Die Gdpdu und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung

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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Zöller & Partner GmbH
Management- und Technologieberatung
verändert werden, sondern dem Steuerprüfer nur ein lesender Zugriff gestattet wird.
Allerdings darf der Steuerprüfer bei Z1 und Z2 alle Funktionen nutzen, die die beim
Steuerpflichtigen installierte Software besitzt.
Um mit Z3 auswerten zu können, erwarten die Finanzbehörden, dass auf dem
Übergabemedium nicht nur die Daten, sondern auch die zugehörigen Strukturinformationen
zum Aufbau der Dateien, die die Daten enthalten, mitgeliefert werden.
Bei flachen Tabellen reichen hierzu schon die Spaltenbezeichnungen, bei komplexeren
Strukturen empfiehlt es sich, aus der Buchhaltungssoftware heraus ein Format zu
erzeugen, das dem Beschreibungsstandard für die Prüfsoftware IDEA entspricht.
Originär elektronische, unstrukturierte Dokumente wie Briefe, E-Mails etc. müssen zwar
elektronisch auffindbar und dem Geschäftsvorfall eindeutig zuordenbar sein, können
aber die Anforderungen der Auswertbarkeit von Daten naturgemäß nicht erfüllen.
Direktzugriff, Auslagerung und Wiederbereitstellung
Solange alle Daten des Prüfungszeitraumes vollständig, auswertbar, unveränderbar und
unverdichtet im aktuellen Finanzsoftwaresystem vorliegen, sind Zugriffe nach Z1 und
Z2 möglich und die Bedingungen der GDPdU erfüllt. Problematisch wird es, wenn die
ursprüngliche Software nicht mehr lauffähig ist oder die Daten ausgelagert werden
mussten. Letzteres kann notwendig werden, wenn man die Software oder Softwareversion
wechselt oder aus Kapazitätsgründen Daten abgeschlossener Jahrgänge auslagert.
Die meisten angebotenen Finanzsoftwarepakete bieten hierfür Exportfunktionen
an, die jedoch noch nicht alle den Anforderungen der Auswertbarkeit unabhängig vom
ursprünglichen erzeugenden System genügen.
Es kann auch nicht davon ausgegangenen werden, dass ältere ausgelagerte Datenbestände
nach mehreren Jahren in eine neue Softwareversion problemlos und verlustfrei
wieder importiert werden können. Dies würde auch bedeuten, dass allein für den
Steuerprüfer ein nicht mehr im operativen Betrieb befindliches System wiederbelebt
werden müsste, was nicht dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der
Steuerpflichtige sollte vielmehr die relevanten Daten verfälschungssicher in einem
Format ablegen, das auch ohne die ursprüngliche erzeugende Software die Auswertbarkeit
sicherstellt. Hierfür können zahlreiche Standardformate, aber auch das von der
Finanzverwaltung empfohlene, im Zusammenhang mit der Prüfsoftware IDEA als
Beschreibungsstandard definierte Format verwendet werden.
Die Prüfung von steuerrelevanten Daten mit IDEA
Für die Prüfung der Daten des Steuerpflichtigen setzt die Finanzverwaltung die
Software IDEA ein. Diese Software ist frei am Markt verfügbar, so dass jeder sie
erwerben und hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten ausprobieren kann. Vergleichbare
Systeme werden seit Jahren bereits durch Wirtschaftsprüfer genutzt. Die IDEA-
Software wird auf Notebooks der Steuerprüfer eingesetzt. Auf den Notebooks kann
keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden. Das Notebook oder die IDEA-
Software des Steuerprüfers kann nicht in die Systeme des Steuerpflichtigen eingebunden
werden oder direkt auf die Daten zugreifen. Für die Auswertung auf dem Notebook
werden ausschließlich flache Dateien vom Übergabemedium importiert. Beim Import
und für die Auswertung werden zahlreiche Formate unterstützt, die weit verbreitet sind.
Die GDPdU selbst enthält keine Liste vorgesehener oder unterstützter Dateiformate.
Vom Bundesministerium der Finanzen wurde erst später eine Übersicht von Formaten
veröffentlicht, die IDEA auswerten kann. Die Liste enthält einfache Formate wie ASCII
und EBCDIC mit Werten fester Länge oder durch Kommata getrennt, bestimmte
Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung Gemeinsame Stellungnahme
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung und Zöller & Partner April 2003 Version 1.0 Seite 8 von 20