Kanzleiorganisation NJW 20/21

Kanzleiorganisation
Wie die Digitalisierung Ihren Kanzleialltag effizienter macht
© Hasselblad H5D/stock.adobe.com
NJW-Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt Kanzleiorganisation
Der Weg vom Papier zur App
Worauf es bei digitalen Tools zur Abrechnung von Reisekosten und Barauslagen ankommt
Die anhaltende Corona-Pandemie hat nicht zuletzt gezeigt,
wie wichtig eine langfristige Digitalstrategie in Kanzleien
und Unternehmen ist, um möglichst effizient, effektiv und
nun auch vorrangig digital zusammenzuarbeiten. Für einige war der
Schritt von heute auf morgen ins Home-Office einfacher, denn sie
hatten bereits wesentliche Prozesse digitalisiert. Für andere hingegen
stellte die neue Situation eine große Herausforderung dar. Nun schreiben
wir mittlerweile das Jahr 2021 – Mit nervigen Zeitfressern wie
der Reisekostenabrechnung müssen sich Mitarbeitende, Buchhalter
und ihre Steuerberater nicht mehr herumschlagen. Apps und digitale
Software-Lösungen bieten Abhilfe und ermöglichen eine dezentrale
Organisationsstruktur unabhängig vom Ort und der Zeit.
Kanzleien und Mandanten, die sich jedoch noch nie mit solchen
Technologien zur komplett digitalen Abrechnung ihrer Reisekosten,
Spesen und Barauslagen beschäftigt haben, stellen sich die Frage, ob
sie überhaupt eine Softwarelösung für ihre Zwecke benötigen und
worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters achten sollen.
Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Tools
1. Anwendungsbereiche überprüfen
Möchten Sie nur Spesen und Reisekosten abrechnen oder auch
andere Auslagen? Gegebenenfalls bietet sich eine Software an, die
alles abdecken kann - damit befänden sich alle Mitarbeiterausgaben
zentral an einem Ort bzw. in einer Software und das ist für
den Nutzer am einfachsten.
2. Lokalisierung(en) überprüfen
Ist Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig
und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und Ihre
Mandanten auch international?
3. GoBD & DSGVO Konformität der Software überprüfen
Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen Rahmenbedingungen
für Ihre Zwecke erfüllt. Anbieter für Reisekosten-
Apps sollten im besten Fall über ein GoBD-Zertifikat verfügen
und darüber hinaus die DSGVO erfüllen. Bei Anbietern mit Sitz
in Deutschland ist dies meist einfacher.
4. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchungssystemen
überprüfen
Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen
Softwarelösungen bieten nicht nur großen Komfort bei der
schnellen Übertragung vorvalidierter Daten, sie sorgen damit
auch für einen großen Hebel bei der Prozessoptimierung und
Zeitersparnis pro Abrechnung. Daher sollte Ihnen der Anbieter
Integrationen zu jenen Buchungssystemen bereitstellen, die Sie
in der Kanzlei verwenden. Tragen Sie am besten alle benötigten
Integrationen zusammen und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche
zugrunde.
5. Bedienbarkeit persönlich testen
Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung sollte
intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das erklärte Ziel
eines guten UX Designs. Die User Experience (UX) ist in der Tat
ein wesentlicher Faktor. Stellen Sie sich vor, Sie haben nach langer
Recherche eine Software ausgewählt und eingeführt, aber Ihre
Kollegen möchten sie nicht verwenden, weil die Prozesse kompliziert
und unlogisch sind? Das lässt sich ganz einfach vermeiden.
Machen Sie am besten einen kostenlosen Test der Software und
klicken Sie sich ein paar Mal durch die Anwendung, um sie besser
kennenzulernen.
6. Implementierungsprozess und Services des Anbieters überprüfen
Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert? Wie sehen
die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss konkret aus? Gibt
es einen Implementierungsplan und Onboarding-Services? Ein
kompetentes Software-as-a-Service-Unternehmen stellt Ihnen
einen auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen.
7. Eventuell: Kosten-Nutzen-Analyse
Der Kostenfaktor spielt natürlich eine nicht unwesentliche Rolle.
Um hier Klarheit zu schaffen, können Sie die Lizenzgebühren der
Software mit der Ersparnis pro Monat oder Jahr gegenrechnen.
Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Reisekosten-Tools lohnt
sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung
für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Reisekosten-Apps gegenüber
konventionellen Methoden sprechen für sich:
• Belege revisionssicher archivieren
• Nachweislich schnellere Prozesse
• Echtzeit-Status pro Auslage und Bericht
• Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei
• Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit
• Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und
asynchrones Arbeiten
• Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling
durch Automatisierung
• Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei
• Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter)
Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und
befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der
Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse für
Reisekosten und Spesen können Kanzleien erhebliche Ressourcen
einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden, die für den Unternehmenserfolg
wichtig sind. In diesem Sinne lohnt sich der Blick
über den Tellerrand hinaus: Arbeiten Sie noch auf Papier oder schon
digital?
Hinweis zum Autor:
Nikolai Skatchkov
ist CEO & Mitgründer von Circula und
beschäftigt sich seit Jahren mit der
Digitalisierung der Buchhaltung und von
Geschäftsprozessen (insbesondere mitarbeiterzentrierte
Prozesse und systemische Ökosysteme in KMUs).
Anzeigenschwerpunkt Kanzleiorganisation

Aus Work wird Flow
Software und digitale Recherchelösungen aus einer Hand:
Wolters Kluwer unterstützt Kanzleien und Rechtsabteilungen mit
einer profunden Expertise im Rechtsmarkt und innovativen,
globalen Technologien dabei, die Chancen der Digitalisierung zu
nutzen, um effizienter und produktiver zu arbeiten.
Erfahren Sie mehr unter
www.wolterskluwer.com/aus-work-wird-flow

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Aus Work wird Flow:
die Zukunft der juristischen Arbeit
Viele Wirtschaftszweige haben im abgelaufenen Jahr insbesondere
durch die Corona-Pandemie einen Digitalisierungsschub
erhalten – das gilt auch für den Rechtsmarkt. Kanzleien stellten
innerhalb weniger Tage ihre Arbeitsprozesse um, verlagerten ihre
Arbeitsplätze ins „Home-Office“ und nutzen seither wie nie zuvor digitale
Tools für ihre tägliche Arbeit und die Mandantenkommunikation.
Was zunächst darauf abzielte, möglichst schnell einzelne Prozessschritte
zu digitalisieren, um auf das Arbeiten von Zuhause umzustellen, wird
jetzt von vielen Kanzleien und Rechtsabteilungen strategisch analysiert,
um besser für die Zukunft aufgestellt zu sein. Es wird deutlich, dass
für effiziente digitale Arbeitsprozesse ein möglichst lückenloses Zusammenspiel
der genutzten Technologien notwendig ist. Das heißt, die
Software, mit der Kanzleien und Rechtsabteilungen ihre Abläufe managen,
Daten und Dokumente erstellen und verwalten, sollte nahtlos
mit digitalen Recherchelösungen und Tools zur Erstellung und zur
ortsunabhängigen Zusammenarbeit an Dokumenten ausgestattet sein.
Hinzu kommt, dass der Rechtsdienstleistungsmarkt insgesamt zunehmend
von veränderten Anforderungen der Mandanten bestimmt wird,
die immer schnellere, servicegetriebene und preiswerte Rechtsdienstleistung
in hoher Qualität und mit hoher Prognosesicherheit erwarten.
Das sind wesentliche Faktoren, die Kanzleien und Rechtsabteilungen
vor besondere Herausforderungen stellen: Sie stehen vor der großen
Aufgabe, ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, Prozesse zu
automatisieren, Services zu verbessern und komplexe Compliance- und
Sicherheitsanforderungen einzuhalten. Das geht nur mit Lösungen,
die durch die Kombination der richtigen Technologien die juristische
Arbeit direkt am „Point of Need“ unterstützen.
Die Organisationssoftware wird zur zentralen
Datenquelle
Die heute etablierten Softwarelösungen für die Organisation einer
Kanzlei oder Rechtsabteilung werden aktuell überwiegend für die
administrativen Verwaltungstätigkeiten genutzt. Das wird sich ändern.
Ihnen kommt künftig eine neue Rolle als zentrale Datenquelle zu.
Über offene Schnittstellen werden diese Systeme das Rückgrat einer
hochgradig performanten, agilen und vernetzten Organisation sein.
Die zumeist in die Software integrierten Dokumentenmanagementsysteme
werden von der elektronischen Akte hin zu einer digitalen Fallbearbeitung
aufgewertet werden, um die bisher immer noch stattfindende
papierbehaftete Bearbeitung durchgängig digital abzubilden. Ein
NJW-Anzeigenschwerpunkte 2021
Immer das Gleiche in Ihrem Printwerbeplan?
Mit den regelmäßig erscheinenden Anzeigenschwerpunkten der NJW informieren wir
Sie über verschiedene Branchen, die Ihnen besonders nützlich sind.
IT - Special
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Aus- und Weiterbildungs-Special
Kluge Lösungen für Juristen
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NJW 25/21
Erscheintermin: 17.06.2021
Anzeigenschluss: 20.05.2021
NJW 28/21
Erscheintermin: 08.07.2021
Anzeigenschluss: 10.06.2021
NJW 34/21
Erscheintermin: 19.08.2021
Anzeigenschluss: 22.07.2021
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Anzeigenschwerpunkt Kanzleiorganisation

Anzeigenschwerpunkt Kanzleiorganisation
Anteil der Rechtsabteilungen, die
derzeit von Kanzleien Angaben
über die eingesetzten Technologien
verlangen bzw. dieses vorhaben
81%
Nicht sicher
4%
Anteil der Rechtsabteilungen, die
nicht vorhaben, von Kanzleien
Angaben über die eingesetzten
Technologien zu verlangen
15%
Quelle: Future Ready Lawyer Studie 2020
Prozess, der noch vor nicht geraumer Zeit visionär anmutete, hat nun
eine zusätzliche Beschleunigung erfahren. Die kommende Generation
von Software revolutioniert den Einsatzbereich und umfasst zukünftig
sämtliche Stufen der juristischen Wertschöpfung in einem schnittstellenfreien
Umfeld.
Digitale juristische Recherche und die eigentliche Fallbearbeitung mit
digitaler Unterstützung rücken immer mehr in den Fokus. Sind alle
Dokumente zum Mandat und auch die Inhalte, um es rechtssicher zu
bearbeiten, erst einmal digital verfügbar, ergeben sich schnell weitere
Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Diesen Vorteil erkennen
Anwälte jetzt deutlich stärker und suchen aktiv nach Lösungen, die
sie hierbei unterstützen. Sie merken auch, dass der Markt heute eine
Vielzahl an verlässlichen digitalen Lösungen bereithält – von Anbietern,
die mit ihrer Inhaltekompetenz bereits seit Jahrzehnten fester Bestandteil
des Arbeitsalltags sind. Dabei erstreckt sich das Angebot von der
automatisierten Dokumentenanalyse bis hin zu anwendbarer KI.
Auch die digitale Recherche ist nicht mehr nur eine reine Recherche
in digitalen Werken, sondern zu einer Produktivitätsunterstützung
geworden, die moderne Funktionalitäten, Dokumentenautomatisierung
und digitale Applikationen zur Verfügung stellt und z.B. durch
Online-Fortbildungs-Seminare ergänzt wird – was gerade in Zeiten
eingeschränkter Reise- und Kontaktmöglichkeiten und sich schnell
ändernder Rechtsvorschriften ein großer Vorteil ist.
Was macht künftig den Erfolg einer Kanzlei oder
Rechtsabteilung aus?
Spätestens jetzt ist klar, dass die Zukunftsfähigkeit ganz maßgeblich vom
Einsatz digitaler Lösungen und der Begeisterung für deren Adaption in
die Arbeitsabläufe abhängen wird. Schneller Daten- und Informationsaustausch,
exklusive und nachhaltige Services sowie prozessoptimierte
Lösungen sind hierbei die Schlüsselfaktoren. Die damit einhergehenden
organisatorischen Veränderungen werden tiefgreifend und umfänglich
sein. Sie stellen Kanzleien und Rechtsabteilungen gleichzeitig vor
signifikante Herausforderungen.
Die weltweite Studie „Future Ready Lawyer“ hat beispielsweise gezeigt,
dass in den kommenden drei Jahren 81% der Rechtsabteilungen Informationen
verlangen werden, wie zu mandatierende Kanzleien Technologie
einsetzen, um produktiver und effizienter zu arbeiten.
Einen entscheidenden Vorteil werden folglich die Kanzleien haben, die
aus sich selbst heraus den Weg in die Digitalisierung und die nahtlose
Verknüpfung von Kanzlei- und Mandatsmanagement definieren und
aktiv angehen. Insgesamt betrachtet gibt es jedoch besorgniserregende
Diskrepanzen zwischen den Markttrends und dem Vorbereitungsgrad
in den Organisationen, gleich ob Kanzlei oder Rechtsabteilung, diesen
zu begegnen. Während z.B. die „Steigende Bedeutung von Legal Technology“
ein wichtiges Anliegen für 76% der Juristen darstellt, geben
nur 28% an, dass ihre Organisation sehr gut darauf vorbereitet ist.
Unbegründete Sorge vor dem initialen Aufwand
Wenn nicht gerade eine Pandemie die Einführung einer Software
ungeplant beschleunigt, steht oft die Sorge vor einem großen initialen
Aufwand der Digitalisierung bestehender und zumeist noch eher eingefahrener
Prozesse im Weg. Diese Sorge ist jedoch oftmals unbegründet.
Und schnell wird Kanzleien und Rechtsabteilungen in der Umstellung
auf digitale Rechercheangebote und Lösungen deutlich, dass sich diese
digitalen, zum Großteil in der Cloud und damit systemunabhängig
verfügbaren Produkte umgehend implementieren lassen und sofort
nutzbar sind – ganz ohne langwierige Planung, interne Abstimmung
und umfangreichen Schulungsbedarf.
Wichtig ist dabei, dass die Arbeitsabläufe und Prozesse ebenfalls an das
neue, digitalere und integrierte Arbeiten angepasst werden. Letztlich
gehen deutliche Effizienzgewinne und schlankere Arbeitsabläufe automatisch
einher mit der Einführung neuer Tools. Dennoch sollte die
Umstellung der Prozesse vor der Einführung bereits Teil der strategischen
Planung sein. Hier hilft es, einen Technologiepartner an seiner
Seite zu haben, der nicht nur einen Ausschnitt im juristischen Workflow,
sondern sämtliche Arbeitsschritte versteht und entsprechende
Erfahrung in der Digitalisierung sowie entsprechende Lösungen mitbringt.
Hinweis zu den Autoren:
Ralph Vonderstein
ist Geschäftsführer und Leiter des
Geschäftsbereichs Legal Software,
Wolters Kluwer Deutschland.
Christian Lindemann
ist Geschäftsführer und Leiter des
Geschäftsbereichs Legal & Regulatory,
Wolters Kluwer Deutschland.
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