Kanzleiorganisation NJW 20/21

Anzeigenschwerpunkt Kanzleiorganisation
Anteil der Rechtsabteilungen, die
derzeit von Kanzleien Angaben
über die eingesetzten Technologien
verlangen bzw. dieses vorhaben
81%
Nicht sicher
4%
Anteil der Rechtsabteilungen, die
nicht vorhaben, von Kanzleien
Angaben über die eingesetzten
Technologien zu verlangen
15%
Quelle: Future Ready Lawyer Studie 2020
Prozess, der noch vor nicht geraumer Zeit visionär anmutete, hat nun
eine zusätzliche Beschleunigung erfahren. Die kommende Generation
von Software revolutioniert den Einsatzbereich und umfasst zukünftig
sämtliche Stufen der juristischen Wertschöpfung in einem schnittstellenfreien
Umfeld.
Digitale juristische Recherche und die eigentliche Fallbearbeitung mit
digitaler Unterstützung rücken immer mehr in den Fokus. Sind alle
Dokumente zum Mandat und auch die Inhalte, um es rechtssicher zu
bearbeiten, erst einmal digital verfügbar, ergeben sich schnell weitere
Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Diesen Vorteil erkennen
Anwälte jetzt deutlich stärker und suchen aktiv nach Lösungen, die
sie hierbei unterstützen. Sie merken auch, dass der Markt heute eine
Vielzahl an verlässlichen digitalen Lösungen bereithält – von Anbietern,
die mit ihrer Inhaltekompetenz bereits seit Jahrzehnten fester Bestandteil
des Arbeitsalltags sind. Dabei erstreckt sich das Angebot von der
automatisierten Dokumentenanalyse bis hin zu anwendbarer KI.
Auch die digitale Recherche ist nicht mehr nur eine reine Recherche
in digitalen Werken, sondern zu einer Produktivitätsunterstützung
geworden, die moderne Funktionalitäten, Dokumentenautomatisierung
und digitale Applikationen zur Verfügung stellt und z.B. durch
Online-Fortbildungs-Seminare ergänzt wird – was gerade in Zeiten
eingeschränkter Reise- und Kontaktmöglichkeiten und sich schnell
ändernder Rechtsvorschriften ein großer Vorteil ist.
Was macht künftig den Erfolg einer Kanzlei oder
Rechtsabteilung aus?
Spätestens jetzt ist klar, dass die Zukunftsfähigkeit ganz maßgeblich vom
Einsatz digitaler Lösungen und der Begeisterung für deren Adaption in
die Arbeitsabläufe abhängen wird. Schneller Daten- und Informationsaustausch,
exklusive und nachhaltige Services sowie prozessoptimierte
Lösungen sind hierbei die Schlüsselfaktoren. Die damit einhergehenden
organisatorischen Veränderungen werden tiefgreifend und umfänglich
sein. Sie stellen Kanzleien und Rechtsabteilungen gleichzeitig vor
signifikante Herausforderungen.
Die weltweite Studie „Future Ready Lawyer“ hat beispielsweise gezeigt,
dass in den kommenden drei Jahren 81% der Rechtsabteilungen Informationen
verlangen werden, wie zu mandatierende Kanzleien Technologie
einsetzen, um produktiver und effizienter zu arbeiten.
Einen entscheidenden Vorteil werden folglich die Kanzleien haben, die
aus sich selbst heraus den Weg in die Digitalisierung und die nahtlose
Verknüpfung von Kanzlei- und Mandatsmanagement definieren und
aktiv angehen. Insgesamt betrachtet gibt es jedoch besorgniserregende
Diskrepanzen zwischen den Markttrends und dem Vorbereitungsgrad
in den Organisationen, gleich ob Kanzlei oder Rechtsabteilung, diesen
zu begegnen. Während z.B. die „Steigende Bedeutung von Legal Technology“
ein wichtiges Anliegen für 76% der Juristen darstellt, geben
nur 28% an, dass ihre Organisation sehr gut darauf vorbereitet ist.
Unbegründete Sorge vor dem initialen Aufwand
Wenn nicht gerade eine Pandemie die Einführung einer Software
ungeplant beschleunigt, steht oft die Sorge vor einem großen initialen
Aufwand der Digitalisierung bestehender und zumeist noch eher eingefahrener
Prozesse im Weg. Diese Sorge ist jedoch oftmals unbegründet.
Und schnell wird Kanzleien und Rechtsabteilungen in der Umstellung
auf digitale Rechercheangebote und Lösungen deutlich, dass sich diese
digitalen, zum Großteil in der Cloud und damit systemunabhängig
verfügbaren Produkte umgehend implementieren lassen und sofort
nutzbar sind – ganz ohne langwierige Planung, interne Abstimmung
und umfangreichen Schulungsbedarf.
Wichtig ist dabei, dass die Arbeitsabläufe und Prozesse ebenfalls an das
neue, digitalere und integrierte Arbeiten angepasst werden. Letztlich
gehen deutliche Effizienzgewinne und schlankere Arbeitsabläufe automatisch
einher mit der Einführung neuer Tools. Dennoch sollte die
Umstellung der Prozesse vor der Einführung bereits Teil der strategischen
Planung sein. Hier hilft es, einen Technologiepartner an seiner
Seite zu haben, der nicht nur einen Ausschnitt im juristischen Workflow,
sondern sämtliche Arbeitsschritte versteht und entsprechende
Erfahrung in der Digitalisierung sowie entsprechende Lösungen mitbringt.
Hinweis zu den Autoren:
Ralph Vonderstein
ist Geschäftsführer und Leiter des
Geschäftsbereichs Legal Software,
Wolters Kluwer Deutschland.
Christian Lindemann
ist Geschäftsführer und Leiter des
Geschäftsbereichs Legal & Regulatory,
Wolters Kluwer Deutschland.
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