ANL 9.4 CL Kooperationsaudit 01.01.14 - QS Qualität und Sicherheit ...
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Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Erstakkreditierung<br />
Reakkreditierung<br />
Sonstiges: __________________<br />
Überwachung der Akkreditierung<br />
Erweiterung der Akkreditierung<br />
Verfahrens-Nr.:<br />
Name des Begutachters:<br />
Datum Beginn Ende<br />
Geschäftsstellenaudit<br />
Begleitaudit<br />
Angaben zur Zertifizierungsstelle:<br />
Name/Bezeichnung:<br />
Straße:<br />
PLZ/Ort:<br />
Adresse des begutachteten Standortes/der Standorte:<br />
Name/Bezeichnung:<br />
Straße:<br />
PLZ/Ort:<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 1 von 7
Teil 1<br />
Checkliste Geschäftsstellenaudit<br />
Kriterium/Anforderung Bewertung 1)<br />
1 Allgemeines 1 2 3<br />
1.1 Liegt für jede <strong>QS</strong>-Stufe, in der Audits durchgeführt werden, eine<br />
Akkreditierung nach EN 45011 vor?<br />
Bemerkungen:<br />
1.2 Sind ein Ansprechpartner <strong>und</strong> ein Stellvertreter für alle <strong>QS</strong>-relevanten<br />
Tätigkeiten schriftlich benannt (Auflistung der Namen unter Bemerkungen)?<br />
Bemerkungen:<br />
Name Ansprechpartner:<br />
Name Stellvertreter:<br />
1.3 Wurde innerhalb der letzten zwei Jahre ein Nachweis über die erfolgreiche<br />
Durchführung einer Überwachungsbegutachtung gegenüber der<br />
<strong>QS</strong>-Geschäftsstelle erbracht (Bericht der Akkreditierungs- bzw. Überwachungsbegutachtungen<br />
einschl. Abweichungsbericht sowie <strong>QS</strong>-<br />
Zusatzcheckliste <strong>Kooperationsaudit</strong>)?<br />
Bemerkungen:<br />
1.4 Wurde ein <strong>QS</strong>-Jahresbericht (inkl. K<strong>und</strong>enzufriedenheitsanalyse) für<br />
das jeweils vergangene Jahr bis zum 31. Januar des Folgejahres an<br />
<strong>QS</strong> verschickt?<br />
Bemerkungen:<br />
1.5 Sind personelle oder gesellschaftsrechtliche Verflechtungen zwischen<br />
der Zertifizierungsstelle <strong>und</strong> Standardgebern ausgeschlossen?<br />
Bemerkungen:<br />
1.6 Ist ein Krisenmanagement innerhalb der Zertifizierungsstelle implementiert<br />
(z.B. Vorliegen von Ablaufplänen, Benennung eines Krisenbeauftragten<br />
<strong>und</strong> von Notfallnummern der Zertifizierungsstellen an die<br />
<strong>QS</strong>-Geschäftsstelle)?<br />
Bemerkungen:<br />
1.7 Ist ein Beschwerdemanagement innerhalb der Zertifizierungsstelle<br />
implementiert? Wurden aufgetretene Beschwerdeverfahren zeitnah<br />
<strong>und</strong> sachgerecht bearbeitet?<br />
Bemerkungen:<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 2 von 7
Teil 1<br />
Checkliste Geschäftsstellenaudit<br />
Kriterium/Anforderung Bewertung 1)<br />
2 Verträge 1 2 3<br />
2.1 Wurden mit den Auftraggebern/Systempartnern schriftliche Vereinbarungen<br />
über den gesamten Zertifizierungsprozess abgeschlossen<br />
(Stichprobe von mehreren Verfahren)?<br />
Bemerkungen:<br />
2.2 Hat die Zertifizierungsstelle geregelt, dass <strong>QS</strong> oder von <strong>QS</strong> beauftragten<br />
Personen jederzeit der Zugang zum Betrieb des K<strong>und</strong>en gewährt<br />
werden muss, u.a. auch zur Durchführung von Begleitaudits?<br />
Bemerkungen:<br />
3 Auditberichte, Korrekturmaßnahmen 1 2 3<br />
3.1 Werden die Auditberichte vollständig, zeitnah <strong>und</strong> korrekt in der<br />
Software-Plattform ein- <strong>und</strong> durch eine zugelassene freigebende Person<br />
freigegeben (Stichprobe von mehreren Verfahren)?<br />
Bemerkungen:<br />
3.2 Wird das Verfahren zur Verfolgung von Korrekturmaßnahmen korrekt<br />
<strong>und</strong> durchgängig umgesetzt (Stichprobe von mehreren Verfahren)?<br />
Bemerkungen:<br />
3.3 Liegt ein Verfahren zur Vorgehensweise bei K.O.-Abweichungen vor<br />
<strong>und</strong> wird das Verfahren korrekt <strong>und</strong> durchgängig umgesetzt (z.B. sofortige<br />
Meldung an <strong>QS</strong>) (Stichprobe von mehreren Verfahren)?<br />
Bemerkungen:<br />
4 Zertifizierung 1 2 3<br />
4.1 Werden die Zertifikate nach <strong>QS</strong>-Vorgaben ausgestellt (Stichprobe von<br />
mehreren Verfahren)?<br />
Bemerkungen:<br />
4.2 Werden die Zertifikate nach <strong>QS</strong>-Vorgaben eingezogen <strong>und</strong> die <strong>QS</strong>-<br />
Geschäftsstelle darüber informiert?<br />
Bemerkungen:<br />
4.3. Wechsel der Zertifizierungsstelle durch Systempartner: Wird die von<br />
<strong>QS</strong> vorgegebene Vorgehensweise innerhalb der Zertifizierungsstelle<br />
eingehalten?<br />
Bemerkungen:<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 3 von 7
Teil 1<br />
Checkliste Geschäftsstellenaudit<br />
Kriterium/Anforderung Bewertung 1)<br />
5 Auditoren 1 2 3<br />
5.1 Wurden die unterzeichneten Zustimmungs- <strong>und</strong> Verpflichtungserklärungen<br />
zum Verhaltenskodex für das <strong>QS</strong>-System für alle Auditoren an<br />
<strong>QS</strong> übermittelt (Stichprobe für mehrere Auditoren)?<br />
Bemerkungen:<br />
5.2 Erfolgt eine kontinuierliche Überprüfung der fachlichen Kenntnisse der<br />
Auditoren? (Stichprobe für mehrere Auditoren)<br />
Bemerkungen:<br />
5.3 Werden alle Auditoren vor der Zulassung <strong>QS</strong>-systemspezifisch geschult,<br />
praktisch eingearbeitet <strong>und</strong> jährlich intern geschult? Liegen<br />
Nachweise darüber vor? (Stichprobe für mehrere Auditoren<br />
Bemerkungen:<br />
5.4 Wie werden <strong>QS</strong>-relevante Informationen zeitnah an die Auditoren<br />
weitergeleitet? (Stichprobe)<br />
Bemerkungen:<br />
Für alle Bewertungen mit 2 <strong>und</strong> 3 sind Korrekturmaßnahmen zu vereinbaren <strong>und</strong> an <strong>QS</strong> zu übermitteln.<br />
Teil 1<br />
Checkliste Geschäftsstellenaudit<br />
Unterschrift des Verantwortlichen<br />
der Zertifizierungsstelle: ........................................................<br />
Unterschrift Begutachter des <strong>Kooperationsaudit</strong>s: ........................................................<br />
Datum: ........................................<br />
Eine Kopie erhält die <strong>QS</strong> <strong>Qualität</strong> <strong>und</strong> <strong>Sicherheit</strong> GmbH<br />
1) Bewertungsstufen der Erfüllung der Anforderungen:<br />
1 Anforderungen erfüllt: keine Abweichung festgestellt<br />
2 Anforderungen teilweise erfüllt: geringfügige Abweichung festgestellt<br />
3 Anforderungen nicht erfüllt: bedeutende Abweichung festgestellt<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 4 von 7
Teil 2<br />
Checkliste Begleitaudit<br />
Name Betrieb<br />
<strong>QS</strong>-ID<br />
Standortnummer<br />
Beauftragung<br />
des Audits<br />
durch<br />
Datum der<br />
Beauftragung<br />
Bewertung 1)<br />
Kriterium/Anforderung 1 2 3<br />
1. Liegen dem Auditor Informationen über den Betrieb vor (Betriebsprofil,<br />
Standortdaten, zu prüfende Geltungsbereiche etc.)?<br />
Bemerkungen:<br />
2. Hat sich der Auditor über die Ergebnisse des letzten Audits informiert?<br />
Wie?<br />
Bemerkungen:<br />
3. Erfolgt ein Einführungsgespräch? Dauer:<br />
Bemerkungen:<br />
4. Verwendet der Auditor aktuelle Unterlagen ? Sind diese vollständig?<br />
Bemerkungen:<br />
5. Erfolgt eine Dokumentenprüfung? Dauer:<br />
Bemerkungen:<br />
6. Erfolgt eine Betriebsbegehung? Dauer:<br />
Bemerkungen:<br />
7. Wird die Checkliste vollständig mit Bewertungen zu allen Punkten inkl.<br />
Kommentaren abgearbeitet?<br />
Bemerkungen:<br />
8. Wird der Ist-Zustand angemessen erfasst <strong>und</strong> dokumentiert? Ist die<br />
Bewertung nachvollziehbar <strong>und</strong> fachlich begründet?<br />
Bemerkungen:<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 5 von 7
Bewertung 1)<br />
Kriterium/Anforderung 1 2 3<br />
9. Werden alle Abweichungen mit sinnvollen Korrekturmaßnahmen <strong>und</strong><br />
sinnvollen Fristen für deren Umsetzung belegt?<br />
Bemerkungen:<br />
10. Werden die Bewertungen <strong>und</strong> Korrekturmaßnahmen im Abschlussgespräch<br />
erläutert?<br />
Dauer:<br />
Bemerkungen:<br />
(Unterzeichnung Auditbericht, Kopie für den Betrieb)<br />
Für alle Bewertungen mit 2 <strong>und</strong> 3 ind Korrekturmaßnahmen zu vereinbaren <strong>und</strong> an <strong>QS</strong> zu übermitteln.<br />
1) Bewertungsstufen der Erfüllung der Anforderungen:<br />
1 Anforderungen erfüllt: keine Abweichung festgestellt<br />
2 Anforderungen teilweise erfüllt: geringfügige Abweichung festgestellt<br />
3 Anforderungen nicht erfüllt: bedeutende Abweichung festgestellt<br />
Teil 2<br />
Checkliste Begleitaudit<br />
Unterschrift Auditor der Zertifizierungsstelle: ................................................<br />
Unterschrift Begutachter des <strong>Kooperationsaudit</strong>s: ................................................<br />
Datum: ........................................<br />
Eine Kopie ist von der Zertifizierungsstelle an die <strong>QS</strong> <strong>Qualität</strong> <strong>und</strong> <strong>Sicherheit</strong> GmbH zu übermitteln<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
Seite 6 von 7
<strong>QS</strong> <strong>Qualität</strong> <strong>und</strong> <strong>Sicherheit</strong> GmbH<br />
Geschäftsführer<br />
Dr. Hermann-Josef Nienhoff<br />
Schedestraße 1-3<br />
53113 Bonn<br />
Tel +49 228 35068-0<br />
Fax +49 228 35068-10<br />
info@q-s.de<br />
www.q-s.de<br />
Leitfaden Zertifizierung<br />
Anlage <strong>9.4</strong> Checkliste <strong>Kooperationsaudit</strong><br />
Version: 01.01.2014<br />
Status: • Freigabe<br />
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