simplify Selbstmanagement Weglassen - der Schlüssel zu mehr Zeitsouveränität (Vorschau)

www.orgenda.de/simplify-selbstmanagement
Erscheint am 28. Januar 2011
Februar 2011
Selbstmanagement
Das 20-Minuten-Coaching für ein selbstbestimmtes Leben
Vereinfachen und
Weglassen – diese beiden
Prinzipien kennen
Sie sicherlich. Die sind
für Sie von zentraler Bedeutung, um trotz
der vielen Aufgaben und Verpflichtungen
nicht den Überblick zu verlieren, Prioritäten
zu setzen, letztlich zufrieden und
gelassen leben zu können. Das wissen Sie,
und Sie tun Ihr Bestes, um der Aufgabenfülle
Herr zu werden.
Vereinfachen und Weglassen – zu diesen
Prinzipien möchte ich Ihnen gleich
auf dieser und der nächsten Seite noch einige
Anregungen geben. Ich habe für Sie
7 Tipps zusammengestellt, die Sie täglich
anwenden können. Denn die Chancen
zur Vereinfachung verstecken sich in alltäglichen
Dingen und wollen entdeckt
werden.
In dieser Ausgabe möchte ich Ihnen
außerdem die beiden Herzspezialisten
Rosenman und Friedman vorstellen, die
in den 1950er Jahren erstmals den Zusammenhang
zwischen Herzkrankheiten
und Stressbelastung erkannt haben und
damit zu den wichtigsten Forschern in
diesem Bereich wurden. Der Ausgangspunkt
ihrer wissenschaftlichen Arbeiten
war eine schlichte Beobachtung – nämlich
dass die beiden Ärzte immer wieder neue
Stühle kaufen mussten, weil die Stuhlpolster
in ihrem Wartezimmer an den
Kanten abgewetzt waren. Aus diesem
scheinbar unbedeutenden Umstand heraus
entwickelten sie eine Theorie über
den Umgang mit Belastungen, eine Theorie,
die ebenso einfach wie aussagestark
ist. Neugierig geworden? Näheres erfahren
Sie auf Seite 6.
Viel Lesespaß bei diesen und anderen
Themen dieser Ausgabe wünscht Ihnen
Dr. Rolf Meier, Chefredakteur
Weglassen – der Schlüssel zu
mehr Zeitsouveränität
Wie Sie Ihren Alltag hinterfragen
Weglassen, das ist einfach gesagt. Wo
Sie doch so viel zu tun haben und eine
Verpflichtung auf die andere folgt. Auf
der anderen Seite: Kein Mensch fühlt
sich auf Dauer wohl, wenn er den
ganzen Tag und vielleicht auch noch
am Abend und am Wochenende
fremdbestimmt ist. Lassen Sie uns deshalb
gemeinsam auf die Suche nach
Möglichkeiten gehen, Zeit zu sparen,
schlicht durch Weglassen.
Konzentration auf das Wesentliche
Das Prinzip ist einfach. Wenn da nicht
der Alltag wäre. Denn in der Praxis ist
es doch meist so: Ihr Tagesplan ist
randvoll, Termine hier, Besprechungen
dort, 3, 4 wichtige und etliche unwichtige
Telefonate, 32 Mails checken, den
Quartalsbericht verfassen, den Urlaub
buchen, abends Steuerberater, zwischendurch
die jüngere Tochter vom
Sport abholen, nachts die ältere von der
Party einsammeln …
Im Hinterkopf befassen Sie sich dann
mit Ihren beiden wirklich wichtigen
Projekten: „Eigentlich müsste ich mich
jetzt unbedingt um dieses Thema
kümmern.“ Machen Sie Schluss mit
dem Karussell von Aufgabenstress,
In dieser Ausgabe lesen Sie
Überlastung und von schlechtem Gewissen!
Alles Unwichtige beiseite lassen
Die Tendenz, mehr zu machen, als man
gut schaffen kann, und seine Zeit oft
auch Unwesentlichem zu widmen, ist
allzu menschlich. Es ist doch schön,
flexibel auf Angebote eingehen zu können,
und wenn es nur eine Werbe-E-
Mail ist. Mit der gleichen Flexibilität
können Sie sich Zeit verschaffen, wenn
Ihre innere Stimme mal wieder nach-
1-Minuten-Tipp
Freuen Sie sich über den
gelungenen Tag!
Überdenken Sie zum Abschluss Ihres
Arbeitstages kurz Ihren Tag.
Schreiben Sie sich die Dinge auf, die
noch zu tun sind. Vergegenwärtigen
Sie sich danach, was Sie alles geleistet
haben und nun abhaken können.
Nehmen Sie auch die kleinen Erfolge,
die Erledigung einer Teilaufgabe
oder den ersten vielversprechenden
neuen Kontakt wahr. Dann können
Sie den Arbeitstag mit einem guten
Gefühl abschließen und sich auf den
Feierabend freuen.
ZEIT MANAGEN: Wie Sie Ihren Alltag hinterfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
RUHE FINDEN: In wenigen Minuten mit 2 simplify Übungen neue Kraft tanken . . . 3
PERSÖNLICHKEIT ENTWICKELN: 3 Fragen die Ihre Alltagssorgen entzaubern . . . . 4
KLASSIKTHEMA FEBRUAR: 9 bewährte Regeln für Ihr Aufgabenmanagement . . . . 5
STRESS ABBAUEN: Was Ihr Stuhlpolster über Ihre Stressbealstung verrät . . . . . . . . 6
KOMMUNIKATION VERBESSERN: So kommen Sie nicht mehr in Verlegenheit . . . 7
IHR FORUM: Schwere Entscheidungen leicht gemacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
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ZEIT MANAGEN
drücklich drängelt „Eigentlich müsste
ich mich endlich mal …“.
Versuchen Sie es einmal mit einer
Radikal-Kur. Streichen Sie für ein paar
Tage alles aus Ihrem Aktivitätenplan -
und auch aus Ihrem Hinterkopf! – , was
zu erledigen weder wichtig noch dringend
ist. Lassen Sie es tatsächlich einfach
weg! „Absagen, delegieren, verschieben“
lautet jetzt Ihre Devise.
Konzentrieren Sie sich die festgelegte
Zeit lang nur auf die wesentlichen Aufgaben,
die Sie sich vorgenommen haben.
Und wenn Sie sich dies im Job nicht
trauen, probieren Sie es in Ihrer Freizeit
aus. Ein Wochenende frei von Verpflichtungen
wird Ihnen sicher guttun!
7 einfache Weglass-Tipps
Sie können noch mehr tun. Hier noch
einige besonders wichtige Tipps für
den Umgang mit eingeschliffenen
Strukturen, mit Besprechungen, mit
Texten und anderen Alltäglichkeiten.
Wenn Sie diese Weglass-Tipps bereits
nutzen, wissen Sie, was Sie daran haben.
Nutzen Sie sie noch nicht, können Sie
schon heute beginnen, mit deren Hilfe
Zeit und Aufwand zu sparen.
Tipp 1: Immer mal wieder Eingeschliffenes
infrage stellen
Die Reservierung des Besprechungsraums
– klar müssen da die Hausverwaltung,
die IT und das Personalreferat
ihre Unterschrift unter den Antrag setzen,
das war schon immer so. Es ist
kaum zu fassen, wie viel Zeit in Firmen
verschwendet wird, weil ohne großes
Nachdenken alles so gemacht wird „wie
immer“. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit
machen, Selbstverständliches routinemäßig
zu hinterfragen, werden Sie
viele Möglichkeiten der Vereinfachung
von Abläufen finden, und sich selbst
unnötigen Aufwand ersparen.
Tipp 2: Nutzen Sie Ziele als Filter
Wer kann wirklich jederzeit sagen,
warum und wozu er dieses oder jenes
tut? Machen Sie sich, bevor Sie mit einer
Aufgabe beginnen, kurz noch einmal
klar, welches Ihr Ziel ist. Und wenn
Sie mal nicht gut vorankommen, unterbrechen
Sie Ihre Arbeit, und verdeutlichen
Sie sich das Ziel erneut. So
vermeiden Sie Verzettelung und Umwege
und vor allem – unnütze Arbeit.
Denn wenn Sie sich die Zielfrage nicht
beantworten können, dann haben Sie
einen sicheren Kandidaten für eine unwichtige,
überflüssige Arbeit.
Tipp 3: Quälen Sie sich nicht länger
mit unverständlichen Texten
Ob Bücher oder Fachartikel, wenn die
Lektüre Sie über Gebühr beansprucht
und Sie gar das Fremdwörterbuch zu
Rate ziehen müssen, stoppen Sie kurz,
und vergleichen Sie Ihren Aufwand mit
Ihrem erwarteten Ergebnis: Das Ergebnis
rechtfertigt es selten, sich durch einen
schwer verständlichen Artikel zu
quälen.
Denn wenn es sich nicht um eine interne
Information handelt, werden Sie
die gesuchte Information wahrscheinlich
auch woanders in besser zugänglicher
Form finden. Also weglassen, am
besten gleich wegwerfen.
Tipp 4: Vergeuden Sie keine Zeit
mit Formulierungsversuchen
Auch beim Verfassen von Texten ist das
Stichwort „Weglassen“ ein guter Rat in
Sachen Klarheit und Zeitsparen.Wenn
Sie an einer Formulierung hängen bleiben
oder beim abschließenden Durchlesen
Ihres Schreibens nicht zufrieden
sind: Versuchen Sie nicht, umzuformulieren,
zu ergänzen oder durch Ergänzungen
verständlicher zu werden.
Versuchen Sie stattdessen, unklare
Worte oder Passagen zu streichen. Sie
werden merken, dass die Information
meist erhalten bleibt, der Text zudem
oft an Klarheit gewinnt.
Tipp 5: Stellen Sie um auf Sofort-
Protokoll
„Wer schreibt das Protokoll?“ Sie kennen
diese unangenehme Frage und die
Folgen. Der Ausgewählte versucht, den
Verlauf und die Ergebnisse mit hohem
Aufwand zu dokumentieren. Was geschieht
mit dem Ergebnis? Oft wird das
mühsam erstellte Protokoll schlicht abgeheftet,
bisweilen findet es gleich den
Weg in den Papierkorb.
Die bessere Alternative:
Einer schreibt in Listenform,
wer was bis wann zu
erledigen hat. Am besten
gleich in den Computer mit angeschlossenem
Beamer, sodass alle die
Punkte mitverfolgen können und das
Ergebnis gleich ausgedruckt und verteilt
werden kann.
Tipp 6: Vermeiden Sie Rückrufe
Vielbeschäftigte Menschen rufen bei
vielbeschäftigten Menschen an, hinterlassen
eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter,
und der Angerufene versucht
seinerseits, den Vielbeschäftigten
ans Telefon zu kriegen. Solche Null-
Kommunikation kann viel Zeit kosten.
Versprechen Sie keinen Rückruf.
Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter
klar und deutlich Ihre E-Mail-
Adresse. Ermuntern Sie Anrufer, es erst
einmal per E-Mail zu probieren. Dann
sparen Sie sich so manches vergebliche
Anklingeln. Zumal nach vielen Telefonaten
ohnehin das Anliegen noch einmal
per E-Mail präzisiert wird.
Tipp 7: Hinterfragen Sie
Meetings
Überflüssige Treffen sind Zeitverschwendung.
Selbst wenn nur eine Person
teilnimmt, die nicht teilzunehmen
brauchte, geht unnötig Arbeitszeit verloren.
Gewöhnen Sie sich an, am Ende eines
jeden Meetings zu fragen: War es wirklich
nötig, dass wir uns persönlich getroffen
haben? Können wir das nächste
Treffen durch Telefonate oder E-Mails
ersetzen? Wenn Sie der Einzige sind,
der das Meeting für überflüssig hielt,
fragen Sie sich und die anderen, ob Ihre
Teilnahme wirklich notwendig ist.
Kurzum: Wenn Ihnen etwas zu viel
oder zu kompliziert wird – denken Sie
an das einfache Rezept: Weglassen!
XNIP: FBK4EQ
2 simplify Selbstmanagement FEBRUAR 2011 www.orgenda.de

RUHE FINDEN
Ganz entspannt im Hier und Jetzt
In wenigen Minuten mit 2 simplify Übungen neue Kraft tanken
Je anstrengender und belastender Ihr
Alltag, desto wichtiger ist es, dass Sie es
schaffen, schnell abzuschalten und
neue Energie zu tanken. Die beiden
Schnell-Übungen unterstützen Sie dabei.
Sie benötigen für jede nur wenige
Minuten.
Übung zur Kurzentspannung
Setzen Sie sich locker auf einen Stuhl,
stellen Sie die Füße fest auf den Boden
und richten Sie sich im Kreuz gerade auf.
Ihre Hände ruhen bequem auf den
Oberschenkeln. Schließen Sie nun die
Augen, atmen Sie tief durch. Beginnen
Sie dann, langsam von 20 rückwärts bis
0 zu zählen – und zwar nur bei jedem
Ausatmen.
Zählen Sie also beim ersten Ausatmen
„20“, beim zweiten „19 “ und so weiter.
Stellen Sie sich vor, wie Sie mit jeder
Zahl tiefer und tiefer in den Entspannungszustand
gleiten. Nachdem Sie bei 0
angekommen sind, bleiben Sie noch kurze
Zeit ruhig sitzen, bevor Sie sich wieder
Ihren Aufgaben zuwenden.
Sie müssen vielleicht etwas trainieren,
bis diese Übung ihre volle entspannende
Wirkung zeigt. Wenn Sie die
Übung jedoch regelmäßig machen,
können Sie sich bald auch effektiv entspannen,
indem Sie nur von 5 rückwärts
bis 0 zählen. Denn durch die häufige
Wiederholung verankern Sie in
Ihrem Inneren die Entspannung nach
und nach als konditionierte Reaktion
auf das Rückwärtszählen.
Achten Sie auf Ihre Atmung
Unter Anspannung atmen die meisten
Menschen schnell und flach. Tiefes
Durchatmen dagegen entspannt und
versorgt Ihr Gehirn bestmöglich mit
Sauerstoff. Atmen Sie also tief – in den
Bauch, nicht in den Brustkorb – und
gleichmäßig durch. Probieren Sie beide
Übungen mehrmals aus. Trainieren Sie
dann die, die Ihnen mehr liegt. Mit ein
wenig Übung können Sie danach jederzeit
schnell abschalten und sich entspannen.
Geben Sie sich jeden Tag 15
Minuten für Ihr Wohlergehen
Sie fühlen sich nach einem anstrengenden
Tag so richtig ausgelaugt? Dann
nehmen Sie sich ein Viertelstündchen
Zeit – Zeit, um sich aktiv zu entspannen.
Nutzen Sie die Zeit für die kleine Meditationsübung
unten. Dafür brauchen
Sie keine Ausrüstung, keinen Lehrgang
und keine besonderen Umstände – nur
15 Minuten Ruhe, anfangs möglichst
immer zur gleichen Zeit. Vielleicht fällt
es Ihnen zunächst schwer, Ihre Gedanken
einfach fließen zu lassen, ohne bewusst
über etwas nachzudenken.
Ihr Körper und Ihr Verstand müssen
sich erst an diese ungewohnte Zeit der
Ruhe gewöhnen. Wichtig ist, dass Sie
sich täglich diese Zeit für sich nehmen,
auch wenn es anfangs etwas Überwindung
kostet. Bereits nach wenigen Tagen
werden Sie spüren, wie viel Energie
Ihnen die kurze Auszeit gibt, und Sie
werden sich bald auf Ihre Meditationszeit
freuen.
In der Hektik Ruhe bewahren
Ob an stressigen Tagen oder im „normalen“
Alltag - die kurze Meditation
wird Ihnen wertvolle Dienste leisten.
Sie treten den Anforderungen ruhig
und gelassen entgegen. Sobald Sie mit
der Übung vertraut sind, können Sie
Zeit und Dauer beliebig variieren.
Experimentieren Sie: Sie können
nichts falsch machen. Zum Einstieg
ist die Regelmäßigkeit hilfreich,
um sich auf die Entspannung
einzustellen. Bald
wird ein Blick zur Uhr
genügen, um innerlich
umzuschalten:
„Jetzt habe ich 15
Minuten Pause!“
Meditationsübung
Sorgen Sie dafür, dass Sie 15 Minuten
ungestört sind. Setzen Sie sich bequem
auf einen Stuhl oder Sessel oder auf den
Boden. Atmen Sie einige Male tief durch.
Spannen Sie Ihren ganzen Körper an,
und lassen Sie dann schnell wieder los.
Wiederholen Sie diese An- und Entspannung
3-mal.
Schließen Sie die Augen, und lassen
Sie Ihren Atem fließen. Spüren Sie, wie
Ihr Körper angenehm schwer wird. Ignorieren
Sie Juckreiz und Kribbeln, soweit
es geht – aber nicht mit Gewalt. Ihr Körper
wird sich bald an die totale Entspannung
gewöhnen. Dann hören diese Erscheinungen
von selbst auf.
Lassen Sie Ihren Gedanken freien
Lauf. Nehmen Sie wahr, was Ihnen in
den Sinn kommt, aber halten Sie keinen
Gedanken fest. Bleiben Sie an einem Gedanken
hängen, so richten Sie die Konzentration
wieder auf Ihre Atmung. Versuchen
Sie nicht, etwas zu erzwingen.
Lassen Sie alles einfach an sich vorbeiziehen.
Zum Abschluss zählen Sie langsam
von 1 bis 5, strecken sich und stehen
dann auf.
Einige Varianten der Meditation:
Zählen Sie, nachdem Sie die Augen geschlossen
haben, langsam von 25 rückwärts
bis 1. Wenn Ihre Gedanken festhängen,
fangen Sie an zu fantasieren.
Stellen Sie sich einen Ort vor, an dem Sie
gerne wären, eine Position, die Sie gerne
hätten – was immer Sie sich wünschen,
stellen Sie es sich in allen Einzelheiten
vor. Spielen Sie ein paar Minuten „Was
wäre, wenn … ?“
Stellen Sie sich vor, Sie verlassen
den Raum durch einen Geheimgang.
Sie gehen eine lange Treppe
hinunter, am Ende wartet ein
strahlendes Licht auf Sie. Gehen
Sie in das Licht hinein, spüren
Sie seine angenehme
Wärme. Alles ist hell,
freundlich und leicht.
Viele Untersuchungen zeigen: Regelmäßige
Meditation wirkt sich positiv
auf das körperliche und geistige Wohlbefinden
aus. Nutzen Sie diesen Effekt
für sich.
XNIP: FBCP7G
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3

PERSÖNLICHKEIT ENTWICKELN
Guten Morgen, liebe Sorgen …
3 simplify Fragen die Ihre Alltagssorgen entzaubern
Nicht immer bekommt man das, was
man sich wünscht. Bisweilen fühlt man
sich überfordert, ausgelaugt und verliert
den „Spaß an der Freude“, manchmal
ist einem alles zu viel. Solche Situationen
kennt jeder. Dies wirkt sich
meist negativ auf die eigene Stimmung
aus.
Wenn Ihre Laune im Keller ist, Ihre
Gedanken zu viel und zu häufig um negative
Dinge kreisen, wenn Sie sich zu
viele Sorgen machen, dann hat das negative
Auswirkungen auf Ihr Denken,
auf Ihr Verhalten und Ihr Fühlen. Deshalb
gehört zum Wohlbefinden auch
der richtige Umgang mit einer negativen
Einstellung, mit Sorgen und mit
Ängsten.
Was Probleme, Sorgen und negative
Stimmungen bewirken
Ihr Denken: Ihre Konzentration ist gestört,
da Sie sich einer Sache nicht mit
voller Aufmerksamkeit widmen. Sie
nehmen besonders die Dinge wahr, die
Ihre negativen Emotionen unterstützen.
Ihr Verhalten: Ihr Auftreten verändert
sich, für andere oft nicht nachvollziehbar.
Die Zuversicht schwindet. Ihre Leistungsfähigkeit
nimmt ab, weil Sie zu vorsichtig
oder nervös und unruhig werden.
Anderen gegenüber reagieren Sie gereizt,
oder Sie ziehen sich zurück.
Ihre Gefühle: Es schleicht sich das Gefühl
ein, die Dinge nicht mehr unter
Kontrolle zu haben. Sie fühlen sich
ängstlich und niedergeschlagen. Sie können
sich nicht mehr richtig entspannen.
Im Extremfall empfinden Sie die Situation
als ausweglos und sind depressiv
verstimmt.
Wichtig ist in solch einer Situation erst
einmal, dass Sie negative Gefühle nicht
als ständige Begleiter akzeptieren.
Bleiben Sie bei Ihrer positiven
Einstellung
Sicher: Sorgen können auch ihr Gutes
haben. Manchmal sind Sorgen ja berechtigt.
Häufig ist es deshalb gut zu
klären, ob die Sorgen begründet sind
oder nicht. So ist die Sorge um ständig
wiederkehrende Rückenschmerzen als
positiv zu bewerten, wenn Sie die
Schmerzen ernst nehmen und zur Tat
schreiten, etwa Rückengymnastik betreiben
oder sich zum Arztbesuch entschließen.
Schon der französische Philosoph
Michel de Montaigne sagte: „Mein Leben
bestand aus lauter Katastrophen,
von denen die meisten nie eingetroffen
sind.“ Es geht also darum, zwischen
sinnlosen Sorgen und realen Befürchtungen
zu unterscheiden. Stellen Sie
sich dazu die folgenden 3 Fragen.
1. Frage: Lohnt es, sich Sorgen
zu machen?
Aus der falschen Perspektive wirken
manchmal Maulwurfshügel wie riesige
Berge. Oft verändert sich aber die Bedeutung
eines Problems, wenn Sie es
aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Wie stark beeinträchtigt das
Problem tatsächlich Ihr Leben? Ist es
wirklich so existenziell? Wie werden
Sie darüber denken, wenn Sie in 10 Jahren
darauf zurückblicken?
2. Frage: Lohnt es, sich jetzt darüber
Sorgen zu machen?
Vergleichen Sie die aktuelle Sorge mit
den Erfahrungen, die Sie bereits gemacht
haben. Es kann auch helfen, die
Bedeutung Ihrer Sorgen zu relativieren,
wenn Sie sich die Sorgen anderer Personen
vor Augen führen. Hierbei geht es
nicht um das Argument „Alles nicht so
schlimm, anderen geht es noch viel
schlechter“. Sondern es geht darum,
dass Sie sich bewusst machen, dass Sie
durch Ihre Erfahrung und mit Ihren
Fähigkeiten bestimmt eine Lösung finden
werden, falls das, worum Sie sich
sorgen, tatsächlich einträfe.
Manchmal hilft auch ein Blick auf die
Zeit und die Energie, die die Sorgen Sie
kosten. Lohnt es sich, diese in Sorgen zu
investieren? Gibt es nicht wichtigere –
und zudem reale – Dinge, in die Sie Ihre
Kraft und Zeit besser investieren
sollten?
3. Frage: Wie begründet ist die
Sorge wirklich?
Unsere Fantasie hat die Gabe, sich Dinge
auszumalen, die gar nicht existieren.
Sätze wie „Stell dir vor ...“ und „Was
wäre, wenn ...“ sind wunderbare Mittel,
um unsere Kreativität in Bewegung zu
setzen. Solche Sätze können jedoch
auch den eigenen „Sorgengenerator“
mit unendlich viel Energie versorgen.
Natürlich können täglich alle möglichen
schrecklichen Dinge passieren.
Aber wie wahrscheinlich ist das?
!Tipp: Stellen Sie sich so konkret wie
möglich vor, was schlimmstenfalls
passieren könnte, wenn alles genauso
eintritt, wie Sie es befürchten. Bei genauer
Betrachtung ist das dann meist doch
nicht so schlimm.
Überlegen Sie, ob die Sorge überflüssig
oder ob sie eine realistische Befürchtung
ist. Ist sie überflüssig, werfen
Sie sie sofort „über Bord“. Handelt es
sich jedoch um eine Befürchtung, die
wahrscheinlich eintreten und/oder erhebliche
negative Folgen haben wird,
sollten Sie handeln. Das gilt etwa für
Schmerzen, die Sie nicht einschätzen
können, oder für die Risiken einer Finanzanlage,
die Sie bemerken.
Stellen Sie sich
Nehmen Sie sich ein Blatt Papier, formulieren
Sie Ihre Sorge, gehen Sie die 3 Fragen
durch, und machen Sie sich zu jeder
Antwort einige Stichworte. Wenn die
Sorge überflüssig ist, haben Sie das nach
einigen Minuten schwarz auf weiß in der
Hand. Sind Sie unsicher, verschaffen Sie
sich Gewissheit. Fragen Sie einen Experten
um Rat, Ihren Arzt, Ihren Rechtsanwalt,
vielleicht auch Ihren Vorgesetzten
oder Ihren Partner.
Die meisten Ihrer Sorgen können Sie
danach mit Sicherheit beruhigt über
Bord werfen.
XNIP: FB3QHA
4 simplify Selbstmanagement FEBRUAR 2011 www.orgenda.de

KLASSIKTHEMA SELBSTMANAGEMENT
Aufgaben intelligent bewältigen
Auf diese 9 bewährten Regeln ist Verlass
Arbeit haben Sie genug. Deshalb ist
und bleibt es für Sie wichtig, Ihre Aufgaben
im Griff zu haben. Das fällt Ihnen
leicht(er), wenn Sie die folgenden 9
Regeln beachten:
Regel 1: Prüfen Sie Ihre Zuständigkeit
Erledigen Sie das, was Sie erledigen
müssen, nicht mehr und nicht weniger.
Sind Sie für einen Vorgang nicht zuständig,
geben Sie ihn ab – möglichst
sofort. Um dies möglichst früh entscheiden
zu können, sollten Sie sich vor
Beginn einer Arbeit, etwa beim Sortieren
der Eingänge, diese wichtige Frage
stellen. Es ist unangenehm, eine unerledigte
und alte Sache abzugeben.
Regel 2: Vermeiden Sie das Aufschieben
von Arbeiten
Dinge vor sich herzuschieben, kostet
Sie Energie. Denn Sie müssen sich immer
wieder damit beschäftigen – in Gedanken,
aber auch, wenn Sie einen Vorgang
stets aufs Neue in die Hand
nehmen und immer wieder weglegen
müssen.
Wenn das Aufschieben im Einzelfall
passiert, ist es unproblematisch.
Gehäuft kann es negative Konsequenzen
haben. Die Konsequenzen kommen
von außen, z. B. als Vorwürfe, oder
von innen in Form von Schuldgefühlen
und Ängsten.
Haben auch Sie solche Arbeiten, die Sie
am liebsten schnell wieder loswerden
würden, aber dann doch liegen lassen?
Schreiben Sie die auf einen Zettel.
Meist steckt das Gefühl dahinter,
dass die Aufgabe irgendwie unangenehm
ist. Sei es der Schwierigkeitsgrad,
der Umfang oder die Notwendigkeit,
eine Entscheidung zu treffen. Egal, was
es ist: Die Aufgaben verschwinden
nicht von selbst. Früher oder später
müssen Sie sie ohnehin erledigen. Arbeiten
Sie Ihren Zettel zügig ab. Das
entlastet Sie unmittelbar.
Regel 3: Konzentrieren Sie sich
auf eine Aufgabe
Vielleicht passiert Ihnen das auch
schon mal: Sie brauchen 1 Stunde, um
die Post durchzusehen, weil dauernd
etwas dazwischenkommt. Oder Sie sitzen
gerade an einer Vorlage, zu der Sie
wenig Lust haben, und da kommt Ihnen
als Ablenkung die Post gerade recht,
die in Ihren Eingangskorb gelegt wird.
Wer sich mit zu vielen unterschiedlichen
Dingen im selben Zeitraum beschäftigt,
arbeitet ineffizient. Das liegt
daran, dass man immer eine gewisse
Zeit braucht, um sich gedanklich auf
eine Sache einzustellen.
Regel 4: Vermeiden Sie den Sägezahn-Effekt
Sich gedanklich in ein Thema einfinden,
wieder herausgerissen werden,
sich wieder gedanklich einfinden – das
ist sicherlich keine Form effektiven Arbeitens.
Denken Sie deshalb bitte daran:
Je wichtiger die Arbeit, desto wichtiger
ist es, eine störungsfreie Zeit für diese
Arbeit zu finden.
Regel 5: Versuchen Sie, Störungen
zu vermeiden
Viele Störungen sind hausgemacht. Sie
haben vergessen, das Telefon umzustellen,
Ihre Tür steht offen, Sie versuchen
morgens um 10, wenn erfahrungsgemäß
viele Störungen auftreten, in
Ruhe zu arbeiten. Natürlich können Sie
sich nicht immer abkapseln,
aber Sie können Zeiten
unterscheiden, wann Sie
ungestört arbeiten wollen
und wann Sie ein offenes
Ohr für andere haben.
Regel 6: Fassen Sie gleiche Tätigkeiten
zu Blöcken zusammen
Gleiche Tätigkeiten sollten Sie am
Stück erledigen, das geht meist schneller.
Reservieren Sie bestimmte Zeiten,
in denen Sie die Post bearbeiten, Ihre E-
Mails lesen, Rücksprachen mit Ihren
Mitarbeitern halten.
Regel 7: Beginnen Sie mit einfachen
Dingen
Um sich schneller auf einen Arbeitsblock
einzustellen, beginnen Sie am besten
mit einfachen Tätigkeiten. Beispiel:
Sie haben mehrere Telefonate vor
sich, darunter auch schwierige. Beginnen
Sie mit den unproblematischen
Gesprächen, dann können Sie sich erst
„warmreden“ und wirken bei den
schwierigen Gesprächen souveräner.
Regel 8: Achten Sie auf Ihre Leistungsfähigkeit
Beachten Sie bei der Bewältigung Ihrer
Aufgaben Ihre Tagesleistungskurve.
Diese kann individuell unterschiedlich
sein, in der Regel liegt aber das Leistungshoch
am Vormittag. Die Leistungskurve
sinkt meistens am Nachmittag,
und am späten Nachmittag
steigt sie wieder an.
Für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben
empfiehlt es sich deshalb, wichtige Aufgaben
während des Vormittags anzugehen.
Leider ist der auch besonders
störanfällig. Legen Sie Routineaufgaben
möglichst in Ihr Nachmittagstief.
Regel 9: Nutzen Sie Ihren Computer
effektiv
Der Computer und Programme wie
Outlook, Word und Excel bieten Ihnen
ungemein viele Möglichkeiten. Aber
nutzen Sie tatsächlich Ihren Computer
so, wie Sie ihn zur effektiven Erledigung
Ihrer Aufgaben
einsetzen
könnten und sollten?
Wenn nicht:
Lassen Sie sich
die entsprechenden
Funktionen
zeigen. Überprüfen
Sie, ob die Hilfen für Sie sind, die Effizienz
der Arbeit zu steigern.
Wie effektiv Sie wirklich arbeiten,
hängt zum guten Teil von Ihnen selbst
ab. Beachten Sie die 9 Regeln, dann fällt
Ihnen dies leicht.
XNIP: FB9QQX
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5

STRESS ABBAUEN
Wie abgewetzt ist Ihr Stuhlpolster?
Was die Antwort mit Ihrer Stressbelastung zu tun hat
Ende der 1950er Jahre stellte die Sekretärin
einer Arztpraxis in Kalifornien
fest, dass die Stühle im Wartezimmer
erneuert werden müssten. Die Sitzkanten
waren abgescheuert. Ihren Chefs, 2
Herzspezialisten mit den Namen Rosenman
und Friedman, wussten, warum
das so war. Viele Herzpatienten waren
genau das Gegenteil von dem, was
der Ursprung des Begriffs Patient – patiens
– im Lateinischen ursprünglich
bedeutete, nämlich geduldig. Sie wollten
alles schnell erledigt sehen, waren
nervös und zappelig.
Aus den Beobachtungen heraus entwickelten
sie die Charakteristik der von
ihnen sogenannten A-Typen, die einen
hektischen Lebensstil ihr eigen nennen
und anfällig sind für Stresserkrankungen.
A-Typen sind oft Einzelkämpfer,
werten Missgeschicke und Rückschläge
als persönliche Niederlagen. Sie arbeiten
mehr als andere, bleiben länger im
Büro und beschäftigen sich auch in ihrer
Freizeit häufig in Gedanken mit der
Arbeit. Für sie ist es wichtig, die Dinge
unter Kontrolle zu halten. Wenn ihr
Einfluss schwindet, ist das für sie
schwer zu ertragen. Sie wirken hektisch,
selten entspannt und nehmen
sich kaum Freizeit, gönnen sich wenig
Muße und haben wenig Kontakte.
Wenn sie in eine Stresssituation kommen,
verlieren sie schnell die Nerven
und sind besonders reizbar und überdreht.
Dabei wird Adrenalin frei, was
auf die Dauer einen Herzinfarkt verursachen
kann.
Selbstmanagement
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Bei Fragen zu Rechnungen oder Ihrem Abonnement
wenden Sie sich bitte an unseren Abonnenten-Service:
Theodor-Heuss-Straße 2-4, 53177 Bonn, Tel.: 02 28/
9 55 01 40, Fax: 02 28/3 69 61 71, kundenservice@simplify-selbstmanagement.de.
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simplify-selbstmanagement.de. Oder rufen Sie direkt in
der Redaktion an: 02 28/82 05 75 22
A-Typen sind deutlich stressanfällig
und auch schlechter gewappnet
vor den negativen
Folgen von Stress.
Sind Sie ein A-Typ?
Unterstreichen Sie die Verhaltensweisen,
die Sie auch an sich selbst beobachten,
aus der folgenden Liste:
Ich versuche gerne, mehrere Dinge
gleichzeitig zu tun.
Ich geht schnell, renne bisweilen.
Ich habe Schwierigkeiten, ruhig zu
sitzen und nichts zu tun.
Ich wippe gerne mit dem Fuß oder
trommele mit den Fingern.
Ich unterbreche gerne andere.
Ich bin schnell gereizt, wenn Dinge
nicht nach meiner Vorstellung ablaufen.
Ich esse schnell und verlasse meist
unmittelbar nach dem Ende der
Mahlzeit den Tisch.
Ich komme schlecht damit zurecht,
wenn andere besser sind als ich.
Wenn Sie mehr als 4 dieser Statements
angekreuzt haben, dürfen Sie
sich der wachsenden Gruppe der A-Typen
zurechnen.
Das Gegenstück: der B-Typ
B-Typen sind Menschen, die vom Wesen
her eher gemütlich sind, entspannter
an Dinge herangehen, sich nicht
über alles aufregen. Solche Menschen
sind zudem oft geselliger und verbringen
folglich auch mehr Zeit mit anderen,
mit ihrer Familie, ihren Freunden,
suchen Ausgleich in ihrem Hobby. Sie
Impressum:
Chefredaktion: Dr. Rolf Meier
Herausgeber: Detlef Koenig
Produktmanagement: Patrick Loos
Cartoons: Werner Tiki Küstenmacher
Herstellungsleitung: Dipl.-Ing. Monika Graf
Herstellung: Sebastian Gerber
Verlag: Orgenda Verlag für persönliche Weiterentwicklung –
ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche
Wirtschaft AG Bonn, HRB 8165
Vorstand: Dipl.-Kaufm. Helmut Graf
Druck: Bonner Druck & Medien
ISSN: 1619-3032 Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigungen,
auch auszugsweise, nicht gestattet.
© Orgenda Verlag für persönliche Weiterentwicklung, 2010
simplify® ist eine eingetragene Marke der VNR Verlag für die
Deutsche Wirtschaft AG
zeichnen
sich aus durch
Freundlichkeit und
Hilfsbereitschaft,
Geduld und geringen Anspruch,
Nachgiebigkeit gegenüber Autoritäten,
Langsames, überlegtes Handeln,
Vermeidung von Konflikten.
Gefahren beim A-Typ
Leider ist beim A-Typ die Wahrscheinlichkeit,
vorzeitig an einer Herzkrankheit
zu sterben, doppelt so groß wie bei
den B-Typen. Die Herzattacken sind
gravierender, die Wahrscheinlichkeit
von Folgeattacken größer. Natürlich
haben auch B-Typen ihre Probleme.
Auch sie sind gefährdet, etwa depressiv
zu werden.
Einer der beiden Ärzte, Dr. Meyer
Friedman, hat ein Therapieprogramm
für die A-Typen entwickelt. Zu den
Aufgaben, die er seinen Patienten aufgetragen
hat, gehören:
sich 15 Minuten Zeit für sich zu nehmen
und Musik zu hören,
sich intensiv mit den eigenen Kindern
zu beschäftigen,
anderen zuzuhören und nicht zu unterbrechen,
auch wenn der Monolog
lange dauert,
an Spielen teilzunehmen mit dem
Vorsatz zu verlieren
über sich selbst zu lachen.
Mein Rat als Coach
Sollten Sie die klassischen Verhaltensweisen
eines A-Typs aufweisen,
hilft nur, in sich zu gehen und zu
überlegen, was für Sie wichtig ist
und wie Sie mehr Ruhe und Ausgleich
in Ihr Leben bringen können.
XNIP: FBEQH3
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KOMMUNIKATION VERBESSERN
Mit Schlagfertigkeit Angriffe parieren
Mit diesen 3 Techniken kommen Sie bestimmt nicht in Verlegenheit
In Sitzungen, aber auch in manchen
„normalen“ Gesprächen geht es bisweilen
hoch her. Unterschiedliche Meinungen
prallen aufeinander, alte Reizthemen
werden wieder auf den Tisch
gebracht.
Da kann es schon mal passieren, dass
ein Wort das andere gibt und der Ton
schärfer wird. Spätestens dann, wenn
Gefühle mit ins Spiel kommen, können
Äußerungen fallen, die man mit Recht
als unsachlich, als aggressiv und bisweilen
auch als persönlichen Angriff
werten kann. Typische sind:
„Das kann nicht stimmen.“
„Da widersprechen Sie sich jetzt
aber selbst.“
„Müssen wir uns wieder mit den
unnützen Details beschäftigen?“
„Wenn Sie wenigstens diesmal Ihre
Hausaufgaben gemacht hätten …“
Kritisch können auch bestimmte
Fragen sein, bei denen man nicht weiß,
wie sie gemeint sind:
„Sagen Sie mal, haben Sie sich wirklich
mit dem Thema beschäftigt?“
„Wie kommen Sie nur auf eine solche
Idee?“
„Hat Ihnen noch niemand erklärt,
warum wir uns überhaupt mit der
Thematik beschäftigen?“
Was können Sie tun, um mit unsachlichen
Kommentaren richtig umzugehen
und mehrdeutige Fragen abzuwehren?
Typische, aber kritische Reaktionen
Beginnen wir mit den Reaktionen, die
fast automatisch in unseren Köpfen
auftauchen, die aber deutliche Nachteile
haben.
Gegenangriff: Sie machen als Replik
eine abfällige Bemerkung: „Eine solche
unpassende Äußerung kann auch nur
von Ihnen kommen. Sie sind ja ohnehin
gegen alles Neue.“ Der Nachteil:
Sie setzen damit auf Eskalation. Das
mündet schnell in einer handfesten
Auseinandersetzung.
Rechtfertigung: Sie begründen und
erläutern, führen immer mehr Details
an, doch Ihre Argumente ziehen immer
weniger, der rote Faden verliert sich zusehends.
„Ich habe da was gelesen und
meinte, dass das für uns interessant
sein könnte, weil …“ Der Nachteil: Sie
lassen sich unnötig in eine Position der
Schwäche locken und provozieren damit
weitere Angriffe.
Entschuldigen: „Tut mir leid, ich
wollte doch nur …“ Auch das ist mit Sicherheit
keine erfolgreiche Strategie.
Sie erkennen damit den Angriff des
Kollegen als sachlich richtig an.
Übergehen: Sie reden weiter, gehen
auf den Kommentar erst gar nicht ein.
Das kann eine gute Strategie sein, vor
allem dann, wenn die Kommentare
sehr pauschal formuliert sind und der
Betreffende bereits als „schwierig“ bekannt
ist. Zu dieser Technik kann ich
Ihnen jedoch nicht raten, wenn Sie erwarten
müssen, dass Ihr Gegenüber
hartnäckig bleibt und Sie weiter mit
Einwürfen nerven wird.
Günstige Reaktionen mit Mehrwert
Weit besser können Sie mit den folgenden
3 Techniken reagieren. Die helfen
Ihnen, den Gesprächston zu versachlichen
und die Wellen zu glätten:
1. Hinterfragen Sie den Einwand
Einwände und Angriffe sind fast immer
sehr pauschal formuliert. Darin
liegt gerade das Problem, wenn Sie darauf
angemessen reagieren wollen. Deshalb
hilft es immer, nachzufragen: „Was
meinen Sie konkret damit?“ Mit diesem
Schachzug zwingen Sie Ihr Gegenüber,
„Ross und Reiter“ zu nennen.
Liefert der andere eine stichhaltige
Begründung, können Sie sich mit seinen
Argumenten auseinandersetzen.
Erweist sich der Angriff als unbegründet,
brauchen Sie nicht näher darauf
einzugehen, weil sich der Angreifer
selbst ins Abseits gestellt hat.
2. Greifen Sie den Einwand auf
„Das haben wir noch nie so gemacht.“
„Das haben wir schon probiert, aber es
klappt nicht.“ Das sind typische Killerphrasen,
die andere eigentlich mundtot
machen sollen. Hier können Sie mit der
„Gerade–weil–Technik“ arbeiten. Sie
greifen die Phrase einfach auf: „Ich
weiß, dass wir das bisher noch nicht
ausprobiert haben …“ und führen den
Gedanken in Ihrem Sinne weiter: „…
aber gerade deshalb wird es Zeit, uns
mit diesem wichtigen Thema zu beschäftigen.
Denn wenn wir …“
Beim 2. Beispiel können Sie nachfragen,
welche Erfahrungen Ihr Gegenüber
gemacht hat. „Was hat denn nicht
geklappt?“ Die Ausführungen liefern
Ihnen dann wieder Hinweise dafür, wo
Sie mit Ihrer Argumentation ansetzen
können.
3. Führen Sie den Einwand ad
absurdum
Nehmen Sie den Einwand auf, und
führen Sie ihn weiter, bis zur Absurdität.
Bei der Killerphrase „Das haben
wir noch nie so gemacht“ können Sie
kontern: „Das stimmt allerdings. Wenn
wir das aber zum Prinzip unserer Arbeit
machen, können wir alle Innovationen
vergessen. Die Konkurrenz wird
sich freuen.“
Eine gängige Replik ist die der „Ja,
aber“-Technik. Sie stimmen zu, relativieren
anschließend aber Ihre Zustimmung.
„Sie haben Recht, aber …“ Diese
Technik ist kritisch. Allein die
Zustimmung kann problematisch sein,
in Kombination mit einer Rechtfertigung
ist sie es ganz bestimmt.
Greifen Sie lieber auf die 3 ebenso
günstigen wie bewährten Techniken
zurück, die ich Ihnen vorgestellt habe.
Besonders gut funktioniert die Technik
des Hinterfragens. Sie leistet Ihnen bei
den allermeisten Einwänden und Angriffen
gute Dienste. Halten Sie diese
Technik für alle Fälle im Hinterkopf –
für die nächste hitzige Diskussion.
XNIP: FBKH6E
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7

IHR FORUM
Schwere Entscheidungen leicht gemacht
Gabi Keuthen aus Potsdam
schreibt:
Ich habe in den nächsten Wochen eine
schwierige Entscheidung vor mir. Ich habe
von meiner Firma das Angebot erhalten,
für 2 Jahre nach Sofia zu gehen. Das Angebot
ehrt mich. Ich sehe darin eine große
berufliche Chance. Auf der anderen Seite
bedeutet das für mich: Ich muss meine
Wohnung auflösen, kann meinen Freund
nur noch selten sehen …
Es ist das erste Mal in meinem Leben, dass
ich solch eine weitreichende Entscheidung
treffen muss. Wie komme ich da zu
einer vernünftigen Entscheidung?
Liebe Frau Keuthen,
manche Entscheidungen sind schwierig,
weil sie positive, aber auch negative
Veränderungen mit sich bringen
und weil die Auswirkungen der Entscheidungen
schlecht absehbar sind.
Die Fragen sind:
Sollten Sie eine solche Chance vorübergehen
lassen?
Wie wirkt sich die getroffene Entscheidung
auf Ihr Privatleben und
Ihren beruflichen Erfolg aus?
Wie kommen andere mit der Entscheidung
zurecht?
1. Entwickeln Sie Entscheidungskriterien
Zuerst schreiben Sie bitte alle Kriterien
auf, die für die Entscheidung wichtig
sind. In Ihrem Fall sind das etwa: das
höhere Gehalt, der Kontakt zum
Freund, der Aufwand mit der Wohnung
oder das ungewohnte Umfeld in
Sofia. Versuchen Sie möglichst alle Kriterien
zu finden.
2. Gewichten Sie die Kriterien
Entscheiden Sie: Wie wichtig sind Ihnen
die einzelnen Kriterien? Unterscheiden
Sie dabei zwischen „sehr
wichtig“ (3), „wichtig“ (2) und „weniger
wichtig“ (1).
3. Bewerten Sie
Wie bewerten Sie die Kriterien? Tragen
Sie in Ihre Liste +3 ein, wenn Sie die
Chancen als sehr positiv bewerten, bei
positiv eine +2, bei gerade so positiv eine
+1. Genauso gehen Sie bei den negativen
Begleitumständen vor. -3 bedeutet,
dass Sie diesen Umstand sehr
negativ sehen, etwa die Trennung von
Ihrem Freund.
LESER-TIPP
Dinge zu Ende bringen
Von Piet Gronning aus Starnberg
Multiplizieren Sie dann die Bewertung
mit der Gewichtung des Kriteriums.
Die Trennung von Ihrem Freund
haben Sie als sehr wichtiges Kriterium
eingeschätzt (3), und Sie schätzen die
Auswirkungen als sehr negativ ein (-3).
Die Rechnung ist dann 3 x -3 – also -9.
Alle Werte zusammengezählt ergeben
ein eindeutiges Bild von den Chancen
und den Nachteilen der Entscheidung.
Je höher der Gesamtwert, desto
größer die Chancen. Je niedriger der
Gesamtwert, desto unangenehmer die
Nachteile.
Überlegen können Sie sich auch, wie
Sie wohl in 5 Jahren darüber denken
werden. So verliert die Trennung von
Ihrem Freund in der langfristigen Perspektive
vielleicht etwas von ihrem
Schrecken. Vielleicht haben Sie durch
Ihr Auslandsengagement so viel Geld
verdient, dass Sie ein halbes Jahr aussetzen
und sich mit Ihrem Freund die
Welt ansehen können? Sicherlich eine
reizvolle Alternative.
XNIP: FBAC7F
Bei mir im Job geht es bisweilen sehr hektisch zu. Als Folge kommen immer wieder
Dinge auf mich zu, die „schnell noch erledigt“ werden müssen. Eine Tätigkeit
abzubrechen und später wieder aufzunehmen, kostet unnötig Zeit und Energie.
Deshalb habe ich mir zur Gewohnheit gemacht, Dinge erst abzuschließen,
bevor ich eine neue Arbeit beginne. Was ich allerdings erst meinem Chef klarmachen
musste, der die Angewohnheit hatte, immer mal wieder mit einer „ganz
dringenden“ Sache anzukommen.
Ticker +++ Ticker +++ Ticker +++ Ticker
Eine funktionierende Partnerschaft
schützt vor Krankheit
Menschen in einer festen Beziehung
gehen durchschnittlich 5,4-Mal zum
Arzt und sind 20,2 Tage krank. Singles
suchen hingegen 7-Mal den Arzt auf
und bleiben an 38,8 Tagen zuhause.
Das sind die Ergebnisse einer Studie
der University of Washington in Amerika.
Vielleicht ein Anlass, dem Partner
wieder mehr Zeit und Zuwendung zu
schenken?
Was wirklich Zufriedenheit
schafft
Die University of Missouri-Columbia
hat herausgefunden, dass Personen,
die dauerhaft Gefallen an einer neuen
Aktivität finden (z. B. ein neues Hobby),
zufriedener sind als Menschen,
die sich für die „große“ Lösung entschieden
haben (z. B. ein Umzug in eine
schönere Wohnung). Sie sehen, es
muss nicht immer die große Lösung
sein. Das Glück liegt im Kleinen.
Premiumbereich/XNiP
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