Erfahrungsbericht zur Toolauswahl und zum IT Service ...
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Kreisverwaltung<br />
<strong>Erfahrungsbericht</strong> <strong>zur</strong><br />
<strong>Toolauswahl</strong> <strong>und</strong> <strong>zum</strong><br />
<strong>IT</strong> <strong>Service</strong> Management<br />
Gerhard Dirks 30.08.2013
Kreisverwaltung<br />
Landkreis Leer
Landkreis Leer<br />
Kreisverwaltung<br />
1.100 qkm<br />
164.833 Einwohner
Organisationsstruktur <strong>IT</strong><br />
Kreisverwaltung<br />
Hauptamt<br />
10.1 Leitung<br />
10.2 Organisation<br />
10.3 Personal<br />
10.4 Informationstechnik
Organisationsstruktur <strong>IT</strong> 2009<br />
30 Standorte (Verwaltung)<br />
32 Schulen<br />
880 Arbeitsplatzrechner<br />
(+ 160 Citrixarbeitsplätze in den Kommunen)<br />
12 <strong>IT</strong>-Mitarbeiter ( + 7 Auszubildende)<br />
Kreisverwaltung
Arbeitsgruppe Technikunterstützte<br />
Informationsverarbeitung (AG-TUI seit 1993)<br />
Kreisverwaltung<br />
Mitglieder:<br />
• Landrat<br />
• Dezernenten<br />
• Fachbereichsleiter<br />
• Hauptamt (Leiter + <strong>IT</strong> + Organisation)<br />
• Personalrat<br />
• Prüfungsamt
Risikoanalyse 2005<br />
Firma L<strong>IT</strong>COS<br />
Vorhandener<br />
Serverraum<br />
Kreisverwaltung<br />
Ergebnis :<br />
• Red<strong>und</strong>anter Serverraum<br />
• Red<strong>und</strong>ante Anbindung Nebengebäude
Wirtschaftlichkeitsanalyse (2009/2010)<br />
Firma Göing<br />
Implementierung <strong>IT</strong>-Leistungsverrechnung<br />
<strong>IT</strong>-Kurzanalyse<br />
• Wirtschaftlichkeit<br />
• Konzeption<br />
• Technik<br />
• Personal<br />
sehr gut<br />
in Ordnung (Dokumentation)<br />
tlw. veraltet<br />
3 Mitarbeiter zu wenig<br />
Kreisverwaltung
Rechenzentrumsoptimierung (2011)<br />
Kernpunkte:<br />
Kreisverwaltung<br />
• Ausfallsicherheit<br />
• Organisationscheck<br />
• Server- <strong>und</strong> SAN-<br />
Konzept<br />
• WAN-Konzept<br />
• Betriebssystemkonzept<br />
• Client-Virtualisierung<br />
• Ausfallkonzepte<br />
• Betriebshandbücher<br />
• <strong>Service</strong>-Level-<br />
Agreements
Organisationscheck (2012)<br />
• Anpassung Organisationsstruktur<br />
• Einrichtung Organisationsstelle<br />
• Definition Aufgaben <strong>und</strong> Bereinigung<br />
gewachsener Zuständigkeiten<br />
Kreisverwaltung<br />
• Einrichtung <strong>Service</strong> Desk
Änderung Organisationsstruktur (2012)<br />
Unterstützung durch FCS Consulting<br />
• Ist-Analyse<br />
• <strong>IT</strong>-Ziele <strong>und</strong> <strong>IT</strong>-Leitbild<br />
• Design Workflow <strong>Service</strong> <strong>und</strong> Support<br />
• Realisierungsplanung<br />
Kreisverwaltung<br />
• Auswahl <strong>IT</strong>SM-Tool
Änderung Organisationsstruktur (2012/2013)<br />
• Schulung <strong>IT</strong>IL-Fo<strong>und</strong>ation 3 Mitarbeiter<br />
• Einführung <strong>IT</strong>SM-Tool (November 2012)<br />
Cherwell (Firma Prevolution)<br />
Incident <strong>und</strong> <strong>Service</strong>-Request<br />
• Einrichtung <strong>Service</strong>-Desk<br />
• Kurzschulung aller <strong>IT</strong>-Mitarbeiter<br />
<strong>IT</strong>IL-Übersicht<br />
Kreisverwaltung<br />
• Schulung aller <strong>IT</strong>-Mitarbeiter<br />
K<strong>und</strong>enorientierung im <strong>IT</strong>-Support
Änderung Organisationsstruktur (2013/2014)<br />
• Einbindung weiterer Prozesse<br />
Change <strong>und</strong> Problem Management<br />
• Aufbau Configuration Database<br />
• Präsentationsplattform <strong>IT</strong>-Abteilung<br />
• Einbindung <strong>IT</strong>-Beauftragte der Ämter<br />
(Webportal)<br />
Kreisverwaltung<br />
• Systematisierung der <strong>IT</strong>-Prozesse<br />
• Konzeptdokumentationen
Organisationsstruktur <strong>IT</strong><br />
2013<br />
37 Standorte (Verwaltung)<br />
32 Schulen<br />
926 Arbeitsplatzrechner<br />
(+ 160 Citrixarbeitsplätze in den Kommunen)<br />
Kreisverwaltung<br />
16 <strong>IT</strong>-Mitarbeiter ( + 5 Auszubildende)<br />
3 Zeitvertrag (ehemalige Auszubildende)
Prozesseinführung<br />
Kreisverwaltung<br />
1. Zieldefinition<br />
2. Awareness-Kampagne<br />
3. Projektorganisation<br />
4. Ist-Analyse<br />
5. Prozessdesign -> <strong>Toolauswahl</strong><br />
6. Verfahrensbeschreibung<br />
7. Prozessimplementierung<br />
8. Betriebsbegleitung<br />
9. Prozessreview
Schritte in der <strong>Toolauswahl</strong><br />
Prozessoptimierung<br />
Anforderungsdefinition<br />
Marktrecherche<br />
Angebotsphase<br />
• Analyse <strong>und</strong> Bewertung<br />
• Zielgerichtete Optimierung<br />
• Abgesicherte Ermittlung<br />
• Sinnvolle Dokumentation<br />
• Anbieter recherchieren<br />
• Systeme bewerten<br />
• Angebote einholen<br />
• Angebote vergleichen<br />
Kreisverwaltung<br />
Persönlicher Eindruck<br />
Auswahl<br />
• Anbieterworkshops durchführen<br />
• Ergebnisse zusammenführen<br />
• „Beste“ Lösung finden<br />
• Passenden Partner auswählen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit<br />
Haben Sie Fragen?<br />
Alles sollte so einfach wie<br />
möglich gemacht werden,<br />
aber nicht einfacher!<br />
Kreisverwaltung
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