DStR 41/18 IT-Special

ÐÐAnzeigenschwerpunkt IT-Special
Das papierlose Büro: Einstieg in die digitale Buchhaltung
Das papierlose Büro konnte sich lange Jahre nicht durchsetzen
– erst in der letzten Zeit deutet sich an, dass aus der
Vision Wirklichkeit werden könnte. Damit kommt dem
Steuerberater eine wichtige Rolle bezüglich der Umsetzung zu: Er
kann seine Mandanten bei der Wahl der auf sie passenden digitalen
Buchhaltungslösung beraten. Einige Kriterien gilt es dabei zu beachten.
Die Vision des papierlosen Büros entstand mit der Verbreitung des
Personal Computers in den Achtziger Jahren: Die Digitalisierung der
Geschäftsprozesse sollte die physische Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen
überflüssig machen und somit Ressourcen einsparen. Doch
das traditionelle Büro hat sich als hartnäckig erwiesen. Die Macht
der Gewohnheit und auch die rechtlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen
Buchführung haben dafür gesorgt, dass weiterhin schwere
Aktenschränke und Pendelordner die Geschäftswelt prägen. Erst in den
letzten Jahren kam Bewegung in die Szene: Laptop und Smartphone
machen jeden Ort auf der Welt zum potenziellen Büro, selbst unterwegs
möchte der Nutzer auf seine Dokumente und die Geschäftszahlen
zugreifen können. Online-Lösungen sind weltweit immer stärker akzeptiert.
Und mit den GoBD schuf die Finanzverwaltung die Voraussetzungen,
auch finanzrechtlich geregelte Prozesse zu digitalisieren –
und auf Papier zu verzichten.
Die Initiative geht oft vom Steuerberater aus
Steuerberater, die sich nun wünschen, die eigene Kanzlei möglichst
papierlos zu gestalten, sind dabei natürlich von ihren Mandanten
abhängig. Als Berater in Finanzdingen fällt ihnen häufig die Aufgabe
zu, die Kundschaft von den Vorteilen einer digitalen Buchhaltung zu
überzeugen. Erst, wenn die Prozesse des Mandanten digitalisiert sind,
wird auch in der Kanzlei signifikant weniger Papier anfallen.
Wie ist der Stand der Digitalisierung draußen in den Unternehmen?
Eine aktuelle Forsa-Umfrage im Auftrag der Online-Buchhaltungs-
Software sevDesk hat untersucht, wie weit Freiberufler und Selbstständige
heute ihre Buchhaltung bereits digitalisiert haben. Von 509
befragten Freiberuflern und Selbstständigen erledigen 42 Prozent ihre
Buchhaltung intern – entweder selbst, durch ein Familienmitglied oder
einen internen Buchhalter. 58 Prozent dagegen geben die gesamte
Buchhaltung an einen externen Buchhalter oder den Steuerberater ab.
40 Prozent derjenigen, die ihre Buchhaltung intern erledigen, führen
dies noch immer manuell oder mithilfe einer Tabellenkalkulation aus.
Zur Erinnerung: Zahlenkolonnen in Excel sind nicht GoBD-konform.
Unter den Befragten, die ihre Buchhaltung intern erledigen, verfügen
nur vier Prozent über einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle Buchhaltungsdaten
mithilfe einer Online-Lösung. Hier schlummert noch ein
großes Digitalisierungspotenzial. Wer seine Belege von unterwegs
KOMPETENZ IN ZAHLEN.
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