FERCHAU_SAP-Pocket-Guide

BENUTZER
SAP
PASSWORT
POCKET-GUIDE
ZEITERFASSUNG IM
ESS-PORTAL

INHALTSVERZEICHNIS
1. Datensicherheit im ESS-Portal 4
2. Anmelden im ESS-Portal 5
3. Pop-up-Blocker deaktivieren und Adresse als
vertrauenswürdige Site hinzufügen 6
4. Kompatibilitätsansicht einschalten 8
5. PSP-Elemente (Projekte) zu Ihrem
Arbeitszeitblatt hinzufügen 10
6. Zeiten für PSP-Elemente erfassen
(tägliche Erfassung) 12
7. Ausdruck Ihres Arbeitszeitblatts 16
8. Melden von Abwesenheitszeiten 18
9. Die Schnellerfassung 20
10. Abmelden vom ESS-Portal 23

Sehr geehrte Kolleginnen
und Kollegen,
mit dem Erhalt Ihrer Zugangsdaten sind Sie bereit für die
erste Anmeldung im ESS-Portal, das Einrichten Ihres Browsers
sowie das Erfassen und Verwalten Ihrer Zeiten in SAP.
Der vorliegende Pocket-Guide erläutert die wichtigsten
Einstellungen und zeigt Ihnen mit kompakten Beschreibungen
die ersten Schritte der Zeiterfassung.
Ein ergänzendes Video-Tutorial und Anleitungen zu weiteren
Funktionen des ESS-Portals (z. B. Zeiten kopieren, wöchentliche
Vorlagen erstellen, abgelehnte Zeiten korrigieren u. v. m.)
finden Sie auf my.ferchau.de oder erhalten Sie auf Anfrage
über Ihre Niederlassung.
Bei technischen Problemen mit dem ESS-Portal hilft Ihnen unser
Support gerne unter der Telefonnummer +49 2261 5011-112
oder per E-Mail an sapsupport@able-group.de weiter.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start im ESS-Portal!
Ihr SAP-Team
3

1
DATENSICHERHEIT IM ESS-PORTAL
Das Portal sap.able-group.de erfüllt grundsätzlich einen hohen
Sicherheitsstandard: Bei der Überprüfung der SSL-Sicherheit
durch die »Qualys SSL Labs« des Security-Spezialisten Qualys Inc.
erhält das Portal die Einstufung »A«.
Summary
Durch Beachtung der folgenden Sicherheitshinweise tragen Sie
zusätzlich dazu bei, dass Ihre Daten sicher sind:
1. Verwenden Sie nach Möglichkeit den Internet Explorer zum
Aufrufen des ESS-Portals. Andere Browser, wie z. B. Firefox
oder Chrome, werden vom SAP-Support nicht unterstützt
und bieten innerhalb der IT-Umgebung der ABLE GROUP
keinen vergleichbaren Schutz für Ihre Daten.
2. Wenn Sie mit mehreren Benutzern an einem PC arbeiten
und nicht den Internet Explorer als Browser nutzen, melden
Sie sich nach der Datenerfassung bitte zuerst regulär vom
4

ESS-Portal ab (s. Seite 23) und anschließend unbedingt auch
von Ihrem PC! Nur so ist gewährleistet, dass Ihre Daten nicht
nachträglich von anderen Personen eingesehen werden können.
2
ANMELDEN IM ESS-PORTAL
1. Öffnen Sie die Website https://sap.able-group.de. 1)
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen in das Feld »Benutzername« ein.
3. Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld »Kennwort« ein.
4. Klicken Sie auf »Anmelden«, um sich anzumelden.
Nach der ersten Anmeldung werden Sie vom System aufgefordert,
ein eigenes Kennwort zu vergeben, das dann für alle zukünftigen
Anmeldungen im ESS-Portal gilt. Bitte beachten Sie bei der Vergabe
des Kennworts die folgenden Kennwortrichtlinien:
Kennwortrichtlinien
• Das Kennwort darf keine Elemente aus dem Benutzernamen
enthalten (Vorname, Name, Firmenbezeichnung).
• Das Kennwort muss mindestens acht Zeichen lang sein.
• Das Kennwort muss Zeichen aus den folgenden vier
Kategorien enthalten:
» Großbuchstaben (A bis Z)
» Kleinbuchstaben (a bis z)
» Ziffern (0 bis 9)
» Sonderzeichen (wie z. B. !, $, %)
1) WICHTIG: Bitte speichern Sie diese Site nicht als Favoriten ab, sondern
geben Sie die Adresse immer manuell in das Adressfeld Ihres Browsers
ein, da sonst die Funktion des Portals beeinträchtigt wird.
5

Nach der erfolgreichen Anmeldung im ESS-Portal und der Vergabe
eigener Zugangsdaten müssen Sie noch die in Abschnitt 3 und 4
beschriebenen Einstellungen in Ihrem Internet Explorer vornehmen:
3
POP-UP-BLOCKER DEAKTIVIEREN UND
ADRESSE ALS VERTRAUENSWÜRDIGE SITE
HINZUFÜGEN
1. Falls die Menüleiste des Internet Explorers nicht angezeigt
wird, drücken Sie zum Anzeigen der Menüleiste die ALT-Taste
(oder klicken Sie mit der rechten Maustaste oberhalb der
Adressleiste und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü
»Menüleiste« aus).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Extras« und anschließend
auf »Internetoptionen«.
3. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte »Datenschutz«
unter »Popupblocker« das Kontrollkästchen
»Popupblocker einschalten«. (Abb. 3.1)
4. Öffnen Sie die Registerkarte »Sicherheit«, wählen Sie
die Zone »Vertrauenswürdige Sites« und klicken
Sie auf den Button »Sites«. (Abb. 3.2)
5. Klicken Sie auf den Button »Hinzufügen«, bestätigen
Sie den Vorgang mit »Schließen« und klicken Sie dann
auf »OK«, um die Internetoptionen zu verlassen. (Abb. 3.3)
6

Abb. 3.2
Abb. 3.1
Abb. 3.3
7

4
KOMPATIBILITÄTSANSICHT
EINSCHALTEN
Wenn Sie Probleme mit der Darstellung des Portals
haben, aktivieren Sie bitte die Kompatibilitätsansicht im
Internet Explorer:
1. Falls die Menüleiste des Internet Explorers nicht
angezeigt wird, drücken Sie zum Anzeigen der Menüleiste
die ALT-Taste (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste
oberhalb der Adressleiste und wählen Sie im sich
öffnenden Kontextmenü »Menüleiste« aus).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Extras« und anschließend
auf »Einstellungen der Kompatibilitätsansicht«.
3. Klicken Sie auf den Button »Hinzufügen« und bestätigen
Sie den Vorgang mit »Schließen«. (Abb. 4.1)
8

Abb. 4.1
9

5
PSP-ELEMENTE (PROJEKTE) ZU IHREM
ARBEITSZEITBLATT HINZUFÜGEN
Die ersten Schritte der täglichen Zeiterfassung
1. Öffnen Sie die Registerkarte »Projekte rückmelden«.
2. Die Registerkarte »Täglich« ist in Ihrem Arbeitszeitblatt
bereits geöffnet. Wählen Sie jetzt aus der Registerkarte
»Kalender« einen Tag aus, für den Sie Zeiten
erfassen möchten. (Abb. 5.1)
Alternativ können Sie ein Datum in das Feld »Datum«
im Arbeitszeitblatt eingeben und anschließend auf
»Ausführen« klicken. (Abb. 5.2)
3. Klicken Sie im Arbeitszeitblatt auf die Schaltfläche
»Arbeitsvorrat«.
4. Markieren Sie das passende PSP-Element und klicken
Sie auf den Button »Importieren«, um das Element als
neue Datenzeile in Ihr Arbeitszeitblatt einzufügen. (Abb. 5.3)
5. Jede Zeiteinheit des Tages (vor und nach der Pause)
wird vom System als separater Eintrag in Ihrem
Arbeitszeitblatt behandelt. Wiederholen Sie entsprechend
den Importvorgang, um Ihre Zeiten auch für die zweite
Tageshälfte erfassen zu können.
10

Abb. 5.1
Abb. 5.2
Abb. 5.3
11

6
ZEITEN FÜR PSP-ELEMENTE ERFASSEN
(TÄGLICHE ERFASSUNG)
Hinweis: Die Zeiterfassung erfolgt arbeitstäglich; Ausnahmen
entscheidet Ihr zuständiger Niederlassungsleiter.
Zeiten erfassen
1. Tragen Sie Beginn und Ende der ersten Zeiteinheit
(vor der Pause) in die Spalten »Beginnuhrzeit« und
»Endeuhrzeit« des ersten PSP-Elements ein. (Abb. 6.1)
Tipp: Die Uhrzeiten können Sie einfach als Ziffern
ohne Doppelpunkt eingeben.
2. Tragen Sie die Zeiten für die zweite Zeiteinheit
(nach der Pause) in das nächste PSP-Element ein.
Beispiel: Erste Zeile (PSP-Element): Beginn 08:00/
Ende 12:00, zweite Zeile: Beginn 13:00/Ende 17:00.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
»Überprüfen« in Ihrem Arbeitszeitblatt. Das System
prüft Ihre Eingaben, rechnet die Summe der
eingegebenen Zeiten aus und ergänzt diese als Eintrag
in der entsprechenden Datenspalte. (Abb. 6.2)
4. Klicken Sie auf »Sichern«, um Ihre Eingaben zu
speichern.
↘ (Fortsetzung auf der nächsten Seite)
12

Abb. 6.1
Abb. 6.2
13

Reisekostenpauschale erfassen
1. Bei Anspruch auf eine Reisekostenpauschale wählen Sie
aus dem »Arbeitsvorrat« ein weiteres PSP-Element aus
und importieren Sie es über den Button »Importieren«
in Ihr Arbeitszeitblatt.
2. Klicken Sie in die Spalte »Stat. Kennzahl« in der neuen
Datenzeile. Ein Auswahlfenster öffnet sich. Wählen Sie aus
der Liste den Eintrag »RK-PAU« aus. (Abb. 6.3)
3. Tragen Sie anschließend in die Spalte »Inhalt« die Ziffer
»1« ein. (Abb. 6.4)
4. Übernehmen Sie den Eintrag mit »Überprüfen« und
speichern Sie Ihre Eingabe mit »Sichern«. (Abb. 6.5)
Eingaben zur Genehmigung freigeben
1. Klicken Sie auf »Freigabesicht«, um sich eine Übersicht
Ihrer erfassten Daten anzeigen zu lassen.
2. Klicken Sie anschließend auf »Freigeben«, um Ihre
Eingaben zu bestätigen und zur Genehmigung an Ihren
Projektverantwortlichen zu versenden. Die von Ihnen
freigegebenen und versendeten Zeiten werden in der
Kalenderansicht orange markiert.
Anstatt sich zuerst eine Übersicht Ihrer Daten anzeigen zu
lassen, können Sie Ihre erfassten Zeiten mit »Direkt freigeben«
ohne vorherige Prüfung versenden. (Abb. 6.6)
14

Abb. 6.3
Abb. 6.4
Abb. 6.5
Abb. 6.6
15

7
AUSDRUCK IHRES ARBEITSZEITBLATTS
Wenn Sie einem Kunden Ihre erfassten Arbeitszeiten zur
Unterschrift vorlegen müssen, können Sie Ihr Arbeitszeitblatt
über das ESS-Portal ausdrucken oder als PDF abspeichern.
1. Klicken Sie auf das Druckersymbol in der oberen rechten
Ecke des Zeiterfassungsfensters.
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und bestätigen
Sie Ihre Eingabe über den Button »Anzeigen«. Optional
können Sie die Ausgabe auf bestimmte PSP-Elemente
beschränken oder sich mehrere PSP-Elemente anzeigen
lassen. (Abb. 7.1)
3. Fahren Sie mit der Maus zum unteren Rand der
Arbeitszeitblattvorschau. Über die angezeigte Funktionsleiste
können Sie das Blatt ausdrucken oder als
PDF-Datei speichern. (Abb. 7.2)
16

Abb. 7.1
Abb. 7.2
17

8
MELDEN VON ABWESENHEITSZEITEN
Über das ESS-Portal können Sie bei Ihrem Projektverantwortlichen
Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Sonderurlaub oder
unbezahlten Urlaub beantragen.
1. Öffnen Sie die Registerkarte »Abwesenheiten/Zeitkonten«.
2. Wählen Sie aus der Übersicht »Kalender« den
gewünschten Abwesenheitszeitraum aus. (Abb. 8.1)
Tipp: Zur Auswahl eines mehrere Tage umfassenden
Zeitraums halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt oder
wählen Sie den Zeitraum über »Allgemeine Daten«
und die Eingabefelder »Gültig ab« und »Gültig bis« aus.
3. Wählen Sie einen passenden Eintrag aus der Liste
»Art der Abwesenheit« aus. (Abb. 8.2)
4. Klicken Sie auf den Button »Senden« und bestätigen Sie
den folgenden Dialog mit »OK«, falls Ihr gewünschter
Abwesenheitszeitraum korrekt angezeigt wird.
5. Den Status Ihres Urlaubsantrags können Sie anschließend
unter der Rubrik »Übersicht« auf der Registerkarte
»Abwesenheiten/Zeitkonten« verfolgen. ↘
18

Abb. 8.1
Abb. 8.2
19

Genehmigte Abwesenheitszeiten stornieren
Bereits genehmigte Urlaubsanträge können Sie über einen
Stornoantrag stornieren.
1. Öffnen Sie die Registerkarte »Abwesenheiten/Zeitkonten«
und dort die Rubrik »Übersicht«.
2. Klicken Sie auf das Mülltonnensymbol vor dem Abwesenheitszeitraum,
den Sie stornieren möchten. (Abb. 8.3)
3. Zur Bestätigung und zum Versenden des Stornoantrags
bestätigen Sie das folgende Abfragefenster mit »Ja«.
9
DIE SCHNELLERFASSUNG
Zeiten für mehrere parallel bearbeitete Projekte erfassen
Wenn Sie in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, für die Sie
Ihre jeweils geleisteten Stunden an den Projektverantwortlichen
melden müssen, empfiehlt sich die Eingabe über die Schnellerfassung.
Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Vorlage
mit allen Projekten, an denen Sie gerade arbeiten. Für die
tägliche Zeiterfassung geben Sie einfach die Gesamtarbeitszeit
(inkl. Pause) für den aktuellen oder den vorherigen Tag ein und
verteilen diese anschließend auf die verschiedenen Projekte. (Abb. 9.1)
↘
20

Abb. 8.3
Abb. 9.1
21

1. Öffnen Sie die Registerkarte »Projekte rückmelden« und
klicken Sie auf die Schaltfläche »Schnellerfassung«.
2. Wählen Sie einen Tag aus dem Auswahlmenü aus und
tragen Sie Ihre Zeiten in die Felder »Arbeitszeit von«,
»Arbeitszeit bis« und »Pausendauer« ein.
3. Klicken Sie auf »Zeile hinzufügen«, um Ihrer Schnellerfassungsliste
PSP-Elemente hinzuzufügen. Klicken Sie in der
neu erstellten Zeile in die Spalte »PSP-Element« und wählen
Sie ein Element aus der angezeigten Liste aus. Wiederholen
Sie diesen Vorgang, bis Sie alle an diesem Tag bearbeiteten
Projekte hinzugefügt haben. (Abb. 9.2)
4. Wenn Sie die Gesamtzeit, die Pausendauer und alle PSP-
Elemente in die Schnellerfassungsliste eingetragen haben,
bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER-Taste.
5. Geben Sie jetzt die jeweils geleisteten Stunden in die
Spalte »Stunden [hh:mm]« ein, bis die Anzeige der
»nichtgebuchten Zeiten« auf null steht. Bestätigen Sie
Ihre Eingaben erneut mit Drücken der ENTER-Taste.
6. Klicken Sie auf den Button »Sichern«, um Ihre
Schnellerfassungsliste zu speichern und zu verlassen.
7. Klicken Sie im Arbeitsblatt auf »Überprüfen« und dann auf
»Sichern«. Senden Sie Ihre Zeiten anschließend an Ihren Projektverantwortlichen,
wie in Abschnitt 6, »Zeiten für PSP-Elemente
erfassen: Eingaben zur Genehmigung freigeben« beschrieben.
22

Abb. 9.2
10
ABMELDEN VOM ESS-PORTAL
Melden Sie sich grundsätzlich über den Button »Abmelden«
ab und schließen Sie zur Sicherheit Ihren Browser. So können
Sie sicher sein, dass kein anderer Benutzer – sofern Sie mit
mehreren Personen an einem PC arbeiten – nachträglich auf
Ihre Daten zugreifen kann.
1. Klicken Sie auf den Button »Abmelden« oben rechts im
Fenster des ESS-Portals.
2. Bestätigen Sie das folgende Abfragefenster mit »Ja«.
3. Schließen Sie Ihren Browser.
WICHTIG: Bitte beachten Sie auch die Sicherheitshinweise
auf Seite 4–5.
23

Bei technischen Fragen zum ESS-Portal wenden Sie
sich bitte an unseren Support:
Fon +49 2261 5011-112
sapsupport@able-group.de
FERCHAU Engineering GmbH
Zentrale
Steinmüllerallee 2
51643 Gummersbach
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Fax +49 2261 3006-99
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