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GUÍA DE MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE LA<br />
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL<br />
VALESKA MASSY SÁNCHEZ<br />
PROFESIONAL EN RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN<br />
GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA<br />
Dirección <strong>de</strong> Gestión Corporativa Calle 11 No. 8 - 49 Of. 401<br />
PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co<br />
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TABLA DE CONTENIDO<br />
ALCANCE ................................................................................................................................... 3<br />
OBJETIVO................................................................................................................................... 3<br />
NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 3<br />
1. REQUISITOS ...................................................................................................................... 4<br />
2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE<br />
ESTANTERÍA.............................................................................................................................. 5<br />
3. LIMPIEZA............................................................................................................................ 6<br />
4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COCEDORA .................................... 7<br />
5. FOLIACIÓN......................................................................................................................... 7<br />
6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS<br />
LEGAJADORES ......................................................................................................................... 7<br />
7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS .............................................................................................. 7<br />
8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ...................... 7<br />
9. PASAR FOLIOS ................................................................................................................. 8<br />
10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS .................................................................. 8<br />
12. USO DE CINTAS............................................................................................................ 9<br />
Se <strong>de</strong>be evitar usar cintas <strong>para</strong> unir rasgaduras en <strong>los</strong> <strong>documentos</strong>. En este caso se<br />
<strong>de</strong>be pedir la ayuda <strong>de</strong> personal <strong>de</strong> conservación <strong>de</strong> gestión documental. .......................... 9<br />
13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL ....................................................... 9<br />
14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN.................................................. 11<br />
15. GLOSARIO ..................................................................................................................... 11<br />
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....................................................................................... 14<br />
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ALCANCE<br />
El protocolo está dirigido a todas las personas que <strong>de</strong>ben manipular<br />
<strong>documentos</strong> a partir <strong>de</strong> roles relacionados con: la producción, el trámite,<br />
archivo, limpieza, conservación, saneamiento, transporte, reproducción y<br />
consulta, entre otros.<br />
OBJETIVO<br />
Busca establecer parámetros que generen hábitos <strong>para</strong> que la<br />
<strong>manipulación</strong> <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong> se haga <strong>de</strong> tal manera que se minimicen<br />
<strong>los</strong> <strong>de</strong>terioros ocasionados durante su producción, trámite, archivo y<br />
consulta. Para garantizar la conservación <strong>de</strong> su integridad física durante el<br />
tiempo requerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en<br />
cuenta <strong>los</strong> diferentes tipos <strong>de</strong> soportes, técnicas y formato.<br />
NORMATIVIDAD<br />
NORMATIVIDAD: LEY 594 <strong>de</strong> 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS.<br />
CAPITULO VII: Salida <strong>de</strong> Documentos.<br />
ACUERDO No. 011 (22 <strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 1996): Por el cual se establecen<br />
criterios <strong>de</strong> conservación y organización <strong>de</strong> <strong>documentos</strong>.<br />
ACUERDO No. 5 (Julio 24 <strong>de</strong> 1997): Por el cual se establecen <strong>los</strong> requisitos<br />
mínimos <strong>para</strong> las personas naturales o jurídicas <strong>de</strong> <strong>de</strong>recho privado, que<br />
presten <strong>los</strong> servicios <strong>de</strong> organización <strong>de</strong> archivos, elaboración <strong>de</strong> tablas <strong>de</strong><br />
retención y almacenaje o bo<strong>de</strong>gaje <strong>de</strong> la documentación <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />
públicas.<br />
ACUERDO No.037 (Septiembre 20 <strong>de</strong> 2002): Por el cual se establecen las<br />
especificaciones técnicas y <strong>los</strong> requisitos <strong>para</strong> la construcción <strong>de</strong> <strong>los</strong><br />
servicios <strong>de</strong> <strong>de</strong>pósitos, custodia, organización, reprografía y conservación<br />
<strong>de</strong> <strong>documentos</strong> <strong>de</strong> archivo en <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> <strong>los</strong> artícu<strong>los</strong> 13 y 14 y sus<br />
parágrafos 1 y 3 <strong>de</strong> la Ley General <strong>de</strong> Archivos 594 <strong>de</strong> 2000.<br />
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1. REQUISITOS<br />
1.1 La <strong>manipulación</strong> <strong>de</strong> la documentación es una acción que <strong>de</strong>be ajustarse a<br />
<strong>los</strong> lineamientos <strong>de</strong> conservación dados por un conservador y un archivista.<br />
1.2 Durante el procesamiento técnico se <strong>de</strong>be planear las tareas y <strong>los</strong><br />
cronogramas <strong>para</strong> periodos cortos <strong>de</strong> tiempo, con el fin <strong>de</strong> disminuir situaciones<br />
<strong>de</strong> riesgo sobre documentación, por fuera <strong>de</strong> sus lugares <strong>de</strong> almacenamiento.<br />
1.3 Se <strong>de</strong>be evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando<br />
<strong>documentos</strong>, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos <strong>de</strong> trabajo,<br />
procesamiento técnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, <strong>de</strong>pósito,<br />
recepción, digitalización, etc.<br />
1.4 El personal <strong>de</strong>be contar con la dotación, insumos <strong>de</strong> seguridad industrial,<br />
las unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> almacenamiento, amoblamiento y sistemas <strong>de</strong> transporte <strong>de</strong><br />
<strong>documentos</strong> requeridos <strong>para</strong> la a<strong>de</strong>cuada <strong>manipulación</strong> <strong>de</strong> <strong>los</strong> mismos durante <strong>los</strong><br />
procedimientos.<br />
1.5 El espacio <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l procesamiento técnico o<br />
consulta <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong>, <strong>de</strong>be contar con: superficies <strong>de</strong> trabajo amplias <strong>de</strong> tal<br />
manera que permitan la <strong>manipulación</strong> holgada <strong>de</strong> la documentación acor<strong>de</strong> con el<br />
formato, igualmente <strong>de</strong>be contar con mobiliario auxiliar <strong>para</strong> almacenamiento <strong>de</strong><br />
unida<strong>de</strong>s en proceso.<br />
1.6 Las superficies <strong>de</strong>ben ser lisas y suaves <strong>de</strong> manera que se eviten<br />
<strong>de</strong>terioros <strong>de</strong> tipo físico causados por abrasión 1 , preferiblemente metálicas<br />
inoxidables o <strong>de</strong> fórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u<br />
otro material que pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y<br />
<strong>de</strong>sinfección.<br />
1 Abrasión (abration): Daño causado por acción <strong>de</strong> la fricción o frotado en la superficie <strong>de</strong>l papel por<br />
un material duro, áspero o pegajoso. Pue<strong>de</strong> ser acci<strong>de</strong>ntal, por <strong>de</strong>scuido o <strong>de</strong>liberado, incluyendo el<br />
resultado <strong>de</strong> una limpieza. La abrasión <strong>de</strong> una superficie pue<strong>de</strong> ser <strong>de</strong>s<strong>de</strong> áreas mate, fibras<br />
levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)<br />
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1.7 Se <strong>de</strong>be usar bata u overol <strong>de</strong>bidamente apuntado, cofia, guantes <strong>de</strong> algodón<br />
y tapabocas durante <strong>los</strong> procedimientos que exijan una <strong>manipulación</strong> continúa <strong>de</strong><br />
<strong>los</strong> <strong>documentos</strong>.<br />
1.8 Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica, y<br />
exceso <strong>de</strong> polvo es requisito a<strong>de</strong>más, el uso <strong>de</strong> guantes <strong>de</strong> nitrilo <strong>de</strong>sechables,<br />
gafas plásticas, máscara con filtro <strong>para</strong> material particulado.<br />
1.9 Lavarse las manos antes y <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> manipular la documentación.<br />
Resulta una medida preventiva <strong>para</strong> la salud <strong>de</strong>l usuario.<br />
2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL<br />
DE ESTANTERÍA<br />
2.1 Las cajas X300 <strong>de</strong>ben estar ubicadas en la estantería <strong>de</strong> acuerdo a su<br />
formato <strong>de</strong>jando la parte frontal visible hacia la parte externa <strong>de</strong> la estantería. Las<br />
carpetas <strong>de</strong>ben ser ubicadas en las cajas <strong>de</strong> forma vertical, con el lomo hacia<br />
abajo.<br />
2.2 Para retirar o reubicar la documentación en ban<strong>de</strong>jas o entrepaños<br />
situados fuera <strong>de</strong>l alcance (quinto nivel en a<strong>de</strong>lante, aproximadamente), se <strong>de</strong>be<br />
hacer uso <strong>de</strong> escalerillas <strong>de</strong> dos o más peldaños.<br />
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2.3 La documentación o las unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> almacenamiento (cajas, carpetas, AZ,<br />
libros), una vez retiradas <strong>de</strong> la estantería, <strong>de</strong>ben ser colocadas sobre mesas,<br />
estanterías auxiliares, o sobre estibas a 10cm <strong>de</strong> altura, nunca directamente<br />
sobre el suelo.<br />
2.4 Las unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> almacenamiento <strong>de</strong>ben ser cogidas con las dos manos en<br />
el momento <strong>de</strong> retirarlas o reubicarlas en la estantería.<br />
2.5 Las unida<strong>de</strong>s encua<strong>de</strong>rnadas <strong>de</strong>ben retirarse <strong>de</strong> la estantería, agarrando la<br />
parte central <strong>de</strong>l lomo, con el fin <strong>de</strong> evitar <strong>de</strong>sgarros en el empaste.<br />
3. LIMPIEZA<br />
La limpieza superficial o la retirada <strong>de</strong> polvo sin abrasionar las unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong><br />
almacenamiento, se <strong>de</strong>be hacer en seco, usando aspiradora con filtro <strong>de</strong> agua. El<br />
cepillo, <strong>de</strong> cerdas suaves, se <strong>de</strong>be usar <strong>de</strong>splazándolo en un mismo sentido.<br />
Luego se pue<strong>de</strong> completar la tarea con bayetillas blancas secas.<br />
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4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COSEDORA<br />
Para eliminar <strong>los</strong> ganchos, se <strong>de</strong>be usar un quita ganchos, con el cual, se levantan<br />
las puntas <strong>de</strong>l gancho, por la parte posterior <strong>de</strong>l documento, <strong>de</strong>jándolas en ángulo<br />
recto. Luego, por la parte anterior, con el mismo instrumento, se agarra el gancho<br />
y se jala suavemente hacia afuera.<br />
5. FOLIACIÓN<br />
Se <strong>de</strong>be enumerar con lapicero <strong>de</strong> tinta negra estable, en la parte superior<br />
<strong>de</strong>recha <strong>de</strong>l folio u hoja. No se <strong>de</strong>be foliar el reverso <strong>de</strong> la hoja.<br />
6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS<br />
LEGAJADORES<br />
Las perforaciones <strong>de</strong> <strong>los</strong> folios se <strong>de</strong>ben hacer usando como <strong>guía</strong> la regleta <strong>de</strong><br />
una perforadora. En caso <strong>de</strong> perforar varias hojas, la regleta <strong>de</strong>be estar ajustada<br />
<strong>para</strong> perforar la parte central respecto a la hoja <strong>de</strong> mayor formato 2 .<br />
7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS<br />
7.1 Para la agrupación <strong>de</strong> <strong>los</strong> folios se <strong>de</strong>ben usar ganchos plásticos<br />
legajadores <strong>de</strong> polietileno. Con el fin <strong>de</strong> evitar las manchas y <strong>de</strong>terioros producidos<br />
por la oxidación, cuando se usan ganchos metálicos.<br />
7.2 Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el realmacenamiento o<br />
traspaso <strong>de</strong> folios perforados, <strong>de</strong> una carpeta a otra. In<strong>de</strong>pendientemente <strong>de</strong> que<br />
<strong>los</strong> folios que<strong>de</strong>n agrupados <strong>de</strong> forma <strong>de</strong>sigual.<br />
8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO<br />
Para sacar folios <strong>de</strong> un expediente agrupado con ganchos, se <strong>de</strong>be procurar<br />
extraer<strong>los</strong> suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el gancho<br />
abierto en ángulo recto, evitando jalar el folio.<br />
2 Para el caso <strong>de</strong> hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el bor<strong>de</strong><br />
superior <strong>de</strong> la hoja hacia el centro, la ubicación <strong>de</strong> un primer agujero, y 13.3 cm <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el bor<strong>de</strong><br />
inferior hacia el centro, la ubicación <strong>de</strong>l segundo agujero.<br />
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9. PASAR FOLIOS<br />
9.1 Los folios se <strong>de</strong>ben pasar tomándo<strong>los</strong> <strong>de</strong>s<strong>de</strong> la parte superior o central <strong>de</strong>l<br />
cuerpo <strong>de</strong>l folio, sosteniéndo<strong>los</strong> con la palma <strong>de</strong> la mano, sin jalar ni doblar sus<br />
bor<strong>de</strong>s.<br />
9.2 Para pasar <strong>los</strong> folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo <strong>de</strong><br />
sustancias, recomendadas por el comercio, <strong>para</strong> untar <strong>los</strong> <strong>de</strong>dos. Cuando se<br />
requiera, se pue<strong>de</strong> usar la ayuda <strong>de</strong> la punta <strong>de</strong> un borrador <strong>de</strong> nata o borrador <strong>de</strong><br />
lápiz.<br />
10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS<br />
10.1 Las cajas X200 se <strong>de</strong>ben rotular sobre la parte frontal <strong>de</strong> las tapas, o en la<br />
parte frontal <strong>de</strong> la caja en el caso <strong>de</strong> X300.<br />
10.2 La rotulación <strong>de</strong> las carpetas <strong>de</strong>be hacerse en la parte inferior izquierda <strong>de</strong><br />
manera que se pueda consultar el rótulo <strong>de</strong> la carpeta sin necesidad <strong>de</strong> sacarla<br />
totalmente.<br />
10.3 La rotulación <strong>de</strong> cajas y carpetas <strong>de</strong>be hacerse con rótu<strong>los</strong> adhesivos<br />
blancos preimpresos, preferiblemente mediante impresoras laser.<br />
10.3 Cuando la rotulación se hace a mano se <strong>de</strong>be usar marcador <strong>de</strong> tinta negra<br />
estable.<br />
11. CONSULTA<br />
11.1 Durante la consulta no se <strong>de</strong>be apoyar <strong>los</strong> codos y manos o elementos<br />
ajenos sobre el documento.<br />
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11.2 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres <strong>de</strong> cualquier<br />
elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.<br />
11.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o <strong>documentos</strong> que<br />
sobrepasan las dimensiones <strong>de</strong> su formato original, disponerla sobre una<br />
superficie horizontal y <strong>de</strong>splegar el documento anexo sobre ésta.<br />
11.4 Una vez consultados <strong>los</strong> <strong>documentos</strong> que están doblados, se <strong>de</strong>ben volver a<br />
doblar siguiendo <strong>los</strong> pliegues originales <strong>para</strong> no crear nuevos pliegues, que<br />
expongan la documentación a <strong>de</strong>terioros físico-mecánicos como rasgaduras,<br />
roturas o pérdida <strong>de</strong> soporte.<br />
11.5 Evitar abrir varios <strong>documentos</strong> al tiempo.<br />
11.6 Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico y material<br />
digital <strong>de</strong>ben ser manipulados con guantes <strong>de</strong> algodón color blanco.<br />
12. USO DE CINTAS<br />
Se <strong>de</strong>be evitar usar cintas <strong>para</strong> unir rasgaduras y fragmentos en el soporte <strong>de</strong> <strong>los</strong><br />
<strong>documentos</strong>. En este caso se <strong>de</strong>be pedir la ayuda <strong>de</strong> personal <strong>de</strong> conservación <strong>de</strong><br />
gestión documental <strong>para</strong> dar las correspondientes indicaciones <strong>de</strong> uso <strong>de</strong><br />
materiales <strong>de</strong> conservación y métodos <strong>de</strong> intervención en este tipo <strong>de</strong> <strong>de</strong>terioros.<br />
13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL<br />
13.1 Para el caso <strong>de</strong>l trámite <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia, es indispensable transportar la<br />
documentación en sobres o valijas <strong>de</strong> material impermeable, con cierre<br />
hermético y <strong>de</strong> formato mayor al <strong>de</strong> una hoja oficio.<br />
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13.2 Cuando el número <strong>de</strong> expedientes así lo requiera la documentación <strong>de</strong>be<br />
ser transportada en canastillas <strong>de</strong> plástico, y estas ubicadas en carro<br />
transportador <strong>de</strong> <strong>documentos</strong> 3 .<br />
13.3 Para trasportar planos en un carro transportador, se <strong>de</strong>be usar como soporte<br />
una superficie flexible, que sirva como auxiliar <strong>de</strong> <strong>manipulación</strong> y traslado 4 .<br />
3 Este carro <strong>de</strong>be brindar una operación cómoda y funcional al cargue y <strong>de</strong>scargue <strong>de</strong> la<br />
documentación textual, igualmente su tamaño <strong>de</strong>be garantizar la perfecta circulación por <strong>los</strong><br />
pasil<strong>los</strong>, puertas y ascensores <strong>de</strong> carga.<br />
4 Esta superficie pue<strong>de</strong> ser fabricada en lámina <strong>de</strong> poliestireno o policarbonato, máximo <strong>de</strong> 2 mm,<br />
según recomendación <strong>de</strong>l Archivo <strong>de</strong> Bogotá.<br />
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14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN<br />
14.1 Para la impresión y fotocopiado <strong>de</strong> <strong>documentos</strong> utilizar papel bond blanco <strong>de</strong><br />
75gm/mt 2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras.<br />
14.2 Se <strong>de</strong>be evitar hacer fotocopia o digitalización frecuente <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong>,<br />
pues el calor reseca el papel y <strong>de</strong>teriora las tintas.<br />
15. GLOSARIO<br />
Conservación preventiva <strong>de</strong> <strong>documentos</strong>: es el grupo <strong>de</strong> acciones indirectas <strong>de</strong><br />
conservación que se ocupan <strong>de</strong> prevenir, frenar y controlar el <strong>de</strong>terioro <strong>de</strong> <strong>los</strong><br />
bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control <strong>de</strong>l<br />
medioambiente, <strong>manipulación</strong> <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong>, almacenamiento, control <strong>de</strong><br />
plagas, pre<strong>para</strong>ción ante <strong>de</strong>sastres y reprografía.<br />
Sistema Integrado <strong>de</strong> Conservación: conjunto <strong>de</strong> estrategias <strong>de</strong> conservación<br />
preventiva, tiene como <strong>principal</strong> objetivo garantizar la conservación y permanencia<br />
<strong>de</strong> <strong>los</strong> acervos documentales, producidos y custodiados por las entida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l<br />
Distrito, en las diferentes fases <strong>de</strong>l ciclo vital <strong>de</strong>l documento.<br />
Condiciones medioambientales: se refiere a <strong>los</strong> agentes ambientales<br />
directamente relacionados con la conservación <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong> tales como la<br />
humedad, la luz, la temperatura y polución.<br />
Saneamiento: aplicación <strong>de</strong> sustancias activas, aplicadas mediante diferentes<br />
métodos con el objeto <strong>de</strong> <strong>de</strong>struir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o<br />
ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes <strong>de</strong>l<br />
<strong>de</strong>terioro <strong>de</strong> la documentación y <strong>de</strong> enfermeda<strong>de</strong>s a servidores públicos.<br />
Bio<strong>de</strong>terioro: <strong>de</strong>terioro <strong>de</strong> la documentación causado por hongos y bacterias.<br />
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Administración <strong>de</strong> archivos: son operaciones administrativas y técnicas<br />
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,<br />
conservación, preservación y servicios <strong>de</strong> todos <strong>los</strong> archivos <strong>de</strong> una institución.<br />
Documentos <strong>de</strong> archivo: registro <strong>de</strong> información producida o recibida por una<br />
persona o entidad en razón <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s o funciones, que tiene valor<br />
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y <strong>de</strong>be ser<br />
objeto <strong>de</strong> conservación.<br />
Gestión documental: conjunto <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s administrativas y técnicas,<br />
tendientes a la planificación, manejo y organización <strong>de</strong> la documentación<br />
producida y recibida por las entida<strong>de</strong>s, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> su origen hasta su <strong>de</strong>stino final, con<br />
el objeto <strong>de</strong> facilitar su utilización y conservación.<br />
Transferencia <strong>de</strong> archivos: es el traslado <strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>documentos</strong> y series<br />
documentales <strong>de</strong> un nivel <strong>de</strong> archivo a otro.<br />
Dispositivos <strong>de</strong> transporte: son aquel<strong>los</strong> medios o mecanismos utilizados <strong>para</strong><br />
el movimiento horizontal <strong>de</strong> <strong>los</strong> materiales embalados, en el trayecto <strong>de</strong>s<strong>de</strong> <strong>los</strong><br />
<strong>de</strong>pósitos <strong>de</strong> <strong>los</strong> archivos al vehículo <strong>de</strong> mudanza y <strong>de</strong>s<strong>de</strong> éste al <strong>de</strong>pósito nuevo.<br />
Embalaje: son todos <strong>los</strong> materiales, procedimientos y métodos que sirven <strong>para</strong><br />
acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material<br />
documental. El embalaje <strong>de</strong>be satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y<br />
conservar el producto (impermeabilidad e higiene).<br />
Contenedores: recipiente <strong>de</strong> carga <strong>para</strong> el transporte aéreo, marítimo o terrestre.<br />
Las dimensiones <strong>de</strong>l contenedor se encuentran normalizadas <strong>para</strong> facilitar su<br />
<strong>manipulación</strong>. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar<br />
objetos voluminosos o pesados.<br />
Unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> Almacenamiento: Las unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> almacenamiento las<br />
<strong>de</strong>nominaremos:<br />
- De Instalación: <strong>para</strong> referirnos a <strong>los</strong> estantes, archivadores o muebles <strong>para</strong><br />
archivo.<br />
- Generales: Contenedores en <strong>los</strong> que se almacenan otras unida<strong>de</strong>s Ejemplo: una<br />
caja <strong>de</strong> archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.<br />
- Específicas: Carpetas <strong>para</strong> almacenamiento <strong>de</strong> folios.<br />
- De agrupación: Ganchos legajadores.<br />
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Especificaciones técnicas <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> Almacenamiento Generales,<br />
Específicas y <strong>de</strong> agrupación:<br />
Cajas X200: Caja <strong>para</strong> archivo, elaborada en cartón tipo Krafft corrugado <strong>de</strong> doble<br />
pared <strong>de</strong> calibre <strong>de</strong> 790 gr; espesor <strong>de</strong> 4.1 milímetros aprox. Su construcción<br />
<strong>de</strong>be ser mixta, es <strong>de</strong>cir que <strong>de</strong>be ir ensamblado y adherido en una <strong>de</strong> sus partes,<br />
con grafado intermitente <strong>para</strong> permitir el dobles <strong>de</strong>l cartón a 180° y con grafado<br />
sencillo <strong>para</strong> permitir el dobles <strong>de</strong>l cartón a 90°. La caja <strong>de</strong>be ir con tapa frontal<br />
<strong>de</strong> ala lateral. La tapa <strong>de</strong>be ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo<br />
<strong>de</strong> la entidad y un recuadro <strong>para</strong> el número <strong>de</strong> la caja únicamente. Las medidas<br />
<strong>de</strong> la caja son: 41cms <strong>de</strong> largo, 21cms <strong>de</strong> ancho y 27cms <strong>de</strong> alto.<br />
Cajas X300: Caja <strong>para</strong> Archivo, elaborada en cartón tipo krafft <strong>de</strong> doble pared<br />
(prensado), <strong>de</strong> medidas aproximadas <strong>de</strong> 26.5cm <strong>de</strong> alto X 41cm <strong>de</strong> largo X 31 <strong>de</strong><br />
ancho.<br />
Carpetas: Juego <strong>de</strong> carátulas y contra carátulas tamaño oficio, elaboradas en<br />
cartón <strong>de</strong> 600 gramos con refuerzo en yute; (<strong>de</strong>be tener refuerzo <strong>para</strong> gancho por<br />
<strong>de</strong>ntro). Debe tener impresión a una cara y una tinta color negro con logo <strong>de</strong> la<br />
entidad.<br />
Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos <strong>de</strong> polipropileno compuestos por 2<br />
piezas, una <strong>de</strong> filamento largo, la otra como pisador.<br />
Bogotá, mayo <strong>de</strong> 2009<br />
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS<br />
PAEZ, Fabio Enrique. Guía <strong>para</strong> la conservación preventiva en archivos. Archivo<br />
General <strong>de</strong> la Nación, Bogotá, 1997.<br />
VILLALBA LUZ STELLA, Lineamientos en salud ocupacional. Área <strong>de</strong><br />
Conservación y Restauración, Archivo <strong>de</strong> Bogotá, 2008.<br />
LOAIZA MYRIAM. Protocolo <strong>de</strong> <strong>manipulación</strong> <strong>de</strong> <strong>documentos</strong> Textuales, gráficos y<br />
cartográficos en procesos técnicos. Área <strong>de</strong> Conservación, Restauración y<br />
Reprografía. Archivo <strong>de</strong> Bogotá, Julio <strong>de</strong> 2007.<br />
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