Tagen in Österreich Ausgabe 2020

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Wenn aus leeren Räumen die perfekte Location wird. Für jedes Event.
TAGEN IN ÖSTERREICH 2020 TIPPS FÜR IHR EVENT Woran wird man sich erinnern, wenn man in fünf Jahren an das von Ihnen veranstaltete Event denkt? Es werden weder die aufwendige Deko, die Musik, die attraktiven Hostessen, der Blumenschmuck, das exzellente Buffet oder sonst einer jener Punkte sein, für die Sie viel Geld ausgegeben haben. Der Künstler oder Show-Act wird schon eher einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Machen Sie den Test und erinnern Sie sich an ein lang vergangenes Event zurück! Doch selbst wenn Sie das „richtige“ Entertainment gebucht haben, kann Ihre Vorbereitung den Unterschied zwischen Erfolg und Flop ausmachen. Oft entscheiden kleine Details über den Erfolg und die anschließende Stimmung. Allgemein Wann und wie lange möchten Sie die volle Aufmerksamkeit Ihrer Gäste? Eine fixe Uhrzeit und Dauer ist bestimmt hilfreich, aber in manchen Fällen ist es gut, flexibel zu bleiben. Vereinbaren Sie mit dem Künstler ein Zeichen, wenn er spontan verlängern soll. Wie viel Zeit werden Ihre Gäste konzentriert „zuhören“ wollen? Wie sehr sollen sie Zeit haben, um zu netzwerken und sich untereinander zu unterhalten? Wenn Säulen, Wände oder Möbel Ihren Gästen die Sicht auf die Bühne beschränken, bitten Sie alle Gäste vor der Vorführung, für deren Dauer einen besseren Platz zu wählen. Dabei sollten die Service-Mitarbeiter bereit sein, beim Tragen der Stühle zu helfen. Ebenso sollten Sie jene, die mit dem Rücken zur Bühne sitzen (z.B. bei runden Esstischen) bitten, sich vor der Vorführung umzudrehen. Wenn Ihre Event-Location über mehrere Räume verfügt, bedenken Sie, dass die Frage, wo, wann und wie Sie Speisen und Getränke servieren, einen großen Einfluss darauf hat, wo sich Ihre Gäste aufhalten werden und welche Aufmerksamkeit sie Ihrer Unterhaltung schenken. Raucher oder das Wetter können die Menschen nach draußen auf die Terrasse, in den Garten oder in ein anderes Zimmer ziehen. Bei der notwendigen Erstellung eines Zeitplanes sollten Sie ein paar variable Phasen einplanen, um Verspätungen kompensieren zu können. Unterschätzen Sie nicht, wie lange es dauern kann, bis alle Gäste Platz genommen haben oder in einen anderen Raum gewechselt sind. Für Acts, die Aufmerksamkeit erfordern, ist der optimale Zeitpunkt unmittelbar nach dem Ende des offiziellen Programmes (Begrüßung, Reden, Preisverleihungen). Mischen Sie die Unterhaltung nicht mit anderen Programmpunkten. Mit wenigen Ausnahmen, wie als Auflockerung in der Mitte eines tagelangen Kongresses oder wenn es maßgeblich zum restlichen Programm beiträgt, sollten Sie die Unterhaltung nicht unterbrechen. Höchstwahrscheinlich werden Sie den Fluss und die aufgebaute Atmosphäre zerstören und das Publikum wird nach einem Unterhaltungsblock nur widerwillig zu den „ernsten“ Programmpunkten zurückkehren. Ein sitzendes Publikum wird nur einmal aufstehen! Wenn Ihre Gäste einmal aufgestanden sind, ist es beinahe unmöglich, wieder alle zurück zu bringen. Blockieren Sie die hinteren Sitze, solange die vorderen Reihen noch nicht gefüllt sind. Trennen Sie das Essen und die Unterhaltung so weit wie möglich. Bei einem gesetzten Essen ist der ideale Zeitpunkt für die Unterhaltung zwischen der Hauptspeise und dem Dessert. Weisen Sie das Servierpersonal an, den Gästen etwa 10-15 Minuten vor Beginn der Vorführung den Servierstopp für die Dauer der Vorführung anzukündigen und eine letzte Bestellung aufzunehmen. Licht und Ton Wenn Sie keinen professionellen Event-Veranstalter beauftragen, unterschätzen Sie nicht, wie viel Licht Sie auf der Bühne, insbesondere für Vorführungen, benötigen. Eine einzelne Lichtquelle ist auf jeden Fall unzureichend, wird Schatten werfen und wenn sie ausfällt, haben Sie gar keine Beleuchtung mehr. Ein Soundcheck ist unabdingbar. Setzen Sie ihn so früh wie möglich an, jedoch nicht später als eine Stunde, bevor die ersten Gäste eintreffen. Dokumentation Der Eindruck mag für die Gäste vor Ort am stärksten sein, dennoch könnte die wesentlich größere Wirkung Ihres Events die Berichterstattung darüber sein! Denken Sie daher an Video- und Bildaufnahmen für Presseaussendungen oder Kampagnen in den sozialen Medien. Ankündigungen Wenn Sie die Unterhaltung in der Einladung ankündigen, erwähnen Sie nicht nur den Namen des Künstlers. Wenn es nicht gerade ein Superstar ist, den jeder kennt, erhöhen Sie die Erwartungen mit einer emotionalen Vorschau („...wird Sie sprachlos machen,..... stellt exklusiv sein neues Programm/Album vor“). Erwähnen Sie auch Auszeichnungen (internationaler Preisträger, Nr.1 Hit, etc) um mehr Gäste anzusprechen. Führen Sie auch Ihren Zeitplan und speziell die Zeit für das Entertainment auf der Einladung an. Lassen Sie niemals Ihren Künstler oder Act ohne Ankündigung auftreten! Wenn Sie keinen Moderator haben, sollte der Geschäftsführer oder Veranstalter den Künstler ansagen. Ein von Beginn an aufmerksames Publikum wird den Erfolg der Vorführung positiv beeinflussen. Die Wahl des richtigen Genres Wenn Ihnen kein passendes Genre einfällt, erkundigen Sie sich, was bei Veranstaltungen für ähnliche Gruppen Erfolg hatte. Bei jährlichen Veranstaltungen empfiehlt es sich, in Erfahrung zu bringen, welches Entertainment vor drei oder vier Jahren gut ankam. Ich hoffe, dass einige meiner Tipps für Sie hilfreich sind. Viel Erfolg für Ihr nächstes Event! Ihr Lucca Der Autor LUCCA ist einer der weltweit führenden und kreativsten Illusionisten & Speaker. www.lucca.world TAGEN IN ÖSTERREICH 25
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