Vorlage KOMMUNALLEASING MAGAZIN - NORD/FM

www.kommunalleasing-magazin.de
5/2011
28. September 2011
9. Jahrgang
nur 15 Euro
steuerwirkunG
Leasing, miete, PPP unter der LuPe (s.5)
Kommunalleasing
Grenzen der BeschaffunG
Wie autonom können kommunen entscheiden? (s.11)
Magazin
fM-serie (6): cafM
ProjektLeiter thorsten FLader steLLt das
Werkzeug Fm-soFtWare vor (s. 14)

immobilien/Bauen
fM-serie (6): cafM -
einfach kaufen und loslegen?
Das Interesse kommunaler
Entscheidungsträger, ein
CAFM-System zur Unterstützung
und Steuerung
der Prozesse für ein
Liegenschafts- und Gebäudemanagement
einzusetzen, ist
in den vergangenen Jahren
stetig gestiegen.
Ist die Entscheidung getroffen,
ein IT-System für das
▼
14 Kommunalleasing Magazin 5/2011
Facility Management einzusetzen,
stellt sich die Frage
nach der Umsetzung des Vorhabens.
Einfach kaufen und
loslegen? Vielfach werden
Entscheidungen für ein Zielsystem
auf Grundlage von
Messebesuchen oder Hochglanzprospekten
getroffen.
Komplexe und kostenintensive
Softwareprodukte
sowie möglicherweise nicht
Von Reinhard Preis und Thorsten Flader
Die ganzheitliche Betrachtung von Immobilien über
alle Lebenszyklen bildet die Grundlage des Facility
Managements. Als prozessbegleitende und prozesssteuernde
Unterstützung sind Computer-Aided Facility Management
(CAFM) -Systeme wichtige Werkzeuge in der Informationsverarbeitung
und -bereitstellung.
benötigte Module werden
beschafft. Die Einführung
des Systems beschränkt sich
auf die Installation und gegebenenfalls
eine Systemschulung.
Bestandsdaten
werden im Rahmen einer
Start-up Phase aufwendig in
das System „gebracht“.
Doch so richtig wird das
System von den Usern nicht
Vom einfachen Informationssystem bis zur integrierten Prozessunterstützung
genutzt, und die mühsam
migrierten Daten sind
zum Teil nicht mehr aktuell
und finden sich früher oder
später auf dem sogenannten
„Datenfriedhof“ wieder.
Dieses dargestellte Szenario
spiegelt leider häufig die
Realität bei Kommunen aber
auch in Unternehmen der
Privatwirtschaft wieder. Dabei

werden aus unterschiedlichen
Bereichen Best-Practise-
Beispiele für die erfolgreiche
Einführung und Nutzung
von IT-Systemen im Facility
Management geliefert. Auch
aus diesem Grund wurde
von der GEFMA (German
Facility Management
Association) die Richtlinie
420 „Einführung eines CAFM
Systems“ entwickelt, um den
Verantwortlichen im Facility
Management allgemeingültige
Leitsätze an die Hand
zu geben.
DiE optimalE
VorgEhEnSwEiSE
Ein erster Schritt im Rahmen
der Einführung eines CAFM-
Systems ist die Definition
der eigenen Anforderungen.
Hierbei bildet das abgestimmte
Zusammenspiel
zwischen Organisation,
Prozessen, Daten sowie die
bestehende IT-Infrastruktur
die Basis der eigenen Anforderungen
(siehe Abbildung
auf Seite 14).
Aus der Analyse der bestehenden
Aufbau- und
Ablauforganisationen, den
Daten und IT-Systemen
werden, gemeinsam mit Vertretern
sämtlicher am Prozess
beteiligter Fachbereiche und
der IT-Abteilung, die IST
Situation analysiert und die
Soll-Prozesse definiert. Die
gegebenenfalls neu zu entwickelndenOrganisationsstrukturen
können davon
leicht abgeleitet werden.
Durch ein strukturiertes
Vorgehensmodell unter Beteiligung
der IT-Abteilung
sollen mögliche Hürden
der internen IT-Richtlinien
im Hinblick auf benötigte
Schnittstellen und Systemausprägungen
im Vorfeld des
Fachkonzeptes genommen
werden. Dieses Fachkonzept
enthält die Anforderungen
an das Zielsystem. Denn nicht
selten scheitert die Machbarkeit
am Veto von IT-Abteilungen,
da das Fachkonzept
gegen geltende IT-Sicherheitsrichtlinien
verstößt.
Weiterhin sind in dieser
Phase die benötigten Berichte
und Kennzahlen zu
identifizieren, da diese einen
wesentlichen Einfluss auf die
zu erfassenden Daten haben.
Auch sollten im System
neben den festen Berichten
einfache, durch den User
individuell definierte Abfragen
möglich sein (siehe
Abbildung oben).
Durch die gesammelten
Informationen aus den
Prozessdefinitionen und den
benötigten Berichten und
Kennzahlen wird ein Datenmodell
abgeleitet. Hierbei
wird ein logisches Datenmodell,
welches Abhängigkeiten
und Hierarchien von
Objektebenen definiert,
sowie ein Klassen-Datenmodell
mit den allgemeinen
und klassenspezifischen
Merkmalen als Mindestanforderungen
definiert.
In dieser Phase sollten nicht
alle Möglichkeiten der Abbildung
in einem CAFM-
System ausschöpft werden,
denn gerade bei den Daten
gilt es die ausgewogene
Mischung aus den nötigsten
Information mit maximalem
Informationsgehalt zu finden.
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Vereinfachtes
logisches
Datenmodell
Beispiel: Werden an einem
Raum oder einer technischen
Anlagen 40 anstatt 20
Merkmale definiert, so ergibt
das ein erhöhter Pflegeaufwand
dieser Informationen
bei 1.000 Räumen oder
technischen Anlagen von
20.000 Merkmalen (siehe Abbildung
unten).
phaSEnwEiSE
Einführung
In Abhängigkeit der Datenlage
in der Kommune und
der gegebenenfalls damit
verbundenen Bestandsaufnahme
ist es sinnvoll, über
eine phasenweise Einführung
des Systems nachzudenken.
Die Datenerfassung verursacht
normalerweise einen
Großteil der Kosten einer
CAFM-Einführung (siehe auch
GEFMA Richtlinie). Zuweilen
ist es sinnvoller, in einer ersten
Phase mit den notwendigsten
Stammdaten und Schwerpunktprozessen
zu starten.
In den folgenden Phasen
können dann die weiteren
Prozesse implementiert und
ein umfangreicherer Stammdatenpool
migriert werden.
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Kommunalleasing Magazin 5/2011
Dabei ist zu berücksichtigen,
dass ein Konzept zur Datenerfassung
in Abstimmung
mit den Anforderungen aus
den Prozessen, Berichten und
Kennzahlen die Kosten für
die Datenerfassung erheblich
senken kann, da nur die
benötigten und nachträglich
verwendeten Daten aufgenommen
werden.
auSwahl DES
Cafm-SyStEmS
Im Rahmen des Auswahlverfahrens
sollte neben dem
Preis auch auf die Umsetzbarkeit
und die größtmögliche
Annäherung an die gestellten
Anforderungen geachtet
werden. Ferner sei darauf hingewiesen,
das Projektteam
des CAFM-Systemanbieters zu
bewerten, denn nicht selten
scheitert die Einführung
eines CAFM Systems nicht
an der ausgewählten Software,
sondern an der unzureichenden
Einführung.
nutzung DES
Cafm-SyStEmS
Nach erfolgreicher Auswahl
und Einführung gilt es nun,
das neue Softwaresystem
in das Tagesgeschäft zu
integrieren und die Vorteile
in der Prozessunterstützung
und in der Datenvorhaltung
zu nutzen. Im Hinblick auf
die Datenvorhaltung und
den hieraus generierten Berichten
und Kennzahlen
müssen die Daten eine verlässliche
Quelle darstellen.
Diese Zuverlässigkeit kann
nur erreicht werden, wenn
physikalische Änderungen
in den Liegenschaften,
den Gebäuden oder in den
Organisationen auch im
CAFM-System ihren Niederschlag
finden, um somit die
Aktualität zu gewährleisten.
Um dieses Ziel zu erreichen,
muss eine zentrale Datenpflege
etablieren werden,
die sämtliche Änderungsinformationen
sammelt und
die Stammdaten im CAFM-
System korrigiert.
fazit
Die nachhaltige Einführung
eines CAFM-Systems ist weit
mehr, als die originäre Beschaffung
eines Softwaresystems.
Es ist letztendlich
ein äußerst komplexer
Prozess, der normalerweise
die gesamte Prozesslandschaft
und zum Teil die
Organisationsstrukturen
einer Kommune berührt
und nachhaltig ver-

ändert und somit zu längst
schon notwendigen Umstrukturierungen
Anlass gibt.
Weiterhin ist eine besondere
Herausforderung die Aktualität
der Daten im CAFM-
System zu gewährleisten.
Dadurch wächst das Vertrauen
in das CAFM-System,
welches schließlich zu einem
elementaren Instrument in
der Verwaltung der Liegenschaften
und Immobilien
wird.
Somit ist sichergestellt, dass
sich die Investition durch
mehr Transparenz, Stammdatensicherheit,Prozessstabilität
und Kostensenkung
tatsächlich amortisiert. Damit
der gesamte Veränderungsprozess
erfolgreich durchgeführt
und nachhaltig
implementiert werden kann,
ist die Begleitung durch einen
externen Fachmann unbedingt
empfehlenswert.
Reinhard Preis ist Mitglied der Geschäftsleitung
und Dipl. Ing. Thorsten
Flader Projektleiter FM Beratung der
NordFM.
Kommunalleasing Magazin 5/2011
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2011 (9. Jahrgang)