Trennungsrechnung der TUB

Herausforderungen der
Trennungsrechnung und
(projektbezogenen) Vollkostenrechnung
an deutschen Hochschulen: die
Berechnung des Overhead am
am Beispiel der TUB
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Rechtliche Grundlage
3.1.1. Staatliche Finanzierung nichtwirtschaftlicher Tätigkeiten
Soweit dieselbe Einrichtung sowohl wirtschaftliche als auch
nichtwirtschaftliche Tätigkeiten ausübt, fällt die staatliche Finanzierung der
nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten nicht unter Artikel 87 Absatz 1 EG-Vertrag,
wenn, zwecks Vermeidung von Quersubventionierungen, die beiden
Tätigkeitsformen und ihre Kosten und Finanzierungen eindeutig voneinander
getrennt werden können (24). Der Nachweis, dass die Kosten korrekt
zugeordnet worden sind, kann im Jahresabschluss der Universitäten und
Forschungseinrichtungen geführt werden.
→Trennung
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Rechtliche Grundlage
3.2.1. Forschung im Auftrag von Unternehmen (Auftragsforschung
oder Forschungsdienstleistungen)
…… Wenn die Forschungseinrichtung einen solchen Auftrag ausführt, wird das
Unternehmen von der Forschungseinrichtung in der Regel keine staatliche
Beihilfe erhalten, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
1. Die Forschungseinrichtung erbringt ihre Dienstleistung
zum Marktpreis;
2. die Forschungseinrichtung erbringt ihre Dienstleistung zu einem Preis, der
sowohl sämtliche Kosten als auch eine angemessene Gewinnspanne enthält,
sofern es keinen Marktpreis gibt.
→Vollkosten / Kostenrechnung
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Kostenrechnung
Worauf konnten wir aufbauen?
Waren wir gut gerüstet?
Beginn mit der Einführung einer Kostenrechnung in 2003
Veröffentlichung von Kostenstellenberichten seit 2005
aktuell werden bebucht:
rd. 590 Kostenarten
1.043 Kostenstellen, davon
484 Endkostenstellen (Fachgebiete, BgA‘s, ZEH) und
559 Hilfskostenstellen darunter
126 Gebäudekostenstellen
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Kostenstellenrechnung
KOSTENARTENRECHNUNG
Personalkosten
Materialverbrauch
Abschreibungen
Sonstige
Kosten
Kostenstellenrechnung
Hilfskostenstellen
ZUV, ZE
Gebäude
in den Fakultäten
Organe, Verwaltung,
Institute
Werkstätten
Labore
∑
CHE-Vortrag von Georg Borchert
Endkostenstellen
Fachgebiete
BgA‘s
ZEH
Umlagen
Hilfskostenstellen
∑
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Kostenstellenrechnung
Trennungsrechnung der TUB
Als Verteilschlüssel für die Sekundärkosten werden verwendet:
Zahl der Beschäftigten, ohne Unterteilung nach Art (wie z.B. HL, WM,
Beamte, Entgelt, etc.) VZÄ
Hauptnutzfläche je Kostenstelle m²
Studierende Köpfe pro Fakultät
einfache unstrittige und leicht nachvollziehbare Schlüssel
Komplexe Verteilschlüssel „simulieren Gerechtigkeit“, verändern das
betriebswirtschaftliche Ergebnis aber nur nach dem Komma.
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Kostenstellenrechnung
Trennungsrechnung der TUB
Rechenmodell
Als Kostenrechnungssoftware kommt HIS-COB zum Einsatz.
Zur Leistungsverrechnung wird das Gleichungsverfahren verwendet.
Das Gleichungsverfahren erfasst die innerbetrieblichen
Leistungsverflechtungen durch ein System linearer Gleichungen.
Die Anzahl der Gleichungen entspricht der Zahl der Kostenstellen, die
wechselseitig verbunden sind.
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Kostenstellenbericht
Rechenmodell
Trennungsrechnung der TUB
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Rechenmodell
1. Phase
Trennungsrechnung der TUB
Entwicklung und Implementierung
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Konsequenzen aus dem Beihilferahmen
Rechenmodell
Trennungsrechnung der TUB
Die wirtschaftlichen Leistungen sind zu einem Preis zu erbringen, der sowohl
sämtliche Kosten (Vollkostenrechnung) als auch eine Gewinnspanne enthält
(Nr. 3.2.1. EU-Beihilferahmen).
Dazu bedarf es der Ermittlung von Stundensätzen für die künftige
Projektkostenkalkulation, ausgehend von den Vollkosten eines Fachgebiets.
In der Kostenstellenrechnung werden die Primär- und die Sekundärkosten
(Umlagen) pro Fachgebiet ermittelt und im Kostenstellenbericht dargestellt. Zur
Ermittlung der Stundensätze sind die Primärkosten und die Sekundärkosten als
Nachweis der Berücksichtigung eines Overheadanteils relevant, um den Nachweis
der Nicht-Quersubvention aus Haushaltsmitteln zu erbringen.
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Vollkosten
Ermittlung der Vollkosten auf Ebene der einzelnen Projekte/Kostenträger der
wirtschaftlichen Tätigkeit.
Direkte Kosten (Kostenträgereinzelkosten)
werden dem Projekt direkt zugeordnet
- Personalkosten (Zusatzpersonal, Landespersonal)
- Sachkosten
- AfA
Indirekte Kosten (Kostenträgergemeinkosten)
können dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden
__________________________________________
Vollkosten = Kostendeckung
Zuschläge (Wagnis, Gewinn, etc.)
__________________________________________
Gesamtkosten
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Rechenmodell
Rechenmodell
Trennungsrechnung der TUB
Stundensatz Drittmittelmitarbeiter/innen - MA Drittm
Sekundärkosten durch Gesamtzahl Mitarbeiter/innen plus tatsächliche
Vergütung für Drittmittelbeschäftigte
SekK HH
MA HH + MA Drittm
=
Stundensatz Haushaltsmitarbeiter/innen - MA HH
Sekundärkosten durch Gesamtzahl Mitarbeiter/innen plus Primärkosten durch
Anzahl Mitarbeiter/innen Haushalt
PrimK HH
MA HH
=
420.000 = 60.000 = 60.000 = 35,71
2,5 + 4,5 1.680
300.000 = 120.000 = 120.000 = 71,43
2,5 1.680
CHE-Vortrag von Georg Borchert
+
z.B.
IIa/E13 = 70,37 EUR
34,66
+ 35,71 = 107,14 EUR
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Rechenmodell
Zwischenergebnis
Vorgabe aus dem EU-Beihilferahmen
Ein Fachgebiet, das ausschließlich Auftragsforschung betreibt, muss 100% der
Gesamtkosten Haushalt erwirtschaften, da sonst eine Quersubvention erfolgt.
Anzahl Mitarbeiter Haushalt - MA HH 2,5 x 1.680 x 107,14 EUR = 450.000 EUR
Anzahl Mitarbeiter Drittmittel - MA Drittm 4,5 x 1.680 x 35,71 EUR = 270.000 EUR
720.000 EUR
Mit den Stundensätzen wird die Vorgabe des EU-Beihilferahmens erfüllt.
Da Fachgebiete nicht ausschließlich Auftragsforschung betreiben, müssen sie
sich auch nicht vollständig refinanzieren. Sie würden es aber, wenn sie
ausschließlich Auftragsforschung betreiben würden.
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Stundensätze
Zwischenergebnis
Trennungsrechnung der TUB
Mit dem beschriebenen Rechenmodell ergeben sich fachgebietsspezifische
Stundensätze, die abhängig sind von:
• der Anzahl der Haushalts- und Drittmittelbeschäftigten
• der Anzahl der Studierenden
• der in Anspruch genommenen Fläche
• den Primärkosten
• den Sekundärkosten (zentral und dezentral)
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Stundensätze
Zwischenergebnis
Die Stundensätze teilen sich wie folgt auf:
Anzahl FG
220
200
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
unter 60€ >60€
unter 80€
>80€
unter
100€
Trennungsrechnung der TUB
>100€
unter
120€
>120€
unter
140€
über
140€
MA Drittm
MA HH
Für über 65% aller Fachgebiete beträgt der Vollkosten-Stundensatz weniger
als 80€ und für über 82% weniger als 100€.
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Zum Vergleich
Zeithonorar zum Vergleich
(§ 6 HOAI)
Die Stundensätze betragen:
Auftragnehmer 38 .. 82 EUR
Mitarbeiter 36 .. 59 EUR
Trennungsrechnung der TUB
Rechtsanwaltsvergütungsordnung – RVG
1. Zeithonorar
Die gängigen Stundensätze bewegen sich zwischen 100 Euro und 600 Euro,
teilweise auch darüber.
Gebühr nach § 11 Steuerberatergebührenverordnung richtet sich nach:
1. der Bedeutung der Angelegenheit
2. dem Umfang
3. der Schwierigkeit der beruflichen Tätigkeit.
Die Gebühren werden als Wert- oder Zeitgebühr erhoben.
Die Stundensätze der Steuerberater/-in bewegen sich zwischen 75 und 125
Euro, je nach Kompliziertheit und Komplexität des Mandats.
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Alt / Neu
Auswirkungen
Beispiel alt
Jahr Primärkosten
Gemeinkostenzuschlag
Preis
1 80.000 20.000 100.000
2 80.000 20.000 100.000
3 80.000 20.000 100.000
Gesamt 240.000 60.000 300.000
Beim FG
verbleibender
Overheadanteil
50%
30.000
Trennungsrechnung der TUB
Primärkosten
neu
Sekundärkosten
Preis
80.000 75.000 155.000
80.000 75.000 155.000
80.000 75.000 155.000
240.000 225.000 465.000
25%
56.250
Der Auftrag verteuert sich um 165.000 EUR, das sind 55%.
Bei Wirtschaft und Industrie besteht Verständnis für die „neuen Preise“. Um die
Teuerungen zu reduzieren, wird gemeinschaftlich nach Lösungen gesucht
Zusammenarbeit von Unternehmen und Forschungseinrichtungen
(3.2.2. EU-Beihilferahmen)
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Dokumentation
Zertifizierung durch
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
im Januar 2010
Leitfaden
zur Trennungsrechnung
an der TU Berlin
Konzeption einer Kostenkalkulation für
forschungsbezogene Projekte, Aufträge und sonstige
Dienstleistungen
Technische Universität Berlin
Servicebereich Finanzen
III A 1Juni 2009
CHE-Vortrag von Georg Borchert
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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2. Phase
Kritik, Konsequenzen,
Weiterentwicklung
Trennungsrechnung der TUB
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Anteile in der Lehre
Trennungsrechnung der TUB
In einem Fachgebiet wird gelehrt und geforscht.
Die Anteile Bestimmung in der des Lehrumfangs Lehre als Umkehrschluss - alles was nicht
Forschung ist – findet keine ausreichende Akzeptanz.
Die Aufteilung zwischen Lehre und Forschung erfolgt durch die
Bestimmung von Prozentanteilen pro Beschäftigungskategorie der in den
Fachgebieten beschäftigten Mitarbeiter/innen.
CHE-Vortrag von Georg Borchert
mit den Fakultäten
abgestimmte
Anteile für Lehre
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Zwischenergebnis
Trennungsrechnung der TUB
Die Prozentanteile variieren, tendieren aber zu 50% Lehre.
CHE-Vortrag von Georg Borchert
Im Modellansatz
sind
Unterschiede
zwischen den
Fachgebieten
berücksichtigt.
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Kosten der Lehre
weitere Schritte
Trennungsrechnung der TUB
Die Berücksichtigung der Mitarbeiterzeitanteile zur Aufteilung der Vollkosten
in Lehr- und Forschungskosten ist sinnvoll, führt aber zu keiner Änderung der
Stundensätze für die Auftragsforschung, weil im Modell Zähler (Kosten) und
Nenner (Mitarbeiter/innen) gekürzt werden.
Mit der Aufteilung erfolgt aber der Einstieg in die Ermittlung der Kosten für
die Lehre.
Zu einer Entlastung der Forschungskosten kommt es, wenn einzelne
Kosten direkt und ausschließlich der Lehre zugeordnet und dann auch dort
weiterverarbeitet werden.
Im Modell würde dadurch nur der Zähler ( Kosten) gekürzt werden.
CHE-Vortrag von Georg Borchert
22

Kosten der Lehre
Kosten der Lehre
Trennungsrechnung der TUB
In der Kostenrechnung 2008 wurden rd. 152,4 Mio. EUR Sekundärkosten
auf die Fachgebiete verteilt.
Von diesem Betrag sind rd. 56,9 Mio. EUR Gebäudekosten. Von diesen
Gebäudekosten kann ungefähr ein Achtel – entsprechend den der Lehre
zugeordneten Flächen – abgesetzt werden. Das sind rd. 7,1 Mio. EUR.
Auch die Abt. I mit Kosten von rd. 5 Mio. EUR kann ausschließlich der
Lehre zugeordnet werden.
Gleiches trifft für die Hälfte der Kosten des Präsidialbereichs zu, rd. 2 Mio.
EUR.
Wenn diese rd. 14,1 Mio. EUR der Lehre zugeordnet werden, ergeben sich
die nachfolgenden Stundensätze:
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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Auswirkungen
Auswirkungen
CHE-Vortrag von Georg Borchert
Trennungsrechnung der TUB
Die Zuordnung von rd.
14,1 Mio. EUR direkt
zur Lehre führt zu einer
Stundensatzreduktion
von rd. 9% um die die
Auftragsforschung als
„zu teuer“ kalkuliert
würde.
24

Kuratoriumsbeschluss
Trennungsrechnung der TUB
1. Präsidiumsbeschluss
Die Kostenstellenrechnung der TUB wird zur Kostenträgerrechnung mit der
Verteilung der Kosten auf Lehre und Forschung weiterentwickelt. In der
Lehre erfolgt die Verteilung der Kosten nach der Kreuztabelle auf die
Studiengänge. Damit wird das Ziel verfolgt, einerseits die Kosten für die
Forschung genauer darzustellen und andererseits für interne Zwecke z.B.
die Kosten für Studiengänge zu ermitteln.
2. Das Risikoausfallwagnis wird nur für die direkten Kosten kalkuliert.
3. Von den Gemeinkosten bei Projekten der Auftragsforschung die der Trennungsrechnung unterliegen, erhält der
Haushalt 50 %. Die Fakultäten und Fachgebiete teilen sich die anderen 50% zu gleichen Teilen.
4. Die Weiterentwicklung des bisherigen Trennungsrechnungsmodells wird
den Gremien in ihren nächsten Sitzungen vorgestellt.
5. Das modifizierte Trennungsrechnungsmodell wird durch eine
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.
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Kostenträgerrechnung
Kostenart
Primärkosten
Sekundärkosten
Endkostenstelle
Gesamtkosten ∑
y
x
x + y = 100 %
Lehre
Forschung
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Lehrverflechtung
Schlüssel
Studiengang A
Studiengang B
Studiengang C
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
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Kostenträgerrechnung
Projekt 1
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Kostenverteiler
Kostenverteiler
Kostenverteiler
Kostenverteiler
FG I
Fo Le
FG II
Fo Le
FG III
Fo Le
FG IV
Fo Le
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Lehreinheit
3103
Lehreinheit
3207
Studiengang
A
Studiengang
B
Studiengang
C
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Was bringt das Ganze
Trennungsrechnung der TUB
Möglichst genaue Ermittlung der Forschungskosten bei minimalem Aufwand
durch Verzicht von
− Zeitschreibungen zur Abgrenzung von Lehre und Forschung
− weiteren Unterteilungen z.B. nach Grundlagenforschung,
Weiterbildung
Sensibilität der FG hinsichtlich
− der Zuordnung von Personen, Flächen und Overheads aus der
eigenen Fakultät
− der Gestaltung der eigenen Kostenstelle mittels Unterkostenstellen
Herauslösen von Kosten, die direkt der Lehre zuzuordnen sind durch direkte
Buchung auf die Kostenträger der Lehre, so wie bereits bei den Kosten der
Forschung direkt auf die Projekte gebucht wird
Kenntnis über die Kosten der Lehre, von Bedeutung z.B. bei Preismodellen
Entscheidungshilfe bei Strukturentscheidungen und Vertragsverhandlungen,
z.B. Studienplatzaufbau
CHE-Vortrag von Georg Borchert
28

Ende
Trennungsrechnung der TUB
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Ich freue mich auf eine anregende Diskussion.
CHE-Vortrag von Georg Borchert
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