Elektronische Rechnungsstellung - Wirtschaftskammer Österreich

Elektronische Rechnungsstellung
Produktcodes, Teilenummern, Seriennummern, Beschreibungen, Mengen und die erwarteten
Konditionen und Preise. Bei Gutschriften ist ggf. die Retourennummer oder ein anderer Code
erforderlich, um diese dem Originalauftrag und der Originalrechnung zuordnen zu können
3. Ist das System des Empfängers in der Lage, die oben genannten Daten anzunehmen?
Da Unternehmen mit unterschiedlichen Arten von Software arbeiten, kann es erforderlich sein,
bestimmte Daten (aufgrund der Anzahl oder Art von Zeichen) zu kürzen, da sie sonst nicht in die
Datenfelder des Empfängersystems passen. Ein Beispiel: Der Lieferant sendet eine 18-stellige
Seriennummer, aber das Seriennummernfeld im Empfangssystem bietet nur Platz für 15 Zeichen.
Der Empfänger muss eine Regel oder ein Programm anlegen, die/das die eingehenden Nummern so
kürzt, dass nur die letzten 15 Zeichen angenommen werden. In diesen Fällen muss eine
Geschäftsentscheidung getroffen werden, um sicherzustellen, dass nur die wichtigsten Zeichen
erhalten bleiben.
4. Muss der Empfänger unter Umständen einen Teil der Daten hoch setzen – zum Beispiel
Unterposten in Posten?
5. Sind sich beide Parteien darüber einig, was „Kopfdaten“ im Gegensatz zu „Detailangaben“ sind?
Unter Punkt 4 und 5 ist ggf. eine besondere Erfassung erforderlich, wenn ein System Detailangaben
akzeptiert, das andere aber nur Kopfdaten. Ein Beispiel: Das System des Rechnungsstellers
fakturiert Frachtgebühren oder die Mehrwertsteuer auf der Kopfdatenebene, aber das System des
Empfängers muss beim Laden in das System in einzelne Posten untergliedern.
6. Sind innergemeinschaftliche Lieferungen dabei, wo Gewichte und Warencodes erforderlich sind?
7. Gibt es einen Nachlass auf die Gesamtrechnung oder einzelne Posten?
8. Umfasst eine einzige Rechnung unterschiedliche Mehrwertsteuersätze?
Die oben gezeigte Liste kann je nach Partner variieren, aber diese Angaben sind die komplexesten
Bereiche bei der Konfiguration der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn sie einmal erfasst und
umgesetzt sind, bilden sie die Struktur für den laufenden Datenabgleich.
Wird dies richtig mit der Senderkennung und anderen möglicherweise bei der Kommunikation
geforderten ID-Daten verbunden, bietet die Genauigkeit dieses automatischen Zuordnungsprozesses eine
hohe Gewissheit hinsichtlich der Echtheit und Unversehrtheit der Daten, die das mit digitalen Signaturen
erreichbare Niveau bei weitem übersteigt.
4.3.EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DATENERFASSUNG
In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtige Maßnahmen erfolgen:
• Erstellen einer Querverweisliste der Identifikationsdaten der Kunden/Lieferanten
• Querverweise aller erforderlichen Produkt- und/oder Konditionscodes
• Abbildung der Datenfelder der Rechnung
• Einrichtung der Testumgebung
• Technische Überprüfung der Testdaten ausführen
• Sicherstellen, dass die Geschäftsnutzer die Testdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit hin
überprüfen
4.3.1. EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DEFINITION DER QUERVERWEISE
Diese Phase umfasst alle Änderungen, die an den Systemen der Partner für den Empfang und die
Annahme der Testrechnungen vorgenommen werden müssen. Die Systemfähigkeit kann von einer Reihe
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DER EINSTIEG