Achim Poppelreuther - Stadt Frankenberg

OMP Organisations- und Managementberatung GmbH
Dipl. Pol. Achim Poppelreuther,
Mag. rer. publ.
Frankenberg, 13. Juli 2012
Analyse der Organisation
und Personalwirtschaft in
ausgewählten Bereichen
der Stadt Frankenberg

Themen der Präsentation
Ausgangssituation und Ziele der
Analyse
Analysebereiche
Methodisches Vorgehen
Erhebungsvordrucke
Projektorganisation
Fragen und Anregungen

Ausgangslage und Zielsetzungen des Projektes
Ausgangslage
Spannungsfeld der
Organisationsgestaltung
Knappe Finanzressourcen
weiterhin hohe Erwartungen der
Bürger an Politik und Verwaltung
Postulat: kundenorientierte
Dienstleistungsverwaltung
weitgehend fixer Aufgabenbestand,
teilweise Aufgabenzuwächse
Interesse der Beschäftigten an
sicheren, attraktiven Arbeitsplätzen
Sicherung der kommunalen
Infrastruktur der Stadt
organisatorisches und personalwirtschaftliches Konzept
für eine leistungsstarke, wirtschaftliche Stadtverwaltung
Projektzielsetzungen
Identifizierung von Optimierungs- und
Konsolidierungspotenzialen
Steigerung von Effizienz und
Effektivität der Verwaltung
Optimierung der Aufbau- und
Ablauforganisation
Optimierung des Managements
Steigerung der Wirksamkeit (Qualität)
der Aufgabenerfüllung und
Dienstleistungsorientierung
Ermittlung der wirtschaftlichen, aufgabengerechten
Personalausstattung

Untersuchungsbereiche
Leitung und Verwaltung des Eigenbetriebes Bildung, Kultur, Schule
Leitung des Eigenbetriebes
Leitung Sachgebiet Bildung
SB Buchhaltung
Leitung Sachgebiet Kultur und Sport
SB Museen, Stiftung und Hochkultur
Honorarkraft Sport und Vereine
Schulsekretariate = 4 Schulsekretärinnen
Sachgebiet Bürgerservice – alle Mitarbeiter/innen

Aufnahme und Analyse des Aufgabenbestandes
Projektstart mit systematischer Ist-Erfassung
der Aufgaben und Tätigkeiten
des Ressourceneinsatzes (Personalmittel) und
der Arbeitsmengen
Analyse des Aufgabenbestandes
Aufgabenentwicklung (z. B. rechtlich bedingte Neuerungen)
Wegfall von oder Verzicht auf Aufgaben
Absenkung von Standards der Aufgabenwahrnehmung
Aufgabenvollzugsdefizite
Aufgabenzuwächse
Rationalisierung der Aufgabenerledigung (z. B. Schnittstellenoptimierung,
Informationstechnik, Zuständigkeiten)
Möglichkeiten für Kooperationen mit Dritten

Aufgabenbestandsaufnahme (Auszug Standesamt)

Geschäftsprozessanalyse (Vollzugskritik)
Analyse ausgewählter Kerngeschäftsprozesse
Prozesse
auswählen,
Ist-Erfassung
Optimierungsmöglichkeiten:
Verzichtbare Arbeitsschritte
Doppelarbeiten
Anzahl der Schnittstellen
Aufgabenbündelung
Durchlaufzeiten
Arbeitsschrittabfolge
IT-Einsatz
Soll-
Prozesse

Methodik der Geschäftsprozessanalyse
Erarbeitung von typischen Abläufen für ausgewählte Kerngeschäftsprozesse

Analyse der Arbeitsmittelausstattung und
Arbeitsplatzorganisation
• Informations- und Kommunikationstechnik
• Kopiertechnik, sonstige Bürotechnik
• räumliche Verhältnisse
• Arbeitsplatzgestaltung
• Ausstattung mit Arbeitsmitteln

Untersuchungsmethodik
Einsatz eines in vergleichbaren Projekten bewährten Methodenmixes:
Dokumentenanalyse (z. B. Haushaltsplan,
Dienstanweisungen, Tätigkeitsberichte,
Stellenbeschreibungen, vorhandene GA)
standardisierte Aufgabenbestandsaufnahme
einschl. Arbeitsmengengerüst und Personaleinsatz
Interviews/Gruppengespräche mit den
Führungskräften und den Mitarbeitern/innen in
den Untersuchungsbereichen
Mitarbeiterbefragung

Interviews / Gruppengespräche
• i. d. R. nach Aufgabengebieten
• offene, strukturierte Kommunikation
• Dauer je nach Aufgabenumfang
• Themen
• Aufgabenbestand
• Aufbau- und Ablauforganisation
• Arbeitsmittelausstattung
• personelle Situation
• Information und Kommunikation
• Serviceorientierung
• räumliche Situation
• Gestaltung der Arbeitsplätze
• Interne und externe Kooperation

Mitarbeiter - Innovationsabfrage
Organisationseinheit (Fachbereich, ggf. Sach-/Arbeitsgebiet)
Was ist das Problem bzw. die Schwachstelle? (kurze Beschreibung)
Was sind die Auswirkungen des Problems bzw. der Schwachstelle auf die Arbeit?
Wie kann das Problem gelöst bzw. die Schwachstelle beseitigt werden (Verbesserungsvorschlag)?

Vordruck Aufgabenanalyse
9 Fragen zum Aufgabenbestand:
Nr. 1 Wegfall von Aufgaben, Aufgabeverzicht
Nr. 2 Einschränkung des Aufwandes
Nr. 3 Übertragung/Ausgliederung auf Dritte
Nr. 4 interne Verlagerung von Aufgaben
Nr. 5 Rationalisierung von Aufgaben
Nr. 6 Aufgabenzuweisung
Nr. 7 Aufgabenvollzugsdefizit
Nr. 8 Aufgabenzuwachs
Nr. 9 Kooperation mit Dritten

Vordruck: Wegfall von Aufgaben
Bitte füllen Sie diesen Vordruck aus, sofern Aufgaben Ihres Arbeitsbereiches
künftig entfallen können.
Organisationseinheit / Sachgebiet:
Auf die Wahrnehmung folgender Aufgabe könnte verzichtet werden:
Bezeichnung der Aufgabe:
Kurze Begründung für den Wegfall der Aufgabe sowie Darstellung der
Vor- und Nachteile

Unternehmen und Beraterteam
OMP Organisations- und Managementberatung GmbH
bundesweites Beraternetzwerk
Gründung Anfang 2008, Sitz in Berlin
Schwerpunkt public services
Dipl. Pol., Mag. rer. publ.
Achim Poppelreuther
Projektleitung

Rahmenterminplan
Projektphase/-aktivität
Zeitraum
Vorbereitung und Start der Untersuchung Mitte Juli
Erhebungsphase Mitte Juli – Anfang
September
Analyse des Eigenbetriebs Bildung, Kultur und Anfang – Mitte September
Sport
Analyse der Schulsekretariat Mitte September – Anfang
Oktober
Analyse des Sachgebietes 103 Bürgerservice Mitte August – Mitte
September
Vorlage des Gutachtens (Entwurf) und
Anfang – Mitte Oktober
Erörterung mit der Verwaltungsleitung

Ende der Präsentation
Auf eine erfolgreiche
Zusammenarbeit!
Herzlichen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
Für Fragen und Anregungen stehe ich
gerne zur Verfügung.
Achim Poppelreuther

OMP Organisations- und Managementberatung GmbH
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Libellenstraße 17
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