Seminar Ref E-Mail-Adresse Kurzanleitung

E-Mail-Adresse für Referendarinnen und Referendare
am Seminar Stuttgart – Kurzanleitung
Die Kurzanleitung zum Webmail-Client (Zugang über einen Browser) bezieht sich auf die
Standardeinstellungen. Die Anleitung soll es den Benutzern ermöglichen, Basisdienste wie
z.B. das Versenden von Emails oder auch die Konfiguration über die Standardeinstellungen
hinaus nach eigenen Erfordernissen, durchzuführen. Die Anleitung erhebt nicht den
Anspruch der Vollständigkeit.
Wenn Fragen zum Umgang mit dem Webmail-Client offen bleiben, benutzen Sie die Hilfe-
Seiten im Menü links unten, oder die Hilfe-Seiten von Belwue
http://www.belwue.de/support/anleitungen/email.html
oder wenden Sie sich bitte direkt an den Administrator des Seminars:
admin@ref.seminar-stuttgart.de
1. Sich am Webmail-System anmelden
Geben Sie im Browser die Adresse https://mbox1.belwue.de/ (das „s“ ist wichtig für die
Sicherheit!) ein. Danach wird die in der Abbildung 1 dargestellte Seite angezeigt.
Abbildung 1: Webmail-Client Einstieg
2. Öffnen des Webmail-Clients
Geben Sie im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse (hier muster@ref.seminarstuttgart.de)
und im Feld Kennwort Ihr Kennwort (siehe Seite 1) ein, anschließend klicken
Sie auf den Schalter ANMELDEN.
Nachdem Sie den Schalter ANMELDEN betätigt haben, sollten Sie die in Abbildung 2 gezeigte
Seite mit Ihren persönlichen Daten sehen.
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Abbildung 2: Geöffneter Webmail-Client in der Standardkonfiguration
3. Nachrichten versenden
Klicken Sie links im Menü auf den Schalter NEUE E-MAIL. In der Ansicht, die sich öffnet
(Abb. 3), geben Sie alle notwendigen Angaben, wie Empfänger (An), Betreff und Text ein.
Wenn Sie Anhänge versenden möchten, so fügen Sie diese ganz unten auf der Seite mit
Hilfe des Feldes „Anlagen“ ein. Danach klicken Sie unten auf den Schalter SENDEN.
Abbildung 3: Eine E-Mail schreiben
Allgemeines Adressbuch nutzen: Klicken Sie auf den Schalter ANZEIGEN (Meine Domain).
Damit wird Ihnen automatisch das Adressbuch aller Referendarinnen und Referen-
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dare des Seminars angezeigt (Abb. 4). Wählen Sie eine oder mehrere Adressen aus der
Liste, klicken Sie auf einen der Schalter Die Schalter AN (Empfänger), CC (Kopie) oder
BCC (Blindkopie) und fügen Sie die ausgewählten Adressen der Nachricht zu, die Sie
versenden möchten. Wählen Sie eine oder mehrere Adressen aus der Liste, klicken Sie
auf den Schalter LÖSCHEN und löschen Sie die ausgewählte Adresse aus dem Adressbuch.
Hinweis: Dieses Adressbuch können Sie nur lesen, nicht aber bearbeiten.
Abbildung 4: Adressbuch nutzen
Adressbuch „Kollegium“ nutzen: Klicken Sie auf das Auswahlfeld neben ANZEIGEN,
wählen Sie das Adressbuch „Kollegium“ aus (Abb. 5) und klicken Sie auf den Schalter
ANZEIGEN. Damit wird Ihnen automatisch das Adressbuch aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
des Seminars angezeigt. Wählen Sie eine oder mehrere Adressen aus der Liste,
klicken Sie auf einen der Schalter Die Schalter AN (Empfänger), CC (Kopie) oder BCC
(Blindkopie) und fügen Sie die ausgewählten Adressen der Nachricht zu, die Sie versenden
möchten. Wählen Sie eine oder mehrere Adressen aus der Liste, klicken Sie auf den
Schalter LÖSCHEN und löschen Sie die ausgewählte Adresse aus dem Adressbuch. Hinweis:
Dieses Adressbuch können Sie nur lesen, nicht aber bearbeiten.
Abbildung 5: Eine E-Mail schreiben
Privates Adressbuch nutzen: Wenn Sie weitere private Adressen verwalten möchten, so
benutzen Sie einfach ein weiteres (nur für Sie sichtbares) Adressbuch. Wählen Sie aus
dem Menü oben (neben dem Schalter ANZEIGEN) „[Adressbuch]“ aus und klicken Sie auf
ANZEIGEN. Jetzt sehen Sie Ihr privates Adressbuch (das zu Beginn natürlich leer ist).
Tragen Sie neben dem Schalter HINZUFÜGEN eine neue Adresse in der Form Name
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ein, also z.B. „Lars Lämpel “, und klicken Sie auf
HINZUFÜGEN.
Adressbuch beenden: Klicken Sie oben rechts auf den Schalter SCHLIESSEN, um das
Adressbuch zu schließen.
4. Der Menüpunkt ORDNER
Anlegen von Ordnern: Falls die vom Webmail-Client zur Verfügung gestellten Ordner für
Ihre Zwecke nicht ausreichen, haben Sie die Möglichkeit, weitere Ordner anzulegen. Klicken
Sie links im Menü auf den Schalter NEUER ORDNER. Im danach erscheinenden
Menü (Abb. 6) geben Sie den von Ihnen gewünschten Ordnernamen ein und klicken Sie
auf den Schalter ERSTELLEN. Danach sollten Sie wie in Abb. 7 einen weiteren Ordner mit
dem von Ihnen angegebenen Namen angezeigt bekommen.
Abbildung 6: Anlegen eines zusätzlichen Ordners
Abbildung 7: Neuer Ordner ist eingerichtet.
Öffnen der Ordner: Klicken Sie auf den Namen des Ordners, den Sie öffnen möchten. In
der Abb. 2 wird der geöffnete Posteingang dargestellt.
Löschen eines Ordners: Um einen Ordner löschen zu können, müssen Sie über den
Schalter ORDNER ÜBERSICHT den Ordner öffnen, den Sie löschen möchten. Klicken Sie
in der Kopfzeile oben links auf den Schalter ORDNER EINSTELLUNGEN. Klicken Sie hier
auf den Schalter Ordner löschen und anschließend auf Aktualisieren.
Umbenennen eines Ordners: Um die Bezeichnung eines Ordners zu ändern, müssen
Sie über den Schalter ORDNER ÜBERSICHT den Ordner öffnen, den Sie ändern möchten.
Klicken Sie in der Kopfzeile oben links auf den Link ORDNER EINSTELLUNGEN. Geben
Sie in das Feld „Neuer Name“ den gewünschten Namen ein, klicken Sie auf den
Schalter UMBENENNEN.
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5. Der Menüpunkt EINSTELLUNGEN KENNWORT
Klicken Sie im Menü Einstellungen auf KENNWORT; Sie erhalten die Ansicht (Abb. 8):
Abbildung 8: Kennwort ändern
Hier können Ihr Kennwort ändern. Geben Sie im Feld „Altes Kennwort“ Ihr Kennwort ein,
im Feld „Neues Kennwort“ geben Sie Ihr neues ein, im darunter liegenden Feld bestätigen
Sie Ihr Kennwort, um Tippfehler auszuschließen. Danach klicken Sie auf den Schalter AK-
TUALISIEREN. Jetzt wird Ihr neues Kennwort erstellt.
6. Welche Adressbücher gibt es?
Wenn man eine neue E-Mail schreibt, kann man oben unter verschiedenen Adressbüchern
auswählen (Abb. 9).
Abbildung 9: Adressbücher auswählen
Meine Domain: In dieser Liste stehen alle E-Mail-Adressen der eigenen Domain (also
...@ref.seminar-stuttgart.de). Diese Adressliste wird automatisch vom Mailserver erzeugt.
Der Benutzer kann die einzelnen Einträge nicht ändern.
Kollegium: In dieser Liste stehen alle E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
am Seminar (also alle mit der Endung ...@seminar-stuttgart.de). Der Benutzer kann die
einzelnen Einträge nicht ändern.
Kontakte: Der Ordner Kontakte ist der Standardordner für die Ablage von umfangreichen
Kontaktdaten wie Postanschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. Im Kontakte-
Ordner können auch Gruppen definiert werden, die über eine E-Mail-Verteilerliste abgesprochen
werden können.
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Adressbuch: Im Adressbuch kann der Benutzer ausschließlich E-Mail-Adressen in dem
Format speichern, wie sie auch in den E-Mail-Kopfzeilen vorkommen. Dieses Adressbuch
eignet sich nur für Selten-Nutzer. Funktionen wie überarbeiten, sortieren, suchen etc. sind
nicht möglich.
Abwesenheits-Benachrichtigungsliste: Diese Liste wird vom Mailserver erzeugt, wenn
eine Abwesenheits-Benachrichtigung eingerichtet wurde. In der Liste stehen die Adressen,
an die eine Abwesenheits-Nachricht geschickt wurde
7. Kontakte-Ordner anlegen
Um mit dem Kontakte-Ordner zu arbeiten, muss man ihn zunächst anlegen. Klicken Sie
links im Menü auf den Schalter NEUER ORDNER. Im danach erscheinenden Menü (Abb.
10) geben Sie als Ordnertyp „Kontakte“ und als Ordnernamen „Kontakte“ ein und klicken
Sie auf den Schalter ERSTELLEN.
Abbildung 10: Kontakt-Ordner erstellen
Danach sollten Sie wie in Abb. 11 einen weiteren Ordner mit dem Namen „Kontakte“ angezeigt
bekommen. Außerdem finden Sie an sofort links im Menü die neuen Schalter
NEUER KONTAKT und NEUE GRUPPE.
Abbildung 11: Der Kontakte-Ordner wurde erstellt.
8. Kontakte anlegen
Per Hand: Klicken Sie im Menü links auf NEUER KONTAKT und geben Sie die gewünschten
Daten ein. Speichern Sie die Daten mit dem Schalter SPEICHERN unten auf
der Seite.
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Importieren aus MS Outlook: In MS Outlook können Kontaktdaten als VCARD-Dateien
exportiert werden. Es empfiehlt sich, die VCARD-Datei mit der Endung „.txt“ zu versehen.
Die VCARD-Dateien können dann in BelWue-Webmail importiert werden. Gehen Sie dazu
in den Ordner „Kontakte“ und klicken Sie oben rechts auf ORDNER EINSTELLUNGEN
(Abb. 12). Hier finden Sie eine Funktion VCARD DATEN IMPORTIEREN mit einer Dateiauswahloption
DURCHSUCHEN. Damit die VCARD-Datei auf Ihrer Festplatte auswählen
und auf den Schalter VCARD DATEN IMPORTIEREN klicken.
Abbildung 12: vCard-Daten importieren
9. Verteilerlisten anlegen
Um mehrere Adressen gleichzeitig auswählen zu können, benutzt man Verteilerlisten. Verteilerlisten
werden im Webmail-System über „Gruppen“ realisiert. Klicken Sie links im Menü
den Schalter NEUE GRUPPE an. Sie erhalten eine Seite wie in Abb. 13.
Abbildung 13: Gruppen anlegen
Im Feld „Name:“ den Gruppennamen eingeben und über das Datenfeld „Neues Mitglied“
oder aus den verfügbaren Adressbüchern oben (genau wie beim Schreiben von E-Mails)
hinzufügen. Anschließend den Gruppeneintrag mit SPEICHERN abschließen.
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