicht mehr verarbeitet werden. Wenn Ihnen von der Bundesbank noch keine zugeordnet wurde, können 

Sie diese kostenlos auf der Internetseite http://glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen. Sie benötigen 

hierfür eine Email-Adresse. Als Verein wählen Sie im Online-Formular bei der Beantragung die Personengruppe 

„Juristische Personen des Privatrechts (z. B. AG, GmbH, e.V.)“. Nicht-eingetragene Vereine (n.V.) sollten die Gläubiger-ID 

auf den Namen des Kassierers bestellen, da der Verein keine eigene Rechtspersönlichkeit darstellt. 

Bitte geben Sie uns nach Erhalt der Gläubiger-ID eine Kopie des Schreibens der Deutschen Bundesbank mit der 

Angabe des betreffenden Kontos (ggfs. mit einer neuen Inkassovereinbarung - siehe Punkt 2). 

Sollte der Name des Vereins später geändert werden ist eine neue Gläubiger-Identifikationsnummer zu beantragen. 

Diese ist im Mitglieder- bzw. Zahlungsverkehrsprogramm zu erfassen und uns mitzuteilen. 

2. Inkassovereinbarung 

Für die Einreichung von Lastschriften bei der Bank ist zuvor eine „Inkassovereinbarung“ abzuschließen. Kunden, 

die bereits Lastschriften einziehen wurde im Mai 2012 von uns eine neue Inkassovereinbarung für den Einzug 

von Lastschriften zugeschickt. Wenn Sie diese noch nicht an uns zurückgegeben haben, bitten wir um baldige 

Rückgabe inkl. der oben erwähnten „Gläubiger-ID“. 

3. SEPA-Fähigkeit Ihrer Bankensoftware bzw. Ihres Vereinsprogramms 

SEPA-Lastschriften können nicht mehr beleghaft oder per Diskette bei der Bank eingereicht werden. Falls Sie 

bereits eine Bankensoftware oder ein Vereinsprogramm einsetzen, sollten Sie Ihre Software auf SEPA-Fähigkeit 

prüfen: 

➔ Können Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) hinterlegen? 

➔ Sind IBAN, BIC und Mandatsdatum in den Stammdaten der Vereinsmitglieder hinterlegbar? 

➔ Ist eine Mandatsverwaltung integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung für Erst- und 

Folgelastschriften bei der Bank)? 

➔ Ist die Erzeugung und Übertragung von XML-Dateien (anstatt von DTA, DTAZV) möglich? 

➔ Kann das Programm selbst per Onlinebanking / HBCI die Lastschriften an die Bank übertragen oder 

können die Daten an eine Bankensoftware übergeben und damit übertragen werden? 

Setzen Sie bisher keine Software ein, bieten wir Ihnen zur Unterstützung Ihres elektronischen Zahlungsverkehrs 

unsere Banking-Software „VR-Networld-Banking“ an. Viele Dachorganisationen für Vereine haben auf Ihren Internetseiten 

Empfehlungen für ein aktuelles Vereinsverwaltungsprogramm. 

Checkliste für SEPA-Umstellung Vereine – Stand 10/2012 Seite - 1

4. Einzugsermächtigung Ihrer Mitglieder prüfen – ggf. neue SEPA-Mandate einholen 

„SEPA-Mandate“ ersetzen zukünftig die bekannten Einzugsermächtigungen. Vorhandene unterschriebene Einzugsermächtigungen 

können in Mandate umgewandelt werden (siehe Punkt 7). 

a) Bestehende Einzugsermächtigungen 

Überprüfen Sie, ob Sie für jeden Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen 

haben. Nur diese Einzugsermächtigung ist für die Umwidmung in eine SEPA-Basislastschrift zulässig (siehe 

Punkt 7) Liegt diese nicht vor, holen Sie diese neu ein und verwenden am besten das sogenannte Kombi-Mandat, 

das Einzugsermächtigung und SEPA-Basislastschrift-Mandat in einem Formular vereint (siehe beiliegendes 

Muster). Darin sind auch bereits die Felder vorhanden, die zukünftig erforderlich sein werden: die internationale 

Kontonummer (IBAN) und die internationale Bankenkennung (BIC). Ihre Mitglieder können diese auf Bankkarten 

bzw. den Kontoauszügen entnehmen. 

b) Einzugsermächtigungen für neue Mitglieder 

Für neue Mitglieder sollten Sie ab sofort das Kombi-Mandat (bisherige Einzugsermächtigung in Verbindung 

mit SEPA-Lastschrift) verwenden (siehe beiliegendes Muster). Sobald Sie den Einzug der Beträge auf SEPA-Lastschriften 

umgestellt haben, reicht für neue Mitglieder das SEPA-Basislastschrift- Mandat. (siehe Muster). 

5. Aufbau und Text eines SEPA-Mandats 

Bei der Gestaltung eines Formulars für ein SEPA-Mandat oder SEPA-Kombimandat ist wichtig, dass Sie folgenden 

Inhalt und Formulierungen verwenden. Eine Abweichung oder eine Einschränkung (z. B. Vereinbarung 

zum Verzicht auf Pre-Notifikation) macht das Mandat ungültig! 

Die Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der rechtlich relevante 

Text des SEPA-Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben: 

Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) 

Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut 

an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. 

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, 

die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut 

vereinbarten Bedingungen. 

Zusätzlich müssen folgende Angaben auf dem SEPA-Lastschriftmandat enthalten sein: 

• Ihr Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer 

• Mandatsreferenz ( siehe unten) 

• Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird. 

• Name, Adresse, Kontoverbindung und Unterschrift des Kontoinhabers sowie Datum der Unterschrift. 

• Ist der Kontoinhaber nicht identisch mit dem Zahlungspflichtigen (z. B. Einzug vom Konto eines Elternteils) 

ist dies ausdrücklich zu nennen. (siehe Muster) 

6. Mandatsreferenz 

Jedes Mandat für einen Lastschrifteneinzug benötigt eine eindeutige „Mandatsreferenz“ (max. 35 Stellen aus 

Buchstaben und/oder Zahlen). Sie können hierfür z. B. die Mitgliedsnummer verwenden. 

Im Programm muss für jedes Mandat der Zeitpunkt der Unterschrift auf dem Mandat (oder bei einer „Umwidmung“ 

ein beliebiges Datum nach der Benachrichtigung) erfasst werden, da dies mit der Lastschrift an den 

Zahlungspflichtigen übertragen wird. 

7. Weiterverwendung von vorhandenen Einzugsermächtigungen („Umwidmung“) 

Mit den Sonderbedingungen für den Lastschrifteneinzug vom Juli 2012 wurde die Möglichkeit geschaffen, 

dass vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgewandelt werden und somit die Einholung 

neuer unterschriebener Mandate jedes Mitglieds nicht nötig ist. 


Hierfür sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen. 

• Die Einzugsermächtigung muss schriftlich vorliegen und vom Mitglied gültig unterschrieben sein. 

• Dem Mitglied muss schriftlich die Gläubiger-ID des Vereines und die Mandatsreferenz (z.B. 

Vereinsmitgliednummer - siehe Nr. 5 oben) mitgeteilt werden. 

• Die Mitteilung muss folgende Punkte umfassen: 

◦ Tag der Umstellung (ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch SEPA-Lastschriften gebucht werden) 

◦ Name des Mitglieds bzw. des Zahlungspflichtigen 

◦ Adresse des Mitglieds bzw. des Zahlungspflichtigen 

◦ Mandatsreferenz des Mitglieds 

◦ IBAN+BIC des Mitglieds bzw. des Zahlungspflichtigen („Ihre Kontoverbindung lautet....“) 

◦ Name des Vereins (=Zahlungsempfängers) 

◦ Gläubiger-ID des Vereins (=Zahlungsempfängers) 

◦ Zahlungsart: „wiederkehrende Lastschrift“ 

Eine Umrechnung der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC ist technisch mit Hilfe 

eines Programms möglich, aber nicht völlig sicher, da dies eigentlich nur die kontoführende Bank vornimmt. 

Im Schreiben an Ihr Mitglied können Sie dieses mit folgendem Zusatz um Prüfung und Korrektur bitten: 

„Die IBAN und BIC wurden aus Ihrer alten Kontoverbindung programmtechisch ermittelt. Bitte prüfen Sie 

diese. Sollten sie nicht korrekt sein, bitten wir Sie um unverzügliche Nachricht, spätestens bitte bis zum 

XX.XX.XXXX“ (ca 2-4 Wochen vor dem ersten Einzug). 

Neuerungen bezüglich SEPA-Lastschriften 

Die gesetzlichen Regelungen für den Einzug mittels SEPA-Basislastschriften bringen folgende Neuerungen 

bzw. Anforderungen: 

1. Vorabinformation („Pre-Notifikation“) 

Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug vorab und rechtzeitig (siehe folgenden Punkt) dem Zahlungspflichtigen 

mitzuteilen („Pre-Notification“).In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten 

hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Eine Veröffentlichung z.B. 

Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett usw. ist aber zu empfehlen. 

2. Einlieferungszeiten / Vorlaufzeiten 

• Erstmalige und einmalige Einzüge: maximal 14 und minimal 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit 

• Folgende regelmäßige Einzüge: maximal 14 und minimal 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit 

• Einzüge mit verschiedenen Fälligkeiten sind in separaten Buchungsläufen einzureichen. 

Dies sollte das Zahlungsverkehrsprogramm automatisch richtig machen. 

3. Aufbewahrung von Mandaten 

Der Zahlungsempfänger (der Verein) muss die unterschriebenen Mandate (und evtl. Änderungen – z.B. Änderung 

der Bankverbindung) im Original aufbewahren. Ebenso müssen die umgewidmeten Einzugsermächtigungen 

mit der Information, wann das Mitglied informiert wurde, aufbewahrt werden. Nach Erlöschen (Vereinsaustritt/Tod) 

oder Ersatz (z. B. Namenswechsel) des Mandats ist dieses Original noch weitere 14 Monate (gerechnet 

ab dem letzten Einreichungsdatum) aufzubewahren. 

4. Gültigkeitsdauer des Mandats 

• Ein Mandat muss spätestens 36 Monaten nach Unterschrift für einen Einzug einer SEPA-Lastschrift 

verwendet werden sonst verfällt es und muss neu eingeholt werden. 

• Nach einem Lastschrifteneinzug verlängert sich die Gültigkeitsdauer um weitere 36 Monate. 

• Eine Änderung (z. B. Bankverbindung) unterbricht oder verlängert diese 36-Monate-Frist nicht. 


Informationen im Internet zu SEPA und SEPA-Lastschriften 

Diese Information und Checkliste in aktualisierter Form und weitere Informationen finden Sie auf unserer Internetseite 

www.vrbank-hg.de 

Die „offizielle“ Informationsquelle des Bundesministeriums der Finanzen: 

www.sepadeutschland.de 

Muster für Lastschrifts-Mandate finden Sie auf 

http://www.die-deutschekreditwirtschaft.de/uploads/media/120720_DK_Beispiele_Muster_SEPA_Lastschriftmandat-SDD_Basis- 

Core_09072012.pdf 

Die üblichsten Arten sind am Ende dieses Dokuments für Sie angehängt. 

Benötigen Sie Übersetzungen der SEPA-Mandats-Texte in verschiedene Sprachen, so finden Sie diese auf 

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations 

Muster-Mandatstexte in allen Sprachen des SEPA-Raums 

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=the_sepa_direct_debit_mandate 

Eine Liste der häufigsten Fragen und Antworten sind zusammengestellt auf 

http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte-der-sepa/fragenantworten.html 

Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer 

http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de 

Fragen hierzu per Mail an: routing@bundesbank.de 


Zu erledigen: Bemerkung / Notiz Erledigt am 

Vereins- oder Zahlungsverkehrsprogramm 

ist SEPA-fähig 

Einzugsermächtigungen liegen im 

Original und mit Unterschrift vor 

Gläubiger-Identifikationsnummer 

erhalten und an die Bank weitergegeben 

Mandatsnummer je Mitglied vergeben 

(z.B. Mitgliedsnummer) 

IBAN/BIC aus der alten Bankverbindung 

(Konto / Bankleitzahl ermittelt) 

Erster Einzugstermin mittels SEPA 

festgelegt 

Mitglieder wurden über Umwidmung 

der Einzugsermächtigungen 

zu SEPA-Mandate informiert 

Neue Mandate eingeholt (bei Fehlen 

Einzugsermächtigung oder fehlender 

Unterschrift) 

Erfassung Gläubiger-ID, IBAN, BIC 

im Programm 

Erste Abbuchung angekündigt 

(„Pre-Notifikation“) - z.B. in Umstellungssschreiben 

und/oder Rundbrief, 

Vereinsmitteilung usw 

Online-Einreichung mind 6 Tage vor 

Fälligkeit bei der Bank 

Checkliste für die Umstellung 


Anlage: SEPA-Lastschriftmandat einer wiederkehrenden Lastschrift 

Musterverein eV, ROSENWEG 2, 00000 IRGENDWO 

Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234 

Mandatsreferenz 987543CB2 

SEPA-Lastschriftmandat 

Ich ermächtige den Musterverein e.V., Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich 

mein Kreditinstitut an, die vom Musterverein e.V. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. 

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages 

verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 

_____________________________ 

Vorname und Name (Kontoinhaber) 

_____________________________ 

Straße und Hausnummer 

_____________________________ 

Postleitzahl und Ort 

_____________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ 

Kreditinstitut (Name und BIC) 

D E _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ 

IBAN 

_____________________________ 

Datum, Ort und Unterschrift 

Anlage: SEPA-Lastschriftmandat einer wiederkehrenden Lastschrift (Kontoinhaber ist nicht das 

Vereinsmitglied z.B. Elternteil) 

Musterverein eV, ROSENWEG 2, 00000 IRGENDWO 

Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234 

Mandatsreferenz 987543CB2 

SEPA-Lastschriftmandat 


mein Kreditinstitut an, die vom Musterverein e.V. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. 



_____________________________ 

Vorname und Name (Kontoinhaber) 

_____________________________ 

Straße und Hausnummer 

_____________________________ 

Postleitzahl und Ort 

_____________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ 


D E _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ 

IBAN 

_____________________________ 


DIESES SEPA-LASTSCHRIFTMANDAT GILT FÜR DIE MITGLIEDSCHAFT VON 

_____________________________ 

VORNAME UND NAME 


Anlage: Kombi-Mandat einer wiederkehrenden Lastschrift vor der kompletten Umstellung auf SEPA 

Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats 

1. Einzugsermächtigung 

Ich ermächtige den Musterverein e.V. widerruflich, die von mir zu entrichtenden Zahlungen bei Fälligkeit durch Lastschrift 

von meinem Konto einzuziehen. 

2. SEPA-Lastschriftmandat 


mein Kreditinstitut an, die von dem Musterverein e.V. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. 



_____________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ 


IBAN: D E _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ 

_____________________________ 


Vor dem ersten Einzug einer SEPA-Basis-Lastschrift wird mich der Musterverein e.V. über den Einzug in dieser Verfahrensart 

unterrichten. 

Anlage: Beispielschreiben zur Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das 

SEPA-Basis-Lastschriftverfahren 

Musterverein e.V, 98765 IRWO 

Gläubiger-Identifikationsnummer DE9900106712348905 

 

Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren 

und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung 

Sehr geehrte....., 

wir nutzen für den Einzug der Mitgliedsbeiträge die Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren). Als Beitrag zur Schaffung 

des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [DATUM] 

auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung 

wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch 

- unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer und 

- die unten aufgeführte Mandatsreferenz und 

gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, 

brauchen Sie nichts unternehmen. 

Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen: 

IBAN: DE45 0123 4567 8901 2345 67 

BIC: GENODEF1MTG (VR-Bank Handels- und Gewerbebank eG) 

Mandatsreferenz 123456789 

Sollten diese Angaben nicht aktuell oder korrekt sein, bitten wir Sie umgehend um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC 

finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns 

gerne. 

Mit freundlichen Grüßen, 

Ihr Musterverein e.V

SEPA-Lastschriften für Vereine - VR-Bank Handels

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