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12 ELEKTRONISCH ARCHIVIERENElektronischarchivieren –einfach undschnellRechnungen, Belege, Handelsbriefe, Bücher und Schriftverkehr –laut Gesetzgebung besteht für solche Dokumente und Unterlagen eineAufbewahrungspflicht. Da ein Großteil der Geschäftskorrespondenz heutedigital in Form von E-Mails stattfindet, steigen Unternehmen vermehrtauf die elektronische Archivierung um.
ELEKTRONISCH ARCHIVIEREN13Ordner um Ordner in den ArchivenArchivieren meint generell das Aufbewahren vonDokumenten und Schriftstücken in einem Archiv.Früher mussten dafür eine Menge von Regalen undOrdnern herhalten – schließlich galt es, die zahlreichenPapiere sinnhaft abzuheften und irgendwosicher unterzubringen. Heute findet die geschäftlicheKommunikation allerdings hauptsächlich per E-Mailstatt. Das bedeutet, dass Unternehmen zwangsläufigumdenken müssen. Das Stichwort lautet in diesemZusammenhang: elektronische Archivierung.Aufbewahrung ist PflichtBei der elektronischen Archivierung geht es in ersterLinie um die unveränderbare, dauerhafte Ablageund Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege undGeschäftsunterlagen in elektronischer Form für dasFinanzamt. Dazu hat das Bundesfinanzministeriumein ziemlich umfassendes Regelwerk aufgestellt –die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führungund Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungenund Unterlagen in elektronischer Form sowie zumDatenzugriff). Darin ist genau festgehalten, welchePapiere wie lange aufzubewahren sind. KonkreteAnweisungen können natürlich hilfreich sein. Aber:Sie müssen auch befolgt werden.Fit für die BuchführungDas Ziel ist es, dass jeder Geschäftsvorfall innerhalbdes Unternehmens in der Buchführung oder in denAufzeichnungen erfasst werden muss. Wichtig wirddie sogenannte revisionssichere Aufbewahrungdann, wenn zum Beispiel eine Betriebsprüfung insHaus steht. Stellt sich nämlich heraus, dass Vorgängenicht nachvollzogen werden können, drohen Bußgelderund sogar Haftstrafen.Software hilft bei ArchivierungDas klingt zuerst einmal kompliziert und dementsprechendnach sehr viel Arbeit. Zum Glück gibtes mittlerweile eine Vielzahl von verschiedenenGoBD-konformen Archivierungsprogrammen, dieSie bei dieser Herausforderung unterstützen. DasGute an der Sache: Führen Sie die elektronischeArchivierung genau nach den Vorgaben dieserSoftware aus, wird die Angst vor einer SteueroderBetriebsprüfung überflüssig.Vorteile der elektronischenArchivierungEs ergeben sich durch die elektronische Archivierungsogar noch weitere Vorteile für Unternehmen:+ + Sie sparen durch das „papierlose Büro“ Kostenfür Porto, Papier und Drucker.+ + Sie benötigen für die Suche nach bestimmtenDokumenten weniger Zeit, denn durch einesinnvolle Ablage und Suchfunktion lassen sichPapiere schnell und einfach finden.+ + Sie sparen Platz und eventuell auch Lagerkosten,denn lange Regalreihen für unzählige Aktenordnerfallen weg.Profi-Hilfe bei ImplementierungViele verschiedene Software-Lösungen stehen heutefür die elektronische Archivierung zur Verfügung.Aber welche ist für Ihr Unternehmen die Richtige?Wir stellen Ihnen die verschiedenen Lösungen vorund helfen Ihnen auf Grundlage Ihrer individuellenAnforderungen auch gern bei der Entscheidung. DieImplementierung macht Ihnen Sorge? Kein Problem,denn auch diese nehmen Ihnen unsere Profis gerne ab!TippDie elektronische Archivierung lässt sich perfektdurch ein Dokumenten-Management-Systemergänzen – lassen Sie sich dazu von IhremIT-Dienstleister beraten!
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