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vertrauliche Dokumente empfangen
6 Fernkopien empfangen
&.4
Vertrauliche Dokumente
senden
siehe Abschnitt 4.4
Vertrauliche Dokumente empfangen
Vertrauliche Nachricht heißt eine Fernkopie, die an
Sie persönlich gerichtet ist und vor dem Einblick
fremder Personen bewahrt werden soll.
Vorbereitungen auf
Ihrem Gerät
Um Ihr Gerät auf den Empfang einer vertraulichen
Nachricht vorzubereiten, wählen Sie ein Programm
aus, auf dem Sie die Mailboxnummer und das zugehörige
Passwort festlegen. Erst in Verbindung mit
einem Passwort ist der elektronische Briefkasten für
eine eingehende Fernkopie "geöffnet~.
Was Sie wissen sollten ...
Bei einer vertraulichen Sendung werden die Daten
einer Fernkopie zunächst nur in den Speicher Ihres
Fernkopierers übertragen. Die Nachrichtwird in einer
Mailbox einer Art elektronischer Briefkasten, aufbewahrt
u~d erst dann ausgedruckt, wenn Sie ein Passwort
eingeben.
Auf Ihrem Gerät stehen Ihnen 16 Mallboxen zur
Verfügung, die Sie mit einer vierstellige~ Ken~zahl,
dem Passwort, vor unberechtigtem Zugnff schutz_en.
Sie können also mit verschiedenen Fernkopl~rpartnern
unterschiedliche Mailboxnumm~rn vereinbaren.
Oder jeder Mitarbeiter in Ihrer Abteilung erhält
eine eigene Mailboxnummer. Allerdings verma~ Ihr
Fernkopierer immer nur eine vertraulich~ Nach~1cht,
dieaus mehreren Seiten bestehen kann, 1m Spe1cher
zu halten.
Nachdem Sie die Nachricht ausgedruckt haben, ist
der Speicher für einen weiteren Empfang ein~s ~ertraulichen
Dokuments frei. Alle anderen Moghchkeiten
wie zum Beispiel Rundsenden, die den internen
Speicher des Gerätes benutz_e~, sind w~_iterhin
im Rahmen der Speicherkapazität durchfuhrbar,
auch wenn ein Teil der Speichereinheit mit einer
vertraulichen Nachricht belegt ist.
~~~
1~, ~
Absprachen mit Ihrem
Fernkopierpartner
Vertraulicher
Empfangsbericht
Nachricht ausdrucken
Sie müssen mit Ihrem Fernkopierpartner, der eine
vertrauliche Nachricht an Sie übermitteln will, klären,
welche Mailbox Sie für ihn vorbereitet haben, da
diese gezielt mit einer Nummer zwischen "01" und
"16" angewählt wird. Ihr Passwort braucht diesendende
Partei nicht zu kennen. Besprechen Sie auch
die Anzahl der Seiten, die der Speicher Ihres Gerät
aufnehmen kann: Ohne Speichererweiterung ist die
Übertragung von maximal sieben, mit Speichererweiterung
von maximal 33 Fernkopien im Format
A4 möglich Qe nach Vorlage).
Der Eingang einervertraulichen Nachricht wird Ihnen
Ober den vertraulichen Empfangsbericht und entsprechende
Hinweise im Anzeigefenster dokumentiert.
Im Obrigen unterscheidet sich diese Empfangsart
nicht von dem Ablauf des automatischen oder
manuellen Empfangs.
Die automatische Ausgabe des Berichtes können Sie
auch abstellen. Schlagen Sie dazu in Kapitel 1 0 HDie
individuelle Konfiguration Ihres Fernkopierers" nach.
Der Ausdruck der vertraulichen Nachricht durch die
berechtigte Person schließt diese besondere E:mp-
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