KIGA Baselland - Munsch Consult GmbH

Fallbeispiel: Neues Organisations- und Führungshandbuch
im Kantonalen Amt für Industrie, Gewerbe und Arbeit
Transparenz,
Sicherheit und Qualität.

Das KIGA Baselland
Mit rund 220 Mitarbeitenden ist das kantonale Amt für Industrie,
Gewerbe und Arbeit ein grosses und wichtiges Amt im Kanton
Baselland. Zu den vielfältigen Aufgaben rund um den Arbeitsmarkt
gehören die Arbeitsvermittlung mit den sieben Regionalen
Arbeitsvermittlungszentren (RAV), die Arbeitslosenkasse,
Beratungsdienstleistungen für Arbeitnehmende und
Arbeitgebende, sowie das Messwesen, Kontrollen in Industrie und
Gewerbe oder die Wohnbauförderung.
Das KIGA sorgt für gute Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt
und stärkt den Kanton als attraktiven Standort. Als Kompetenzzentrum
für den Arbeitsmarkt wird das KIGA auch von den
politischen Behörden bei Entscheidungen oder in der
Gesetzgebung gern zu Rate gezogen.
Mit der Zertifizierung nach ISO 9001:2008 hat das KIGA Baselland
einen weiteren Meilenstein in der bald 100-jährigen Geschichte
erreicht.
Mit guter Arbeit schafft das KIGA optimale Voraussetzungen für
gute Arbeit in den Betrieben des Kantons Baselland und leistet
einen wesentlichen Beitrag zum Wohlstand unserer Region.
Zielsetzungen des Projekts
Teilziele
Beschreibung
Unterstützung der
Führungspersonen
und
Mitarbeitenden
Erhöhung der
Rechtssicherheit
und Minimierung
der Haftungsrisiken
Einheitliche
Dokumentation
aller Prozesse
Kontinuierliche
Verbesserung
Zertifizierung
Das Organisations- und Führungshandbuch
soll den Führungskräften und Mitarbeitenden
in der täglichen Arbeit als Werkzeug dienen,
Stellvertretungen sicherstellen und die
Einführung neuer Mitarbeitender unterstützen.
Die Vorgaben des Bundes zur Einrichtung
eines internen Kontrollsystems (IKS) sollen
umgesetzt und Haftungsrisiken (Trägerhaftung
des Kantons) minimiert werden durch
klare Regelungen und definierte
Verantwortlichkeiten.
Das gesamte KIGA soll einheitlich in einem
elektronischen Organisations- und
Führungssystem dokumentiert und das
Wissen der zahlreichen Spezialisten gesichert
werden.
Ein einfaches Vorschlagswesen zur Erfassung
von neuen Ideen, Verbesserungsvorschlägen,
Reklamationen oder Fehlern soll eingerichtet
werden um das Potential der Mitarbeitenden
besser zu nutzen und die Dienstleistungen
des KIGA stetig zu verbessern.
Die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 soll ein
Bekenntnis zu guten Dienstleistungen für die
Kunden sein und Vertrauen schaffen.
RAV Liestal Süd / Futuro

Zusammenfassung
Organisations- und Führungshandbuch
Die Grösse des KIGA Baselland, sowie die vielfältigen
Aufgaben, welche durch das Amt vollzogen werden,
machen das KIGA mit seinen fünf Abteilungen an zwölf
Standorten zu einer komplexen Organisation.
Im neuen Organisations- und Führungshandbuch nach der
F.E.E. ® -Methode wurden nun erstmals alle Prozesse aller
Abteilungen in einheitlicher Form dokumentiert. Für die
Mitarbeitenden steht das Know-how im Intranet zur
Verfügung.
Die hohe Transparenz und Übersicht über das gesamte
Amt ist die Voraussetzung für gute Zusammenarbeit.
Leistungen der
Munsch Consult GmbH
‣ Projektorganisation, -begleitung und -moderation
‣ Kadertraining und Coaching bei der Umsetzung
‣ Einbringen neuer Ideen und alternativer Lösungen aus
unserer Erfahrung
‣ Konstruktives Hinterfragen bestehender Prozesse
‣ Methoden- und Softwareschulung
‣ Erarbeitung des Organisations- und Führungshandbuchs
mit Kader und Mitarbeitenden aller Abteilungen
‣ Durchführung interner Audits, Managementreview und
Vorbereitung auf die Zertifizierung
‣ Begleitung im Zertifizierungsaudit
Wissensmanagement
Der Vollzug von mehr als 360 kantonalen, nationalen und
internationalen Gesetzen, Verordnungen oder Richtlinien
erfordert detailliertes Fachwissen. Viele Aufgaben werden
deshalb von einzelnen ausgewiesenen Fachexpertinnen
und -experten wahrgenommen. Hier kommt der
Wissenssicherung besondere Bedeutung zu.
Das Risiko von Wissensverlust wurde durch die
standardisierte Dokumentation aller Prozesse deutlich
verringert.
Hohe Dienstleistungsqualität
Mit diesem Werk wurde ein Instrument geschaffen, das die
standortunabhängige hohe Dienstleistungsqualität
gewährleistet. Allen Mitarbeitenden stehen neue oder
aktualisierte Dokumente sofort zur Verfügung.
Insbesondere bei den RAV-Zentren ist es wichtig, dass
überall vergleichbare Dienstleistungen angeboten werden,
um die Gleichbehandlung der Stellensuchenden im ganzen
Kanton gewährleisten zu können.
Bekenntnis zur Qualität
Mit dem Zertifikat ISO 9001:2008 verpflichtet sich das
KIGA Baselland seine Dienstleistungen konsequent am
Nutzen für seine Kundschaft auszurichten.
F.E.E. ® -Methode
Die F.E.E. ® -Methode überzeugt durch ihre Einfachheit.
Sämtliche Arbeitsprozesse werden mit einem
standardisierten Baustein (F.E.E. ® Fraktal) beschrieben.
Durch klare Anforderungen, definierte Zuständigkeiten
und relevante Prozessdaten erhalten Sie ein Führungswerkzeug
für fundierte Entscheidungen.
Im übersichtlichen Organisationsmodell finden Sie sich
intuitiv zurecht und gelangen mit wenigen Klicks zur
gewünschten Information.
In winF.E.E. 3.0 pflegen Sie Ihr System äusserst effizient
und mit minimaler Einarbeitung: Die Software basiert auf
den vertrauten Office Standardprogrammen.
RAV Liestal Süd / Futuro

«Mit Blick auf unsere Kundinnen und Kunden ist es für uns von grösster Bedeutung, dass
wir unsere Dienstleistungen mit einer konstanten Kompetenz und hoher Qualität
anbieten.
Wir haben mit unserem Managementsystem Transparenz, Sicherheit und Qualität
gewonnen aber auch Potential für Verbesserungen gefunden. Dies ist für unsere tägliche,
verantwortungsvolle Arbeit äusserst wertvoll.»
Dr. Thomas Keller, Vorsteher des KIGA Baselland
KIGA-Hauptgebäude
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